Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia
Wykonanie badania ewaluacyjnego pt. „Ewaluacja systemu wyboru projektów”
I. Uzasadnienie wykonania badania
Dokonanie wyboru operacji1 finansowanych i realizowanych w ramach Regionalnego
Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 uzależnione jest od spełnienia
określonych kryteriów wyboru projektu2: formalnych, merytorycznych (zerojedynkowych
i punktowych) oraz strategicznych.
Kryteria te zatwierdzone zostały Uchwałami Nr: 2/2008; 3/2008, 4/2008 i 5/2008 przez
Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013
w dniu 31 stycznia 2008 r. (zgodnie z art. 65 lit. a rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006
z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999).
Obiektywne, trafne i łatwo weryfikowalne kryteria wyboru projektów, wpisujące się w
realizację celów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013,
mają służyć właściwej ocenie wniosków i być jednocześnie pomocą dla potencjalnych
beneficjentów. Jednocześnie, w celu zapewnienia efektywności i skuteczności realizacji
całego Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 i jego
celów, niezwykle istotne jest, aby system wyboru projektów sprawnie funkcjonował i był
użyteczny dla beneficjentów, a kryteria wyboru projektów były precyzyjne i powiązane
z celami działania/osi priorytetowej/programu operacyjnego. Dlatego też do każdego
działania wchodzącego w skład poszczególnych osi priorytetowych RPO WiM przypisane
zostały indywidualnie kryteria wraz z odpowiadającymi im wagami oraz punktacją.
Od trafności i jakości wybranych do realizacji projektów zależy efektywność
i skuteczność wdrożenia RPO WiM. Dlatego też właściwym jest poddanie ocenie systemu
wyboru projektów już na początku okresu realizacji programu. Pozwoli to obiektywnie
zbadać czy dokonano należytego wyboru poszczególnych elementów systemu wyboru
projektów i w przypadku powstałych wątpliwości skorygować kryteria wyboru projektów
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
1
Projekt lub grupa projektów wybranych przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym lub na
jej odpowiedzialność, zgodnie z kryteriami ustanowionymi przez komitet monitorujący, i realizowanych przez
jednego lub więcej beneficjentów, pozwalające na osiągniecie celów osi priorytetowej, do której odnosi się ta
operacja (zgodnie z art. 2 pkt. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiającego
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999);
2
Kryteria wyboru projektów (Project selection criteria) – zestaw określonych wymogów formalnych
i merytorycznych, zawartych w uszczegółowieniu programu operacyjnego, które muszą spełnić projekty, aby
uzyskać dofinansowanie z publicznych środków wspólnotowych.
str. 1
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
II. Cel główny badania
Celem głównym badania jest dokonanie oceny systemu wyboru projektów,
a w szczególności kryteriów wyboru projektów zaakceptowanych przez Komitet
Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Warmia i Mazury na lata 2007-2013 pod
kątem zapewnienia skutecznej i najbardziej efektywnej realizacji celów Regionalnego
Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
III. Cele szczegółowe badania
Cele szczegółowe badania obejmują uzyskanie odpowiedzi na pytania badawcze
celem dokonania oceny wskazanych poniżej zagadnień:
1. Zgodność kryteriów wyboru projektów z krajowymi i regionalnymi dokumentami
strategicznymi oraz celami RPO WiM
2. Zgodność kryteriów wyboru projektów RPO WiM z linią demarkacyjną przyjętą przez
Komitet Koordynujący NSRO
3. Przejrzystość i obiektywność systemu wyboru projektów
4. Poprawność systemu wyboru projektów pod względem udzielanych informacji
potencjalnym beneficjentom
5. Przygotowanie IZ RPO WiM, IP RPO WiM oraz IP2 RPO WiM do sprawnego
i skutecznego procesu wyboru projektów
6. Najczęstsze przyczyny odrzucania wniosków i błędy popełniane przez wnioskodawców
IV. Zakres i sposób realizacji badania.
Przedmiotem badania jest system wyboru projektów Regionalnego Programu
Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 funkcjonujący w Instytucji Zarządzającej
RPO WiM (Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie),
Instytucji Pośredniczącej dla osi priorytetowej „Środowisko przyrodnicze” RPO WiM
(Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Olsztynie) oraz
Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla części działań z osi priorytetowej „Przedsiębiorczość”
RPO WiM (Warmińsko-Mazurska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. w Olsztynie).
