docpobierz - Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Gdańsku
download 
Reklamacja Transkrypt
pobierz - Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Gdańsku
ZARZĄDZENIE NR 30/2013 POMORSKIEGO WOJEWÓDZKIEGO KONSERWATORA ZABYTKÓW z dnia 25 października 2013 r. w sprawie wprowadzenia standardów Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku Na podstawie art. 25 ust. 9 w związku z art. 25 ust. 4 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505 z późn. zm.) oraz w związku ze standardami zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej wprowadzonymi Zarządzeniem nr 3 z dnia 30 maja 2012 r. Szefa Służby Cywilnej zarządza się, co następuje: § 1. Wprowadza się następujące procedury: 1) Procedura Ustalania Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego Członkom Korpusu Służby Cywilnej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku 2) Procedura Polityki szkoleniowej i rozwoju w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku; 3) Program Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku na lata 2013 – 2016. § 2. Wymienione wyżej procedury stanowią załączniki do niniejszego zarządzenia. § 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków /-/ Dariusz Chmielewski 1 Załącznik nr 1do zarządzenia nr30/2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 25.10.2013 r. Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków /-/ Dariusz Chmielewski …………………………. ZATWIERDZAM Załącznik nr 1 PROCEDURA USTALANIA INDYWIDUALNEGO PROGRAMU ROZWOJU ZAWODOWEGO CZŁONKOM KORPUSU SŁUŻBY CYWILNEJ ZATRUDNIONYCH W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE OCHRONY ZABYTKÓW W GDAŃSKU § 1. Procedura Ustalania Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego Członkom Korpusu Służby Cywilnej, zwana dalej Procedurą, określa zasady tworzenia indywidualnych programów rozwoju zawodowego dla pracowników Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków zatrudnionych w korpusie służby cywilnej. § 2. Celem Procedury jest wprowadzenie w Urzędzie działań związanych z polityką rozwoju i szkoleń pracowników oraz narzędzi podnoszenia kwalifikacji zawodowych. § 3. Indywidualny Program Rozwoju Zawodowego, zwany dalej IPRZ, ustalany jest odrębnie dla każdego członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków. § 4. IPRZ powinien uwzględnić zarówno cele Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków jak również cele indywidualne członka korpusu służby cywilnej. § 5. Opracowanie IPRZ powiązane jest z procedurą oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej i ustalany jest na czas podlegania członka korpusu służby cywilnej ocenie okresowej, tj. na 2 lata. § 6. Ustalając IPRZ bezpośredni przełożony powinien brać pod uwagę w szczególności: 1. wnioski zawarte w ocenie okresowej członka korpusu służby cywilnej; 2. planowaną ścieżkę awansu stanowiskowego i finansowego członka korpusu służby cywilnej; 3. plany i możliwości rozwoju zawodowego członka korpusu służby cywilnej. § 7. IPRZ odbywa się wraz z rozpoczęciem oceny okresowej. Bezpośredni przełożony, nie później niż w trakcie rozmowy oceniającej, informuje pracownika o konieczności i procedurze ustalania IPRZ. Podczas tej rozmowy przekazuje pracownikowi arkusz „Preferencji członka korpusu służby cywilnej dotyczący jego rozwoju zawodowego”, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. 2 § 8. Po rozmowie oceniającej, pracownik i jego bezpośredni przełożony przygotowują się do rozmowy rozwojowej, która powinna odbyć się najpóźniej w ciągu 30 dni od przeprowadzenia rozmowy oceniającej. § 9. Rozmowa rozwojowa obejmuje: 1. podsumowanie realizacji działań rozwojowych z poprzedniego okresu; 2. omówienie wypełnionego przed rozmową arkusza „Preferencji członka korpusu służby cywilnej dotyczący jego rozwoju zawodowego”; 3. omówienie planowanych kierunków rozwoju członka korpusu służby cywilnej oraz celów/priorytetów Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków; 4. ustalenie z członkiem korpusu służby cywilnej planowanych działań rozwojowych. Przy ustaleniu planowanych działań rozwojowych powinny zostać uwzględnione wnioski z części V arkusza oceny okresowej. § 10. W terminie 30 dni od przeprowadzenia rozmowy rozwojowej, następuje przygotowanie IPRZ przez bezpośredniego przełożonego i zaakceptowanie przez Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Arkusz IPRZ stanowi załacznik nr 2 do niniejszej Procedury. § 11. Niezwłocznie po zaakceptowaniu IPRZ przez Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, IPRZ jest podpisywany przez pracownika. § 12. Monitorowanie realizacji planowanych działań rozwojowych powinno odbywać się raz do roku. § 13. Arkusz IPRZ zostaje włączony do akt osobowych pracownika. § 14. IPRZ stanowi podstawę do kierowania członka korpusu służby cywilnej na szkolenia, w tym również na szkolenia centralne, powszechne lub specjalistyczne, których programy są zbieżne z ustalonym IPRZ. 3 Załącznik nr 1 do Wewnętrznej Procedury Ustalania Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego Członkom Korpusu Służby Cywilnej zatrudnionych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku PREFERENCJE DOTYCZĄCE ROZWOJU ZAWODOWEGO (dla osoby zajmującej stanowisko pracy niebędące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej) Imię i nazwisko pracownika: Wydział: I ODPOWIEDZIALNOŚĆ (należy określić swoje preferencje poprzez zaznaczenie ” x” w odpowiednim □ ) □ Zwiększenie samodzielności (Komentarz pracownika) □ Odpowiedzialność za ludzi (Komentarz pracownika) □ Doskonalenie w ramach posiadanej odpowiedzialności (Komentarz pracownika) II ZADANIA NA STANOWISKU PRACY (należy określić swoje preferencje poprzez zaznaczenie ” x” w odpowiednim □ ) □ Poszerzenie zakresu zadań ZAKRES ZADAŃ (Komentarz pracownika) 4 (w tym zastępstwo, współpraca, itp.) □ □ □ Zmiana zakresu zadań (Komentarz pracownika) (obszary, współpraca międzynarodowa, fundusze europejskie itp.) Zwiększenie specjalizacji (Komentarz pracownika) Doskonalenia w ramach posiadanego zakresu zadań (Komentarz pracownika) CHARAKTER ZADAŃ (Komentarz pracownika) □ Zwiększenie złożoności zadań □ Zwiększenie kreatywności (Komentarz pracownika) □ Praca z ludźmi (Komentarz pracownika) ( w tym praca w zespole, z klientem itp.) Doskonalenie w ramach charakteru obecnie wykonywanych zadań (Komentarz pracownika) □ 5 III INNE Sporządzono: ………………………… data i podpis pracownika 6 Załącznik nr 2 do Wewnętrznej Procedury Ustalania Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego Członkom Korpusu Służby Cywilnej zatrudnionych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku INDYWIDUALNY PROGRAM ROZWOJU ZAWODOWEGO Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Gdańsku …………………………………………………………………………………… (nazwa urzędu) I. Dane dotyczące pracownika Imię Nazwisko Wydział Stanowisko II. Podsumowanie działań rozwojowych z poprzedniego okresu III. Planowane kierunki rozwoju pracownika wynikające z potrzeb (celów) Urzędu 7 IV. Planowane działania rozwojowe ……………………….. (data) ….............................................................. (podpis sporządzającego program) V. Zatwierdzenie programu przez pracodawcę i przyjęcie przez pracownika ……………………….. (podpis pracownika) ………………………. (data) …............................................. (podpis pracodawcy) 8 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 30./2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków /-/ Dariusz Chmielewski Konserwatora Zabytków z dnia 25.10.2013 r. …………………………. ZATWIERDZAM Załącznik nr 2 PROCEDURA POLITYKI SZKOLENIOWEJ I ROZWOJU W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE OCHRONY ZABYTKÓW W GDAŃSKU § 1. Procedura Polityki Szkoleniowej i Rozwoju, zwana dalej Procedurą, określa cele, zasady realizacji oraz zadania i narzędzia objęte procesem szkoleniowym i przyczynia się do rozwoju zawodowego pracowników Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Gdańsku poprzez tworzenie sprzyjających warunków i wspieranie działań w kierunku długofalowego rozwoju zawodowego oraz stałe doskonalenie kwalifikacji zawodowych. § 2. Polityka szkoleniowa Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Gdańsku obejmuje: 1. analizę potrzeb szkoleniowych; 2. planowanie szkoleń; 3. realizację szkoleń; 4. ocenę ich jakości. § 3. W procesie realizacji Procedury największe znaczenie posiada analiza potrzeb szkoleniowych, a w szczególności zdefiniowanie i rozpoznanie indywidualnych potrzeb szkoleniowych pracowników, które ujmowane są między innymi w planie szkoleń. § 4. Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków ustala corocznie plan szkoleń dla pracowników Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków. § 5. Planowane szkolenia powinny być związane z wykonywaną pracą, aby ułatwić pracownikom skuteczne wykonywanie ich obowiązków oraz realizację indywidualnych planów rozwoju zawodowego. § 6. W terminie do 15 grudnia każdego roku do Wydziału do spraw Finansowych i AdministracyjnoKadrowych zostaje przekazana informacja o zapotrzebowaniu pracowników na szkolenia w następnym roku kalendarzowym, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej Procedury. 