plik pdf

Transkrypt

plik pdf

Partner Asseco Poland
„Licheń, 27-06-2008r.
Taniej, Szybciej, Bezpieczniej
Sławomir Dynowski
Specjalista ds.. WdroŜeń Systemów Cyfrowych
XERREX Sp. z o.o.
www.xerrex.pl
1
1. Firma
XERREX Sp. z o.o.
35-032 Rzeszów
ul. Lisa Kuli 6
• Spółka zarejestrowana Sądzie Rejonowym
w Rzeszowie pod nr KRS 0000009107
• Kapitał zakładowy wynosi 1’860’000,00 PLN
• Firma posiada zastrzeŜony znak towarowy: XERREX®
www.xerrex.pl
2
1. Firma
• XERREX Sp. z o.o. z siedzibą w Rzeszowie
Działamy w sektorze cyfrowych rozwiązań przetwarzania i
przepływu informacji
Specjalizujemy się w optymalizacji procesów przepływu
dokumentów
Dostarczamy klientom kompleksowe systemy rozwiązań
wspomagające tworzenie, archiwizację, obieg
dokumentów oraz profesjonalne urządzenia
wielofunkcyjne
Stale podnosimy jakość świadczonych usług oraz dbamy
o niezawodność oferowanych rozwiązań w dziedzinie
zarządzania dokumentami
Posiadamy 21-letni know-how (działamy od 1987r.)
www.xerrex.pl
3
2. Obieg dokumentów
• Obecna sytuacja związana z obiegiem dokumentów:
Rozwój techniki sprawił informacja biznesowa stała się
ogólnie dostępna oraz łatwa do zarchiwizowania
Doprowadziło to do dynamicznego wzrostu tworzonych
nakładów w formie papierowej
Brak kontroli oraz nieprawidłowe zarządzanie
dokumentami produkowanymi na urządzeniach
kopiujących i drukujących powoduje wzrost kosztów
Ze względu na istotę dokumentów, nie moŜna z nich
zrezygnować
www.xerrex.pl
4
2. Obieg dokumentów
• Typowy obieg dokumentów
www.xerrex.pl
5
2.1 Koszty obiegu dokumentów
• Źródła kosztów związanych z obiegiem dokumentów:
Bardzo duŜo urządzeń w róŜnych lokalizacjach
Znaczne koszty eksploatacji
Skomplikowana obsługa
Strata zajmowanej powierzchni biurowej
Konieczność współpracy z wieloma dostawcami
(materiały, obsługa serwisowa, itp...)
Brak kontroli nad przepływem dokumentów
MoŜliwość zagubienia dokumentów / informacji
„Wąskie gardła” – przerwa w procesie obiegu
dokumentów spowodowana nieobecnością osób
odpowiedzialnych
Niechęć do korzystania z archiwów
www.xerrex.pl
6
•
Generowane koszty:
Koszty twarde:
Koszty miękkie:
Toner
Papier
Amortyzacja
Koszt powierzchni
archiwum
Infrastruktura IT
Oprogramowanie
Sprzęt
www.xerrex.pl
Czas pracowników
Projektowanie
Chodzenie
Oczekiwanie
Wykańczanie
Obsługa kontaktów
z dostawcami
Marnotrawstwo
Błędy uŜytkowników
7
• Koszty twarde:
• Średni koszt strony: ~ 0,095 PLN (bez koloru)
Wyłączając:
* Amortyzację sprzętu
* Koszty logistyki
* Koszty zarządzania
* Koszty papieru
• Szacunkowa wielkość rocznych nakładów:
~ 3.000.000 stron
Przy załoŜeniu około 500 stron miesięcznie na pracownika
biurowego (średnia dla Polski) dla firmy 500 osobowej
~ 285.000
PLN rocznie za samą eksploatację
www.xerrex.pl
8
• Koszty miękkie:
Koszt 1 etatu [zł brutto]
Liczba pracowników
% udziału w obsłudze dokumentów
% zaangaŜowania
Pełne etaty "dokumentowe"
Roczny koszt etatów
4522,4
500
25%
10%
12,5
678 360,00 zł
Źródło: oprac. własne na
podstawie Businessman –
Raport Outsourcing, nr 8 (173)
sierpień 2005, str. 68
www.xerrex.pl
9
3. Zarządzanie środowiskiem dokumentowym
• Potrzeba kontroli kosztów i usprawnienia zarządzania
środowiskiem dokumentowym poprzez:
Zidentyfikowanie wraŜliwych obszarów w procesie
wytwarzania dokumentów
Skoncentrowanie aktywności na najbardziej krytycznych
obszarach
Szukanie rozwiązań optymalnego wykorzystania zasobów