Wykonawca powinien osiągnąć cel główny badania i cele szczegółowe poprzez
odpowiedź na wskazane poniżej pytania ewaluacyjne, wynikające z zagadnień wskazanych do
oceny. Lista zagadnień i pytań badawczych nie jest zamknięta, dlatego istnieje możliwość ich
uszczegółowienia i ewentualnej modyfikacji ze strony Wykonawcy, co będzie premiowane
przy wyborze oferty.
Podstawowym zadaniem Wykonawcy będzie udzielenie odpowiedzi na główne
pytanie ewaluacyjne:
Czy przyjęty system wyboru projektów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia
i Mazury jest w stanie zapewnić skuteczną i najbardziej efektywną realizację celów
Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013?
str. 2
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Aby uzyskać informacje do odpowiedzi na to pytanie, konieczne będą wcześniejsze
odpowiedzi na wskazane poniżej pytania ewaluacyjne określone w ramach celów
szczegółowych:
1. Zgodność kryteriów wyboru projektów z krajowymi i regionalnymi dokumentami
strategicznymi oraz celami RPO WiM
1) Czy przyjęte kryteria służące ocenie pozwolą na wybór projektów zgodnych z celami
dokumentów strategicznych (m.in. Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia
2007-2013; Strategii Rozwoju Społeczno – Gospodarczego Województwa Warmińsko
– Mazurskiego do roku 2020) oraz celami Regionalnego Programu Operacyjnego
Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (cel główny, cele szczegółowe, zakładane
rezultaty)?
2) Czy przyjęte kryteria służące ocenie pozwolą na wybór projektów, które w optymalny
sposób będą służyły realizacji celów RPO WiM w zakresie:
- działania w ramach uszczegółowienia programu,
- osi priorytetowej programu,
- programu operacyjnego,
- NSRO 2007-2013,
- Strategii rozwoju społeczno – gospodarczego województwa warmińsko –
mazurskiego do roku 2020?
3) Jakie trudności mogą pojawić się w odniesieniu do wyboru projektów zgodnych
z celami Programu?
4) Które z kryteriów/rodzajów kryteriów w największym, a które w najmniejszym
stopniu wpływają na wybór projektów zgodnych z celami działania / priorytetu /
programu?
5) Które cele Programu i poszczególnych priorytetów / działań najtrudniej będzie
osiągnąć przy przyjętym systemie wyboru projektów?
6) W kontekście odpowiedzi na powyższe pytania wskazanie, czy przyjętym kryteriom
służącym ocenie merytorycznej nadano odpowiednie wagi punktowe? Jeśli nie,
to wnosi się o wskazanie przypadków (to należy wskazać przypadki)błędnego nadania
wag kryteriom i uzasadnienie tej opinii.
2. Zgodność kryteriów wyboru projektów RPO WiM z linią demarkacyjną przyjętą przez
Komitet Koordynujący NSRO
1) Czy przyjęte kryteria umożliwiają wybór projektów zgodny z założeniami linii
demarkacyjnej przyjętej przez Komitet Koordynujący NSRO? Jeśli nie, to jakie
zmiany muszą zostać dokonane, aby wybór projektów był zgodny z założeniami linii
demarkacyjnej?
3. Przejrzystość i obiektywność systemu wyboru projektów
1) Czy liczba i zakres kryteriów formalnych i merytorycznych jest wystarczająca do
oceny projektów?
2) Czy kryteria wyboru projektów są adekwatne do poszczególnych etapów procedury
wyboru?
3) Czy przyjęte kryteria oceny formalnej i merytorycznej są obiektywne i precyzyjne
umożliwiając zrozumiałą i jednoznaczną interpretację zarówno przez osoby oceniające
projekty, jak i aplikujących beneficjentów?
str. 3
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
4) Czy kryteria są właściwie sformułowane, tj. posiadają zrozumiałą i precyzyjną
definicję oraz czy są mierzalne? Jakie ewentualne zmiany (definicji, sposobu
mierzenia) należałoby wprowadzić?
