Outsourcing IT
Transkrypt
Outsourcing IT
BIZNES benchmark magazyn # 8 / 07 / 2014 Projektory dla biznesu s. 44 Zarządzanie przedsiębiorstwem Systemy ERP w dobie Internetu rzeczy s. 6 Outsourcing IT Outsourcing systemów kadrowo-płacowych s. 24 Bezpieczeństwo danych Polityka przechowywania danych s. 31 OUTSOURCING IT i zarządzanie przedsiębiorstwem BIZNES benchmark.pl Wypróbujza zadarmo darmo Solid Wypróbuj SolidEdge! Edge! Zobacz, dlaczego jesteśmy lepsi od konkurencji. Zobacz, dlaczego jesteśmy lepsi od konkurencji. siemens.com/plm/pl/free-solid-edge siemens.com/plm/pl/free-solid-edge Teraz możesz, bez jakichkolwiek zobowiązań, wypróbować pełną wersję pakietu Solid Edge. Zobacz, w jaki sposób Solid Edge zapewnia szybkość i prostotę bezpośredniego modelowaniabez dzięki elastyczności izobowiązań, możliwościom wypróbować projektowania Teraz możesz, jakichkolwiek parametrycznego - wszystko to zaś w jednym, łatwym pełną wersję pakietu Solid Edge. Zobacz, w jaki sposób Solid w użyciu pakiecie. Projektuj szybciej, bardziej intuicyjnie Edge zapewnia szybkość i prostotę bezpośredniego modelopo prostu lepiej. wania dzięki elastyczności i możliwościom projektowania parametrycznego - wszystko to zaś w jednym, łatwym w użyciu pakiecie. Projektuj szybciej, bardziej intuicyjnie po prostu lepiej. Pobierz Solid Edge już teraz, otrzymasz dostęp do interaktywnych materiałów szkoleniowych, filmów instruktażowych i forum użytkowników, które pomogą Ci poznać możliwości oprogramowania. Pobierz Solid Edge już teraz, otrzymasz dostęp do interak- tywnych materiałów filmów instruktażoPobierz pakiet Solid Edgeszkoleniowych, ze strony wych i forum użytkowników, które pomogą Ci poznać możlisiemens.com/plm/pl/free-solid-edge lub zadzwoń pod numer +4822 339 3523 wości oprogramowania. Pobierz pakiet Solid Edge ze strony siemens.com/plm/pl/free-solid-edge lub zadzwoń pod numer +4822 339 3523 Rozwiązania dla przemysłu. Foto: M. Sołtysiak Od redakcji Rok za nami 17 lipca minął już rok odkąd w Sieci pojawił się pierwszy Biznes Benchmark Magazyn i rozpoczął swoją działalność vortal Biznes Benchmark. W tym czasie udało się nam poruszyć wiele tematów, które są nie tylko istotne z punktu widzenia współczesnej branży IT. Nowoczesne technologie informatyczne oddziałują bowiem na funkcjonowanie zarówno całej gospodarki w aspekcie makroekonomii, jak i mają wpływ na codzienną pracę firm – od tych najmniejszych, jednoosobowych, do ogromnych korporacji zatrudniających tysiące ludzi. Trudno bowiem wyobrazić sobie działanie nowoczesnego przedsiębiorstwa bez systemu zarządzania produkcją, systemu klasy ERP, serwerów, wieloźródłowego przetwarzania danych, połączenia z Internetem czy po prostu arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu. Właśnie dlatego w czasie ostatnich dwunastu miesięcy poruszyliśmy na naszych łamach zarówno zagadnienia związane z cloud computingiem, Big Data, systemami ERP, aplikacjami inżynierskimi CAD jak i realizowaliśmy „lżejsze” tematy związane z pakietami biurowymi, zarządzania drukiem, praca zdalną czy notebookami i tabletami w firmie. Wystarczy spojrzeć na statystyki – do tej pory na blisko 500 stronach magazynu opublikowaliśmy przeszło 150 fachowych artykułów. Jest to już solidna porcja wiedzy, porad i informacji przydatnych do usprawnienia funkcjonowania firmy. Jednak przez ostatni rok największym dla nas wyzwaniem było to, że tematyka związana z technologiami, sprzętem i systemami IT dla firm jest naprawdę bardzo, ale to bardzo szeroka. Skonstruowanie przejrzystego pisma i vortalu, które obejmują tak obszerny zakres tematyczny nie wcale było łatwe. Mam jednak nadzieję, że zespół redakcyjny Biznes Benchmark stanął na wysokości zadania i przygotowywane przez nas teksty są nie tylko dla Państwa ciekawe i łatwe w odbiorze, ale przede wszystkim przydatne w codziennej pracy i pomocne w rozwiązywaniu firmowych problemów. Nie zamierzamy jednak osiąść na laurach. W zeszłym numerze opublikowaliśmy po raz pierwszy ranking Top10, który dotyczył najlepszych naszym zdaniem dostępnych na rynku notebooków biznesowych. Kontynuujemy ten pomysł i w bieżącym numerze prezentujemy projektory, które można z powodzeniem wykorzystywać w firmie. Publikujemy też obszerny raport dotyczący polskiego rynku outsourcingu IT. Dowiedzieć się można z niego nie tylko na temat obecnie najczęściej outsourcowanych usług informatycznych, ale również trendów na najbliższe lata. Korzystając z wakacyjnej pory publikujemy też ciekawy artykuł na temat połączenia pracy zawodowej ze zwiedzaniem świata. Okazuje się, że mobilne biuro stworzyć można również w terenowym samochodzie. Zapraszam do lektury. Marcin Bieñkowski Redaktor naczelny Benchmark Biznes www.biznes.benchmark.pl Biznes benchmark magazyn 3 W numerze Zarządzanie przedsiębiorstwem Wykorzystanie i ewolucja systemów rozwiązań klasy ERP s. 6 Projektowanie systemów Big Data s. 8 Systemy ERP w dobie Internetu rzeczy s. 10 Outsourcing IT Usługi outsourcingu IT w Polsce – Raport s. 12 Pozakosztowe korzyści z outsourcingu IT s. 17 Baza danych w chmurze s. 18 Outsourcing i zarządzanie drukiem s. 20 Outsourcing usług hostingowych — wywiad z Maika-Alexandrem Stangenbergiem z firmy 1&1 s. 22 Outsourcing systemów kadrowo-płacowych s. 24 Wady i zalety outsourcingu systemów ERP s. 26 16 Systemy ERP w dobie Internetu rzeczy Bezpieczeństwo danych Postrzeganie bezpieczeństwa danych w chmurze s. 28 Wykorzystanie oprogramowania do monitoringu pracowników s. 29 Polityka przechowywania danych s. 31 Bezpieczeństwo danych i utrzymanie ciągłości operacyjnej dla Big Data s. 32 12 Usługi outsourcingu IT w Polsce – Raport Praca grupowa i praca zdalna Systemy ERP w zarządzaniu pracownikami s. 34 Zarządzanie pracą grupową s. 37 Systemy HCM w chmurze s. 41 Praca zdalna w podróży s. 43 Top10 s. 44 BIZNES 32 Bezpieczeństwo danych i utrzymanie ciągłości operacyjnej dla Big Data benchmark.pl Marcin Bieńkowski Katarzyna Janik Artur Pęczak Maciej Stanisławski Artur Żarski Alicja Żebruń Dyrektor Operacyjny: Sebastian Jaworski, tel.: 606 942 501 e-mail: [email protected] Dział sprzedaży reklam: Agnieszka Garczyńska, tel.: 602 552 670 e-mail: [email protected] Kamil Szarzyński, tel.: 698 384 126 e-mail: [email protected] Projekt i skład: Kuba Kuczma Wydawca: Benchmark Sp. z.o.o., ul. Wołczyńska 37 60-003 Poznań, NIP: 779-232-24-08 Redaktor naczelny: Redaktorzy: 4 Biznes benchmark magazyn 43 Praca zdalna w podróży www.biznes.benchmark.pl Integracja sieciowa Centra danych Outsourcing IT CloudiA Cloud Computing Atende S.A. T +48 22 29 57 300 E [email protected] www.atende.pl Zarządzanie przedsiębiorstwem P Wykorzystanie lanowanie analiza zasobów oraz optymalizacja procesów biznesowych – to codzienność w firmie i dlatego w celu podjęcia trafnych decyzji przez zarządzających tak ważne są właściwe analiza i wykorzystanie informacji, które może zapewnić zintegrowany system zarządzania ERP. i ewolucja systemów rozwiązań klasy ERP 6 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie przedsiębiorstwem Systemy ERP, wspierają kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem, optymalizując procesy biznesowe zachodzące wewnątrz organizacji, jak i w jej otoczeniu. Obecnie rozwiązania zaliczane do grupy Enterprise Resource Planning składają się z dziesiątek modułów, stworzonych w taki sposób, żeby mogły funkcjonować zarówno razem, jak i niezależnie od pozostałych. Dlatego też duża część z nich, ze względu na swoją uniwersalność, znajduje swoje zastosowanie niemal we wszystkich branżach. Często jednak proponowane są takie rozwiązania, które kieruje się wyłącznie do określonego sektora, czy dopasowywane do potrzeb konkretnego odbiorcy. W zależności od przyjętej terminologii, można w różny sposób podzielić zakres funkcjonalny systemów ERP. W dużym uproszczeniu przyjmuje się podział na cztery kluczowe obszary, jakimi są finanse, logistyka, produkcja i zasoby ludzkie. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że o ile obszary zasobów ludzkich, płac i kadr oraz w pewnej części finansów, szczegolnie z obszaru księgowości, nie muszą się znacząco różnić w zależności od branży, o tyle w przypadku logistyki, czy też produkcji występują poważne różnice pomiędzy sektorami, czy nawet konkretnymi podmiotami. Dlatego też ważnym jest, aby oferta systemów ERP w tych obszarach była dopasowana do specyfiki konkretnego biznesu. wszystko jednak, rozwiązania standardowe są warte zainteresowania, ponieważ charakteryzuje je pośredni dostęp do najlepszych, znanych na rynku praktyk. Rozwiązania standardowe Kluczem do sprawnej realizacji każdego wdrożenia systemu ERP, jest po stronie firmy wdrażającej zbudowanie odpowiedniego zespołu, który będzie zarządzać projektem, oraz wybór osoby odpowiedzialnej po stronie klienta. Ścisła kooperacja tych dwóch stron pozwoli zakończyć cały proces z powodzeniem. Należy również pamiętać, że dokonując wyboru rozwiązania, przedsiębiorca związuje się z jego producentem lub dostawcą oprogramowania na dłuższy czas, dlatego tak istotne jest poznanie firmy, która wdroży w organizacji nową technologię. Zawsze należy zwrócić uwagę na jej doświadczenie, czy referencje otrzymane od klientów. Bardzo ważna jest również wielkość budżetu, którego przedsiębiorca planuje przeznaczyć na informatyzację, gdyż stanowi on istotny parametr każdej oferty wdrożeń Oferta systemów ERP, proponująca przedsiębiorcy rozwiązania standardowe, jest o tyle wygodna, że zdejmuje z kupującego wszelkiego rodzaju ryzyka prawne, ponieważ kolejne wersje aktualizowanego systemu automatycznie dostosowywane są do zmieniającego się ustawodawstwa. Drugi element, to istotne zmniejszenie ryzyka technologicznego, ponieważ „rozwiązania pudełkowe”, ze względu na standaryzację, charakteryzuje stabilność pracy. Trzeba jednak pamiętać, że rozwiązania te o ile, dają znaczne możliwości dopasowania narzędzi do realiów określonej organizacji, o tyle nie mogą zapewnić, że każda funkcja będzie dostępna, a sposób wsparcia określonego procesu biznesowego będzie zaimplementowany dokładnie tak, jak tego oczekuje odbiorca końcowy. Mimo www.biznes.benchmark.pl Rozwiązania dedykowane Budowa przewagi konkurencyjnej wymaga od zarządzających określenia kilku kluczowych unikalnych aspektów działalności firmy. Dlatego w obszarach, które są wyjątkowe dla danej organizacji i stanowią o jej sile, standardowe rozwiązania nie będą wstanie zaspokoić, specyficznych dla danej firmy, potrzeb. Jeżeli mamy bowiem do czynienia z przedsiębiorstwem charakteryzującym się wysoką skalą unikalności modelu biznesowego, szanse na znalezienie predefiniowanego rozwiązania, dopasowanego do jej potrzeb, są niemal niemożliwe. W takich przypadkach konieczne jest wprowadzenie rozwiązania technologicznego, które zaproponuje budowę dedykowanego systemu ERP wspierającego zarządzanie. Oznacza to, że jeżeli o przewadze danej organizacji rynku stanowi efektywność sieci sprzedaży i procesów logistycznych, niezbędna będzie budowa dedykowanego oprogramowania wspierającego procesy biznesowe w tym konkretnym obszarze. Takie rozwiązanie zintegrowane z systemami wspierającymi pozostałe aspekty funkcjonowania przedsiębiorstwa, przyniesie rzeczywistą wartość dla całego biznesu. Przygotowanie do wdrożenia rozwiązań IT. Właściwie zaplanowany budżet na zakup i wdrożenie pozwoli na określenie możliwości i zakresu prac dostawcy oprogramowania przy jego wprowadzaniu, co w konsekwencji przynieść może zamawiającemu same wymierne korzyści. Trendy Mobile ERP - zarządzanie z tabletu lub smartfonu Współczesne wysoce zinformatyzowane przedsiębiorstwa chętnie podejmują próby łączenia nowoczesnych technologii, tych wykorzystywanych w życiu codziennym, z charakterystycznymi dla biznesu rozwiązaniami informatycznymi klasy ERP, CRM, czy Business Intelligence, odpowiedzialnymi za pozyskiwanie i przepływ informacji w firmie. Posiadają one ogromne ilości danych, będących elementem ich otoczenia biznesowego i mających bezpośredni wpływ na funkcjonowanie oraz pozycję biznesową danej firmy. Taka sytuacja wymusza na zarządzających szukanie coraz to nowych rozwiązań niespotykanych dotychczas na tak dużą skalę, wykorzystujących narzędzia i technologie już istniejące. Obecnie, kanały mobilne w obszarze systemów ERP, skupione