Regulamin IX Kongresu Polonii Medycznej, II Światowego Zjazdu

Regulamin
IX Kongresu Polonii Medycznej, II Światowego Zjazdu Lekarzy Polskich
2-4 czerwca 2016 roku w Warszawie
I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. IX Kongres Polonii Medycznej, II Światowy Zjazd Lekarzy Polskich, zwane dalej łącznie
Kongresem, odbędą się w dniach 2-4 czerwca 2016 roku w Warszawie. Organizatorem
Kongresu jest Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie im. prof. Jana Nielubowicza, 02-512
Warszawa, ul. Puławska 18, NIP 522-00-02-357 przy współpracy Federacji Polonijnych
Organizacji Medycznych – Federation of Polish Medical Organizations Abroad, Illinois
Masonic Medical Center, Chicago, IL 60657, USA oraz przy współudziale Naczelnej Izby
Lekarskiej z siedzibą w Warszawie przy ul. Sobieskiego 110.
2. W ramach organizacji Kongresu Organizator uprawniony jest do zlecania podmiotom trzecim
(zwanym dalej Koordynatorami) realizacji poszczególnych usług lub ich części. Koordynator
wykonuje działania związane z przygotowaniem Kongresu w imieniu i na rzecz Organizatora.
Jeżeli niniejszy Regulamin nie stanowi inaczej, postanowienia dotyczące Organizatora stosuje
się również do Koordynatora.
3. Organizator ustanawia Koordynatorem Synergic spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z
siedzibą w Warszawie przy ul. Tamka 16 lok. U4, 00-349 Warszawa, KRS 0000360924, NIP:
5342451464, REGON: 142482776.
4. Informacje na temat Kongresu, w szczególności informacje o miejscu, czasie i programie
poszczególnych wydarzeń w ramach Kongresu, zamieszczane będą na stronie internetowej
www.kongrespoloniimedycznej.org.
II.
UCZESTNICTWO W KONGRESIE
1. Uczestnikami Kongresu mogą być lekarze oraz studenci medycyny.
2. Za udział w Kongresie lekarzy Organizator pobiera opłatę wstępną w wysokości określonej w
części III niniejszego Regulaminu. Lekarze uprawnieni są do wstępu na część merytoryczną
Kongresu oraz wszystkie imprezy towarzyszące.
3. Udział w Kongresie dla studentów medycyny jest nieodpłatny. Studentom przysługuje prawo
wstępu na część merytoryczną Kongresu (wykłady i panele dyskusyjne odbywające się w
ramach Kongresu). Studentom nie przysługuje prawo wstępu na imprezy towarzyszące części
merytorycznej Kongresu, w szczególności galę inauguracyjną i uroczystą kolację.
4. Uczestnicy Kongresu będący lekarzami uprawnieni są do wstępu na uroczysty bankiet
organizowany na zakończenie Kongresu. Chęć uczestnictwa w bankiecie Uczestnicy
deklarują jednocześnie ze zgłoszeniem udziału w Kongresie. Udział w uroczystym bankiecie
jest odpłatny.
5. Warunkiem udziału w IX Kongresie Polonii Medycznej i II Światowym Zjeździe Lekarzy
Polskich jest:
a. zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie wyłącznie za pośrednictwem formularza
zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Kongresu;
b. złożenie oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz
akceptacji niniejszego Regulaminu;
c. uiszczenie opłaty za uczestnictwo w Kongresie (z zastrzeżeniem ust. 3).
6. Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Kongresie upływa w dniu 23.05 2016
r., z zastrzeżeniem regulacji ust. 7.
7. Organizator dopuszcza możliwość zgłoszenia chęci uczestnictwa w Kongresie w terminie od
24.05. 2016r. jak również w trakcie Kongresu (to jest w dniach 2-4 czerwca 2016 r.) po
indywidualnym zgłoszeniu na adres [email protected] . Uczestnicy
dokonujący zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie po jego rozpoczęciu uczestniczą w
8.
9.
10.
11.
III.
Kongresie w niepełnym wymiarze, jedynie w wydarzeniach następujących po dacie dokonania
przez nich zgłoszenia. Uczestnicy dokonujący zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie w
terminie wskazanym w niniejszym ustępie zobowiązani są do uiszczenia opłaty za
uczestnictwo w Kongresie, o której mowa w części III niniejszego Regulaminu, w pełnej
wysokości.