9 § 7. Na podstawie zgłoszonych zapotrzebowań na szkolenia Wydział do spraw Finansowych i Administracyjno-Kadrowych przygotowuje plan szkoleń pracowników Urzędu stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Przy opracowywaniu planu szkoleń uwzględnia się w szczególności: 1. priorytety szkoleniowe Urzędu; 2. potrzeby szkoleniowe zawarte w IPRZ; 3. środki finansowe Urzędu przyznane na realizację szkoleń pracowników. § 8. Plan szkoleń sporządzany jest w terminie do 30 stycznia oraz weryfikowany w trakcie roku kalendarzowego w zależności od potrzeb. § 9. Plan szkoleń zostaje przekazany do akceptacji Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwator Zabytków. § 10. Etap realizacji szkolenia polega na wdrożeniu systemu potrzebnego do osiągnięcia celów szkolenia. W realizacji procesu szkoleniowego można wyróżnić następujące fazy: przygotowanie szkolenia, faktyczną realizację oraz wdrożenie jego efektów. § 11. Wszyscy pracownicy Urzędu powinni posiadać jednakowy dostęp do szkoleń i możliwości podwyższania kwalifikacji. § 12. Szkolenia w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków mogą być organizowane i prowadzone we wszelkich pozaszkolnych formach dydaktycznych, w szczególności jako: 1. zajęcia warsztatowe; 2. seminaria; 3. konferencje; 4. kursy. § 13. Pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków uczestniczą w szkoleniach w służbie cywilnej obejmujących: 1. szkolenia centralne - planowane, organizowane i nadzorowane przez Szefa Służby Cywilnej; 2. szkolenia powszechne - planowane, organizowane i nadzorowane przez Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków – w tym organizacja służby przygotowawczej; 3. szkolenia specjalistyczne - planowane, organizowane i nadzorowane przez Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków, obejmujące tematykę związaną z zadaniami Urzędu; 4. szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego – planowane, organizowane i nadzorowane przez Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków w porozumieniu z zatrudnionym członkiem korpusu służby cywilnej. § 14. Uczestnictwo pracowników w szkoleniach jest traktowane na równi z wykonywaniem obowiązków służbowych. § 15. W przypadku, gdy tematyka szkolenia nie została ujęta w Planie szkoleń wymagana jest akceptacja Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. 10 § 16. Środki finansowe na realizację Polityki szkoleniowej są ustalane corocznie w wysokości adekwatnej do możliwości finansowych Urzędu. § 17. Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków może wyrazić zgodę na pokrycie przez Urząd, w całości lub w części, kosztów uczestnictwa członka korpusu służby cywilnej w szkoleniach odbywających się w formach szkolnych i pozaszkolnych, w ramach posiadanych środków. § 18. Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków przywiązuje szczególną wagę do jakości szkoleń.Szkolenia powinny być na wysokim poziomie merytorycznym, dydaktycznym oraz organizacyjnym, dostosowanym do osiągnięcia zakładanego celu i uczestników szkolenia. § 19. Ocena jakości zrealizowanego szkolenia prowadzona jest przez przeszkolonych pracowników (z wyłączeniem Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków oraz jego Zastępcy) na podstawie Arkusza Indywidualnej Oceny Szkolenia – stanowiącego zał. nr 3 do niniejszej Procedury. § 20. Ostatnim etapem procesu szkoleniowego jest przygotowanie w terminie do 15 stycznia następnego roku za rok poprzedni sprawozdania z realizacji rocznego planu szkoleń, stanowiącego załacznik nr 4 do niniejszej Procedury. 11 Załącznik nr 1 do Procedury Polityki Szkoleniowej i Rozwoju w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku ZAPOTRZEBOWANIE NA SZKOLENIA PRACOWNIKÓW WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU OCHRONY ZABYTKÓW W GDAŃSKU …………………….. rok Lp. Imię i nazwisko pracownika Temat szkolenia Cel szkolenia ……………………….. (data) Forma szkolenia Uwagi ….............................................................. (podpis sporządzającego) 12 Załącznik nr 2 do Procedury Polityki Szkoleniowej i Rozwoju w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku PLAN SZKOLEŃ PRACOWNIKÓW WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU OCHRONY ZABYTKÓW W GDAŃSKU ……………………… rok Lp. Imię i nazwisko pracownika Temat szkolenia Monitoring realizacji szkoleń Data szkolenia Podmiot szkolący ……………………….. (data) Forma szkolenia Ocena szkolenia (pozytywna/negatywna) ….............................................................. (podpis pracodawcy) 13 Załącznik nr 3 do Procedury Polityki Szkoleniowej i Rozwoju w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia (AIOS) Uprzejmie proszę o wypełnienie poniższego formularza, zbierającego istotne dane i informacje dotyczące obszaru szkolenia i rozwoju pracowników administracji rządowej. Przekazane przez Państwa informacje stanowić będą dane źródłowe niezbędne dla oceny efektywności szkoleń. Proszę o wypełnienie wszystkich rubryk i przekazanie niniejszego arkusza do kadr WUOZ. Dziękuję za pomoc. 1. Dane o szkoleniu Temat szkolenia Data szkolenia Organizator szkolenia Wykonawca szkolenia Miejsce szkolenia 2. Metryczka danych osobowych 2.1. Czy jest Pani/Pan (proszę zaznaczyć właściwe): urzędnikiem służby cywilnej, pracownikiem służby cywilnej 2.2. Czy Pani/Pana staż pracy w administracji wynosi (proszę zaznaczyć właściwe): 0-5 lat 6-10 lat 11–20 lat 21–30 lat 2.3. Czy ma Pani/Pan (proszę zaznaczyć właściwe): 15-24 lata 25-34 lata 35-44 lata 45-54 lata 31-40 lat 55-64 lata 40 i więcej powyżej 64 lat 3. Ocena sposobu organizacji szkolenia Jak ocenia Pan/Pani (1- bardzo nisko, 6 – bardzo wysoko): 3.1. Lokalizację miejsca szkolenia i możliwość dojazdu 1 2 3 4 5 6 3.2. Warunki pracy (sala, wyposażenie, oświetlenie) 1 2 3 4 5 6 3.3. Jakość materiałów szkoleniowych 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 3.4. Jakość warunków zakwaterowanie) akomodacji (wyżywienie, Nie dotyczy 14 4. Ocena programu szkolenia i metody szkolenia W jakim stopniu zgadza się Pani/Pan z poniższymi stwierdzeniami (1 – zdecydowanie nie zgadzam się, 6 – zdecydowanie zgadzam się): 4.1. Dzięki udziałowi w szkoleniu zdobyłem/-am nową wiedzę/umiejętności potrzebne na moim stanowisku pracy 1 2 3 4 5 6 4.2. Cele szkolenia były jasno określone 1 2 3 4 5 6 4.3. Metody szkolenia, rytm pracy i środki dydaktyczne pomogły osiągnąć cele szkolenia 1 2 3 4 5 6 4.4. Szkolenie jest dobrze dopasowane do potrzeb urzędu, wspiera realizację jego celów 1 2 3 4 5 6 4.5. Szkolenie jest dobrze dopasowane do moich potrzeb szkoleniowych 1 2 3 4 5 6 4.6. Dzięki udziałowi w szkoleniu będę w stanie wprowadzić usprawnienia na moim stanowisku pracy 1 2 3 4 5 6 4.7. Dzięki udziałowi w którym pracuję 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 w szkoleniu będę w stanie podnieść efektywność zespołu, 4.8. Na skutek uczestnictwa w szkoleniu podniosłem/-am swoje kompetencje zawodowe 5. Ocena postawy i kompetencji trenera/wykładowcy W jakim stopniu zgadza się Pani/Pan z poniższymi stwierdzeniami (1 – zdecydowanie nie zgadzam się, 6 – zdecydowanie zgadzam się): Trener 1 Imię i nazwisko trenera: 5.1. Kompetencje trenera/wykładowcy były adekwatne do celów szkolenia 1 2 3 4 5 6 5.2. Postawa trenera była przyjazna, profesjonalna i zaangażowana 1 2 3 4 5 6 Imię i nazwisko trenera: 5.3. Kompetencje trenera/wykładowcy były adekwatne do celów szkolenia 1 2 3 4 5 6 5.4. Postawa trenera była przyjazna, profesjonalna i zaangażowana 1 2 3 4 5 6 Trener 2 6. PODZIELIŁAM/ŁEM SIĘ WIEDZĄ ZDOBYTĄ PODCZAS SZKOLENIA Z NASTĘPUJĄCYMI PRACOWNIKAMI WUOZ: 6.1…………………………………………………………………………………………………………………………………………….. NIE PODZIELIŁAM/ŁEM SIĘ WIEDZĄ ZDOBYTĄ PODCZAS SZKOLENIA Z NASTĘPUJĄCYMI PRACOWNIKAMI WUOZ Z NASTĘPUJĄCYCH PRZYCZYN: 6.2 ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7. Uwagi dotyczące oceny szkolenia 7.1. Jakie aspekty szkolenia wymagają zmiany (zakres tematyczny, metoda szkolenia, dobór uczestników, inne) 7.2. Inne uwagi nt. szkolenia: 15 Załącznik nr 4 do Procedury Polityki Szkoleniowej i Rozwoju w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku SPRAWOZDANIE Z REALIZACJI ROCZNEGO PLANU SZKOLEŃ Ilość szkoleń zaplanowanych Ilość szkoleń zrealizowanych Ilość osób przeszkolonych Ocena Pozytywna Gdańsk, dnia ……………… Negatywna …………………………………. (podpis sporządzającego) 16 Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 30/2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków /-/ Dariusz Chmielewski z dnia 25.10.2013 r. …………………………. ZATWIERDZAM PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE OCHRONY ZABYTKÓW W GDAŃSKU NA LATA 2013 – 2016 1. WSTĘP Program Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku ma na celu efektywne wykonywanie zadań w służbie obywatelom poprzez profesjonalne, rzetelne i bezstronne działania. Horyzont czasowy PZZL w WUOZ w Gdańsku obejmuje lata od 2013 do 2016, co wynika z decyzji kierownictwa Urzędu opartej na Zarządzeniu Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 2. DIAGNOZA ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W URZĘDZIE Celem sporządzenia diagnozy, która stanowi załącznik do niniejszego Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi na lata 2013-2016, było zdefiniowanie wszystkich obszarów na których odbywa się zarządzanie zasobami ludzkimi wraz z regulującymi je przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz określenie problemów w tym zakresie. Diagnoza stanowi jeden z punktów odniesienia podczas wyznaczania celów głównych i priorytetów w poszczególnych obszarach PZZL oraz planowania konkretnych działań do zrealizowania. 3. CEL GŁÓWNY W ZAKRESIE ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W URZĘDZIE 17 Celem głównym działań w ramach zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie jest zwiększenie efektywności i funkcjonowania pracowników w ramach spójnie i nowocześnie zarządzanej organizacji jaką jest Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Gdańsku. 4. WYODRĘBNIONE OBSZARY ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI: 1) Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi 2) Nabór i wprowadzenie do pracy 3) Motywowanie 4) Rozwój i szkolenia 5) Rozwiązanie stosunku pracy 5. CELE ROCZNE I HARMONOGRAM WDRAŻANIA 1.1 ORGANIZACJA ZZL Lp Cel szczegółowy Działania (kolejność Czas realizacji 2013 2014 2015 2016 x X x wg ważności) 1 Upowszechnianie - Ustalenie sposobu informacji o zmianach informowania pracowników o przepisów prawnych zmianach przepisów prawnych dotyczących stosunku dotyczących zatrudnienia. pracy - Bieżące informowanie x x pracowników (w sposób ustalony) o zmianach przepisów prawnych dotyczących stosunku pracy 1.2 NABÓR I WPROWADZENIE DO PRACY Lp Cel szczegółowy Działania Czas realizacji 18 (kolejność 2013 2014 2015 2016 wg ważności) 1 Doskonalenie procesu - opracowanie „Zasad x wdrażania do pracy wprowadzenia do pracy w nowo zatrudnionych WUOZ w Gdańsku nowego pracowników. 1.3 pracownika ” MOTYWOWANIE Lp Cel szczegółowy Działania (kolejność Czas realizacji 2013 2014 2015 2016 x x x wg ważności) 1 Motywowanie - Aktualizacja zasad oraz finansowe kryteriów przyznawania nagród w x WUOZ w Gdańsku 2 Motywowanie - stwarzanie warunków do pozafinansowe samorealizacji poprzez kierowanie x na szkolenia w zależności od indywidualnych potrzeb pracownika oraz urzędu a także udzielanie zgody na podwyższanie kwalifikacji na studiach podyplomowych 1.4 ROZWÓJ I SZKOLENIA Lp (kolejność Cel szczegółowy Działania Czas realizacji 2013 2014 2015 2016 wg 19 ważności) 1 Opracowanie zasad - Opracowanie zasad zarządzania x zarządzania wiedzą w wiedzą mających na celu urzędzie dzielenie się wiedzą w urzędzie, w tym opracowanie zasad szkoleń kaskadowych. 1.5 ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY Lp Cel szczegółowy Działania Czas realizacji (kolejność 2013 2014 2015 2016 wg ważności) 1 Wdrożyć w życie - opracowanie „Zasad „Zasady postępowania postępowania w przypadku w przypadku odchodzenia z pracy odchodzenia z pracy pracowników” x pracowników” 6. MONITORING I EWALUACJA Monitoringu Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w WUOZ w Gdańsku dokonuje Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków na podstawie corocznych raportów z realizacji Programu. Raporty sporządzane będą w terminie do 31 stycznia następnego roku za rok poprzedni i dostarczą informacji nt. stopnia realizacji programu oraz wniosków do aktualizacji dokumentu i określenia kolejnych rocznych celów. Ewaluacji Programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w WUOZ, dokonywać się będzie w miarę zmieniających się warunków i wystąpienia takiej potrzeby. 20 Załącznik do Programu Zarządzania Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków /-/ Dariusz Chmielewski Zasobami Ludzkimi w WUOZ w Gdańsku na lata 2013-2016 …………………………. ZATWIERDZAM DIAGNOZA ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W WOJEWÓDZKIM URZĘDZIE OCHRONY ZABYTKÓW W GDAŃSKU Diagnoza aktualnego stanu zasobów ludzkich w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku sporządzona pod kątem zidentyfikowania problemów i zaplanowania działań, które mają na celu poprawę procesów zarządzania zasobami ludzkimi oraz sformułowanie kierunków pożądanych zmian w tym zakresie. Zespół przeprowadzający diagnozę: 1. Bogumiła Wantoch-Rekowska – Z-ca Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków – przewodniczący zespołu, 2. Zofia Kawczyńska – Główny Księgowy – członek zespołu, 3. Izabella Pieńkowska- inspektor – członek zespołu. Metody i obszar przeprowadzenia diagnozy: - analiza regulacji wewnętrznych urzędu (regulaminy, Zarządzenia, Instrukcje oraz analiza w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi wraz z dopasowaniem do poszczególnych obszarów ZZL), - analiza dokumentacji kadrowej (opisy stanowisk pracy, arkusze ocen pracowniczych, IPRZ, dokumentacja z naborów i inne), - analiza wyników kontroli zewnętrznej, - analiza danych statystycznych, wykorzystanych do sprawozdania Dyrektora Generalnego za 2012 rok, 21 - sporządzenie listy kontrolnej dotyczącej poszczególnych standardów obligatoryjnych i zalecanych zarządzeniem Szefa Służby Cywilnej nr 3 z 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej I. ANALIZA ORGANIZACJI ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W WUOZ W GDAŃSKU Standardy w obszarze organizacji zarządzania zasobami ludzkimi określają cel właściwej organizacji procesu zarządzania zasobami ludzkimi w WUOZ: REGULAMIN ORGANIZACYJNY W WUOZ w Gdańsku obowiązuje Regulamin Organizacyjny stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 293/2010 Wojewody Pomorskiego z dnia 22 listopada 2010 w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Gdańsku, który określa organizację wewnętrzną, w tym szczegółowy zakres działania oraz tryb pracy Urzędu. Z uwagi na nieaktualne zapisy skierowano wniosek do Wojewody Pomorskiego w dniu 10 lipca 2013 r. o zmianę Statutu oraz nadanie Regulaminu. REGULAMIN PRACY W WUOZ w Gdańsku obowiązuje Regulamin Pracy stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 13/2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 24 czerwca 2013 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Pracy Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków w Gdańsku, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. INSTYRUKCJA W SPRAWIE ZASAD OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW I DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Pomorski 29.06.2012 Wojewódzki r. Konserwator Instrukcję w Zabytków sprawie wprowadził zasad obiegu Zarządzeniem i kontroli nr 9/2012 dokumentów z dnia księgowych w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku. KONTROLA ZARZĄDCZA Pomorski Wojewódzki Konserwator Zabytków wprowadzi „System kontroli zarządczej w WUOZ w Gdańsku”. ZASADY POLITYKI RACHUNKOWOŚCI W WUOZ obowiązują także „Zasady polityki rachunkowości” wprowadzone Zarządzeniem PWKZ z dnia 29.06.2012 r. Polityka rachunkowości ma na celu przedstawienie obowiązujących w WUOZ w Gdańsku: 22 - ogólnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych, - metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, - sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, - systemu służącego ochronie danych ( w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów). ZASADY SŁUŻBY CYWILNEJ I ZASADY ETYKI KORPUSU SŁUŻBY CYWILNEJ Zgodnie z art. 153 ust. 1 Konstytucji RP, w celu zapewnienia zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa, w urzędach administracji rządowej działa korpus służby cywilnej. Zasady służby cywilnej i zasady etyki korpusu służby cywilnej określone zostały zarządzeniem nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 roku. Z zasadami tymi zapoznani zostali wszyscy pracownicy korpusu służby cywilnej w WUOZ. ANALIZA STANU ZATRUDNIENIA PRACOWNIKÓW KORPUSU SŁUŻBY CYWILNEJ W WUOZ W GDAŃSKU ( wg stanu na 30.06.2013 r.) Komórka Zatrudnienie organizacyjna osoby etaty WUOZ Gdańsk Delegatura Słupsk Ogółem Do 30 lat K M Wiek 31-50 lat K M Płeć 51 + K M kobiety mężczyź ni 27 24,25 6 0 8 3 9 1 23 4 7 6,25 2 0 3 1 1 0 6 1 34 30,5 8 0 11 4 10 1 29 5 Najliczniejszą grupę (15 osób) stanowią pracownicy w przedziale wiekowym 31-50 lat, później (11 osób) osoby w wieku powyżej 51 lat, a tylko 8 osób do 30 lat. Kobiety stanowią 85% wszystkich pracowników ksc w WUOZ. ANALIZA FLUKTUACJI KADR W WUOZ W GDAŃSKU W LATACH 2010 – 2012 Rok 2010 2011 Oddział Zwolnienia Zatrudnienie osób etatów osób etatów WUOZ Gdańsk - - 1 1 Delegatura w Słupsku - - - - WUOZ Gdańsk - - 1 0,5 23 2012 Ogółem Delegatura w Słupsku 1 1 1 0,5 WUOZ Gdańsk 3 2,25 2 1,25 Delegatura w Słupsku 1 1 2 1,5 WUOZ Gdańsk 3 2,25 4 2,75 Delegatura w Słupsku 2 2 3 2 5 4,25 7 4,75 OGÓŁEM WUOZ Reasumując, w ostatnich 3 latach przyjęto do pracy 7 osób a zwolniono 5 osoby, z tego z 1 pracownikiem rozwiązano stosunek pracy w związku z upływem czasu umowy, na który była zawarta ,w jednym przypadku stosunek pracy wygasł, z 3 pracownikami rozwiązano stosunek pracy na mocy porozumienia stron. II. NABÓR I WPROWADZENIE DO PRACY PROWADZENIE NABORU 1) Nie było ustalonej odrębnej Procedury naboru pracowników do korpusu służby cywilnej w WUOZ w Gdańsk u od 2009 roku. Obecnie w WUOZ w Gdańsku obowiązuje regulamin naboru do służby cywilnej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku, stanowiący załącznik nr 1 do zarządzenia nr 8/2013 PWKZ z dnia 11 kwietnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia ustanowienia regulaminu naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku `W latach 2010 – 2012 przeprowadzono nabór na : 1 stanowisko wakujące po pracowniku, który został przeniesiony na inne stanowisko pracy. Na powyższym stanowisku zatrudniono 1 osobę w wieku 31-50 lat. 2 stanowisko wakujące Na powyższym stanowisku zatrudniono 2 osoby do 30 lat. 2 stanowisko na zastępstwo na czas zwolnienia chorobowego. Na powyższym stanowisku zatrudniono 2 osoby do 30 lat, Zatrudniono 1 pracownika w wieku powyżej 50 lat, na zastępstwo bez przeprowadzania naboru. 1 stanowisko na wakujące stanowisko po pracowniku, który odszedł na emeryturę. Na powyższym stanowisku zatrudniono 1 osobę w wieku powyżej 50 lat. 1) Sposoby przeprowadzania naboru w 2009, 2010 i 2011 roku do korpusu służby cywilnej były przedmiotem kontroli Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku w 2013 r. Ustalono, że nie istnieje 24 pełna dokumentacja przeprowadzonych naborów, która nie jest zgodna z wymogami ustawy o służbie cywilnej. W toku kontroli ustalono również, że dane zawarte w ogłoszeniu na wolne stanowisko pracy nie są spójne z wymaganiami zawartymi w opisie stanowiska, dlatego też zgodnie z zaleceniami kontroli sporządzano aktualizację opisów stanowisk pracy oraz ustalono procedury naboru do służby cywilnej. SŁUŻBA PRZYGOTOWAWCZA W Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku obowiązuje Zarządzenie Nr 21/2013 Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków z dnia 2 sierpnia 2013 r. w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę. W latach 2009-2012 pracownicy nie odbywali służby przygotowawczej. III. MOTYWOWANIE USTALENIE POZIOMU WYNAGRODZENIA ZASADNICZEGO CZŁONKÓW KORPUSU SŁUŻBY CYWILNEJ Podstawą ustalania wynagrodzenia zasadniczego pracowników korpusu służby cywilnej jest rozporządzenie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 9 grudnia 2009 roku w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 211, poz. 1630 ze zm.). W wyniku wartościowania stanowisk pracy określono 7 przedziałów punktowych oraz został określony minimalny, średni i maksymalny mnożnik kwoty bazowej. PRZYZNAWANIE NAGRÓD Nagrody mają charakter uznaniowy i przyznawane są przez Pomorskiego Wojewódzkiego Konserwatora Zabytków. Informację o przyznaniu nagrody pracownicy otrzymują na piśmie, z czego 1 egz. otrzymuje pracownik, a 1 egz. włączony jest do akt osobowych pracownika. INNE NARZĘDZIA MOTYWACYJNE STOSOWANE W URZĘDZIE W WUOZ w Gdańsku stosowane są niefinansowe narzędzia motywacyjne: - budowanie przyjaznej atmosfery zespołu, - stwarzanie warunków do samorealizacji, - kierowanie na szkolenia, 25 Zaleca się dalsze kontynuowanie tych środków, gdyż są one dobrym motywatorem do lepszej pracy i współpracy załogi. IV. ROZWÓJ I SZKOLENIA OKREŚLENIE FORMUŁY ORAZ ZASAD OPRACOWANIA I REALIZACJI INDYWIDUALNYCH PROGRAMÓW ROZWOJU ZAWODOWEGO W URZĘDZIE W Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku obowiązuje Procedura Ustalenia Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego Członkom Korpusu Służby Cywilnej, stanowiąca załącznik nr 1 niniejszego zarządzenia w sprawie wprowadzenia standardów Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku Ustalenie IPRZ jest powiązane z ocena okresową i ustalany jest na czas podlegania pracownika ocenie okresowej, czyli na 2 lata. POLITYKA SZKOLENIOWA I ROZWOJU W Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku obowiązuje Procedura Polityki Szkoleniowej i Rozwoju, stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia sprawie wprowadzenia standardów Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku. V.ROZWIĄZANIE STOSUNKU PRACY Odchodzący pracownik ma obowiązek rozliczenia tzw. Karty Obiegowej tj. rozliczenia się z WUOZ na wszystkich płaszczyznach w tym: - rozliczenia zobowiązań finansowych, - rozliczenia wyposażenia inwentarzowego, - rozliczenia z biblioteką zakładową. W celu maksymalnego zabezpieczenia interesów urzędu podejmuje się działania zapewniające ciągłość pracy na wakującym stanowisku pracy poprzez przeprowadzenie naboru, bądź rozdzielenie pracy innym pracownikom. W przypadku zatrudnienia na zastępstwo w przypadku długoterminowych nieobecności pracowników spowodowanej chorobą lub rodzicielstwem stosuje się te same zasady. 26 RAPORT Z PRZEPROWADZONEJ DIAGNOZY Celem stworzenia diagnozy, jako jednego z podstawowych elementów w procesie opracowywania programu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w WUOZ w Gdańsku było zdefiniowanie sposobów poprawy efektywności procesów zarządzania zasobami ludzkimi oraz sformułowania kierunków pożądanych zmian w tym zakresie. WNIOSKI Z PRZEPROWADZONYCH ANALIZ W POSZCZEGÓLNYCH OBSZARACH: I. Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi. W WUOZ w Gdańsku opracowane są wszystkie istotne dla prawidłowego funkcjonowania regulacje wewnętrzne w tym regulaminy, instrukcje. Zaleca się jedynie realizować na bieżąco zadania w nich określone i monitorować ich stosowanie. Aktualny stan zatrudnienia w urzędzie jest niewystarczający do wykonywania zadań statutowych. Brak środków finansowych nie pozwala jednak na zatrudnienie dodatkowych osób. II. Nabór i wprowadzenie do pracy 1) W zakresie prowadzenia naborów w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku opracowane zostały w roku 2013 wewnętrzne procedury naboru, które będą aktualizowane w przypadku zmiany przepisów i wymogów obowiązujących w służbie cywilnej. Nabory przeprowadzone przy ich pomocy sprawdzają się ułatwiając wybór najbardziej odpowiedniego kandydata do pracy. Zespół diagnozujący nie widzi potrzeby wprowadzania żadnych nowych rozwiązań. 2) Procedura przeprowadzenia służby przygotowawczej obowiązująca w Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku, przewiduje w części teoretycznej przeprowadzenie służby przygotowawczej przez firmę szkoleniową. Zespół nie wprowadza zmian w tym zakresie. 3) Z W bieżącym roku mają zostać opracowane zasady wprowadzenia nowego pracownika do pracy. chwilą wprowadzenia zasad w życie wskazana jest właściwa ich realizacja i monitorowanie. III. Motywowanie 1) Motywowanie finansowe - System wynagradzania pracowników w WUOZ oparty jest na wartościowaniu stanowisk i zgodnie z obowiązującym taryfikatorem płac określającym granice wynagrodzenia w określonej grupie stanowisk. Tabela jest przejrzysta oraz określa minimalny, średni i maksymalny mnożnik każdego stanowiska. 27 Motywacja finansowa w tym zakresie jest ograniczona z uwagi na brak środków finansowych w budżecie WUOZ na regulacje wynagrodzeń. System nagradzania w urzędzie jest właściwy i odpowiada aktualnym możliwościom urzędu. W bieżacym roku mają zostać zaktualizowane zasady oraz kryteria przyznawania nagród w WUOZ w Gdańsku. Wskazana jest właściwa ich realizacja i monitorowanie. 2) Motywowanie pozafinansowe W WUOZ stosowane są motywacje pozafinansowe a w szczególności: - budowanie przyjaznej atmosfery w urzędzie, - stwarzanie warunków do samorealizacji, - kierowanie na szkolenia w zależności od indywidualnych potrzeb pracownika oraz urzędu a także udzielanie zgody na podwyższanie kwalifikacji na studiach podyplomowych, w ramach posiadanych środków. Zespół zaleca dalsze stosowanie tych środków, gdyż są dobrym elementem osiągnięcia celów urzędu oraz lepszej współpracy załogi WUOZ. IV. Rozwój i szkolenia W ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownik WUOZ w Gdańsku uczestniczy w różnego rodzaju szkoleniach: centralnych, powszechnych, specjalistycznych jak i w formach: samokształcenia oraz kształcenia bieżącego na stanowisku pracy. Jednak ilość osób planowanych do przeszkolenia w określonych zagadnieniach jest ograniczona środkami finansowymi i dostępnością szkoleń. Zespół zaleca opracowanie zasad zarządzania wiedzą mających na celu dzielenie się wiedzą między pracownikami w urzędzie w tym opracowanie zasad szkoleń kaskadowych. V. Rozwiązanie stosunku pracy W Wojewódzkim Urzędzie Ochrony Zabytków w Gdańsku każdy odchodzący pracownik, jak i jego bezpośredni przełożony otrzymuje wskazówki i niezbędną pomoc kadrową związaną z zakończeniem pracy w urzędzie, w tym również w zakresie właściwego przekazania stanowiska pracy i rozliczenia się pracownika z zakładem pracy. Brak jest jednak jednoznacznych uregulowań wewnętrznych w tym zakresie. Zespół proponuje opracować i wprowadzić „Zasady postępowania w przypadku odchodzenia z pracy pracowników”. Ze względu na niewielką fluktuacje kadr nie ma potrzeby wdrażania procedury wywiadu wyjściowego (exit interview). 28 Podpisy członków zespołu diagnozującego 1. Bogumiła Wantoch-Rekowska – przewodniczący zespołu – podpis nieczytelny 2. Zofia Kawczyńska – członek zespołu - - podpis nieczytelny 3. Izabella Pieńkowska – członek zespołu - -podpis nieczytelny 29
