Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur

Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur

Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur
Wymagane dane faktury
FAKTURY Z ZAMÓWIENIEM
Nazwa dostawcy
Adres dostawcy
Adres email dostawcy
Numer Identyfikacji Podatkowej
dostawcy
Dane do płatności oraz dane
bankowe
Jednostka prawna Colgate/Hill’s
Pomocne wskazówki
• Nazwa dostawcy musi być zgodny z „Zamówienie dla” na
zamówieniu z Colgate/Hill’s.
• Jeśli Państwa nazwa lub adres zmienieły się w porównaniu z danymi
na zamówieniu, prosimy skontakować się z pracownikiem działu
zakupów Colgate/Hill’s lub osobą zamawiającą w celu rozpoczęcia
procesu zmiany danych dostawcy.
• Adres dostawcy musi być zgodny z „Zamówienie dla” na
zamówieniu z Colgate/Hill’s.
• Jeśli faktura jest wystawiana przez oddział należy użyć adresu
oddziału
• Jeśli Państwa nazwa lub adres zmienieły się w porównaniu z danymi
na zamówieniu, prosimy skontakować się z pracownikiem działu
zakupów Colgate/Hill’s lub osobą zamawiającą w celu rozpoczęcia
procesu zmiany danych dostawcy.
• Ta informacja nie jest obowiązkowa. Jednakże udostępnienie
adresu email pozwoli na kontakt z Państwem w przypadku
problemów z zaksięgowaniem faktury.
• Colgate/Hill’s dokona płatności wyłącznie na dane występujące w
naszej bazie dostawców. Jeśli konieczne są zmiany tych informacji
prosimy skontakować się z pracownikiem działu zakupów
Colgate/Hill’s lub osobą zamawiającą w celu rozpoczęcia procesu
zmiany danych dostawcy.
• UWAGA: Dane do płatności lub dane bankowe umieszczone na
fakturze przesłanej przez Tungsten nie zastępują konieczności
poinformowania Colgate/Hill’s o zmianie tych danych.
• Muszą Państwo wybrać odpowiednią jednostkę Colgate/Hill’s Legal
Entity (Numer nabywcy w Tungsten) podczas przesyłania faktury:
• Prosimy odnieść się do załącznika Aneks I na końcu tego
dokumentu w celu znalezienia jednostki Colgate/Hill’s w Europie i
odpowiadającego jej numery nabywcy w Tungsten
Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur
Wymagane dane faktury
FAKTURY Z ZAMÓWIENIEM
Adres dostawy musi zgadzać się z
informacją na zamówieniu.
Numer faktury
Data faktury
Pomocne wskazówki
• Ulica, Miasto, Stan, Kod pocztowy i Kod kraju.
• Dla dostawców korzystających a portal internetowego
automatycznie wprowadziliśmy adres dostawy z zamówienia. Będą
Państwo musieli wybrać odpowiedni kraj i stan.
• Colgate/Hill’s może zaakceptować tylko jeden numer zamówienia na
fakturze. Jeśli wystawiają Państwo faktury na wiele zamówień
oddzielna faktura musi być wystawiona na każde zamówienie.
• Numer faktury nie może być dłuższy niż 16 znaków.
• Data faktury nie może być w przyszłości.
Numer zamówienia (PO)
• Format numeru zamówienia: (2 cyfrowy prefix 45 lub 75 plus 8
cyfr)
• Colgate/Hill’s akceptuje tylko jedno zamówienie na jedną fakturę.
Faktury z wieloma zamówieniami będą odrzucone. Dostaniecie
Państwo notyfikację emailową z Tungsten informującą o zmianach
koniecznych do wprowadzenia na fakturze w celu jej skutecznego
wysłania do Colgate/Hill’s.
Numer(y) pozycji zamówienia
• Numer pozycji zamówienia musi być umieszczony dla każdej pozycji
fakturowanej na Colgate/Hill’s. Jeśli informacja ta nie będzie
umieszczona Colgate/Hill’s poprosił Tungsten o wykonanie poniższej
„interpretacji danych:”
o Faktury dotyczące zamówień z jedną pozycją zostaną przypisane
do tej jednej pozycji
o Faktury dotyczące zamówień z wieloma pozycjami Tungsten
spróbuje przypisać do pozycji zamówienia dopasowując numer
materiału z Colgate/Hill’s na Państwa fakturze do unikatowego
numeru pozycji zamówienia dla tego numeru materiału.
o Jeśli numer materiału występuje na wielu pozycjach zamówienia
faktury zostaną odrzucone. Dostaniecie Państwo notyfikację
emailową z Tungsten informującą o zmianach koniecznych do
wprowadzenia na fakturze w celu jej skutecznego wysłania do
Colgate/Hill’s.
Opis i numer towaru lub usługi
(musi zgadzać się z zamówieniem
na poziomie pozycji)
Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur
Pomocne wskazówki
Wymagane dane faktury
FAKTURY Z ZAMÓWIENIEM
Fakturowana ilość dostarczonego • Jeśli faktura odnosi się do zamówienia z prefixem 75 gdzie jednostką
towaru lub usługi dla pozycji
miary jest waluta, prosimy o umieszcznie kwoty usługi w polu ilości i
zamówienia musi być podane dla
ceny jednostkowej równej “1”.
każdej pozycji faktury.
• Prosimy zwrócić uwagę na poniższe wytyczne dotyczące numeracji
pozycji zamówienia:
o zamówienia z prefixem 45: pozycje zamówienia są
wielokrotnością 10 (np. 10, 20, 30, itd.)
o zamówienia z prefixem 75: pozycje zamówienia są kolejnymi
cyframi (np. 1, 2,3, 4, itd.)
Waluta faktury musi być zgodna z
walutą zamówienia
Cena/koszt jednostkowy
• Jeśli faktura odnosi się do zamówienia z prefixem 75 gdzie jednostką
miary jest waluta, cena jednostkowa powinna zawsze wynosić “1”
Jednostka miary musi być zgodna z • Jeśli faktura odnosi się do zamówienia z prefixem 75 (są to
jednostką na zamówieniu
zamówienia gdzie jednostką miary jest waluta) jednostką miary jąką
powinni Państwo użyć jest waluta zamówienia.
Koszty transportu, jeśli występują, • Jeśli koszt transport nie jest ujęty w cenie zakupowanych towarów,
muszą być wyszczególnione jako
zamówienie z Colgate/Hill’s będzie zawierało unikatową pozycję
pozycja na fakturze
zamówienia na koszty transportu. Prosimy o użycie tej pozycji w
celu zafakturowania kosztów transportu na Colgate/Hill’s.
• Jeśli unikatowa pozycja na koszty transport nie znajduje się na
zamówieniu, prosimy skontaktować się z osobą zamawiającą z
Colgate/Hill’s w celu zmiany zamówienia aby mogli Państow
przesłać faktury bez problemów.
• Jakiekolwiek koszty transport ujęte jako “specjalna linia” na fakturze
podlegają konieczności akceptacji ze strony osoby zamawiającej.
Kwota podatku VAT, jeśli występuje
Rabaty cenowe/ilościowe
Kwota netto i brutto faktury
• Rabaty cenowe/ilościowe mogą być umieszczane wyłacznie na
poziomie pozycji zamówienia.
• Jeśli rabat zostanie umieszczony w danych ogólnych faktury dostaną
Państwo powiadomienie z Tungsten o odrzuceniu faktury z prośbą o
umieszczenie rabatu na poziomie pozycji zamówienia.
Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur
Wymagane dane faktury
FAKTURY Z ZAMÓWIENIEM
Odpowiedni numer i termin
dostawy
Załączenie dokumentacji do
Państwa faktury jest możliwe
Pomocne wskazówki
• Numer i termin dostawy powinny być umieszczone na fakturze
wyłącznie na poziomie linii zamówienia.
• Dodatkowe załączniki dokumentujące fakturowane koszty mogą być
dołączone do Państwa faktury. Tungsten ogranicza załączniki do:
o Maksymalna liczba załączników: Pięć (5)
o Maksymalna wielkość: 12 MB
• Dla dostawców korzystających z rozwiązania zintegrowanego
prosimy zapoznać się z Tungsten Training video na temat
załączników.
FAKTURY KORYGUJĄCE Z ZAMÓWIENIEM

Dodatkowo do danych wymaganych na fakturze,


Faktury korygujące muszą być rozliczane oddzielnie z wyraźnym oznaczeniem “Faktura korygująca”
Faktury korygujące muszą zawierać:


Numer oryginalnego zamówienia
Numer oryginalnej faktury.
Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur
Wymagane dane faktury
FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA
Imie i nazwisko oraz adres eMail
osoby zamawiającej muszą być
umieszczone na fakturze
Jednostka prawna Colgate/Hill’s
Nazwa i adres dostawcy
Numer Identyfikacji Podatkowej
dostawcy
Dane do płatności oraz dane
bankowe
Pomocne wskazówki
• Jest to szczególnie ważne dla wszytkich faktur, dla których brak
zamówienia jest dopuszczalny.
Tylko prawidłowy adres eMail addresses z @colpal.com lub
@hillspet.com lub @gaba.com are jest akceptowalny.
• Muszą Państwo wybrać odpowiednią jednostkę Colgate/Hill’s Legal
Entity (Numer nabywcy w Tungsten) podczas przesyłania faktury:
 Prosimy odnieść się do załącznika Aneks I na końcu tego
dokumentu w celu znalezienia jednostki Colgate/Hill’s w Europie i
odpowiadającego jej numery nabywcy w Tungsten Number
• Musi być zgodny z nazwą dostawcy w naszej bazie dostawców
• Jeśli Państwa nazwa lub adres zmienieły się w porównaniu z danymi
na zamówieniu, prosimy skontakować się z pracownikiem działu
zakupów Colgate/Hill’s lub osobą zamawiającą w celu rozpoczęcia
procesu zmiany danych dostawcy.
•
•
Numer faktury
Data faktury
Opis towarów lub usługi
•
•
•
Colgate/Hill’s dokona płatności wyłącznie na dane występujące w
naszej bazie dostawców. Jeśli konieczne są zmiany tych informacji
prosimy skontakować się z pracownikiem działu zakupów
Colgate/Hill’s lub osobą zamawiającą w celu rozpoczęcia procesu
zmiany danych dostawcy.
Dane do płatności lub dane bankowe umieszczone na fakturze
przesłanej
przez
Tungsten
nie
zastępują
konieczności
poinformowania Colgate/Hill’s o zmianie tych danych.
Numer faktury nie może być dłuższy niż 16 znaków.
Data faktury nie może być w przyszłości.
Musi być umieszczony dla wszystkich pozycji na fakturze.
Fakturowana ilość towaru lub usługi • Jeśli faktura dotyczy usługi kwota usługi powinna być podana w polu
musi być podana dla każdej pozycji
ilości i cena jednostkowa powinna być zawsze równa “1”.
na fakturze.
Waluta faktury
• Waluta faktury powinna być zgodna z walutą dostawcy w naszej
bazie dostawców. Odstępstwa będą zwracane do dostawcy w celu
skorygowania.
Cena/koszt jednostkowy
• Dla faktur bez zamówienia cena jednostkowa powinna być zawsze
“1” i ilość powinna być równa wartości wykonanej usługi.
Jednostka miary musi być zgodna z • Dla faktur bez zamówienia prosimy użyć “Jednostka” jako jednostkę
jednostką na zamówieniu
miary.
Kwota podatku VAT, jeśli występuje
Skrócona instrukcja dotycząca standardów wystawiania faktur
Wymagane dane faktury
FAKTURY BEZ ZAMÓWIENIA
Rabaty cenowe/ilościowe
Kwota netto I brutto faktury
Załączenie dokumentacji do
Państwa faktury jest możliwe.
Pomocne wskazówki
• Rabaty cenowe/ilościowe mogą być umieszczane wyłacznie na
poziomie pozycji zamówienia.
• Jeśli rabat zostanie umieszczony w danych ogólnych faktury dostaną
Państwo powiadomienie z Tungsten o odrzuceniu faktury z prośbą o
umieszczenie rabatu na poziomie pozycji zamówienia.
• Dodatkowe załączniki dokumentujące fakturowane koszty mogą być
dołączone do Państwa faktury. Tungsten ogranicza załączniki do:
o Maksymalna liczba załączników: Pięć (5)
o Maksymalna wielkość: 12 MB
• Dla dostawców korzystających z rozwiązania zintegrowanego
prosimy zapoznać się z Tungsten Training video na temat
załączników.
FAKTURY KORYGUJĄCE BEZ ZAMÓWIENIA

Dodatkowo do danych wymaganych na fakturze:


Faktury korygujące muszą być rozliczane oddzielnie z wyraźnym oznaczeniem “Faktura korygująca”
Faktury korygujące muszą zawierać numer oryginalnej faktury.
Powyższe dane są ważne i konieczne dla Colgate/Hill’s do niezwłocznego księgowania Państwa faktur i terminowej płatności.
Jeśli na Państwa fakturze brakuje tych istotnych informacji, Tungsten nie będzie w stanie dostarczyć faktury do Colgate/Hill’s i
odorzuci fakturę do Państwa wraz z powodem zwrotu.