Zobacz instrukcję obsługi

Transkrypt

INSTRUKCJA OBSŁUGI
Systemu - Księga Przychodów i Rozchodów
( K P R w e r s j a 3.xx )
Moduły: KSIĘGA,
REJESTRY VAT.
„Zera wiele znaczą,
jeżeli mogą ustawić się za inną cyfrą.”
ALBERT CAMUS
31 marzec, 2006r.
Strona - 2
System - Księga Przychodów i Rozchodów
SPIS TREŚCI:
1 Wstęp......................................................................................................................................................................4
2 Ogólne zasady obsługi systemu..............................................................................................................................6
2.1 Edycja..............................................................................................................................................................6
2.2 Sterowanie (Gorące klawisze).........................................................................................................................7
3 Uruchomienie systemu........................................................................................................................................... 9
3.1 Zakończenie pracy...........................................................................................................................................9
4 Dokumentacja.......................................................................................................................................................10
4.1 Spisy.............................................................................................................................................................. 10
4.1.1 Spis miejscowości...................................................................................................................................... 11
4.1.2 Spis ulic...................................................................................................................................................... 11
4.1.3 Spis opisów zdarzeń................................................................................................................................... 11
4.1.4 Spis tras wyjazdów..................................................................................................................................... 11
4.2 Kartoteki........................................................................................................................................................11
4.2.1 Kartoteka kontrahentów............................................................................................................................. 12
4.2.2 Kartoteka wpisów (czynności) stałych....................................................................................................... 13
4.3 Księga przychodów i rozchodów.................................................................................................................. 13
4.4 Zestawienie roczne........................................................................................................................................ 16
4.5 Dokumentacja przebiegu samochodów......................................................................................................... 17
4.5.1 Ewidencja przebiegu.................................................................................................................................. 17
4.5.2 Zestawienia kosztów eksploatacji.............................................................................................................. 17
4.5.3 Rozliczenie................................................................................................................................................. 17
4.6 Rejestry VAT................................................................................................................................................ 18
4.6.1 Rejestry zakupów....................................................................................................................................... 19
4.6.2 Rejestry sprzedaży......................................................................................................................................20
4.7 Inne dokumenty dostępne w systemie........................................................................................................... 20
4.7.1 Raport - zestawienie operacji dla kontrahenta........................................................................................... 20
4.7.2 Raport - zestawienie obrotów z kontrahentami.......................................................................................... 21
4.7.3 Raport - zestawienie 80/20 dla przychodów.............................................................................................. 21
4.7.4 Raport - zestawienie 80/20 dla rozchodów................................................................................................ 21
4.7.5 Raport - zestawienie transakcji nierozliczonych........................................................................................ 21
5 Prowadzenie dokumentacji...................................................................................................................................22
6 Zmiana parametrów zarządzania.......................................................................................................................... 23
6.1 Parametry strategiczne.................................................................................................................................. 23
6.1.1 Automatyczna aktualizacja dokumentów................................................................................................... 23
6.1.2 Umożliwienie pracy z groszami................................................................................................................. 23
6.1.3 Rząd zaokrąglania wyników obliczeń........................................................................................................ 23
6.2 Domyślna liczba kopii dokumentów............................................................................................................. 23
6.3 Stan blokady wpisywania.............................................................................................................................. 23
6.4 Ustalenie numeracji dokumentów................................................................................................................. 23
6.5 Wzorzec uwag............................................................................................................................................... 24
6.6 Stawka przebiegu za 1km..............................................................................................................................24
6.7 Informacje o firmie........................................................................................................................................24
7 Funkcje pomocnicze.............................................................................................................................................25
7.1 Włączenie podpowiadania.............................................................................................................................25
7.2 Długość separatora dla indeksu.....................................................................................................................25
7.3 Zmiana parametrów technicznych drukarki.................................................................................................. 25
7.3.1 Sposób uzyskiwania polskich liter............................................................................................................. 25
7.3.2 Kody sterujące............................................................................................................................................26
7.3.3 Jakość wydruku.......................................................................................................................................... 26
7.3.4 Gęstość....................................................................................................................................................... 26
7.3.5 Port drukarki (kierunek wydruku).............................................................................................................. 26
7.3.6 Tryb pracy.................................................................................................................................................. 26
7.3.7 Szerokość wałka drukarki.......................................................................................................................... 26
7.3.8 Kontrola długości linii................................................................................................................................26
7.3.9 Liczba znaków w linii................................................................................................................................ 27
7.3.10 Format strony........................................................................................................................................... 27
7.3.11 Wysuwanie kartki do końca strony.......................................................................................................... 27
7.3.12 Wykorzystanie ciągu inicjującego............................................................................................................27
7.3.13 Ciąg inicjujący..........................................................................................................................................27
7.4 Zmiana parametrów sterownika obrazu........................................................................................................ 28
7.4.1 Monochromatyczny tryb pracy sterownika obrazu.................................................................................... 28
 DMS
Strona - 3
7.4.2Użycie polskich znaków diakrytycznych.................................................................................................... 28
7.4.3 Określenie aktywnych kolorów.................................................................................................................. 28
7.4.4 Opóźnienie w wygaszaniu ekranu.............................................................................................................. 28
7.4.5 Przywołanie ustawień standardowych........................................................................................................ 29
7.5 Informacje o oprogramowaniu...................................................................................................................... 29
7.6 Funkcje specjalne.......................................................................................................................................... 29
7.6.1 Reindeksacja...............................................................................................................................................29
7.6.2 Reindeksacja plików rocznych................................................................................................................... 30
7.6.3 Zmiana hasła...............................................................................................................................................30
7.6.4 Zmiana użytkownika.................................................................................................................................. 30
7.6.5 Dołączanie użytkowników......................................................................................................................... 30
DODATKI:
A) Pliki systemu oraz wymagania konfiguracyjne.
B) Archiwizacja i odtwarzanie.
C) Rozwiązywanie problemów.
 DMS
Strona - 4
1 Wstęp.
W skład Systemu - Księga Przychodów i Rozchodów wchodzą moduły:
− KSIĘGA,
− REJESTRY VAT,
− ARCHIWUM.
Moduł ARCHIWUM jest w przygotowaniu i nie jest aktualnie udostępniany.
Moduł KSIĘGA.
Jest to podstawowy moduł systemu. Umożliwia on prowadzenie dokumentacji działalności firmy na
którą składają się: księga przychodów i rozchodów oraz dokumentacja przebiegu dla pojazdów. W systemie
możliwe jest przechowywanie dokumentacji zawierającej informacje dotyczące dowolnych okresów działalności
firmy. Dane zawarte w dokumentacji dotyczącej lat ubiegłych można jedynie przeglądać i drukować.
Uzupełnieniem księgi przychodów i rozchodów jest automatycznie prowadzone przez system zestawienie sum z
odpowiednich kolumn księgi, dla każdego miesiąca kalendarzowego, w którym dokonano zapisów w księdze
oraz zestawienie roczne podsumowywujące odpowiednie kolumny księgi, w ramach danego roku
kalendarzowego. W zestawieniach miesięcznych można zapamiętać wysokość wpłaconej zaliczki na podatek
dochodowy. W zestawieniu rocznym system wyświetla sumę odprowadzonych do urzędu skarbowego zaliczek.
Ponadto w zestawieniu tym można określić nie zawarte w księdze, a niezbędne do ustalenia wysokości dochodu
osiągniętego w danym roku podatkowym informacje: wartości spisów z natury na początek i koniec roku
podatkowego oraz wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi.
Na dokumentację przebiegu pojazdów składają się ewidencja przebiegu, zestawienie kosztów eksploatacji oraz
automatycznie generowane rozliczenie kosztów eksploatacji samochodu w danym miesiącu.
W celu ułatwienia wypełniania księgi, w systemie dostępne są spisy: ulic, miejscowości, opisów zdarzeń
gospodarczych oraz tras przejazdów, a także kartoteka kontrahentów i kartoteka wpisów (czynności stałych).
Dane do księgi mogą być wprowadzane bezpośrednio w systemie KPR lub mogą pochodzić z innych systemów
np. sprzedaży.
Praca systemu odpowiada przepisom dotyczącym prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
Moduł REJESTRY VAT.
Moduł ten pozwala na uzupełnienie dokumentacji działalności firmy o rejestry VAT (sprzedaży, korekt
sprzedaży, zakupów i kosztów, korekt zakupów i kosztów), jeśli nie są one tworzone przez zewnętrzne systemy
obsługujące sprzedaż i zakupy. Jeśli moduł jest dołączony do systemu, możliwe jest wprowadzanie zapisów do
rejestrów. Podczas wprowadzania zapisu do rejestru VAT, jeśli z zapisu wynika konieczność rejestracji operacji
w księdze przychodów i rozchodów, system wprowadzi taki zapis do księgi automatycznie. Przechowywane w
systemie rejestry można drukować.
System - Księga Przychodów i Rozchodów pozwala właścicielowi (zarządcy) lub innemu uprawnionemu
pracownikowi, ustalić listę osób dopuszczonych do pracy z systemem oraz zakres ich uprawnień. Np. pracownik,
mający za zadanie jedynie aktualizowanie dokumentacji nie będzie mógł przeglądać zestawień.
Każda osoba rozpoczynająca pracę z systemem musi podać swoją nazwę (pozwala to na określenie osoby
wykonującej daną czynność - osobista odpowiedzialność) oraz hasło. Każdy z użytkowników ma własne hasło.
Wszystkie wystawiane dokumenty, jeśli tego wymagają, są automatycznie podpisywane nazwą (nazwiskiem i
imieniem) użytkownika, który został wskazany podczas uruchamiania systemu. Zarządca lub osoba posiadająca
identyczne uprawnienia do pracy w systemie, może sprawdzić czy dany użytkownik stosuje hasło i jak często je
zmienia.
Do prawidłowej pracy systemu wystarczy mikrokomputer klasy PC pracujący pod systemem
operacyjnym DOS w wersji 3.30 lub wyższej, wyposażony w drukarkę, dysk twardy oraz kartę graficzną SVGA,
VGA (EGA lub podobną). Jeśli mikrokomputer ma zainstalowaną inną kartę np. CGA lub Hercules, wówczas nie
będą widoczne na ekranie polskie znaki (przy tych kartach polskie znaki dostępne są jedynie po odpowiedniej
elektronicznej przeróbce - wymiana ROMu z matrycą znaków). Ponadto, w celu pełnego wykorzystania
możliwości systemu mikrokomputer powinien być połączony z drukarką. Drukarkę można podłączyć do jednego
z wyjść LPT1, LPT2 lub LPT3 mikrokomputera.
System zapewnia pełną obsługę polskich znaków (wprowadzanie z klawiatury, wyświetlanie na ekranie oraz
drukowanie), a także porządkuje informacje zgodnie z kolejnością liter w alfabecie polskim. Polskie znaki
zdefiniowane są w standardzie Mazowii (wydruki obsługują także inne standardy). System posiada mechanizmy
zabezpieczające tworzoną bazę danych przed zniszczeniem na skutek np. zaniku napięcia w sieci (dobrą zasadą
jest jednak utworzenie kopii bazy danych na dyskietkach, co zapobiega utracie informacji np. przy uszkodzeniu
dysku twardego). Na życzenie użytkownika system może być rozbudowany o dowolne funkcje i moduły
przydatne w zarządzaniu (np. funkcje analizy stanu firmy), zgodnie z indywidualnymi potrzebami użytkownika.
 DMS
Strona - 5
System - Księga Przychodów i Rozchodów może współpracować z innymi systemami oferowanymi przez firmę DMS np. systemami sprzedaży (Systemem Obrotu Towarowego,
Systemem Produkcyjno-Handlowym).
Pełną ofertę systemów rozprowadzanych przez firmę DMS oraz zakres wzajemnej współpracy pomiędzy tymi
systemami, można uzyskać w siedzibie firmy.
 DMS
Strona - 6
2 Ogólne zasady obsługi systemu.
2.1 Edycja.
Każdy z klawiszy klawiatury spełnia ustaloną funkcję. Nawet dla użytkownika mającego po raz
pierwszy styczność z mikrokomputerem nie stanowi problemu wprowadzenie cyfr danej liczby lub też liter
dowolnego słowa (może z wyjątkiem słowa zawierającego typowe znaki polskie, takie jak: ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż lub
ź). Problemem jednak może być np. zapisanie tego słowa dużymi literami lub poprawienie jednego ze znaków w
już wprowadzonym tekście. Poniżej przedstawione zostanie znaczenie najczęściej używanych klawiszy:
a) klawisze znakowe:
Opis widniejący na klawiszu
A..Z
0..9 - = [ ] \ / ; , . ` '
Shift
Shift łącznie z A..Z
Shift łącznie z 0..9 - = [ ] \ / ; , . ` '
Caps Lock
Działanie jakie zostanie podjęte po naciśnięciu klawisza
wyświetlenie litery a..z
wyświetlenie cyfry 0..9 lub dolnego znaku widniejącego na
klawiszu
brak reakcji,
wyświetlenie dużej litery A..Z
wyświetlenie górnego znaku widniejącego na klawiszu
przełączenie klawiatury z małych liter na duże (i odwrotnie)
Polskie znaki uzyskuje się naciskając odpowiednią kombinację klawiszy np. literę „ą” otrzymamy, jeśli
naciśniemy jednocześnie klawisz Alt i klawisz oznaczony A , „Ą” jeśli naciśniemy jednocześnie klawisze Shift,
Alt, i klawisz oznaczony A.
UWAGA: literę „ź” można uzyskać naciskając jednocześnie klawisz Alt i klawisz oznaczony literą X.
na niektórych mikrokomputerach lewy lub prawy klawisz Alt może pełnić inną funkcje zdefiniowaną
przez system operacyjny, w związku z tym tylko jeden z klawiszy Alt będzie udostępniał polskie
znaki.
b) klawisze sterujące wykorzystywane podczas edycji pojedynczego pola dokumentu, w nawiasie podano drugą
nazwę klawisza jaką mogą być oznaczone:
Home
End
↑
↓
←
→
Insert (Ins)
Backspace (←)
Delete (Del)
Tab (↔)
Esc
Enter (↵)
przesunięcie kursora na początek linii
przesunięcie kursora na koniec linii
przesunięcie kursora do poprzedniej linii
przesunięcie kursora do następnej linii
przesunięcie kursora na poprzedni znak
przesunięcie kursora na następny znak
przełączanie między trybami edycji:
- wtrącanie znaków w tekst,
- zastępowanie znaków poprzedniego tekstu nowymi znakami
usunięcie znaku przed kursorem
usunięcie znaku pod kursorem
usunięcie zawartości pola (zdania)
przywrócenie poprzedniej zawartości pola (zdania)
akceptacja (wysłanie informacji do komputera)
UWAGA: jeśli dane pole dokumentu składa się tylko z jednej linii (najczęstszy przypadek), wówczas naciśnięcie
klawiszy ↑ i ↓ nie spowoduje żadnej reakcji.
Bardzo przydatna jest znajomość dwóch klawiszy Tab i Esc. Jeśli zawartość danego pola ma być całkowicie
usunięta, to efekt taki zostanie uzyskany szybciej po naciśnięciu klawisza Tab, niż przy użyciu jednego z
klawiszy Delete lub Backspace. By przywrócić zawartość danego pola, po wcześniejszym jej usunięciu (np.
klawiszem Tab, Delete lub Backspace), wystarczy nacisnąć klawisz Esc.
c) klawisze sterujące wykorzystywane podczas edycji całego dokumentu (poruszania się między polami
dokumentu):
Esc
↑
↓
Ctrl-PageDown
porzucenie edycji
przesunięcie kursora na poprzednie pole
przesunięcie kursora na następne pole
zakończenie edycji dokumentu
 DMS
Strona - 7
W wielu przypadkach system kontroluje poprawność wprowadzonych danych względem ich charakteru. Poniżej
wyliczone zostaną najistotniejsze typy danych (odzwierciedlające ich charakter) oraz zasady jakie obowiązują
przy ich wprowadzaniu:
1) data - w systemie daty wprowadzane są w formacie dd.mm.rrrr (dd - dzień, mm - miesiąc, rrrr - rok, np.
27.01.1993), nie można wprowadzić nieprawidłowej daty (np. 31.11.1994), w polu daty nie można
wprowadzić innych znaków niż cyfry, ponadto w wielu sytuacjach data musi spełniać określone warunki
(np. podczas rejestracji dokumentu, data wystawienia dokumentu musi być wcześniejsza lub równa dacie
bieżącej); kasowanie dat w systemie odbywa się poprzez ustawienie kursora w polu daty „dzień” i
bezpośrednie naciśnięcie klawisza Tab - operacja usunięcia nie zawsze jest dostępna;
2) przedział czasu - przedział czasu podaje się jako dwie daty oddzielone znakiem myślnika, np. 18.07.1994r.31.12.1997r., każda z dat musi być zapisana zgodnie z zasadami obowiązującymi przy wpisywaniu dat (data
może być uzupełniona dopiskiem „r.”), pierwsza z dat jest datą początku okresu, druga - końca, dopuszcza się
pewne uproszczenia podczas wprowadzania przedziału czasowego:
− jeśli jest on ograniczony do jednego roku, wówczas w pierwszej dacie można pominąć rok np. 01.0131.12.1994r. (zamiast 01.01.1994r.-31.12.1994r.),
− jeśli jest on ograniczony do jednego miesiąca, wówczas w pierwszej dacie można pominąć miesiąc i rok
np. 01-31.01.1994r. (zamiast 01.01.1994r.-31.01.1994r.);
1) pole ze stałym miejscem separującym - jeśli rodzaj danej determinuje jej wartości i sposób obrazowania
(np. kod pocztowy), wówczas miejsce na podanie takiej danej ma zaznaczony znak separujący, a
wprowadzenie wartości danej odbywa się na zasadzie oddzielnego wprowadzania każdej części danej (np.
dla przytoczonego wyżej kodu pocztowego należy wpisać pierwsze dwie cyfry kodu, nacisnąć klawisz
Enter, po czym wprowadzić pozostałe trzy cyfry kodu i zakończyć edycję wartości danej ponownie
naciskając klawisz Enter);
2) pole ze zmiennym miejscem separującym - jeśli rodzaj danej i jej dopuszczalne wartości nie determinują
sposobu zapisu danej, wówczas wprowadzenie danej ogranicza się do wprowadzenia właściwej ilości
separatorów (np. przy podawaniu numeru NIP cyfry numeru muszą być oddzielone trzema znakami
myślnika, przy czym miejsca ich w numerze nie są narzucone przez system), znaki separujące nie mogą
zaczynać lub kończyć wprowadzanej wartości zmiennej;
3) kwoty - podawanie kwot ogranicza się do wprowadzania kolejnych cyfr kwoty, jeśli kwota jest większa np.
od 999, 999999 itd., system sam wprowadzi znak separujący - kropkę w celu wyraźniejszego oddzielenia
kolejnych rzędów kwoty, gdy oprócz części całkowitej, kwota może mieć część ułamkową, wówczas
naciśnięcie znaku kropki (na ekranie zamiast kropki wyświetlony zostanie przecinek), sygnalizuje systemowi
rozpoczęcie wprowadzenia części ułamkowej, część ułamkowa może nie być podana (system uzupełni część
całkowitą o przecinek i dwa zera), można w części ułamkowej wprowadzić jedną cyfrę (system dopisze
brakujące zero) lub wprowadzić dwie cyfry (próba wprowadzenia trzeciej, zostanie odebrana przez system,
jako koniec edycji kwoty);
UWAGA: część ułamkową można wprowadzić, jeśli zezwala na to wartość odpowiedniego parametru
zarządzania, określającego dokładność dla tej kwoty (od wartości tego parametru zależy też
długość części ułamkowej);
Bardzo często wprowadzanie liczb (np. kwot) odbywa się w ten sposób, że kursor jest ustawiony na prawym
brzegu pola (i nie można go przestawić), a kolejne znaki liczby pojawiają się od prawej strony pola
przeznaczonego na wprowadzenie liczby (tak jak w kalkulatorze). Wówczas system nie reaguje na naciskanie
innych klawiszy niż oznaczone cyframi (ewentualnie - tylko jednokrotnie - znakiem kropki) oraz na klawisze:
Del (usuwa ostatnią, najmłodszą cyfrę w liczbie), + i - (ustalają znak liczby).
