Zapytanie ofertowe - Helsińska Fundacja Praw Człowieka

I. Zamawiający:
Helsińska Fundacja Praw Człowieka
Adres do korespondencji:
Helsińska Fundacja Praw Człowieka
Ul. Zgoda 11, 00-018 Warszawa
www.hfhr.pl
II. Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa dla 18 osób uczestniczących w kursie dla trenerów,
usługa cateringowa oraz zapewnienie sali szkoleniowej dla 20 osób na:
 1 zjazd 5-dniowy obejmujący 3 dni robocze i jeden weekend,
 8 zjazdów weekendowych (sob.-nd.),
 2 x 1,5 dnia podczas dwóch zjazdów 3-dniowych (pt.-nd.) wg poniższego harmonogramu:
Terminy zjazdów:
Zjazd
Termin
Zjazd 0
20 – 24 września 2014 (5 dni)
Zjazd 1
18 – 19 października 2014
Zjazd 2
15 – 16 listopada 2014
Zjazd 3
12 – 14grudnia 2014 (3 dni)
Zjazd 4
10 – 11 stycznia 2015
Zjazd 5
31 stycznia – 1 lutego 2015
Zjazd 6
21 – 22 lutego 2015
Zjazd 7
14 – 15 marca 2015
Zjazd 8
28 – 29 marca 2015
Zjazd 9
18 – 19 marca 2015
Zjazd 10
19 – 21 czerwca 2015 (3 dni)
Uwaga! W trakcie dwóch zjazdów 3-dniowych (12-14.12.2014 oraz 19-21.06.2015) będzie potrzebna
dodatkowa usługa hotelowa (noclegi) dla 33 osób, dodatkowe wyżywienie dla 34 osób i sala
szkoleniowa dla ogółem 52 osób (na 1,5 dnia).
2. Szczegółowy opis poszczególnych części zamówienia:
a. Usługa hotelowa:
 18 pokoi jednoosobowych, z czego co najmniej jeden dostosowany do potrzeb osób
z niepełnosprawnością ruchową, i dodatkowo 33 pokoje jednoosobowe w grudniu 2014 r.
oraz czerwcu 2015 r.
 pokoje wyposażone w węzeł sanitarny (pokoje z łazienkami),
 hotel położony na terenie miasta st. Warszawy w miejscu łatwo dostępnym z Dworca
Centralnego lub Wschodniego (w odległości max. 1h komunikacją miejską) oraz Dworca
Zachodniego (PKS).
 noclegi do wykorzystania: podczas zjazdu we wrześniu 2014 r. , od piątku do środy, podczas
zjazdów dwudniowych – z soboty na niedzielę oraz alternatywnie – z piątku na sobotę lub z
niedzieli na poniedziałek (ostateczna rezerwacja zostanie dokonana na 7 dni przed
pierwszym planowanym noclegiem), w grudniu 2014 i czerwcu 2015 – także z czwartku na
piątek (wg późniejszego zamówienia);
 noclegi ze śniadaniem dla 18 osób i dodatkowo dla 33 osób w grudniu 2014 r. i czerwcu
2015 r. (z uwzględnieniem specjalnych potrzeb żywieniowych, np. potraw wegańskich, diety
bezglutenowej, etc. – których opis nastąpi na 7 dni przed pierwszym planowanym
noclegiem); śniadania mogą zostać przez Oferenta potraktowane jako część usługi
cateringowej (pkt c: Przygotowanie i dostarczenie usługi cateringowej);
b. Sala szkoleniowa:
 mieszcząca grupę co najmniej 20 osób, a na zjazd w grudniu 2014 r. oraz czerwcu 2015 r.
dla grupy 52 osób (2 x 1,5 dnia),
 wyposażona w ruchome krzesła i stoły (z możliwością zmiany aranżacji w trakcie trwania
zajęć) dla uczestników spotkania, tablicę typu flipchart wraz z wyposażeniem (papier,
pisaki), projektor multimedialny, komputer, dostęp do Internetu,
 dostępna do wykorzystania w każdy z wymienionych powyżej terminów w godzinach 8.3019.00,
 z dostępną obsługą techniczną w trakcie trwania zajęć,
 sala powinna być z dostępem do światła dziennego (okna nieprzesłonięte reklamami
zewnętrznymi, itp.), z możliwością zasłonięcia okien.
