instrukcja wypełniania wniosku

INSTRUKCJA
WYPEŁNIANIA
WNIOSKU
Erasmus+ Młodzież
Akcja 1 (KA1)
Mobilność edukacyjna
aktualizacja: 9/09/2014
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież
UWAGA:
PRZED ROZPOCZĘCIEM WYPEŁNIANIA WNIOSKU
NALEŻY GO ZAPISAĆ NA SWOIM KOMPUTERZE
i dopiero wówczas rozpocząć jego wypełnianie.
Nie ma możliwości wypełnienia wniosku otwartego na stronie internetowej.
Przed rozpoczęciem wypełniania wniosku należy zapoznać się z poniższymi informacjami:
1.
2.
3.
Przewodnik po programie Erasmus+;
Strona
www:
http://erasmusplus.org.pl/jak-zlozyc-wniosek/,
ze
szczególnym
uwzględnieniem informacji zawartych w pkt 3 i 4;
Przewodnik dla użytkowników Systemu Indywidualnej Rejestracji(URF)i Portalu Uczestnika
w dziedzinach edukacji, informacji audiowizualnej, kultury, obywatelstwa i wolontariatu.
Przy wypełnianiu wniosku należy pamiętać o poniższych zasadach:
1.
przed rozpoczęciem wypełniania wniosku
 plik PDF należy zapisać na swoim urządzeniu (np. komputerze):
a) prawy przycisk myszy na odnośniku, następnie "Zapisz link jako" (Chrome) lub
b) "Zapisz element docelowy jako" (Firefox, Internet Explorer);
 nie wypełniaj formularza bezpośrednio w przeglądarce internetowej, gdyż nie działa on
wtedy prawidłowo i utracisz wynik swojej pracy;
2.
w momencie
 wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku,
 wypełniania części budżetowej wniosku,
 składania ostatecznej wersji wniosku online
musi być zapewniona stała łączność
na którym wypełniany jest wniosek;
internetowa
urządzenia
(np.
komputera),
3.
zaleca się skompresowanie formularza wniosku PDF (np. w formacie ZIP lub RAR)
przed jego wysłaniem za pośrednictwem poczty elektronicznej (np. w sytuacji,
gdy niezbędne jest ustalenie ostatecznej treści wniosku pomiędzy instytucją wnioskującą
i instytucjami partnerskimi);
4.
rodzaje pól, które występują we wniosku:
 wypełnienie pól z czerwonym obramowaniem jest obowiązkowe;
 wypełnienie pól bez czerwonego obramowania nie jest obowiązkowe;
 pola o szarym tle, których nie można edytować, są polami, w których bądź
automatycznie pojawiają się wcześniej wprowadzone dane (np. automatycznie
pojawiają
się
dane
instytucji
wnioskującej
po
wpisaniu
numeru
PIC),
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież
bądź też
automatycznie
wprowadzonych informacji;
podsumowują
się
dane
na
podstawie
wcześniej
 niektóre pola formularza aktywują się dopiero po wybraniu pewnych opcji w polach
z listami wyboru;
 przyciski „+” oraz „-” pozwalają odpowiednio dodać lub usunąć rubrykę.
Poniższa instrukcja odnosi się do poszczególnych rubryk wniosku (np. B, B.1. etc.).
B.1.
Dane identyfikacyjne projektu
 Data rozpoczęcia projektu
Właściwa dla terminu konkursu wniosków – sprawdź w Przewodniku po Programie.
 Łączny czas trwania projektu (w miesiącach) oraz data jego zakończenia
Należy wybrać z listy: od 3 do 24 miesięcy, przy czym należy pamiętać,
iż w wybranym okresie muszą zostać zrealizowane wszystkie działania zaplanowane
we wniosku, np.: wymiana młodzieżowa, Wolontariat Europejski (EVS), szkolenie.
B.2.
Narodowa Agencja instytucji wnioskującej
Należy wybrać z listy: „PL01” (POLSKA).
C.1.
Instytucja wnioskująca
Uwaga:
Po wpisaniu numeru PIC dane instytucji wnioskującej automatycznie pojawią się
we wniosku; nie ma możliwości edytowania i poprawiania tych danych.
W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych należy przejść do Portalu
Użytkownika URF i tam dokonać korekty; następnie dane należy zweryfikować, korzystając
z funkcji: „Check PIC”.
C.2.
Instytucja partnerska
Uwaga:
W tej części należy wskazać wszystkich partnerów biorących udział w projekcie. Każdy
z nich musi posiadać nr PIC. W celu dodania partnera/-ów należy użyć przycisku: „Dodaj
partnera”, który znajduje się pod danymi reprezentanta prawnego ostatniego wskazanego
partnera (rubryka C.2.4.).
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież
Części opisowe wniosku prosimy przedstawić w sposób
wyczerpujący.
