Sodexo Polska - Platforma zakupowa
Transkrypt
Sodexo Polska - Platforma zakupowa
Ogólne Warunki Zakupu Towarów Żywnościowych. Niniejsze Ogólne Warunki Zakupu Usług („OWZ”) mają zastosowanie do wszystkich zamawianych przez Sodexo towarów, chyba że Strony pisemnie postanowią inaczej. Niniejsze OWZ stosuje się do każdego złożonego przez Sodexo zamówienia/umowy/specyfikacji, etc. („Umowa”). W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy postanowieniami OWZ a postanowieniami Umowy postanowienia Umowy będą miały pierwszeństwo. Przez „Sodexo” rozumie się spółkę Sodexo Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000084091, posiadającą kapitał zakładowy w wysokości 6 764 300 00 PLN, numer NIP: 118-00-38-498. 1. Zasady Ogólne. 1.1. Zawarcie umowy na dostawę towarów, odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnej Umowy. 1.2. Dostawca oświadcza, że zapoznał się z oczekiwaniami, okolicznościami i zakresem zapotrzebowania Sodexo na dostawę towarów, posiada odpowiednie doświadczenie, środki, potencjał techniczny i kadrowy oraz jest przygotowany organizacyjnie do dostawy Towarów, a jako profesjonalny przedsiębiorca zobowiązuje się wykonać umowę z zachowaniem zawodowego charakteru prowadzonej działalności i z najwyższą starannością. 1.3. Dostawca oświadcza, że wszystkie osoby wyznaczone przez niego do realizacji Zamówienia będą posiadały odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie, przeszkolenia, w tym w szczególności w zakresie BHP, jak również uprawnienia wymagane przepisami prawa i wymagane badania lekarskie oraz zobowiązuje się udostępnić na wniosek Sodexo stosowne dokumenty do wglądu. 1.4. Dostawca zapewnia dostawę towarów najwyższej jakości oraz zgodnie z zapotrzebowaniem Sodexo przez cały okres trwania współpracy oraz zobowiązuje się podejmować na własny koszt wszelkie niezbędne środki w celu zapewnienia powyższego. 1.5. Jeżeli wystąpi ryzyko, że Dostawca nie będzie mógł dostarczyć towarów na warunkach i w terminach określonych w Umowie, Dostawca niezwłocznie poinformuje o tym Sodexo i w każdym czasie zobowiązuje się podejmować wszelkie odpowiednie kroki zmierzające do dostawy towarów zgodnie z Umową. 1.6. Sodexo zamawia towary jedynie określone w załączniku do Umowy. Jakiekolwiek zmiany w zakresie towarów określonych w załączniku wymagają zgody Sodexo lub osób wyznaczonych przez Sodexo do wykonywania Umowy. Dostawca nie będzie sprzedawał oraz dostarczał towarów innych niż określone w załączniku do Umowy lub każdorazowo uzgodnione z Sodexo. 1.7. Przedstawicielami Sodexo w zakresie współpracy (tj. zamawiania i odbioru towarów) pomiędzy Sodexo a Dostawcami będą menadżerowie poszczególnych Restauracji lub szefowie kuchni w każdej z tych Restauracji (dalej: „Przedstawiciele Sodexo”). Przy czym Przedstawiciele Sodexo nie są upoważnieni do zamawiania na rzecz Sodexo jakichkolwiek innych towarów, niż określone w załącznikach do Umowy. Przedstawiciele Sodexo nie są uprawnieni do zmiany asortymentu towarów określonego w Umowie. Jakiekolwiek odmienne oświadczenia w powyższym zakresie uważa się za nieważne. 2. Gwarancja należytej Jakości Towarów. 2.1 Dostawca oświadcza, że dostarczane towary stanowią jego własność i nie są obciążone prawami osób trzecich oraz, że posiadają wszelkie atesty, certyfikaty jakości i zezwolenia, określone w Załączniku do Umowy, o ile są one wymagane zgodnie z przepisami prawa. 2.2 W braku posiadania powyższych dokumentów lub zaniedbania obowiązku ich aktualizacji Sodexo będzie uprawniony do żądania zapłaty przez Dostawcę kary umownej zgodnie z treścią Umowy. 3. Zobowiązania Dostawcy. 