Sprawozdanie z kontroli Biura Dowodów Rzeczowych Sądu

XI WW 4191-23/12
SPRAWOZDANIE
z kontroli
Biura Dowodów Rzeczowych Sądu Rejonowego
w Tarnowskich Górach przeprowadzonej przez starszego inspektora ds.
biurowości Sądu Okręgowego w Gliwicach Janinę Macha w dniach od
01 października do 5 października 2012r.,od dnia 22.10.do24.10.2012 r.,
oraz od dnia 05.11.2012 do dnia 07.11.2012r., zgodnie z delegacją Pana
Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr 1530- 733/12 z dnia 25 września
2012r., w ramach planu pracy na rok 2012.
Kontrolą objęto całokształt zadań Biura Dowodów Rzeczowych, za okres od 1997roku do
7 listopada 2012r. stosownie do wytycznych zawartych w:
•
•
•
Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie
trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U..Nr 187 z
2002r., poz.1564 z późn. Zm.);
Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. – Regulamin
urzędowania sądów powszechnych(Dz.U.Nr.38, z 2007r., poz.249)- zwanym dalej
„Regulaminem sądowym”,
Zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i
zakresu działaniu sekretariatów sądowych oraz innych działówo administracji
sądowej( Dz. Urz.Min.Spr. z dnia 31 grudnia 2003 r. z późn. zm.) zwanej dalej
„Zarządzeniem M.S.”.
Zakres czasowy i tematyczny kontroli
1.Sprawy organizacyjne, warunki lokalowe
2.Stan i sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych
3. Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich
4. Wnioski końcowe
1
Wnioski końcowe
Przeprowadzona kontrola wykazała, nieprawidłowości i niedokładności
w funkcjonowaniu Biura Dowodów Rzeczowych. Okoliczności które mogą usprawiedliwić
niedociągnięcia, niedokładności w funkcjonowaniu Biura, z uwagi iż jest to pierwsza
kontrola Biura Dowodów Rzeczowych .
Uwagi jakie zawarłam w niniejszym sprawozdaniu w odniesieniu do całości
funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych. Z całą pewnością należy zwiększyć wysiłki
aby poprawić funkcjonowanie Biura Dowodów Rzeczowych na odcinku poszczególnych
sekretariatów Wydziałów.
W wizytowanym Biurze Dowodów Rzeczowych na dzień zakończenia kontroli
znajdowało się 301 niezlikwiodowanych dowodów rzeczowych. Stanowi to duży problem.
Zasadnicze przyczyny dla których niezlikwidowano dowodów rzeczowych, to sprawy w
toku, lub brak orzeczeń w przedmiocie dowodów rzeczowych.
Usuwanie stwierdzonych w trakcie kontroli niedokładności w zakresie prowadzenia księgi
rozpoczęto jeszcze trakcie trwania kontroli, również wskazówki odnośnie niezwłocznego
przedkładania akt sędziom dla wydania dodatkowego orzeczenia, jeżeli w wydanym
orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych znajdowały odzew i były
bezzwłocznie wprowadzone do codziennej praktyki. Widoczne jest duże zaangażowanie
zastępcy Kierownika Oddziału Administracyjnego-prowadzącego Biuro i Pana Kierownika
sekretariatu II Wydziału Karnego (zmniejszyła się zaległość dowodów rzeczowych
niezlikwidowanych). Daje to podstawę do przypuszczeń, iż w przyszłości uchybienia te w
pracy Biura już nie będą występowały.
Niewątpliwie na pochwałę zasługuję wykorzystanie systemu informatycznego „Sawa”
spółki „Currenda”modułu pionu karnego, do którego ma dostęp pracownik Biura. Na
pewno usprawni to funkcję kontrolną nad sprawami w których postępowanie
zakończono.
W sprawach zakończonych znajdują się potwierdzenia odbioru dowodów rzeczowych
przez uprawnione osoby, względnie znajdują się adnotacje o ich zniszczeniu .
Podjąć niezbędne działania mające na celu likwidację niezakreślonych pozycji
dowodów
rzeczowych
w
księdze
przechowywanych
przedmiotów,
w szczególności poprzez niezwłoczne przedstawienie akt dla wydania dodatkowego
orzeczenia, jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięć co do dowodów
rzeczowych, zgodnie z treścią przepisu § 9ust.1 pkt.8 zarządzenia M.S.
2
W przypadku skierowania akt do sekcji wykonawczej celem wykonania zarządzenia
wyroku odnośnie osoby skazanej w którym to orzeczeniu było rozstrzygnięcie co do
dowodów rzeczowych ,niezwłocznie przekazywanie prawomocnych orzeczeń do Biura
Dowodów Rzeczowych.
W sytuacji przepisu art. 3 kkw odnoszącego się do właściwości miejscowej sądu
wykonywania orzeczeń, wydział orzekający zarządzenia wykonania wyroku bezpośrednio
do właściwego wydziału wykonawczego Sądu równoznacznym miejsca pobytu skazanego
lub sprawcy ,zawiadomić pracownika Biura o przekazaniu dowodów rzeczowych w ślad za
aktami.
Usprawnić kierowanie orzeczeń w kwestii dowodów rzeczowych do wykonania.
