pobierz - ministerstwo rozwoju

Biuro Kontroli
Egz. Nr ....
Wystąpienie pokontrolne
z kontroli dotyczącej działalności finansowej, organizacji i jakości pracy oraz jakości
zarządzania COBRO Instytutem Badawczym Opakowań w 2015 roku.
Warszawa, kwiecień 2016 r.
I. NAZWA I ADRES JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
COBRO Instytut Badawczy Opakowań z siedzibą w
ul. Konstancińskiej 11, zwany dalej „COBRO” lub „Instytutem”.
Warszawie
(02-942)
przy
II. SKŁAD ZESPOŁU KONTROLUJĄCEGO ORAZ TERMIN I PODSTAWA PRAWNA
PRZEPROWADZENIA KONTROLI.
Na podstawie Upoważnień Nr 1/BS/2016 i Nr 2/ZL/2016 z dnia 28 stycznia 2016 r. Zespół
kontrolujący w składzie:
– główny specjalista – kierownik Zespołu kontrolującego,
1) Barbara Sikora
– główny specjalista,
2) Zbigniew Leśko
przeprowadził kontrolę w COBRO - Instytucie Badawczym Opakowań w dniach od 10 do 23
lutego 2016 r.
Podstawę prawną do przeprowadzenia kontroli stanowi art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia
2010 r. o instytutach badawczych1 oraz art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli
w administracji rządowej2.
[Akta kontroli, str. 1-4]
III. TEMAT, ZAKRES PRZEDMIOTOWY I OKRES OBJĘTY KONTROLĄ.
Temat kontroli.
Działalność finansowa, organizacja i jakość pracy oraz jakość zarządzania Instytutem w 2015
roku.
Zakres przedmiotowy kontroli.
A. Działalność finansowa.
B. Organizacja i jakość pracy.
C. Jakość zarządzania.
Okres objęty kontrolą: 2015 rok.
IV. DANE KIEROWNIKA JEDNOSTKI KONTROLOWANEJ.
Dyrektorem Instytutu jest Pan Stanisław Tkaczyk, który został powołany na to stanowisko z dniem
1 sierpnia 2015 r. na okres 4 lat3.
[Akta kontroli, str. 35-36]
V. USTALENIA KONTROLI I OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI
W POSZCZEGÓLNYCH OBSZARACH.
A. DZIAŁALNOŚĆ FINANSOWA.
1. Plan finansowy oraz sprawozdanie finansowe.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą opracowania, opiniowania i przekazania przez Instytut
do właściwych organów planu finansowego na 2015 rok i sprawozdania finansowego za 2015 rok.
W wyniku kontroli ustalono:
– Plan finansowy na 2015 rok sporządzono zgodnie z ustawą oib i przekazano do Ministerstwa
Gospodarki4. Uchwałą Nr 2 z dnia 22 grudnia 2014 r. Rada Naukowa Instytutu5 zaopiniowała
1
Dz. U. z 2015 r., poz. 1095, z późn. zm. Dalej: „ustawa oib”.
Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092.
3
Pismo z dnia 22.05.2015 r., znak: DNP-IV-124-1/27/15, L.dz. 2968.
4
Pismo z dnia 23.12.2014 r. , znak: D/DF/1940/14.
5
Uchwała Nr 2 Rady Naukowej Instytutu z dnia 22.12.2014 r.
2
Strona 3 z 17
pozytywnie przedstawiony kierunkowy plan rzeczowo-finansowy COBRO - Instytutu Badawczego
Opakowań na rok 2015.
Zespół kontrolujący stwierdził, że treść Uchwały powinna dotyczyć opinii do dwóch
dokumentów zatwierdzonych przez Dyrektora COBRO tj. Kierunkowego planu tematycznego
badań naukowych i prac rozwojowych na rok 2015 i Planu finansowego na 2015 rok. Dyrektor
Instytutu wyjaśnił, że w związku ze zmianą na stanowisku Sekretarza Rady Naukowej nastąpiło
drobne zamieszanie organizacyjne, które spowodowało chwilowe rozbieżności w nazewnictwie
dokumentów.
– Pismem nr D/DF/1939/14 z dnia 22 grudnia 20114 r. Plan finansowy na 2015 rok został
przekazany również do Ministerstwa Finansów. Zespół kontrolujący stwierdził, że z uwagi na
fakt, że Instytut nie należy do sektora finansów publicznych, nie było obowiązku przekazywania
Planu do Ministerstwa Finansów,
– Informacja o wykonaniu Planu finansowego za 2015 rok została przekazana do Ministerstwa
Rozwoju przy piśmie nr D/DF/132/16 z dnia 29 stycznia 2016 r., tj. w terminie wyznaczonym
przez Ministerstwo6.
– Sprawozdanie finansowe za 2015 rok zostało przygotowane przez Główną Księgową Instytutu
w dniu 15 lutego 2016 r. i w okresie kontroli było badane prze biegłego rewidenta. Zgodnie
z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 29 września o rachunkowości7, kierownik jednostki
zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później, niż w ciągu trzech
miesięcy od dnia bilansowego8.
[Akta kontroli str. 37-72,81-152]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienia formalne.
2. Analiza sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą sytuacji ekonomiczno-finansowej Instytutu, w tym Plan
finansowy na 2015 rok, Informację Instytutu o wykonaniu Planu finansowego na 2015 rok,
Sprawozdanie finansowe za 2015 rok oraz Okresową informację o instytucie badawczym według
stanu na dzień 31.12.2015 r.
Zgodnie ze wstępnym Sprawozdaniem finansowym za 2015 rok, w okresie objętym kontrolą
Instytut wypracował niewielki zysk netto w wysokości 130.339,44 zł tj. na zbliżonym poziomie
jak w roku ubiegłym.
Przychody z działalności podstawowej wyniosły w 2015 roku 5.827.215,24 zł i były niższe
w stosunku do roku 2014 o 909.767,00 zł, tj. o 13,5%, a w stosunku do roku 2013 wzrosły
o 1.771.925,47,00 zł tj. o 43,69%. Udział przychodów z działalności podstawowej w przychodach
ogółem kształtował się na zbliżonym poziomie i wynosił w latach 2013-2015 odpowiednio:
83,5 %, 88,6% i 88,1%.
Przychody z działalności naukowo-badawczej9 w 2015 roku wyniosły 2.745.153,00 zł i były
niższe w porównaniu z rokiem ubiegłym o 28,55%, ale w stosunku do roku 2013 prawie się
podwoiły (wzrost o 98,58%).
Wynik z działalności innej niż podstawowa wyniósł w 2015 roku 49 tys. zł, co stanowi ok. 35%
wyniku ogółem. Ustalono, że prowadzona przez Instytut działalność inna niż podstawowa była
6
Z wytycznych Departamentu Jednostek Nadzorowanych i Podległych (DNP) w Ministerstwie Rozwoju wynika, że
Instytut powinien sporządzić i przesłać do Ministerstwa Rozwoju zestawienie dotyczące wykonania Planu
finansowego za 2015 rok do końca lutego 2015 roku.
