Wytyczne organizacyjne dla organizatorów wydarzeń

Wytyczne organizacyjne dla organizatorów wydarzeń gastronomicznych w ramach Dni Karpia
2016
Promocja przed kolacją
Koordynator Stowarzyszenie „Partnerstwo dla Doliny Baryczy”
SERWIS www.dnikarpia.barycz.pl:
Prosimy o sprawdzenie prawidłowości szczegółowych, programów wydarzeń, umieszczonych na
stronie www.dnikarpia.barycz.pl
na bieżąco: weryfikacja danych podanych na serwisie; w przypadku błędów, zmian należy pilnie
podać właściwe informacje do koordynatora: [email protected]
UWAGA! WSZELKIE ZMIANY TERMINÓW ZOSTANĄ PODANE NA STRONIE A TAKŻE
PRZESŁANE DO INNYCH PARTNERÓW I OSÓB ZAANGAŻOWANYCH W DYSTRYBUCJĘ
MATERIAŁÓW. W PRZYPADKU KONIECZNOŚCI ZMIANY PROSIMY O INFORMACJĘ POD
RYGOREM
ZERWANIA
UMOWY
I
OBCIĄŻENIA
KOSZTAMI
ORGANIZATORÓW
POSZCZEGÓLNYCH WYDARZEŃ.
Za promocje wydarzenia – Kolacji odpowiada ORGNIZATOR
Facebook lub strona restauracji.
 Prosimy o zamieszczenie informacji o wydarzeniu z informacją, że wydarzenie organizowane
jest w ramach Dni Karpia 2016 oraz przekierowanie go na stronę serwisu.
 Prosimy o polubienie naszego Facebooka- Dni Karpia w Dolinie Baryczy celem wymiany
informacji o bieżących wydarzeniach (możliwość udostępniania).
Inne działania promocyjne:
 Promocja na telebimach (Milicz, Przygodzice) – na bieżąco promowany będzie cykl imprez.
 Istnieje możliwość indywidualnej promocji wydarzenia, koszt przygotowania slajdu i
zryczałtowany
koszt
emisji
ponosi
organizator
wydarzenia.
Kontakt
[email protected]. 713830432 Anna Urbańczyk
Dystrybucja materiałów przed wydarzeniem :
 Organizatorzy zobowiązują pracowników, osoby do obsługi restauracji oraz kolacji do
zapoznania się z treścią informatora, ideą Dni Karpia, czasem trwania, kategoriami wydarzeń,
polecania innych/ kolejnych wydarzeń itp.
 Informatory i mapki Dolina Baryczy Poleca (zrywki) mają się znajdować w miejscach
widocznych, ogólnie dostępnych, z informacją, że są bezpłatne.
 Plakaty powinny być powieszone w widocznych miejscach – do końca trwania Dni Karpia.
na stolikach, tak by osoby
 Wyeksponowanie informatorów w miejscach widocznych
czekające na zmówienie mogły zapoznać się z ich treścią.
 W przypadku wykorzystania wszystkich informatorów prosimy o zgłoszenie się do biura
stowarzyszenia „Partnerstwo dla Doliny Baryczy”, tel. 71 38 30 432, email
[email protected]. Osoba do kontaktu- Pola Chrzan/ Anna Urbańczyk
 Istnieje możliwość zamówienia indywidualnego banneru. Koszty przygotowania, druku oraz
transportu ponosi organizator wydarzenia. Zapotrzebowanie z podaniem wymiarów i ilości
należy zgłosić do 20.08.2016 r. [email protected]
Zamówienie i sprzedaż biletów:


Sprawdzonym sposobem zabezpieczającym udział osób w kolacji jest sprzedaż na miejscu
lub wysyłka biletów po opłaceniu lub wpłaceniu na konto kwoty za bilet
Organizator odpowiada za sprzedaż biletów w ilości wskazanej w zgłoszeniu imprezy.
1

W przypadku sprzedaży większej lub mniejszej ilości miejsc JEST ZOOBOWIĄZANY
POINFORMOWAĆ ORGANIZATORA.
Jeśli pojawią się trudności ze sprzedażą odpowiednio wcześniej prosimy o informację: 71
38 30 432, osoba do kontaktu Pola Chrzan.
Kolacja rybna- obowiązkowe wytyczne
Bilety – Mistrz Karpia