5) Czy kryteria wyboru projektów w ramach RPO WiM są łatwe do weryfikacji
(zarówno z punktu widzenia eksperta oceniającego projekt jak i beneficjenta
ubiegającego się o wsparcie)? Jeśli nie, to w jakich działaniach, spełnienie jakich
rodzajów kryteriów trudno jest zweryfikować? Jakie zmiany należałoby wprowadzić,
aby ułatwić weryfikowalność takich kryteriów?
6) Czy istnieje możliwość połączenia niektórych kryteriów lub też zastąpienia np. kilku
kryteriów jednym – celem uproszczenia procesu oceny projektów oraz zmniejszenia
obciążeń dla wnioskodawców? Jeśli tak, to wnosi się o wskazanie takich możliwości.
7) Czy występują przypadki zbyt ogólnych kryteriów wyboru projektów. Jeżeli tak,
to które z kryteriów wymagają uszczegółowienia?
8) Czy lista sprawdzająca będąca załącznikiem do „Regulaminu naboru i oceny
wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach RPO WiM”, posiada przejrzysty układ i jest jednoznaczna
w interpretacji?
9) Czy system prowadzi do wybierania optymalnych projektów? Jeżeli nie, to w których
osiach priorytetowych/działaniach i dlaczego?
10) Czy system wyboru projektów nie budzi wątpliwości dotyczących bezstronności osób
oceniających?
11) Czy istnieje możliwość zminimalizowania subiektywności oceny eksperta? Jeśli tak
to w jaki sposób?
12) Czy system wyboru projektów mógłby (w sposób niezamierzony) dyskryminować
określone grupy beneficjentów? Jeśli tak, to jakiego typu są to kryteria i w jakich
obszarach może dochodzić do dyskryminacji określonych grup beneficjentów?
13) Czy ocena strategiczna opiera się na przejrzystych zasadach łatwych do interpretacji?
4. Dostęp potencjalnych beneficjentów do narzędzi i informacji związany z systemem
wyboru projektów
1) Czy w ramach konkursów ogłaszanych na stronach WWW IZ RPO WiM, IP RPO
WiM, IP2 RPO WiM informacje dotyczące tych konkursów udostępnione są w sposób
przejrzysty i kompletny? Czy dostępne informacje pozwalają beneficjentom na
poprawne aplikowanie?
2) Czy zapisy regulaminów naboru i oceny wniosków o dofinansowanie projektów
ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 20072013 IZ RPO WiM, IP RPO WiM i IP2 RPO WiM są przejrzyste i w pełni zrozumiałe
dla potencjalnych beneficjentów?
3) Czy obsługa Generatora Wniosków MAKS wspomagającego realizację procesu
wyboru projektów jest łatwa dla potencjalnych beneficjentów?
4) Czy instrukcja obsługi i wszystkie wskazówki odnośnie sposobu korzystania
z Generatora Wniosków MAKS są przejrzyste i precyzyjne dla potencjalnych
beneficjentów ?
5) Czy Generator Wniosków MAKS zapewnia potencjalnym beneficjentom możliwość
przedstawienia we wniosku informacji, które to wg kryteriów wyboru projektu
są istotne w ocenie wniosku?
6) Czy Generator Wniosków MAKS jest spójny z procedurą wyboru projektów?
str. 4
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
5. Przygotowanie IZ RPO WiM, IP RPO WiM oraz IP2 RPO WiM do sprawnego
i skutecznego procesu wyboru projektów
1) Czy poziom zatrudnienia na poszczególnych etapach systemu wyboru projektów
pozwala na sprawne funkcjonowanie tego systemu?
2) Czy sposób wyboru członków Komisji Oceny Projektów jest najbardziej optymalny?
Czy proces weryfikacji pozwala na wybór kompetentnych osób? Jeśli nie to jakie
zmiany należałoby wprowadzić?