7
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm. ) – dalej „uor”
8
Rokiem obrotowym w Instytucie jest rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.
9
Do przychodów z działalności naukowo-badawczej zaliczono przychody z usług badawczo-rozwojowych i
przychody z dotacji podmiotowej.
Strona 4 z 17
wyodrębniona pod względem finansowym i rachunkowym z działalności podstawowej, zgodnie
z ustawą oib. Działalność ta była ewidencjonowana na wyodrębnionych kontach księgowych,
zgodnie z przyjętymi w Instytucie zasadami rachunkowości.
[Akta kontroli str. 37-72,127-152,195-212]
Zespół kontrolujący w zbadanym zakresie stwierdził, że sytuacja ekonomiczno-finansowa
COBRO w okresie objętym kontrolą była stabilna.
3. Zasady (polityka) rachunkowości oraz procedury obiegu dokumentów i kontroli
finansowej.
Kontrolą objęto regulacje wewnętrzne normujące zasady prowadzenia rachunkowości i obiegu
dokumentów finansowo-księgowych, w tym kontroli finansowej oraz dokumentację dotyczącą
zgodności postępowania w badanym zakresie z przepisami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
W wyniku kontroli ustalono:
− stosowane przez Instytut zasady (polityka) rachunkowości spełniały wymogi uor,
− w Instytucie wdrożono procedurę obiegu dokumentów finansowo-księgowych, w tym kontroli
finansowej,
− w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych zawarte są nieaktualne adresy
publikacyjne ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych. Przywołano rozporządzenie
Ministra Nauki z dnia 12 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu
gospodarki finansowej jednostek badawczo-rozwojowych, które utraciło moc10.
Stosowanie przez Instytut procedur kontroli finansowej, w tym obiegu dokumentów finansowoksięgowych, zbadano na losowo dobranej próbie 283 faktur zakupowych z 2015 roku11. W wyniku
analizy powyższych dokumentów stwierdzono, że zbiór prowadzony jest w układzie
chronologicznym, faktury podlegały sprawdzeniu i akceptacji zgodnie z obowiązującą w Instytucie
Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.
[Akta kontroli, str. 153-194]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienia formalne.
4. Udzielanie zamówień publicznych.
Kontrolą objęto akty wewnętrzne regulujące w COBRO, zasady i tryb udzielania zamówień
publicznych oraz zgodność postępowania w Instytucie z przepisami wewnętrznymi
i zewnętrznymi przy udzielaniu zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 30 000 euro.
Ustalono, że w regulacjach wewnętrznych dot. udzielania zamówień publicznych przywołano
nieaktualne adresy publikacyjne ustawy Prawo zamówień publicznych i ustawy o finansach
publicznych. Regulacjami wewnętrznymi nie objęto tzw. zamówień z dziedziny nauki12.
Zespół kontrolujący stwierdził, że Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku
2015, o którym mowa w art. 98 ustawy pzp zostało sporządzone i przekazane Prezesowi Urzędu
Zamówień Publicznych przez Instytut w wymaganym terminie13.
W 2015 roku zostało przeprowadzone 1 zamówienie publiczne w trybie zapytania o cenę.
Na podstawie analizy dokumentacji tego postępowania ustalono:
10
Rozporządzenie zostało uchylone z dniem 1.10.2010 r.
Badaniem objęto faktury zakupu materiałów i usług z 4 miesięcy 2015 roku: kwiecień, wrzesień, listopad, grudzień.
12
Zasady udzielania zamówień z dziedziny nauki zostały określone w art. 1 ust. 2 oraz art. 30a – 30d (rozdz. 2a)
ustawy z dnia 30.04.2010 r. o zasadach finansowania nauki –j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1620 z późn. zm.
13
Nr referencyjny nadany przez UZP: ZP-SR/2015/18724 z dnia 19.02.2016 r.
11
Strona 5 z 17
• ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przekazano Prezesowi UZP po upływie 3 tygodni od
zawarcia umowy z wykonawcą, co jest niezgodne z postanowieniami art. 95 ust. 2 ustawy
pzp, który nakłada wymóg niezwłocznego przekazania takiego ogłoszenia Prezesowi UZP.
[Akta kontroli, str. 213-272]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie formalne.
5. Zawieranie umów cywilnoprawnych.
Kontrolą objęto zasady i tryb postępowania przy zawieraniu umów cywilnoprawnych w Instytucie,
wybrane umowy zawarte w Instytucie w 2015 roku oraz dokumentację związaną z ich zawarciem,
odbiorem i rozliczeniem w zakresie zgodności postępowania z przepisami wewnętrznymi
i przepisami powszechnie obowiązującego prawa.
W badanym okresie zawarto w Instytucie 178 umów cywilnoprawnych na łączną kwotę
378.162,00 zł, z tego: 163 umowy o dzieło, w tym 91 umów z pracownikami COBRO oraz
15 umów zlecenia z własnymi pracownikami.
Zgodność postępowania przy zawieraniu umów cywilnoprawnych z zasadami wewnętrznymi
i powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz ich odbiór, rozliczenie i dokumentowanie,
zbadano na podstawie dokumentacji losowo wybranych 20 umów zwartych w COBRO w 2015
roku, w tym 14 umów z własnymi pracownikami14.
W wyniku kontroli stwierdzono:
• brak 1 podpisu potwierdzającego dokonanie kontroli merytorycznej,
• brak 11 dat przy wnioskach o zawarcie umowy lub rachunkach,
• brak wniosku o zawarcie umów z 3 pracownikami na archiwizację dokumentów.
• w dokumentacji nie zawarto zapisu, że praca nie wchodzi w zakres obowiązków
służbowych pracownika,
• w przypadku 1 umowy brak zapisu, że praca powinna być wykonywana w godzinach
pozasłużbowych15.
Ustalono, że zbadane umowy z pracownikami zawarto na realizację prac nie wchodzących
w zakres obowiązków służbowych wynikających z umowy o pracę. W umowach zlecenia
i o dzieło z pracownikami COBRO (poza 1 zbadaną umową) zawarto zapis, że wykonawca
zobowiązuje się wykonać pracę w godzinach pozasłużbowych.
[Akta kontroli, str. 273-416]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienia formalne.
6. Stosowanie ustawowych procedur do czynności prawnych, o których mowa w art. 17
ust. 1-3 ustawy oib.
6.1. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzenia składnikami aktywów
trwałych, których równowartość w złotych przekracza kwotę 50 000 euro.
14
15
Zgodnie z Wykazem umów zlecenia i umów o dzieło zawartych w Instytucie w 2015 roku: umowy zawarte
z pracownikami Instytutu- umowy zlecenia do badania pobrano co 5-tą umowę, umowy o dzieło – do badania
pobrano co 10-tą umowę oraz umowy zawarte z osobami spoza Instytutu – do badania pobrano umowy o wartości
powyżej 3.000 zł.