3.1. W szczególności, w celu realizacji Umowy, Dostawca zobowiązuje się: a) przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących warunków higienicznych oraz sanitarnych w zakresie sposobu i zasad przygotowywania, pakowania, przechowywania i transportu towarów dostarczanych na podstawie Umowy; b) zapewnić, że towary dostarczone przez Dostawcę będą spełniały wszystkie warunki określone obowiązującymi przepisami prawa i odpowiednimi normami; c) zapewnić, że pojazdy używane do transportu towarów dostarczanych zgodnie z Umową, będą sprawne technicznie oraz będą spełniały wszelkie odpowiednie normy higieniczne i sanitarne, w tym Dostawca zapewnia podczas transportu wymaganą przepisami prawa temperaturę w odniesieniu do każdego dostarczonego towaru, a w szczególności produktów świeżych i mrożonych; d) zagwarantować w odniesieniu do dostarczanych towarów liczbę dni przydatności do spożycia, możliwą do przyjęcia wg charakterystyk danego towaru - towary o ograniczonym okresie przydatności do spożycia dostarczone będą niezwłocznie po wyprodukowaniu, a w każdym razie nie później niż przed upływem 20% okresu przydatności do spożycia; e) oznakować dostarczane towary w sposób wymagany obowiązującymi przepisami prawa, w tym na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi w sprawie znakowania środków spożywczych z dnia 10 lipca 2007r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 137, poz. 966, z późn. zm.); f) udokumentować pochodzenie surowców zwierzęcych i roślinnych oraz wszelkich substancji dodatkowych użytych do produkcji dostarczanych towarów oraz na żądanie Sodexo niezwłocznie udostępnić dokumenty w powyższym zakresie; g) zapewnić maksymalne ograniczenie wykorzystania surowców i produktów roślinnych zawierających pozostałości środków ochrony roślin, produktów pochodzenia zwierzęcego zawierających niedopuszczalne pozostałości hormonów i/lub antybiotyków, jak również substancji chemicznych wykorzystanych do konserwowania podczas transportu oraz magazynowania dostarczanych towarów; h) zapobiegać obecności ciał obcych w dostarczanych towarach - za ciało obce Strony uważają każdy element, który znalazł się przypadkowo lub celowo w towarze i który nie jest elementem tego towaru; i) na każde wezwanie Sodexo, umożliwić upoważnionym przez Sodexo osobom, raz w roku sprawdzenie warunków w jakich odbywa się produkcja, przechowywanie oraz transport dostarczanych towarów, sposobu opakowania towarów, a także przedstawić dokumenty w powyższym zakresie oraz na żądanie Sodexo złożyć odpowiednie wyjaśnienia na piśmie. Ponadto Dostawca zobowiązuje się do umożliwienia Sodexo lub podmiotom do tego upoważnionym przez Sodexo do dokonania raz w roku u Dostawcy audytu w zakresie produkcji, magazynowania, transportu towarów; audyt taki będzie przeprowadzany przez niezależne laboratorium wskazane przez Sodexo, posiadające odpowiednie uprawnienia, raz w roku na koszt Dostawcy; j) Dostawca zobowiązuje się do przedstawienia 2 razu w roku na wniosek Sodexo aktualnych wyników badań mikrobiologicznych i fizykochemicznych produktów dostarczanych do Sodexo , z zastrzeżeniem pkt 3.2. poniżej. Ponadto dla mięsa surowego i wędlin Dostawca zobowiązuje się przedstawić wyniki badań na obecność pozostałości antybiotyków i hormonów. 3.1.1. Sodexo będzie uprawnione do żądania przeprowadzenia na koszt Dostawcy dodatkowych badań przez niezależne laboratorium posiadające odpowiednie uprawnienia, o których mowa w pkt 3.1. lit. i) i oraz audytów, o których mowa w pkt 3.1. lit. j) powyżej, w ilości większej niż dwa razy w roku, w wyjątkowych sytuacjach (np. zatrucie osób spożywających posiłki przygotowane z produktów dostarczonych przez Dostawcę) lub w przypadku nie przedłożenia przez Dostawcę wyników badań/dokumentów zgodnie z pkt 3.1. lit. i) lub j). 3.2. Koszty badań mikrobiologicznych i fizykochemicznych, o których mowa w pkt 3.1. j) oraz w pkt 3.2. Umowy ponosi Dostawca, chyba że Strony postanowią inaczej. 4. Dostawa i terminy. 4.1.1. Jeżeli Sodexo nie sporządzi planu dostaw (Harmonogram dostaw), Dostawca zobowiązany jest na warunkach określonych w Umowie dostarczać Sodexo ilość towarów zgodnie z zapotrzebowaniem Sodexo. 