3) Czy skład Komisji Oceny Projektów powoływanych do każdej osi priorytetowej
pozwala na pełną ocenę wniosku? Czy liczba i specjalizacja ekspertów regionalnych
jest wystarczająca do wszechstronnej oceny wniosku?
6. Najczęstsze przyczyny odrzucania wniosków i błędy popełniane przez wnioskodawców
1) Czy forma wniosku jest jasna i czytelna dla wnioskodawców oraz osób oceniających,
co można poprawić?
2) Jakie błędy najczęściej popełniają wnioskodawcy przy wypełnianiu wniosku
o dofinansowanie?
3) Jakie są najczęstsze przyczyny popełnianych błędów (na poszczególnych etapach
oceny projektów)?
4) Jakie są najczęstsze przyczyny odrzucania wniosków (na poszczególnych etapach
oceny projektów)?
Jeśli na podstawie odpowiedzi na sformułowane powyżej pytania ewaluacyjne,
stwierdzona zostanie konieczność uzupełnienia / zmiany systemu wyboru projektów,
wykonawca jest zobowiązany do wskazania konkretnych propozycji zmian wraz
z uzasadnieniem.
Wykonawca powinien odpowiedzieć na powyższe pytania wykorzystując następujące kryteria
ewaluacyjne, jakimi są w odniesieniu do tego badania:
− trafność
− użyteczność
− skuteczność
zgodnie z załączonym drzewem pytań ewaluacyjnych (załącznik nr 1).
V. Metodologia badania
Wykonawca jest zobowiązany do realizacji celu i zakresu badania oraz udzielenie
wyczerpujących i wiarygodnych odpowiedzi na postawione przez Zamawiającego pytania
badawcze. Ponadto, od Wykonawcy oczekuje się przedstawienia spójnej koncepcji realizacji
badania ewaluacyjnego. W zależności od przyjętej koncepcji dopuszczalna jest modyfikacja
lub uzupełnienie pytań badawczych (zaproponowanych przez Zamawiającego) wcześniej
jednak skonsultowana z Zamawiającym. Analiza systemu wyboru projektów powinna być
przeprowadzona i zaprezentowana zarówno w podziale na poszczególne działania RPO WiM,
jak i poszczególne instytucje (IZ RPO WiM, IP RPO WiM, IP2 RPO WiM). Wykonawca
przeprowadzając badanie będzie korzystał z różnorodnych metod badawczych, w tym badań
społecznych (zastosuje różne metody ilościowe, jak i jakościowe).
str. 5
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Zaproponowana do badania metodologia powinna obejmować:
1. Analizę danych wtórnych / Analizę danych zastanych (Desk research), tj. badanie m.in.:
- bazy danych wniosków o dofinansowanie w ramach RPO WiM przyjętych do oceny,
- bazy danych beneficjentów, których wnioski przeszły pozytywną ocenę formalną,
merytoryczną i strategiczną,
- wniosków aplikacyjnych przyjętych do oceny przez IZ RPO WiM, IP RPO WiM, IP2
RPO WiM wraz z kartami ocen,
- kryteriów wyboru projektów w ramach RPO WiM, zatwierdzonych przez KM RPO WiM,
- protokołów z posiedzeń KM RPO WiM, których obrady dotyczyły przyjęcia kryteriów
wyboru projektów,
- Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013 (dokument
przyjęty przez Zarząd Województwa Warmińsko–Mazurskiego Uchwałą nr 61/354/07/III
w dniu 14 listopada 2007 r.),
- Szczegółowych opisów osi priorytetowych RPO WiM,
- Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r.,
- Ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227,
poz. 1658),
- Narodowych Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2013,
- Linii demarkacyjnej pomiędzy Programami Operacyjnymi Polityki Spójności, Wspólnej
Polityki Rolnej i Wspólnej Polityki Rybackiej przyjętej przez Komitet Koordynujący
NSRO,
- Strategii Rozwoju Społeczno – Gospodarczego Województwa Warmińsko – Mazurskiego
do roku 2020 (dokument przyjęty przez Sejmik Województwa Warmińsko–Mazurskiego
Uchwałą nr XXXIV/474/05 z dnia 31 sierpnia 2005 r.),
- Instrukcji Wykonawczych Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczącej i Instytucji
Pośredniczącej II stopnia wraz z załącznikami,
- Obowiązujących wytycznych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego dot. Funduszy
Strukturalnych na okres programowania 2007-2013.