Organizator z przygotowanych potraw rybnych wskazuje trzy i informuje uczestników, że biorą
udział w plebiscycie na najlepszą potrawę kolacji oraz w Konkursie Mistrz Karpia 2016.
Organizator kolacji powinien poinformować uczestników, która potrawa bierze udział w
konkursie Mistrz Karpia oraz jakim numerem jest oznakowana.
Każdy uczestnik kolacji na indywidualnym bilecie z numerem, oddaje głos na najlepszą
potrawę kolacji zaznaczając odpowiednio jedną z trzech na kuponie i odrywając kupon.
Organizator zbiera kupony.
Zebrane kupony służą do rozlosowania
wśród uczestników pakietów. Organizator
ZOBOWIĄZANY JEST POINFORMOWAĆ CO ZNAJDUJE SIĘ W PAKIECIE, PRZEZ
KOGO ZOSTAŁ PRZEKAZANY.
W pakiecie znajdują się materiały edukacyjne wydane w ramach programu Edukacja dla
Doliny Baryczy realizowanego w szkołach i ośrodkach edukacji, publikacja „Historie ze
smakiem”, Przewodniki oraz filmy przyrodnicze, gażdzety. Materiały i pamiątki z
obszaru dostępne w sklepie internetowym- sklep.barycz.pl
Organizator kolacji może zaproponować dodatkowe nagrody np. Bilet na sylwestra, nocleg lub
kolacje w innym terminie.
Organizator zobowiązany jest do zliczenia głosów i ogłoszenia, która potrawa została wybrana
jako najsmaczniejsza.
Informowanie o wydarzeniu oraz o cyklu Dni Karpia:
 Osoba witająca gości powinna zapoznać się z charakterem wydarzeń opisanych w
informatorze. Zobowiązany jest do informowania, że kolacja odbywa się w ramach Dni Karpia
i polecać kolejne wydarzenia.
 Organizatorzy zobowiązują pracowników, osoby do obsługi restauracji oraz kolacji do
zapoznania się ideą Dni Karpia, podawanymi potrawami oraz innymi produktami lokalnymi
użytymi do przygotowania potraw. ORGANIZATOR ZOBOWIĄZANY JEST DO
INFORMOWANIA Z JAKIEGO GOSPODARSTWA POCHODZI RYBA, Z KTÓREJ
ZOSTAŁY PRZYGOTOWANE POTRAWY.
 Organizator może przygotować materiały informacyjne dotyczące oferty restauracji np. oferty
świątecznej, lub specjalnej w szczególności przygotowanych z produktów lokalnych.
Informowanie po wydarzeniu
Organizator zobowiązany jest do poinformowania o przebiegu kolacji – relacja, artykuł, podanie
potraw, informacje o najwyżej ocenionej potrawie na kolacji.
ORGANIZATOR ZAPEWNIA DOKUMENTACJĘ ZDJĘCIOWĄ Z PRZEBIEGU WYDARZANIA I
UDOSTĘPNIA JĄ NIEODPŁATNIE KOORDYNATOROWI. Dbając przy tym o dobrą jakość
przesłanych zdjęć. Zachęcamy do zaangażowania osoby odpowiedzialnej za robienie fotografii
podczas kolacji.
Koordynator zamieszcza relacje na www.dni karpia.barycz.pl
Organizator bierze udział w konkursie Mistrz Karpia 2016 z minimum jedną wybraną potrawą.
Oferta współpracy w ramach Dni Karpia dla gastronomii:
1/ Browar Nepomucen – Szkaradowo – piwo ważone okolicznościowe ze specjalną etykietą Dni
Karpia, kontakt: Marcin Hupało tel. 65 555 59 11 lub Piotr Musielak – 601 305 335, www.browarnepomucen.pl Specjalnie ważone Piwo dostępne od 10.09.2016 r.
Sprzęt:
Prosimy o dokonanie rezerwacji lub korektę zamówionego sprzętu w razie potrzeby do 31.08.2016
2