są głównie na udostępnianiu aplikacji dla pracowników, wspierając przede wszystkim ich działania sprzedażowe. Jednak dynamiczny rozwój trendu Mobile ERP pozwoli w większym niż dotychczas stopniu przekazywać w sposób niezwłoczny podstawowe informacje i dane biznesowe do rozbudowanych oraz zintegrowanych systemów zarządzania ERP. Ponieważ urządzenia mobilne każdy posiadacz danych i informacji w firmie, może mieć przy sobie, to niezależnie czy informacje będą pochodzić z linii produkcyjnej, czy też otoczenia biznesowego, każdorazowo natychmiast zostaną przekazane do systemu, a dzięki temu przełożą się one na funkcjonowanie oraz pozycje biznesową przedsiębiorstwa. Wpłyną bezpośrednio na budowanie przewagi konkurencyjnej, realizowanej zarówno na płaszczyźnie, szybkiego i niezwłocznego pozyskania samych informacji, ale także analizy i ich prezentacji, która przełoży się na możliwość szybkiego podjęcia trafnych decyzji biznesowych. Mariusz Papiernik Autor artykułu jest dyrektorem sprzedaży ERP w firmie Infovide-Matrix; www.infovidematrix.pl Biznes benchmark magazyn 7 Zarządzanie przedsiębiorstwem Jak zaprojektować system dla Big Data? R ynek Big Data dojrzewa powoli, ale nieustannie. Źródłem projektów tego typu są potrzeby odbiorców biznesowych, poszukujących nowych możliwości wykorzystania takich zasobów informacyjnych, których objętość lub złożoność przetwarzania i analiz wykraczała dotąd poza możliwości organizacji. Większość klientów zainteresowanych Big Data poszukuje obecnie przede wszystkim odpowiedzi na pytania – jaką wartość może wnieść wykorzystanie nowych obszarów danych, jak to wpływa na model działania firmy oraz jaka jest skala i charakter możliwych do uzyskania realnych korzyści specyficznych dla profilu działalności. Rodzaje projektów Big Data Wdrożenia projektów realizowane na świecie przez firmę Oracle pozwoliły pracującym tam informatykom wyróżnić trzy najczęściej uruchamiane rodzaje projektów Big Data, które wyodrębnić można ze względu na charakter, zakres i cel gromadzonych w nich informacji. Są to – rozbudowa zasobów wiedzy o klientach, pozyskiwanie informacji o rynku, reagowanie na sygnały z otoczenia organizacji. Przyjrzyjmy się uważniej tym trzem kategoriom. Rozbudowa zasobów wiedzy o klientach – W tej kategorii mieszczą się projekty Big Data, których celem jest wartościowe uzupełnienie zasobów wiedzy o klientach, ich zachowaniu i otoczeniu o informacje niedostępne w systemach transakcyjnych organizacji. Istniejące repozytoria są uzu- 8 Biznes benchmark magazyn pełniane o dane wywiedzione z niestrukturyzowanych informacji pozyskanych ze źródeł zewnętrznych: z portali branżowych, specjalistycznych i firmowych, sieci społecznościowych, list dyskusyjnych, newsów czy blogów, ale także z wewnętrznych zasobów danych nieustrukturyzowanych, takich jak dane z elektronicznych kanałów kontaktu czy archiwa dokumentów. Pozyskiwanie informacji o rynku – W ramach tej grupy projektów firmy wykorzystują środowiska Big Data do gromadzenia i analiz informacji z przestrzeni publicznej dotyczących rynku i konkurencji, wizerunku, efektów działań PR oraz reakcji na kampanie marketingowe. Wspólną cechą tych projektów jest repozytorium informacyjne gromadzące połączone informacje o działaniach firmy oraz informacje pozyskiwane z portali konkurencji, branżowych, analityków rynku, portali informacyjnych, mediów społecznościowych i list dyskusyjnych. Reagowanie na sygnały z otoczenia organizacji – Ta klasa inicjatyw obejmuje takie projekty z obszaru Big Data, których celem jest ciągłe monitorowanie wybranych zewnętrznych źródeł informacji niestrukturyzowanych oraz automatyzacja reakcji na sygnały płynące z tych źródeł. Zakres danych gromadzonych w projektach tego typu jest zazwyczaj ograniczony do minimum niezbędnego do realizacji konkretnego celu biznesowego. Rozwiązania tego typu są wykorzystywane przede wszystkim przez działy marketingu i sprzedaży (identyfikacja okazji sprzedażowych, kampanie sterowane zdarzeniami) oraz działy odpowiedzialne za inwestycje (monitorowanie rynku). Zadbać o jakość danych Jednym z najważniejszych wyróżników projektów Big Data jest fakt, że dotyczą one gromadzenia i przetwarzania wyjątkowo szerokiego zakresu informacji o bardzo zróżnicowanej strukturze. Dodatkowo odbywa się to w repozytorium, w którym model danych nie jest z góry ustalony, zaś poziom szczegółowości informacji zwykle określany jest w momencie wyboru i odczytu informacji. Przy wyszukiwaniu informacji w takich repozytoriach należy mieć dobry pomysł na to, jak te informacje można wykorzystać, a także jak uzyskać efekt synergii starych i nowych zasobów wiedzy. W poszukiwaniu nowych, potencjalnie użytecznych danych pomagają specjalizowane narzędzia umożliwiające www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie przedsiębiorstwem eksplorację zasobów informacji niestrukturyzowanych. Przykładem takiego narzędzia jest aplikacja Oracle Endeca, pozwalająca analitykowi informacji pozyskać dane z rozpoznawanych źródeł, interaktywnie poruszać się w środowisku danych bez struktury oraz identyfikować wartościowe treści i ukryte zależności. Uzyskana w trakcie prac analitycznych wiedza o zasobach informacji, po które można sięgnąć (źródła, zakres danych, zależności), jest wykorzystana następnie na etapie budowy automatycznie zasilanych środowisk analitycznych wspierających praktyczną realizację konkretnego pomysłu biznesowego. Proces identyfikacji, selekcji, podziału, kategoryzacji i konwersji pozyskiwanych informacji do postaci użytecznej dla firmy wymaga wykorzystania zaawansowanych metod analitycznych i specjalizowanych narzędzi informatycznych. W przypadku Oracle realizacja takiego środowiska odbywa się przez budowę dedykowanego repozytorium danych niestrukturyzowanych (wykorzystującego środowisko Oracle Big Data Appliance), zastosowanie narzędzi do eksploracji i analiz danych niestrukturyzowanych (Oracle Endeca, Oracle Advanced Analytics) oraz standardowych narzędzi Business Intelligence (Oracle OBIEE). www.biznes.benchmark.pl Gromadzenie danych wymaga planowania zdolności do świadczenia zaawansowanych usług doradztwa biznesowego. Oprócz dbałości o jakość gromadzonych danych, należy także przyjąć odpowiednią strategię ich gromadzenia, aby nie dopuścić do nie przynoszącego wymiernych korzyści rozrostu repozytoriów Big Data. Zwłaszcza dobrze jest zadbać o przeprowadzenie analizy potencjalnych źródeł informacji w zestawieniu z celami biznesowymi. Co prawda, koncepcja Big Data zakłada możliwość gromadzenia danych, których przydatność czy wartość ujawni się dopiero w przyszłości, jednak nie zwalnia to wdrażających z obowiązku refleksji i planowania, zapewniającego jak najszybsze osiąganie korzyści biznesowych. Rolą dostawcy jest również wsparcie zespołu IT klienta w tworzeniu propozycji rozwiązania trzech podstawowych problemów technicznych, związanych ze składowaniem, przetwarzaniem i analizą szybko przyrastających danych o wielkiej objętości: 1. Parametry systemu dla Big Data przekraczają wydajność tradycyjnych systemów bazodanowych (dane o połączeniach w firmach telekomunikacyjnych, dane o transakcjach w instytucjach finansowych, dane pomiarowe w przemyśle i energetyce, dane o wykorzystaniu rozbudowanych portali aukcyjnych i informacyjnych); 2. Gromadzone dane posiadają uporządkowaną lecz zmienną w czasie strukturę, trudną do odwzorowania w tradycyjnym modelu relacyjnym, a więc trudną do obsługi przez tradycyjne systemy bazodanowe (np. dane o historii ocen klientów przechowywane z modelami analitycznymi i ich parametrami z systemów zarządzania ryzykiem lub analitycznego CRM w bankowości i telekomunikacji); 3. Dane nie posiadają jednoznacznie zdefiniowanej struktury (dane ze źródeł otwartych wykorzystywane przez instytucje odpowiedzialne za obronę i bezpieczeństwo publiczne, czy dane z portali internetowych i sieci społecznościowych wykorzystywane do analiz rynku i profilowania klientów w różnych branżach). Budowa zaawansowanych rozwiązań analitycznych jest długotrwałym, specyficznym procesem wymagającym dobrego rozpoznania i zrozumienia potrzeb biznesowych organizacji oraz zdolności do modelowania długoterminowej synergii pomiędzy możliwościami technologii IT oraz doświadczeniem odbiorców. Dla wielu dostawców zajmujących się technologią IT zdolność adresowania analitycznych potrzeb odbiorcy biznesowego może być barierą trudną do pokonania. Specyfika projektów z obszaru Big Data wymaga bowiem inwestycji w rozwój nowych obszarów kompetencji technologicznych oraz pozyskania know-how specyficznego dla biznesu klienta. Marcin Chwin Autor artykułu jest Business Development Managerem w regionie Oracle CEE; www.oracle.com/pl Analizy rynku wykonane przez firmę Oracle wskazują, że głównym problemem wynikającym z rozrostu baz danych nie jest nadmierny wzrost kosztów, a raczej problemy z wydajnością przetwarzania danych. Warto przy tym wymienić dwie ważne przyczyny, dla których projekty Big Data faktycznie mogą generować wysokie koszty, nie przynosząc firmie wymiernych korzyści. Są to – brak zrozumienia specyfiki Big Data, co skutkuje nierealnymi lub niesprecyzowanymi oczekiwaniami potencjalnych użytkowników oraz brak możliwości dyskontowania pozyskanych informacji, wynikający z nie przygotowania organizacji do wykorzystywania wyników projektu Big Data lub z braku odpowiednich narzędzi do eksploracji i analizy danych niestrukturyzowanych. Strategiczne doradztwo Na obecnym etapie rozwoju rynku, kluczowym zadaniem firm projektujących i budujących systemy Big Data jest strategiczne doradztwo dla ich klientów. Takie usługi powinny objąć identyfikację obszarów zastosowań Big Data w organizacji, kreowanie wizji rozwiązań wybranych problemów biznesowych z wykorzystaniem nowych, specyficznych rodzajów danych oraz wykorzystujących je systemów analitycznych, a także rzetelne konstruowanie business case’ów z oszacowaniem stopy zwrotu z inwestycji w rozwiązania Big Data. Należy zaznaczyć, że działania te wykraczają poza dziedzinę IT, wymagając znajomości kluczowych obszarów zarządzania przedsiębiorstwem oraz Biznes benchmark magazyn 9 Zarządzanie przedsiębiorstwem Nadchodzi era „ERP przedmiotów” S ystemy ERP zmieniają się z silników napędzających procesy w przyjazne użytkownikowi aplikacje, umożliwiające współpracę na poziomie całej firmy – takie aplikacje nazywamy „systemami zaangażowania”. 10 Biznes benchmark magazyn Technologie zmieniają się cyklicznie, często przy tym zmieniając reguły gry. Na rynku systemów ERP wraz z popularyzacją czterech trendów technologicznych – serwisów społecznościowych, mobilności, analityki biznesowej oraz technologii chmurowych – doświadczamy łączącej te trendy rewolucji, która zmienia funkcjonalność aplikacji biznesowych. Nadchodzi Internet rzeczy Niedawno rząd Chin zapowiedział inwestycje w obszarze Internetu przedmiotów. Gartner szacuje, że w roku 2020 do Internetu rzeczy podłączonych będzie ponad 26 miliardów urządzeń. W celu wykorzystania inteligentnych urządzeń i maszyn oraz w celu użytecznego przetworzenia informacji, systemy będą www.biznes.benchmark.pl Zarządzanie przedsiębiorstwem dziemy mogli ufać posiadanym informacjom i w oparciu o nie podejmować trafne decyzje. Świat stanie się efektywniejszy dzięki „Internetowi przedmiotów”, gdzie urządzenia i maszyny będą komunikowały się między sobą oraz z nami. Wyobraźmy sobie świat, w którym monitory pracy serca dostosowują się do potrzeb pacjenta, a lekarze mogą przepisać lekarstwa szybko i dokładnie, bazując na kompletnej historii zdrowia pacjenta. Sklepy, automaty z żywnością i napojami, a nawet nasze domowe lodówki zawsze będą pełne ulubionych produktów. Nawet administracja publiczna widzi ten potencjał i już w niego inwestuje. Niedawno premier Wielkiej Brytanii David Cameron podczas konferencji CeBIT w Niemczech ogłosił zwiększenie inwestycji w technologię „Internetu przedmiotów” (zwiększając je do 73 milionów funtów): „Postrzegam Internet przedmiotów jako przełomowy sposób na zwiększenie produktywności, jakości ochrony zdrowia, zwiększenia wydajności transportu, zmniejszenia konsumpcji energii oraz przeciwdziałanie zmianom klimatycznym,” powiedział. ERP przedmiotów musiały zbierać i analizować ogromne wolumeny