będących w dyspozycji firmy
Analiza alternatywnych rozwiązań
Redukcja kosztów i zwiększenie efektywności pracy
www.xerrex.pl
10
3.1 Audyt
• Celem audytu jest:
Ocena procesów wytworzenia dokumentów
Analiza zapotrzebowania i oszacowanie wysokości
kosztów wytworzenia dokumentów.
Wskazanie obszarów wymagających usprawnienia lub
generujących nadmierne koszty
Przedstawienie propozycji rozwiązań umoŜliwiających:
Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów
Podniesienia bezpieczeństwa danych
Pełną kontrolę i racjonalizację kosztów
www.xerrex.pl
11
3.1 Audyt
• Efektem audytu jest projekt wraz z wyliczeniem
opłacalności jego wdroŜenia. Zawiera:
Ocenę bieŜącej sytuacji ze względu na koszty twarde:
Inwentaryzację wszystkich urządzeń związanych ze
środowiskiem dokumentowym
Analizę kosztów produkcji dokumentów w oparciu o ilość
wytwarzanych dokumentów i koszty eksploatacji urządzeń
Ocenę bieŜącej sytuacji ze względu na koszty miękkie:
Charakterystykę sieci i obecnego modelu pracy
uŜytkowników
Analizę wydajności zasobów ludzkich w organizacji klienta
www.xerrex.pl
12
3.1 Audyt
Kierunki zmian:
Informacje o moŜliwościach i kierunkach poprawy
efektywności zarządzania posiadanymi zasobami
Propozycje rozwiązań pozwalających obniŜyć koszty
i w pełni kontrolować proces produkcji dokumentów
Sugestie jak polepszyć organizację pracy i zaoszczędzić
czas, przy uwzględnieniu specyfiki przedsiębiorstwa.
Szacunkową wartość oszczędności z wdroŜenia projektu
www.xerrex.pl
13
3.2 Korzyści ze zmian
• Zalety z wdroŜenia kompleksowej propozycji systemu
zarządzania wydrukami, opracowanej na podstawie
audytu:
Wzrost efektywności i bezpieczeństwa procesu
wytwarzania dokumentów
Lepsze wykorzystanie istniejących zasobów
infrastrukturalnych firmy
Znaczna redukcja i dokładna kontrola kosztów
związanych obsługą obiegu informacji poprzez wdroŜenie
rozwiązań firmy XERREX
Przygotowanie firmy na potrzeby związane z przyszłym
rozwojem
www.xerrex.pl
14
3.2. Korzyści ze zmian
• Dla przypomnienia:
Koszty twarde: 285’000 zł rocznie
Koszty miękkie: 678’360 zł rocznie
• Szacujemy, Ŝe po wprowadzeniu rozwiązania
XERREX
Pracochłonność zmniejszy się o około 50%
Koszty twarde spadną o 30-40 %
• Razem moŜliwe oszczędności mogą wynosić
nawet do 453’180 zł
www.xerrex.pl
15
4. Archiwizacja dokumentów
• Elektroniczna archiwizacja dokumentów to proces, w
którym dokument jest:
Zamieniany na formę elektroniczną
Opisywany zestawem koniecznych metadanych
Następnie składowany w przygotowanym do tego celu
repozytorium.
• Proces archiwizacji ma na celu zapewnienie:
Integralności dokumentu - dane powinny być
modyfikowane tylko przez uprawnione do tego osoby
Szybkiego dostępu do dokumentu - dane powinny być
dostępne w czasie odpowiadającym osobom
uprawnionym do ich przeglądania
Ograniczenie kosztów związanych z papierową postacią
dokumentu
www.xerrex.pl
16
4.1 Korzyści z archiwizacji dokumentów
• Redukcja kosztów
Redukowana jest przestrzeń i czas potrzebny na sprawne
wykonywanie pracy
Efektywne wykorzystanie pracy personelu – nie wymusza
wraz ze wzrostem ilości pracy liczby zatrudnionych
Praca z obrazem eliminuje potrzebę drukowania lub
powielania
Ograniczenie do minimum rozliczeń między jednostkami
świadczącymi sobie wzajemnie usługi
Szybki zwrot kosztów inwestycji poprzez
zminimalizowanie kosztów obsługi
www.xerrex.pl
17