Uczestnicy dokonują zgłoszenia chęci uczestnictwa w Kongresie za pośrednictwem
formularza
zgłoszeniowego
dostępnego
na
stronie
internetowej
www.kongrespoloniimedycznej.org. Prawidłowe i skuteczne zgłoszenie udziału w Kongresie
zakończone powinno być wyświetleniem komunikatu „Dziękujemy za zgłoszenie. Na podany
przez Ciebie adres e-mail została wysłana informacja dotycząca uczestnictwa w IX Kongresie
Polonii Medycznej, II Światowym Zjeździe Lekarzy. Uprzejmie prosimy o potwierdzenie
przesłanych danych. Biuro Organizacji Kongresu” oraz doręczeniem komunikatu tej samej
treści na adres mailowy Uczestnika podany przy rejestracji. Brak któregoś z powyższych
potwierdzeń może oznaczać, że rejestracja nie powiodła się z przyczyn technicznych.
W przypadku nieotrzymania komunikatu, o którym mowa w ust. 6, w ciągu 24 godzin od
momentu rejestracji, Uczestnik zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu Organizatorowi.
Zgłoszeń dokonywać należy za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres:
[email protected].
Zaniechanie
zgłoszenia
może
uniemożliwić
uczestnictwo w Kongresie, za co Organizator nie ponosi odpowiedzialności.
Uczestnik uprawniony jest do rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie.
Rezygnacja Uczestnika z udziału w Kongresie winna być dokonana w formie pisemnej lub
mailowej.
OPŁATY
1. Opłata podstawowa za udział w Kongresie wynosi:
a. 700 zł brutto – w przypadku dokonania zgłoszenia uczestnictwa i uiszczenia opłaty do
dnia 31 stycznia 2016 r.,
b. 800 zł brutto – w przypadku dokonania zgłoszenia uczestnictwa i uiszczenia opłaty do
dnia 29 lutego 2016 r.,
c. 1000 zł brutto – w przypadku dokonania zgłoszenia uczestnictwa i uiszczenia opłaty do
dnia 22 maja 2016 r.,
d. 1200 zł brutto – w przypadku zgłoszenia uczestnictwa i uiszczenia opłaty od dnia 23 maja
jak i w dniu kongresu na miejscu.
2. O terminie miarodajnym dla ustalenia wysokości opłaty podstawowej za uczestnictwo
decyduje data dokonania przelewu (obciążenia rachunku Uczestnika).
3. Opłata podstawowa obejmuje:
a. uczestnictwo w części merytorycznej Kongresu oraz następujących imprezach
towarzyszących:
 uroczysta gala otwarcia, która odbędzie w Teatrze Narodowym w dniu 2
czerwca 2016 r.,
 kolacja/biesiada, która odbędzie się w dniu 3 czerwca 2016 r.
b. dokumentację konferencyjną;
c. możliwość korzystania z cateringu.
4. Opłata podstawowa nie obejmuje kosztów przejazdu, noclegu oraz kosztów uczestnictwa w
uroczystym bankiecie organizowanym w ramach zakończenia Kongresu. Uczestnicy
Kongresu uprawnieni są do skorzystania z możliwości zakwaterowania w hotelu Hotel
Marriott, Al. Jerozolimskie 65, 00-697 Warszawa po preferencyjnych cenach. Organizator nie
gwarantuje dostępności miejsc noclegowych.
5. Opłata za udział w uroczystym bankiecie organizowanym w ramach zakończenia Kongresu,
dalej zwana Opłatą dodatkową, wynosi 400 zł.
6. Opłatę podstawową oraz opłatę dodatkową należy uiścić w terminie 7 dni od dnia dokonania
7.
8.
9.
10.
12.
13.
14.
15.
IV.
zgłoszenia uczestnictwa na rachunek bankowy Organizatora: PL 63 1050 1041 1000 0022
8948 8575 Swift Code (BIC) INGBPLPW, Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie im. prof.
Jana Nielubowicza, ul. Puławska 18, 02-512 Warszawa. W tytule przelewu podać należy: IX
Kongres Polonii Medycznej, II Światowy Zjazd Lekarzy Polskich oraz imię i nazwisko
Uczestnika.