2.2 Sterowanie (Gorące klawisze).
Wybór funkcji programu polega na wskazaniu opisu właściwej funkcji w wyświetlanym menu i
zaakceptowaniu go naciśnięciem klawisza Enter. Aktualną pozycję w menu sygnalizuje rozjaśnienie jednego z
opisów. Możliwe jest też szybsze wybranie pozycji menu poprzez naciśnięcie klawisza odpowiadającego
rozjaśnionej literze. Poruszanie się po menu wyświetlanych w systemie odbywa się klawiszami:
Home
End
↑
↓
pierwsza pozycja menu,
ostatnia pozycja menu
poprzednia pozycja menu
następna pozycja menu
W rozdziale 2.1 podano znaczenie klawiszy w trakcie edycji dokumentu. Jeśli przeprowadzana jest inna
operacja, wówczas te same klawisze spełniają odmienną rolę. Szczegółowo znaczenie każdego z nich będzie
podane przy opisie operacji, podczas której mogą być użyte. Tutaj przedstawione zostanie znaczenie pewnych
klawiszy uniwersalnych. Funkcja, jaką one realizują, nie zależy od wykonywanej operacji. Nazwy tych klawiszy
 DMS
Strona - 8
wraz z krótkim objaśnieniem są wyświetlane w ostatnim wierszu ekranu. W danej chwili są widoczne tylko
nazwy klawiszy, których użycie jest dozwolone.
Esc
F1
F2
F3
F4
porzucenie operacji
wywołanie objaśnień (krótkiego tekstu opisującego działania, jakie
może podjąć użytkownik)
włączenie lub wyłączenie podpowiadania (informacji o sposobach
przeglądania,
i
dopuszczalnych
działaniach
edycyjnych
wyświetlanej w przedostatnim wierszu ekranu)
drukowanie dokumentu
zmiana układu wg jakiego informacja jest wyświetlana na ekranie
monitora
Klawisze funkcyjne od F5 do F10 realizują odmienne funkcje w zależności od opracowywanego dokumentu i
operacji, podczas której są dostępne.
System podpowiada nazwy najistotniejszych klawiszy, dostępnych w czasie operacji przeglądania dokumentów.
Oznaczenie Up/Dn (widoczne tylko na kartach CGA i Hercules) wskazuje na udostępnienie klawisza ↑ oraz
klawisza ↓ .
 DMS
Strona - 9
3 Uruchomienie systemu.
Do prawidłowej pracy z systemem wystarczy zapoznanie się z niniejszą instrukcją. Jednakże szersza
znajomość zasad obsługi sprzętu komputerowego, pozwala użytkownikowi na zachowanie pewności co do
właściwej obsługi systemu. Poniżej przedstawiony zostanie scenariusz uruchomienia systemu dla użytkownika
nie mającego doświadczenia w obsłudze sprzętu komputerowego. Użytkownik bardziej doświadczony w
obsłudze może, pominąć dalszą część rozdziału. By uruchomić system należy, po włączeniu mikrokomputera i
pojawieniu się znaku zachęty, wysłać komendę uruchomienia programu np.
C:>kpr [Enter]
W powyższym tekście znaki napisane standardową czcionką odnoszą się do tekstu widocznego na ekranie po
włączeniu mikrokomputera, znaki napisane czcionką pogrubioną stanowią treść komendy, a znaki napisane
czcionką pochyłą są nazwą klawisza informującego mikrokomputer o wysłaniu komendy. Jeśli żaden z klawiszy
nie ma takiego napisu należy poszukać klawisza z napisem Return lub klawisza z symbolem [ ↵ ] . Mimo innej
nazwy jest to ten sam klawisz. Uruchomiony system zgłosi się planszą informacyjną zawierającą nazwę systemu,
dane o autorze oraz dane użytkownika. W ostatniej linii ekranu wyświetlone zostanie zdanie zachęcające do
podjęcia pracy z systemem. Jeśli włączona jest ochrona systemu (ustanowione hasło zarządcy), wówczas przed
podjęciem pracy system poprosi o podanie identyfikatora i hasła użytkownika. System sprawdza hasło odnoszące
się do danego identyfikatora. Jeśli hasło zostanie podane błędnie wówczas ponownie pojawi się plansza
informacyjna, przy czym dalsza praca systemu będzie niemożliwa. Zgłoszenie się do systemu z określonym
identyfikatorem warunkuje odpowiednie uprawnienia osoby obsługującej system (należy pamiętać o opuszczeniu
systemu przed odejściem od mikrokomputera). Po prawidłowym podaniu hasła pojawi się menu główne.
System można uruchomić w wersji kolorowej, podając jako parametr wywołania systemu znak plus np.
C:>kpr + [Enter]
Jeśli po wydaniu komendy program nie uruchomi się należy zapoznać się z treścią dodatku C.
Pojawienie się podczas startu systemu komunikatu:
− „DMS-usterka w czasie operacji na bazie danych” wyświetlonego na czarnym tle, oznacza błąd odczytu
ogólnego pliku parametrów bazy danych systemu (zaleca się wykonanie reindeksacji),
− „ utrata informacji”, wyświetlonego na czarnym tle poprzedzonego modulowanym dźwiękiem, oznacza błąd
odczytu pliku parametrów użytkownika lub pliku parametrów systemowych: sterownika obrazu, drukarki
itp. (zaleca się po uruchomieniu systemu sprawdzenie powyższych parametrów) - jeśli błąd pojawi się
dwukrotnie, wówczas problem dotyczy zarówno pliku parametrów użytkownika jak i pliku parametrów
systemowych (sygnał dźwiękowy dla błędu dotyczącego parametrów użytkownika jest krótki a w
przypadku parametrów systemowych długi),
− „DMS-usterka w czasie operacji na bazie danych” wyświetlonego po zgłoszeniu się systemu oznacza błąd
odczytu pliku numeracji (system włącz reindeksację).
UWAGA: w przypadku komputerów z systemem operacyjnym Windows 95, 98 itp., nie pracujących w
środowisku DOS, uruchomienie polega na wskazaniu we właściwym folderze pliku kpr.bat
Podając jako czwarty parametr wywołania dużą literę D, uruchomimy system KPR z opcją wyświetlania na
ramce okna podczas przeglądania wierszowego księgi przychodów i rozchodów, daty wprowadzenia zapisu do
księgi (data ta kwalifikuje dany zapis do właściwego okresu obrachunkowego).
3.1 Zakończenie pracy.
By zakończyć pracę systemu wystarczy wycofać się z wszystkich menu naciskając klawisz Esc. System
zada wówczas pytanie sprawdzające, czy funkcja wyjścia nie została wybrana przypadkowo. Jeśli użytkownik nie
zamierzał opuścić systemu, należy na to pytanie odpowiedzieć negatywnie.
UWAGA: nieprawidłowe zakończenie pracy systemu może spowodować uszkodzenie bazy danych, ponadto w
przypadku gdy ochrona systemu jest uaktywniona (jest ustalone hasło zarządcy), uruchomienie
systemu po wcześniejszym nieprawidłowym zakończeniu jego pracy, może wymagać zgłoszenia się do
systemu zarządcy lub innego użytkownika o tym samym poziomie uprawnień (jeśli np. zostaną
uszkodzone pliki indeksowe haseł).
 DMS
Strona - 10
4 Dokumentacja.
Po zainstalowaniu systemu wszystkie dokumenty (słowniki, spisy, kartoteki, księgi, rejestry,
zestawienia, dzienniki, ewidencje, wykazy itp.) są puste. Aktualizacja dokumentów jest dostępna z menu
„przeglądanie dokumentacji”. Podczas aktualizacji dokumentów można dopisać, poprawić lub usunąć dowolną
informację (o ile operacja jest dozwolona - np. przeglądając zestawienie roczne nie można dopisać do niego
nowej pozycji, wprowadzanie zapisów do zestawienia rocznego odbywa się pośrednio poprzez wpis do księgi).
O tym jakie operacje może wykonać użytkownik, decydują posiadane przez niego uprawnienia, bieżący stan
danego dokumentu (np. nie można wyszukać informacji w pustej kartotece - informację można jedynie
wprowadzić) oraz poziom, z jakiego otrzymano dostęp do danego dokumentu (np. w trakcie rejestracji
dokumentów nie ma możliwości poprawienia informacji w spisie miejscowości, informację można jedynie
dopisać lub wskazać).
UWAGA: nie należy usuwać niepotrzebnej informacji z dokumentów, przed wykonaniem archiwalnej kopii
(przed końcem okresu obrachunkowego).
4.1 Spisy.
Spisy pozwalają usystematyzować niektóre z informacji zawartych w bazie danych, umożliwiają
przeprowadzenie selekcji informacji z bazy danych a przede wszystkim pozwalają na oszczędność zajmowanego
przez informacje, miejsca w pamięci zewnętrznej (np. nazwa ulicy pamiętana jest tylko jeden raz, a przy każdym
adresie występuje jedynie odwołanie do odpowiedniej nazwy). Spisy uporządkowane są w sposób naturalny
wynikający np. z kolejności alfabetycznej nazw. Informacje pamiętane w spisach są dostępne, podczas edycji
powiązanego ze spisem pola dokumentu (np. kartoteki). Jeśli kursor ustawiony jest na polu, które ma powiązanie
ze spisem, wówczas naciśnięcie dowolnego klawisza poza klawiszami Enter i Tab (patrz rozdział „Dokumentacja
- Kartoteki”), spowoduje uaktywnienie spisu. Jeśli zostanie naciśnięty jeden z klawiszy oznaczonych literą
alfabetu to znacznik pozycji spisu (znak „»” lub belka) ustawi się na pierwszą informację rozpoczynającą się na
literę odpowiadającą naciśniętemu klawiszowi. Jeśli naciśnięty zostanie inny klawisz a dane pole kartoteki nie
jest puste, to znacznik pozycji spisu ustawi się na informację podaną w polu kartoteki. Podczas przeglądania
spisu można użyć następujących klawiszy:
Home
End
PgUp
PgDn
↑
↓
A..Z
Tab
Insert (Ins)
Delete (Del)
Enter (↵)
Esc
przesunięcie znacznika na drugą pozycję widoczną na ekranie
przesunięcie znacznika na przedostatnią pozycję widoczną na
ekranie
przewinięcie zawartości okna w kierunku początku
przewinięcie zawartości okna w kierunku końca
przesunięcie znacznika na poprzednią pozycję
przesunięcie znacznika na następną pozycję
wyszukanie pozycji wg wzorca (włączenie trybu wyszukiwania wyłączenie trybu nastąpi po naciśnięciu dowolnego z pozostałych
klawiszy podanych w tabeli)
przeniesienie pozycji spisu w pole dokumentu z równoczesnym
opuszczeniem spisu
wprowadzenie nowej pozycji
usunięcie pozycji
poprawienie pozycji
opuszczenie spisu bez wybrania informacji (jeśli przed wejściem do
spisu powiązane pole dokumentu nie było puste, wówczas
poprzednia zawartość pola zostanie usunięta
Jednym ze sposobów przeglądania spisu jest podawanie kolejnych liter (znaków) informacji. Uaktywnienie
takiego sposobu wyszukiwania jest sygnalizowane pojawieniem się na ramce ograniczającej pole na informację
ze spisu, okienka zawierającego dotychczas wprowadzone znaki, określające wzorzec poszukiwań. Znacznik
będzie się ustawiał na informację najbardziej pasującą do wzorca. Zakończenie operacji wyszukiwania wg
wzorca, nastąpi po naciśnięciu dowolnego klawisza sterującego np. klawisza Enter, przy czym:
1)
jeśli naciśnięty zostanie klawisz Tab, to jednocześnie z zakończeniem
wyszukiwania wg wzorca, nastąpi zakończenie operacji przeglądania
spisu i wyszukana informacja zostanie przeniesiona do odpowiedniego
pola kartoteki,
 DMS
Strona - 11
2) jeśli naciśnięty zostanie klawisz Esc, to jednocześnie z zakończeniem wyszukiwania wg wzorca, nastąpi
zakończenie operacji przeglądania spisu, a odpowiednie pole kartoteki pozostanie puste (jeśli przed wejściem
do spisu pole to nie było puste, to poprzednia zawartość pola zostanie usunięta).
Należy pamiętać, że usunięcie ze spisu informacji, do której są powiązania z kartoteką (np. nazwy ulicy
wykorzystywanej w danych niektórych kontrahentów) spowoduje zatracenie takich powiązań (a więc przy
danych tych kontrahentów nie będzie wyświetlana nazwa ulicy).
4.1.1 Spis miejscowości.
Spis zawiera nazwy miejscowości. W przypadku gdy, w trakcie wprowadzania informacji, podana
zostanie nazwa miejscowości pamiętana już w spisie miejscowości, wówczas znacznik ustawi się na identycznej
informacji, przy czym wprowadzana informacja nie zostanie zapamiętana. By szybko wyszukać w spisie nazwę
miejscowości należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco wskazywał nazwy najbardziej
pasujące do podanej we wzorcu.
4.1.2 Spis ulic.
Spis zawiera nazwy wszystkich ulic występujących w adresach kontrahentów. Nie ma możliwości
podania dwóch jednakowych nazw ulic (próba wprowadzenia nazwy ulicy już figurującej w spisie spowoduje
ustawienie znacznika na identyczną z wprowadzaną, nazwę ulicy, bez zapamiętania wprowadzanej nazwy). By
szybko wyszukać w spisie nazwę ulicy należy kolejno wprowadzać litery nazwy. System będzie na bieżąco
wskazywał nazwy najbardziej pasujące do podanej we wzorcu.
4.1.3 Spis opisów zdarzeń.
W spisie zamieszcza się opisy zdarzeń gospodarczych. Spis jest pomocy podczas wypełniania pola
„opis zdarzenia gospodarczego” z księgi przychodów i rozchodów. Ułatwia on jednolitą klasyfikację zdarzeń
gospodarczych. Zasady wprowadzania oraz wyszukiwania informacji w spisie opisów zdarzeń, są takie same jak
dla innych spisów.
4.1.4 Spis tras wyjazdów.
Spis przeznaczony jest do przechowywania informacji o wszystkich stałych trasach wyjazdów.
Informacja ze spisu jest wykorzystywana podczas wypełniania ewidencji przebiegu. Wprowadzając informację
do spisu należy podać opis trasy, liczbę km, cel wyjazdu oraz określić status (litera „l” oznacza trasę lokalną).
Spis może być uporządkowany alfabetycznie: wg tras wyjazdów lub wg celów wyjazdów. Nie można
wprowadzić do spisu dwóch tras, które mają ten sam opis trasy oraz cel wyjazdu.
4.2 Kartoteki.
Kartoteki, księgi, ewidencje, dzienniki, rejestry oraz zestawienia pozwalają na przechowywanie
informacji stanowiącej podstawę funkcjonowania systemu KPR. Przeglądanie dokumentów może być
przeprowadzone na dwa sposoby:
- wierszowo - na ekranie monitora widoczne są, w postaci listy, podstawowe dane dla kilkunastu pozycji
dokumentu (np. w przypadku kartoteki kontrahentów: nazwa firmy lub nazwisko i imię
właściciela oraz nazwa miejscowości),
- stronicowo - ekran zawiera informacje dotyczące tylko jednej pozycji dokumentu (dla podanego wyżej
przykładu są to pełne informacje dotyczące danego kontrahenta).
Stronicowe wyświetlanie informacji jest aktywne tylko wtedy, jeśli cała informacja nie mieści się w jednym
wierszu. Po wybraniu dokumentu dostępny jest tryb wierszowy. Wejście w tryb stronicowy odbywa się poprzez
naciśnięcie klawisza ? (jednoczesne naciśnięcie klawiszy Shift i /). Powrót z trybu
wierszowego do trybu stronicowego nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc. Aktualizacja (dopisanie, poprawienie
lub usunięcie informacji) jest możliwa w obu trybach wyświetlania informacji. W przypadku wyświetlania
wierszowego, na czas aktualizacji pojawią się dane wybranej pozycji kartoteki w postaci stronicowej. W trakcie
przeglądania wierszowego można użyć klawiszy opisanych w rozdziale 4.1. Ponadto klawiszem F4 można
określić sposób porządkowania informacji do wyświetlenia. W wyszukiwaniu stronicowym dostępne są klawisze:
 DMS
Strona - 12
Home
End
PgUp
PgDn
*
Tab
Insert (Ins)
Delete (Del)
Enter (↵)
Esc
wyświetlenie pierwszej pozycji
wyświetlenie ostatniej pozycji
wyświetlenie poprzedniej pozycji
wyświetlenie następnej pozycji
wyszukanie pozycji wg wzorca
wskazanie pozycji
wprowadzenie nowej pozycji
usunięcie pozycji
poprawienie pozycji
opuszczenie wyświetlania stronicowego
W trakcie przeglądania stronicowego dokumentów, po naciśnięciu klawisza * pojawi się kursor umożliwiający
wprowadzenie wzorca do poszukiwań. Przed wprowadzeniem wzorca można ustalić jego typ korzystając z
klawiszy strzałek w górę i dół. Po wprowadzeniu wzorca (i zaakceptowaniu go klawiszem Enter) zostanie
wyszukana informacja najbardziej pasująca do wzorca (np. podanie liter „na”, przy przeglądaniu kartoteki
kontrahentów i ustawionym typie wzorca jako nazwa firmy, spowoduje wyszukanie danych pierwszej firmy,
której nazwa rozpoczyna się od liter „Na”).