4.2. W przypadku gdy Dostawca dostarczy towary w ilości większej lub/i terminie wcześniejszym niż zostało to uzgodnione, Sodexo nie ma obowiązku przyjęcia dostawy ani zapłaty za dostarczone towary, magazynowania ani utrzymywania takich towarów, chyba że Strony postanowią inaczej. Sodexo może zwrócić takie towary Dostawcy i obciążyć go kosztami poniesionymi w związku ze zwrotem, w innym wypadku Dostawca zobowiązany jest pokryć wszelkie koszty poniesione przez Sodexo w związku z magazynowaniem i utrzymaniem takich Towarów. 4.3. W przypadku opóźnienia w dostawie, które nie zostało zawinione przez Sodexo, Sodexo ma prawo (i) wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym w całości lub w części w zakresie zakupu danych towarów oraz innych towarów, które Sodexo nie uznaje już za przydatne ze względu na opóźnienie w dostawie oraz (ii) dokonać u innych dostawców zakupów towarów o zbliżonych parametrach i właściwościach. Dostawca odpowiedzialny jest wobec Sodexo za wszelką szkodę poniesioną w następstwie lub w związku z opóźnieniem w dostawie, w tym w szczególności Dostawca zobowiązany jest zwrócić Sodexo kwotę różnicy pomiędzy ceną towarów u Dostawcy a ceną towarów nabytych przez Sodexo u innych dostawców. 4.4. Uznaje się, że dostawa nie nastąpiła, zanim towary nie zostaną dostarczone w całości, zgodnie z Umową lub innymi ustaleniami, wraz ze wszelkimi specyfikacjami, certyfikatami i dokumentacją wymaganą na podstawie Umowy lub przepisów prawa. 4.5. Sodexo nie ma obowiązku przyjęcia dostawy towarów, których opakowanie wskazuje na możliwość uszkodzenia lub braki ilościowe. 4.6. Dostawę uważa się za zrealizowaną zgodnie z postanowieniami OWZ i Umowy wyłącznie w przypadku odbioru zamówionego towaru, bez zastrzeżeń przez osoby uprawnione zgodnie z postanowieniami Umowy. 5. Ubezpieczenie. 5.1. Dostawca potwierdza, że posiada i w okresie współpracy zobowiązuje się utrzymywać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Kopia aktualnej polisy stanowi załącznik do Umowy. 5.2. Dostawca przedstawi Sodexo aktualną polisę ubezpieczeniową nie później niż 3 dni po wygaśnięciu poprzedniej. W przypadku nie otrzymanie przez Sodexo powyższego, Dostawca zapłaci Sodexo karę umowną w wysokości 500 zł netto, na zasadach określonych w pkt 7 OWZ. 6. Odpowiedzialność dostawcy i podwykonawcy. 6.1. Dostawca ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. 6.2. Dostawca może powierzyć wykonanie umowy osobom trzecim (podwykonawcom) wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą Sodexo. 6.3. Dostawca odpowiada bez ograniczeń za działania lub zaniechania osób wykonujących Umowę i podwykonawców, tak jak za swoje działania lub zaniechania, jak również za wszelką szkodę poniesioną przez Sodexo w związku z niewykonaniem lub nienależytą dostawą towarów. 6.4. W przypadku nienależytego dostarczenia towarów, zachowując roszczenia wynikające z przepisów prawa, Sodexo może według własnego uznania, w ramach Gwarancji Należytej Jakości towarów wezwać do należytego wykonania umowy wyznaczając termin i określając sposób jej wykonania. Dostawca zobowiązuje się niezwłocznie przystąpić do dostawy towarów zgodnie z wezwaniem. W przypadku odmowy lub nieprzystąpienia do wykonania wezwania Sodexo może powierzyć Dostawę towarów dostawcy zastępczemu na koszt Dostawcy. 6.5. Akceptacja, w tym odbiór, przez Sodexo towarów lub poszczególnych jej etapów nie zwalnia Dostawcy z odpowiedzialności wobec Sodexo, w tym odpowiedzialności z tytułu Gwarancji Należytej Jakości towarów. 6.6. Strony uzgadniają, że Dostawca nie ma prawa dostarczania Sodexo towarów, o których mowa w niniejszej Umowie, lub innych znajdujących się w asortymencie Dostawcy, ani też jakichkolwiek próbek tych towarów bezpłatnie, w szczególności w ramach prowadzonej przez Dostawcę akcji promocyjnej, chyba, że osoba uprawniona do reprezentacji Sodexo wyrazi na to uprzednio pisemną zgodę. 