Uwaga (wprowadzanie poszczególnych działań):
 W polu „Typ działania” należy wybrać typ działania projektowego (typy działań zostały
przedstawione w Przewodniku po programie Erasmus+ w części dot. sektora
młodzieżowego, KA1).
 W polu „Liczba uczestników” należy wskazać łączną liczbę osób uczestniczących
w działaniu (wymiany: uczestnicy + liderzy; wolontariat: wolontariusze; szkolenia
i tworzenie sieci: uczestnicy + trenerzy + facylitatorzy).
 W polu „Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami” należy wskazać ich liczbę. Definicja
jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+
 W polu „Uczestnicy o mniejszych szansach” należy wskazać ich liczbę. Definicja jest
wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+
 W polu „Osoby towarzyszące” należy wskazać ich liczbę (wymiany: liderzy;
wolontariat: zawsze liczba „0”; szkolenia i tworzenie sieci: trenerzy, facylitatorzy).
 Z listy rozwijanej w polu: „Czy działanie jest długoterminowe” - dla krótszych niż dwa
miesiące należy wybrać: „Nie”; dla równych lub dłuższych niż dwa miesiące - należy
wybrać: „Tak”.
 Należy wypełnić tabelę, wskazując wymagane informacje dotyczące uczestników
i czasu trwania działania; należy odnieść się do wszystkich organizacji biorących udział
w działaniu. W przypadku działania krótkoterminowego należy wskazać liczbę dni,
a w przypadku działania długoterminowego - liczbę miesięcy.
UWAGA (wprowadzanie wizyty przygotowawczej do wymiany lub EVS):
 Wizytę przygotowawczą wskazujemy jako kolejne działanie, np.:
A1 – wymiana/EVS
A2 – wizyta przygotowawcza do A1 (etc.).
 W polu „Typ działania” należy wybrać typ działania projektowego, do którego wizyta
jest przypisana (wymiana/EVS).
 W polu „Liczba uczestników” należy wskazać łączną liczbę osób uczestniczących
w wizycie przygotowawczej (jeden do dwóch uczestników z danej grupy/organizacji,
przy czym jeden z nich jest osobą młodą, biorącą udział w działaniu).
 W polu „Uczestnicy ze specjalnymi potrzebami” należy wskazać ich liczbę. Definicja
jest wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+
 W polu „Uczestnicy o mniejszych szansach” należy wskazać ich liczbę. Definicja jest
wskazana w Aneksie III Przewodniku po programie Erasmus+”.
 W polu „Osoby towarzyszące” należy wskazać ich liczbę (wymiany: co najmniej
1 lider; wolontariat: zawsze liczba „0”).
 Z listy rozwijanej w polu: „Czy działanie jest długoterminowe” - należy wybrać: „Nie”.
 Należy wypełnić tabelę, wskazując wymagane informacje dotyczące uczestników
i czasu trwania wizyty; należy odnieść się do wszystkich organizacji biorących udział
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież
w wizycie. Wizyta przygotowawcza może trwać maksymalnie 2 dni, z wyłączeniem dni
podróży.
I.
Budżet
Należy zapoznać się z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie Erasmus+.
I.1.
Podróż
Uwaga:
 Koszty podróży uczestnika naliczane są automatycznie w zależności od wybranej
odległości w kilometrach (w linii prostej z punktu A do B, gdzie A oznacza miejsce
zamieszkania a B oznacza miejsce docelowe, w którym realizowane będzie działanie).
Powyższa kalkulacja jest podstawą obliczenia dofinansowania tej kategorii w obie
strony.
 Stawki kosztów podróży dla poszczególnych odległości określone są w Przewodniku po
programie Erasmus+.
 W przypadku wyboru odległości 0-99 km, zgodnie z wytycznymi w Przewodniku po
programie
Erasmus+,
koszty
podróży
nie
przysługują
(wolontariat,
szkolenia
i tworzenie sieci).
 W przypadku wyboru odległości 0-9 km, zgodnie z wytycznymi w Przewodniku po
programie Erasmus+ , koszty podróży nie przysługują (wymiany).
Uwaga:
W celu właściwego wyboru odległości i związanej z nią kwoty dofinansowania kosztów
podróży, należy obowiązkowo skorzystać z Kalkulatora Odległości, który dostępny jest
pod poniższym linkiem:
http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_pl.htm
Wsparcie językowe – dotyczy tylko projektów Wolontariatu Europejskiego
Uwaga:
 Wsparcie takie jest możliwe tylko w projektach Wolontariatu Europejskiego trwających
powyżej dwóch miesięcy.