W przypadku nieodnotowania wpływu opłat w pełnej wysokości na rachunek bankowy
Organizatora w terminie 10 dni od dnia zgłoszenia uczestnictwa w Kongresie zgłoszenie
uczestnictwa ulega anulowaniu. O anulowaniu zgłoszenia Organizator poinformuje Uczestnika
drogą mailową.
Opłaty uiszczone po terminie lub uiszczone bezpośrednio na rachunek bankowy Organizatora
podlegają zwrotowi.
Na żądanie Uczestnika Kongresu Organizator wystawi fakturę VAT tytułem dokonanych opłat.
Żądanie wystawienia faktury należy przedstawić w zgłoszeniu do udziału w Kongresie. Odbiór
faktur możliwy będzie w trakcie Kongresu. Faktury wystawiane są na podstawie danych
określonych przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym.
Organizator dopuszcza możliwość wystawienia faktury łącznej w przypadku zgłoszenia
uczestnictwa więcej niż jednego Uczestnika z danego podmiotu (firmy/instytucji), jak również
wystawienia faktury za uczestnictwo jednego uczestnika na rzecz więcej niż jednego
podmiotu. W takim przypadku Uczestnik zobowiązany jest do bezpośredniego kontaktu z
Organizatorem w celu ustalenia szczegółów.
W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Kongresie dokonanej nie później niż na 7 dni
przed dniem rozpoczęcia Kongresu Uczestnikowi przysługuje zwrot opłat (podstawowej i
dodatkowej) z tytułu uczestnictwa w Kongresie, pomniejszonych o koszty poniesione przez
Organizatora w związku z rezygnacją Uczestnika w wysokości:
a. 20% opłaty w przypadku rezygnacji złożonej nie później niż 60 dni przed dniem
rozpoczęcia Kongresu;
b. 50% opłaty w przypadku rezygnacji złożonej nie później niż 30 dni przed dniem
rozpoczęcia Kongresu;
c. 80% opłaty w przypadku rezygnacji złożonej nie później niż 15 dni przed dniem
rozpoczęcia Kongresu;
d. 90% opłaty w przypadku rezygnacji złożonej nie później niż 7 dni przed dniem
rozpoczęcia Kongresu.
W przypadku rezygnacji nadanych drogą poczty tradycyjnej decyduje data doręczenia
rezygnacji do siedziby Organizatora.
W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Kongresie dokonanej w terminie 7 dni lub krótszym
przed dniem rozpoczęcia Kongresu Uczestnikowi nie przysługuje zwrot opłat uiszczonych z
tytułu uczestnictwa w Kongresie.
Zwrot opłat, o którym mowa w ust. 13 nastąpi w terminie 7 dni od dnia otrzymania rezygnacji z
uczestnictwa w Kongresie.
W przypadku odwołania Kongresu Organizator niezwłocznie poinformuje o tym Uczestników
za pośrednictwem poczty elektronicznej nadanej na adres podany przez Uczestników przy
zgłoszeniu uczestnictwa. W takiej sytuacji Organizator zwróci uczestnikom opłaty uiszczone
przez nich tytułem uczestnictwa w Kongresie w pełnej wysokości.
OBECNOŚĆ PODCZAS KONFERENCJI
1. Po przybyciu na Kongres Uczestnicy zobowiązani są do rejestracji swojej obecności.
Rejestracja Uczestnika stanowi warunek jego uczestnictwa w Kongresie, wstępu do miejsca
prowadzenia wykładów.
2. Rejestracja Uczestników odbywa się w Recepcji Kongresu działającej w dniach 2-4 czerwca
2016 r., w godzinach 8.00-17.00, i mieszczącej się w Halu głównym hotelu.
3. Uczestnicy Kongresu będący studentami zobowiązani są do okazania do wglądu przy
rejestracji ważnej legitymacji studenckiej.
4. Uczestnicy Kongresu otrzymują identyfikator, który uprawnia ich do poruszania się po terenie
Kongresu oraz wstępu na część merytoryczną oraz imprezy towarzyszące, a także pakiet
materiałów konferencyjnych. Uczestnicy zobowiązani są do noszenia otrzymanego
identyfikatora potwierdzającego uprawnienia do uczestnictwa w Kongresie w widocznym
miejscu przez cały okres trwania Kongresu. Zabrania się Uczestnikom udostępniania
identyfikatora osobom trzecim. Uczestnik zobowiązany jest do okazania identyfikatora na
każde żądanie Organizatora lub jego upoważnionego przedstawiciela.