UWAGA: używane określenia najbardziej pasująca, zbliżona, najbliższa oznaczają, że system odszuka
informację, która pokrywa się ze wzorcem, a w przypadku gdy takiej informacji nie odnajdzie,
następną wynikającą z kolejności (alfabetycznej, porządkowej itp.).
Dopuszczalne typy wzorców zaznaczone są rozjaśnieniem odpowiednich pól dokumentu. Szczegółowe
omówienie zasad wyszukiwania, podane zostało osobno w opisie każdego z dokumentów. Po wskazaniu danego
typu wzorca, staje się on kryterium układu, wykorzystywanym w określeniu porządku, wg jakiego odbywa się
wybieranie kolejnych pozycji dokumentu, po użyciu klawiszy Home, End, PgUp, PgDn (Ctrl-PgUp i CtrlPgDn). Umiejętne manipulowanie tymi klawiszami oraz właściwy wybór typu wzorca, pozwalają na bardzo
szybkie wyszukanie interesującej informacji. Jeśli dane pole dokumentu jest powiązane ze spisem to:
1) naciśnięcie klawisza Enter, oznacza akceptację aktualnej wartości pola;
2) naciśnięcie klawisza Tab, oznacza usunięcie aktualnej wartości pola;
3) naciśnięcie dowolnego innego klawisza niż wyżej wymienione, uaktywni powiązany z danym polem spis.
4.2.1 Kartoteka kontrahentów.
Kartoteka kontrahentów pozwala na przechowywanie wszelkich danych dotyczących danego
kontrahenta. W trakcie wprowadzania danych kontrahenta, konieczne jest wypełnienie jednego z pól: „nazwa
firmy” lub „nazwisko” i „imię”. Podanie pozostałych danych nie jest konieczne. Podczas podawania numeru
NIP muszą być spełnione warunki: numer musi składać się z 10 cyfr i 3 myślników; myślniki mogą znajdować
się na dowolnym miejscu za wyjątkiem pierwszego i ostatniego miejsca w polu numeru. Imię kontrahenta można
podać jedynie po wprowadzeniu nazwiska. Podobnie przy aktualizacji danych kontrahenta, jeśli zostanie usunięte
nazwisko, system automatycznie usunie imię kontrahenta. Podczas wprowadzania danych adresowych nazwę
miejscowości oraz nazwę ulicy wpisuje się lub wyszukuje, korzystając z odpowiedniego spisu (patrz obsługa
spisów). System uniemożliwia zapamiętanie dwóch kontrahentów o jednakowym numerze NIP, REGON lub
PESEL. Jednak, jeśli np. dany kontrahent ma numer NIP, to nie jest sprawdzany warunek niepowtarzania
numerów REGON lub PESEL (wówczas może np. istnieć w kartotece kontrahent o nieprawidłowym numerze
REGON). Próba wprowadzenia danych kontrahenta posiadającego np. numer NIP identyczny z numerem NIP
kontrahenta pamiętanego już w bazie danych zakończy się wyszukaniem kolidujących z wprowadzanymi danych
(numery identyfikacyjne nie mogą się powtórzyć - taki przypadek jest więc wynikiem pomyłki np. powtórnego
wprowadzenia danych kontrahenta lub błędu podczas wprowadzania numeru).
UWAGA: w przypadku firmy, posiadającej np. kilka oddziałów a jeden numer NIP, dane oddziałów można
dopisać wykorzystując funkcję dostępną w trakcie przeglądania stronicowego kartoteki, pod
klawiszem F6-Dopis; funkcja jest dostępna jedynie jeśli kartoteka jest przeglądana wg kolejności
wynikającej z numerów identyfikacyjnych kontrahentów; po wyszukaniu ostatniego kontrahenta
(oddziału) o tym samym numerze identyfikacyjnym, należy nacisnąć klawisz F6 i wprowadzić dane
oddziału; podczas wprowadzania danych nie ma możliwości ustalenia (zmiany) informacji o
numerach identyfikacyjnych; jeśli operacja wywołania funkcji nie zostanie przeprowadzona
prawidłowo, wówczas podczas zapisu danych system zasygnalizuje błąd nr 9 (patrz dodatek C) a
wprowadzone dane nie zostaną zapamiętane.
Jednym ze sposobów wyszukiwania w wyświetlaniu stronicowym informacji, jest podanie wzorca wg jakiego ma
być wyszukana informacja o danym kontrahencie. W kartotece kontrahentów istnieje możliwość podania wzorca
w jednym z pięciu typów:
1) numer identyfikacyjny NIP - jeśli nie zostanie odnaleziony żaden numer NIP pasujący do wzorca, system
wyświetli dane kontrahenta o najwyższym numerze REGON,
 DMS
Strona - 13
2) numer identyfikacyjny REGON - jeśli nie zostanie odnaleziony żaden numer REGON pasujący do wzorca,
system wyświetli dane kontrahenta o najwyższym numerze PESEL,
3) numer identyfikacyjny PESEL - jeśli nie zostanie odnaleziony żaden numer PESEL pasujący do wzorca,
system wyświetli dane kontrahenta o ostatnim numerze PESEL, a przy braku jakiegokolwiek numeru
PESEL, o ostatnim numerze REGON, ewentualnie przy braku jakiegokolwiek numeru REGON i PESEL
o ostatnim numerze NIP,
4) nazwa firmy lub nazwisko - ten układ umożliwia przeglądanie kartoteki kontrahentów wg kolejności
alfabetycznej wynikającej z nazw firm lub nazwisk kontrahentów, w przypadku gdy w kartotece przy
danych kontrahenta widnieje zarówno nazwa firmy jak i nazwisko, daną pozycję kartoteki można
odszukać pod nazwą firmy (nazwisko nie jest uwzględniane w ustalaniu porządku alfabetycznego
kartoteki);
5) nazwa skrócona - ten układ umożliwia przejrzenie kartoteki kontrahentów wg porządku alfabetycznego
ustalonego przez nazwy skrócone - jako nazwa skrócona może być podany dowolny ciąg znaków, a więc pole
to pozwala na nadawanie firmom dowolnych identyfikatorów, pole to ma za zadane ułatwić wyszukiwanie
danych kontrahenta i nie jest wykorzystywane w systemie do innych celów.
Podczas wyświetlania wierszowego klawiszem F4 można ustalić jako kryterium układu porządkowania
informacji każde z kryteriów z wyświetlania stronicowego (w wyświetlaniu wierszowym kryteria 1..3 i 4..5
tworzą dwa złożone kryteria).
W przypadku dostępu do kartoteki kontrahentów z poziomu innego dokumentu np. księgi przychodów i
rozchodów, system ustawi jako kryterium wyświetlania kartoteki porządek wynikający z numerów
identyfikacyjnych, jeśli w polu służącym do wpisania danych kontrahenta naciśnięty zostanie klawisz oznaczony
cyfrą (lub spacją - pierwsze naciśnięcie spacji wyszukuje pierwszy zapis dotyczący numeru PESEL, drugie
naciśnięcie spacji wyszukuje pierwszy zapis dotyczący numeru REGON, jeśli spacja nie została naciśnięta
wyszukiwany będzie numer NIP) a w pozostałych przypadkach porządek wynikający z nazw kontrahentów. Jeśli
w kartotece brak jest pozycji dla danego porządku (np. żadna z firm nie ma wpisanego numeru NIP, REGON lub
PESEL) system zgłosi ten fakt dźwiękiem i przestawi porządek wyświetlania danych z kartoteki na inny.
4.2.2 Kartoteka wpisów (czynności) stałych.
Kartoteka służy do przechowywania w systemie powtarzalnych zapisów, które następnie mogą być
wprowadzone do księgi przychodów i rozchodów. Forma zapisu w kartotece różni się tym od zapisu w księdze,
że nie zawiera pól „numer w księdze” oraz „data zdarzenia gospodarczego”. Zasady edycji kartoteki są
zgodne z zasadami edycji księgi przychodów i rozchodów. Jedyną różnicą jest brak możliwości wskazania
bieżącego numeru dowodu - nie jest dostępny na tym polu klawisz F2-Pomoc.
Wprowadzenie wpisu do kartoteki wymaga określenia opisu zdarzenia gospodarczego. Kartoteka może być
uporządkowana alfabetycznie: wg opisów zdarzeń lub nazw skróconych kontrahentów.
Kartoteka przyśpiesza wypełnianie księgi zapisami, które są powtarzalne. Raz wprowadzony zapis do kartoteki
wpisów (czynności) stałych, wywołujemy podczas wprowadzania wpisu do księgi przychodów i rozchodów i
uzupełniamy go o informację określającą datę zdarzenia oraz ewentualnie modyfikujemy w nim informacje z
niektórych pól (np. aktualizujemy kwotę). Prowadzenie kartoteki wpisów stałych oprócz tej zalety, że
przyśpiesza wypełnianie księgi przychodów i rozchodów zapisami powtarzalnymi (np. raz w miesiącu występują:
odpis amortyzacyjny, różnorakie stałe opłaty typu czynsz, energia elektryczna, ubezpieczenia itp.), zabezpiecza
użytkownika przed pominięciem wpisu w danym miesiącu (kartoteka zawiera wszystkie wpisy powtarzalne, a
użytkownik musi jedynie zwrócić uwagę by je w odpowiednim czasie przekazać do księgi)
4.3 Księga przychodów i rozchodów.
W systemie możliwe jest przechowywanie ksiąg zawierających informacje dotyczące dowolnych
okresów działalności firmy. Informacje odnoszące się do odrębnych lat kalendarzowych pamiętane są w
osobnych zbiorach danych. Przed rozpoczęciem edycji księgi przychodów i rozchodów, należy podać rok, dla
którego ma być otwarta księga. Jeśli podany zostanie rok, dla którego księga nie była założona w systemie, na
ekranie pojawi się komunikat informujący o braku danych. Dane zawarte w księgach z lat ubiegłych można
jedynie przeglądać i drukować. W księdze dotyczącej roku bieżącego można dokonywać aktualizacji zapisów.
Zapisy w księdze powinny być dokonywane na podstawie odpowiednich dowodów potwierdzających
poniesienie wydatków (kosztów) lub osiągnięcie przychodu, zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM
MINISTRA FINANSÓW w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zasady
komputerowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów przy pomocy systemu KPR nie różnią się od zasad
prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie broszury do której dokonuje się wpisów długopisem.
Zastosowanie systemu KPR ułatwia prowadzenie (wypełnianie) księgi, pozwala uniknąć wielu błędów (np.
dotyczących podsumowań) oraz ujednolica same zasady wypełniania pól (np. pola dotyczącego opisu zdarzenia
gospodarczego). Jeżeli nowy zapis, dotyczy korekty innego zapisu, a dane zawarte w księdze należy
pomniejszyć, wówczas kwotę poprzedza się znakiem minus.
Po naciśnięciu klawisza Ins można wprowadzić nowy zapis do księgi. Podczas wypełniania pól księgi
obowiązują następujące zasady:
 DMS
Strona - 14
a) numer w księdze nadawany jest nadawany automatycznie przez system - jest to kolejny numer porządkowy
zapisu w danym roku kalendarzowym (numerem tym oznacza się dowód stanowiący podstawę dokonania
zapisu);
b) data zdarzenia gospodarczego - kolumna przeznaczona jest do podania daty wynikającej z dokumentu
stanowiącego podstawę dokonania wpisu do księgi (system podpowiada datę bieżącą);
c) numer dowodu - w polu tym należy wpisać numer dowodu stanowiącego podstawę dokonania wpisu do
księgi, jeśli pole to nie zostanie wypełnione system zasygnalizuje to dźwiękiem, po czym pozwoli na
dalszą edycję, system zawiera funkcję ułatwiającą wypełnianie tego pola w przypadku dokumentów
własnych - bezpośrednio po ustawieniu się kursora na tym polu dostępny jest klawisz F2-Pomoc,
podpowiadający w pięciu liniach kolejno: aktualną treść pola „numer dowodu”, bieżący symbol numeru
faktury, rachunku, dowodu wewnętrznego oraz zestawienia - naciśnięcie klawisza Enter wybiera aktualnie
wyróżniony symbol, po zatwierdzeniu zapisu z księgi, system zwiększy bieżącą numerację dla
dokumentu, do którego odnosił się wybrany symbol;
d) opis zdarzenia gospodarczego można wprowadzić korzystając ze spisu opisów zdarzeń, dostępnego w
systemie, po wyszukaniu i wybraniu właściwego opisu, można go przenieść do księgi naciskając klawisz
Tab (jeśli brak właściwego określenia w spisie opisów zdarzeń, można spis uzupełnić, naciskając klawisz
Ins), po wybraniu opisu, opis można uściślić, dopisując dodatkową informację (informacja ta będzie
pamiętana tylko przy tym zapisie księgi i nie będzie pamiętana w spisie opisów zdarzeń), jeśli pole opisu
nie zostanie wypełnione system zasygnalizuje to dźwiękiem, po czym pozwoli na dalszą edycję, jeśli
podczas poprawiania informacji pamiętanej w tym polu ma być wybrany nowy opis zawarty w spisie
opisów zdarzeń gospodarczych, należy po ustawieniu kursora na tym polu nacisnąć klawisz Tab i po
przesunięciu kursora na pierwszy znak aktualnie wyświetlanego opisu postępować zgodnie z zasadami
wprowadzania opisu do pustego pola;
e) dane kontrahenta - jeśli dane kontrahenta znajdują się w kartotece kontrahentów wystarczy wyszukać i
wskazać klawiszem Tab właściwą informację, w przeciwnym wypadku należy uzupełnić zawartość
kartoteki kontrahentów, o dane nowego kontrahenta i wówczas wskazać je do przeniesienia do księgi, do
księgi przeniesione zostaną takie dane jak: nazwa firmy lub nazwisko i imię (jeśli nazwa firmy nie jest
określona) oraz adres: nazwa ulicy, numer (domu i mieszkania), kod pocztowy oraz nazwa miejscowości;
f) pola dotyczące kwot przychodów oraz kosztów wypełnia się wg zasad obowiązujących przy podawaniu
kwot, (nie wypełnia się pól zawierających sumy przychodów lub kosztów, pola te zostaną wyliczone
automatycznie na podstawie wartości odpowiednich składników);
g) w polu uwagi można zamieścić dowolny komentarz.
Po wprowadzeniu informacji, system automatycznie zaktualizuje zapisy zawarte w zestawieniu rocznym (patrz
kolejny rozdział).
Istnieje alternatywny sposób wprowadzania informacji do księgi. Można wprowadzić informację do księgi
korzystając z danych zawartych w innych systemach, przykładowo informacja o sprzedaży towarów i usług może
być przekazana z systemu wspomagania sprzedaży, informacja o zakupach z systemu wspomagania zakupów itd.
Taki sposób wypełniania księgi, znacznie przyśpiesza proces wpisywania, a ponadto zmniejsza ryzyko
popełnienia błędu. Operacja transferu danych dostępna jest w księdze przychodów i rozchodów po naciśnięciu
klawisza F5-Inne. Po wybraniu polecenia należy podać ścieżkę dostępu do miejsca w którym znajdują się dane
przygotowane do importu przez system źródłowy. Podczas rozpoczęcia operacji system podpowiada ostatnio
wykorzystywaną ścieżkę dostępu. Po wskazaniu ścieżki, jeśli system odnajdzie importowany zbiór, wyświetli
informację, o pochodzeniu danych (nazwa systemu i numer wersji), dacie założenia zbioru oraz liczbie zapisów
w nim zawartych. Ponadto przeprowadzona zostanie kontrola struktury zbioru i jeśli będzie ona różna od
struktury akceptowanej przez system KPR, pojawi się komunikat informujący o niezgodności i operacja importu
danych zostanie przerwana.
W zależności od stanu parametru automatyczna aktualizacja dokumentów, operacja transferu może przebiegać
automatycznie lub pod kontrolą operatora. W tym drugim przypadku, każdy zapis przed wprowadzeniem go do
księgi musi być zaakceptowany przez operatora. Przed akceptacją wyświetlane dane można uzupełnić o
brakującą informację lub skorygować. Jeśli wyświetlana informacja nie ma być wprowadzona do księgi należy
nacisnąć klawisz Esc. System pominie wyświetlaną informację i wyświetli następną z importowanych informacji.
Podczas importu wszystkim transakcjom dotyczącym sprzedaży narzucony zostanie opis „sprzedaż”. W
przypadku transakcji dotyczących zakupów, system narzuci opis „zakupy”. Jeśli transakcja dotyczy korekty
sprzedaży bądź zakupów opis zostanie uzupełniony o słowo „korekta”. W przypadku zakupów odpowiednie
kwoty są automatycznie klasyfikowane (w oparciu o charakter zakupu) jako zakup materiałów lub towarów,
inwestycja lub środek trwały, zakup wyposażenia lub pozostałe koszty, koszty uboczne zakupu, koszty reklamy
objęte limitem. Importowane dane wprowadzane są do bieżącego okresu obrachunkowego. Jeśli wprowadzany
zapis ma datę operacji nie należącą do bieżącego okresu obrachunkowego, wówczas jeśli data należy do
poprzedniego miesiąca to przyjmowana jest data zapisu określona jako pierwszy dzień miesiąca bieżącego
okresu, natomiast jeśli data operacji należy do następnego okresu to data zapisu ustalona jest na ostatni dzień
miesiąca bieżącego okresu. Ponowny transfer tej samej informacji (transakcji o tym samym numerze dokumentu
źródłowego i tej samej dacie rejestracji operacji) spowoduje zastąpienie poprzedniej informacji jeśli należy ona
do nie zamkniętego okresu obrachunkowego lub sygnalizację wystąpienia błędu (informacja niezgodna) jeśli
 DMS
Strona - 15
informacja należy do okresu, który już został zamknięty. Podczas transferu dokonuje się też automatyczna
aktualizacja zapisów w kartotece kontrahentów. Jeśli transfer nie przebiega automatycznie wówczas kartoteka
kontrahentów jest jedynie uzupełniana. W przeciwnym przypadku, dodatkowo aktualizowana jest informacja
dotycząca danego kontrahenta. System przyjmuje że dane zawarte w wyszukanej kartotece kontrahentów oraz
dane dotyczące kontrahenta dostarczone wraz z informacją o transakcji są zgodne jeśli:
1) wypełnione jest pole „symbol” na kartotece kontrahenta i symbol jest zgodny z przekazanym symbolem w
danych dostarczonych;
2) gdy pole „symbol” nie jest wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano numer NIP i numer jest zgodny z
numerem NIP w danych dostarczanych;
3) gdy pola „symbol” i „NIP” nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano numer REGON i numer
jest zgodny z numerem REGON w danych dostarczanych;
4) gdy pola „symbol” , „NIP” i „REGON” nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano numer
PESEL i numer jest zgodny z numerem PESEL w danych dostarczanych;
5) gdy pola „symbol” , „NIP”, „REGON” i „PESEL” nie są wypełnione, a na kartotece kontrahenta zapisano
nazwę firmy i nazwa firmy oraz adres są zgodne z nazwą oraz adresem zawartym w danych
dostarczanych;
6) gdy pola „symbol” , „NIP”, „REGON”, „PESEL” i „nazwa firmy” nie są wypełnione, a na kartotece
kontrahenta zapisano nazwisko i imię przy czym nazwisko, imię oraz adres są zgodne z nazwiskiem
imieniem oraz adresem zawartym w danych dostarczanych;
W przeciwnym przypadkach system uznaje, że dostarczono dane nowego kontrahenta i uzupełni kartotekę
kontrahentów o dostarczone dane. Podczas zakończenia operacji transferu system sprawdza istnienie znacznika
końca zbioru. Brak znacznika sygnalizowany jest dźwiękiem.
