Informacje pomocnicze

Informacje pomocnicze
Za pomocą programu MS ACCESS można zarządzać wszystkimi niezbędnymi informacjami używając tylko
jednego pliku bazy danych. Dane zawarte w takim pliku można dzielić na oddzielne części zwane tabelami.
Formularze elektroniczne umożliwiają przeglądanie, dodawanie oraz aktualizowanie danych w tabelach.
Kwerendy służą do wyszukiwania i pobierania tylko aktualnie niezbędnych danych. Natomiast za pomocą
raportów można analizować i drukować dane w wybranym układzie.
Poniższa tabela zawiera listę i opis formatów niestandardowych, które można stosować do pól typu Tekst i Nota.
ZNAK
OPIS
Na pozycji tego znaku w ciągu formatu można wyświetlić dowolny dostępny znak. Jeśli
program Access umieści wszystkie znaki z danych podstawowych, pozostałe symbole
zastępcze będą wyświetlane jako puste miejsca.
Jeśli na przykład został użyty ciąg formatu @@@@@, a tekst podstawowy ma postać
ABC, to tekst zostanie wyrównany do lewej z dwoma pustymi miejscami na początku.
&
Na pozycji tego znaku w ciągu formatu można wyświetlić dowolny dostępny znak. Jeśli
program Access umieści wszystkie znaki z danych podstawowych, dla pozostałych
symboli zastępczych nie będą wyświetlane żadne wartości.
Jeśli na przykład został użyty ciąg formatu &&&&&, a tekst podstawowy ma postać ABC,
to zostanie wyświetlony tylko tekst wyrównany do lewej.
!
Wymusza wypełnianie symboli zastępczych od lewej do prawej zamiast od prawej do
lewej. Tego znaku należy użyć na początku ciągu formatu.
<
Wymusza stosowanie wyłącznie małych liter w tekście. Tego znaku należy użyć na
początku ciągu formatu; można go również poprzedzić wykrzyknikiem (!).
>
Wymusza stosowanie wyłącznie wielkich liter w tekście. Tego znaku należy użyć na
początku ciągu formatu; można go również poprzedzić wykrzyknikiem (!).
*
Powoduje, że znak następujący bezpośrednio po gwiazdce (*) staje się znakiem
wypełniającym — znakiem używanym do wypełniania pustych miejsc. Program Access
domyślnie wyrównuje tekst do lewej i wypełnia pozostały obszar z prawej strony wartości
pustymi miejscami. Znaki wypełniające można dodać w dowolnym miejscu ciągu formatu.
W takim przypadku program Access wypełni puste miejsca określonym znakiem.
Znak
Umożliwia wstawienie pustych miejsc, symboli matematycznych (+ -), symboli
odstępu, + - finansowych ($ ¥ £) oraz nawiasów w dowolnym miejscu ciągu formatu, stosownie do
$ ()
potrzeb. Aby użyć innych typowych symboli matematycznych, takich jak ukośnik (\ lub /) i
gwiazdka (*), należy je ująć w podwójny cudzysłów — te znaki również można umieszczać
w dowolnych miejscach ciągu formatu.
"Tekst
Każdy tekst, który ma być widoczny dla użytkowników, należy ująć w podwójny cudzysłów.
dosłowny"
\
Wymusza wyświetlenie w programie Access znaku, który następuje bezpośrednio po tym
znaku. Pełni tę samą funkcję co ujęcie znaku w podwójny cudzysłów.
[kolor]
Umożliwia zastosowanie koloru do wszystkich wartości w danej sekcji formatu. Należy
użyć jednej z następujących nazw: czarny, niebieski, błękitny, zielony, amarantowy,
czerwony, żółty lub biały. Nazwa koloru musi być ujęta w nawias kwadratowy.
@
Maski wprowadzania
Sposobem zapewnienia poprawności wpisów w tabelach i formularzach bazy danych jest zastosowanie tzw.
maski wprowadzania, która może być określona dla pól typu: liczba, data/godzina, tekst. Typowym przykładem
maski wprowadzania może być maska utworzona dla pola przeznaczonego do przechowywania kodu
pocztowego: 00\-000. W miejsce każdego z zer może być wpisana jedynie cyfra, a myślnik jest stałym znakiem
rozdzielającym poszczególne grupy cyfr składające się na kod pocztowy. MS Access wyposażony jest w
kreatora masek wprowadzanie, którym można się posłużyć w celu utworzenia masek dla danych w rodzaju:
kodu pocztowego, numerów telefonów, numerów ewidencyjnych PESEL i NIP, numerów rejestracyjnych
samochodów oraz różnych form wyświetlania daty i czasu.
Dokumentacja znaków używanych w maskach wprowadzania
W poniższej tabeli wymieniono i opisano symbole zastępcze i znaki literałowe, które mogą być używane w
maskach wprowadzania.