c. Przygotowanie i dostarczenie usługi cateringowej:
 obiady dla 18 osób i dodatkowo dla 34 osób w dniach: 13 i 14 grudnia 2014 r. oraz 20 i 21
czerwca 2015 r. (z uwzględnieniem specjalnych potrzeb żywieniowych, np. potraw
wegańskich, diety bezglutenowej, etc. – których opis nastąpi na 7 dni przed pierwszym
planowanym noclegiem),
 kolacje dla 18 osób i dodatkowo 34 osób w dniach 13 grudnia 2014 r. oraz 20 czerwca
2015 r. (z uwzględnieniem specjalnych potrzeb żywieniowych),
 serwis kawowy w każdym z dni wymienionych w pkt. 1 dla 18 osób z uwzględnieniem
dodatkowo 34 osób w dniach 13 i 14 grudnia 2014 r. oraz 20 i 21 czerwca 2015 r. ); w sumie
liczba dni: 27; serwis kawowy będzie się składał przynajmniej z: kawy, herbaty, napojów
zimnych (woda, soki), owoców i ciastek dostępnych podczas dwóch przerw kawowych
(opcjonalnie bez ograniczeń).
d. Parking (informacyjnie; ta kategoria zapytania nie będzie miała wpływu na wybór oferty)
Prosimy o informację, czy przy ośrodku szkoleniowym/hotelu jest parking oraz jaka jest cena za
pozostawienie auta (stawka godzinowa i/ lub dzienna).
3. Dodatkowe warunki:
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu na rzecz
Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa.



Zamawiający będzie miał możliwość bezkosztowego wprowadzenia zmian do warunków
umowy (dotyczących zamówionej liczby pokoi oraz liczby posiłków) najpóźniej 5 dni przed
każdym terminem wynajmu,
nie dopuszcza się złożenia oferty częściowej,
nie dopuszcza się złożenia oferty wariantowej.
III. Złożona oferta powinna zawierać:
Oferta powinna być sporządzona w formie pisemnej (wersja papierowa lub elektroniczna) w języku
polskim, na firmowym papierze Oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę
sporządzenia. Powinna być podpisana przez oferenta oraz zawierać:
 nazwę i adres oferenta,
 kontaktowy adres e-mail,
 adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres e-mail, NIP, REGON
 opis parametrów nawiązujących do punktów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym,
 cenę netto/brutto za usługę hotelową,
 cenę netto/brutto za wynajem sali szkoleniowej,
 cenę netto/brutto za usługę cateringową (w tym osobno opcja 1. dla dwóch przerw
kawowych oraz 2. przerw kawowych bez ograniczeń czasowych),
 informację o parkingu i cenie za pozostawienie auta,
 wskazanie osoby kontaktowej,
 miejsce położenia hotelu/ośrodka szkoleniowego (adres).
IV. Warunki dopuszczenia dokumentacji.
Do postępowania zostaną dopuszczone wszystkie oferty dotyczące całości zamówienia.
V. Termin i tryb składania ofert.
1. Oferta powinna być podpisana i dostarczona e-mailem na adres [email protected] (PDF)
lub przesłana za pomocą faksu (na numer 22 556 44 51, z dopiskiem „Weź kurs II”) lub za
pośrednictwem poczty (adres Helsińska Fundacja praw Człowieka ul. Zgoda 11, 00-018 Warszawa;
z dopiskiem: „Weź kurs II”).
2. Oferty należy składać do 14 sierpnia 2014 r. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia wszystkich ofert, bez dokonania wyboru
którejkolwiek z nich, gdy żadna ze złożonych ofert nie będzie odpowiadać warunkom określonym
przez Zamawiającego.
VI. Ocena ofert i wybór najkorzystniejszej oferty.
1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium ceny, oferowanej jakości usług,
dostępności usług w terminach zjazdów oraz lokalizacji.
2. Zamawiający może umówić się na obejrzenie wybranych pokoi i sal szkoleniowych.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu na rzecz
Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa.
3. Ocena ofert zostanie dokonana do dnia 29 sierpnia 2014 r. w siedzibie Zamawiającego.
4. Oferenci o wynikach przetargu zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub telefoniczną.
VII. Dodatkowe informacje
Zapytanie służy porównaniu ofert i nie stanowi zobowiązania do podpisania umowy.
Płatnikiem będzie:
Helsińska Fundacja Praw Człowieka
Ul. Zgoda 11
00-018 Warszawa
NIP:525-12-61-255, REGON: 006211749, KRS: 0000035831
Dane zebrane w wyniku zapytania ofertowego będą mogły być udostępniane w celu monitoringu,
sprawozdawczości i audytu realizowanego projektu wyłącznie podmiotom uprawnionym do
przeprowadzania powyższych czynności.
Dodatkowych informacji udziela:
Agnieszka Chmielecka wyłącznie pod numerem telefonu – +48 518 102 695 (w godz. 10-15).
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu na rzecz
Integracji Obywateli Państw Trzecich oraz budżetu państwa.