Podczas kontroli pracownik złożył oświadczenie, że prace w ramach umowy zlecenia nr 82/DA/2015 z dnia
11.05.2015 r. wykonywane były w godzinach pozasłużbowych.
Strona 6 z 17
Podczas kontroli ustalono, że w badanym okresie Instytut dokonał czynności prawnej w zakresie
rozporządzania składnikami aktywów trwałych o wartości rynkowej przekraczającej
równowartość kwoty 50.000 euro, polegającej na ustanowieniu służebności przesyłu na rzecz
XXXXXXXXXXXXX na prawie użytkowania wieczystego zabudowanej nieruchomości
gruntowej położonej w Warszawie, przy ul. Konstancińskiej 11, oznaczonej ewidencyjnie jako
działki 23 i 24, za jednorazowym wynagrodzeniem w kwocie 53.099 zł netto.
Minister Skarbu Państwa przy pozytywnej opinii Ministra Gospodarki wyraził zgodę na dokonanie
ww. czynności prawnej16.
[Akta kontroli, str.55, 417-450]
6.2. Sprzedaż środków trwałych.
W okresie objętym kontrolą Instytut nie dokonywał czynności prawnych w trybie art. 17 ust. 2
ustawy oib17.
[Akta kontroli, str. 55]
6.3. Dokonywanie czynności prawnych w zakresie rozporządzania składnikami aktywów
trwałych, o których mowa w art. 17 ust. 3 ustawy oib.
Podczas kontroli ustalono, że w 2015 roku Instytut poinformował Ministra Gospodarki18
o złożeniu wniosku do Ministra Skarbu Państwa o wyrażenie zgody na ustanowienie służebności
przesyłu na rzecz XXXXXXXXXXXXXXXX Ministerstwo Gospodarki pismem nr DNP-IVMSP-4037/1 L.dz. 5159/2015 z dnia 15 września 2015 r. poinformowało Ministra Skarbu Państwa
i COBRO, że nie wnosi zastrzeżeń do przedmiotowego wniosku.
[Akta kontroli, str. 55-56,417-432]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
Ocena cząstkowa dotycząca działalności finansowej Instytutu: pozytywna z uchybieniami.
B. ORGANIZACJA I JAKOŚĆ PRACY.
1. Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej oraz
kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych.
Ustawa oib w art. 29 ust. 2 pkt 6 stanowi, że do zadań rady naukowej instytutu badawczego należy
zatwierdzanie perspektywicznych kierunków działalności naukowej, rozwojowej i wdrożeniowej.
Natomiast, zgodnie z art. 29 ust. 2 pkt 5 ustawy oib, do zadań rady naukowej instytutu należy
opiniowanie kierunkowych planów tematycznych badań naukowych i prac rozwojowych.
W Instytucie zostały opracowane Perspektywiczne kierunki działalności naukowej, rozwojowej
i wdrożeniowej na lata 2014-2018. Rada Naukowa COBRO pozytywnie zaopiniowała
ww. dokument19.
Kierunkowe plany tematyczne badań naukowych i prac rozwojowych na 2015 rok zostały
zatwierdzone przez Dyrektora COBRO w dniu 15 grudnia 2014 roku. Rada Naukowa20 COBRO
w dniu 22 grudnia 2014 r. pozytywnie zaopiniowała ww. dokument. W treści Uchwały zapisano,
że jest to opinia do kierunkowego planu rzeczowo-finansowego.
Dyrektor COBRO wyjaśnił, że treść Uchwały Nr 2 z dnia 22 grudnia 2014 roku została
sformułowana nieprawidłowo, zamiast sformułowania kierunkowy plan tematyczny i plan
finansowy, zapisano sformułowanie kierunkowy plan rzeczowo-finansowy. W związku ze zmianą
16
Pismo MSP nr DMSP.5541.529.2015 DMSP/ABan/wn.10409 z dnia 7.10.2015 r.
Informacja dla Zespołu kontrolującego z dnia 19.02.2016 r..
18
Wystąpienie do Dyrektora DNP MG nr L.Dz. D/1297/2015 z dnia 4.09.2015 r.
19
Uchwała Nr 2 Rady Naukowej COBRO-Instytutu Badawczego Opakowań z dnia 20 grudnia 2013 r.
20
Uchwała Nr 2 Rady Naukowej COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań z dnia 22 grudnia 2014 r.
17
Strona 7 z 17
na stanowisku Sekretarza Rady Naukowej nastąpiło drobne zamieszanie organizacyjne, które
spowodowało chwilowe rozbieżności w nazewnictwie dokumentów.
[Akta kontroli str. 669-676, 701-706]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie formalne.
2. Roczny plan działalności Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą planowania działalności Instytutu w okresie rocznym.
Ustalono, że w Instytucie został opracowany Plan finansowy na 2015 rok. Natomiast zadania
badawcze planowane do realizacji przez Instytut w 2015 roku, w obszarze działalności naukowobadawczej, zostały ujęte we Wniosku o przyznanie środków finansowych na działalność statutową
na rok 2015 z dnia 4 września 2014 r.
[Akta kontroli, str. 677-700]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
3. Prace realizowane w Instytucie w 2015 roku w ramach działalności podstawowej
i w ramach działalności innej niż podstawowa21 oraz ich powiązanie z zakresem działania
Instytutu.
3.1. Prace realizowane w Instytucie w 2015 roku w ramach działalności podstawowej oraz
ich powiązanie z zakresem działania Instytutu określonym w Statucie Instytutu.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą prac realizowanych w Instytucie w 2015 roku w ramach
działalności podstawowej oraz ich powiązanie z zakresem działania Instytutu, w tym: Statut
Instytutu, Wniosek o przyznanie środków finansowych na działalność statutową na rok 2015 wraz
z opinią Ministra Gospodarki oraz informacje Dyrektora Instytutu.
W badanym okresie przedmiot działalności podstawowej oraz szczegółowy zakres działania
Instytutu zostały określone w § 4 ust. 1-4 Statutu Instytutu.
Dyrektor Instytutu w piśmie z dnia 19 lutego 2016 r. poinformował Zespół kontrolujący, iż prace
w ramach działalności podstawowej realizowane były w zakresie określonym przez Statut.
Dyrektor Instytutu przedstawił zestawienie głównych zadań badawczych realizowanych przez
Instytut w 2015 roku w ramach działalności podstawowej, w powiązaniu z poszczególnymi
obszarami zakresu działania Instytutu określonym w § 4 ust. 1-4 Statutu Instytutu22. Na podstawie
analizy dokumentów oraz wyjaśnień Dyrektora Instytutu ustalono, że prace i zadania badawcze
realizowane przez Instytut w 2015 roku w ramach działalności podstawowej, były powiązane
z obszarami badawczymi określonymi w Statucie Instytutu.
[Akta kontroli str. 56-62,459-466]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
3.2. Prace prowadzone w Instytucie w 2015 roku w ramach innej działalności.
W badanym okresie zakres i formy działalności innej niż podstawowa zostały określone w § 4
ust. 5 Statutu Instytutu.