Wykonawca powinien sprecyzować jakie dodatkowe dane, dokumenty zamierza wykorzystać
w trakcie realizacji badania.
Dokumenty są dostępne na stronie internetowej www.rpo.warmia.mazury.pl oraz w siedzibie
Zamawiającego.
2. Analizę danych pierwotnych:
a) przeprowadzenie indywidualnych wywiadów pogłębionych (IDI) z kadrą zarządzającą
IZ RPO WiM, IP RPO WiM i IP2 RPO WiM odpowiedzialną za wdrażanie RPO WiM;
b) przeprowadzenie indywidualnych wywiadów pogłębionych (IDI) i/lub wywiadów
kwestionariuszowych z pracownikami którzy:
- uczestniczyli w opracowywaniu kryteriów wyboru projektów, formularzy wniosku o
dofinansowanie projektu wraz z instrukcją jego wypełniania oraz procedurę wyboru
projektów;
- właściwymi merytorycznie pracownikami IZ RPO WiM, IP RPO WiM i IP2 RPO
WiM, którzy dokonują i będą dokonywać oceny projektów, co powinno pomóc
str. 6
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
ocenić, czy kryteria i inne elementy systemu wyboru projektów są dla nich
zrozumiałe i jednoznacznie interpretowalne;
c) przeprowadzenie indywidualnych wywiadów pogłębionych (IDI) i/lub wywiadów
kwestionariuszowych z członkami Komisji Oceniającej Projekty
d) przeprowadzenie wywiadów telefonicznych ze wspomaganiem komputerowym (CATI)
z beneficjentami, którzy złożyli wnioski,
e) Analizę SWOT systemu wyboru projektów opracowaną na podstawie analizy
dokumentów oraz przeprowadzonych wywiadów.
Dodatkowo Zamawiający dostarczy dla Wykonawcy bazę teleadresową:
- członków Komisji Oceny Projektów,
- pracowników IZ RPO WiM, IP RPO WiM, IP2 RPO WiM (zaangażowanych w realizację
programu),
- beneficjentów, których wnioski przeszły pozytywną ocenę formalną, merytoryczną
i strategiczną,
Podana powyżej propozycja narzędzi badawczych nie jest listą wyczerpującą, stanowi
minimum metodologiczne proponowane przez Zamawiającego i może podlegać
modyfikacjom lub/i uzupełnieniom. Oczekuje się, iż Wykonawca, w oparciu o swoją wiedzę
i dotychczasowe doświadczenie zaproponuje właściwy z punktu widzenia celów ewaluacji,
pełny katalog metod badawczych. Będą to elementy oferty podlegające ocenie.
Ponadto, w ofercie powinna znaleźć się propozycja opisu i sposobu doboru próby
badawczej, wielkości próby i opis jej struktury (do poszczególnych narzędzi z uzasadnieniem
przyjętego podejścia metodologicznego), wskazanie konkretnej liczby pogłębionych
wywiadów indywidualnych, ankiet oraz innych narzędzi zaproponowanych przez
Wykonawcę, jak również sposoby zagwarantowania rzetelności oraz trafności zastosowanych
narzędzi. Wykonawca będzie konsultował narzędzia badawcze z Zamawiającym.
W przypadku zbierania danych pierwotnych Wykonawca jest zobowiązany do
udokumentowania realizacji zaproponowanych w ofercie i raporcie metodologicznym
narzędzi badawczych i ich przekazanie wraz z raportem końcowym Zamawiającemu
(tj. np.: wypełnione ankiety, nagrania/zapisy wywiadów).
VI. Sposób prezentacji badania
W ramach badania sporządzony zostanie raport metodologiczny, wstępny raport
końcowy i ostateczna wersja raportu końcowego. Wszystkie raporty powinny być
przygotowane w języku polskim, z wyjątkiem streszczenia raportu końcowego, które
dodatkowo będzie przygotowane również w języku angielskim.