danych. W środowisku biznesowym będzie to rola zmodyfikowanych systemów ERP – „ERP przedmiotów” – które połączą urządzenia, systemy i ludzi czyniąc ich jeszcze bardziej pożytecznymi w firmie. System ERP będzie pełnił funkcję centrum podejmowania wszystkich decyzji, łączenia ludzkich przemyśleń, maszyn, urządzeń oraz „przedmiotów”. Wyobraźmy sobie czas, w którym nie będziemy musieli podejmować decyzji bez dysponowania odpowiednią ilością danych. Bę- www.biznes.benchmark.pl Przez lata ERP zapracowało sobie na opinie systemów projektowanych bardziej dla firm, niż dla użytkowników. Następna generacja systemów ERP skupi się zaś na pozyskiwaniu danych z różnych źródeł i w sposób w najbardziej zwięzły, przejrzysty i przyjazny będzie te informacje przedstawiać człowiekowi. Tak więc systemy te z jednej strony będą bardzo przyjazne użytkownikowi, z drugiej przetwarzać będą dane pochodzące z setek tysięcy lub milionów źródeł. Ta druga tendencja sprawiła, że analitycy powoli zaczynają mówić o potencjale „ERP przedmiotów”, określenie to stworzone zostało na potrzeby lepszego opisu kolejnych generacji systemów klasy ERP. Niedawno systemy ERP zaczęły się zmieniać w systemy zaangażowania, które łączą ludzi przy pomocy narzędzi społecznościowych zwiększając współpracę, systemy, które wykorzystują możliwości sieci, aby pracować lepiej i tworzyć nowe rozwiązania. W tym procesie chodzi głównie o połączenie pomiędzy klientami, projektami, fakturami, zamówieniami, produktem. Korzystanie z ERP będzie przypominało aplikacje, których ludzie używają na co dzień, zmieni ich sposób pracy oraz to w jaki sposób są połączeni z firmą oraz procesami. Wskaże im ich pozycję, nada cel pracy i połączy wszystkie kropki – pracownicy polubią swój system ERP. Jest to jedyny system w przedsiębiorstwie zaprojektowany do zbierania i analizowania danych z różnych źródeł w celu ułatwienia podejmowania lepszych decyzji. To naturalne rozszerzenie systemu, który okazał się istotny w biznesie jako system zapisu, a teraz jest w stanie wykorzystać możliwości, które dają media społecznościowe, mobilność, analityka i technologie chmurowe, sprawiając, że ERP jest systemem zaangażowania. Im więcej systemów będzie zintegrowanych z rdzeniem firmy, tym szybciej ERP stanie się „ERP przedmiotów”. Naturalne przetwarzanie informacji „ERP przedmiotów” stanie się fundamentem dla dokładnych, ważnych i istotnych kontekstowo informacji. Dzięki zastosowanej architekturze, ERP będzie wiedział, którzy ludzie są ze sobą połączeni oraz jakie zasady zastosować, aby dane były wykorzystane w sposób inteligentny. Architektura systemowa zagwarantuje, że modele danych, procesów, raportowania i analiz będą zawsze zsynchronizowane z ostatnimi zmianami biznesowymi w firmie i będą mogły być szybko adaptowane. W niektórych przypadkach ERP będzie mógł nawet przewidywać zmiany w przyszłości. Dzięki procesom analitycznym ludzie otrzymają dane jakich potrzebują i wtedy gdy ich potrzebują. Dzięki gamifikacji użytkownicy będą bardziej zżyci z celami firmy oraz będą nagradzani za swój wkład w ich osiąganie. Zwiększy się zaangażowanie użytkowników w rozwiązywanie problemów dzięki zabawie i pozwoli im poczuć, że mają wpływ na rozwój swojej firmy. „ERP przedmiotów” da firmie poczucie „wszechwiedzy” i łatwiejsze będzie wprowadzenie automatyzacji procesów. Można powiedzieć, że „ERP przedmiotów” będzie krokiem w kierunku zwiększenia efektywności organizacji. Co więcej, systemy takie są już tworzone i będą dostępne w najbliższych pięciu latach. Wojciech Romanowicz Autor artykułu jest dyrektorem Działu Opieki Eksploatacyjnej w UNIT4 TETA; www.unit4teta.pl Biznes benchmark magazyn 11 Outsorcing IT IT NA WYNAJĘCIE raport dotyczący rynku outsourcingu IT w Polsce 12 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT O utsourcing pozwala istotnie zoptymalizować wydatki na informatykę w firmie, choć to nie jedyna korzyść z tej formy współpracy. Dla wielu polskich przedsiębiorstw outsourcing IT oznacza sposób na dostęp do najnowszych technologii oraz możliwość pozyskania wysokiej klasy specjalistów do bieżącej administracji systemami i prowadzenia złożonych projektów wdrożeniowych. którymi mogą być hosting aplikacji, zarządzanie stacjami roboczymi, czy dostarczanie tyczne firmom zewnętrznym, korzysta z usług lokalnych dostawców [2,3]. W Polsce wskaź- usług sieciowo-serwerowych. W tym miejscu warto wyobrazić sobie firmę z rozproszonymi oddziałami, którym zewnętrzny dostawca zapewnia opiekę administracyjną na terenie całego kraju, przy zachowaniu odpowiednio krótkiego czasu reakcji na awarię. Z kolei outsourcing strategiczny zakłada wydzielenie całych funkcji realizowanych w danej organizacji i przekazanie jej do realizacji przez dostawcę outsourcingu. W tym przypadku można mówić o pełnym outsourcingu IT, czyli przeniesieniu wszystkich (lub istotnej części) nik ten wynosi 67% spośród 45% wszystkich firm, kupujących usługi na zewnątrz. Sekwencja przeprowadziła badanie wśród 400 polskich firm z sektora MŚP z którego wynika, że trzech na czterech badanych przedsiębiorców korzysta z usług podmiotów zewnętrznych. Firmy najchętniej zlecają prace finansowo-księgowe (33% ankietowanych), informatyczne (29%) oraz prowadzenie spraw kadrowo-administracyjnych (12%) [1]. zadań działu informatyki do zewnętrznej firmy, co wiąże się z koniecznością restrukturyzacji i przebudową procesów w przedsiębiorstwie. Zakres działań outsourcingu informatycznego jest bardzo szeroki i obejmuje m.in.: • wsparcie pracowników i usuwanie bieżących awarii (service desk), • administracja systemów informatycznych, zarządzanie infrastrukturą oraz sieciami, • udostępnianie zewnętrznej infrastruktury (chmura obliczeniowa, kolokacja serwerów w centrum danych), • zabezpieczanie ciągłości działania przedsiębiorstwa z opcją odtwarzania środowiska po awarii, • serwis aplikacyjny oraz nadzór na systemami biznesowymi, • zarządzanie procesami IT, • doradztwo w zakresie wyboru systemów, • zarządzanie dokumentami oraz wydrukami, • wsparcie i prowadzenie projektów informatycznych, • prowadzenie audytów oraz kontroli legalności oprogramowania, • rozwój i utrzymanie aplikacji, • wynajem pracowników. Comarch, Asseco, Atos Origin, Sunrise Systems, Compuware, Cyclad czy it WORKS. Z danych udostępnionych przez Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (Association of Business Service Leaders in Poland, ABSL), organizacji branżowej reprezentującej sektor nowoczesnych usług dla biznesu w Polsce, dowiemy się, że w Polsce funkcjonuje już 470 centrów usług z kapitałem zagranicznym, które zatrudniają 128 000 osób. Działalność tych centrów skupia się w dziesięciu największych ośrodkach usług biznesowych w Polsce (Kraków, Warszawa, Wrocław, Trójmiasto, Łódź, aglomeracja katowicka, Poznań, Bydgoszcz, Szczecin, Lublin) [4]. Z tego samego raportu wynika, że najwięcej osób, bo aż 44,1 tyś. pracuje w centrach usług wspólnych (SSC), kolejne 33,7 tyś. w firmach świadczących usługi outsourcingu procesów biznesowych (BPO), 21,6 tyś. w obszarze badań i rozwoju (R&D) i dopiero na czwartym miejscu (22.1 tyś. osób) w outsourcingu IT (ITO) [4]. Według ABSL, w obszarze IT do najczęściej obsługiwanych procesów należą obsługa aplikacji i rozwiązywanie problemów (IT Service Desk, 32% centrów świadczy taką usługę), zarządzanie cyklem życia produktu Application Lifecycle Management, 22%) oraz zarządzanie infrastrukturą (Infrastructure Management, 21%) [4]. Czym jest outsourcing? Outsourcing polega na przeniesieniu całości lub części usług, zadań i funkcji, niezwiązanych z podstawową działalnością przedsiębiorstwa, do realizacji przez zewnętrzny, wyspecjalizowany podmiot. W ten sposób działają mikro i małe firmy, których nie stać na zatrudnienie informatyka na etat, ale także największe korporacje z branży finansowej i telekomunikacyjnej, które obszary związane m.in. z utrzymaniem infrastruktury technicznej lub centrum obsługi klienta (call center) w całości zlecają specjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Instytut Outsourcingu zebrał i opracował podstawowe pojęcia związane z outsourcingiem, z których definicją można zapoznać się pod adresem http://www.instytut-outsourcingu.pl/ podstawowe-pojecia-outsourcingowe.html. Pod hasłem „Dostawcy outsourcingu” przedstawiono klasyfikację usług outsourcingowych według stopnia złożoności łańcucha wartości oraz zakresu, którego dotyczą. Z perspektywy tematu tego artykułu, dwa najważniejsze typy usług outsourcingu to outsourcing selektywny oraz outsourcing strategiczny. Outsourcing selektywny i strategiczny Pierwszy model zakłada oddanie w ręce dostawcy określonych procesów operacyjnych, www.biznes.benchmark.pl Dostawcy lokalni… Wiele firm kupuje usługi outsourcingu IT od podmiotów lokalnych, które doskonale rozumieją ich biznes oraz otoczenie, w którym funkcjonują, a przy tym potrafią zaoferować ceny na poziomie dostosowanym dla danego regionu i branży. Fakt ten potwierdzają wyniki badania przeprowadzonego przez Kapsch BusinessCom („Branża Teleinformatyczna – Trendy i Wyzwania”, 2014), z którego dowiemy się, że 72% spośród 44% firm, które zlecają usługi informa- … i globalni Z drugiej strony mamy dużych graczy na rynku outsourcingu usług, którzy przenoszą wybrane procesy do krajów innych niż siedziba przedsiębiorstwa (offshoring) lub świadczą swoje usługi dla przedsiębiorstw lokalnych i zagranicznych. W tym miejscu warto wymienić takie firmy jak HP, IBM, Intel, Capgemini, Infosys, Sii, Business Consulting Center (BCC), itelligence, Hosting jako usługa ITO Spróbujmy przyjrzeć się wybranym usługom oferowanym w ramach outsourcingu oraz ich dostawcom. Hosting sieci web (miejsce na stronę WWW, blog, sklepi internetowy, e-mail) można z jednej strony traktować jak zakup usług u zewnętrznego dostawcy, z drugiej widać tutaj wyraźne cechy outsourcingu. Biznes benchmark magazyn 13 Outsorcing IT Logistyka i transport 13% Kadry i administracja 12% Produkcja 6% Remonty i utrzymanie 5% Analiza i controlling 1% Badania i rozwój 1% IT 29% Tylko większe firmy i organizacje decydują się na wdrażanie własnych serwerów sieci web i e-mail, bowiem jest to kosztowne, wymaga zatrudnienia fachowców oraz zapewnienia niezawodnych pracy urządzeń (łącza internetowe, serwerownia). Dostawcy hostingu znają się na tym lepiej, mają gotową infrastrukturę oraz grono wysoce wykwalifikowanych inżynierów do obsługi serwerów webowych. Za nie więcej niż 1000 zł małe i średnie przedsiębiorstwa otrzymują kompletą usługę, która pozwala im zaistnieć w Sieci. Księgowość 33% Usługa z pudełka Wykres 1: Najczęściej outsourcowne usługi przez małe i średnie przedsiębiorstwa [1]. Wykres 2: Prawie 75% usługodawców z zakresu outsourcingu to firmy lokalne (badanie dotyczyło krajów Europy Środkowej i Turcji; w badaniu istniała możliwość wielokrotnego wyboru) [3]. Wykres 3: Liczba centrów usług outsourcingowych w Polsce oraz liczba zatrudnionych w nich osób w zależności od typu wykonywanej przez centrum typu usługi [4]. 