Po wprowadzeniu wszystkich zapisów dotyczących danego okresu obrachunkowego (miesiąca) należy zamknąć
okres obrachunkowy. Operacja zamknięcia okresu dostępna jest w menu uaktywnianym klawiszem F5-Inne.
Operacja jest odwracalna, jeśli na nowy okres obrachunkowy nie zarejestrowano w księdze żadnych wpisów
(można przywrócić możliwość wykonania operacji poprzez anulowanie od końca i kasowanie anulowanych
zapisów w księdze).
Ponieważ wpisy do księgi można wprowadzać jedynie w otwartym okresie obrachunkowym, jeśli spodziewamy
się otrzymania (np. w przesyłce pocztowej) dokumentów, które mają być ujęte w zamykanym okresie
obrachunkowym, należy zarezerwować pozycje w księdze dokonując wpisu np. na kwotę symbolicznego 1gr
(jeśli znamy kwotę transakcji możemy wpisać wysokość tej kwoty). Dane zawarte w okresie obrachunkowym
poprzedzającym bezpośrednio otwarty okres obrachunkowy, można poprawiać do dnia 20 bieżącego miesiąca
tzn. dnia określającego termin złożenia deklaracji PIT-5 i wpłaty zaliczki na podatek dochodowy.
UWAGA: powyższa zasada nie obowiązuje jeśli bieżący okres obrachunkowy nie jest zgodny z aktualną datą
kalendarzową.
Inną możliwością wprowadzenia wpisów do zamkniętego okresu odnoszącego się do poprzedniego miesiąca
(jeśli nie minął 20 dzień bieżącego miesiąca), jest wykorzystanie funkcji „wprowadzenie wpisu do ubiegłego
okresu”, dostępnej po naciśnięciu klawisza F5-Inne. Wpisy takie są umieszczane po ostatnim wpisie dotyczącym
poprzedniego miesiąca i powodują automatyczne przenumerowanie wszystkich następnych wpisów w księdze
(użytkownik musi pamiętać o poprawieniu numerów naniesionych na dokumenty, będące podstawą wykonania
wpisu w księdze, odnoszące się do bieżącego miesiąca tak by ich numeracja odpowiadała numeracji w księdze
po wprowadzeniu dodatkowego wpisu dotyczącego ubiegłego miesiąca). Operacja wprowadzenia wpisu do
ubiegłego okresu nie jest dostępna, jeśli bieżącym okresem obrachunkowym jest styczeń. W tym wypadku
wprowadzenie wpisów do ubiegłego roku jest dostępne poprzez otwarcie księgi dotyczącej roku ubiegłego - do
czasu zamknięcia roku lub jeśli rok nie został zamknięty do 30 kwietnia, w księdze przychodów i rozchodów
dotyczącej roku ubiegłego dostępna jest operacja dopisywania.
W systemie dostępne są dwie operacji zamknięcia okresu: zamknięcie miesiąca (A) i zamknięcie roku (B).
ad. A)Funkcja pozwala na zamknięcie okresu obrachunkowego. Po wywołaniu funkcji system informuje jaki
okres (miesiąc) zostanie zamknięty i prosi operatora o potwierdzenie wykonania tej operacji. Po
zamknięciu okresu obrachunkowego nie ma możliwości bezpośredniego dopisywania dokumentów do
tego okresu. Funkcji nie można wykonać, jeśli nie został zamknięty poprzedni rok obrachunkowy, a
operator zamierzał zamknąć okres dotyczący grudnia. Jeśli został zamknięty grudzień, to system
przeniesie numer ostatniego zapisu w księdze przychodów i rozchodów w pole opisujące numer
ostatniego zapisu w księdze przychodów i rozchodów z ubiegłego roku i ustawi na zero numerację
zapisów w księdze przychodów i rozchodów dotyczącej kolejnego roku obrachunkowego (patrz
funkcja ustalania numeracji dokumentów) - analogicznie zaktualizowana zostanie numeracja dla
innych dokumentów, utworzy zbiory danych na nowy rok oraz wprowadzi do zestawienia rocznego
zapis odnoszący się do nowego roku (razem rok), przyjmując jako wartość spisu na początek roku
podatkowego wartość spisu na koniec ubiegłego roku podatkowego.
ad. B)Do czasu zamknięcia roku możliwe jest dopisywanie dokumentów z datą 31 grudnia, do roku ubiegłego.
Funkcji zamknięcia roku nie można wywołać, w przypadku gdy nie został zamknięty okres dotyczący grudnia
bieżącego roku.
 DMS
Strona - 16
Kolejną operacją dostępną po naciśnięciu klawisza F5-Inne, jest operacja wprowadzenia wpisu stałego. Wpisy te
zawarte są w kartotece wpisów (czynności) stałych. Po wybraniu wpisu z kartoteki, można go edytować jak
każdy inny wprowadzony wpis. Operacja jest szczególnie użyteczna w przypadku w wprowadzania np. na koniec
miesiąca zapisów odnoszących się do kosztów: amortyzacji, czynszu (dzierżawy), zużycia energii elektrycznej
itp.
Klawisz F5-Inne wywołujący menu dodatkowych operacji dostępnych w księdze przychodów i rozchodów jest
dostępny jedynie w księdze dotyczącej bieżącego okresu obrachunkowego.
Po naciśnięciu klawisza F6-Suma wyświetlone zostanie zestawienie roczne dla otwartej księgi przychodów i
rozchodów (pełne zestawienie roczne z wszystkich lat, jakie są zarejestrowane w systemie dostępne jest w menu
„raporty, zestawienia...”. Zasady obsługi dokumentu są opisane w następnym rozdziale.
Dostępny podczas stronicowego przeglądania księgi klawisz F7-Zapłacono pozwala zarejestrować informację o
zapłaconej kwocie odnoszącej się do wskazanego dokumentu. Operacja jest dostępna niezależnie od tego czy
dane z zapisu odnoszą się do bieżącego okresu czy też nie.
Błędne zapisy można anulować. Zapisy te pozostaną w księdze, lecz kwoty z tych zapisów nie będą ujęte w
zestawieniu rocznym. Anulowane zapisy oznaczone są słowem „anulowano”. Identycznie jak podczas operacji
poprawiania, anulować można jedynie zapisy z bieżącego okresu obrachunkowego lub z poprzedniego okresu
obrachunkowego, jeśli nie minął 20 dzień bieżącego miesiąca. Ostatni zapis księgi, jeśli był anulowany i należy
do otwartego okresu, można usunąć (w przypadku edycji księgi dotyczącej ubiegłego roku otwartym okresem
jest grudzień). Anulowanych zapisów nie można poprawiać.
W księdze dotyczącej roku ubiegłego, do 30 kwietnia bieżącego roku (termin złożenia zeznania podatkowego)
jeśli rok ubiegły nie został zamknięty, można dokonywać zapisów na miesiąc grudzień (są one rejestrowane z
datą określoną jako 31 grudnia). Dostępna jest również operacja anulowania zapisów dotyczących grudnia.
Informacja w księdze przychodów i rozchodów może być uporządkowana chronologicznie wg dokonywania
zapisów, w porządku wynikającym z numeracji dokumentów księgowych lub alfabetycznie wg kolejności
wynikającej z opisów zdarzeń gospodarczych. Wydruk księgi odbywa się zawsze w porządku chronologicznym.
Przed wydrukiem należy określić okres z jakiego zapisy mają być wydrukowane. Jeśli będzie on obejmował
dokładnie jeden miesiąc, wówczas podsumowanie księgi będzie zawierało sumę dla tego miesiąca oraz sumę
narastająco od początku roku. W przypadku, gdy podany okres nie opisuje jednego miesiąca kalendarzowego,
wydruk zawiera sumę dla pozycji które są na nim zamieszczone i również sumę od początku roku. Następnie
należy określić liczbę drukowanych kopii (egzemplarzy) księgi, podać numer pierwszej drukowanej strony
(pozwala zachować ciągłość numeracji stron w ramach roku kalendarzowego) oraz określić czy wydruk odbywa
się na pojedynczych kartkach papieru, czy na składance. Księga może być wydrukowana zarówno na drukarce
15” jak i 10”. Jeśli księga drukowana jest na drukarce 10”, wydruk jednej kopii składa się z dwóch przebiegów.
W pierwszym przebiegu drukowana jest lewa część księgi (numer porządkowy, data zdarzenia gospodarczego,
numer dowodu księgowego, opis zdarzenia gospodarczego, nazwa i adres kontrahenta, uwagi). W drugim
przebiegu drukowane są kolumny zawierające kwoty. Zarówno na drukarce 15” jak i 10” pełen wydruk wykona
się jeśli gęstość druku ustawiona będzie na 12cpi. Przy gęstości 10cpi i wydruku na drukarce 15”, ucinane będą
ostatnie 22 znaki w kolumnie zawierającej opis zdarzenia oraz 25 ostatnich znaków z kolumny zawierającej dane
o kontrahencie. Wydruk z gęstością 10cpi na drukarce 10” powoduje odrzucenie ostatniej (rezerwowej) kolumny
zawierającej kwoty. Z powyższych przyczyn zalecane jest ustawienie gęstości wydruku księgi przychodów i
rozchodów na 12cpi.
4.4 Zestawienie roczne.
Zestawienie roczne stanowi uzupełnienie do informacji zawartych w księdze przychodów i rozchodów.
Zestawienie to zawiera sumy kolumn odpowiednio w ramach poszczególnych miesięcy danego roku
kalendarzowego oraz zbiorcze zestawienie sum z danych miesięcy dla każdego roku kalendarzowego, w którym
korzystano z systemu. Zestawienie zawiera informację z wszystkich lat działalności, w których korzystano z
systemu.
Zapisy w zestawieniu dokonywane są przez system automatycznie, w oparciu o wprowadzanie do księgi lub
poprawiane w księdze zapisy.
Oprócz podsumowania kolumn księgi dotyczących kwot, zestawienie pozwala na zawarcie w nim dodatkowych
informacji. Dla każdego miesiąca, po naciśnięciu klawisza Enter, można wprowadzić informację o wysokości
zaliczki miesięcznej odprowadzanej do urzędu skarbowego, wysokości składki na ubezpieczenie zdrowotne
(przekazanej i odliczonej) oraz składce na ubezpieczenia społeczne (edycja dostępna jest tylko dla roku
bieżącego). Łączną wartość wpłaconych zaliczek można zobaczyć przeglądając zestawienie dotyczące danego
roku (a nie miesiąca danego roku). Ponadto w zestawieniu tym można, po naciśnięciu klawisza F5-Dochód,
ustalić (dla bieżącego roku) lub zobaczyć (dla lat ubiegłych) wyliczenie dochodu. Dla bieżącego roku można
określić wartości składników, które nie są możliwe do ustalenia na podstawie wpisów do księgi przychodów i
rozchodów (wartości spisu z natury na początek i koniec roku podatkowego) oraz wartość wynagrodzeń w
naturze ujętych w innych kolumnach księgi). Dla lat ubiegłych wyliczenie dochodu można wydrukować klawisz F3-Wydruk (wydruk jest oznaczony datą 31.12 roku, którego wyliczenie dochodu dotyczy).
 DMS
Strona - 17
Po otwarciu nowego roku podatkowego jako wartość spisu z natury na początek roku podatkowego system
przyjmuje wartość spisu z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego.
Podczas przeglądania zestawienia rocznego można przeskoczyć do wybranego roku kalendarzowego.
4.5 Dokumentacja przebiegu samochodów.
Dokumentacja umożliwia rozliczanie kosztów eksploatacji samochodów wykorzystywanych w firmie.
Przed otwarciem dokumentacji należy w ewidencji samochodów wskazać klawiszem Tab, samochód a następnie
określić rok z którego dokumentacja ma być dostępna. Ewidencja ułożona jest w porządku wynikającym z
numerów rejestracyjnych samochodów. Użytkownik może jedynie zmienić treść zapisów z ewidencji (nie może
ich usuwać lub dopisywać nowych zapisów). Można ustalić numer rejestracyjny, markę, pojemność samochodu
oraz ewentualnie wyróżnić rodzaj pojazdu wpisując w ostatnie jednoznakowe pole literę „f”, wskazującą na
samochód firmy (a nie pracownika). Liczba dostępnych zapisów zależy od warunków opisanych w umowie
licencyjnej (domyślnie jest to jeden zapis).
Po wskazaniu samochodu oraz określeniu roku pojawi się menu obsługi dokumentacji. Numeracja dokumentacji
jest oddzielna dla każdego pojazdu.
4.5.1 Ewidencja przebiegu.
Ewidencja zawiera informację o przebiegu pojazdu. Podczas opisywania trasy wyjazdu można wskazać
trasę ze spisu tras (wypełnione zostaną pola: trasa wyjazdu, cel wyjazdu - tylko jeśli aktualnie pole to jest puste,
rodzaj trasy - tylko jeśli ze spisu zostało pobrane określenie celu wyjazdu oraz liczba km). Wybraną ze spisu tras
informację można dowolnie zaktualizować. Pole „stawka przebiegu za 1km” wypełniane jest domyślnie
wartością określoną parametrem „stawka przebiegu za 1km - patrz menu „zmiana parametrów zarządzania”, w
zależności od pojemności silnika samochodu, dla którego ewidencja jest udostępniona. Wartość ta może być
zmieniona przez użytkownika. W oparciu o liczbę km i stawkę przebiegu za 1km, system oblicza koszt
przejazdu. Numeracja zapisów w ewidencji jest narzucana przez system. Wprowadzenie zapisu do ewidencji
wymaga podania liczby km (wypełnienie pozostałych pól nie jest konieczne).
Pozycję ewidencji można anulować. Ostatni zapis, jeśli jest anulowany, można usunąć.
Ewidencję można przeglądać w porządku chronologicznym wynikającym z kolejności wprowadzenia informacji
oraz alfabetycznie wg tras wyjazdów lub wg celów wyjazdu.
Ewidencję można wydrukować. Przed wydrukiem należy określić przedział czasu z jakiego zapisy mają być ujęte
na wydruku, liczbę drukowanych kopii oraz numer pierwszej drukowanej strony. Wydruk ewidencji na papierze
10” ma ucinaną całą (przy gęstości 10cpi) lub część (przy gęstości 12 cpi) kolumny „uwagi”.
4.5.2 Zestawienia kosztów eksploatacji.
Do zestawienia wypisywane są dokumenty opisujące poniesione koszty eksploatacji samochodu. Rodzaj
wydatku ustala się poprzez wskazanie jednego z określeń. Numeracja zapisów w zestawieniu jest narzucana
przez system. Wprowadzenie zapisu do zestawienia wymaga podania numeru dowodu poniesienia kosztów
(wypełnienie pozostałych pól nie jest konieczne).
Pozycję zestawienia można anulować. Ostatni zapis, jeśli jest anulowany, można usunąć.
Zestawienie może być przeglądane w porządku chronologicznym wynikającym z kolejności wprowadzenia
informacji oraz alfabetycznie wg numerów dowodów poniesienia kosztów.
Zestawienie można wydrukować. Przed wydrukiem należy określić przedział czasu z jakiego zapisy mają być
ujęte na wydruku, liczbę drukowanych kopii oraz numer pierwszej drukowanej strony.
4.5.3 Rozliczenie.
Rozliczenie jest dokumentem generowanym przez system w oparciu o zapisy zamieszczone w ewidencji
przebiegu oraz zestawieniu kosztów eksploatacji. Przed wyświetleniem rozliczenia system prosi o wskazanie
miesiąca dla którego ma być wyznaczone rozliczenie. Zasada tworzenia rozliczenia jest następująca:
1) wyliczane są w oparciu o zestawienie kosztów eksploatacji miesięczne wydatki wg zestawienia;
2) również w oparciu o zestawienie kosztów eksploatacji wyliczane są wydatki od początku roku;
3) z ewidencji przebiegu wyznaczana jest kwota ryczałtu odnosząca się do analizowanego miesiąca;
4) również z ewidencji przebiegu wyznaczana jest kwota ryczałtu od początku roku;
5) wartości wyznaczone w punktach 2 i 4 są porównane i wybrana zostaje mniejsza z kwot, która stanowi limit
wydatków jakie można zaliczyć w koszty od początku roku;
6) wyznaczana jest kwota jaka została zaliczona w koszty w poprzednim miesiącu (w przypadku stycznia kwota
jest równa zeru);
7) jeśli kwota z pozycji 6 jest mniejsza od kwoty z pozycji 5 to różnica kwot z pozycji 5 i 6 stanowi kwotę
wydatków do zaliczenia w koszty w danym miesiącu - w przeciwnym wypadku kwota wydatków do
zaliczenia w koszty w danym miesiącu jest równa zeru.
Wynik rozliczenia można wydrukować.
Jeśli rozliczenie dotyczy bieżącego okresu obrachunkowego lub odnosi się do grudnia ubiegłego roku (a nie
minął jeszcze 30 kwietnia i rok ubiegły nie został zamknięty), przy czym kwota do zaliczania w koszty jest różna
 DMS
Strona - 18
od zera, to dostępny jest klawisz F5-Wpis, umożliwiający wykonanie wpisu do księgi przychodów i rozchodów,
określającego koszty eksploatacji samochodu. Operacja wpisu może być wywoływana wielokrotnie (system
zaktualizuje kwotę dotychczas pamiętaną w księdze przychodów i rozchodów). Zakończenie operacji wpisu
sygnalizowane jest komunikatem stwierdzającym wykonanie operacji lub sygnalizacją błędu (przyczyny
niewykonania operacji).
Jeśli ewidencja przebiegu nie zawiera żadnych zapisów, a w zestawieniu kosztów eksploatacji kwota wydatków
jest różna od zera, system po sygnalizacji dźwiękiem powyższej sytuacji, uznaje za wydatki miesięczne do
zaliczenia w koszty, całość wydatków zarejestrowaną w zestawieniu kosztów eksploatacji dla danego miesiąca
(od użytkownika zależy czy dokona on wpisu do księgi czy też nie). Działanie takie jest wymagane w przypadku
rejestracji jedynie kosztów eksploatacji (które ze względu na wewnętrzne uregulowania w firmie, mają być
rozbijane na poszczególne pojazdy), gdy firma nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu dla tych
pojazdów (wszystkie samochody stanowią własność firmy).
