Organizacja pracy biurowej semestr II

Organizacja pracy biurowej semestr II
3. Dokonaj klasyfikacji środków technicznych w zaleŜności od zastosowania środka technicznego.
Środki łączności, do liczenia, ewidencyjne, do reprografii, pisania, mierzenia
31. Co to jest reprografia?
Reprografia jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków komunikacji wizualnej.
32. Co obejmuje reprografia?
Reprografia obejmuje powielanie dokumentów, reprodukowanie rysunków i planów technicznych,
kopiowanie dokumentów, drukowanie metodami małej poligrafii, mikrofilmowanie, fotografowanie.
33. Wymień rodzaje kopiarek.
Światłokopiarki, fotokopiarki, kopiarki termiczne, kserokopiarki.
34. Scharakteryzuj technikę światłokopii.
35. Scharakteryzuj technikę fotokopii.
36. Scharakteryzuj technikę termiczną.
37. Scharakteryzuj technikę kserograficzną.
Technika kopiowanie kserograficznego odbywa się na sucho (bez udziału środków chemicznych). Odbitki
otrzymuje się metodą stykową. Przy zastosowaniu tej metody moŜna kopiować wszystko (rysunki, zdjęcia,
teksty pisene ręcznie i maszynowo).
38. Scharakteryzuj technikę mikrofilmową.
Technika mikrofilmowa ma szczególne zastosowanie w przechowywaniu akt. Pozwala ona na zabezpieczenie
waŜnych dokumentów przed zniszczeniem i kradzieŜą oraz na zredukowaniu do minimum miejsca
potrzebnego do przechowywania akt. Dokumenty, pisma są fotografowane w duŜym zmniejszeniu na taśmie
filmowej szerokości 16-35 mm.
39. Scharakteryzuj ferrografię.
Ferrografia jest to metoda obrazowania kopiowanych tekstów na nośnikach magnetycznych (taśmy,
dyskietki, płyty CD, DVD, dyski zewnętrzne).
40. Na czym polega dekretowanie pism?
Dekretowanie pism są to czynności związane z rozdziałem pism i nanoszeniem na nich informacji
dotyczących terminu i sposobu ich załatwienia.
41. Jakie znasz rodzaje załatwienia sprawy?
Załatwienie sprawy pod względem merytoryczny i formalnym.
42. Na czym polega merytoryczne załatwienie sprawy?
Merytoryczne załatwienie sprawy jest uzaleŜnione od faktycznego stanu sprawy (istota sprawy, przyczyny
skutki zdarzeń oraz interesy stron).
43. Na czym polega załatwienie sprawy pod względem formalnym?
Załatwienie sprawy pod względem formalnym to załatwienie sprawy zgodne z obowiązującymi przepisami
prawnymi.
44. Jakie znasz rodzaje aprobaty?
Aprobata wstępna i ostateczna
45. Na czym polega aprobata wstępna i ostateczna?
Aprobata wstępna polega na wstępnej akceptacji sposobu i formy załatwienia sprawy, natomiast aprobata
ostateczna polega na ostatecznej akceptacji i podjęciu decyzji.
46. Jakie znasz terminy załatwienia sprawy?
Terminy załatwienia sprawy: prekluzyjny i porządkowy.
Inny podział: stałe i doraźne.
47. Co to jest termin prekluzyjny?
termin prekluzyjny wyznaczony jest do dokonania jakiejś czynności prawnej po upływie którego czynność
pozbawiona jest skutków prawnych, uwaŜany jest za niebyłą.
48. Co to jest termin porządkowy?
Wszystkie inne terminy nie będące prekluzyjnymi są terminami porządkowymi.
49. Czym jest termin stały i doraźny?
Terminy stałe obejmują z góry ustalone okresy (miesięczne, kwartalne) oraz terminy doraźne wyznaczone w
konkretnych wypadkach.
50. Na czym polega odręczne i brulionowe załatwienie sprawy?
Istota odręcznego załatwienia sprawy polega na tym, Ŝe odpowiedź odręczna moŜe być napisana na
otrzymanym piśmie lub formularzu.
Brulionowe załatwienie sprawy polega na odręcznym napisaniu przez pracownika tekstu, który następnie
przepisywany jest na komputerze.
51. Z czego składa się numer sprawy?
Numer sprawy składa się z kilku elementów literowych i cyfrowych oddzielonych od siebie kreskami
poziomymi i pochyłymi np. DK-II-88-4/10 (DK - symbol komórki np. dział księgowości, symbol cyfrowy
wykazu akt, numer ewidencyjny pisma, symbol cyfrowy roku).
52. Dokonaj klasyfikacji środków technicznych pracy biurowej.
53. Co to jest kategoria archiwalna?
Kategoria archiwalna oznacza okres przechowywania akt w zaleŜności od ich wartości historycznej i
uŜytkowej.
54. Scharakteryzuj kategorię archiwalną A i B.
Kat. A – materiały o wartości historycznej, przechowywane wieczyście.
Kat. B – materiały o wartości uŜytkowej dla danej jednostki organizacyjnej, okres przechowywania jest
zróŜnicowany i oznaczany jest liczbą ustalającą okres przechowywania np. B6.
55. Scharakteryzuj kategorię archiwalną BC i BE.
Kat. BC – materiały, które tracą wartość po ich wykorzystaniu, przechowywane zwykle do końca roku w
którym powstały i nie są przekazywane do archiwum.
Kat. BE – stosuje się w przypadku gdy są wątpliwości do której kategorii akta zaliczyć. Liczba określa lata po
których naleŜy zdecydować do której kategorii akta zaliczyć np. BE2.
56. Jak dzielą się formularze ze względu na upowszechnianie?
Podział formularzy:
własne (opracowane do własnego uŜytku),
lokalne i branŜowe, opracowane na uŜytek regionu, branŜy,
powszechne, ujednolicone i stosowane w całym kraju.
57. Jak dzielą się formularze ze względu na format?
Ze względu na format wyróŜnia się formularze w zaleŜności od wielkości papieru: A3, A4, A5, A6.