14 Biznes benchmark magazyn Outsourcing IT stał się produktem, który możemy kupić niemal tak samo łatwo jak telefon. Usługa IT dla Firm w Orange polega na objęciu opieką serwisową oraz wsparciem technicznych komputerów i sprzętu peryferyjnego klientów w ramach stałej, miesięcznej opłaty abonamentowej. Oferta ta skierowana jest dla firm różnej wielkości, działających w dowolnej branży. Duża liczba awarii rozwiązywanych jest zdalnie po wcześniejszym zgłoszeniu problemu przez stronę internetową lub infolinię. Jeśli zajdzie taka potrzeba, usterka usuwana jest w miejscu wskazanym przez klienta. To doskonała opcja dla organizacji, które posiadają wiele oddziałów i/lub zatrudniają pracowników terenowych. Usługi outsourcingu IT w Orange świadczone są bowiem na terenie całego kraju. Zarządzanie infrastrukturą w Sii Sii, jeden z liderów outsourcingu IT w Polsce, zatrudnia ponad 1500 inżynierów, z których ponad 100 zajmuje się rozwiązaniami z dziedziny infrastruktury. Oferta Sii obejmuje bieżące utrzymanie systemów IT klientów oraz wsparcie w trakcie prowadzenia projektów wdrożeniowych i migracyjnych. Konsultanci Sii specjalizują się w zakresie systemów operacyjnych, baz danych, wirtualizacji, oprogramowania zapewniającego komunikację między systemami i aplikacjami (middleware), sieci, pamięci masowych oraz service desk. Firma działa według różnych modeli współpracy, które obejmują wynajem (outsourcing) pracowników i grup konsultantów z wyznaczonym kierownikiem projektu oraz realizację całościowych projektów z obszaru IT. www.biznes.benchmark.pl Serwis aplikacyjny Coraz chętniej polskie firmy decydują się na outsourcing systemów biznesowych, które są dla nich podstawowym narzędziem wspomagającym pracę przedsiębiorstwa. Oferta poznańskiej firmy BCC w zakresie outsourcingu systemu SAP obejmuje hosting aplikacji, administrację systemów, wsparcie serwisowe oraz serwis aplikacyjny, czyli zdalne wsparcie dla użytkowników w obsłudze tego narzędzia. Serwis aplikacyjny obejmuje wsparcie pracy użytkowników SAP, obsługę problemów oraz wsparcie procesów biznesowych. Infrastruktura dla biznesu Dla firm oznacza to możliwość przeniesienia wszystkich funkcji i procesów – od utrzymania aplikacji, przez ich rozwój i serwis po wsparcie dla pracowników – do zewnętrznego centrum obsługiwanego przez dostawcę usługi outsourcingowej. Co kryje się za tymi pojęciami? SAP on BCC Cloud to usługa, która polega na wdrożeniu środowiska SAP w wydzielonej chmurze prywatnej uruchamianej w centrum danych BCC, która gwarantuje odpowiedni poziom dostępności i bezpieczeństwa systemów. Wszystkie obszary związane z utrzymaniem SAP, pracami rozwojowymi czy roziwązywaniem problemów można powierzyć zewnętrznemu zespołowi administratorów i konsultantów SAP. Chmura obliczeniowa Chmura obliczeniowa to kolejny trend, który będzie napędzał rozwój IT w polskich przedsiębiorstwach. Z badania „Branża Teleinformatyczna – Trendy i Wyzwania” przeprowadzonego przez firmę Kapsch BusinessCom wynika, że Polska przoduje w regionie pod względem wykorzystania technologii cloud computing. „31% polskich firm korzysta z zasobów informatycznych w chmurze (średnia wszystkich badanych krajów wynosi 27%), a 30% kierowników działów IT w Polsce planuje w ciągu następnych trzech lat przenieść część swoich zasobów informatycznych do chmury obliczeniowej” – można wyczytać z informacji przedstawionych przez firmę Kapsch [2,3]. Oktawave to polska chmura obliczeniowa, w ramach której możesz uruchamiać, przetwarzać i przechowywać zasoby informatyczne – strony internetowe, aplikacje biznesowe i rozwiązania korporacyjne, duże zbiory danych itd. Zasoby te udostępniane są w modelu infrastruktury na żądanie (IaaS), która umożliwia stworzenie kompletnego środowiska IT (serwery, pamięć masowa, sieć wirtualna) w kilkadziesiąt sekund, bez potrzeby inwestycji we własny sprzęt. Tym, co wyróżnia usługi chmury obliczeniowej jest sposób rozliczania, za rzeczywiście wykorzystane zasoby. Taki elastyczny model rozliczeń gwarantuje łatwość dostosowywania zasobów do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa. Zgłoszenia serwisowe do Comarch Comarch, producent oprogramowania dla biznesu, w obszarze outsourcingu oferuje usługi związane z obsługą procesów oraz infrastruktury IT klientów (Comarch IT Outsourcing), www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo IT w kontekście outsourcingu usług Paweł Jakub Dawidek, dyrektor ds. technicznych w firmie Wheel Systems; www.wheelsystems.com Badania przeprowadzone przez BCC [5] pokazują, że w perspektywie trzech najbliższych lat aż 1/3 polskich firm rozważa wprowadzenie outsourcingu części lub całości usług IT. Rozwiązanie takie zapewnia szereg korzyści, wystarczy wspomnieć choćby o redukcji kosztów czy fakcie, że zlecając tego rodzaju usługi na zewnątrz, infrastrukturą IT będzie opiekować się cała grupa specjalistów. Outsourcing niesie jednak poważne zagrożenia bezpieczeństwa informacji, a praktyka pokazuje również, że zewnętrzni konsultanci nie zawsze w pełni rzetelnie wykonują swoją pracę, zwłaszcza, jeśli nie ma narzędzi do ich kontroli. Bez odpowiednich zabezpieczeń firma może stracić kontrolę nad poufnością wrażliwych informacji, zwłaszcza, kiedy nie wie, jakie czynności przeprowadzają zewnętrzni konsultanci. Często udziela się im pełnych uprawnień do administrowanego systemu, nie mając pewności czy przy okazji wykonywania zleconych zadań, nie instalują np. złośliwego oprogramowania albo pozyskują informacji, które stanowią o przewadze konkurencyjnej danego przedsiębiorstwa. Tego typu ryzyko można jednak wyeliminować. Odpowiedzią na nie jest FUDO, autorskie rozwiązanie Wheel Systems, które pozwala na monitorowanie pracy na serwerach firmowych bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na urządzeniach pracowników czy chronionych systemach. System zapewnia monitoring, rejestrację i audyt zdalnych sesji administracyjnych, porównywalny z posiadaniem stałego podglądu monitora użytkownika zdalnego. Pozwala to w trywialny sposób ustalić, kto i kiedy pobrał dany plik czy skasował jakiś dokument lub korespondencję. W przypadku włamania rozwiązanie to pozwala znacznie uprościć postępowanie i ograniczyć koszty, a zapisywane nagrania mogą służyć, jako dowód w sądzie. Dzięki prowadzonej w czasie rzeczywistym rejestracji i analizie zachowań można też szybko reagować na podejrzane działania, których przyczyną możę być aktywność zewnętrznych konsultantów lub złośliwe oprogramowanie działające na słabo zabezpieczonych komputerach pracowników. Monitoring sesji zdalnych nie tylko poprawia bezpieczeństwo, ale może także pomóc ograniczyć wydatki. Po instalacji FUDO w jednym z ministerstw poddano analizie zapisy sesji z pracy zewnętrznych konsultantów. Okazało się, że mimo wystawiania faktur przez usługodawcę za pełny wymiar pracy konsultantów, zapisy sesji jednoznacznie pokazywały, że praca wykonywana była w dużo mniejszym wymiarze czasowym. Wdrożenie zwróciło się w tym przypadku w mniej niż pół roku. Biznes benchmark magazyn 15 Outsorcing IT dostosowaniem środowisk informatycznych do nowych wymagań biznesowych i technicznych (Comarch IT Integration) oraz zapewnieniem ciągłości działania systemów o znaczeniu krytycznym oraz ich przywracaniem do stanu sprzed awarii. W ramach Comarch IT Outsourcing firma zapewnia kompleksową obsługę klienta w obszarze informatyki, włączając w to obsługę użytkowników końcowych, administrację siecią, serwerami i bezpieczeństwem oraz zarządzanie procesami IT. Usługa Comarch Service Desk zapewnia pojedynczy punkt kontaktu dla użytkowników końcowych, pod którym mogą uzyskać pomoc w rozwiązaniu problemu lub utworzyć zgłoszenie serwisowe, przekazywane do drugiej linii wsparcia lub dostawcy zewnętrznego (jeśli wymagane). Wykres 4: Procentowy udział centrów outsourcingowych obsługujących poszczególne procesy IT [4]. Zarządzanie wydrukami W kontekście outsourcingu IT warto wymienić usługi wynajmu i dzierżawy sprzętu informatycznego. Przykładem mogą być urządzenia wielofunkcyjne (drukarka, skaner, ksero, faks), które dystrybutor oddaje do wyłącznej dyspozycji klienta. Taka umowa użyczenia zawiera pewne elementy umowy outsourcingowej, bowiem kwestie związane z utrzymaniem i konserwacją urządzenia, jego serwisem oraz dostarczeniem materiałów eksploatacyjnych (tonery, papier) spoczywają na dostawcy sprzętu. Korzyści z outsourcingu Outsourcing IT przynosi firmom wielu korzyści w obszarze finansowym i biznesowym. Do najważniejszych zalet biznesowych zalicza się możliwość skupienia się na podstawowej działalności, poprawę jakości usług IT oraz bezpieczeństwa danych, a także dostęp do najnowszych technologii i wiedzy, bez ponoszenia kosztów inwestycji, w tym rozwiązań, które ze względu na skalę prowadzonej działalności i możliwości finansowe byłyby niedostępne dla firmy w tradycyjnym modelu. Z danych przedstawionych przez firmę Kapsch BusinessCom wynika, że „zadowolenie z firm outsourcingowych jest wysokie, a 22% badanych określa je jako “bardzo wysokie”. Głównym argumentem na korzyść outsourcingu, który pojawia się w wypowiedziach kierowników działów IT, jest potencjalna poprawa jakości (42% “zdecydowanie się zgadza”, a 37% “się zgadza”) [2,3]. Wykres 5: Procentowy udział firm korzystających z usług dostępnych w modelu cloud computing w krajach Europy Środkowej i Turcji. [3]. W ujęciu finansowym outsourcing pozwala przenieść koszty z części CAPEX (nakłady inwestycyjne) do części OPEX (koszty utrzymania systemów). Outsourcing IT zapewnia stały, znany poziom kosztów, jednak, decyzja o zwolnieniu pracowników działu informatyki i powierzeniu ich zadań zewnętrznej firmy nie zawsze oznacza obniżkę wydatków ponoszonych na IT. Outsourcing informatyczny gwarantuje możliwość pozyskania do obsługi i prowadzenia projektów wysokiej klasy specjalistów z różnych dziedzin informatyki, jednocześnie ograniczając problemy związane z wynagradzaniem, motywacją czy odejściem pracowników zatrudnionych na etacie. Plany na przyszłość Z „Badania usług IT” przeprowadzonego pod koniec 2013 roku wśród polskich i zagranicz- nych firm działających w Polsce przez BCC wynika, że 56% badanych korzysta z usług outsourcingu do regularnej administracji częścią/całością systemów [5]. Jednocześnie 38% ankietowanych rozważa outsourcing całości lub części systemów informatycznych w ciągu najbliższych 3 lat [5]. Autorzy dokumentu zauważają, że poza czynnikami finansowymi „dużą rolę w procesie decyzyjnym outsourcingu odgrywają czynniki o charakterze strategicznym, wynikające z preferencji lub ograniczeń danej firmy, sektora gospodarki lub innych uwarunkowań.” To ważne, że nie tylko koszty, ale także możliwość zwiększenia jakości usług informatycznych stanowią kryterium wyboru usług outsourcingu, zamiast tworzenia własnych rozwiązań IT. Artur Pęczak Literatura: [1] http://www.sekwencja.org/2014/06/outsourcing-recepta-na-wzmocnienie-polskich-firm/, [2] http://www.kapsch.net/pl/kbc/Press/pr_20140225?lang=pl-PL, [3] Branża Teleinformatyczna – Trendy i Wyzwania Biznesowe; Kapsch 2014, [4] Sektor nowoczesnych usług biznesowych w Polsce 2014; Raport Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL), [5] http://www.bcc.com.pl/akademia-lepszego-biznesu/badanie-rynku-uslug-it.html 16 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT Dariusz Wichniewicz dyrektor Pionu Usług Telekomunikacyjnych ATMAN w firmie ATM Nie tylko oszczędności - korzyści wynikające z OUTSOURCINGU IT W śród obecnie panujących trendów w outsourcingu IT bezsprzecznie jedne z czołowych miejsc zajmują hosting i kolokacja. Kierunek ten wynika z wysokich kosztów stworzenia i utrzymania własnej infrastruktury IT. Skorzystanie z usług hostingowych lub kolokacji własnego serwera pozwala osiągnąć przynajmniej kilka z głównych celów outsourcingu. Firma zewnętrzna świadczy usługę na konkretnym, przewidzianym w kontrakcie poziomie i w zamian za wynegocjowaną stawkę. Daje więc gwarancję jakości oraz ułatwia kontrolę wydatków ponoszonych na funkcjonowanie IT. Bierze też na siebie utrzymanie zasobów, zwalniając firmę z koncentrowania się na działaniach, nieleżących w obszarze jej kluczowych celów. Nowoczesny outsourcing w IT to jednak nie tylko oszczędności płynące ze znaczącego zmniejszenia progu inwestycyjnego i przeniesienia utrzymania zasobów na firmę zewnętrzną. Korzystanie z serwerów dedykowanych wynajmowanych w centrach danych umożliwia także, na przykład, elastyczność w doborze konfiguracji sprzętowej oraz swobodę rezygnacji z usługi w dowolnym momencie. Dzięki outsourcingowi IT uruchomienie i rozwinięcie biznesu, także tego w sieci, może kosztować nie kilkanaście tysięcy, lecz kilkaset złotych. Optymalizacja kosztów i dostępność usług Dotychczas główną barierą, z którą musiały się zmierzyć firmy, był wysoki próg inwestycyjny. Wybudowanie, a potem utrzymanie infrastruktury serwerowej i sieciowej oraz za- www.biznes.benchmark.pl pewnienie całodobowego wsparcia ze strony działów IT było zbyt kosztowne. Dziś jest inaczej. Za sprawą serwerów dedykowanych firmy nie muszą ani kupować sprzętu, ani dbać o jego techniczną sprawność. Infrastruktura IT udostępniana jest w centrach danych w formie usługi na żądanie (w ciągu godziny) i rozliczana w trybie abonamentowym. Wspomniana dzierżawa (wynajem) serwerów na wyłączność w centrach danych jest nie tylko tańsza, ale też bezpieczniejsza. Firmy i klienci mają zapewnioną dostępność podstawowych zasobów centrum danych (zasilanie, łącza) na poziomie przewyższającym