Zasady związane z umowami o dofinansowanie

Zasady związane
z umowami o dofinansowanie
Kraków, listopad 2013 r.
Umowa o dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie projektu
podpisywana jest w terminie 45 dni
od wyboru do dofinansowania.
2
Informacje niezbędne do podpisania umowy:
1.
Oświadczenie, że dane beneficjenta (punkt C.1. Wniosku) nie uległy zmianie;
2.
Informacja dot. osób upoważnionych do podpisania umowy oraz sposób ich reprezentacji;
3.
Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do zawarcia umowy ze strony Beneficjenta;
4.
Informacja dot. rachunku bankowego;
5.
Informacja dot. uzyskanej pomocy publicznej w okresie od złożenia wniosku o dofinansowanie;
6.
Informacja czy Beneficjent należy do sektora finansów publicznych;
7.
Informacja czy Beneficjent jest państwową jednostką budżetową;
8.
Potwierdzenie gotowości do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy;
9.
Oświadczenie, że dane podmiotu reprezentującego beneficjenta nie uległy zmianie;
10. Informacja dot. innych realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych
z funduszy i programów UE a także krajowych środków publicznych – w okresie realizacji
projektu;
11. Oświadczenie o gotowości podpisania umowy na podstawie wniosku o dofinansowanie
lub wypełniony formularz Wykazu zmian (w przypadku wystąpienia zmian w projekcie);
12. Potwierdzenie posiadania statusu MŚP (w przypadku przedsiębiorców z tego sektora).
3
Zmiany w projekcie przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie (projekty z listy rezerwowej)

dokonując zmian należy zachować cele projektu oraz funkcje przedmiotu projektu,

istnieje możliwość ograniczenia zakresu rzeczowego projektu,

można uwzględnić w montażu finansowym uzyskane dotacje celowe,

zmiana technologii lub ulepszenie zakupionego sprzętu wymaga uzasadnienia,

wprowadzanie nowych elementów na tych samych zasadach, jak przy projektach już
realizowanych,

zmieniony
projekt
powinien
posiadać
zaktualizowaną
dokumentację
techniczną
i decyzje środowiskowe,

aktualizacja analizy finansowej przy zmianach wpływających na generowanie dochodu.
4
Struktura umowy o dofinansowanie
•
Numer umowy oraz strony umowy
•
Definicje
•
Przedmiot umowy (tytuł , kwoty, poziom wsparcia, źródła finansowania, okres realizacji)
•
Odpowiedzialność Beneficjenta
•
Zasady przekazywania dofinansowania (zaliczka, refundacja, płatność końcowa)
•
Zwrot środków – kiedy, na jakie konto, ile, w jaki sposób?
•
Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania pomocy – podwójne finansowanie, zobowiązania Beneficjenta
•
Archiwizacja dokumentów
•
Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie
•
Kara umowna
•
Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych
•
Kontrola i audyt
•
Obowiązki informacyjne
•
Zmiany w umowie i projekcie
•
Rozwiązanie umowy
•
Postanowienia końcowe
5
Zmiany w umowie i projekcie
• Zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem i nie później niż 30 dni przed
planowanym zakończeniem realizacji Projektu.
• Formularz wykazu zmian we wniosku o dofinansowanie dostępny jest na stronie:
www.fundusze.malopolska.pl
MRPO_Realizacja projektów_Oś I, III-VIII i działanie 9.3_Interpretacje, opinie, stanowiska IZ)
• IZ MRPO może wyrazić sprzeciw w ciągu 30 dni od dnia ich zgłoszenia.
6
Zmiany w umowie i projekcie
Odnoszą się do wartości wskaźników i głównej kategorii kosztów
• do 15% - Jednostka ds. Wdrażania MRPO opiniuje proponowane zmiany
w Projekcie
• od 15% do 50% - wymaga się zgody Zarządu WM. Projekt może zostać
skierowany do powtórnej oceny merytorycznej.
• powyżej 50% - projekt podlega powtórnej ocenie merytorycznej.
7
Zmiany w umowie i projekcie
Podstawowe dokumenty weryfikowane podczas analizy możliwości zmian w projekcie:
•
wniosek
•
studium wykonalności
Podstawowe elementy weryfikacji:
•
główne kategorie, pozycje harmonogramu
•
wskaźniki
•
przesunięcia kosztów
•
nadwyżki
•
oszczędności poprzetargowe
•
nowe elementy w projekcie
•
zabezpieczenia
8
Rozwiązanie umowy
W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent::
•
wykorzystuje dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem,
•
realizował Projekt, bądź jego część, niezgodnie z przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego, w szczególności nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych,
•
złożył fałszywe/ stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania dofinansowania,
•
nie wniósł zabezpieczenia,
•
dokonał naruszenia trwałość projektu,
•
nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji Projektu
określonego w umowie, z przyczyn przez siebie zawinionych,
•
zaprzestał realizacji Projektu;
•
odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji,
•
nie przedłożył, pomimo wezwania, wniosku o płatność dla Projektu
IZ MRPO może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie.
9
Archiwizacja dokumentów
•
Beneficjent
zobowiązuje
się
do
przechowywana
dokumentacji
związanej
z realizacją projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu.
•
IZ MRPO może przedłużyć termin archiwizacji informując Beneficjenta na piśmie przed upływem
tego terminu.
•
Beneficjent
który
otrzymał
wsparcie
stanowiące
pomoc
publiczną
jest
zobowiązany
do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy ale nie krócej
niż do trzech lat od daty zamknięcia programu.
•
Beneficjent
zobowiązany
jest
do
archiwizowania
dokumentacji
związanej
z jego realizacją przez okres wskazany w umowie również w przypadku rozwiązania umowy
10