5. Organizator uprawniony jest do odmowy wstępu na wydarzenia w ramach Kongresu
Uczestnikowi nieposiadającemu przy sobie identyfikatora.
V.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1.
2.
3.
4.
5.
VI.
Uczestnik Kongresu oświadcza, iż podane przez niego dane osobowe są danymi Uczestnika
Kongresu.
Administratorem danych osobowych jest Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie im. prof.
Jana Nielubowicza, 02-512 Warszawa, ul. Puławska 18, NIP: 522-00-02-357, zwana
Organizatorem. Wszelkie dane osobowe uzyskane w trakcie rejestracji do udziału w
Kongresie są poufne. Organizator uprawniony jest do powierzenia przetwarzania
zgromadzonych danych osobowych wyłącznie Koordynatorowi oraz wyłącznie w zakresie
niezbędnym do prawidłowego wykonania przez niego usług związanych z przygotowaniem
Kongresu, zgodnie z regulacją art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie
danych osobowych. Organizator oświadcza, że dane osobowe nie będą ujawniane innym niż
Koordynator podmiotom w żadnym wypadku ani w żadnej formie, zgodnie z ustawą z dnia 29
sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
Dane osobowe przetwarzane będą w celu umożliwienia uczestnictwa w IX Kongresie Polonii
Medycznej, II Światowym Zjeździe Lekarzy Polskich, który odbędzie się w dniach 2-4 czerwca
2016 roku w Warszawie.
Uczestnik Kongresu wyraża zgodę na przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych
podanych przez niego w procesie rejestracji do udziału w Kongresie. Podanie danych
osobowych przez Uczestnika Kongresu jest dobrowolne, jednakże brak zgody na
przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych uniemożliwia uczestnictwo w
Kongresie.
Uczestnikowi Kongresu przysługuje prawo do wglądu w swoje dane osobowe, do ich
poprawiania oraz żądania zaprzestania ich wykorzystywania. Organizator zapewnia każdemu
Uczestnikowi prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, zgodnie z art. 32
ustawy o ochronie danych osobowych.
POZOSTAŁE POSTANOWIENIA
1. Uczestnicy udzielają Organizatorowi nieodwołalnego i nieodpłatnego zezwolenia na
wielokrotne wykorzystywanie zdjęć i filmów z wizerunkiem Uczestników, wykonanych podczas
Kongresu, bez konieczności każdorazowego wyrażania przez Uczestników zgody na
upublicznienie wizerunku w tym przedmiocie. Zgoda obejmuje wykorzystanie, utrwalanie,
obróbkę i powielanie wykonanych zdjęć, za pośrednictwem dowolnego medium, wyłącznie w
celu zgodnym z prowadzoną przez Organizatora działalnością.
2. Filmowanie, nagrywanie i fotografowanie przebiegu Kongresu bez zgody Organizatora jest
zabronione.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treść wypowiedzi prelegentów i prezentacje
przedstawiane w trakcie wydarzeń programowych Kongresu.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania kongresu lub wprowadzenia drobnych zmian
w jego programie. Uczestnikom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia względem
Organizatora.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy zagubione bądź pozostawione przez
Uczestników podczas Kongresu.
6. Uczestnicy ponoszą wyłączną i pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone na terenie
obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Kongresem.
7. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu Uczestnictwa w Kongresie rozstrzygane będą przez
sąd właściwy dla siedziby Organizatora.
8. Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 1 października 2015 r. do odwołania. Organizator
uprawniony jest do zmiany niniejszego Regulaminu. Zmiany niniejszego regulaminu wchodzą
w życie w terminie 7 dni od dnia ich opublikowania na stronie internetowej Kongresu.
9. Wszelkich informacji oraz odpowiedzi na pytania dotyczące Kongresu udziela Organizator:
Okręgowa Izba Lekarska w Warszawie, ul. Puławska 18, 02-512 Warszawa, adres e-mail:
[email protected].