obowiązujące normy. Dzięki temu właściciel e-sklepu nie musi obawiać się nawet chwilowej utraty dostępu do swojej strony internetowej i odejścia klienta do konkurencji. Większe bezpieczeństwo, wydajność i elastyczność Wysoki poziom dostępności zasobów informatycznych wymaga ciągłego zasilania centrów danych w duże moce energetyczne oraz pewnego, stabilnego i wydajnego transferu danych przez Internet. Tak też zaprojektowane są centra danych należące do firmy ATM: system zasilania jest złożony z dwóch przyłączy z miejskiej sieci energetycznej, zdwojonego systemu UPS i generatorów z kilkudniowym zapasem Budowa własnej serwerowni, nawet rozumianej jako przystosowanie pomieszczenia biurowego, może pochłonąć kilkadziesiąt tysięcy złotych lub więcej. Dla wielu małych firm tak duży wydatek jest nie do udźwignięcia. Alternatywą jest outsourcing zasobów IT, zakładający skorzystanie z dedykowanych serwerów, które za kilkaset złotych miesięcznie udostępniane są w centrach danych. Tak też jest w wypadku oferty outsourcingowej firmy ATM w postaci serwerów dedykowanych ATMAN EcoSerwer, gdzie próg inwestycyjny obniżony został do kilkuset złotych. Dzięki temu w krótkim czasie nawet najmniejsze firmy mogą uruchomić swoją e-działalność. paliwa. Dodatkowo ATM oferuje własną krajową sieć szerokopasmową oraz umożliwia jednoczesne wykorzystywanie Centrów Danych ATMAN w Warszawie i Katowicach, a także największego w Polsce neutralnego telekomunikacyjnie Centrum Danych Thinx Poland. Usługi outsourcingowe umożliwiają również swobodną konfigurację i dostosowywanie wydajności serwerów do potrzeb firmy, liczby odsłon strony internetowej czy zamówień online. Dzięki temu przedsiębiorstwa ograniczają ryzyko obniżenia poziomu obsługi klientów w sieci i mogą się dynamicznie rozwijać. W tradycyjnym modelu, opartym na serwerach zainstalowanych w siedzibie własnej firmy (często w nieodpowiednich warunkach), proces zwiększania wydajności jest bardziej czasochłonny i kosztowny. Firmy, które zdecydują się na wyniesienie serwerów z własnego biura, mogą bez przeszkód działać w zgodzie z prawem dzięki wykorzystaniu centrów danych zlokalizowanych w Polsce. Jest to o tyle ważne, że informacje o klientach powinny być gromadzone i przetwarzane – według polskich i unijnych przepisów – z zachowaniem zasad ochrony danych osobowych. Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez firmę ATM; www.atm.com.pl Biznes benchmark magazyn 17 Outsorcing IT - artykuł sponsorowany Odkryj zalety chmury z bazą danych Oracle 12c P rzetwarzanie w chmurze stanowi jedno z najważniejszych i najbardziej fascynujących trendów w całej historii informatyki. Oracle od wielu lat przygotowywał się na nadejście „epoki chmury”, w czym pomogła nam wyjątkowo bogata oferta produktów. W skład tego portfolio wchodzi także kompleksowy zestaw różnych modeli usług, obejmujących wszystkie kluczowe warstwy środowisk przetwarzania w chmurze: platformę (PaaS), infrastrukturę (IaaS) oraz aplikacje (SaaS). Chcemy oferować naszym klientom pełny wybór, aby zapewnić im możliwość decydowania, który model wdrożenia preferują - chmurę prywatną, publiczną czy hybrydową. Co więcej, dajemy im możliwość elastycznego przechodzenia z jednego modelu na inny według własnego uznania, ponieważ w różnych modelach wdrażania chmury wykorzystujemy te same produkty. 18 Biznes benchmark magazyn Kompletny zestaw rozwiązań dla chmury Oracle oferuje kompletny, zintegrowany „stos” rozwiązań dla chmur prywatnych. Stos ten udostępnia wszystkie warstwy wymagane do świadczenia usług w ramach trzech najpopularniejszych modeli, tj. IaaS, PaaS i SaaS. U podstawy stosu znajduje się warstwa rozwiązań IaaS, które zapewniają użytkownikom dostęp do elementów infrastruktury chmury, takich jak serwery wirtualne z systemami operacyjnymi i pulami pamięci masowej. Następna jest warstwa rozwiązań PaaS, zapewniających dostęp do baz danych, środowisk tworzenia oprogramowania oraz środowisk wdrożeniowych. Najwyższą warstwą jest warstwa rozwiązań SaaS, tj. zestaw aplikacji biznesowych działających w chmurze. Baza danych dla chmury Głównym elementem architektury chmury Oracle jest baza danych Oracle 12c, często nazywana „pierwszą na świecie bazą danych stworzoną z myślą o chmurze”. Najważniejszą funkcją bazy danych Oracle 12c www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT - artykuł sponsorowany Kompleksowe zarządzanie chmurą Oracle Enterprise Manager 12c Testowanie jako usługa Kompleksowa obsługa aplikacji (SaaS) Aplikacje niestandardowe Kompleksowa obsługa platformy (PaaS) Pełna ochrona Zapobieganie Oprogramowanie warstwy pośredniej jako usługa (MWaaS) Zarządzanie oprogramowaniem warstwy pośredniej jako usługą (MWaaS) Zarządzanie bazą danych jako usługą (DBaaS) Aplikacje Oracle Aplikacje niezależnych producentów Baza danych jako usługa (DBaaS) — Oracle 12c / 11gR2 Ochrona Kompleksowa obsługa infrastruktury (IaaS) Zarządzanie infrastrukturą jako usługą (IaaS) Systemy operacyjne: Oracle Solaris i Oracle Linux Administracja Wirtualizacja: Oracle VM dla SPARC i x86 Sprzęt: pamięć masowa, serwery, sieć Ilustracja 1: Baza danych Oracle jako usługa. Najbardziej kompleksowa platforma rozwiązań w zakresie przetwarzania w chmurze. jest obsługa wielu klientów (Multitenant), 1 Copyright © 2014, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved. co idealnie nadaje się właśnie do wdrożeń w chmurze. Ta unikatowa architektura umożliwia zarządzanie wieloma bazami danych jak jedną, przy zachowaniu odrębności każdej z nich; znacznie upraszcza także procesy konsolidacji systemu IT. W modelu obsługi wielu klientów baza danych dysponuje tzw. kontenerami, które pozwalają pomieścić wiele baz danych utworzonych niezależnie w ramach jednej instancji (ang. pluggable databases, PDB). W ten sposób można z łatwością skonsolidować wiele baz danych w chmurach prywatnych bez konieczności modyfikowania aplikacji. W bazie danych Oracle 12c zastosowano również dodatkowe, innowacyjne funkcje, takie jak Automatic Data Optimization i Heat Map, które umożliwiają kompresję i warstwowanie danych z większą gęstością, co maksymalizuje wydajność zasobów i elastyczność. Te unikalne rozwiązania w połączeniu z wieloma innymi usprawnieniami w zakresie dostępności, bezpieczeństwa i obsługi wielkich zbiorów danych sprawiają, że baza danych Oracle 12c nadaje się idealnie do zastosowań w chmurach prywatnych i publicznych. Dzięki bazie danych Oracle 12c z opcją Multitenant, zintegrowanym systemom sprzętowo-programowym, takim jak Oracle Exadata, oraz funkcjom zarządzania chmurą dostępnym w zestawie narzędzi Oracle Enterprise Manager, klienci (patrz przykłady poniżej) mogą zmniejszyć koszty operacyjne, ograniczyć negatywny wpływ prac konserwacyjnych i ryzyko wystąpienia awarii oraz zwiększyć prężność działania centrum przetwarzania danych. Nowa funkcjonalność obejmuje błyskawiczne, samoobsługowe udostępnianie usług DBaaS oraz monitorowanie i mierzenie wydajnych, niezawodnych i bezpiecznych usług baz danych z opłatami według faktycznego wykorzystania. Zasoby systemowe Podsumowanie Wprowadzenie modelu przetwarzania w chmurze do korporacyjnych systemów Ilustracja 2: Korzyści osiągane przez użytkowników Oracle Database 12c. www.biznes.benchmark.pl IT jest zmianą o charakterze przełomowym. Wprowadza ona całkiem nowy porządek, niosąc ze sobą wiele wcześniej nieznanych korzyści. Firmy i instytucje mogą teraz znacznie łatwiej osiągać swoje cele biznesowe, tj. lepsze wyniki finansowe, sukces na rynku i rozwój działalności. Zaprojektowana z myślą o przetwarzaniu w chmurze baza danych Oracle 12c doskonale nadaje się do realizacji tych celów. Michel Clement Autor artykułu jest szefem regionu Europy Środkowej Korporacji Oracle; www.oracle.com/pl Ilustracja 3: W modelu Multitenant Oracle 12c dysponuje tzw. kontenerem, w którym można umieścić wiele baz danych w ramach jednej instancji. Biznes benchmark magazyn 19 Outsorcing IT OUTSOURCING DRUKU sposób na usprawnienie procesów w firmie W śród podstawowych zalet outsourcing druku wymienia się m.in. optymalizację kosztów, oszczędność czasu oraz większą wydajność pracowników. Rozwiązanie to jest najczęściej stosowane w większych firmach, ale chętnie sięgają po nie także przedsiębiorstwa z sektora MŚP. Badania Quocirca z 2014 r. pokazują, że małe i średnie firmy wydają na druk średnio 15% budżetu przeznaczonego na działania IT. Analizy dowodzą również, że dla tego typu przedsiębiorstw największe wyzwanie w obszarze środowiska druku stanowią czynniki takie, jak: kontrola kosztów (51%), niezawodność urządzeń (40%), zmniejszenie zużycia papieru (35%) oraz zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi (32%). Outsourcing druku pozwala stawić czoła tym potrzebom. Dla kogo outsourcing druku? Głównymi odbiorcami usług i narzędzi z obszaru zarządzania drukiem są firmy mające na co dzień do czynienia z dużymi ilościami papierowych materiałów do wyprodukowania, przetworzenia i zarchiwizowania, realizujące masowe wydruki oraz transakcje wymagające udokumentowania. 20 Biznes benchmark magazyn Do takich organizacji należą m.in. przedsiębiorstwa z sektora telekomunikacyjnego oraz bankowości, finansów i ubezpieczeń, w których na co dzień operuje się tysiącami umów, faktur, wniosków i wszelkiego rodzaju pism. Jednak po tego typu rozwiązania chętnie sięgają również kancelarie prawnicze czy pracownie architektoniczne posiadające specyficzne, konkretne oczekiwania co do jakości i formatu produkowanych materiałów. Chociaż na współpracę ze zewnętrznymi dostawcami najczęściej decydują się duże firmy, to badania Quocirca pokazują, że 43% europejskich przedsiębiorstw z sektora MSP, które nie korzystały dotychczas z usług zarządzania drukiem, zamierza wdrożyć podstawowe usługi tego typu w przeciągu 12 miesięcy. Co więcej, aż połowa z firm już korzystających wsparcia partnerów outsourcingowych zamierza rozszerzyć w ciągu roku zakres obecnych kontraktów. Optymalizacja kosztów Powierzenie procesów zarządzania drukiem zewnętrznym specjalistom przynosi firmom wiele korzyści. Głównym jednak argumentem stojącym za decyzją o outsourcingu druku w firmie jest optymalizacja kosztów. Koszt wydruku obejmuje nie tylko zakup urządzeń, tonerów i papieru. To także zużyta energia elektryczna, koszt serwisowania, zajmowana przez urządzenia powierzchnia, którą można wykorzystać w bardziej efektywny sposób, czas użytkowników tracony na zbędne wydruki, oraz straty dla firmy związane z brakiem kontroli nad poufnymi danymi. Zewnętrzny dostawca gwarantuje obniżenie kosztów dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu infrastruktury. Zazwyczaj, po wdrożeniu usługi, oszczędności kształtują się na poziomie 10 - 40%. Tradycyjne polskie biuro korzysta z niekontrolowanej ilości urządzeń, materiałów eksploatacyjnych czy ryz papieru. Zdarzają się nawet przypadki, że liczba urządzeń przekracza liczbę użytkowników, a za zakup tonerów www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT odpowiada równolegle kilka osób. Z tego względu zamiast inwestować w sprzęt, materiały eksploatacyjne czy angażować pracowników w czynności administracyjne i serwisowe, korzystniej jest powierzyć całość procesów związanych z drukiem zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu dostawcy. W rozwiązaniu tym przedsiębiorcy cenią również wsparcie profesjonalnego zespołu. – Bardzo ważnym argumentem jest również duże doświadczenie dostawcy i możliwość korzystania z wiedzy profesjonalistów. W takim modelu druk i efektywność wszystkich procesów, które są z nim związane są zdejmowane z długiej listy obowiązków realizowanych przez pracowników danej firmy – podkreśla Maciej Nuckowski, Dyrektor Działu Usług w Xerox Polska. Mniej papieru Kolejną ważną zaletą outsourcingu jest zmniejszenie ilości marnowanego papieru. Według danych PPI w 2012 r. na świecie zużyto 400 mln ton papieru, z czego 24% w krajach eu- www.biznes.benchmark.pl ropejskich. Kwestia marnowania papieru jest jedną z istotniejszych także w polskich biurach. Częstą praktyką zarówno w dużych firmach, jak i w małych i średnich przedsiębiorstwach jest bowiem drukowanie niepotrzebnych materiałów lub dublowanie produkcji dokumentów, co jest skutkiem nieuwagi, niewystarczającej komunikacji w zespole lub wynika z braku dobrej organizacji pracy. – Blisko 9 mln pracowników polskich firm marnuje co roku ponad 5 mld nieefektywnie wydrukowanych kartek formatu A4. Outsourcing druku to metoda eliminacji tych procesów, które generują znaczne straty. Firmy, które zdecydowały się na współpracę z zewnętrznym specjalistą, zauważają obniżkę kosztów nawet o 40% – mówi Maciej Nuckowski. Cyfryzacja dokumentów Skutecznym rozwiązaniem dla firm przetwarzających duże ilości dokumentów jest ich cyfryzacja. Dokumenty w zdigitalizowanej wersji oznaczają mniej wykonywanych wydruków. Jednak zakup własnego sprzętu i oprogramowania do cyfryzacji dokumentów może okazać się bardzo dużym wydatkiem. Dlatego firmy zlecają wykonanie tego typu procesów zewnętrznym partnerom. Oznacza to, że cała korespondencja otrzymywana przez spółkę drogą pocztową, mailową czy faksem najpierw trafia do Centrum Operacyjnego zewnętrznego partnera. Tam tworzona jest jej elektroniczna wersja. Pozyskiwane są również kluczowe dane, które następnie kategoryzuje się według kryteriów takich, jak: nadawca, odbiorca lub treść. W końcu, w formie zdigitalizowanej dokument jest wysyłany do właściwych odbiorców. Rozszerzeniem dla tego typu rozwiązań są elektroniczne archiwa i obieg dokumentów, które uniezależniają od papieru zarówno komunikację wewnętrzną, jak i zewnętrzną. W ten sposób poza ograniczeniem kosztów, przedsiębiorstwo uzyskuje pełną kontrolę nad dokumentami. Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez firmę Xerox; ww.xerox.com Biznes benchmark magazyn 21 Outsorcing IT Outsourcing usług HOSTINGOWYCH Z ekspertem firmy 1&1 Maika-Alexandrem Stangenbergiem na temat outsourcingu usług IT rozmawia Marcin Bieńkowski Marcin Bieńkowski: Naszą rozmowę zacznijmy może od wyjaśnienia często stosowanego pojęcia hostingu. Znaczenie tego wyrazu nie zawsze jest dobrze rozumiane przez wielu użytkowników. Czym zatem jest i czemu służy hosting? Czy hosting jest też w tym znaczeniu równoważy usługom outsourcingu IT? Maika-Alexander Stangenberg: Hosting jest niczym innym, jak udostępnieniem przez dostawcę usług internetowych, np. zasobów serwerowni przez firmę hostingową. Mówiąc w dużym uproszczeniu, hosting polega na zarezerwowaniu lub oddaniu do dyspozycji klienta przez firmę określonej powierzchni dysku twardego, określonej maksymalnej ilo- 22 Biznes benchmark magazyn ści danych do przesłania przez łącza internetowe serwerowni oraz usług obsługiwanych przez serwerownię, np. tworzenie kont poczty e-mail. W zasadzie hosting i outsourcing usług hostingowych są pojęciami równoznacznymi, ponieważ każdy hosting, niezależnie od oferty, jest rodzajem outcourcingu usług IT. Hosting przede wszystkim pozwala klientowi na założenie własnej strony WWW, utworzenie kont e-mailowych czy stworzenia baz danych na potrzeby swoich serwisów. W przeszłości hosting był skoncentrowany na dostarczaniu przede wszystkim rozwiązań infrastrukturalnych i technologicznych, czyli przestrzeni dyskowej dla serwisów WWW i internetowych protokołów w otwartym standardzie. O sukcesie hostingu decydowały właśnie otwarte środowisko IT, otwarte narzędzia programistyczne (open source) i ze- standaryzowana infrastruktura. Programiści i deweloperzy stron internetowych mogli więc za stosunkowo niską cenę tworzyć zaawansowane witryny. Te historyczne zalety hostingu wciąż są bardzo mocną jego stroną i nie sądzę, by to się szybko zmieniło. Natomiast dziś liczą się zaawansowane narzędzia i dodatkowe usługi oferowane przez firmy w pakietach hostingowych, takie jak np. kreator stron, który upraszcza projektowanie własnej witryny, czy kreator stron mobilnych służący konwertowaniu stron do wersji mobilnej. Ważną kwestią jest również bezpieczeństwo zakładanych stron, zarówno te fizyczne serwerów, na których strona jest hostowana, jak i odporność na cyberzagrożenia samej strony. My np. oferujemy naszym klientom we wszystkich pakietach hostingowych usługę georedundancji, czyli jednoczesne przechowywanie danych oraz plików stron WWW w dwóch niezależnych centrach komputerowych, co pozwala uniknąć przerwy w działaniu strony i konieczności przywracania kopii zapasowej strony. www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT MB: Przedstawione przed chwilą przez Pana korzyści na pewno zachęcają firmy do skorzystania z oferty firm hostingowych, niemniej jakie są główne powody tego, że klienci coraz częściej decydują się na outsourcing usług hostingowych? MAS: Korzystanie z zewnętrznych usług hostingowych jest dla usługobiorcy korzystne z kilku powodów. Podstawowe benefity to: ograniczenie i przede wszystkim przewidywalność kosztów utrzymania strony, co w przypadku firm zwiększa ich konkurencyjność i elastyczność w kształtowaniu swojej oferty cenowej. Ponadto gwarancja bezpieczeństwa plików i ciągłego działania serwisu, łatwość obsługi i brak konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy z zakresu programowania bądź zatrudniania zewnętrznego informatyka też wpływają na podjęcie decyzji o wykupieniu pakietu hostingowego. MB: Na co w takim razie należy przede wszystkim zwrócić uwagę przy wyborze oferty hostingowej? MAS: Przede wszystkim trzeba zwrócić uwagę na takie parametry hostingu, jak: powierzchnia dyskowa – dla bardzo zaawansowanych projektów potrzebne będzie co najmniej 100 GB, limit transferu – to bardzo ważny parametr, ponieważ jeśli klient przewiduje, że serwis będzie miał dużą oglądalność, będzie zawierał dużo zdjęć czy filmów, i planuje korespondencję mailową z duży- www.biznes.benchmark.pl mi załącznikami, musi się zatroszczyć o to by limit był jak największy. Należy też dowiedzieć się, czy ruch na stronie jest wliczony w cenę. Ważną kwestią jest również rodzaj panelu do zarządzania stroną, który oferuje hostingodawca: autorski czy gotowy. Panele gotowe, takie jak np. Plesk, charakteryzują się dużą liczbą funkcji i mimo, że trudniej nimi zarządzać, pozwalają bezproblemowo skonfigurować domenę, adresy e-mail i inne niezbędne funkcje. Kolejnym ważnym elementem jest rodzaj technologii, w oparciu o którą będzie funkcjonowała nasza przyszła strona internetowa. Dla developerów ważna także będzie obsługa języków skryptowych, wersje oprogramowania czy liczba i rodzaj baz danych. Bezpieczeństwo danych to chyba najbardziej kluczowy aspekt – własne centra danych, codzienny backup czy narzędzia do przywracania danych to ważne elementy usług. Warto też zwrócić uwagę na dodatki, jakie są w pakiecie, np. autoinstalatory aplikacji czy dodatkowe oprogramowanie – może się bowiem okazać, że zaoszczędzą nam one sporo czasu. Parametry technologiczne to jednak nie wszystko. Bardzo istotną rolę odgrywa wysoki poziom wsparcia technicznego. Warto sprawdzić nie tylko to czy możliwy jest kontakt telefoniczny z dostawcą usług 24 godziny 7 dni w tygodniu, ale również jaki jest czas reakcji przedstawicieli firmy. Nie można również zapominać o sprawdzeniu, czy podpisanie przez nas umowy nie niesie ze sobą ryzyka ponosze- Maika-Alexander Stangenberg Parametry technologiczne to jednak nie wszystko. Bardzo istotną rolę odgrywa wysoki poziom wsparcia technicznego. Warto sprawdzić nie tylko to czy możliwy jest kontakt telefoniczny z dostawcą usług 24 godziny 7 dni w tygodniu, ale również jaki jest czas reakcji przedstawicieli firmy. nia dodatkowych ukrytych kosztów. Bardzo ważnym aspektem, o którym nie można zapominać, jest również stabilność finansowa firmy. Dodatkową, wymierną korzyść dla potencjalnego klienta stanowią ewentualne partnerstwa firmy hostingowej z dostawcami oprogramowania, czy sprzętu komputerowego. MB: Dziękuję za rozmowę. Biznes benchmark magazyn 23 Outsorcing IT Fot. 1: System zarządzania kadrami w chmurze. [źródło: Gavdi] System HCM oddam w dobre ręce K - czyli jak zapewnić profesjonalne wsparcie aplikacji? ażda firma decydująca się na wdrożenie rozwiązania informatycznego w obszarze HCM (Human Capital Management) szuka wsparcia zewnętrznych specjalistów, którzy zagwarantują profesjonalną realizację projektu – począwszy od etapu diagnozy potrzeb, poprzez opracowanie założeń, aż po i ich realizację. Obecnie firmy coraz częściej korzystają z narzędzi IT nie tylko w obszarze zarządzania finansami, relacjami z klientem czy procesem produkcyjnym, ale także w procesach zarządzania pracownikami. Jak pokazały wyniki Globalnego Barometru HR 2013, aż 98 proc. szefów działów personalnych w Polsce korzysta z systemów kadrowo-płacowych, 96 proc. z nich stosuje oprogramowanie wspierające zarządzanie personelem, a ponad 70 proc. przedsiębiorstw wykorzystuje oprogramowanie do rekrutacji pracowników i oceny ich wyników pracy. 24 Biznes benchmark magazyn Wdrożenie systemu HCM Skuteczne wdrożenie systemu HCM wymaga jednak kompetencji, doświadczenia i doskonałej znajomości funkcjonalności konkretnego oprogramowania, których to zwykle brakuje w firmowym dziale IT. Co więcej, należy też pamiętać, że wdrożenie systemu informatycznego oraz jego uruchomienie to dopiero połowa drogi do osiągnięcia sukcesu i korzyści spodziewanych z użytkowania nowego narzędzia. Po zakończeniu projektu równie ważne jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu w codziennej pracy przedsiębiorstwa, jego bezpiecznej eksploatacji, a także jego utrzymanie oraz zapewnienie rozwoju w odniesieniu do zmieniających się potrzeb firmy. Tylko wtedy oprogramowanie do zarządzania kadrami będzie w stanie odpowiedzieć na faktyczne potrzeby organizacji i zapewni nieprzerwaną i prawidłową realizację kluczowych procesów HR. Warto jednak pamiętać, że zbudowanie w ramach przedsiębiorstwa wyspecjalizowanej jednostki, która podołałaby tym zadaniom okazuje się zwykle zbyt czasochłonne i nieefektywne finansowo. Wiedzę i doświadczenie niezbędne do wsparcia aplikacji przeznaczonych do obsługi różnych obszarów zarządzania przedsiębiorstwem, w tym także jego pracownikami, zdobywa się bowiem przez lata pracy z danym narzędziem. Dlatego wiele firm, dla www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT których bezpieczne użytkowanie systemu kadrowego jest priorytetem, decyduje się na sko- lub większych zmian w oprogramowaniu czy udzielania wyjaśnień użytkownikowi. Oprócz wiających dokonanie zgłoszenia serwisowego. Pierwszą linią wsparcia dla użytkownika może rzystanie z usług wyspecjalizowanego w danej dziedzinie partnera. Zadania wsparcia aplikacji powierza się zewnętrznym konsultantom, którzy stają się też punktem pierwszego kontaktu w różnorodnych sytuacjach związanych z użytkowaniem oprogramowania. Ta tendencja związana z powierzaniem zadań związanych z obsługą systemu HCM doskonale wpisuje się w coraz większą popularność usług outsourcingu IT wśród polskich firm. Jak wynika z Ogólnopolskiego Badania Rynku Outsourcingu ponad połowa pol- zdecydowanie niższych kosztów utrzymania systemu w takim modelu, wymiernym zyskiem dla firm korzystających z usług zewnętrznych konsultantów jest także komfort i bezpieczeństwo bieżącego użytkowania systemu i zapewnienia ciągłości jego działania. Wiele sytuacji występujących w systemie to problemy mogące potencjalnie sparaliżować normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa, co w przypadku systemów do zarządzania kadrami może wiązać się na przykład z opóźnieniem wypłaty wynagrodzeń lub zablokowa- być na przykład Hot Line czyli „Gorąca linia” będąca szybką i skuteczną drogą pierwszego kontaktu w przypadku pojawienia się bieżących pytań po stronie użytkowników systemu – wiele takich zapytań może być rozwiązanych już podczas wstępnej rozmowy z konsultantem. Klienci mogą mieć do dyspozycji także dostępny całą dobę specjalny, przeznaczony do tego celu portal internetowy. Strona taka pozwala w efektywny sposób zarządzać procesem wsparcia i na bieżąco śledzić stan realizacji obsługi danego zgłoszenia. Decydując się na skich przedsiębiorstw (56,5 proc.) korzystała w ubiegłym roku ze wsparcia zewnętrznych podmiotów w obszarze IT. Blisko 95 proc. badanych przedsiębiorstw, jako korzyść płynącą z korzystania z takich z usług, wskazało płynność wsparcia technologicznego, a prawie 90 proc. z nich wymieniło dostęp do specjalistycznej wiedzy i know-how. 85 proc. respondentów zadeklarowało z kolei, że outsourcing usług informatycznych umożliwia im skupienie się na kluczowej działalności firmy. niem innych kluczowych procesów administracyjnych. Dlatego jednym z podstawowych kryteriów jakie powinny być brane pod uwagę przy wyborze partnera mającego wspierać firmowe narzędzie HR jest dostępność usług. współpracę z firmą konsultingową warto także wybrać partnera, który oprócz zdalnej realizacji usług będzie gotowy do podjęcia działań bezpośrednio w siedzibie firmy. Wsparcie aplikacji często utożsamianie jest głównie z reakcją w sytuacjach krytycznych, związanych z występującymi w systemie błędami. Nie mniej ważne jest jednak także szybkie dostosowywanie go do aktualizacji i not wprowadzanych przez producenta oprogramowania oraz tzw. „mały rozwój”, dzięki któremu firma zapewni sobie możliwość wprowadzania rozwiązań dopasowujących system do nowych bieżących potrzeb w zakresie zarządzania pracownikami. Bezpieczeństwo korzystania z systemu jest bezpośrednio związane nie tylko z odpowiednim czasem reakcji, ale także z kompetencjami, jakie oferują konsultanci wspierającego firmę partnera. Dlatego warto upewnić się, że usługodawca, z którym podejmujemy współpracę dysponuje nie tylko odpowiednią wiedzą teoretyczną, ale także wieloletnim doświadczeniem projektowym. Nie bez znaczenia są umiejętności interpersonalne oddelegowanych do współpracy konsultantów – to właśnie oni będą pierwszym punktem kontaktu dla użytkowników korzystających na co dzień z firmowego systemu. Zespół osób przeznaczonych do opieki serwisowej powinien charakteryzować się także kreatywnością, umożliwiającą szukanie nowych, często niestandardowych rozwiązań, które odpowiedzą nawet na najbardziej niestandardowe potrzeby klienta. Ewa Blachowska Autorka artykułu jest Dyrektorem Centrum Wsparcia Aplikacji GAVDI Polska, www.gavdi.pl Korzyści z outsourcingu Jakich korzyści może w takim się razie spodziewać organizacja, która zdecyduje się na współpracę z zewnętrznym partnerem w obszarze wsparcia aplikacji do zarządzania kadrami? Jakie kryteria powinna też wziąć pod uwagę dokonując wyboru firmy konsultingowej? Outsourcing usług wsparcia aplikacji pozwala przede wszystkim uniknąć konieczności budowania i utrzymania wewnątrz firmy przeznaczonej do tych zadań jednostki organizacyjnej. Taka jednostka wymagałaby znaczących nakładów finansowych i czasu potrzebnego na pozyskanie i wykształcenie specjalistów o odpowiednim poziomie wiedzy i praktycznego doświadczenia. Szukając partnera świadczącego usługi wsparcia aplikacji warto zatem wybrać model, w którym usługi dostępne są w ramach stałego abonamentu. To pozwoli zapewnić bezpieczeństwo użytkowania systemu w ramach przewidywalnych i ustalonych z góry kosztów. Usługodawca w takim abonamencie zapewnia klientowi gwarantowany czas reakcji i rozwiązania problemu w razie wystąpienia błędu w systemie oraz określoną liczbę godzin wsparcia do obsługi mniejszych www.biznes.benchmark.pl Podpisując umowę z zewnętrzną firmą konsultingową, warto upewnić się także, że zapewnia ona kilka kanałów komunikacji umożliwiających dokonanie zgłoszenia serwisowego. Warto upewnić się, że otrzymujemy gwarancję szybkiego kontaktu z konsultantami. Przeznaczeni do tych zadań pracownicy serwisowi nie powinni brać udziału w projektach wdrożeniowych prowadzonych przez firmę konsultingową, a być oddelegowani wyłącznie do realizacji działań związanych ze wsparciem aplikacji. W ten sposób zyskujemy pewność, że w chwilach krytycznych dla funkcjonowania systemu, użytkownicy będą mogli liczyć na szybką i fachową pomoc. Warto wiedzieć, że firmy podejmujące się opieki serwisowej oferują zazwyczaj gwarantowany czas usunięcia problemu zgłoszonego przez klienta. W zależności od priorytetu nadanego danemu zgłoszeniu: niskiemu, standardowemu, wysokiemu lub krytycznemu, użytkownik może wymagać rozwiązania w czasie ściśle określonym w umowie serwisowej. Czas reakcji Podpisując umowę z zewnętrzną firmą konsultingową, warto upewnić się także, że zapewnia ona kilka kanałów komunikacji umożli- Biznes benchmark magazyn 25 Outsorcing IT ERP Outsourcing systemów P olska staje się zagłębiem outsourcingowym. Firmy coraz chętniej korzystają nie tylko z outsourcingu technologii, ale i całych zespołów. Czy w przypadku systemów ERP takie rozwiązanie jest również uzasadnione? Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili – powiedział kiedyś Henry Ford. Dziś technologia pozwala na outsourcing praktycznie każdej działalności i przedsiębiorstwa skwapliwie z tej możliwości korzystają. Przykładem może być jedna z firm odzieżowych, która podwykonawcom zleca nie tylko produkcję, ale także sprzedaż i logistykę. Sama zajmuje się wyłącznie budowaniem marki. Nie inaczej jest w obszarze IT – zakres outsourcingu jest dziś w zasadzie nie- 26 Biznes benchmark magazyn ograniczony. Można wydzierżawić nie tylko serwery, ale także sieć, oprogramowanie czy zespół programistów koncentrując się wyłącznie na zarządzaniu obszarem IT. Nisza, ale trend jest rosnący Według różnych analiz rynkowych już ponad połowa polskich firm przyznaje się do tego, że za administrację części lub całości systemów IT odpowiada outsourcer. Zauważalna jest tendencja do coraz większego outsourcingu mimo pojawiających się niekiedy krytycznych opinii, że ten model zabija innowacyjność. Co piąta – a według bardziej optymistycznych prognoz nawet co trzecia firma zakłada w perspektywie kilku najbliższych lat oddanie części lub całości usług w outsourcing. Dotyczy to zarówno zespołów – rekrutacja nowych pracowników staje się coraz trudniejszym zadaniem – jak i technologii, co wynika ze starzenia się platformy sprzętowej. Systemy ERP nie są tutaj wyjątkiem. Wymiana systemu albo jego aktualizacja do nowszej wersji jest zawsze kwestią czasu. I firmy mają tego świadomość. Szukając alternatywnych – do stacjonarnych wdrożeń – modeli dostarczania aplikacji, traktują często outsourcing jako metodę na obniżenie kosztów. To jednak nieporozumienie. – Outsourcing gwarantuje przejrzyste, z góry określone koszty, ale nie jest sposobem na ich ograniczenie. Przeciwnie, są one często wyższe niż w przypadku wdrożenia on premise. Siła outsourcingu leży jednak gdzie indziej – w bezpieczeństwie technologicznym, osobowym i infrastrukturalnym – tłumaczy www.biznes.benchmark.pl Outsorcing IT Arkadiusz Bała, dyrektor ds. współpracy z partnerami w BPSC, firmie dostarczającej system ERP Impuls EVO. Ten brak zrozumienia jest jednym z powodów dla których outsourcing rozwiązań wspomagających zarządzanie firmą nie jest szczególnie popularny. – O outsourcing pyta niemal każda firma, ale ostatecznie decyduje się na skorzystanie z tego modelu 10-15% firm. – przyznaje Jakub Kamza, dyrektor handlowy w Przedsiębiorstwie Usługowo-Handlowym Zastosowań Elektronicznej Techniki Obliczeniowej ZETO Poznań. Niewiele, ale też trzeba pamiętać, że ERP to rozwiązanie dość specyficzne. Czego boją się przedsiębiorcy Systemy tej klasy obejmują całokształt realizowanych w przedsiębiorstwach procesów, a co za tym idzie przetwarzają dane o kondycji, wynikach i know-how firmy. Również te chronione tajemnicą przemysłową czy handlową. Pojawiają się więc obawy czy outsourcing jest bezpieczny. Ale są one bezpodstawne – Większość naruszeń dostępu do danych ma swoje źródło wewnątrz firm, także kontrola jakości i terminowości przetwarzania, zapewnienie niezawodności wbrew pozorom może być łatwiejsze w przypadku usługi świadczonej przez outsourcera niż przez własny personel. – przekonuje Jakub Kamza, dyrektor handlowy ZETO w Poznaniu. Również nieuzasadnione są obawy dotyczące przywiązania do jednego konkretnego dostawcy rozwiązań. Choć duże systemy przenosi się trudniej to nie jest niczym nadzwyczajnym oddanie działającego ERP w outsourcing. Innymi słowy przeniesienie się jest jak najbardziej wykonalne. Wątpliwości pojawiają się także w kontekście niedoskonałości sieci internetowych. W przypadku firm produkcyjnych dla których koncentracja na działalności operacyjnej wymusza potrzebę zagwarantowania 100% dostępności danych, może być to wyzwanie. Zwłaszcza, że najczęściej outsourcing ERP łączy się ze zdalnym dostępem do zasobów outsourcera. Ale w przypadku firm o innym profilu już nie powinien to być problem. ERP w chmurze Mimo tych obaw outsourcing jednak zyskuje na popularności, głównie za sprawą chmury, która jest kolejnym etapem ewolucji tego modelu udostępniania aplikacji. - Duże i kosztowne systemy ERP w korporacjach i firmach wielooddziałowych coraz częściej umieszczane są w tzw. „chmurze”. Rośnie świadomość informatyczna właścicieli systemów ERP, którzy przestają się bać cloud computingu, w konsekwencji coraz więcej systemów trafia do chmury.- tłumaczy Jakub Kamza z ZETO Poznań. Choć technicznie w chmurze można udostępnić w zasadzie wszystko, w przypadku zintegrowanych systemów dla biznesu część oprogramowania zawsze wykorzystywana jest w formule stacjonarnej, część udostępniana jest poprzez internet, trzecią część stanowią mobilne aplikacje natywne, które spełniają swoje funkcje niezależnie od dostępu do sieci. Wdrożenie systemu ERP w modelu outsourcingowym nie powinno się specjalnie różnić od wdrożenia tradycyjnego. Techniczne różnice pomiędzy wdrożeniem w modelu outsourcingu a tradycyjnym nie powinny mieć większego znaczenia, z ewentualna niewielką przewagą outsourcera, który może mieć większe doświadczenie i być bardziej elastyczny w dopasowaniu rozwiązań technicznych. Systemy ERP udostępniane są przede wszystkim w chmurze prywatnej bądź hybrydowej. - Specyfika systemów tej klasy i zakres obsługiwanych przez nie procesów w przedsiębiorstwie sprawia, że chmura publiczna www.biznes.benchmark.pl – nie jest rekomendowanym przez nas rozwiązaniem. Szczególnie, ze względu na brak pełnej kontroli nad miejscem przechowywania (a czasem również przetwarzania) danych, jak również braku jednoznacznej interpretacji regulacji prawnych w tym zakresie. Chmurę prywatną – jako optymalny model udostępniania tak zaawansowanego oprogramowania dla biznesu - definiujemy jako wyznaczenie na potrzeby klienta ściśle określonych zasobów data center, we wskazanej lokalizacji, w oparciu o odrębną umowę. – argumentuje Arkadiusz Bała z BPSC. Pełen outsorcing ERP - tzn. oddanie zarówno części serwerowej, jak i administracji całym systemem firmie zewnętrznej jest najbardziej popularny. Można wydzielić tu trzy elementy: hosting platformy, administrację platformą systemową i administrację systemem ERP. Outsourcing ERP – warto? Umieszczenie danych oraz oprogramowania w zasobach zewnętrznego, sprawdzonego dostawcy, który przejmuje na siebie obowiązki związane z bezpieczeństwem, wsparciem technicznym, archiwizacją czy zabezpieczeniem infrastruktury awaryjnej to zdecydowanie korzystne rozwiązanie. Oczywiście istotne znaczenie ma tutaj skala działalności. Dla małych firm korzystanie z chmury prywatnej może wiązać się z kosztami nie do zaakceptowania. W ich przypadku rozwiązania chmury publicznej oraz dostęp dzięki niej do prostego oprogramowania są wręcz idealne. Outsourcing pozwala zminimalizować zainteresowanie procesami mało istotnymi dla firmy przerzucając je na outsourcera. Jeżeli outsourcowany proces (np. IT) jest w firmie tylko koniecznym dodatkiem, to nie ma sensu zatrudniać do jego obsługi własnych sił. Korzyści to przede wszystkim możliwość korzystania z pracy wykwalifikowanych specjalistów (firma outsourcingowa może pozwolić sobie na zatrudnienie droższych specjalistów, bo dzieli ich pracę między kilku klientów), to z kolei powinno pozwolić na korzystanie z lepszych, bardziej wydajnych rozwiązań. Inna korzyścią jest niezależność świadczenia usług od zmian zatrudnienia (w zakresie outsourcowanej działalności) – to outsourcer zapewnia niezbędny personel. I kolejny ważny atut - możliwość zaplanowania wydatków na tę działalność poprzez podpisanie terminowych kontraktów. W przypadku systemów ERP kluczowe jest wprowadzanie poprawek i nowych wersji a to jest często kłopotliwe i wymagające specjalistycznej wiedzy. Outsourcer z reguły zapewnia tę usługę „w cenie”. – W przypadku outsourcingu można negocjować funkcjonalność, koszty i wymagania a nawet czas wdrożenia oraz parametry SLA. Dodatkowo w dużej części znane są koszty wprowadzenia a potem eksploatacji rozwiązania. Tradycyjne podejście nie musi dawać gorszych rezultatów jednak na pewno trudniejsze