Podręcznik dla pracodawców

Podręcznik dla pracodawców
Wprowadzenie
Rejstracja
pracodawcy
Deklaracja
zatrudniania
pracowników
Odpowiedzialność za
opłacanie składek
Zarobki brane pod
uwagę przy płaceniu
składek
Kwoty składek na
Celem niniejszego przewodnika jest poinformowanie pracodawców w zakresie ich obowiązków opłacania składek do
Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, corocznych płatnych urlopów, zwolnień, rozwój zasobów ludzkich i Społecznego
Funduszu Spójności.
Każdy pracodawca musi zarejestrować się w rejestrze pracodawców Ubezpieczeń Społecznych poprzez stosowanie w
formie pisemnej przy użyciu "Zgłoszenie Pracodawca" (formularz YKA1-001) i przesłanie jej do ZUS-u. W przypadku,
gdy pracodawca wykonuje więcej niż jedną działalność gospodarczą, musi zarejestrować się we wszystkich dzielnicach
gdzie znajduje się ZUS. Po rejestracji, pracodawcy jest przekazana liczba. Numer ten jest wykorzystywany do celów
opłacania składek i na przyszłość komunikacji pomiędzy pracodawcą i Ubezpieczeniami Społecznymi.
Każdy pracodawca po zatrudnieniu nowych pracowników wypełnia formularz "Oświadczenie o zatrudnianiu
pracowników" (formularz YKA1-003) i przekazuje go do najbliższego Rejonowego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Nie jest konieczne, aby wypełnić oddzielny formularz dla każdego pracownika. Rekrutacja pracowników więcej niż
jednego może być uznana na tym samym formularzu. W przypadku, gdy pracownik nie posiada numeru ubezpieczenia
społecznego, pracodawca musi jednocześnie złożyć formularz wniosku o rejestrację pracownika do systemu
ubezpieczeń społecznych ("Wniosek o rejestrację Pracownika" stanowią YKA1-008). Składanie "Deklaracji
zatrudniania pracowników", "Zestawienie przychodów i składki" (formularz YKA 2-002) zostało wydane, w którym
dane pracodawcy i pracowników są widoczne. "Zestawienie przychodów i składki", po czym wypełniony przez
pracodawcę, jest przedstawiony Rejonowy Zakład Ubezpieczeń Społecznych do opłacania składek w każdym miesiącu.
Wydawana jest dla każdej kategorii pracowników w jednostkowym rachunku.
Pracodawca jest zobowiązany do opłacania składek do funduszy (Ubezpieczeń Społecznych, corocznych płatnych
urlopów, zwolnień, rozwój zasobów ludzkich i społecznych) dla każdego z jego pracowników, których wynagrodzenie
jest nie mniejsze niż 1,71 EURO za tydzień, lub nie mniej niż 6,83 EURO za miesiąc, jeżeli jest pracownik najemny.
Dla uczniów, pracodawca jest zobowiązany do opłacania składek do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, nawet jeśli
uczeń nie otrzyma wynagrodzenia. Odpowiedzialność pracodawcy do płacenia składek do funduszy istnieje nawet, jeśli
pracownik pracuje dla innego pracodawcy w tym samym okresie lub pracuje na własny rachunek. Odpowiedzialność
pracodawcy za opłacania składek do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ustaje w dniu kiedy pracownik osiągnie wiek
emerytalny, czyli 65 lat. W przypadku osiągnięcia przez pracownika wieku emerytalnego i nie spełniają warunków
udziału na emeryturę, pracodawca jest zobowiązany do kontynuowania opłacania składek do momentu kiedy pracownik
ma prawo do emerytury. W żadnym wypadku nie są opłacane składki po 68 roku życia. Pracodawca jest zobowiązany
do opłacania składek na Fundusz Centralny na wakacje, Fundusz Rozwoju Zasobów Ludzkich Funduszu Społecznego i
Funduszu Spójności, nawet jeśli pracownik otrzymuje emeryturę niezależnie od jego wieku. Pracodawca nie jest
zobowiązany do opłacania składek na Fundusz Centralny na wakacje, jeśli otrzyma odpowiednie zwolnienie.
Zwolnienie na opłacanie składek do Centralnego Funduszu Wczasów jest przez Ministra Pracy i Ubezpieczeń
Społecznych, po tym jak pracodawca złożył wniosek. Zwolnienie jest przyznawane z zakończeniem "Zastosowanie się
do Zamawiającego o Zwolnienie z obowiązku opłacania składek" (formularz YKA1-005), które zostały dostarczone do
najbliższego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zwolnienie jest przyznawane w przypadkach, gdy pracodawca
zapewnia urlop roczny swoim pracownikom na warunkach bardziej korzystnych niż te przewidziane w ramach rocznych
Wakacji z płatnym ustawodawstwem.