• Wzrost efektywności pracy z dokumentami
Dokumenty nie są mieszane, gubione czy niszczone
UŜytkownicy, nawet w róŜnych lokalizacjach, mają
równoczesny dostęp do danych
Dystrybucja dokumentów moŜe odbywać się bezpośrednio
z poziomu komputera uŜytkownika
Brak fizycznego (w postaci papierowej) przemieszczania
dokumentów i opóźnień w ich dostarczaniu
Oszczędność czasu potrzebnego na odszukanie
właściwego dokumentu w archiwum
www.xerrex.pl
18
• Integracja procesów
Usystematyzowanie procedur obsługi pozwala na
redukcję czasu ich wykonania
Uporządkowanie zasad wprowadzania i katalogowania
dokumentów ułatwia ich wyszukiwanie
Bezpośredni dostęp do stale aktualizowanej bazy danych i
dokumentów
• Integralność i bezpieczeństwo dokumentów
Dokumenty zapisane w formie elektronicznej nie tracą
swojej jakości z upływem czasu, pozostają kompletne i w
nie zmienionej treści
Ochrona dokumentów przed zniszczeniem lub
zgubieniem
Zabezpieczenie archiwizowanych danych przed
dostępem osób nieuprawnionych
www.xerrex.pl
19
4.2 Przykłady rozwiązań - DigiDocFlow
• Aplikacja zapewniająca inteligentny system
elektronicznej archiwizacji danych
Przykład wykorzystania rozszerzonej funkcjonalności
urządzeń z oferty XERREX do budowania repozytorium
dokumentów
Dzięki prostej, intuicyjnej obsłudze, aby zachować
w wybranym folderze dokument papierowy w postaci
elektronicznej wystarczy:
www.xerrex.pl
20
www.xerrex.pl
• Funkcje DigiDocFlow:
Autoryzacja za pomocą karty lub osobistego kodu
Archiwizacja wyłącznie za pośrednictwem wyświetlacza
urządzenia
Zapis skanów dokumentów w zdefiniowanym formacie
(.pdf, .tiff, .jpg, .doc lub .xls) lub w formacie .pdf z
moŜliwością przeszukiwania pełnotekstowego i tworzenia
metadanych z rozpoznanego tekstu
Skanowanie do wielu miejsc docelowych jednocześnie
Inteligentne katalogowanie w folderach sieciowych
Rozpoznawanie kodów kreskowych
www.xerrex.pl
22
Dodawanie zabezpieczeń PDF do skanowanych dokumentów
(np. stemple, ochrony hasłem)
Zaawansowane funkcje OCR
(m.in. redukcja skrzywień, plam, ramek, deformacji, linii, smug,
wygładzanie, bilansowanie kontrastu i jasności)
Monitoring skanowanych dokumentów
www.xerrex.pl
23
5. Zarządzanie informacją
•
Podstawą funkcjonowania kaŜdej organizacji jest
bezpieczny, szybki i łatwy dostęp do posiadanych
dokumentów i zasobów
Dzięki systemom do zarządzania i archiwizacji
dokumentów, systematycznie gromadzona i odpowiednio
udostępniona informacja posiada duŜy potencjał
ekonomiczny i jest podstawowym narzędziem
podnoszenia konkurencyjności na zatłoczonym
i dynamicznie zmieniającym się rynku
Wartość posiadanych informacji wzrasta wraz z jej
uporządkowaniem i zapewnieniem dostępu do
odpowiednich danych dla klientów, partnerów oraz
pracowników organizacji
www.xerrex.pl
24
• Zarządzanie informacją zawartą w dokumentach ma na
celu:
Uporządkowanie zgromadzonych w firmie informacji,
eliminując lub ograniczając do minimum papierowy obieg
dokumentów poprzez zdefiniowanie i wdroŜenie procedur
wprowadzania, katalogowania i opisywania dokumentów
UmoŜliwienie szybkiego dostępu do zasobów
zgromadzonych w jednej centralnej bazie danych
Zapewnienie kontrolowanego dostępu do przetwarzania
dokumentów zgodnie ze zdefiniowaną ścieŜką uprawnień
www.xerrex.pl
25
• Bezpieczeństwo informacji dotyczy trzech głównych
zagadnień. Są to:
Poufność - dane powinny być dostępne tylko dla tych