Raport metodologiczny powinien zawierać:
- identyfikację obszaru badawczego i ewentualne uszczegółowienie pytań ewaluacyjnych;
- metodologię planowanej oceny (w tym proponowane techniki i narzędzia badawcze
oraz dobór próby);
- dokładny opis organizacji pracy badawczej wraz z podziałem odpowiedzialności
poszczególnych osób za poszczególne elementy projektu;
str. 7
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
listę dokumentów, z którymi Wykonawca w związku z wykonywaną oceną chce się
zapoznać;
- listę członków zespołu, który będzie przeprowadzał badanie (wraz z krótką notatką
dotyczącą dokonań zawodowych danej osoby);
- dane osób wyznaczonych przez Wykonawcę do kontaktu z Zamawiającym.
Raport metodologiczny Wykonawca przygotuje w formie drukowanej (3 kopie) oraz wersji
elektronicznej (e-mail oraz płyta CD/DVD) w standardzie Microsoft Office (gotowej do
druku, niewymagającej dodatkowych poprawek).
-
Po zakończeniu zbierania niezbędnych danych oraz po ich wstępnej analizie Wykonawca
przygotuje wstępny raport końcowy. Raport ten powinien być przygotowany w formie
drukowanej (3 kopie) oraz wersji elektronicznej (e-mail oraz płyta CD/DVD) w standardzie
Microsoft Office (gotowej do druku, niewymagającej dodatkowych poprawek) wraz
z niezbędnymi załącznikami.
Jako efekt przeprowadzonego badania Wykonawca dostarczy raport końcowy w wersji
elektronicznej (e-mail oraz płyta CD/DVD) w standardzie Microsoft Office (gotowej do
druku niewymagającej dodatkowych poprawek) oraz papierowej w 5 egzemplarzach.
Wykresy i tabele prezentowane w Raporcie powinny być opracowane i udostępnione na
osobnym nośniku CD/DVD, wraz ze źródłem danych. Dokument ten nie powinien zawierać
więcej niż 80 stron formatu A4 + aneksy.
Struktura raportu powinna przedstawiać się następująco:
(1) Streszczenie raportu – nie więcej niż 5 stron (w wersji polskiej i angielskiej),
(2) Spis treści,
(3) Wprowadzenie,
(4) Opis metodologii badania:
- Cele i zakres ewaluacji,
- Kryteria i pytania badawcze,
- Narzędzia badawcze,
- Ograniczenia procesu badawczego.
(5) Opis i analiza wyników badania wraz z wnioskami sformułowanymi w oparciu
o postawione pytania badawcze,
(6) Rekomendacje i ich priorytetyzacja w formie tabelarycznej (rekomendacje powinny
zawierać opis pożądanego stanu, określać konkretne sposoby przeprowadzenia
zalecanych zmian, co pozwoli na sprawne ich wdrożenie),
Wykonawca opracuje Tabelę Rekomendacji zgodnie ze wzorem przedstawionym poniżej:
Oczekiwany Proponowany Proponowany
Podmiot
Wnioski
Proponowane
efekt
sposób
termin
odpowiedzialny
L.p. wynikające z
rekomendacje wdrożenia
wdrożenia
wdrożenia za wdrożenie
badania
rekomendacji rekomendacji rekomendacji rekomendacji
1. …
…
…
…
…
…
2. …
…
…
…
…
…
… …
…
…
…
…
…
(7) Aneksy – pełna dokumentacja badania, dokładne wyniki badania, lista dokumentów
i publikacji wykorzystywanych przy realizacji ewaluacji.
str. 8
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania prezentacji multimedialnej wyników
ewaluacji (w standardzie MS PowerPoint – ok. 20 slajdów) oraz przeprowadzenia jednej
prezentacji w terminie i miejscu uzgodnionym z Zamawiającym.
Każda strona raportów i wszystkich innych dokumentów wykorzystanych w badaniu
powinna być opatrzona w logo Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na
lata 2007-2013, herbem województwa warmińsko-mazurskiego oraz godłem UE z dopiskiem
Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (zgodnie ze wzorem, który zostanie przesłany
Wykonawcy).