4.6 Rejestry VAT.
W systemie KPR mogą być przechowywane rejestry VAT dotyczące analogicznych okresów, do jakich
odnoszą się księgi przychodów i rozchodów. W związku z tym przed wyświetleniem menu wyboru rejestru VAT,
operator ustala okres rozrachunkowy, z którego rejestry będą przeglądane. Rejestry mogą być drukowane. Po
naciśnięciu klawisza F3 należy określić przedział czasu jaki ma być ujęty na wydruku (jeśli będzie on obejmował
dokładnie jeden miesiąc, wówczas podsumowanie rejestru będzie zawierało sumę dla tego miesiąca),
wprowadzić liczbę drukowanych egzemplarzy rejestru oraz określić numer pierwszej drukowanej strony rejestru
(parametr ten pozwala zachować numerację stron w ramach roku kalendarzowego). Jeśli wydruk odbywa się na
drukarce (papierze) 10”, odpowiednio skracana jest szerokość kolumny „Nabywca” lub „Dostawca”, w
zależności od rodzaju rejestru, tak by linia wydruku nie była łamana. Wydruk odbywa się w porządku w jakim
dane z rejestru wyświetlane są na ekranie. Pozycje odnoszące się do nieaktywnych stawek podatku VAT (stawki
zw. 0%, 7% i 22% są zawsze aktywne), na wydrukach zamiast kwot podsumowywujących mają nadrukowane
znaki #.
Wprowadzanie danych do rejestrów jest możliwe podczas przeglądania rejestrów dotyczących bieżącego roku.
Podczas wprowadzania zapisu, data wystawienia dla zapisów z rejestrów sprzedaży oraz data wpływu dla
zapisów z rejestrów zakupu, musi należeć do aktualnego okresu obrachunkowego. Po wprowadzeniu zapisu do
rejestru automatycznie pojawi się w księdze przychodów i rozchodów zapis odnoszący się do zapisu z rejestru
(możliwe jest też wprowadzenie zapisu tylko do rejestru VAT). Zapisy w księdze przychodów i rozchodów
wynikające z zapisów z rejestrów VAT nie podlegają w księdze żadnej edycji (poprawienie takich zapisów jest
możliwe tylko poprzez poprawienie odpowiedniego zapisu z rejestru VAT). Dostępna jest natomiast operacja
anulowania zapisu w księdze - zapis w rejestrze nie będzie anulowany. Natomiast anulowanie zapisu w rejestrze
automatycznie anuluje powiązany z nim zapis w księdze przychodów i rozchodów. Anulowane pozycje
zaznaczone są słowem „anulowano”. Wydruk rejestru zawiera anulowane pozycje, nie są one jednak
uwzględniane w podsumowaniu i nie mają drukowanych kwot. Ostatni anulowany w rejestrze zapis można
usunąć (jeśli dotyczy on ostatniego zapisu z księgi przychodów i rozchodów, również ten zapis zostanie
usunięty).
Do księgi przychodów i rozchodów przekazywana jest kwota stanowiąca różnicę, między wartością brutto do
zapłaty a podatkiem VAT wpisanym do tabeli w przypadku rejestrów sprzedaży lub podatkiem VAT
podlegającym odliczeniu lub warunkowemu odliczeniu w przypadku rejestrów zakupów. Ponadto w przypadku
rejestrów zakupów:
− jeśli charakter zakupu jest określony jako towar lub materiał, wówczas koszty klasyfikowane są jako koszty
zakupu towarów i materiałów;
− jeśli charakter zakupu jest określony jako inwestycja lub środek trwały, wówczas takie zapisy nie są
wprowadzane do księgi przychodów i rozchodów;
− jeśli charakter zakupu jest określony jako wyposażenie, wówczas koszty klasyfikowane są jako pozostałe
wydatki.
W przypadku wprowadzenia do rejestru zapisu dotyczącego zakupu towaru, materiału lub wyposażenia i zmiany
charakteru zakupu na „środek trwały” lub „inwestycja”, we wprowadzonym wcześniej do księgi przychodów i
rozchodów zapisie zostaną wyzerowane kwoty. Zapis taki jednak pozostanie w księdze.
Zapisy z rejestrów sprzedaży podczas przekazywania danych do księgi, za datę zdarzenia gospodarczego będą
miały uznaną datę wystawienia, natomiast zapisy z rejestrów zakupów - datę wpływu.
Podczas przeglądania wierszowego rejestrów widoczne są takie dane jak: numer w rejestrze, data
wystawienia (tylko dzień i miesiąc), numer dokumentu (faktury VAT ewentualnie rachunku lub dokumentu
korygującego odpowiednio do rodzaju rejestru), wartość sprzedaży lub zakupów netto, naliczony podatek i
wartość sprzedaży lub zakupów brutto. Ponadto na ramce wyświetlany jest numer w księdze przychodów i
rozchodów dla wyróżnionej pozycji. W trybie wierszowym, podczas przeglądania rejestrów wg dat wystawienia
dokumentów, istnieje możliwość wyszukania pierwszej pozycji dotyczącej określonej daty wystawienia
dokumentu (po naciśnięciu klawisza * można wprowadzić datę lub zaakceptować datę podpowiadaną przez
system). W trakcie przeglądania rejestru, poszczególne zapisy w rejestrze mogą być uporządkowane wg
 DMS
Strona - 19
numeracji zapisów rejestru, wg numeracji zapisów w księdze przychodów i rozchodów do których te zapisy
rejestru się odnoszą, wg kolejności wynikającej z daty wystawienia dokumentu lub wg kolejności wynikłej z
numeracji dokumentów sprzedaży lub zakupu ewentualnie korekty sprzedaży lub zakupu.
Podczas przeglądania rejestrów VAT w trybie wierszowym dostępne są klawisze F5-Inne oraz F6-Suma.
Pierwszy z nich umożliwia dostęp do operacji wprowadzenia wpisu dotyczącego ubiegłego okresu
obrachunkowego oraz operacji wprowadzenia wpisu jedynie do rejestru VAT (bez przekazania danych do księgi
przychodów i rozchodów). Zasady wprowadzenia wpisu do ubiegłego okresu są takie jak w przypadku
wprowadzenia wpisu do ubiegłego okresu w księdze przychodów i rozchodów. W tym wypadku
przenumerowanie wykonane będzie zarówno w rejestrze VAT jak i w księdze (jeśli zapis wprowadzany do
ubiegłego okresu generuje zapis w księdze przychodów i rozchodów).
Po naciśnięciu klawisza F6-Suma i podaniu okresu wyliczona zostanie i wyświetlona suma pozycji rejestru dla
zadanego okresu.
Dostępny podczas stronicowego przeglądania reejstru klawisz F7-Zapłacono pozwala zarejestrować informację
o zapłaconej kwocie odnoszącej się do wskazanego dokumentu. Operacja jest dostępna niezależnie od tego czy
dane z zapisu odnoszą się do bieżącego okresu czy też nie.
4.6.1 Rejestry zakupów.
Rejestry zakupów składają się z dwóch typów dokumentów: rejestru zakupów i kosztów zawierającego
zapisy dotyczące dokumentów zakupu oraz rejestru korekt zakupów i kosztów zawierającego zapisy dotyczące
dokumentów korekt zakupu. Rejestr zakupów i kosztów pozwala gromadzić dane dla wszystkich rodzajów
kosztów, gdyż umożliwia zachowanie informacji o charakterze zakupu: materiał, towar, inwestycja, środek
trwały, wyposażenie, pozostałe koszty.
Wprowadzając zapis do rejestru zakupów należy wprowadzić numer dokumentu zakupu a w przypadku rejestru
korekt zakupów, również numer dokumentu korygującego (bez podania tych informacji nie można zatwierdzić
edycji). Jeśli te informacje nie zostaną wprowadzone, operacja rejestracji nie będzie wykonana. Wprowadzając
daty dokumentów należy pamiętać, że muszą one być wcześniejsze od daty bieżącej (mniejsze lub równe dacie
bieżącej). Data wpływu musi być większa lub równa dacie wystawienia. Dane kontrahenta można wskazać w
kartotece kontrahentów naciskając klawisza Tab. Jeśli jest to pierwszy dokument otrzymany od danego
kontrahenta, w trakcie przeglądania kartoteki kontrahentów, można ją uzupełnić o dane tego kontrahenta
(operację dopisania włącza się klawiszem Ins). Dane kontrahenta nie muszą być podane.
W kolejnym kroku rejestracji
należy, wprowadzić kwoty w odpowiednie pola opisujące podstawy
opodatkowania (wypełnić tabelę podstaw opodatkowania). Podczas edycji tabeli dostępne są klawisze:
Home
End
↑
↓
PgUp
PgDn
Enter (↵)
Esc
przesunięcie podświetlenia na pierwszy wiersz tabeli
przesunięcie podświetlenia na ostatni wiersz tabeli
przesunięcie podświetlenia na poprzedni wiersz tabeli
przesunięcie podświetlenia na następny wiersz tabeli
przewinięcie zawartości tabeli w kierunku początku
przewinięcie zawartości tabeli w kierunku końca
poprawienie wiersza
opuszczenie tabeli
Zakończenie edycji tabeli nastąpi po naciśnięciu klawisza Esc. Kursor ustawi się na polu dotyczącym charakteru
zakupu. Charakter zakupu można określić poprzez wskazanie jednego z pojęć: materiał, towar, inwestycja,
środek trwały, wyposażenie, koszty działalności gospodarczej. Następnie należy wprowadzić kwoty określające
podatek naliczany w ramach grup podatkowych (podatek potrącany bezpośrednio od podatku należnego;
podatek potrącany po uzyskaniu lub spełnieniu określonych warunków, patrz artykuł 20 i 21 ustawy „o podatku
od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym”; podatek nie podlegający zwrotowi lub odliczeniu od podatku
należnego patrz artykuł 25 ustawy). System sprawdzi, czy suma podatku VAT wg grup podatkowych równa jest
sumie podatku VAT wyliczonego od podanych w tabeli wartości netto zakupu. W przypadku gdy warunek
równości nie będzie spełniony, system wyda sygnał dźwiękowy, wprowadzone wartości zostaną jednak przyjęte.
Następnie system wyznaczy łączną wartość zakupów. Jeśli wyznaczona wartość jest mniejsza od kwoty do
zapłaty brutto, system wyda sygnał dźwiękowy (tylko gdy kwota do zapłaty brutto nie jest równa zeru) i zastąpi
kwotę wpisaną w pole „do zapłaty brutto”, wyliczoną wartością.
Operator może dodatkowo wprowadzić do systemu informacje o sposobie i terminie zapłaty, określić kwotę do
zapłaty brutto oraz kwotę, która została zapłacona. Termin płatności musi być większy lub równy dacie
wystawienia. Jeśli data wystawienia będzie większa od terminu płatności system uzna, że termin płatności jest
taki jak data wystawienia. Datę terminu płatności można wyznaczyć podając liczbę dni terminu. W tym celu
należy bezpośrednio po ustawieniu się kursora na polu „ w terminie do” nacisnąć klawisz F2 i otwartym oknie
podać liczbę dni jakie pozostały do upływu terminu płatności (po otwarciu okna pojawi się w nim aktualna liczba
dni, jakie pozostały do upływu terminu płatności - jeśli wyliczona z daty terminu płatności liczba dni będzie
 DMS
Strona - 20
równa zeru, system przyjmie liczbę 14). Podana liczba dni zostanie przeliczona na datę i wyświetlona w polu „w
terminie do”.
4.6.2 Rejestry sprzedaży.
Podobnie jak rejestry zakupów, również rejestry sprzedaży składają się z dwóch typów dokumentów:
rejestru sprzedaży zawierającego zapisy dotyczące dokumentów sprzedaży oraz rejestru korekt sprzedaży
zawierającego zapisy dotyczące dokumentów korekt sprzedaży.
Wprowadzając zapis do rejestru sprzedaży należy wprowadzić numer dokumentu sprzedaży a w przypadku
rejestru korekt sprzedaży, również numer dokumentu korygującego (bez podania tych informacji nie można
zatwierdzić edycji). Jeśli te informacje nie zostaną wprowadzone, operacja rejestracji nie będzie wykonana.
Wprowadzając daty dokumentów należy pamiętać, że muszą one być wcześniejsze od daty bieżącej (mniejsze
lub równe dacie bieżącej). Dane kontrahenta można wskazać w kartotece kontrahentów naciskając klawisza Tab.
Jeśli jest to pierwszy dokument otrzymany od danego kontrahenta, w trakcie przeglądania kartoteki
kontrahentów, można ją uzupełnić o dane tego kontrahenta (operację dopisania włącza się klawiszem Ins). Dane
kontrahenta nie muszą być podane.
W kolejnym kroku wprowadzania zapisu do rejestru należy wypełnić tabelę opisującą sprzedaż netto, podatek
VAT oraz sprzedaż brutto dla poszczególnych stawek podatku VAT. Klawisze dostępne podczas edycji tabeli
zostały opisane w rozdziale dotyczącym wprowadzania zapisów do rejestrów zakupów i kosztów. Podczas
wypełniania tabeli obowiązują następujące reguły:
− wprowadzenie wartości netto dla danej stawki podatku VAT spowoduje naliczenie wartości tego podatku dla
tej stawki oraz wyznaczenie wartości brutto jako sumy wartości netto i podatku VAT;
− wprowadzenie wartości podatku VAT nie powoduje żadnych przeliczeń wartości netto, natomiast wartość
brutto zostanie wyznaczona jako suma wartości netto i podatku VAT;
− podanie wartości brutto spowoduje wyliczenie wartości podatku VAT jako odwrotności (z dokładnością do
czterech miejsc po przecinku - a więc metodą w stu) oraz wyznaczenie wartości netto jako różnicy pomiędzy
wprowadzoną wartością brutto a wyliczonym podatkiem.
Dla każdej stawki podatku VAT, w bazie danych pamiętana jest wartość netto i podatek VAT (wyświetlana
wartość brutto, zawsze jest wyznaczana poprzez zsumowanie wartości netto i podatku VAT).
Po zakończeniu edycji tabeli, system sprawdzi czy wyznaczona wartość sprzedaży brutto jest mniejsza od kwoty
do zapłaty brutto. W przypadku gdy taka sytuacja zaistnieje, system wyda sygnał dźwiękowy (tylko gdy kwota do
zapłaty brutto nie jest równa zeru) i zastąpi kwotę wpisaną w pole „do zapłaty brutto”, wyliczoną wartością.
Operator może dodatkowo wprowadzić do systemu informacje o sposobie i terminie zapłaty, określić kwotę do
zapłaty brutto oraz kwotę, która została zapłacona. Termin płatności musi być większy lub równy dacie
wystawienia. Jeśli data wystawienia będzie większa od terminu płatności system uzna, że termin płatności jest
taki jak data wystawienia. Datę terminu płatności można wyznaczyć podając liczbę dni terminu. W tym celu
należy bezpośrednio po ustawieniu się kursora na polu „w terminie do” nacisnąć klawisz F2 i otwartym oknie
podać liczbę dni jakie pozostały do upływu terminu płatności (po otwarciu okna pojawi się w nim aktualna liczba
dni, jakie pozostały do upływu terminu płatności - jeśli wyliczona z daty terminu płatności liczba dni będzie
równa zeru, system przyjmie liczbę 14). Podana liczba dni zostanie przeliczona na datę i wyświetlona w polu „w
terminie do”.
Na wydrukach rejestru sprzedaży sprzedaż na eksport sumowana jest w polu odnoszącym się do wartości
sprzedaży netto.
4.7 Inne dokumenty dostępne w systemie.
Oprócz dokumentów związanych z rejestracją pracy systemu, dostępne są dodatkowe dokumenty,
pomocne w prowadzeniu działalności. Dokumenty te opisane zostały w następnych rozdziałach. Podczas
generowania raportów system może zgłosić błędy:
− nr 15 (brak danych) - oznacza brak pliku księgi odnoszącego się do analizowanego okresu lub brak zapisów
w tym pliku;
− nr 4 (błąd otwarcia pliku indeksowego).
Podczas ustalania okresu jaki ma być analizowany system domyślnie podpowiada okres od początku roku do
końca bieżącego miesiąca. Naciśnięcie, bezpośrednio po pojawieniu się tej informacji, klawisza spowoduje, że
pojawi się jako domyślny okres, przedział czasu odnoszący się do roku ubiegłego.
Operację generowania raportu można przerwać naciskając klawisz Esc (system poprosi pytaniem o
potwierdzenie przerwania operacji).
4.7.1 Raport - zestawienie operacji dla kontrahenta.
Raport przygotowywuje wykaz zawierający wszystkie operacje zawarte w zadanym okresie, odnoszące
się do wskazanego kontrahenta. Wykaz zawiera informacje o pozycji w księdze, dacie, numerze dowodu
księgowego oraz kwocie przychodu, zakupach, kosztach i wydatkach. Na ramce wyświetlany jest opis zdarzenia
dla pozycji, która jest na ekranie wyróżniona. Wykaz może być ułożony chronologicznie lub wg wielkości kwot.
Raport zawiera podsumowanie kwot. Możliwe jest wybranie operacji dotyczących jednego kontrahenta, którego
 DMS
Strona - 21
dane zawarte są w kartotece kontrahentów lub grupy kontrahentów oznaczonych tym samym symbolem (patrz
kartoteka kontrahentów).
4.7.2 Raport - zestawienie obrotów z kontrahentami.
Raport przygotowywuje wykaz zawierający wszystkie operacje zawarte w zadanym okresie, dla każdego
z kontrahentów, z którym w zadanym okresie została zarejestrowana w księdze jakakolwiek operacja. Wykaz
zawiera informacje o nazwie kontrahenta oraz sumarycznej kwocie przychodu, sumarycznych zakupach i
sumarycznych kosztach i wydatkach. Dodatkowo dla wyróżnionej pozycji wykazu, na ramce wyświetlana jest
nazwa kontrahenta. Wykaz może być ułożony alfabetycznie wg nazw kontrahentów lub wg wielkości kwot.
Kontrahenci mogą być połączeni w grupę oznaczoną tym samym symbolem dla której w raporcie pojawi się
jeden zapis.
4.7.3 Raport - zestawienie 80/20 dla przychodów.
Raport powstaje poprzez opracowanie wyniku raportu „zestawienie obrotów z kontrahentami” (obsługa
obu raportów jest identyczna) poprzez wybranie zapisów stanowiących 80% łącznej kwoty przychodów, które
generuje 20% kontrahentów.
4.7.4 Raport - zestawienie 80/20 dla rozchodów.
Raport powstaje poprzez opracowanie wyniku raportu „zestawienie obrotów z kontrahentami” (obsługa
obu raportów jest identyczna) poprzez wybranie zapisów stanowiących 80% łącznej kwoty zakupów, wydatków i
kosztów, które generuje 20% kontrahentów.
