Jak ustrzec się przed kradzieżą dokumentów?

Jak ustrzec się przed kradzieżą dokumentów?

Jak ustrzec się przed kradzieżą dokumentów?
Nowoczesne urządzenia biurowe wyposażone w szybkie mikroprocesory i pojemne twarde
dyski są narażone na kradzież danych, podobnie jak komputery pracujące w sieci. Ich
użytkownicy nie są jednak całkowicie bezradni. Mogą temu zapobiegać m.in. poprzez
stworzenie odpowiedniego systemu obiegu informacji w firmie.
Pierwsze, proste maszyny kopiująco-drukujące były urządzeniami analogowymi. Kopiowanie
dokumentów odbywało się dzięki szeregowi luster i pryzmatów, które przenosiły obraz na bęben z
substancją światłoczułą. Potem był on zamieniany na impulsy elektromagnetyczne i przenoszony na
papier. W żadnym momencie procesu kopiowania nie był on digitalizowany ani zapisywany w pamięci
urządzenia. Kopiowanego dokumentu nie można było też nigdzie przesłać. Dziś wszystko wygląda
zupełnie inaczej. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne do biura pracują w sieci i są narażone na
ryzyko kradzieży danych. Duże zagrożenie stanowią także nieuczciwi pracownicy, którzy przy pomocy
sprzętu biurowego mogą wykradać i przesyłać na zewnątrz firmy poufne informacje. W najnowszych
technologiach kopiowany dokument zostaje bowiem zeskanowany i przetworzony na sygnał cyfrowy.
Można go zapisać w pamięci urządzenia lub przesłać do odbiorcy w postaci e-maila albo faksu.
Bezpieczna praca w sieci
Aby poprawić bezpieczeństwo, pracodawcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie systemów
umożliwiających autoryzację użytkowników sieci. W wielu firmach to już właściwie standard.
Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala na identyfikację wszystkich osób
sporządzających dokumenty oraz całkowitą kontrolę nad obiegiem informacji w przedsiębiorstwie.
Pozwala to precyzyjnie określić ilość wykonanych kopii przez każdy z działów oraz każdego z
użytkowników. Systemy SafeQ oraz PSES oferowane przez Konica Minolta pozwalają nie tylko na
bezpieczną pracę w sieci, ale również na określenie zakresu uprawnień pracowników. Dzięki nim
można na przykład ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac oraz zablokować
użytkownikom możliwość wysyłania skanów i sporządzanych dokumentów poza wewnętrzną sieć
firmy. Ze względów bezpieczeństwa, dokumenty o dużej wrażliwości są automatycznie kierowane do
druku tylko na dedykowanych urządzeniach, umieszczonych w pomieszczeniach niedostępnych dla
osób postronnych. Praca w środowisku autoryzowanym i możliwość identyfikacji wszystkich
użytkowników sieci znacznie poprawia bezpieczeństwo w każdej firmie i uniemożliwia dostęp do niej
osobom postronnym.
- Nowoczesne systemy zarządzania drukiem Konica Minolta, umożliwiają także sporządzanie
dokumentów w tzw. trybie podążającym i odbieranie ich z każdego zainstalowanego w
przedsiębiorstwie urządzenia – mówi Mateusz Macierzyński, kierownik produktu ds. software w Konica
Minolta Business Solutions Polska. - Prace drukowane są jednak dopiero po pojawianiu się osoby
zamawiającej przy odpowiedniej maszynie i weryfikacji jej tożsamości poprzez wpisanie kodu PIN
bądź użycie karty magnetycznej. Dzięki temu osoby nieupoważnione nie mają dostępu do
zamówionych prac. Zapobiega to także przypadkowemu pozostawianiu drukowanych materiałów w
urządzeniach.
Zabezpieczenie danych przed niepowołanymi rękami
Aby zapobiec wyciekowi danych gromadzonych na twardym dysku urządzenia drukującego, wiele firm
decyduje się na zainstalowanie w nich modułów szyfrujących. - Dzięki temu każda wiadomość
zapisywana na twardym dysku urządzenia jest zapisywana w sposób uniemożliwiający jej odczytanie
przez osoby nieupoważnione, nawet jeśli całe urządzenie lub jego twardy dysk trafi w ręce osoby
niepowołanej – dodaje Mateusz Macierzyński. – Najczęściej dochodzi do tego po okresie
leasingowania, kiedy urządzenie trafia do kolejnego użytkownika. Można wtedy odczytać dane
pozostawione przez poprzedniego właściciela. Pamiętajmy jednak, że zawartość dysków można także
na trwałe zniszczyć.
- W naszej ofercie OPS Secure gwarantujemy klientom całkowite zniszczenie zawartości twardych
dysków. Cały proces jest certyfikowany, a po jego zakończeniu urządzenie jest całkowicie
bezpieczne – dodaje Mateusz Macierzyński.
Szyfrowanie wiadomości to z reguły droższe rozwiązanie. Podobnie, jak niszczenie twardych dysków
w urządzeniach, które wędrują do innego właściciela. Niektóre agencje rządowe często jednak
decydują się na nie, aby uniknąć ryzyka wycieku wrażliwych danych.
Odpowiedzialna praca
Dzięki zastosowaniu nowoczesnych aplikacji i pracy w zautoryzowanym środowisku druku,
pracodawca może całkowicie kontrolować obieg dokumentów w firmie. Najważniejsza jest jednak
świadomość pracowników. Każdy z nich powinien być zaznajomiony z możliwymi zagrożeniami i
przestrzegać obowiązujących w firmie procedur bezpieczeństwa. Przełoży się to nie tylko na
zwiększenie ochrony firmowych danych, ale również na zwiększenie efektywności codziennej pracy.
Bezpośrednim rezultatem tego drugiego jest zaś zmniejszenie kosztów w firmie.