6.7. Dystrybucja przez Dostawcę bezpłatnych próbek towarów w restauracjach prowadzonych przez Sodexo, a także w innych miejscach, w których Sodexo świadczy usługi na rzecz swoich klientów, może nastąpić jedynie ma podstawie pisemnej zgody osoby uprawnionej do reprezentacji Sodexo. Dostawca obowiązany jest nie podejmować jakichkolwiek czynności polegających na oferowaniu jakichkolwiek korzyści majątkowych pracownikom zatrudnionym w którejkolwiek z restauracji prowadzonych przez Sodexo. 7. Kary umowne. 7.1. W przypadku naruszenia przez Dostawcę jego obowiązków wynikających z OWZ Dostawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Sodexo kary umownej w wysokości wskazanej w Umowie w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania do zapłaty. W razie wątpliwości uznaje się, że poprzez doręczenie rozumie się również niepodjęcie przez Dostawcę listu poleconego pomimo dwukrotnej awizacji pocztowej. 7.2. Zapłata przez Dostawcę kar umownych określonych w niniejszych OWZ lub w Umowie nie pozbawia Sodexo prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę umowną na zasadach ogólnych. 8. Poufność. 8.1. Jakiekolwiek informacje uzyskane przez Sodexo lub Dostawcę w ramach prowadzonej współpracy będą utrzymywane w tajemnicy i nie będą przekazywane przez którąkolwiek ze Stron osobom trzecim. Zobowiązanie to nie będzie miało zastosowania do informacji, które: a) są publicznie znane; b) podlegają ujawnieniu w wykonaniu orzeczenia sądu lub organu administracji publicznej; c) podlegają ujawnieniu podmiotom upoważnionym do badania sprawozdań finansowych Sodexo oraz Dostawcy. 8.2. Niezależnie od odpowiedzialności na zasadach ogólnych zgodnych z obowiązującymi przepisami prawa, Sodexo zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku nieuprawnionego ujawnienia informacji stanowiących tajemnicę w myśl niniejszego artykułu lub w przypadku, gdyby Dostawca nie dawał rękojmi zachowania w tajemnicy tych informacji, zgodnie z postanowieniami tego artykułu. 8.3. W przypadku naruszenia przez Dostawcę jego obowiązków wynikających z pkt 8.2. Umowy Dostawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Sodexo kary umownej w wysokości 10 % rocznego obrotu netto z Umowy za każdy taki przypadek naruszenia OWZ. 8.4. Zapłata przez Dostawcę kary umownej, o której mowa powyżej nie pozbawia Sodexo prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych. 9. Siła Wyższa. 9.1. Wojna, powstanie, strajki powszechne, ogień, katastrofy naturalne oraz inne podobne zdarzenia będą uważane za zdarzenia Siły Wyższej po warunkiem, iż takie zdarzenia będą zdarzeniami zewnętrznymi i nieprzewidywalnymi, pozostającymi poza kontrolą Stron. 9.2. W przypadku, gdyby wykonanie zobowiązań którejkolwiek ze Stron wynikających z Umowy stało się niemożliwe lub utrudnione wskutek zajścia zdarzenia Siły Wyższej, ta Strona niezwłocznie poinformuje drugą Stronę o zdarzeniach Siły Wyższej oraz o zobowiązaniach, których wypełnianie jest uniemożliwione lub utrudnione przez te zdarzenia. 9.3. W razie zajścia zdarzenia Siły Wyższej i zawiadomienia o nim, wykonywanie zobowiązań Stron zostanie zawieszone i każda Strona poniesie we własnym zakresie własne koszty związane z zajściem zdarzenia Siły Wyższej. 10. Faktury i płatności. 10.1. Płatności są dokonywane przelewem bankowym w terminie 90 dni od dnia doręczenia Sodexo prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty Strony uznają dzień obciążenia rachunku bankowego Sodexo. Płatności są dokonywane zgodnie ze wszystkimi innymi warunkami uzgodnionymi na piśmie przez Strony. 10.2. Jeżeli faktura nie spełnia wymagań ustawowych lub przewidzianych przepisami prawa, w szczególności gdy konieczne jest wystawienie faktury lub noty korygującej ze względu na nienależycie wykonaną usługę, Sodexo nie ma obowiązku zapłaty za nieprawidłowo wystawioną fakturę, a termin płatności biegnie od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury korygującej. 