4.7.5 Raport - zestawienie transakcji nierozliczonych.
Raport przygotowywuje wykaz zawierający wszystkie transakcje nierozliczone zawarte w zadanym
okresie, odnoszące się do wskazanego kontrahenta lub do wszystkich kontrahentów. Wykaz zawiera informacje o
numerze dowodu księgowego, dacie, terminie płatności, rodzaju dokumentacji do której wprowadzono (z której
pochodzi) zapis oraz pozycji zapisu w tej dokumentacji, saldzie, dotychczas zapłaconej kwocie oraz kwocie
sprzedaży lub zakupu. Na ramce wyświetlana jest nazwa kontrahenta dla pozycji, która jest na ekranie
wyróżniona. Wykaz może być ułożony chronologicznie, wg wielkości salda lub alfabetycznie wg nazw
kontrahentów. Raport zawiera podsumowanie kwot. Możliwe jest wybranie operacji dotyczących jednego
kontrahenta, którego dane zawarte są w kartotece kontrahentów, grupy kontrahentów oznaczonych tym samym
symbolem (patrz kartoteka kontrahentów) lub wszystkich kontrahentów. Podczas przeglądania wykazu można
wprowadzić informacje o zapłaconej kwocie. Zostanie ona odnotowana na dokumencie, do którego odnosi się
zapis zestawienia oraz na dokumentach pochodnych (np. w rejestrze sprzedaży oraz księdze przychodów i
rozchodów, jeśli zapis w księdze powstał podczas wprowadzania zapisu do rejestru).
 DMS
Strona - 22
5 Prowadzenie dokumentacji.
Obecnie w systemie nie ma dostępnych specjalnych funkcji przeznaczonych do rejestracji dokumentów.
Wprowadzenie zapisu do dokumentów odbywa się poprzez naciśnięcie klawisza Ins, podczas przeglądania
dokumentacji dotyczącej bieżącego okresu obrachunkowego (patrz poprzedni rozdział). Samo prowadzenie
księgi opiera się na tych samych zasadach, jakie obowiązują podczas prowadzenia księgi przychodów i
rozchodów w formie broszury, do której dokonuje się wpisów długopisem, zawartych w odpowiednim
ROZPORZĄDZENIU MINISTRA FINANSÓW w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i
rozchodów.
UWAGA: jeśli w bieżącym roku kalendarzowym nie wprowadzono żadnych zapisów do księgi, to podczas
pierwszego uruchomienia systemu w nowym roku kalendarzowym, system automatycznie przestawi
bieżący okres obrachunkowy na miesiąc styczeń nowego roku kalendarzowego, utworzy pliki na rok
bieżący oraz wprowadzi do zestawienia rocznego zapis odnoszący się do bieżącego roku (razem rok).
 DMS
Strona - 23
6 Zmiana parametrów zarządzania.
W rozdziale tym opisany jest sposób ustalenia wartości poszczególnych parametrów zarządzania
wykorzystywanych w systemie, oraz ich wpływ na pracę systemu. W przypadku parametrów będących
przełącznikami, ustawienie ich w pozycję „TAK” oznacza aktywność parametru, a ustawienie w pozycję „NIE”
wyłącza daną opcję.
6.1 Parametry strategiczne.
Podrozdział zawiera opis parametrów szczególnie istotnych ze względu na sposób pracy systemu (np.
przeprowadzania obliczeń, prowadzenia aktualizacji itp.).
6.1.1 Automatyczna aktualizacja dokumentów.
Parametr ustala sposób pracy systemu podczas przeprowadzania transferu danych z innych systemów.
Jeśli parametr jest aktywny operacja transferu przeprowadzona będzie bez udziału operatora. W przeciwnym
przypadku każdy wprowadzany zapis do księgi przychodów i rozchodów, wynikający z importowanych danych
musi być potwierdzony przez operatora (przed potwierdzeniem operator ma możliwość przeprowadzenia korekty
informacji przygotowanej do zapisu).
6.1.2 Umożliwienie pracy z groszami.
Ustawienie tego parametru na „TAK” pozwala na wprowadzenie zaokrągleń mniejszych od 1zł.
Wówczas wszystkie wartości (kwoty) będą podawane z dwoma miejscami po przecinku (nawet gdy są
wprowadzane przez użytkownika z dokładnością do 1zł). Przełączenie parametru na „NIE” spowoduje
„ukrywanie” części po przecinku dla wyświetlanych wartości, które wcześniej wprowadzono lub wyliczono z
zaokrągleniem mniejszym od 1zł (wyświetlane są wartości zaokrąglone, a w obliczeniach biorą udział wartości
rzeczywiste) oraz automatycznie zamieni na 1zł wszystkie zaokrąglenia, określone w następnym rozdziale, które
są ustawione na 10gr lub 1gr, a wg których system wyznacza bieżące wyniki.
6.1.3 Rząd zaokrąglania wyników obliczeń.
Tym parametrem ustala się dokładność z jaką są wyznaczane, wyświetlane i drukowane wyniki
wszystkich obliczeń (zaokrąglenie ogólne), dokładność z jaką zaokrągla się ostateczny wynik obliczeń oraz
dokładność z jaką są liczone składniki. Patrz też poprzedni rozdział.
6.2 Domyślna liczba kopii dokumentów.
Kopię dokumentu można uzyskać stosując kalkę. Jednak przy korzystaniu z systemów komputerowych,
wydruk kolejnych egzemplarzy dokumentu, nie jest obciążony żadną pracą operatora (wszystkie dane niezbędne
do wydruku kolejnych egzemplarzy dokumentu są pamiętane w systemie a więc operator nie musi ich ponownie
wprowadzać). Parametrem tym można określić liczbę drukowanych przez system egzemplarzy dokumentu.
Liczba ta będzie każdorazowo podpowiadana, przed rozpoczęciem wydruku, jako domyślna liczba drukowanych
egzemplarzy dokumentu (operator może wówczas zmieniać ją dla aktualnego wydruku na inną).
6.3 Stan blokady wpisywania.
Parametr ten nie jest aktualnie wykorzystywany przez system. Przewiduje się go do zablokowywania lub
odblokowywania możliwości edycji dokumentów, które nie powinny być zmieniane po upływie pewnej daty
granicznej np. po zakończeniu roku kalendarzowego, zablokowana zostałaby możliwość poprawiania
dokumentów z poprzednich lat, jeśli blokada wpisywania byłaby aktywna. Ewentualne poprawki możliwe byłyby
jedynie po wyłączeniu blokady.
6.4 Ustalenie numeracji dokumentów.
Funkcja pozwala ustalić dowolną początkową numerację dokumentów z bieżącego i ubiegłego roku
wykorzystywanych w systemie (zapisów w księdze przychodów i rozchodów, rejestrach VAT oraz dokumentacji
dotyczącej eksploatacji samochodów a także numerów wystawianych faktur, rachunków, dowodów
wewnętrznych i zestawień), poprzez wprowadzenie numerów ostatnio nadanych tym dokumentom. Należy
jednak pamiętać, że system sam ustala początkową numeracje dokumentów w nowym roku, oraz sam aktualizuje
numerację (i potrafi ją odtworzyć - po wywołaniu funkcji „reindeksacji”). Ponadto podanie niewłaściwej
numeracji może doprowadzić do zgłaszania w systemie błędów typu „próba zapisu informacji niezgodnej”.
Funkcja przeznaczona jest przede wszystkim, do ustalenia początkowej numeracji dokumentów, jeśli jest ona
inna od zerowej.
Numerację dotyczącą dokumentacji przebiegu samochodów ustala się po wskazaniu klawiszem Tab w ewidencji
samochodów, samochodu dla którego numeracja ma być aktualizowana. Można określić początkowy numer w
ewidencji przebiegu oraz w zestawieniu kosztów eksploatacji.
 DMS
Strona - 24
W przypadku dokumentów: faktura, rachunek, dowód wewnętrzny oraz zestawienie, dostępny jest klawisz
F5-Wzorzec, który pozwala określić budowę symbolu dla dokumentu. Symbole tych dokumentów (z
uwzględnieniem bieżącej numeracji) są podpowiadane podczas wprowadzania zapisów do księgi, jeśli
użytkownik naciśnie klawisz F2-Pomoc, gdy kursor znajduje się na polu „numer dowodu”. Podczas określania
wzorca można wykorzystać znaki:
− ? - wskazują miejsce, które zostanie wypełnione liczbą wynikającą z bieżącej numeracji (liczba znaków „?”
określa długość pola numeru);
− r - wskazuje miejsce, w które wprowadzony zostanie symbol roku (wprowadzonych zostanie tyle cyfr roku,
licząc od końca, ile liter „r” znajduje się w symbolu);
− m - wskazuje miejsce, w które zostanie wprowadzony symbol miesiąca.
Każdy ze znaków może być użyty w symbolu wielokrotnie, jednak tylko w jednym ciągu (powtórzenie znaków w
kolejnym ciągu spowoduje, zignorowane przez system kolejnego ciągu, przy czym długość pierwszego ciągu
zostanie powiększona o długość ignorowanego ciągu).
Numerację dotyczącą roku ubiegłego można ustalać jedynie do 30 kwietnia włącznie, jeśli rok ubiegły nie został
zamknięty lub do czasu zamknięcia roku ubiegłego.
6.5 Wzorzec uwag.
Parametr pozwala określić domyślną treść pola „uwagi” w księdze przychodów i rozchodów.
6.6 Stawka przebiegu za 1km.
Funkcja pozwala określić aktualną stawkę przebiegu za 1km dla samochodów o pojemności silnika do
900cm3 oraz powyżej. Parametr jest wykorzystywany podczas wprowadzania nowego wpisu do ewidencji
przebiegu samochodu.
6.7 Informacje o firmie.
Funkcja pozwala wyświetlić informacje o właścicielu licencji. Część z tych informacji użytkownik może
samodzielnie zmieniać (między innymi kod pocztowy, numery: telefonów; teleksów i faksów, nazwę banku i
numer konta, nazwę urzędu skarbowego, pod który firma podlega). Ewentualna zmiana takich danych jak: nazwa
firmy, nazwa skrócona, nazwisko i imię właściciela, adres (ulica; numer; miejscowość), numer NIP i REGON,
data rozpoczęcia działalności i numer w rejestrze jest możliwa jedynie przez autora systemu po wyrażeniu przez
niego zgody (licencja jest udzielana wyszczególnionemu w umowie licencyjnej podmiotowi i nie jest zbywalna).
 DMS
Strona - 25
7 Funkcje pomocnicze.
W rozdziale tym opisane są funkcje pozwalające użytkownikowi na ustalenie pracy systemu od strony
technicznej. Poniższe parametry pozwalają dostosować system do wymagań użytkownika oraz posiadanego
zestawu mikrokomputerowego. W podrozdziale „Funkcje specjalne” opisane zostały funkcje dotyczące ochrony
systemu przed nieuprawnionym użyciem oraz funkcja reindeksacji, odtwarzająca strukturę bazy danych w
przypadku awarii systemu.
7.1 Włączenie podpowiadania.
W trakcie przeglądania informacji zapisanych w systemie po naciśnięciu klawisza F2 można włączyć
(lub jeśli jest włączona - wyłączyć linię z nazwami klawiszy, jakie mogą być użyte do wyszukiwania lub edycji
zapisów. W funkcjach pomocniczych można ustalić, czy linia ta ma być widoczna w momencie wejścia do
operacji przeglądania, czy też nie.
7.2 Długość separatora dla indeksu.
Parametr pozwala określić długość separatora wyróżniającego grupy zapisów rozpoczynające się od
tych samych znaków.
7.3 Zmiana parametrów technicznych drukarki.
W celu umożliwienia użytkownikowi najoptymalniejszego wykorzystania możliwości technicznych
posiadanej drukarki, w systemie zawarto funkcje pozwalające przystosować system do używanej drukarki.
Dodatkowo część z tych funkcji pozwala na modyfikowanie wyglądu wydruku zgodnie z potrzebami
użytkownika. System udostępnia następujące przełączniki ustalające:
− sposób uzyskiwania polskich liter;
− wykorzystanie kodów sterujących;
− jakość wydruku;
− gęstość wydruku;
− port drukarki (kierunek wydruku);
− tryb pracy drukarki;
− szerokość wałka;
− kontrola długości linii;
− wysuwanie kartki do końca strony,
− wykorzystanie ciągu inicjującego,
oraz parametry definiujące:
− liczba znaków w linii;
− format strony (długość strony, długość obszaru perforacji, wysokość górnego marginesu, szerokość lewego
marginesu, liczbę linii na cal, orientacja);
− ciąg inicjujący.
W zależności od posiadanej drukarki, nie wszystkie parametry, mogą wpływać na pracę drukarki (np. orientację
wydruku można zmienić tylko dla drukarek sterowanych w trybie PCL, w przypadku innych drukarek
przestawienie tego parametru nie spowoduje żadnej zmiany w pracy drukarki).
W dalszej części rozdziału przedstawione zostanie znaczenie i wpływ wymienionych parametrów i
przełączników na pracę drukarki.
7.3.1 Sposób uzyskiwania polskich liter.
System umożliwia drukowanie dokumentów zawierających polskie znaki narodowe (litery ą, Ą, ę itd.).
Ta funkcja pozwala określić, jak technicznie drukarka będzie drukowała takie znaki. W całym systemie polskie
znaki są zdefiniowane w standardzie Mazowii. W chwili obecnej większość drukarek sprzedawanych na rynku
polskim, ma wbudowany generator z polskimi znakami (w standardzie Mazowii, Latin 2, ISO 8859-2 lub
WINDOWS 1250). Jeśli drukarka ma wbudowany generator znaków w standardzie Mazowii, to użytkownik
powinien wybrać jako sposób drukowania polskich znaków „wykorzystanie strony kodowej - Mazowia”. Przy
tym sposobie drukowania polskich znaków szybkość drukowania będzie największa. W przypadku posiadania
drukarki bez generatora znaków w standardzie Mazowii, a posiadającej generator znaków w standardzie Latin 2,
ISO 8859-2 lub WINDOWS 1250, należy wybrać sposób drukowania polskich znaków, opisany jako „konwersja
do kodu Latin 2”, „konwersja do kodu ISO 8859-2” lub „konwersja do kodu WINDOWS 1250”. Dla
użytkowników nie mających drukarek posiadających generator polskich znaków w standardzie Mazowii, Latin 2,
ISO 8859-2 lub WINDOWS 1250, przewidziano inne techniki realizacji polskich znaków: zdefiniowane fontów
lub użycie znaków diakrytycznych. Pierwsza z tych technik polega na zdefiniowaniu w buforze (pamięci)
drukarki kształtu polskich znaków. W związku z tym mikroprzełączniki drukarki powinny ustalać jej tryb pracy
jako EPSON i DOWNLOAD OFF (należy w instrukcji obsługi drukarki sprawdzić, które z mikroprzełączników
 DMS
Strona - 26
ustalają taki tryb pracy i odpowiednio je ustawić). Druga z technik nie jest powiązana z koniecznością
właściwego ustalenia mikroprzełączników, a polega na „składaniu” na wydruku polskich znaków z odpowiedniej
litery alfabetu angielskiego i odpowiedniego znaku diakrytycznego (np. litera ą powstanie po nałożeniu na literę
a przecinka). Ostatnia z dostępnych funkcji (zamiana na odpowiedniki łacińskie) pozwala użytkownikowi na
drukowanie dokumentów bez polskich liter (tzn. np. zamiast litery „ą” zostanie wydrukowana litera „a”).
Szybkość tworzenia takiego wydruku jest taka sama jak wydruku uzyskiwanego na drukarce z wbudowanym
generatorem polskich znaków w standardzie Mazowii. Ten sposób drukowania może być wykorzystany przy
drukowaniu np. pomocniczych zestawień, w których są istotne jedynie kwoty a nie opisy (lub opisy nie zawierają
polskich liter).
7.3.2 Kody sterujące.
System formatuje wydruk w sposób zdefiniowany przez autora systemu (np. nagłówki dokumentów
składają się z liter o dwukrotnie większych niż normalnie wymiarach, niektóre dane są drukowane czcionką
pochyloną itd.). Jeśli jednak użytkownik chciałby sam ustalić format wydruku, w oparciu o funkcje dostępne z
panela drukarki (lub drukarka nie pracuje w żadnym ze standardowych trybów EPSON, IBM lub PCL) należy
wyłączyć tę funkcję (nie korzystać z kodów sterujących).
7.3.3 Jakość wydruku.
Większość drukarek oferuje dwa podstawowe tryby wydruku: Draft - roboczy i NLQ korespondencyjny. W trybie Draft wydruk zostanie wykonany mniej więcej dwukrotnie szybciej w stosunku do
trybu NLQ, natomiast w trybie NLQ, jakość wydruku będzie znacznie lepsza (praktycznie nie powinny być
widoczne punkty, z których są złożone litery na wydruku) w stosunku do trybu Draft. Ustalając ten parametr
użytkownik określa jakiego typu wydruk ma być wykonany (uwaga: w przypadku drukarek laserowych wpływ
zmiany parametru na pracę drukarki może nie być widoczny).
7.3.4 Gęstość.
Jeśli drukarka nie blokuje kodu sterującego ustalającego gęstość wydruku, wartość tej funkcji jest
nadrzędna w stosunku do gęstości określonej na panelu drukarki.
7.3.5 Port drukarki (kierunek wydruku).
Najczęściej drukarka jest podłączona do pierwszego portu równoległego nazwanego LPT1. Jeśli jednak
użytkownik ma podłączoną drukarkę do innego portu równoległego niż LPT1 (czyli LPT2 lub LPT3) tym
parametrem należy „poinformować” system o właściwym numerze portu.
7.3.6 Tryb pracy.
Drukarki igłowe i część atramentowych wykorzystywane w pracy z mikrokomputerami typu IBM PC,
mają możliwość pracy w dwóch trybach: EPSON lub IBM. Aktywny tryb ustala się jednym z
mikroprzełączników drukarki (lub zmieniając wartość w setupie drukarki). Tryb ustalony za pomocą tych
mikroprzełączników powinien być zgodny z wartością parametru „tryb pracy” systemu. Należy zaznaczyć, że w
porównaniu z trybem EPSON, w trybie IBM nie ma możliwości definiowania fontów (nawet po wyborze
sposobu uzyskiwania polskich znaków jako definiowanie fontów - polskie znaki nie będą zdefiniowane) oraz nie
jest wykorzystywana czcionka pochylona.
Drukarki laserowe oraz niektóre drukarki atramentowe sterowane są tylko w języku PCL (lub innym języku opisu
strony). Dla tych drukarek tryb pracy należy określić jako PCL.
