ZARZĄDZANIE PROGRAMEM ETYCZNYM W GRUPIE POLPHARMA

94
Komentarz
Biznes i Prawa Człowieka
95
Marcin Musiał
Radca Prawny / Lider projektu
„Program Etyczny Grupy Polpharma”
Zarządzanie Programem
Etycznym w Grupie Polpharma
Grupa Polpharma od początku swego istnienia przykłada szczególną wagę do wysokich standardów
etycznych. Od 2013 r. ujednolicamy, unowocześniamy i wdrażamy nowe procedury i mechanizmy w ramach Programu Etycznego Grupy Polpharma. Jesteśmy również Partnerem Głównym programu „Koalicja
Rzeczników Etyki”, prowadzonego przez Inicjatywę Sekretarza Generalnego ONZ Global Compact w Polsce.
Nasz system zarządzania etyką, który opiera się na pięciu filarach:
1.
2.
3.
4.
5.
Kodeks Etyki Grupy Polpharma
Rozwiązania instytucjonalne
System zgłaszania naruszeń
Edukacja etyczna
Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
„Nie jest możliwe stworzenie dobrze działającego systemu
zarządzania programem etycznym, jeżeli jego założenia pozostają
znane tylko kierownictwu przedsiębiorstwa.
Dlatego w Grupie Polpharma ogromną wagę przykładamy
do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej naszych wartości
i rozwiązań etycznych.”
1. Kodeks Etyki Grupy Polpharma
Kodeks Etyki Grupy Polpharma został przyjęty w grudniu
2014 r., a obowiązuje od 1 stycznia 2015 r. Ważne było dla nas,
by Kodeks Etyki powstał przy współudziale naszych pracowników,
a nie był narzuconym z góry dokumentem, opracowanym przez
wąską grupę ludzi lub przygotowanym przez zewnętrznych konsultantów. Z tego względu od początku w prace nad Kodeksem zaangażowaliśmy naszych pracowników. Tylko w ten sposób możliwe było
stworzenie dokumentu odzwierciedlającego wartości, które spajają
pracowników wszystkich szczebli i wszystkich spółek wchodzących
w skład Grupy Polpharma.
W czasie prac nad Kodeksem przeprowadziliśmy dwuetapowe
konsultacje pracownicze. W pierwszym etapie pracownicy oceniali
aktualne standardy etyczne w firmie oraz wskazywali obszary, które ich zdaniem wymagały poprawy, a także konkretne zagadnienia
i rozwiązania, które powinny być uwzględnione w Kodeksie Etyki. Konsultacja ta przybrała formę anonimowego kwestionariusza
etycznego.Rozdystrybuowaliśmy 4 tysiące kwestionariuszy, z czego
prawie 2 tysiące zostało wypełnionych. Poziom zwrotu wyniósł więc
prawie 50%. Na podstawie wyników kwestionariuszy opracowany
został projekt Kodeksu Etyki, który następnie poddano drugiej fazie konsultacji. Na tym etapie pracownicy mogli ustosunkować się
do propozycji konkretnych rozwiązań, przyjętych w założeniach
do Kodeksu. Dopiero tak szeroko skonsultowany projekt poddany
został analizie Komitetu Sterującego projektu, a następnie Kodeks
został przyjęty przez Zarząd Spółki.
Dzięki przyjęciu takiego mechanizmu prac udało się stworzyć
Kodeks Etyki Grupy Polpharma, jednoczący wszystkich pracowników firmy wokół wspólnych wartości. Te wartości to szacunek,
uczciwość, odpowiedzialność, solidarność i współpraca.
2. Rozwiązania instytucjonalne
Kodeks Etyki Grupy Polpharma jest bazą do opracowania rozwiązań i procedur wewnętrznych, zapewniających efektywne stosowanie wartości firmy w praktyce. Do tej pory, w ramach Programu
Etycznego, opracowane i wdrożone zostały następujące, jednolite
dla całej Grupy, procedury: Procedura antykorupcyjna, Procedura
dotycząca przyjmowania upominków i innych korzyści przez pracowników Grupy Polpharma, Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń dotyczących naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Polpharma, Procedura przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji
w miejscu pracy. Przygotowana została także Procedura zarządzania
konfliktami interesów.
Jednym z rozwiązań instytucjonalnych przewidzianych w Kodeksie Etyki Grupy Polpharma jest powołanie w każdej ze spółek
Grupy stałych Zespołów ds. Etyki, pełniących funkcję wspierającą
w rozpatrywaniu zgłoszonych naruszeń. Od 2013 r. w Grupie istnieje także, kluczowe dla prawidłowego zarządzania Programem Etycznym, stanowisko Compliance Officera.
Komentarz
Biznes i Prawa Człowieka
97
„Kodeks Etyki Grupy Polpharma jest bazą do opracowania
rozwiązań i procedur wewnętrznych, zapewniających efektywne
stosowanie wartości firmy w praktyce.”
3. System zgłaszania naruszeń
5. Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Dzięki szkoleniom i aktywnej komunikacji pracownicy Grupy Polpharma wiedzą, jakie postawy są nieakceptowane w Grupie
Polpharma i jakie zachowania stanowią naruszenie obowiązujących
zasad etycznych. Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń
dotyczących naruszeń Kodeksu Etyki Grupy Polpharma w przystępny sposób wyjaśnia, jakie kroki należy podjąć w przypadku zauważenia naruszenia.
Uruchomiliśmy kilka kanałów zgłaszania naruszeń. Najważniejszym z nich jest możliwość bezpośredniego spotkania z Compliance Officerem. Mamy również dedykowaną linię telefoniczną
oraz elektroniczny formularz na stronie internetowej. Możliwa jest
także komunikacja za pośrednictwem poczty elektronicznej lub tradycyjnej.
Kluczową kwestią przy zgłaszaniu naruszeń jest zapewnienie
pracownikowi poczucia bezpieczeństwa. Grupa Polpharma chroni
każdego sygnalistę, który w dobrej wierze składa zawiadomienie
o naruszeniu, zakazując przy tym stanowczo jakichkolwiek działań
odwetowych.
Nie jest możliwe stworzenie dobrze działającego systemu zarządzania programem etycznym, jeżeli jego założenia pozostają znane
tylko kierownictwu przedsiębiorstwa. Dlatego w Grupie Polpharma
ogromną wagę przykładamy do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej naszych wartości i rozwiązań etycznych. Staramy się, by
Kodeks Etyki oraz uzupełniające go procedury były łatwe do zrozumienia dla wszystkich pracowników – unikamy stosowania w nich
niezrozumiałego dla szerszego odbiorcy języka prawniczego.
Dbamy o to, by zainteresowany pracownik miał łatwy dostęp do wewnętrznych regulacji etycznych. Rozpowszechniamy
je w różnych miejscach. W Intranecie Grupy funkcjonuje zakładka „Program Etyczny”. Zagadnienia etyczne są także stale obecne
w dwumiesięczniku Polpharmy „Panaceum”. Tymi kanałami przedstawiamy materiały tematyczne, informacje nt. projektu, program
pytań i odpowiedzi oraz artykuły „Etyka w praktyce”. Tematy etyczne są także mocno eksponowane podczas spotkań cyklicznych czy
spotkań z menadżerami typu „Train the Trainer”.
O swojej odpowiedzialności społecznej mówimy również na zewnątrz. Na stronie Grupy znajduje się zakładka „Odpowiedzialność
społeczna”, gdzie przedstawiamy Kodeks Etyki Grupy Polpharma
oraz inne inicjatywy CSR. Regularnie publikujemy także kompleksowy „Raport Społecznej Odpowiedzialności Grupy Polpharma”.
Dzielimy się naszą wiedzą i doświadczeniem z zakresu zarządzania
etyką z innymi przedsiębiorcami zarówno z branży farmaceutycznej, jak też innych sektorów.
4. Edukacja etyczna
Niezwykle istotnym elementem Programu Etycznego Grupy
Polpharma jest edukacja etyczna. Najważniejszą metodą szkolenia
pracowników są spotkania bezpośrednie z pracownikami. Spotkania
takie odbywają się we wszystkich lokalizacjach Grupy. W naszym
intranecie działa specjalna sekcja zatytułowana „Program etyczny”.
Zagadnienia etyczne są również objaśniane pracowniom w dwumiesięczniku Grupy Polpharma „Panaceum”. Uruchomiliśmy także
specjalny adres mailowy [email protected] gdzie można zasięgać porad w sprawach etycznych oraz zgłaszać wątpliwości. Kończymy również pracę nad obowiązkowym e-learningiem etycznym dla
wszystkich pracowników korzystających na co dzień z komputera.
Dla pracowników pionu produkcji przygotowaliśmy papierową wersję tutoriala wraz z obowiązkowym testem etycznym.
Marcin Musiał