Dochody brane pod uwagę w celu opłacania składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, corocznych płatnych
urlopów, redundancji i rozwoju zasobów ludzkich funduszy do maksymalnej kwoty, która jest ustalana corocznie. W
2009 r. maksymalna kwota wynosi 924 EURO za tydzień lub 4.004 EURO miesięcznie. Do Społecznego Funduszu
Spójności o łącznej kwocie zarobków są brane pod uwagę przy braku kwoty maksymalnej. Zarobki to podstawowe
wynagrodzenie, rekompensata, prowizje, 13 i 14 wynagrodzenia lub 53/56 tygodniu, nadgodziny itp. W celu wniesienia
wkładu, wysokości zarobków brutto, tzn. przed odliczeniem podatków i składek jest brane pod uwagę. Kwoty składek
wpłaconych przez pracodawcę do Centralnego Funduszu Wczasów są traktowane jako część zarobków w celu opłacania
składek do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Funduszu Rozwoju Zasobów Ludzkich, Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności. Zarobki wypłacane pracownikowi za okresy przekraczające jeden tydzień lub miesiąc, takich jak
13 wynagrodzenia, zarobki na 54 tygodni, prowizje itp., są brane pod uwagę w celu opłacania składek do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych, corocznego płatnego urlopu, Redundancji i Rozwoju Zasobów Ludzkich i Społecznego
Funduszu Spójności, do wysokości kwoty, które po dodaniu do zarobków pracownika na wyżej wymienionym okresie
nie są wyższe niż maksymalna kwota za ten okres. Praktykanci, których zarobki są niższe niż połowa kwoty zysku
przypadającego ubezpieczenia traktowani są do uzyskania płatności w wysokości połowy tej kwoty w celu opłacenia
składek na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych. Do celów opłacania składek na inne fundusze dochody są brane pod
uwagę. Kwota ubezpieczenia podstawowego wynagrodzenia jest ustalana corocznie. W roku 2009 kwota ta wynosi
147,45 EURO tygodniowo.
Składki płacone przez pracodawców do wyżej wymienionych funduszy są obliczane jako procent od wysokości
wynagrodzenia pracownika, jak wyjaśniono poniżej
a) Fundusz Ubezpieczeń Społecznych
- Stawka 13,6%: 6,8% jest płatne przez pracodawcę i 6,8% przez pracownika. W przypadku kiedy pracodawca
wprowadza do pracowniczego programu emerytalnego bez opłacania składek ze strony pracowników, wówczas
pracodawca płaci 10,15% a pracownik 3,45%.
- Dla uczniów, wysokość składki jest taka sama jak wszystkich innych pracowników, tj. 13,6%. Jednak stawka wkładu
ucznia wynosi 6,8% jego realnych zarobków. Jeżeli prawdziwe zarobki ucznia są niższe niż połowa kwoty
podstawowego zysku ubezpieczenia, wówczas kwota wkładu różnicy między rzeczywistą i kwotą połowy
podstawowego zysku ubezpieczenia wypłacana jest przez pracodawcę.
- Pracodawca jest odpowiedzialny za zapłatę jego i pracownika składek. Ma prawo jednak do odliczenia kwoty
składek. Płaci w imieniu swoich pracowników z wynagrodzenia pracownika za okres, za który płaci składki.
b) Centralny Fundusz na wakacje
- Wysokość składki do Funduszu Wczasów Centralnego jest różny w zależności od długości urlopu wypoczynkowego,
do którego pracownik jest uprawniony, jak pokazano w tabelach I i II.
- Wkład do Centralnego Funduszu Wczasów jest płatny w całości przez pracodawcę
.
c) Refundacja Funduszu
Stawka 1,2%. Udział w Refundacji Funduszu płatny w całości przez pracodawcę.
d) Zasoby Ludzkie Europejskiego Funduszu Rozwoju
- Stawka 0,5%. Wkład do Funduszu Rozwoju Zasobów Ludzkich jest płatny w całości przez pracodawcę.
e) Społeczny Fundusz Spójności
Example
Zwrot składek
Sposób
składek
opłacania
Płatność on line
Opłacanie
składek
przez
systemy
komputerowe
Termin płatności
Dopłaty
Szczególnie
Rejstracja płacy
Kontrola
pracodawców
Zagraniczne firmy
- Od dnia 1.1.2003 r. wskaźnik 2%. Udział Społecznego Funduszu Spójności płatny w całości przez pracodawcę.
An employer who employs, in 2009 an employee with earnings €1.025
per month and entitled to 20 days of annual leave (five days per week
of work), pays contributions to the five Funds as follows:
(a) Calculation of earnings
(i) Earnings ..........................................................................€1.025
(ii) Annual holiday contribution (8% on €1.025) ....................€82
Total ......................................................................................€1.107
(b) Calculation of contributions
(i) Social insurance contribution (12,8% on €1.107) ............ €141,70
(ii) Annual holiday contribution (8% on €1.025) ....................€82
(iii) Redundancy contribution (1,2% on €1.107) .................... €13,28
(iv) Human Resource development (0,5% on €1.107) ...........€5,54
(v) Social Cohesion contribution (2% on €1.107) ..................€22,14
Total ......................................................................................€264,66
Jeśli z jakiegokolwiek powodu, pracodawca opłaca składki wyższe od tych co był zobowiązany do zapłaty, może on
zażądać zwrotu tej nadwyżki. Z tego powodu pracodawca wypełnia i zwraca się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
"Wniosku o zwrot składek" (YKA2 Form-003). Formularz należy złożyć w ciągu dwóch lat od końca roku, dla którego
udział przekracza składki zostały opłacone.
Pracodawca ma obowiązek do końca miesiąca do zapłaty składek "Zestawienie przychodów i składki" (YKA2 Form002) i przedstawić go do Sądu Okręgowego Ubezpieczeń Społecznych. Odrębnie "Zestawienie przychodów i składki"
wymagane jest co miesiąc. Dla celów opłacania składek, pracownicy są podzieleni na kategorie (np. osób pracujących,
dla których odpowiedzialność za zapłatę składek istnieje, emerytów, osób ubezpieczonych dobrowolnie za granicą itp.).
Dla każdej kategorii pracowników osobne "Zestawienie przychodów i składki", które muszą zostać wypełnione.
"Zestawienie przychodów i składki" jest podzielona na trzy części. W części A-zaświadczenie o zarobkach, szczegóły
dotyczące wynagrodzenia, urlopów rocznych i zatrudnienia pracowników są rejestrowane. W części B- należne składki
-dane w związku z dochodami z których składki na poszczególne fundusze są obliczane i kwoty składki są
rejestrowane. W części C-nowych pracowników – dodaje szczegóły dotyczące nowych pracowników, którzy zostali
zatrudnieni w trakcie miesiąca, dla którego są opłacane składki. Składki mogą być płacone w gotówce lub w banku, na
poczcie czek wydanym na rzecz dyrektora Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawcy lub przedstawiciel
pracodawcy może odwiedzić ZUS. Może również wysłać "Zestawienie przychodów i składki" pocztą do Sądu
Okręgowego Ubezpieczeń Społecznych. W takim przypadku opłacanie składek musi być wykonywane przez bank lub
czek na poczcie.
Pracodawców, pracowników najemnych, oraz innych osób (księgowość, urzędów kontroli), które są odpowiedzialne za
opłacanie składek na rzecz pracowników lub osób pracujących na własny rachunek, może opłacać składki online
metodą Direct Debit. W celu dokonania płatności online składek, "Zastosowania Zamawiającego / na własny rachunek
do zapłaty online składek" (formularz YKA 1-021) należy złożyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Usługi
"Direct Debit Autoryzacja" do Banku / Spółdzielnia instytucji.
Pracodawca, który korzysta z systemu komputerowego do wynagrodzeń swoich pracowników, mogą ubiegać się o
zatwierdzenie w celu udzielenia informacji z jego pracowników, w celu opłacania składek w formie elektronicznej
(formularz YKA1-006). W przypadku zatwierdzenia, pracodawca może udzielić szczegółowych informacji z jego
pracowników w formie elektronicznej, co miesiąc. Dane są zapisywane na dyskietce, która jest następnie przekazywana
do Okręgowego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z "Zestawienie przychodów i składki" (formularz YKA 2-002). W
części A oświadczenia, jedynie szczegóły, które dotyczą pracodawcy, w miesiącu składki, kategorii pracowników,
rodzaju dochodów, a okres zarobki są zakończone. Ponadto, w części B niniejszego formularza w odniesieniu do
składek muszą być wypełnione. Pracodawca musi zawsze być w stanie przedstawić wszelkie wymagane informacje dla
danego okresu.
Pracodawca jest zobowiązany do płacenia składek na wspomniane wcześniej fundusze na koniec miesiąca
kalendarzowego, który następuje po miesiącu, za który składki zostały zapłacone. Na przykład, styczeń 2009 r. składki
należy uiścić do 28 lutego 2009 roku. Jeżeli ostatni dzień miesiąca przypada w sobotę, niedzielę lub święto państwowe,
w ostatnim dniu płatności składek jest następnego dnia roboczego.
W przypadku opóźnienia w płatnościach składek przez pracodawcę, za dodatkową opłatą należy zwrócić się do
Funduszu Ubezpieczeń Społecznych i Funduszu Spójności Społecznej, jako procent od wkładów należnych i rośnie
stopniowo w zależności od czasu opóźnienia. Przez pierwszy miesiąc opóźnienia opłaty wynosi 3% i wzrost o 3 punkty
za każdy miesiąc zwłoki, po upływie pierwszego miesiąca, maksymalnie do 27%.
Przepisy szczególne dotyczące opłacania składek istnieje dla niektórych pracodawców i niektórych kategorii
pracowników. Ustalenia te dotyczą pracodawców, którzy zatrudniają pracowników portu i pomoce domowe, które są
zwykle stosowane w ramach więcej niż jednego pracodawcy. Szczegóły na temat tych ustaleń są w Okręgowej Urzędy
Ubezpieczeń Społecznych.
Każdy pracodawca zobowiązany jest do rejestrowania zarobków lub jakiekolwiek inne dane, które muszą zawierać
następujące dane dla każdego z jego pracowników:
(a) imię i nazwisko,
(b) numer identyfikacyjny i numer ubezpieczenia społecznego,
(c) data rozpoczęcia zatrudnienia,
(d) datę zakończenia zatrudnienia,
(e) wysokość wynagrodzenia za każdy tydzień lub miesiąc,
(f) datę i czas trwania urlopu.
Pracodawca może być poddany kontroli przez inspektora Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu weryfikacji, czy
wywiązuje się z obowiązków przewidzianych w odpowiednich instrumentów prawnych. Kontrola dotyczy zarobków lub
innych dokumentów, które są istotne do pracy, zarobków pracowników i opłacania składek. Każda osoba, pracodawcy
lub na własny rachunek, którzy nie płacą składek za winnego popełnienia przestępstwa i może na przekonanie do
grzywny nieprzekraczającej 3,400 EURO lub karze pozbawienia wolności do 1 roku lub dwóch.
Spółki zagraniczne mają takie same obowiązki, jak wszyscy inni pracodawcy do opłacania składek zgodnie z
Ubezpieczeniami Społecznymi, corocznych płatnych urlopów, wypowiedzenie umowy o pracę, rozwój zasobów
ludzkich i społecznej spójności ustawodawstwa. Należy zauważyć, że odpowiedzialność za opłacanie składek jest
ograniczona tylko dla pracowników, którzy mają swoje stałe miejsce pobytu na Cyprze.
TABLE I
Rate of contribution to the Central Holiday Fund for employees with a five day working week
Duration of annual leave (days) Rate of contribution (%)
................. 20 ....................................................... 8 ...................
................. 21 ....................................................... 8,5 ................
................. 22-23 .................................................. 9 ...................
................. 24 ....................................................... 9,5 ................
................. 25 ....................................................... 10 .................
................. 26 ....................................................... 10,5 ..............
................. 27-28 .................................................. 11 .................
................. 29 ....................................................... 11,5 ..............
................. 30 ....................................................... 12 .................
................. 31 ....................................................... 12,5 ..............
................. 32-33 .................................................. 13 .................
................. 34 ....................................................... 13,5 ..............
................. 35 ....................................................... 14 .................
................. 36 ....................................................... 14,5 ..............
................. 37-38 .................................................. 15 .................
................. 39 ....................................................... 15,5 ..............
................. 40 ....................................................... 16 .................
The rate of contribution for leave longer than 40 days is increased accordingly.
TABLE I I
Rate of contribution to the Central Holiday Fund for employees with a six day working week
Duration of leave Rate of contribution (%)
......... 24 ............................................................... 8 ...................
......... 25-26 .......................................................... 8,5 ................
......... 27 ............................................................... 9 ...................
......... 28-29 .......................................................... 9,5 ................
......... 30 ............................................................... 10 .................
......... 31-32 .......................................................... 10,5 ..............
......... 33 ............................................................... 11 .................
......... 34-35 .......................................................... 11,5 ..............
......... 36 ............................................................... 12 .................
......... 37-38 .......................................................... 12,5 ..............
......... 39 ............................................................... 13 .................
......... 40-41 .......................................................... 13,5 ..............
......... 42 ............................................................... 14 .................
......... 43-44 .......................................................... 14,5 ..............
......... 45 ............................................................... 15 .................
......... 46-47 .......................................................... 15,5 ..............
......... 48 ............................................................... 16 .................
The rate of contribution for leave longer than 48 days is increased accordingly.