7.3.7 Szerokość wałka drukarki.
Wartość tej funkcji powinna odpowiadać rzeczywistej długości wałka drukarki (maksymalnej szerokości
drukowanej strony). Jeśli będzie ona niewłaściwa to przy ustawieniu długości 15" na drukarkach z wałkiem 10",
drukarka będzie drukowała przekraczającą długość wałka część wiersza w następnej linii (system nie będzie
temu zapobiegał ograniczając długość wiersza do rzeczywistej długości wałka drukarki), a w sytuacji ustawienia
parametru jako 10" i posiadanej drukarce z wałkiem 15", wydruk będzie ograniczany tylko do obszaru
mieszczącego się na wałku 10".
7.3.8 Kontrola długości linii.
Parametr ten określa, czy długość wysyłanej do drukarki linii do wydruku, ma być ograniczona do
wartości wynikającej z aktualnych parametrów drukarki (szerokość wałka drukarki, gęstość) oraz aktualnych
komend sterujących rozmiarem czcionki, czy też nie. Wyłączenie kontroli długości linii powoduje, że system nie
ogranicza długości wysyłanej do wydruku linii.
 DMS
Strona - 27
7.3.9 Liczba znaków w linii.
Parametr pozwala określić długość linii (w znakach) dla czterech podstawowych gęstości (w zależności
od parametru „gęstość” do ustalenia długości linii pobierane są dane zamieszczone w pierwszym i trzecim
wierszu tabeli (jeśli gęstość=10cpi) lub w drugim i czwartym wierszu tabeli (jeśli gęstość=12cpi). Wartości
zamieszczone w wierszu pierwszym i drugim odnoszą się do podstawowego trybu drukowania a w wierszu
trzecim i czwartym do zagęszczonego trybu drukowania. W przypadku drukarek sterowanych w trybach EPSON
i IBM wartości tych gęstości określane są liczbami: 10, 12, 17 i 20 cpi. Dla tych drukarek możliwe jest jedynie
określenie liczby znaków w linii. W przypadku drukarek sterowanych w trybie PCL oprócz długości linii można
również określać gęstość dla podstawowego i zagęszczonego trybu drukowania dla każdej z wartości parametru
„gęstość” - można więc swobodnie regulować wielkość znaków.
Zmiana szerokości wałka powoduje automatyczne przeliczenie liczby znaków w linii do aktualnej szerokości
wałka.
7.3.10 Format strony.
Po uaktywnieniu tej funkcji, pojawi się okienko informujące o bieżących wartościach następujących
parametrów:
− długość kartki papieru używanego w czasie drukowania;
długość podaje się w wierszach, kartka formatu A4 ma długość około 72 wierszy (dla odstępu 1/6 cala). może
się ona jednak zmieniać w zależności do drukarki (zależy ona od ustalonej na drukarce wielkości przesuwu
wałka - niektóre z drukarek posiadają funkcję pozwalającą określać wielkość przesuwu wałka z panela
drukarki),
− długość obszaru perforacji;
parametr ten pozwala ukształtować wydruk wielostronicowy na papierze ciągłym tak, by był on łatwy do
podzielenia na pojedyncze kartki, określa on odstęp w wierszach pomiędzy ostatnim wydrukowanym
wierszem na stronie poprzedniej a pierwszym wierszem na stronie następnej,
UWAGA: jeśli wydruk odbywa się na pojedynczych kartkach papieru to parametr ten opisuje wysokość
dolnego marginesu;
− wysokość górnego marginesu;
parametr pozwala określić liczbę wierszy niezadrukowywanych, licząc od początku strony - należy pamiętać
że rzeczywisty margines będzie sumą marginesu fizycznego drukarki, wynikającego z ustawienia kartki
papieru względem głowicy drukującej, bezpośrednio po wciągnięciu kartki oraz marginesu określonego tym
parametrem;
− szerokość lewego marginesu;
parametr ten pozwala ustalić odstęp od lewej krawędzi kartki, odstęp ustala się w znakach (należy pamiętać,
że szerokość pola znaku zależy od ustawionej gęstości 10/12cpi), ustalenie zbyt wysokiej wartości tego
parametru, spowoduje odcinanie końca wiersza;
− odstęp między liniami (liczba linii na cal);
parametr ten pozwala określić odstęp między liniami jako 1/6 lub 1/8 cala, parametrem tym, kosztem
zagęszczenia, można zwiększyć ilość wierszy na stronie (z 72 dla 1/6 cala do 96 dla 1/8 cala),
− orientacja;
w drukarkach sterowanych w trybie PCL można ustalić czy wydruk ma odbywać się wzdłuż kartki papieru
(orientacja pionowa) czy w poprzek (orientacja pozioma).
7.3.11 Wysuwanie kartki do końca strony.
Przełącznik ustala czy po zakończeniu wydruku dokumentu niezadrukowana część kartki ma zostać
wysunięta, czy też pozostać w drukarce. Jeśli kartka nie jest wysuwania do końca strony po zakończeniu wydruku
dokumentu, wydruk kolejnego dokumentu rozpocznie się w miejscu zakończenia wydruku poprzedniego
dokumentu.
7.3.12 Wykorzystanie ciągu inicjującego.
Przełącznik ustala czy przed wydrukiem dokumentu ma być wysłany na drukarkę ciąg inicjujący. Ciąg
ten jest definiowany przez użytkownika.
7.3.13 Ciąg inicjujący.
Przed wydrukiem dokumentu, użytkownik może przesłać na drukarkę ciąg inicjujący. Zbudowany on
jest z czterech niezależnych linii. Ciąg ten musi składać się z kodów sterujących zapisanych w postaci dziesiętnej
lub szesnastkowej (kod w postaci szesnastkowej poprzedza się znakiem $). Poszczególne liczby kodu sterującego
oddziela się znakiem /. Kody oddziela się spacją lub przecinkiem. Jeśli kody są oddzielone przecinkiem to
następny kod sterujący zostanie przesłany z opóźnieniem około 500µs. Kody sterujące zależą od ustawionego
trybu pracy drukarki. Nierozpoznanie liczby w kodzie blokuje jej przesłanie na drukarkę (inne rozpoznane liczby
zostaną jednak przesłane, co może doprowadzić do nieoczekiwanych zachowań drukarki). Dlatego korzystanie z
 DMS
Strona - 28
tej funkcji polecane jest jedynie użytkownikom doskonale orientującym się w zasadach obsługi drukarki, a w
szczególności w znaczeniu kodów sterujących. By ciąg inicjujący został zapamiętany należy nacisnąć klawisz
F5-Zapis. Ciąg nie jest ponownie przesyłany przed wydrukiem kolejnych egzemplarzy dokumentu, jeśli wydruk
odbywa się w serii. By ciąg był przesyłany na drukarkę musi być włączony przełącznik „wykorzystanie ciągu
inicjującego”. Funkcja wysłania ciągu inicjującego może być przydatna przy wykonywaniu wydruków na
drukarce laserowej (np. definiowanie strony kodowej i domyślnego kroju czcionki).
7.4 Zmiana parametrów sterownika obrazu.
Poniższe funkcje pozwalają użytkownikom zestawów mikrokomputerowych posiadających kartę
sterownika obrazu typu CGA, EGA, VGA (lub nowszą), najoptymalniej dobrać kolory (stopnie szarości) dla
tekstów pojawiających się na ekranie monitora. W przypadku użytkowników, których zestaw mikrokomputerowy
wyposażony jest w kartę sterownika obrazu typu Hercules, wykonanie poniższych funkcji (poza funkcją
ustalającą użycie polskich znaków diakrytycznych), nie da żadnego efektu.
7.4.1 Monochromatyczny tryb pracy sterownika obrazu.
System może pracować w trybie jedno lub wielokolorowym. Standardowo uruchomienie systemu
włącza tryb jednokolorowy, w którym teksty są jasnoszare (teksty rozjaśnione są białe) a tło czarne, lub w
przypadku inwersji tło jest jasnoszare a tekst czarny. Jeśli sterownik graficzny zestawu mikrokomputerowego ma
możliwość odtwarzania kolorów (stopni szarości), wówczas tekst, w zależności od jego znaczenia, może być
wyświetlany w kilku kolorach (stopniach szarości). By włączyć ten tryb pracy, należy uruchomić program z
parametrem + (znak plus), lub odpowiednio ustawić ten przełącznik. Ponadto funkcja pozwala na indywidualne
ustalanie aktywnych kolorów, w zależności od upodobań użytkownika. Nowa paleta kolorów zostanie
zapamiętana i odtworzona przy ponownym uruchomieniu systemu z parametrem + lub po włączeniu trybu
wielokolorowego jeśli system został uruchomiony w trybie jednokolorowym.
7.4.2Użycie polskich znaków diakrytycznych.
System rozpoznaje rodzaj karty graficznej i jeśli może ją przeprogramować, definiuje polskie znaki
narodowe (ą, Ą, ę, Ę, ć, Ć, ł, Ł, ń, Ń, ó, Ó, ś, Ś, ż, Ż, ź, Ź). Znaki są definiowane w standardzie Mazowii.
Generalnie nie można przeprogramować starszych kart graficznych typu CGA i Hercules (ale karty te mogą mieć
na stałe wbudowany generator z polskimi znakami). Ponieważ na tych kartach (bez wbudowanego na stałe
generatora polskich znaków) tekst zawierający polskie znaki narodowe nie jest zbyt czytelny, system może
zamieniać te znaki w generowanych komentarzach (za wyjątkiem: ł, Ł, ń, Ń, ó, które są zawsze czytelne) na
odpowiednie znaki alfabetu łacińskiego. W tekście wprowadzanym, użytkownik może stosować znaki polskie lub
nie (jeśli nie będzie on stosował znaków polskich, wówczas wydruki nie będą zawierały tych znaków a na
drukarkach znaki polskie są osiągalne w 99,99% - patrz rozdział dotyczący zmiany parametrów technicznych
drukarki). By system realizował funkcje zamiany, parametr ten powinien być ustawiony na NIE. W chwili
obecnej karty CGA oraz Hercules nie są już montowane w zestawach mikrokomputerowych. Zastępują je
przeprogramowywalne karty VGA, SVGA itp. W przypadku posiadania takiej karty przełącznik ten powinien
być stale ustawiony na TAK.
7.4.3 Określenie aktywnych kolorów.
Funkcja ta pozwala użytkownikom zestawów mikrokomputerowych z kartami innymi niż Hercules, na
określenie używanych w systemie kolorów. Użytkownik może zdefiniować kolory następujących elementów: tła,
informacji którą wprowadza, komentarzy wyświetlanych przez system, komentarzy z sygnalizacją błędów oraz
koloru dla elementów dodatkowych (kolor rezerwowy). Każdy z wymienionych elementów może być
wyświetlany w jednym z 8 kolorów: czarnym, niebieskim, zielonym, turkusowym, czerwonym, karmazynowym,
brązowym lub jasnoszarym. Ponieważ część komentarzy wyświetlanych przez system jest rozjaśniona, a np. po
rozjaśnieniu koloru brązowego otrzymuje się kolor żółty, nie są dostępne kolory: żółty i biały (kolor biały
otrzymuje się po rozjaśnieniu koloru jasnoszarego). Jedyną zasadą obowiązującą przy ustalaniu kolorów, jest
niepowtarzalność koloru tła, tzn. kolor żadnego elementu nie może być zgodny z kolorem tła (system blokuje
powstanie takiej sytuacji, uniemożliwiając użytkownikowi wybranie niewłaściwego koloru). Ramki w menu oraz
napisy na ramkach są wyświetlane w kolorze jasnoszarym. Belka z informacją o nazwach dostępnych klawiszy
jest wyświetlana w inwersji (tło - kolor jasnoszary, nazwy klawiszy - kolor czarny, komentarze grupujące nazwy kolor biały). Kolorów tych elementów obrazu użytkownik nie może definiować.
7.4.4 Opóźnienie w wygaszaniu ekranu.
Stałe wyświetlanie nie zmieniającego się w czasie obrazu może spowodować wypalenie się luminoforu
w lampie kineskopowej monitora. Objawia się to, jako widoczne po wyłączeniu monitora zarysy obrazu, na
którym użytkownik przerywał pracę z mikrokomputerem, nie wyłączając zasilania zestawu. By nie dopuścić do
takiej sytuacji, system zawiera funkcję wygaszającą ekran monitora, jeśli przez czas określony tym parametrem
użytkownik nie nacisnął żadnego klawisza lub system nie wysłał żadnego komunikatu do wyświetlenia na ekranie
 DMS
Strona - 29
monitora. Całkowite wygaszenie ekranu, mogłoby zasugerować sytuację wyłączenia zestawu, dlatego w trakcie
wygaszenia ekranu wyświetlane są zmieniające swoje położenie napisy „DMS”. Po naciśnięciu dowolnego
klawisza system przywraca ekran roboczy. Naciśnięty klawisz poza wymuszeniem powrotu z wygaszania nie
wpływa na wykonanie żadnej innej operacji. Czas opóźnienia w zadziałaniu tej funkcji można ustalić w zakresie
od 30 do 9999 sekund. Podanie wartości zero, wyłącza funkcję wygaszania. Funkcja nie jest aktywna na planszy
z winietą programu oraz na planszy wyświetlanej przy wybraniu funkcji „informacje o oprogramowaniu”.
UWAGA: funkcja powrotu z wygaszania po naciśnięciu dowolnego klawisza może nie być aktywna dla
mikrokomputerów klasy XT z biosem datowanym do listopada 1982r. lub dla mikrokomputerów klasy
AT z biosem datowanym do stycznia 1984r. - w tym wypadku funkcję wygaszania należy wyłączyć.
7.4.5 Przywołanie ustawień standardowych.
Tą funkcją można ustawić standardowe wartości parametrów sterownika obrazu. Standardowe wartości
przełączników „monochromatyczny tryb pracy sterownika” oraz „użycie polskich znaków w komentarzach” są
zależne od karty sterownika obrazu zainstalowanej w zestawie mikrokomputerowym. Standardowy czas
opóźnienia wynosi 60s.
W systemie zdefiniowano następujące kolory dla elementów:
1) tło
- kolor czarny,
2) informacja wprowadzana przez użytkownika
- kolor zielony,
3) komentarze wyświetlane przez system
- kolor brązowy,
4) sygnalizacja błędów
- kolor czerwony,
Kolor rezerwowy został określony jako karmazynowy. Dla karty Hercules kolor tła jest określony jako czarny, a
pozostałe elementy obrazu wykorzystują kolor jasnoszary.
UWAGA: w przypadku monitorów nie odtwarzających kolorów, a jedynie stopnie szarości, niektóre napisy w
tak zdefiniowanych kolorach, mogą nie być widoczne; należy wówczas korzystając z funkcji
opisanej w poprzednim punkcie, ustalić odpowiednie kolory dla tych napisów.
7.5 Informacje o oprogramowaniu.
Funkcja ta pozwala wyświetlić informacje zawierające nazwę systemu, numer wersji systemu, która jest
używana (nie mylić z numerem seryjnym, nadawanym indywidualnie każdemu rozprowadzanemu systemowi jest on wyświetlany w pierwszej linii ekranu oraz zapisany w umowie licencyjnej), datę realizacji (przygotowania
dla użytkownika) używanej wersji oraz informacje o prawach autorskich.
7.6 Funkcje specjalne.
W rozdziale tym opisane są funkcje mające szczególne znaczenie dla bezpieczeństwa systemu. Zawiera
on opis funkcji umożliwiających wprowadzenie taktyki ochrony systemu przed nieuprawnionym uruchomieniem
i użyciem oraz funkcji wykorzystywanej przy odtwarzaniu bazy danych systemu z kopii przechowywanej na
dyskietkach.
7.6.1 Reindeksacja.
Przy przechowywaniu informacji w bazie danych stosowana jest zasada niepowtarzania informacji już
istniejącej. Dzięki temu baza danych zajmuje wielokrotnie mniej miejsca na dysku twardym, a ponadto możliwe
jest szybkie odszukanie identycznych dokumentów (muszą one zawierać jednakowy indeks - numer informacji)
bez konieczności analizy kolejnych informacji pamiętanych w bazie danych. Ceną za szybkość i zwięzłość bazy
danych jest niebezpieczeństwo, iż w przypadku utraty danej informacji, zginie ona jednocześnie na wszystkich
dokumentach wprowadzonych do bazy danych. Na szczęście sytuacja taka może zdarzyć się niezmiernie rzadko.
Oprócz sytuacji celowego usunięcia informacji przez użytkownika informacja może ulec zniszczeniu na skutek
uszkodzenia dysku twardego lub wymazania jej przez inny program uruchomiony na komputerze, na którym
zainstalowano system. Środkiem zapobiegającym tej sytuacji jest przechowywanie na dyskietkach kopii
wszystkich zbiorów systemu o rozszerzeniu (końcówce) dta. Funkcja reindeksacji pozwala odtworzyć pliki
indeksowe i parametry bazy danych w przypadku uszkodzenia powstałego na skutek nagłego przerwania pracy
systemu (np. wyłączenie prądu). Funkcji tej należy też użyć po przeniesieniu kopii bazy danych z dyskietki na
dysk twardy. Z przeprowadzonej reindeksacji wyświetlony jest raport. Funkcja reindeksacji nie będzie skuteczna,
jeśli uszkodzony zostanie jeden z plików danych systemu. W takim wypadku należy przed wykonaniem
reindeksacji, odtworzyć pliki danych z przechowywanej na dyskietkach kopii zbiorów systemu. Funkcja
reindeksacji wywoływana jest automatycznie w niektórych sytuacjach, np. jeśli ostatnie zakończenie pracy
systemu, nie było prawidłowe (jeśli w momencie uruchomienia systemu samoczynnie włączy się funkcja
reindeksacji, należy ustalić przyczynę takiego zachowania systemu - nieprawidłowe zakańczanie pracy
systemu, może doprowadzić do uszkodzenia bazy danych, wówczas funkcja reindeksacji będzie
nieskuteczna bez odtworzenia kopii bazy danych z dyskietek).
UWAGA: w wielu miejscach system samoczynnie włącza funkcję reindeksacji, wynika to z wymogu zachowania
spójności bazy danych, częściowa funkcja reindeksacji włączana jest w przypadku przeprowadzenia
edycji informacji (poprawianie lub usuwanie) w dokumencie wykorzystywanym w pracy innego
 DMS
Strona - 30
dokumentu np. poprawienie lub usunięcie nazwy ulicy, włączy reindeksację kartoteki kontrahentów,
itp.;
ponieważ operacja reindeksacji może trwać pewien czas (tym dłuższy im więcej informacji zawiera
baza danych), poprawianie informacji w bazie danych zalecane jest przed rozpoczęciem lub po
zakończeniu czynności dotyczących rejestracji i wystawiania dokumentów.
Pojawienie się sygnału dźwiękowego podczas przeprowadzania reindeksacji, oznacza wykrycie braku danych
wykorzystywanych do wyszukiwania informacji (utworzenia klucza). Dane dla których nie można ustalić
informacji stanowiącej klucz do wyszukania zostaną usunięte z bazy danych.