Wskazane byłoby opracowanie procedury z dowodami rzeczowymi począwszy
od ich wpływu do tutejszego sądu , jak również regulujące zasady ewidencjonowania
w wykonywania orzeczeń w przedmiocie dowodów rzeczowych. Procedury te powinny
m.in. wyeliminować rejestrowania dowodów rzeczowych przed wpływem sprawy do
tutejszego Sądu, a tym samym zlikwidować obecne problemy przy ustalaniu spraw.
Pracownikowi Biura udzielono wskazówek i instruktażu co do prawidłowego
funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych;
1.Dowody rzeczowe wpływające do Sądu przyjmowane są przez pracownika Biura
w wyznaczonym do tego celu pomieszczeniu i sprawdzane są przez pracownika Biura
w wyznaczonym do tego celu pomieszczenie i sprawdzane z dołączonymi do nich
wykazem. W przypadku zaistnienia niezgodności, a także jeśli dowody rzeczowe są
niewłaściwie opakowane, pracownik Biura odmawia ich przyjęcia( sekretariat
poszczególnych wydziałów nie odbiera fizycznie dowodów rzeczowych).
2.Dowody rzeczowe, które wpłynęły do Sądu wraz z pismem wszczynającym
postępowanie sądowe ( akt oskarżenia, wniosek o ukaranie , pozew, wniosek) lub do
sprawy, która już wpłynęła i jej akta znajdują się w Sądzie Rejonowym w Tarnowskich
Górach powinny podlegać wstępnej kontroli Przewodniczącego Wydziału
obejmującej sprawdzenie ich rodzaju i przydatności w sprawie oraz określenie
sposobu i kosztów ich przechowania.
3.Pracownik Biura otrzymuje z Sekretariatu Wydziału kopię wykazu, o którym mowa
w § 431 ust.4 zarządzenia M.S. z dnia 12 grudnia 2003r. zawierającego wskazania co
do zaewidencjonowania przyjętych dowodów rzeczowych (§ 431 ust.3 na okładkach
akt, poza sygnaturą umieszcza się właściwe dla danej sprawy oznaczenia np.”dowód
rzeczowy” lub d.rz. podaje się numer karty obejmującej wykaz zabezpieczonych lub
przechowywanych przedmiotów .
Ust.4 w wykazie przechowywanych przedmiotów należy wymienić wszystkie
przedmioty przechowywane w aktach sprawy ,jak również przedmioty
przekazane do depozytu sądowego albo oddane na przechowanie właścicielowi
przedmiotu lub innej osobie,)
3
4)Pracownik Biura dokładnie oznacza dowody rzeczowe poprzez opisanie cech je
charakteryzujących w sposób umożliwiający ich bezbłędną identyfikację. Przedmioty
przekazane w tej samej sprawie wpisuje się pod jednym numerem. Następnie
przedmioty są odpowiednio zabezpieczane i umieszczane we właściwym
pomieszczeniu przeznaczonym do przechowywania dowodów rzeczowych.
5)Po zaewidencjonowaniu dowodów w Księdze pracownik Biura przekazuje informację
Wydziałowi o numerze pod jakim zostały one wpisane do Księgi.
6.)Do każdej sprawy pracownik Biura prowadzi oddzielną teczkę, którą po wykonaniu
orzeczeń co do wszystkich dowodów rzeczowych w sprawie przekazuje Wydziałowi
celem wszycia do akt.
7)przedmioty znajdujące się w pomieszczeniu, o o którym mowa w pkt.4, wydaje się
Kierownikowi właściwego Sekretariatu na pisemny wniosek. O wydaniu przedmiotu
pracownik Biura czyni stosowną wzmiankę w Księdze.
W dalszej pracy funkcjonowania Biura Dowodów Rzeczowych wyeliminować należy:
• w pozycjach spraw starych należy dążyć do ustaleń sygnatur spraw co do których
przekazywane były dowody rzeczowe,
• wyeliminować opóźnienia w przekazywaniu prawomocnych orzeczeń w których
orzeczono co do dowodów rzeczowych,
• wyeliminować opóźnienia w przedkładaniu akt sprawy sędziom celem podjęcia
stosownych decyzji w sprawach, w których nie zostało wydane orzeczenie w w/w
zakresie.
W zakresie prowadzenia „Księgi przechowywania przedmiotów”, zwrócono
pracownikowi Biura szczególną uwagę, na konieczność bezzwłocznego założenia:
-„ Księgę depozytów – zgodną z obowiązującym wzorem (MS/Ksr 6. Księga depozytów)
i prowadzenie jej zgodnie z przepisami §§ 78 i 79 zarządzenia M.S.
Wskazane jest też podjęcie działań zmierzających do zwiększenia bezpieczeństwa
i poprawy warunków pracy osób wykonujących obowiązki związane z dowodami
rzeczowymi, pomieszczenia wymagają remontu, brak dezynfekcji pomieszczeń (lamp
antybakteryjnych).
Zobowiązuję Kierowników Sekretariatów Wydziałów II, VI, III do niezwłocznego
przedstawiania Przewodniczącemu Wydziału akt dla wydania dodatkowego orzeczenia,
jeżeli w wydanym orzeczeniu brak jest rozstrzygnięcia co do dowodów rzeczowych.
Na zakończenie kontroli omówiono z
zastępcą kierownika Oddziału
Administracyjnego
zajmującą się prowadzeniem Biura Dowodów Rzeczowych
4
szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono instruktażu co do sposobu ich
wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego
w Tarnowskich Górach.
Gliwice, dnia30 listopada 2012r.
St. Inspektor ds. biurowości
(-)Janina Macha
5
6
7