 W przypadku projektów wysyłających wolontariuszy do krajów z pierwszej grupy
językowej, tj. DE, EN, ES, FR, IT, NL organizacja nie wnioskuje o dofinansowanie
wsparcia językowego, a jedynie o dostęp do kursu językowego online przygotowanego
przez Komisję Europejską; dodatkowo wolontariusze muszą również uczestniczyć
w ocenie umiejętności językowych online.
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież
 W przypadku projektów realizowanych w innych krajach organizacja może wnioskować

o kwotę na przygotowanie językowe i kurs językowy.
Stawki należy porównać z informacjami zawartymi w Przewodniku po programie
Erasmus+.
I.4.
Wsparcie związane ze specjalnymi potrzebami (dot. Osób niepełnosprawnych)
Uwaga:
Jeśli występują należy je opisać. Po dodaniu pozycji należy wskazać numer działania, opis
kosztu oraz jego wysokość. Jeśli chodzi o rodzaj kosztów, jakie kwalifikują się
do dofinansowania w ramach tej kategorii, należy zapoznać się z informacjami zawartymi
w Przewodniku po programie Erasmus+
I.5.
Koszty nadzwyczajne
Uwaga:
Jeśli występują należy je opisać. Po dodaniu pozycji należy wskazać numer działania, opis
kosztu oraz jego wysokość. Jeśli chodzi o rodzaj kosztów, jakie kwalifikują się
do dofinansowania w ramach tej kategorii, należy zapoznać się z informacjami zawartymi
w Przewodniku po programie Erasmus+
K.
Lista kontrolna
Uwaga:
UWAGA:
PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE
wnioskodawca OBOWIĄZKOWO musi załączyć do tabeli N. „Załączniki”
skany następujących dokumentów:
 „Oświadczenie”:
(klikając
funkcję:
„Wydrukuj
oświadczenie”),
podpisane
przez reprezentanta prawnego wnioskodawcy zgodnie ze sposobem reprezentacji;
 pełnomocnictwo udzielone wnioskodawcy przez każdego z partnerów (tzw.
mandates) do złożenia wniosku o dofinansowanie (jeśli dotyczy) –
upoważnienia od innych partnerów do złożenia wniosku do Narodowej Agencji;
UWAGA: Wszystkie pełnomocnictwa należy zeskanować do POJEDYNCZEGO pliku;
UWAGA: pełnomocnictwem pełnomocnictwa muszą podpisać prawni reprezentanci
organizacji partenrskiej;
 harmonogram działań (skoroszyt zawiera trzy arkusze, należy wybrać właściwy arkusz
do właściwego działania);
 wszelkie inne, wymagane dokumenty (np. pełnomocnictwo dla danej osoby
do występowania w imieniu i na rzecz instytucji wnioskującej) dotyczące wyłącznie
składanego wniosku.
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms
Instrukcja wypełniania wniosku Erasmus+ Młodzież
N.
Załączniki
Uwaga:
 Liczba załączników (plików), które możesz załączyć to pięć. Łącznie do wniosku można
załadować dane do 5120 kB.
 Przy skanowaniu plików zaleca się następujące ustawienia skanowania: skan czarnobiały, rozdzielczość 200 dpi, format A4.
 Zaleca się, by dokument składający się z wielu stron został zeskanowany do jednego
ciągłego pliku (np. PDF).
 Zaleca się by pełnomocnictwa udzielane wnioskodawcy zostały zeskanowane również
do jednego ciągłego pliku (np. PDF).
 Harmonogram należy załączyć w formie pliku Excel.
O.
Złożenie wniosku
Uwaga:
 Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą funkcji
„Złóż i prześlij online”), należy sprawdzić, czy został wypełniony w sposób prawidłowy
i kompletny, a następnie zatwierdzić.
 Tylko ostateczna wersja wniosku powinna zostać przesłana drogą elektroniczną
do Narodowej Agencji.
 Nie warto składać wniosku ostatniego dnia konkursu, wiąże się to z dużym ryzykiem
jakiego potrafią dostarczyć elektroniczne aplikacje i programy.
W przypadku wątpliwości co do kwestii formalnych lub merytorycznych prosimy
o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresów e-mail w zależności od rodzaju
działania:
 wymiany
 wolontariat
 szkolenia i tworzenie sieci
W celu ułatwienia identyfikacji Państwa problemu prosimy o wskazanie go w temacie
wiadomości e-mail po wyrazie „Temat”:
np. KA1-Y-WM_Temat: Problem z wypełnieniem harmonogramu.
W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem
i składaniem wniosku online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem
adresu e-mail: [email protected].
Przypominamy, iż wszystkie powyższe informacje są oparte na postanowieniach
przewodnika po Programie Erasmus+ i są z nimi zgodne. W przypadku możliwych
rozbieżności pierwszeństwo mają postanowienia Przewodnika po programie Erasmus+.
Narodowa Agencja Programu Erasmus+
Dokument dostępny na: www.erasmusplus.org.pl/eforms