7.6.2 Reindeksacja plików rocznych.
Funkcja reindeksacji plików rocznych przeznaczona jest do przeprowadzenia reindeksacji plików księgi
przychodów i rozchodów dotyczących ubiegłych lat. Po wybraniu funkcji należy podać rok dla którego ma być
wykonana reindeksacja.
7.6.3 Zmiana hasła.
Funkcja ta pozwala na zmianę hasła osoby aktualnie pracującej w systemie, a wymaganego przez system
od użytkownika przy wejściu do systemu. Podczas wprowadzania nowego hasła jego treść podaje się dwukrotnie.
Jeśli za każdym razem podano inne hasło wówczas dalej będzie obowiązywało hasło stare. By usunąć hasło
wystarczy za każdym razem nacisnąć tylko klawisz Enter (bez wprowadzania tekstu hasła). W trakcie
wprowadzania hasła, by zwiększyć stopień bezpieczeństwa systemu, hasło nie jest widoczne na ekranie. O tym
czy hasło zostało zmienione (usunięte) świadczą odpowiednie komentarze wyświetlane przez system. Hasło
może zawierać do 10 znaków, może się składać z dowolnych znaków tablicy ASCII. Jeśli w wyniku próby
złamania hasła nastąpi uszkodzenie zbioru parametrów (zbioru haseł), przy czym nie zostaną w istotny sposób
uszkodzone inne parametry systemu, wówczas jako nowe hasło system przyjmie numer licencyjny danej wersji
systemu.
7.6.4 Zmiana użytkownika.
Funkcja pozwala na zmianę użytkownika podczas pracy systemu (bez konieczności wyłączania i
ponownego włączania systemu). W momencie wywołania funkcji wyświetlony zostanie identyfikator aktualnego
użytkownika, Jeśli nie istnieje konieczność zmiany użytkownika wystarczy nacisnąć klawisz Enter. Sposób
zgłoszenia w systemie pracy innego użytkownika jest identyczny jak podczas uruchamiania systemu (wymaga
podania identyfikatora i hasła). Funkcja nie jest aktywna, jeśli nie jest ustalone hasło zarządcy - system
przyjmuje wówczas, że użytkownikiem może być tylko zarządca.
7.6.5 Dołączanie użytkowników.
Funkcja pozwala ustalić osoby upoważnione do pracy w systemie oraz zakres ich uprawnień. Po
zainstalowaniu systemu istnieje jeden użytkownik nazwany ZARZĄDCĄ mający wszystkie uprawnienia. Może
on wprowadzić pozostałych użytkowników systemu. Dla każdego nowego użytkownika systemu należy
wprowadzić jego nazwisko i imię (nazwę), identyfikator (np. imię - identyfikator nie może się jednak
powtórzyć), oraz status (poziom dostępu lub inaczej uprawnień i stan dostępu: włączony lub wyłączony z pracy
w systemie). Osoba, która ma status wyłączony nie zostanie przez system dopuszczona do pracy. Każda z
wprowadzonych osób powinna przy pierwszym wejściu do systemu ustalić swoje hasło. Zarządca nie ma
możliwości podejrzenia hasła użytkownika, jak również usunięcia danych użytkownika z listy użytkowników (ze
względu na ewentualną identyfikację osoby, która wykonała daną czynność). Jeśli dany użytkownik nie powinien
już pracować w systemie należy jego status ustawić na wyłączony. Nie zaleca się też poprawiania danych
wykluczonego użytkownika na dane nowego użytkownika (z tej samej przyczyny, dla której system nie
umożliwia usuwania danych użytkowników). Można zarejestrować wielu użytkowników o tym samym statusie.
Za wyjątkiem zarządcy, przy danych każdej osoby może być wyświetlona data. Jest to data ostatniej zmiany
hasła. Jeśli natomiast dany użytkownik usunął bądź nie wprowadził hasła, to pole to jest puste. System ochrony
jest aktywny jeśli sam zarządca ma hasło (jeśli usunie on swoje hasło to ochrona zostanie wyłączona). Ze
względu na bezpieczeństwo systemu, pliki haseł nie podlegają reindeksacji, jeśli do systemu zgłosił się inny
użytkownik niż zarządca. Zarządca powinien przechowywać w bezpiecznym miejscu aktualne kopie plików o
nazwie kpr_sph i rozszerzeniach: dta, id1, id2, id3. W razie uszkodzenia tych plików (np. przy próbie złamania
dostępu do systemu), zarządca powinien przegrać zabezpieczone kopie do katalogu, w którym znajdują się pliki
systemu, po czym osobiście wejść do systemu. Zakres uprawnień w zależności od nadanego poziomu dostępu
przedstawia się następująco:
 DMS
Strona - 31
Poziom dostępu
Uprawnienia
0
przeglądanie menu programu, bez możliwości wykonania jakiejkolwiek operacji;
1
dopisywanie informacji do bazy danych, wydruki dokumentów;
2
wystawianie dokumentów;
3
dostęp do sprawozdań ogólnych;
4
dostęp do sprawozdań finansowych;
5
możliwość modyfikacji bazy danych;
6
zmiana parametrów zarządzania;
7
definiowanie użytkowników;
Posiadając uprawnienia z określonego poziomu, użytkownik może wykonać wszystkie czynności z poziomów
niższych.
 DMS
Strona - 32
Dodatki.
A) Pliki systemu oraz wymagania konfiguracyjne.
W skład systemu wchodzą pliki o nazwach:
1) kpr.exe, kpr.ovr (system),
2) *.par, *.cfg, *.dnb (parametry systemu),
3) *.rem, *.mnu, *.win (obsługa wyświetlania komunikatów systemu),
4) *.hlp (obsługa wyświetlania w systemie objaśnień),
5) *.frm (obsługa drukowania),
6) *.msg (obsługa wyświetlania informacji o błędach),
7) *.ini (ciąg inicjujący dla drukarki),
8) *.dta (dane),
9) *.id? (indeksy).
Pliki parametrów muszą mieć atrybut ukryty, a pliki kpr.exe oraz kpr.ovr atrybut tylko do odczytu. Jeśli brak
jest jednego z plików: kpr.par, kpr.rem lub plików o rozszerzeniu dta, system nie uruchomi się (patrz też
dodatek C). Brak plików o rozszerzeniu msg spowoduje niepodawanie przez system szczegółowego opisu błędu,
brak pliku kpr.hlp uniemożliwi wyświetlanie objaśnień (klawisz F1), a brak jednego z plików o rozszerzeniu
frm uniemożliwi wykonanie wydruków.
UWAGA: pliki danych dokumentów rocznych zawiera podkatalog KDS,
pliki dokumentacji przebiegu samochodów zawiera podkatalog KPS,
pliki rejestrów VAT zawiera podkatalog KRV.
Do mikrokomputera należy podłączyć drukarkę do jednego z wyjść równoległych LPT1, LPT2 lub LPT3.
Parametr „files” w pliku konfiguracyjnym (config.sys) powinien mieć wartość 40 (lub wyższą).
B) Archiwizacja i odtwarzanie.
By wykonać archiwizację w sposób odtwarzalny, należy przekopiować na dyskietkę jedynie wszystkie
pliki o rozszerzeniu dta (również z podkatalogów systemu). Pozostałych plików (szczególnie o rozszerzeniach
id1, id2, itd. oraz par nie należy kopiować (ponowne wgranie tych plików grozi zniszczeniem struktury bazy
danych w sposób niemożliwy do odtworzenia przez użytkownika - konieczna będzie wówczas interwencja autora
systemu).
Odtworzenie archiwowanej bazy danych nastąpi po przeniesieniu z dyskietki do katalogu, w którym
zainstalowany jest system, plików o rozszerzeniu dta, uruchomieniu systemu i wywołaniu funkcji reindeksacji
bazy danych (kolejno wybierając w menu funkcje pomocnicze, funkcje specjalne, reindeksacja). W czasie tej
operacji odtworzona zostanie właściwa forma plików o rozszerzeniu id? oraz pliku kpr.par.
C) Rozwiązywanie problemów.
Większość błędów, jakie mogą zaistnieć w trakcie wykorzystania systemu nie powoduje jego
opuszczenia, a jest jedynie sygnalizowana użytkownikowi. Tym niemniej w kilku przypadkach może dojść do
zakończenia lub w ogóle nierozpoczęcia pracy przez system. Wynikają one ze zmiany środowiska systemu.
Sytuacje te zostały przedstawione poniżej.
1 System nie uruchamia się.
Brak jakiegokolwiek komunikatu, a dokładniej pojawia się jedynie wysłany przez system DOS komunikat:
'Bad command or file name'
- prawdopodobnie skasowany został plik z kodem programu, należy przekopiować plik kpr.exe z dyskietki
dystrybucyjnej;
Komunikat:
'DMS - usterka w pracy systemu
USTERKA nr 254: nie odnaleziono nakładki.'
- prawdopodobnie skasowany został plik zawierający nakładki do programu, należy przekopiować plik kpr.ovr
z dyskietki dystrybucyjnej;
Komunikat:
'Program został zmodyfikowany przez wirusa lub pirata!!!
DMS - usterka krytyczna - program zatrzymany.'
- po pojawieniu się takiego komunikatu zalecane jest sprawdzenie dysku twardego programem antywirusowym,
następnie należy przekopiować pliki kpr.exe i kpr.ovr z dyskietki dystrybucyjnej, należy też sprawdzić, czy
pliki kpr.exe i kpr.ovr mają atrybut tylko do odczytu;
UWAGA: usunięcie wirusa z plików kpr.exe i kpr.ovr, nie przywróci ich poprzedniej postaci, dlatego
zainfekowane pliki należy usunąć i wgrać prawidłowe z kopii;
 DMS
Strona - 33
Komunikat:
'Brak komunikacji z plikiem kpr.win
- należy skopiować plik kpr.win z dyskietki dystrybucyjnej
Komunikat:
'Brak komunikacji z plikiem kpr.mnu
- należy skopiować plik kpr.mnu z dyskietki dystrybucyjnej, (brak też pliku dos_err.msg, który nie jest
wymagany w pracy systemu, a umożliwia wyświetlenie szczegółowego komentarza do błędu);
Komunikat:
'Brak komunikacji z plikiem kpr.rem
- należy skopiować plik kpr.rem z dyskietki dystrybucyjnej, (brak też pliku dos_err.msg, który nie jest
wymagany w pracy systemu, a umożliwia wyświetlenie szczegółowego komentarza do błędu);
Komunikat:
'Brak komunikacji z plikiem kpr.rem
USTERKA nr 103: plik nie jest otwarty'
- należy skopiować plik kpr.rem z dyskietki dystrybucyjnej;
Komunikat:
- brak pliku dos_err.msg, który nie jest wymagany w pracy systemu, pozwala jednak na wyświetlenie
szczegółowego komentarza do błędu, po wgraniu pliku do katalogu systemu, ponowna próba uruchomienia
systemu wskaże numer błędu;
Komunikat:
USTERKA nr 154: błąd w danych'
- uszkodzenie pliku kpr.par w sposób uniemożliwiający jego odtworzenie do postaci zgodnej z bazą danych,
(system nie potrafi odczytać zawartości tego pliku), uszkodzenie tego pliku może powstać jedynie z winy
użytkownika (po zmianie atrybutu pliku, ingerencja w zawartość pliku przy pomocy programów
narzędziowych Nortona lub programu PCTools itp., błędnie wykonana operacja odtworzenia bazy danych patrz dodatek B) lub spowodowane jest uszkodzeniem mikrokomputera - konieczna interwencja autora;
Komunikat:
USTERKA nr 2: nie odnaleziono zbioru'
- brak jednego (lub więcej) pliku danych, należy odtworzyć brakujące pliki z kopii, a po wejściu do systemu
wykonać reindeksację, przy cofnięciu daty systemowej, taki komunikat ukaże się, jeśli brak będzie plików
rocznych (i miesięcznych) odnoszących się do tej daty, przed wyświetleniem komunikatu z informacją o
błędzie system podaje nazwy brakujących plików;
Komunikat:
USTERKA nr 10: niewłaściwe otoczenie'
- jest to właściwie informacja o próbie włamania do systemu, poprzez podmianę plików haseł, zarządca musi
odtworzyć z kopii, pliki haseł i osobiście wejść do systemu,
2 Przed uruchomieniem systemu pojawia się komunikat:
'16: błędna data systemowa'
- data ustawiona w komputerze (a więc data, z jaką uruchomiono system) jest wcześniejsza od daty, jaką system
zapamiętał przy poprzednim jego uruchomieniu, należy opuścić system, ustawić prawidłową datę poleceniem
date DOSu, po czym ponownie uruchomić system, jeśli data systemowa jest zgodna z datą kalendarzową,
komunikat taki mógł wyniknąć z uszkodzenia poza systemem, jednego z plików systemu (należy wówczas
przeprowadzić reindeksację), lub powodem może być wcześniejsze uruchomienie systemu przy niewłaściwej
dacie systemowej (w tym wypadku również można przeprowadzić reindeksację jednak bezpieczniej jest
odtworzyć strukturę bazy danych z kopii, i ponownie wykonać operacje, jakie zrealizowano podczas
uruchomienia systemu przy niewłaściwie ustawionej dacie - wyniki tych operacji mogą być niewłaściwie
pamiętane w bazę danych.
W trakcie pracy systemu mogą wystąpić błędy, które nie powodują awaryjnego opuszczenia systemu, ale nie
pozwalają na wykonanie danej operacji. Większość z nich wynika z zaburzenia struktury bazy danych.
Uszkodzoną strukturę bazy danych można odtworzyć przeprowadzając operację reindeksacji, lub w ostateczności
odtwarzając kopię bazy danych z dyskietek.
 DMS
Strona - 34
Sytuacje te zostały przedstawione poniżej.
1 System nie funkcjonuje prawidłowo, pojawia się komunikat:
' 3: błąd otwarcia pliku danych kartoteki',
- błąd taki może wystąpić jedynie w przypadku naruszenia struktury pliku danych poza systemem, (np. przy
„podglądaniu” zawartości pliku programem narzędziowym, takim jak PCTools), należy odtworzyć bazę
danych z kopii (dodatek B);
' 4: błąd otwarcia pliku indeksowego kartoteki',
- nastąpiło uszkodzenie jednego z plików indeksowych bazy danych np. wskutek wyłączenia komputera bez
wyjścia z systemu (zanik napięcia w sieci zasilającej), należy przeprowadzić reindeksację bazy danych;
' 4: brak poszukiwanego rekordu w pliku',
- wyszukiwanie w systemie opiera się na dopasowywaniu informacji podanej jako wzorzec do wyszukania, do
informacji pamiętanych w bazie danych, wyświetlana jest informacja najbardziej pasująca do wzorca, dlatego
komunikat ten wskazuje na uszkodzenie jednego z plików indeksowych bazy danych (postępowanie
naprawcze jak przy błędzie z poprzedniego punktu) lub jednego z plików danych bazy danych (postępowanie
naprawcze jak przy błędzie opisanym w pierwszym punkcie);
4 Po wprowadzeniu (poprawieniu) danych z kartoteki pojawia się komunikat:
' 9: powtórzony klucz (indeks)'
- po wprowadzeniu jeden z elementów informacji (wykorzystywany w wyszukiwaniu informacji) jest
niezgodny z elementem innej informacji pamiętanej w bazie danych, kolidująca informacja zostanie
wyświetlona, a wprowadzana informacja nie zostanie zapamiętana w bazie danych;
5 Po reindeksacji pojawia się komunikat:
'12: informacja niepełna'
- jest to jedynie sygnalizacja wykrycia braku informacji, do której istnieje powiązanie, po reindeksacji
powiązanie to zostanie usunięte, należy pamiętać, że usunięta informacja może być istotna, dlatego należy
sprawdzić zawartość bazy danych i przy wykryciu takiej sytuacji odtworzyć bazę danych z dyskietek (dodatek
B) lub poprawić informację ręcznie;
6 Po wprowadzeniu (poprawieniu) danych z kartoteki pojawia się komunikat:
'17: próba zapisu informacji niezgodnej' (istniejącej)
- po wprowadzeniu nowa informacja jest niezgodna z informacją pamiętaną w bazie danych, kolidująca
informacja zostanie wyświetlona, a wprowadzana informacja nie zostanie zapamiętana w bazie danych;
7 W trakcie obliczeń pojawia się komunikat:
'201: przekroczenie zakresu pola'
- wynik obliczenia przekracza dopuszczalny zakres pola przeznaczonego na wyświetlenie wyniku na ekranie
monitora (sam wynik jest obliczony prawidłowo) - taki wynik nie zostanie wyświetlony, jeśli przyczyna
takiego zachowania nie tkwi w błędnym wprowadzeniu danych do systemu, należy skontaktować się z
autorem (przewidziane w systemie rozmiary pól powinny w zupełności wystarczyć do prawidłowego
wyświetlania wyników);
8 Po wybraniu funkcji, pojawia się komunikat:
'203: przekroczenie pamięci operacyjnej'
- jeśli mikrokomputer dysponuje dostateczną ilością miejsca w pamięci operacyjnej przyczyną niewłączania
się funkcji, jest uruchomienie przed uruchomieniem systemu KPR jednego lub więcej programów
rezydentnych np. SIDE KICK, PCTOOLS itp., należy po wyjściu z systemu KPR, zresetować
mikrokomputer i ponownie uruchomić system;
System sygnalizuje również komunikaty informujące użytkownika o problemach wynikłych podczas pracy
drukarki. Z wyjątkiem dwóch przypadków, które zostaną podane niżej, problemy te mogą być rozwiązane
poprzez usunięcie przyczyny wywołującej problem czyli: podłączenie (włączenie) drukarki, włożenie papieru do
drukarki, a w niektórych modelach drukarek, ustawienie drukarki w tryb ON LINE.
1 Drukarka nie drukuje, pojawia się komunikat:
'37: brak pliku z danymi do drukowania',
- został wykasowany jeden z plików (o rozszerzeniu frm) uczestniczących w komunikacji z drukarką, należy
przekopiować brakujący plik (pliki) z dyskietki;
'38: błąd w odczycie pliku z danymi do drukowania'
 DMS
Strona - 35
- został uszkodzony jeden z plików (o rozszerzeniu frm) uczestniczących w komunikacji z drukarką, należy
przekopiować brakujący plik (pliki) z dyskietki;
 DMS

Zobacz instrukcję obsługi

Transkrypt

Podobne dokumenty

Zawiadomienie o prowadzeniu podatkowej księgi

Oprogramowanie Reset2 do obsługi firmy

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Program Stażowy Tax Care „Talent Certyfikowany”

Szkolenie: Książka przychodów i rozchodów, kadry i płace, MS

Program szkolenia

program szkolenia księgowość komputerowa

Wstępne wyniki sprzedaży Q4 2016 2016 2015 PLN Waluty lokalne

Przepływy środków pieniężnych - Bank Spółdzielczy w Kałuszynie

umowa o prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów