wersja w pliku PDF - Warszawski Uniwersytet Medyczny

Wydanie 2
INSTRUKCJA nr 4/APK/2008
Realizacja umów cywilnoprawnych
Warszawski
Uniwersytet Medyczny
Opracował
Kierownik Działu Personalnego
Zatwierdził
Kanclerz
Ewa Kaczmarek
Bartosz Grucza
Obowiązuje od:
Liczba stron: 2
Data
Data
Data
30.01.2008
25.03.2008
Zgodnie z
zarządzeniem
wprowadzającym
1
1. Umowa cywilnoprawna musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem jej realizacji.
2. Wnioskodawcą w sprawie zawarcia umowy cywilnoprawnej jest Kierownik jednostki
organizacyjnej Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, na rzecz której ma być
wykonywane zadanie określone w umowie.
3. W celu zawarcia umowy cywilnoprawnej, należy pobrać ze stron internetowych WUM
2
i wypełnić odpowiednie formularze :
• wniosek o zawarcie umowy o dzieło;
• umowa o dzieło;
• wniosek o zawarcie umowy zlecenia;
• umowa zlecenie;
• umowa o dzieło-dydaktyka;
Zaleca się wypełnianie dokumentów w programie tekstowym.
4. W przypadku umów podlegających ubezpieczeniom społecznym, należy dołączyć
do formularza umowy:
• zgłoszenie zleceniobiorcy do odpowiedniego ubezpieczenia (ZUS ZZA, ZUS ZUA), oraz
• wyrejestrowanie z odpowiednich ubezpieczeń (ZUS ZWUA)
zgodnie z datą zawarcia i zakończenia umowy.
5. W przypadku umów zawartych z cudzoziemcami, do umowy należy dołączyć oświadczenie
wykonawcy umowy o zamieszkiwaniu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
6. Prawidłowo i czytelnie wypełnione formularze odpowiedniego wniosku i umowy muszą być
podpisane przez:
Wniosek:
• wnioskodawcę;
3
• wykonawcę umowy ;
• pracownika WUM, uprawnionego do potwierdzania źródła finansowania;
Umowa o dzieło lub umowa zlecenie:
• wykonawcę umowy;
• zleceniodawcę;
Umowa o dzieło-dydaktyka:
• wnioskodawcę;
• wykonawcę umowy;
• pracownika Biura Obsługi Działalności Podstawowej, potwierdzającego zgodność umowy
z planem zajęć dydaktycznych;
• Prorektora ds. Dydaktyczno-Wychowawczych;
1
Przez pojęcie: „umowa cywilnoprawna” należy rozumieć: umowę zlecenie, umowę o dzieło oraz umowę o
dzieło–dydaktyka.
2
Formularze można wypełniać odręcznie lub w programie tekstowym
3
Wykonawca umowy – osoba, z którą zawiera jest umowa cywilnoprawna
Strona 1 z 4
7. Kompletnie wypełnione oraz podpisane umowy cywilnoprawne wraz z odpowiednimi
dokumentami
(wnioski,
formularze
zgłoszeń/wyrejestrowania
z
ubezpieczeń
4
społecznych/zdrowotnych), po ich zarejestrowaniu we właściwym rejestrze , należy składać
w punkcie przyjęć dokumentów w Dziale Personalnym (APK), gdzie podlegają:
• wstępnemu sprawdzeniu pod względem formalnym,
• rejestracji w Rejestrze umów cywilnoprawnych.
8. Umowa cywilnoprawna zawarta z osobą niebędącą pracownikiem WUM, musi być
dostarczona do Działu Personalnego w nieprzekraczalnym terminie 5 dni od daty zawarcia
umowy.
Przekroczenie tego terminu powoduje naruszenie przepisów o ubezpieczeniu
społecznym i zdrowotnym - przekroczenie terminu zgłoszenia umowy do ZUS.
Do umowy należy załączyć: formularz zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń
społecznych i zdrowotnego, podpisany przez wykonawcę umowy oraz pracownika
merytorycznej jednostki organizacyjnej, przyjmującego formularz zgłoszenia.
9. Pracownik Działu Personalnego ds. obsługi umów cywilnoprawnych, po otrzymaniu kompletu
dokumentów:
9.1.
•
•
•
sprawdza wniosek i umowę pod względem formalnym, w tym:
pod względem zgodności z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi WUM,
kompletność i prawidłowość wypełnienia,
zatwierdzenie przez osoby upoważnione (podpisy, pieczęcie)
9.2.
sprawdza
dokumenty
zgłoszenia/wyrejestrowania
i zdrowotnego pod względem formalnym, w tym:
kompletność i prawidłowość wypełnienia,
podpisanie przez upoważnione osoby
•
•
ubezpieczenia
społecznego
9.3.
sprawdza czy w systemie komputerowym znajdują się poprawne i kompletne dane
wykonawcy umowy;
9.4.
jeżeli dane wymagają wprowadzenia/uzupełnienia - wprowadza do systemu
komputerowego dane wykonawcy umowy:
imię i nazwisko, nr ewidencyjny, PESEL, NIP, data urodzenia, nazwisko rodowe, kod
tytułu ubezpieczenia, data powstania obowiązku ubezpieczenia odpowiadająca dacie
zawarcia umowy zlecenie lub o dzieło, data zakończenia umowy, adres zameldowania,
adres zamieszkania, nazwę i adres właściwego urzędu skarbowego, nr rachunku
bankowego;
•
9.5.
•
wprowadza do programu współpracującego z programem PŁATNIK dane wykonawcy
umowy, który zawarł umowę podlegającą ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu:
imię i nazwisko, PESEL, NIP, data urodzenia, nazwisko rodowe, kod tytułu ubezpieczenia,
data powstania obowiązku ubezpieczenia odpowiadająca dacie
zawarcia umowy
cywilnoprawnej, data zakończenia umowy, adres zameldowania;
9.6. wprowadza do systemu komputerowego dane, dotyczące umowy:
• numer umowy, rodzaj umowy, % kosztów uzyskania przychodu, data zawarcia umowy,
czas trwania umowy, % podatku, kwota brutto umowy, zasady podlegania
ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, treść umowy – pełny dekret, jednostka
organizacyjna, w której realizowane jest zadanie, źródło finansowania.
10. Wykonawca umowy wystawia rachunek (rachunki częściowe) zgodnie z zasadami i na kwoty
określone w umowie. Wzór rachunku należy pobrać ze stron internetowych WUM.
11. Rachunek częściowy musi zawierać okres wykonywania prac, będących podstawą
do wystawienia rachunku.
12. Prawidłowo i czytelnie wypełniony formularz rachunku musi być podpisany przez:
4
Zgodnie z Zarządzeniem nr 4/2008 z dnia 03.01.2008 r. Kanclerza AM w sprawie rejestracji umów
zawieranych przez AM w Warszawie
Strona 2 z 4
•
•
•
•
wykonawcę umowy;
kierownika merytorycznej jednostki organizacyjnej WUM, stwierdzającego wykonanie
i przyjęcie pracy zgodnie z umową,
pracownika Biura Obsługi Działalności Podstawowej, potwierdzającego zgodność
z planem zajęć – w przypadku umów o dzieło – dydaktyka;
pracownika WUM, sprawdzającego rachunek pod względem rachunkowym i formalnym;
13. Rachunki należy składać w punkcie przyjęć dokumentów w Dziale Personalnym (APK),
w którym pracownik Działu Personalnego:
• sprawdza wstępnie dokumenty pod względem formalnym,
• rejestruje wpływ dokumentu w Rejestrze umów cywilnoprawnych.
14. Pracownik Działu Personalnego ds. obsługi umów cywilnoprawnych, po otrzymaniu rachunku,
sprawdza rachunek pod względem formalnym i rachunkowym:
• zgodność rachunku z zawartą umową, w tym termin wystawienia, wysokość kwoty,
• zatwierdzenie przez upoważnione osoby.
15. Wypłaty dokonywane są na podstawie rachunku zatwierdzonego przez Kwestora i Kanclerza
lub osoby działające w ich imieniu, w ramach udzielonych upoważnień.
16. Zatwierdzone rachunki są wprowadzane do systemu płacowego. Pracownik ds. obsługi umów
cywilnoprawnych sporządza listę wypłat, którą następnie weryfikuje pod względem:
• zgodności wykonawców umowy, kwot brutto, składek społecznych i zdrowotnych, zaliczek
podatkowych, kwot netto wypłacanych w kasie bądź przekazywanych na wskazane konta
bankowe.
17. Po sporządzeniu, obliczeniu, weryfikacji i zatwierdzeniu listy do wypłaty, pracownik ds. obsługi
umów cywilnoprawnych przeprowadza kontrolę poprawności zawieszenia składek
ubezpieczenia społecznego.