Relacje
Po zaprojektowaniu tabeli odpowiadającej każdemu tematowi w bazie danych należy określić sposób, dzięki
któremu możliwe będzie ponowne zestawienie tych informacji, w sytuacji, kiedy okaże się to potrzebne. W tym
celu definiuje relacje pomiędzy tabelami. Dzięki temu można tworzyć kwerendy, formularze i raporty, za
pomocą, których będą wyświetlane informacje z kilku tabel jednocześnie.
Relacja jeden-do-jednego
W relacji tej dla każdej instancji jednej z dwóch encji istnieje dokładnie jedna instancja drugiej encji
pozostająca z nią w równoważnym związku np. czek i opłata ( opłata jest realizowana za pomocą jednego czeku
i za pomocą jedego czeku można zrealizować tylko jedną opłatę).
Relacja jeden-do-wielu
W relacji tej dla każdej instancji jednej encji istnieje wiele instancji drugiej encji pozostającej z nią w
rozważanym związku. Relacja jeden-do-wielu jest realizowana poprzez utworzenie atrybutu w encji po stronie
wiele aby umieścić w nim klucz encji znajdującej się po stronie jeden. Tak utworzony atrybut encji po stronie
wiele nosi nazwę klucza obcego ponieważ jest on głównym kluczem w innej tabeli (jeden dostawca może
dostarczyć wiele produktów, ale każdy produkt ma jednego dostawcę).
Relacja wiele-do-wielu
W relacji tej, rekord w tabeli A może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli B i tak samo rekord
w tabeli B może mieć wiele dopasowanych do niego rekordów z tabeli A. Jest to możliwe tylko przez
zdefiniowanie trzeciej tabeli (nazywanej tabelą łącza), której klucz podstawowy składa się z dwóch pól - kluczy
obcych z tabel A i B. Relacja wiele-do-wielu jest definiowana jako dwie relacje jeden-do-wielu z trzecią tabelą.
Na przykład, tabele "Zamówienia" i "Produkty" są powiązane relacją wiele-do-wielu zdefiniowaną przez
utworzenie dwóch relacji jeden-do-wielu z tabelą "Opisy zamówień" (w jednym zamówieniu może być wiele
produktów oraz każdy produkt może pojawić się w wielu zamówieniach).
Tworzenie relacji pomiędzy tabelami
Relację pomiędzy tabelami można utworzyć w oknie Relacje lub przez przeciągnięcie pola z okienka Lista pól
do arkusza danych. Podczas tworzenia relacji pomiędzy tabelami pola wspólne nie muszą mieć tych samych
nazw (choć często mają). Pola wspólne muszą jednak mieć ten sam typ danych. Jeśli polem klucza
podstawowego jest pole typu Autonumerowanie, polem klucza obcego może być również pole typu Liczba, o ile
właściwość RozmiarPola obu pól jest taka sama. Na przykład pole typu Autonumerowanie można powiązać z
polem typu Liczba, jeśli właściwość RozmiarPola obu tych pól ma wartość Liczba całkowita długa. Gdy oba
pola wspólne są polami typu Liczba, muszą mieć takie samo ustawienie właściwości RozmiarPola.
W programie Access między dwiema tabelami zostanie narysowana linia relacji. Jeśli zostało zaznaczone pole
wyboru Wymuszaj więzy integralności, linia będzie grubsza na obu końcach. Ponadto, jeśli zostało zaznaczone
pole wyboru Wymuszaj więzy integralności, nad grubszym odcinkiem po jednej stronie linii relacji zostanie
wyświetlona liczba 1, a nad grubszym odcinkiem po drugiej stronie linii zostanie wyświetlony symbol
nieskończoności (∞), tak jak pokazano na poniższym rysunku.
Uwagi
Tworzenie relacji jeden-do-jednego: Oba pola wspólne (zwykle pola klucza podstawowego i klucza obcego)
muszą mieć unikatowy indeks. Oznacza to, że właściwość Indeksowane tych pól powinna być ustawiona na Tak
(Bez duplikatów). Jeśli oba pola mają unikatowy indeks, program Access tworzy relację jeden-do-jednego.
Tworzenie relacji jeden-do-wielu: Pole po jednej stronie relacji (zwykle pole klucza podstawowego) musi mieć
unikatowy indeks. Oznacza to, że właściwość Indeksowane tego pola powinna być ustawiona na Tak (Bez
duplikatów). Pole po stronie „wiele” nie powinno mieć unikatowego indeksu. Może mieć indeks, ale musi
zezwalać na duplikaty. Oznacza to, że właściwość Indeksowane tego pola powinna być ustawiona na Nie lub
Tak (Duplikaty OK). Gdy jedno pole ma unikatowy indeks, a drugie nie, program Access tworzy relację jedendo-wielu.