osób, które mają do nich odpowiednie uprawnienia
dostępu
Integralność - dane powinny być modyfikowane tylko
przez uprawnione do tego osoby
Dostępność - dane powinny być dostępne w czasie
odpowiadającym
osobom
uprawnionym
do
ich
przeglądania
www.xerrex.pl
26
5.1 Przykłady rozwiązań
• Wydruk bezpieczny (Locked Print)
Wybór funkcji druku bezpiecznego w sterowniku drukarki
urządzenia wstrzymuje wydruk dokumentów, dopóki nie
zostaną zwolnione przez uprawnionego uŜytkownika
Funkcja ta rozwiązuje problemem przeglądania
i zabierania poufnych dokumentów przez osoby
niepowołane
• Moduł nadpisywania danych (Data Overwrite Security)
Funkcja zabezpiecza dostęp do informacji poprzez
zapisanie nowego zadania w miejscu starych danych
Jednostka DOS została zaprojektowana w celu
zaspokojenia potrzeb klientów korzystających z danych o
znaczeniu strategicznym (np. dane rządowe, wojskowe,
osobowe, kluczowi klienci)
www.xerrex.pl
27
• Funkcje uwierzytelniania
Pozwalają na zabezpieczenie dostępu do urządzenia
poprzez weryfikację uprawnień uŜytkownika oraz
personalizację wykonywanych przez niego czynności.
Identyfikacja uŜytkownika i jego uprawnień odbywa się
zwykle za pomocą nazwy uŜytkownika i hasła:
Uwierzytelnianie kodem uŜytkownika
Uwierzytelnianie podstawowe (nazwa uŜytkownika
oraz hasło)
Uwierzytelnianie Windows
Uwierzytelnianie LDAP
www.xerrex.pl
28
• Ochrona dostępu do sieci
Dostęp osób niepowołanych do urządzenia pracującego w
środowisku sieciowym moŜe zostać ograniczony poprzez:
Blokowanie protokołów sieciowych i wyłączenie
niewykorzystywanych protokołów
Filtrowanie IP - autoryzowane połączenia z
urządzeniem mogą być ograniczane poprzez
zdefiniowanie zakresu adresów IP
• Kontrola dostępu do dysku twardego urządzenia
Przydzielenie praw dostępu do plików przechowywanych
na dysku twardym urządzenia ma za zadanie
wyeliminować nieuprawniony do nich dostęp
www.xerrex.pl
29
• Monitoring skanowanych dokumentów za pomocą
DigiDocFlow na trzech poziomach kontroli:
I poziom - administrator jest informowany o czasie i ilości
skanów wykonanych przez danego uŜytkownika po
autoryzacji
II poziom – administrator, oprócz informacji o uŜytkowniku,
dacie i ilości wykonanych skanów, dodatkowo ma wzgląd
do treści archiwizowanych dokumentów, w postaci kopii
obrazów na dysku urządzenia
III poziom – w przypadku wykorzystania funkcji skanowania
do e-mail na konto administratora wysyłana jest kopia
wiadomości przesłanej z urządzenia do odbiorcy.
www.xerrex.pl
30
6. Podsumowanie
•
Dobór właściwych rozwiązań pozwala:
Zracjonalizować koszty związane z wytwarzaniem
dokumentów
Zoptymalizować procesy przepływu informacji
Efektywnie przechowywać dokumenty i elastycznie
zarządzać zawartą w nich informacją
Podnieść poziom bezpieczeństwa dokumentów
będących w obiegu poprzez wdroŜenie rozwiązań do
ochrony i archiwizacji danych
www.xerrex.pl
31
Dziękujemy za uwagę
www.xerrex.pl
32

plik pdf

Transkrypt

Podobne dokumenty

Maciej Tur Kierownik Projektu Asseco Poland SA

RB 13/2016 Kandydatura na Członka Rady Nadzorczej

Komisja Nadzoru Finansowego RB 07/2011 Rzeszów, 30 marca

pobierz bio

Komisja Nadzoru Finansowego RB 07/2012 Rzeszów, 20 marca

Warszawa, 10.05.2016 r. Firma Gryc istnieje na

Asseco Starter – Stażysta Analityk

Skuteczniejsze leczenie pacjentów dzięki informatyzacji.

RB 22/2007 Warszawa, dnia 20 marca 2007 r. Uchwała podjęta na