VII. Harmonogram i koszt realizacji badania
Wykonawca zobowiązany jest do stałej współpracy z Zamawiającym poprzez:
− wyznaczenie osoby do kontaktów roboczych,
− cotygodniowe sprawozdania przedstawiające stan pracy nad badaniem,
− informowanie o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla
realizacji badania,
− spotkania odpowiednio do potrzeb (np. przy prezentacji raportów) – minimum 2
spotkania w siedzibie Zamawiającego,
− kontakt telefoniczny oraz drogą elektroniczną.
Proponowany termin podpisania umowy wrzesień 2008r.
Wykonawca zobowiązany jest do stałej współpracy z Zamawiającym. Realizacja
badania będzie przebiegać zgodnie z następującym harmonogramem:
1. w terminie do 10 dni od dnia podpisania umowy – przygotowanie projektu raportu
metodologicznego i przekazanie go Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail oraz
płyta CD/DVD) i drukowanej (3 egzemplarze).
2. w terminie do 20 dni od dnia podpisania umowy – uzgodnienie raportu
metodologicznego z Zamawiającym oraz przygotowanie ostatecznej wersji raportu
metodologicznego uwzględniającego zgłoszone przez Zamawiającego uwagi
i przekazanie go Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail oraz płyta CD/DVD)
i drukowanej (5 egzemplarzy).
3. w terminie do 50 dni od dnia podpisania umowy – przekazanie projektu raportu
końcowego Zamawiającemu w formie elektronicznej (e-mail oraz płyta CD/DVD)
i drukowanej (3 egzemplarze). Projekt raportu powinien spełniać wszystkie wymagania
dotyczące realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega, że opracowania częściowe,
niedokończone lub niezredagowane nie będą przyjmowane i traktowane jako projekt
raportu końcowego.
4. w terminie do 64 dni od dnia podpisania umowy – przekazanie Wykonawcy
ewentualnych uwag do projektu raportu końcowego.
str. 9
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
5. w terminie do 71 dni od dnia podpisania umowy – przygotowanie raportu końcowego
z uwzględnieniem zgłoszonych uwag i przekazanie dla Zamawiającego w formie
elektronicznej (e-mail oraz płyta CD/DVD) i drukowanej (5 egzemplarzy raportu
końcowego).
6. w terminie do 80 dni od dnia podpisania umowy – prezentacja multimedialna raportu
końcowego przez Wykonawcę w czasie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego po
konsultacji z Wykonawcą.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wniesienia uwag do ostatecznej wersji raportu po
prezentacji multimedialnej. Wykonawca uwzględni wówczas ewentualne uwagi.
Całość prac zostanie zakończona w terminie nie dłuższym niż 12 tygodni od dnia
podpisania umowy.
Wykonawca powinien przedstawić w ofercie przewidywany harmonogram prac z podaniem
terminów realizacji poszczególnych etapów badania, osób odpowiedzialnych za ich
wykonanie, terminów spotkań konsultacyjnych z Zamawiającym i z przedstawicielami
badanych grup.
Konieczne jest również przedstawienie w ofercie szczegółowego kosztorysu badania,
z uwzględnieniem kosztów zastosowanych metod badawczych oraz prac ekspertów.
Koszt badania nie powinien przekroczyć 54 000 PLN netto, a zamówienie będzie
realizowane na postawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień
Publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 233 poz. 1655).
Badanie ewaluacyjne finansowane jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia
i Mazury na lata 2007-2013.
VIII. Warunki udziału w zamówieniu
Wykonawca podejmujący się realizacji badania powinien spełnić następujące wymagania:
− Posiada wiedzę na temat funkcjonowania funduszy strukturalnych UE
− W okresie ostatnich trzech lat należycie wykonał co najmniej dwie analizy/badania
ewaluacyjne, w zakresie oddziaływania programów finansowanych ze środków
strukturalnych.
− Wyznaczy do realizacji zespół badawczy składający się minimum z trzech osób
odpowiedzialnych merytorycznie za całość badania, posiadający doświadczenie
w stosowaniu metod i technik prowadzenia badań ewaluacyjnych oraz wiedzę na temat
systemów wyboru projektów.
IX.
Elementy oferty i kryteria wyboru oferty
Oferta Wykonawcy powinna zostać przygotowana w języku polskim i zawierać następujące
elementy:
str. 10
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
1. Potwierdzenie spełnienia warunków określonych w rozdziale VIII, zawierający
w szczególności:
a) Odpis z rejestru przedsiębiorców z Krajowego Rejestru Sądowego, wystawiony
nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.
b) Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w zamówieniu określonych
w rozdziale VIII niniejszego SOPZ – załącznik nr 1
c) Wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat usług o podobnym charakterze
tj. w szczególności badań ewaluacyjnych dotyczących wykorzystania funduszy UE
oraz innych badań z zakresu systemowo–instytucjonalnego (z podaniem ich wartości,
terminu wykonania, przedmiotu i odbiorców) – załącznik nr 2
d) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia ze wskazaniem
kierownika, który będzie bezpośrednio kontaktował się z Zamawiającym w trakcie
realizacji badania oraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do
wykonania zamówienia – załącznik nr 3
2. Szczegółowy opis sposobu realizacji zamówienia zawierający w szczególności:
a) Koncepcję badania uzupełnioną o dodatkowe lub zmodyfikowane pytania badawcze.
b) Szczegółowy opis proponowanej metodologii wraz z uzasadnieniem trafności
proponowanych metod i narzędzi badawczych. W przypadku metod interaktywnych
konieczne będzie określenie profilu respondentów, sposobu ich doboru i liczebności
próby.
c) Opis sposobu prezentacji danych wynikających z zrealizowanego zamówienia.
d) Harmonogram prac z podaniem terminów realizacji poszczególnych etapów
badania, osób odpowiedzialnych za ich wykonanie, terminów spotkań
konsultacyjnych z Zamawiającym i z przedstawicielami badanych grup.
e) Kosztorys badania, w którym wyszczególnione będą m.in. koszty proponowanych
technik badawczych oraz prac ekspertów. Zaoferowaną cenę należy przedstawić jako
cenę netto oraz brutto. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą
prowadzone w PLN.
O wyborze Wykonawcy będzie decydować sposób realizacji przedmiotu zamówienia:
− Spójność i szczegółowość koncepcji badawczej prowadzącej do realizacji celów
i zakresu zamówienia – max 30 pkt.
− Proponowane podejście metodologiczne – spójność metodologiczna, adekwatność
proponowanych metod i technik badawczych do przedstawionego problemu
badawczego oraz sposób doboru próby badawczej – max 30 pkt.
− Spójność i jasność planu pracy oraz dostosowanie planu pracy do zaproponowanej
metodologii – max 10 pkt.
− Przejrzystość i użyteczność sposobu prezentacji danych i wyników badania,
zwłaszcza końcowego raportu ewaluacyjnego – max 10 pkt.
Maksymalnie Wykonawca może zdobyć 80 pkt. Cena będzie brana pod uwagę jedynie
w kontekście adekwatności zaproponowanych kosztów do planowanych działań lub
w przypadku zdobycia przez co najmniej dwóch Wykonawców takiej samej liczby punktów.
Oferty w których koszt badania przekroczy 54 000 zł netto nie będą rozpatrywane.
str. 11
Projekt sfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
X.
Termin składania oferty
Oferty należy przesłać do dnia 8 sierpnia 2008 r. (liczy się data wpływu do UMWW-M)
w wersji papierowej na adres:
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
Departament Polityki Regionalnej
ul. Emilii Plater 1
10-562 Olsztyn
oraz w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej:
[email protected] i [email protected].
Wszelkich informacji formalnych i merytorycznych udziela:
Pan Bogdan Załęski
tel. (0-89) 521-93-12
e-mail: [email protected].
XI.
1.
2.
3.
4.
Załączniki
Drzewo pytań ewaluacyjnych
Oświadczenie Wykonawcy
Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat
Wykazów osób i podmiotów, które będą wykonywać zamówienie
str. 12