10.3. Płatności dokonane przez Sodexo nie stanowią akceptacji wykonanych Usług ani nie maja wpływu na roszczenia, które się pojawiły lub które mogą się pojawić, ani też nie zwalniają Usługodawcy z żadnych zobowiązań wynikających z Umowy. 10.4. Usługodawca wyraża zgodę na dokonywanie przez Sodexo potrąceń, zgodnie z wymogami określonymi przepisami prawa. 10.5. Wyklucza się dokonywanie potrąceń przez Usługodawcę z nienależności Sodexo bez uprzedniej zgody Sodexo wyrażonej na piśmie. 11. Regulaminy. 11.1. Dostawca gwarantuje, oświadcza i zobowiązuje się przed Sodexo, że posiada wszelkie wymagane zgody, pozwolenia, licencje i uprawnienia („Uprawnienia”) w celu należytej dostawy towarów. Dostawca powinien niezwłocznie dostarczyć Sodexo kopie takich zezwoleń na żądanie Sodexo. 11.2. Usługodawca zobowiązuje się do ścisłego przestrzegania wszelkich obowiązujących przepisów, w szczególności dotyczących prawa pracy, BHP, ochrony środowiska, i do przestrzegania procedur zakupowych i wszelkich instrukcji bezpieczeństwa, zgodnie z informacjami przekazywaniami przez Sodexo. 11.3. Dostawca zobowiązuję się do stosowania Kodeksu Postępowania Dostawcy Sodexo, dostępnego na stronie www.sodexo.com. 11.4. Dostawca nie może bez uprzedniej pisemnej zgody Sodexo reklamować, publikować lub ogłaszać (lub pozwalać na reklamę lub publikację lub ogłoszenie), że towary będą lub zostały dostarczone z zgodzie z postanowieniami OWZ lub że Usługodawca utrzymuje jakiekolwiek handlowe relacje z Sodexo. 11.5. W przypadku naruszenia przez Dostawcę jego obowiązków wynikających z pkt 11.4. Umowy Dostawca będzie zobowiązany do zapłaty na rzecz Sodexo kary umownej w wysokości 2.000,00 zł netto, za każdy taki przypadek naruszenia OWZ. 11.6. Zapłata przez Dostawcę kary umownej, o której mowa powyżej nie pozbawia Sodexo prawa do dochodzenia odszkodowania przewyższającego zastrzeżoną karę umowną na zasadach ogólnych. 12. Ochrona danych osobowych 12.1. Sodexo niniejszym potwierdza, że jest administratorem danych osobowych, które zostaną przekazane Dostawcy w związku z współpraca prowadzoną na podstawie Umowy, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) i jest należycie upoważnione do przekazania tych danych Dostawcy. 12.2. Sodexo niniejszym upoważnia Dostawcę do przetwarzanie danych osobowych, które zostaną mu przekazane na podstawie Umowy w celu realizacji postanowień Umowy oraz innych celów, wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. 12.3. Dostawca zobowiązuje się, iż nie przekaże przedmiotowych danych osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Sodexo i nie będzie ich wykorzystywał w innym celu niż do realizacji Umowy. 13. Wypowiedzenie Umowy 13.1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony z możliwością jej rozwiązania przez każdą ze Stron za miesięcznym terminem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, chyba że Umowa stanowi inaczej. Z zastrzeżeniem pkt 13.2. poniżej. 13.2. Jeżeli Umowa przewiduje dostawę towarów w obiekcie lub obiektach klientów Sodexo, Umowa ulega rozwiązaniu w całości lub w części, w zależności od zakresu Umowy, w dniu rozwiązania umowy na świadczenie usług w obiekcie zawartej pomiędzy Sodexo a klientem. O fakcie i terminie oraz zakresie rozwiązania Umowy Sodexo poinformuje Usługodawcę niezwłocznie. 14. Postanowienia końcowe. 14.1. Wszelkie zmiany OWZ wymagają zachowania formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba, ze co innego wynika z treści Umowy. 14.2. Strony umawiają się, że sądem właściwym dla rozpatrywania sporów mogących wyniknąć w związku z realizacją OWZ, będzie sąd właściwy ze względu na siedzibę Sodexo. 14.3. Strony nie będą uprawnione do cesji i/lub przeniesienia jakichkolwiek swoich praw lub/i obowiązków wynikających z Umowy na rzecz jakiegokolwiek podmiotu trzeciego, bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. 14.4. W sprawach nieuregulowanych w OWZ mają zastosowanie odpowiednie powszechnie obowiązującego przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.