18. Lista wypłat podpisywana jest przez:
• pracownika sporządzającego listę,
• Kierownika Sekcji Personalnej Pracowników niebędących Nauczycielami Akademickimi,
• Kierownika Działu Personalnego lub jego Zastępcę,
• Kwestora i Kanclerza WUM.
19. W przypadku wypłaty w kasie WUM sporządzana jest lista wypłat w kasie, która jest integralną
częścią listy głównej. Listę tę zatwierdza Kierownik Działu Personalnego lub jego Zastępca i
Kwestor WUM.
20. Wypłaty z Bezosobowego Funduszu Płac odbywają się w 3 terminach:
• 10-go dnia każdego miesiąca – wykonawcy niebędący pracownikami WUM oraz
nauczyciele akademiccy będący pracownikami WUM,
• 15-go dnia każdego miesiąca - wykonawcy niebędący pracownikami WUM, należności
dla biegłych sądowych oraz pracowników Medycyny Sądowej WUM,
• 29-go dnia każdego miesiąca - wykonawcy niebędący pracownikami WUM oraz
pracownicy WUM niebędący nauczycielami akademickimi,
z uwzględnieniem terminów wypłat określonych w odrębnych regulacjach
5
wewnętrznych oraz w zawartych umowach.
21. Pracownik ds. obsługi umów cywilnoprawnych sporządza raport zbiorczy z przygotowanej listy
wypłat.
22. Uprawniony pracownik ds. obsługi umów cywilnoprawnych sporządza w systemie bankowym
przelew masowy zgodny z sumą przelewów dla poszczególnych wykonawców umów.
23. Dział Finansowy, na podstawie dyspozycji z Działu Personalnego, dokonuje przesunięcia
środków finansowych z konta ogólnego WUM na konto właściwe do obsługi umów
cywilnoprawnych.
5
W tym: Zarządzenie nr 414/2006 Kanclerza AM z dnia 30.10.2006 r. w sprawie zawierania umów zleceń
z osobami niebędącymi pracownikami AM w Warszawie, w jednostkach prowadzących zajęcia dydaktyczne
Strona 3 z 4
24. Przelew masowy, podpisany przez osoby upoważnione, transferowany jest przez
uprawnionego pracownika ds. obsługi umów cywilnoprawnych na indywidualne konta
wykonawców umów.
25. Po zrealizowaniu przelewów, pracownik ds. obsługi umów cywilnoprawnych:
• pobiera potwierdzenie wykonanej operacji ze stron internetowych banku,
• sporządza wydruk dekretacji na konta księgowe,
• dokonuje szczegółowej weryfikacji wydruku dekretacji pod względem: zgodności kwot,
symbolu kosztów oraz źródła finansowania.
26. Po ostatecznej weryfikacji, lista jest dekretowana oraz księgowana i przekazywana w sposób
elektroniczny na konta księgowe w terminie 4 dni roboczych przez pracownika Działu
Personalnego ds. obsługi umów cywilnoprawnych.
27. Dokumenty, stanowiące podstawę wypłaty, są przechowywane w Dziale Personalnym przez
okres 3 lat a następnie są przekazywane do Archiwum WUM, gdzie podlegają archiwizacji
przez okres 50 lat.
Dokumenty związane:
1. Instrukcja określająca procedury i zasady płatności z tytułu regulowania zobowiązań AM
w Warszawie wobec osób fizycznych i prawnych – załącznik do Zarządzenia Kanclerza
nr 484/2007 z dnia 29.10.2007 r.
2. Zarządzenie nr 414/2006 Kanclerza AM z dnia 30.10.2006 r. w sprawie zawierania umów
zleceń z osobami niebędącymi pracownikami AM w Warszawie, w jednostkach prowadzących
zajęcia dydaktyczne (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 434/2007 z dnia
31.10.2007 r.)
3. Zarządzenie nr 4/2008 z dnia 03.01.2008 r. Kanclerza AM w sprawie rejestracji umów
zawieranych przez AM w Warszawie.
4. Procedury kontroli finansowej w AM w Warszawie – załącznik do Zarządzenia Rektora
nr 73/2006 z dnia 28.08.2006 r.
5. Zarządzenie nr 78/2007 Rektora AM z dnia 14.12.2007 r. w sprawie ochrony danych
osobowych i baz danych przetwarzanych tradycyjnie i w systemach informatycznych AM
w Warszawie.
Strona 4 z 4