Dyrektor Instytutu w Zestawieniu informacji z dnia 19 lutego 2016 r. poinformował Zespół
kontrolujący, że Instytut prowadził w okresie badanym działalność inną niż podstawowa
tj. badania i analizy techniczne, opinie i ekspertyzy nie mające charakteru badań naukowych i prac
rozwojowych oraz działalność wynajmu wolnych powierzchni.
21
Działalność podstawowa w rozumieniu art. 2 ust. 1-3 ustawy oib oraz działalność inna niż podstawowa – inna niż
wymieniona w ust. 1-3 – w rozumieniu art. 2 ust. 4 ustawy oib.
22
Zestawienie informacji dla Zespołu kontrolującego z dnia 19.02.2016 r..
Strona 8 z 17
[Akta kontroli str. 56-57,61-62,67]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
4. Roczne sprawozdanie dyrektora Instytutu z wykonania zadań.
Ustawa oib w art. 29 ust. 2 pkt 5 stanowi, że do zadań rady naukowej instytutu badawczego należy
opiniowanie rocznych sprawozdań dyrektora instytutu z wykonania zadań.
Zespół kontrolujący stwierdził, że sprawozdanie Dyrektora Instytutu z wykonania zadań w 2015
roku na dzień zakończenia kontroli nie zostało jeszcze sporządzone. Dyrektor Instytutu
poinformował Zespół kontrolujący, że Sprawozdanie sporządzane jest po odbiorach wszystkich
prac statutowych, które zaplanowane są do 28 lutego 2016 roku. Sprawozdanie jest przedstawiane
Radzie Naukowej na posiedzeniu, którego termin przypada każdego roku na miesiąc marzec.
Wynika to także z Harmonogramu odbiorów prac statutowych wybranych do finansowania
z budżetu w roku 2015 zatwierdzonego przez Zastępcę Dyrektora ds. Naukowych.
[Akta kontroli, str. 63,71]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
5. Ocena parametryczna i kategoria naukowa Instytutu.
Kwestie dotyczące kompleksowej oceny jakości działalności naukowej i badawczo-rozwojowej
oraz przyznawania kategorii naukowych jednostkom naukowym zostały uregulowane w ustawie
o zasadach finansowania nauki oraz w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego
z dnia 13 lipca 2012 r. w sprawie kryteriów i trybu przyznawania kategorii naukowej jednostkom
naukowym23.
Instytut, zgodnie z § 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, złożył do Ministra Nauki i Szkolnictwa
Wyższego pisemny wniosek o przyznanie kategorii naukowej24 w terminie wyznaczonym przez
MNiSW25 wypełnioną ankietę, przekazał w wersji elektronicznej w dniu 13 kwietnia 2013 r.
w systemie teleinformatycznym POL-on26.
Na podstawie wyników kompleksowej oceny Instytutu, dokonanej przez Zespół Ewaluacji
powołany przez Przewodniczącego Komitetu Ewaluacji Jednostek Naukowych, Komisja do spraw
Grupy Nauk Ścisłych i Inżynierskich ustaliła ostateczną ocenę Instytutu.
Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego na podstawie kompleksowej oceny jakości działalności
naukowej i badawczo-rozwojowej Instytutu oraz rekomendacji Komisji do spraw Grupy Nauk
Ścisłych i Inżynierskich27 przyznał Instytutowi kategorię naukową „B”28.
Odnośnie uzyskania kategorii B w ocenie parametrycznej Dyrektor COBRO wyjaśnił, iż COBRO
– Instytut Badawczy Opakowań do 2012 roku miał przyznaną kategorię A, natomiast po kolejnej
ocenie parametrycznej w 2013 roku otrzymał kategorię B. Specyfika działalności instytutu,
23
Dz. U. z 2012 r. Nr 877, z późn. zm., aktualnie: j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 1126.
Pismo z dnia 12.04.2013 r., znak: DN/235/2013.
25
Komunikat MNiSW z dnia 12.02.2013 r. w sprawie ogłaszania terminu składania wniosków o przyznanie kategorii
naukowej jednostce naukowej i przekazywania ankiety jednostki naukowej (do dnia 08.04.2013 r.). Następnie
Komunikat MNiSW z dnia 26 marca 2013 r. w sprawie przedłużenia do 15 kwietnia 2013 r. terminu składania
wniosków o przyznanie kategorii naukowej jednostce naukowej i przekazywania ankiety jednostki naukowej (termin
uległ przedłużeniu i upływał z dniem 15 kwietnia 2013 r.).
26
POL-on – zintegrowany system informacji o szkolnictwie wyższym, służący m.in. do przekazywania ankiety
jednostki naukowej.
27
Uchwała Komisji do spraw Grupy Nauk Ścisłych i Inżynierskich z dnia 18.09.2013 r. Komisja zaproponowała
przyznanie COBRO kategorii naukowej B.
28
Decyzja Nr 177/KAT/2013 MNiSW z dnia 24.10.2013 r. Ustawa ozfn w art. 42 ust. 1 i 3 ustala następujące
kategorie naukowe jednostek naukowych: A+ - poziom wiodący, A - poziom bardzo dobry, B - poziom zadowalający
z rekomendacją wzmocnienia działalności naukowej, badawczo-rozwojowej lub stymulującej innowacyjność
gospodarki, C - poziom niezadowalający.
24
Strona 9 z 17
pomiędzy dwiema ocenami, nie zmieniła się, a osiągane wyniki naukowe i wdrożeniowe były coraz
lepsze. Pomimo to nie udało się utrzymać wysokiej kategorii. Na jej obniżenie nie miała wpływu
sytuacja w instytucie, a jedynie kontekst oceny. W poprzedniej ewaluacji COBRO oceniane było
w grupie małych jednostek naukowych i na tle tej grupy wypadło bardzo dobrze uzyskując
kategorię A. W kolejnej parametryzacji COBRO zostało umiejscowione w grupie bardzo dużych
i silnych instytutów, z których część również uzyskała kategorię B. Po opublikowaniu informacji
o grupach wspólnej oceny (GWO) złożyliśmy do MNiSW stosowne pismo z prośbą o przeniesienie
nas do innej, bardziej odpowiedniej grupy, ale nasza prośba nie została rozpatrzona korzystnie dla
nas.
[Akta kontroli, str. 643-668]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
Ocena cząstkowa organizacji i jakości pracy w Instytucie: pozytywna.
C. JAKOŚĆ ZARZĄDZANIA.
1. Instrumenty wspierające jakość zarządzania.
Ustalono, że w COBRO zostały wdrożone dwa systemy zarządzania jakością dotyczące
laboratoriów oraz Centrum Certyfikacji, a dodatkowo zarządzanie Instytutem wspiera systemem
regulacji wewnętrznych wydanych przez Dyrektora Instytutu.
[Akta kontroli, str. 865-880]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
2. Struktura organizacyjna Instytutu oraz akty wewnętrzne.
Kontrolą objęto akty wewnętrzne regulujące organizację i funkcjonowanie Instytutu, w tym: statut,
regulaminy: organizacyjny, pracy, wynagradzania, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
oraz zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prawami własności
przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych i prac rozwojowych.
Instytut jest wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem
KRS 000004027729. Według danych ujawnionych w KRS organem uprawnionym do
reprezentowania Instytutu na zewnątrz jest Dyrektor Instytutu samodzielnie.
W Instytucie powołano Zastępcę Dyrektora ds. Naukowych z dniem 1 czerwca 2011 roku.
[Akta kontroli str. 451-458]
W odniesieniu do poszczególnych aktów wewnętrznych Instytutu ustalono:
2.1. Statut Instytutu.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Statut COBRO Instytutu Badawczego
Opakowań w Warszawie30, który został uchwalony przez Radę Naukową Instytutu w dniu 15 maja
2013 r.31 i zatwierdzony przez Ministra Gospodarki w dniu 9 sierpnia 2013 r.
[Akta kontroli, str. 459-466]
2.2. Regulamin organizacyjny Instytutu.
Statut COBRO w § 3 ust. 1 stanowi, że Strukturę organizacyjną Instytutu, odpowiadającą
przedmiotowi i zakresowi jego działania, określa regulamin organizacyjny ustalony przez
dyrektora, po zasięgnięciu opinii rady naukowej oraz zakładowych organizacji związkowych.
29
Wydruk z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego według stanu na dzień 02.02.2016 r.
(Identyfikator wydruku: RP/40277/21/20160202130839).
30
Dalej: „Statut Instytutu” lub „Statut COBRO”.
31
Uchwała Nr 1 Rady Naukowej COBRO z dnia 15.05.2013 r.
Strona 10 z 17
W okresie objętym kontrolą w COBRO obowiązywał Regulamin organizacyjny COBRO –
Instytutu Badawczego Opakowań w Warszawie, który został wprowadzony w życie Zarządzeniem
Nr 1/2015 Dyrektora Instytutu z dnia 2 stycznia 2015 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu
organizacyjnego COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań. Schemat organizacji COBRO
przedstawiający podział Instytutu na piony oraz podporządkowanie komórek organizacyjnych do
pionów stanowi Załącznik Nr 1 do Regulaminu.
Rada Naukowa32 COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań pozytywnie zaopiniowała ww.
Regulamin Organizacyjny. Stwierdzono brak opinii zakładowych organizacji związkowych
działających w COBRO z uwagi na rozwiązanie w dniu 20 marca 2006 roku Komisji Zakładowej
NSZZ „Solidarność”.
Zastępca Dyrektora ds. Naukowych podała, że Komisja Zakładowa N.S.Z.Z. „Solidarność” Nr 743
przy COBRO (…) w dniu 20.03.2006 r. podjęła uchwałę o rozwiązaniu organizacji
i wyrejestrowaniu z Rejestru Regionu Mazowsze. Jednocześnie oświadczam, że do dnia
dzisiejszego nie została powołana w COBRO – Instytucie Badawczym Opakowań żadna
zakładowa organizacja związkowa.
[Akta kontroli, str. 467-494]
2.3. Regulamin pracy Instytutu.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Regulamin pracy COBRO – Instytutu
Badawczego Opakowań w Warszawie33, który został wprowadzony w życie Zarządzeniem
Nr 11/2013 Dyrektora COBRO z dnia 18 grudnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu
pracy, w trybie określonym w przepisach Kodeksu pracy (art. 104 oraz art. 1043),
tj. po pozytywnym zaopiniowaniu przez zakładowe organizacje związkowe (brak takiej
organizacji w COBRO) oraz po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości
pracowników Instytutu. Zarządzenie weszło w życie z dniem podpisania, a Regulamin pracy
zaczął obowiązywać od dnia 7 stycznia 2014 roku.
[Akta kontroli, str. 495-518]
2.4. Regulamin wynagradzania pracowników.
W okresie objętym kontrolą w COBRO obowiązywał Regulamin wynagradzania COBRO –
Instytutu Badawczego Opakowań w Warszawie34, który został wprowadzony w życie z dniem
12 maja 2014 r. Zarządzeniem Nr 4/2014 Dyrektora COBRO z dnia 23 kwietnia 2014 r.35.
Zarządzeniem Nr 11/2014 Dyrektora COBRO z dnia 31 grudnia 2014 r. wprowadzona została
nowa tabela miesięcznych wynagrodzeń zasadniczych, stanowiąca Załącznik Nr 1 do Regulaminu
wynagradzania.
[Akta kontroli, str. 519-542]
2.5. Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie obowiązywał Regulamin tworzenia i przyznawania
środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Centralnym Ośrodku BadawczoRozwojowym Opakowań36 obowiązujący od dnia 1 stycznia 1997 roku. Zarządzeniem Nr 4/2000
Dyrektora Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Opakowań z dnia 19 kwietnia 2000
roku wprowadzono zmiany do treści ww. Regulaminu. Kolejne zmiany treści Regulaminu
wprowadzono Zarządzeniem Nr 8/2011 Dyrektora Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego
Opakowań z dnia 27 października 2011 r. w sprawie wprowadzenia zmiany w regulaminie
32
Uchwała Nr 5 Rady Naukowej COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań z dnia 22 grudnia 2014 r.
Dalej: „Regulamin pracy COBRO”.
34
Dalej: „Regulamin wynagradzania pracowników COBRO”.
35
Zarządzenie Nr 4/2014 Dyrektora COBRO z dnia 23.04.2014 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu
wynagradzania COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań w Warszawie.
36
Zarządzenie Nr 5/97 Dyrektora Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Opakowań z dnia 1 czerwca 1997
roku w sprawie przyznania świadczeń z zakładowego funduszu socjalnego.
33
Strona 11 z 17
tworzenia i przeznaczenia środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w Centralnym
Ośrodku Badawczo-Rozwojowym Opakowań.
[Akta kontroli, str. 543-556]
2.6. Regulamin zarządzania prawami autorskimi i prawami pokrewnymi oraz prawami
własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników badań naukowych
i prac rozwojowych.
W okresie objętym kontrolą w COBRO funkcjonował Regulamin zarządzania prawami autorskimi
i prawami pokrewnymi oraz prawami własności przemysłowej oraz zasad komercjalizacji wyników
badań naukowych i prac rozwojowych COBRO – Instytut Badawczy Opakowań. Dyrektor COBRO
z dniem 2 stycznia 2015 r. Zarządzeniem Nr 2/2015 ustalił ww. Regulamin, który został w dniu
22 grudnia 2014 roku pozytywnie zaopiniowany przez Radę Naukową37 COBRO.
[Akta kontroli, str. 557-578]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
3. Stan i struktura zatrudnienia.
Kontrolą objęto zmiany dotyczące stanu i struktury zatrudnienia w COBRO w latach 2013-2015,
w szczególności w grupie pracowników naukowych.
Stwierdzono, że w badanym okresie stan zatrudnienia w COBRO ogółem zwiększył się z 42 osób
w 2013 r. do 44 osób w 2015 roku tj. o 4,8%. W grupie pracowników naukowych zatrudnienie
utrzymywało się na stałym poziomie tj. 5 osób. Udział pracowników naukowych w zatrudnieniu
ogółem nieznacznie obniżył się z poziomu 11,9% do 11,4%. Zmiany w stanie zatrudnienia
COBRO w pozostałych grupach pracowników kształtowały się następująco: liczba pracowników
badawczo-technicznych zmalała z 10 osób w 2014 r. do 8 osób w 2015 r., pracowników
inżynieryjno-technicznych wzrosła o jedną osobę w 2015 r. w stosunku do roku 2013
i wynosiła 20 osób, pracowników administracyjno-ekonomicznych wzrosła o jedną osobę
i wynosiła 10 osób oraz pracowników bibliotecznych utrzymywała się na stałym poziomie
tj. 1 osoba.
Zespół kontrolujący stwierdził, że prowadzone były działania w zakresie rozwoju kadry Instytutu,
w tym działania na rzecz ograniczenia ryzyka wystąpienia luki kadrowej wśród pracowników
naukowych. Dyrektor COBRO podał, iż w latach 2013-2015 przyjęto 3 młodych pracowników,
którzy objęci zostali opieką doświadczonych pracowników naukowych i badawczo-technicznych
z dużym doświadczeniem (…). Wiele osób skierowano na studia i seminaria doktoranckie.
Aktualnie trzy osoby mają otwarte przewody doktorskie i trzy osoby przygotowują rozprawy
habilitacyjne.
[Akta kontroli str. 873-874]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
4.
Umowy o zakazie prowadzenia działalności konkurencyjnej oraz podejmowanie
dodatkowego zatrudnienia przez pracowników.
Kontrolą objęto spełnienie ustawowego obowiązku podpisywania umów o zakazie prowadzenia
działalności konkurencyjnej wobec Instytutu oraz wydawania zgody przez Dyrektora Instytutu na
dodatkowe zatrudnienie.
Wypełnienie obowiązku zawarcia umowy o zakazie konkurencji sprawdzono w odniesieniu do
pracowników zatrudnionych w Instytucie według stanu na dzień 31 grudnia 2015 r.
37
Uchwała Nr 4 Rady Naukowej COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań z dnia 22 grudnia 2014 r.
Strona 12 z 17
i zobowiązanych do zawarcia takiej umowy38. Stwierdzono, że wszyscy zweryfikowani
pracownicy mieli zawarte umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy.
Ponadto Dyrektor Instytutu i jego Zastępca, podpisali odrębne umowy o zakazie konkurencji.
W roku 2015 obowiązywały dwie zgody Dyrektora COBRO dla dwóch pracowników COBRO
na dodatkowe zatrudnienie w latach 2014-2015. COBRO nie wprowadził wewnętrznych regulacji
dotyczących kwestii wykonywania dodatkowego zatrudnienia oraz prowadzenia działalności
gospodarczej, opierając się w przedmiotowym zakresie wyłącznie na zapisach art. 47 ustawy oib.
W praktyce procedura udzielania zgody na podjęcie dodatkowego zatrudnienia lub prowadzenie
działalności gospodarczej polega na skierowaniu przez pracownika planującego takie czynności
pisma do Dyrektora COBRO. Zgoda wydawana jest poprzez umieszczanie na tym piśmie przez
Dyrektora adnotacji „zgoda” z datą i podpisem.
[Akta kontroli str. 581-590, 815-864, 921-922]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
5. Rada Naukowa Instytutu oraz jej działalność.
Statut Instytutu w § 8 ust. 1 stanowi, iż Rada Naukowa COBRO składa się z 12 członków.
W okresie objętym kontrolą w Instytucie funkcjonowała Rada Naukowa COBRO kadencji
2011-2015, do której wybory zostały przeprowadzone w dniu 28 czerwca 2011 r. oraz kadencji
2015-2019 do której wybory zostały przeprowadzone w dniu 26 czerwca 2015 r. Pierwsze
posiedzenie Rady Naukowej COBRO kadencji 2011-2015 odbyło się w dniu 7 września 2011 r.,
a Rady Naukowej COBRO kadencji 2015-2019 w dniu 30 czerwca 2015 r.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą przygotowania i przeprowadzenia wyborów do Rady
Naukowej COBRO kadencji: 2011-2015 i 2015-2019 jej składu oraz działalności w badanym
okresie.
W wyniku analizy dokumentacji dotyczącej ww. kadencji ustalono:
1) Wybory do Rady Naukowej COBRO zostały przeprowadzone na podstawie Regulaminu
Wyborów do Rady Naukowej Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Opakowań
(dalej: Regulamin Wyborów do Rady Naukowej) przez Komisję Wyborczą powołaną przez
Dyrektora COBRO39.
2) Liczba członków Rady Naukowej COBRO, jej skład i skład poszczególnych grup był zgodny
z § 7 Statutu Instytutu.
3) Rada Naukowa COBRO działała na podstawie uchwalonego przez siebie regulaminu40.
4) Tryb i zasady pracy Rady Naukowej Instytutu zostały uregulowane w Rozdziale 6 § 5-10
Regulaminu Rady Naukowej COBRO.
5) Regulamin Rady Naukowej COBRO w § 7 stanowi m.in.: Rada Naukowa COBRO podejmuje
decyzje w formie uchwał. Do prawomocności uchwał niezbędna jest obecność ½ członków
Rady, w tym Przewodniczącego lub jego Zastępcy. Uchwały Rady zapadają większością głosów
w zasadzie w głosowaniu jawnym, o ile większość członków Rady Naukowej nie zażąda
głosowania tajnego.
Rada Naukowa COBRO powołana na lata 2011-2015 podjęła łącznie 60 uchwał, w tym
33 uchwały dotyczące zadań regulowanych art. 29 ust. 2 ustawy oib oraz 27 uchwał
38
Zgodnie z wykazem Pracownicy objęci obowiązkiem posiadania umów o zakazie konkurencji stan na dzień
31.12.2015 r.
39
Zarządzeniem Nr 2/2011 z dnia 17 maja 2011 r. oraz Zarządzeniem Nr 6/2015 z dnia 14 maja 2015 r.
40
Regulamin Rady Naukowej COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań w Warszawie, przyjęty na posiedzeniu Rady
Naukowej w dniu 5 lipca 2011 r. i obowiązujący od dnia 5 lipca 2011 roku oraz Regulamin Rady Naukowej COBRO
– Instytutu Badawczego Opakowań w Warszawie, przyjęty Uchwałą Nr 1 z dnia 21.12.2015 r. Rady Naukowej
COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań, obowiązujący od dnia 21 grudnia 2015 r. Dalej zwany: „Regulamin
Rady Naukowej COBRO”.
Strona 13 z 17
organizacyjnych, w tym 6 uchwał dotyczących konkursu na Dyrektora Instytutu. Rada Naukowa
COBRO powołana na lata 2015-2019 podjęła łącznie 13 uchwał dotyczących zadań regulowanych
art. 29 ust. 2 ustawy oib oraz 10 uchwał organizacyjnych, w tym dotyczących zaopiniowania
m.in.:
– planu finansowego Instytutu na 2015 rok,
– zarządzenia konkursu na stanowisko dyrektora Instytutu oraz powołania Komisji Konkursowej,
– sprawozdania z wykonania prac badawczych w 2015 roku,
– sprawozdania finansowego Instytutu za 2015 rok.
Zespół kontrolujący stwierdził, że Instytut nie prowadzi rejestru uchwał podejmowanych przez
Radę Naukową. Podjęte uchwały przez Radę Naukową COBRO na każdym posiedzeniu
wykazywane były w Protokołach Komisji Skrutacyjnych. Stwierdzono pojedyncze przypadki,
gdzie treść podjętych uchwał nie odnosiła się do nazw opiniowanych dokumentów.
Dyrektor COBRO wyjaśnił, że Rada Naukowa COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań nie
prowadzi Rejestru Uchwał. Wykazy podjętych uchwał są zawarte w Protokołach Komisji
Skrutacyjnych dotyczących podjętych Uchwał Rady Naukowej COBRO – Instytutu Badawczego
Opakowań na każdym posiedzeniu Rady Naukowej. W związku ze zmianą na stanowisku
Sekretarza Rady Naukowej nastąpiło drobne zamieszanie organizacyjne, które spowodowało
chwilowe rozbieżności w nazewnictwie dokumentów.
[Akta kontroli str. 707-814]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie formalne.
6.
Okresowe oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych
i badawczo-technicznych.
Pracownicy naukowi i badawczo-techniczni, zgodnie z art. 44 ust. 4 i art. 50 ustawy oib, podlegają
okresowym ocenom dorobku naukowego i technicznego dokonywanym przez radę naukową
instytutu. Pracownicy zatrudnieni na stanowiskach profesora zwyczajnego i profesora
nadzwyczajnego podlegają ocenom nie rzadziej niż raz na 4 lata, a pracownicy zatrudnieni na
stanowiskach asystenta i adiunkta oraz badawczo-techniczni nie rzadziej niż raz na 2 lata.
Tryb oceny okresowej określa regulamin ustanowiony przez dyrektora.
W COBRO dokonano oceny okresowej pracowników naukowych i badawczo-technicznych za lata
2010-2013, która została przeprowadzona w 2014 roku. Do przedmiotowej oceny pracowników
naukowych i badawczo-technicznych w COBRO stosowane były dwa formularze: arkusz oceny
dorobku naukowego i zawodowego oraz karta oceny pracownika. W styczniu 2015 roku
w COBRO zostały opracowane przez Zastępcę Dyrektora ds. Naukowych i zatwierdzone przez
Dyrektora Instytutu Zasady oceny pracowników naukowych i badawczo-technicznych w COBRO –
Instytucie Badawczym Opakowań.
Dyrektor COBRO wyjaśnił, że w COBRO do 2015 roku nie było wewnętrznych regulacji
dotyczących oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników. Okresowej oceny dokonywał
Zespół powołany przez Radę Naukową na podstawie wypełnionych przez pracowników Arkuszy
dorobku naukowego i zawodowego. 15 stycznia 2015 roku wprowadzono do stosowania
zatwierdzone przez Dyrektora COBRO Zasady oceny pracowników naukowych i badawczotechnicznych COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań, które zdaniem Kierownictwa Instytutu
spełniają funkcję regulaminu wymienionego w art. 44 ust. 4 ustawy o instytutach badawczych.
Rada Naukowa41 COBRO w dniu 22 grudnia 2014 roku zatwierdziła ocenę przedstawioną przez
Zespół oceniający dorobek naukowy i techniczny za lata 2010-2013 pracowników naukowych
i badawczo-technicznych zatrudnionych w COBRO.
41
Uchwała Nr 3 Rady Naukowej COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań z dnia 22 grudnia 2014 r.
Strona 14 z 17
[Akta kontroli str. 597-626]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
7. Komisja dyscyplinarna i rzecznik dyscyplinarny.
Komisja dyscyplinarna w instytucie badawczym, zgodnie z art. 55 ust. 1 i 7 ustawy oib, pochodzi
z wyboru, którego tryb określa statut instytutu, a kadencja komisji dyscyplinarnej trwa 4 lata.
Statut Instytutu w § 12 ust. 2 i 3 stanowi, że komisja dyscyplinarna w Instytucie w składzie
3 członków pochodzi z wyboru, którego dokonuje Dyrektor Instytutu spośród pracowników
naukowych i badawczo-technicznych Instytutu zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, po
zasięgnięciu opinii Rady Naukowej Instytutu.
Rzecznika dyscyplinarnego w instytucie, zgodnie z art. 57 ust. 1 ustawy oib, powołuje Rada
Naukowa, spośród pracowników naukowych posiadających, co najmniej stopień naukowy doktora
habilitowanego, a jego kadencja, zgodnie z art. 57 ust. 4 ustawy oib, trwa 4 lata.
W Instytucie została powołana Komisja Dyscyplinarna Zarządzeniem Nr 3/2013 Dyrektora
COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań z dnia 29 marca 2013 r., która została pozytywnie
zaopiniowana przez Radę Naukową COBRO42. Zgodnie z art. 57 ustawy oib Rada Naukowa
COBRO z dniem 27 lutego 2013 r. powołała rzecznika dyscyplinarnego43.
[Akta kontroli, str. 591-598]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
8.
Okresowe kontrole obiektów budowlanych.
Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą okresowej kontroli obiektu budowlanego Instytutu,
położonego w Warszawie, przy ul. Konstancińskiej 11 i prowadzenia książki obiektu
budowlanego44.
Na podstawie analizy dokumentów ustalono, że w 2015 roku została przeprowadzona kontrola
okresowa, co najmniej raz w roku ww. obiektu budowlanego, zgodnie z art. 62 ust. 1 pkt 1 ustawy
pb. Ostatnia kontrola okresowa, co najmniej raz na 5 lat ww. obiektu budowlanego została
przeprowadzona w 2012 roku.
Ponadto ustalono, że Instytut zgodnie z art. 64 ust. 1 ustawy pb, prowadzi książkę obiektu
budowlanego dla ww. budynku, której wzór jest niezgodny45 ze wzorem określonym
w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 r. w sprawie książki obiektu
budowlanego46.
Kierownik Działu Administracji COBRO wyjaśnił, że książka obiektu budowlanego COBRO
założona została w dniu 6 lutego 2003 roku, a obowiązujący akt prawny dotyczący wzoru książki
obiektu budowlanego to rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 3 lipca 2003 roku
(Dz. U. Nr 120, poz. 1134), który wszedł w życie z dniem 11 lipca 2003 r. Wpisy w obecnej książce
obiektu budowlanego COBRO – Instytutu Badawczego Opakowań były kontynuowane, ponieważ
pozostało dużo nie wykorzystanych stron do dokonywania wpisów a obowiązujący od 11 lipca
42
Uchwała Nr 5 Rady Naukowej Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Opakowań z dnia 27 lutego 2013 r.
Uchwała Nr 7 Rady Naukowej Centralnego Ośrodka Badawczo-Rozwojowego Opakowań z dnia 27 lutego 2013 r.
44
Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 1409, z późn. zm.). Dalej: „ustawa pb”.
Kontrole okresowe roczne i pięcioletnie, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy pb, protokoły z kontroli
oraz zapisy w książce obiektu budowlanego, o których mowa art. 64 ust. 1 ustawy pb.
45
Książka obiektu budowlanego COBRO (przy ul Konstancińskiej 11) według wzoru, którego podstawą prawną jest
rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 października 1998 r. w sprawie książki
obiektu budowlanego (Dz. U. Nr 135, poz. 882).
46
Dz. U. z 2003 r. Nr 120, poz. 1134.
43
Strona 15 z 17
2003 roku wzór książki obiektu budowlanego znacząco nie różni się od Książki Obiektu
Budowlanego prowadzonej w COBRO. Po konsultacji telefonicznej w dniu 15 lutego 2016 r.
z Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego Dzielnicy Mokotów w sprawie książki obiektu
budowlanego COBRO zalecono zamknięcie istniejącej Książki Obiektu Budowlanego. Założenie
nowej Książki Obiektu Budowlanego według obowiązujących aktów prawnych zobowiązuję się
założyć w miesiącu marcu 2016 roku i dokonać pierwszych wpisów po wykonaniu rocznej kontroli
stanu technicznego budynku Instytutu, co nastąpi w miesiącu kwietniu br.
[Akta kontroli str. 627-642]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze stwierdzono uchybienie formalne.
9.
Realizacja zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli przeprowadzonej przez
Ministra Gospodarki.
W wyniku kontroli przeprowadzonej w dniach od 21 stycznia do 1 lutego 2013 roku w COBRO
zostało sformułowanych 11 zaleceń pokontrolnych przez Ministra Gospodarki. W wyniku analizy
przedmiotowych zaleceń pokontrolnych z ww. kontroli stwierdzono, że wszystkie zalecenia
zostały zrealizowane i wykonane.
[Akta kontroli str. 865-920]
W zakresie objętym kontrolą w badanym obszarze nie stwierdzono nieprawidłowości/uchybień.
Ocena cząstkowa jakości zarządzania w Instytucie za okres objęty kontrolą pozytywna
z uchybieniami.
VI. OCENA SKONTROLOWANEJ DZIAŁALNOŚCI, ZAKRES, PRZYCZYNY
I SKUTKI STWIERDZONYCH NIEPRAWIDŁOWOŚCI.
Zespół kontrolujący ocenia pozytywnie z uchybieniami 47 działalność Instytutu, w zakresie
objętym kontrolą. Powyższą ocenę uzasadniają ustalenia zawarte w poszczególnych obszarach
objętych kontrolą.
W wyniku kontroli działalności Instytutu objętej zakresem przedmiotowym kontroli stwierdzono
następujące uchybienia:
1. Treść Uchwały Nr 2 Rady Naukowej COBRO była niezgodna z nazwami opiniowanych
dokumentów.
2. W Instrukcji kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych przywołano rozporządzenie
Ministra Nauki z dnia 12 grudnia 2001 roku, które utraciło moc oraz nieuaktualniono adresów
publikacyjnych ustaw o rachunkowości i o finansach publicznych.
3. W regulacjach wewnętrznych dot. zamówień publicznych nie ujęto tzw. zamówień z dziedziny
nauki oraz nie uaktualniono adresów publikacyjnych ustaw pzp i o finansach publicznych.
4. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego przekazano Prezesowi UZP, po upływie 3
tygodni od dnia zawarcia umowy z wykonawcą, co jest niezgodne z art. 95 ust. 2 ustawy pzp,
który stanowi o niezwłocznym przekazaniu ogłoszenia.
5. W próbie dokumentacji umów cywilnoprawnych stwierdzono braki wniosków o zawarcie
umów, dat i podpisu.
6. W dokumentacji umów cywilnoprawnych z pracownikami COBRO nie zawarto zapisów,
że prace te nie wchodzą w zakres obowiązków służbowych pracowników, wynikających
z umowy o pracę.
47
Ocena działalności Instytutu jest dokonywana przez Ministerstwo Rozwoju według 4 stopniowej skali ocen:
ocena pozytywna, pozytywna z uchybieniami, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości
i ocena negatywna.
Strona 16 z 17
7. Wzór prowadzonej książki obiektu budowlanego COBRO położonego w Warszawie, przy
ul. Konstancińskiej 11 jest niezgodny ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra
Infrastruktury.
Na podstawie dokonanych ustaleń Zespół kontrolujący ocenia, że stwierdzone uchybienia mają
charakter formalny i nie mają istotnego wpływu na kontrolowaną działalność.
Fakt przeprowadzenia kontroli w Instytucie odnotowano w Książce kontroli pod pozycją nr 9.
VII. ZALECENIA POKONTROLNE.
Biorąc pod uwagę ustalenia kontroli zalecam:
1. Starannie formułować uchwały podejmowane przez Radę Naukową, aby treść opinii
odnosiła się dokładnie do nazw opiniowanych dokumentów.
2. Uzupełnić regulacje wewnętrzne dotyczące zamówień publicznych o zamówienia
z dziedziny nauki.
3. Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego przekazywać Prezesowi Urzędu
Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy z wykonawcą.
4. Dokonać przeglądu regulacji wewnętrznych Instytutu dotyczących udzielania zamówień
publicznych oraz kontroli i obiegu dokumentów finansowo-księgowych pod kątem
aktualności przywoływanych przepisów prawa.
5. Starannie wypełniać dokumentację umów cywilnoprawnych, aby zawierała wymagane
wnioski o zawarcie umów, daty i podpisy.
6. W dokumentacji umów zlecenia i umów o dzieło zawieranych z pracownikami COBRO
wprowadzić zapis, że prace wykonywane w ramach umów cywilnoprawnych nie mogą
wchodzić
w
zakres
obowiązków
służbowych
wynikających
z
umowy
o pracę.
7. Prowadzić książki obiektu budowlanego zgodnie z obowiązującym wzorem określonym w
rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Przedstawiając powyższe uprzejmie proszę Pana Dyrektora o poinformowanie o sposobie
realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia,
w terminie 21 dni od dnia otrzymania niniejszego Wystąpienia pokontrolnego.
Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
Egz. Nr 1 – COBRO – Instytut Badawczy Opakowań w Warszawie.
Egz. Nr 2 – Biuro Kontroli.
…………….............………………
(podpis, data)
Strona 17 z 17