jest zarządzanie zespołami realizacyjnymi niż egzekwowanie postanowień umowy. – tłumaczy Jakub Kamza z poznańskiego ZETO. Z punktu widzenia dostawcy ERP szczególnie ciekawym obszarem rozwiązań jest SaaS. Ten model gwarantuje korzyści nie tylko klientom, daje także dostawcy możliwość poszerzenia palety modeli dostarczania rozwiązań. Nawet zaawansowane rozwiązania SaaS nie wymagają żmudnej edukacji klientów, pozwalają udostępnić system znacznie szybciej niż ma to miejsce w tradycyjnym modelu klient-serwer. Artykuł powstał na bazie materiałów firm BPSC i ZETO Poznań; www.bpsc.com.pl; www.zeto.com.pl Biznes benchmark magazyn 27 Bezpieczeństwo danych Outsourcing IT – czy dane w chmurze są bezpieczne? J eszcze do niedawna wielu przedsiębiorców było zdania, że trzymanie danych firmowych na wewnętrznych serwerach jest bezpieczniejsze niż umieszczanie ich w chmurze. W badaniu zleconym w 2012 roku przez Epicor 36 proc. ankietowanych wskazało, że głównym czynnikiem ograniczającym ich przed wdrożeniem systemu ERP w technologii cloud computing jest obawa o utratę danych. Z badania „Epicor. System ERP na miarę potrzeb” przeprowadzonego przez firmę Epicor wśród 200 polskich firm produkcyjnych i dystrybucyjnych z sektora MŚP wynika, że rośnie świadomość przedsiębiorców w zakresie korzyści wynikających z użytkowania oprogramowania biznesowego. Aż 35 proc. ankietowanych postrzega rolę systemów ERP jako strategiczną, a 41 proc. widzi w nich wsparcie w codziennej działalności. Badanie wykazało również że już 14 proc. polskich firm rozważa wdrożenie systemu ERP w modelu cloud computing. Dane w firmie czy na zewnątrz? Jestem jednak zdania, że powierzenie cennych informacji firmowych wiarygodnemu dostawcy oferującemu rozwiązania chmurowe jest o wiele bardziej racjonalne niż trzymanie ich w firmie. Po pierwsze, dostawca zobowiązany jest do używania narzędzi szyfrujących niezależnie od tego czy dane są w określonym momencie przesyłane czy też znajdują się w spoczynku. Po drugie, dostawca jest w stanie wprowadzić odpowiednie ustawienia chroniące zgromadzone informacje, poprzez nadanie różnym pracownikom odpowiednich do ich stanowiska praw dostępu do systemu. 28 Biznes benchmark magazyn Jest to szczególnie istotne w kontekście coraz powszechniejszego używania sprzętu mobilnego w celu logowania się do systemu. Wdrażanie dodatkowych rozwiązań zabezpieczających chroni przedsiębiorstwo przed udostępnianiem istotnych dla firmy informacji osobom nieupoważnionym. Ponadto danym w chmurze nie grozi niebezpieczeństwo wynikające z ewentualnych przypadków losowych – np. pożaru w firmie. Chciałbym również zauważyć, że odpowiedzialność za bezpieczeństwo leży też po stronie użytkownika – gdy loguje się do systemu np. za pomocą sprzętu mobilnego typu smartfon czy tablet, powinien pamiętać o stosowaniu rozwiązań zabezpieczających oraz rozważnie wykorzystywać funkcjonalności systemów operacyjnych. Bezpieczna chmura W ostatnich latach zauważyć można wyraźnie tendencję, że niepewność wobec chmury zaczyna powoli ustępować miejsca rozmowom o korzyściach biznesowych wynikających z wdrożenia systemu ERP w chmurze. Mówiąc o korzyściach należy przede wszystkim zwrócić uwagę na oszczędności. Rozwiązania chmurowe to szczególnie dobry pomysł dla małych firm lub tych dopiero rozpoczynających działalność, które inaczej nie mogłyby sobie na pozwolić na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań IT ze względu na brak wystarczających środków finansowych. Technologia cloud computing zakłada, że wszelkie koszty związane z infrastrukturą leżą po stronie dostawcy rozwiązania. Klient nie musi przeznaczać środków na inwestycję w serwerownię, której budowa i utrzymanie zazwyczaj wiążą się z dużymi opłatami. Ponadto w przypadku wdrożenia systemu ERP lub modułu w chmurze nie trzeba kupować licencji – firma musi płacić jedynie abonament za wykorzystanie dostępu. Opłacanie abonamentu za liczbę wykorzystywanych dostępów oznacza, że w razie ewentualnych zmian personalnych (np. redukcji liczby stanowisk), nastąpi zmniejszenie opłat. Oczywiście jest też grupa przedsiębiorstw, która nigdy nie zdecyduje się na żadnego rodzaju implementację w chmurze. W firmach, których biznes charakteryzuje się dużą zmiennością, nie ma precyzyjnie określonych ram, korzystanie z cloudu wiązałoby się z ciągłymi modyfikacjami w obszarze użytkowanej funkcjonalności. Ponadto, na chmurę raczej nie zdecydują się firmy produkujące pod indywidualne zamówienie klienta lub z rynku finansowego czy ubezpieczeniowego, gdzie pojawia się także kwestia restrykcyjnych reguł dotyczących ochrony danych klientów końcowych. Piotr Krzysztoporski Autor artykułu jest dyrektorem ds. konsultingu w firmie Epicor Software Poland; www.epicor.com/poland www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo danych MONITOROWANIE PRACOWNIKÓW na straży bezpieczeństwa danych W nowoczesnych przedsiębiorstwach coraz więcej procesów biznesowych i działań operacyjnych bazuje na systemach IT. Jednak jak się okazuje, tylko w zeszłym roku około 32% respondentów badania przeprowadzonego przez firmy B2B International i Kaspersky Lab musiało zmierzyć się z wyciekiem danych wynikającym z zaniedbań pracowników. Incydenty o charakterze celowym odnotowało aż 18% firm. Specjalne oprogramowanie pozwala monitorować ruch na komputerach, nieautoryzowane czynności, podłączanie przenośnych dysków czy też legalność instalowanego oprogramowania. W ten sposób zabezpieczyć można nie tylko zasoby IT, ale także reputację firmy, własność intelektualną pracowników i prywatność klientów. Większość pracodawców postrzega monitorowanie jako sposób na podniesienie wydajności pracy. Natomiast pracownicy boją się kontroli i traktują ją jako jedną z metod inwigilacji. Stąd też wzięło się potoczne określenie roli oprogramowania monitorującego, jako narzędzia do szpiegowania pracowników. Jednak czy na pewno chodzi tu o podglądanie? www.biznes.benchmark.pl Wnikliwe kontrolowanie poczynań podwładnych i poprawa wskaźników wykorzystania powierzonego im sprzętu i oprogramowania nie zawsze przekładają się na lepsze wyniki, realizację celów i tym samym sukces firmy. Zdarza się, że przy okazji cierpią relacje, wzajemne zaufanie, atmosfera czy kreatywność. Wszystko zależy od tego, w jaki sposób pracownicy zostaną poinformowani o kwestiach związanych z monitorowaniem urządzeń, na których pracują. Monitoring z punktu widzenia działu IT Oprogramowanie do monitorowania pracowników może pomóc poprawić wydajność pracy, nigdy jednak nie zastąpi skutecznego zarządzania przez cele, a nie przez czas, który pracownicy mają spędzić, aktywnie korzystając z komputera. Z punktu widzenia działów IT wydajność pracowników nie ma jednak takiego znaczenia – dla osób odpowiedzialnych za infrastrukturę teleinformatyczną, w firmie najważniejszym aspektem takiego monitoringu jest aspekt bezpieczeństwa IT oraz możliwość ograniczenia tych – często nieumyślnych – działań pracowników, które mogą mu zagrozić. Wdrażając monitorowanie pracowników w organizacji należy pamiętać, że sama kontrola nie wystarczy. Nie chodzi nam przecież o to, żeby jedynie dowiadywać się wstecz, co się wydarzyło, analizować to i wyciągać konsekwencje. Przede wszystkim chcemy przecież zapobiegać zagrożeniom: przeciwdziałać, a nie leczyć. Zadbajmy więc o odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie zasad i reguł polityki bezpieczeństwa firmy, ochrony danych, regulaminu IT itp. Zapewnijmy im stały dostęp do dokumentów Biznes benchmark magazyn 29 Bezpieczeństwo danych zawierających powyższe wytyczne. Odpowiadajmy na pytania, rozwiewajmy wątpliwości i udzielajmy rad, jak na co dzień spełniać założenia regulaminów bezpieczeństwa. Bez takiego przygotowania, samo monitorowanie po prostu nie ma sensu - tłumaczy Grzegorz Oleksy, dyrektor firmy Axence, oferującej oprogramowanie nVision do monitorowania bezpieczeństwa sieci firmowej. Eksperymenty przeprowadzone w firmach pokazują, że samo przekazanie pracownikom informacji o tym, że będą monitorowani działa bardzo mobilizująco – przerwy w pracy są krótsze, spada ilość wydruków, mniej osób w czasie pracy korzysta z portali społecznościowych i załatwia prywatne sprawy. Jedynie w uzasadnionych przypadkach, gdy np. zachodzi podejrzenie wystąpienia incydentu zagrażającego bezpieczeństwu czy też dobremu imieniu firmy, warto szczegółowo przeanalizować dane z monitorowania, czy nawet skorzystać z takich opcji jak cykliczne zrzuty ekranowe – w skrajnej sytuacji umożliwi to skuteczne zgromadzenie dowodów elektronicznych. Aspekty prawne Firmy gromadzą coraz większe ilości danych przy jednoczesnej dywersyfikacji urządzeń, na których dane te są przetwarzane. Zagwarantowanie bezpieczeństwa poufnych informacji w tak zmiennym i wymagającym otoczeniu stanowi jedno z kluczowych wyzwań współczesnej legislacji. Jako przeciętni użytkownicy cyfrowego świata nie zawsze jesteśmy świadomi jego zagrożeń, dlatego edukacja w tym obszarze wydaje się być niezbędna. W kontekście wrażliwych, poufnych danych istotna jest także edukacja w kwestiach prawnych, ponieważ ich bezpieczne przetwarzanie stanowi nie tylko szczególne wyzwanie, ale również zobowiązanie. Niestety wciąż wiele firm uważa, że inwestowanie w zaawansowane rozwiązania technologiczne gwarantuje wystarczające zabezpieczenie. Jednak nie wolno zapominać, iż strategia ochrony powinna uwzględniać techniczne zabezpieczenia, pełną informację o procedurach oraz fizyczne bezpieczeństwo. Ryzyko dla danych znajdujących się w systemie informatycznym wynika z zagrożeń prowadzących z różnych źródeł – mogą to być świadome lub też zupełnie nieintencjonalne błędy użytkowników czy cyberataki. Jeżeli napastnik uzyska nieautoryzowany dostęp do systemu, może zakłócać usługi, przerywać 30 Biznes benchmark magazyn działanie systemu, a także zmienić, usunąć albo po prostu wykraść cenne informacje – mówi Grzegorz Oleksy. Firmy zaczynają rozumieć, że czyha na nie bardzo dużo poważnych zagrożeń takich jak sniffing, spoofing, proxy anonimizujące, tunelowanie i przekierowanie połączeń, tabnabbing, clickjacking, DoS, DDoS, SQL Injection, ARP Cache Poisoning, Password Guess. Zagrożenia te mogą doprowadzić do naruszenia zasad postępowania lub – co gorsza – popełnienia przestępstwa. Równie nieprzyjemną konsekwencją jest spadek wiarygodności, a co za tym idzie utrata klientów i straty finansowe. Niestety wciąż wiele firm uważa, że inwestowanie w zaawansowane rozwiązania technologiczne gwarantuje wystarczające zabezpieczenie. Jednak nie wolno zapominać, iż strategia ochrony powinna uwzględniać techniczne zabezpieczenia, pełną informację o procedurach oraz fizyczne bezpieczeństwo. Haker czy pracownik Wbrew powszechnemu stereotypowi o zagrożeniach wywołanych atakiem hakerów, większe straty związane są z wewnętrznymi zaniedbaniami firmy i tzw. czynnikiem ludzkim. Ubiegłoroczny raport Fortinet wykazał, iż o 42% wzrosła liczba osób gotowych złamać korporacyjne zasady korzystania z własnych urządzeń w miejscu pracy, w porównaniu do badań z roku 2012. W obliczu zwiększonej mobilności pracowników oraz popularyzacji trendu pracy na prywatnych urządzeniach, przedsiębiorstwa powinny przywiązywać większe znaczenie do stosowania zabezpieczeń w zakresie infrastruktury, także technologicznej, ponieważ utrata ciągłości operacyjnej może wiązać się nawet z utratą klientów i pozycji na rynku. Należy mieć świadomość, że czasem na pozór błahe sprawy mogą przyjąć bardzo nieoczekiwany obrót. Jeden nieprzemyślany ruch, źle zapisane pliki, zagubiony dysk przenośny pełen danych mogą prowadzić do gigantycznych konsekwencji. Zgodnie z art. 51 ustawy o ochronie danych osobowych administratorzy danych, którzy udostępniają lub umożliwiają dostęp do nich osobom nieupoważnionym podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat dwóch. Zatem konsekwencje mogą być gigantyczne, a przecież nie było to działanie celowe. Dlatego ważne jest zarówno monitorowanie tego, co dzieje się z danymi, jak również i samo przeszkolenie pracowników – dodaje Oleksy. Bezpieczeństwo IT Do obowiązków firmy należy nie tylko zadbanie o bezpieczeństwo infrastruktury systemów informatycznych, co stanowi odpowiedzialność działów IT, ale również opracowanie i wdrożenie procedur związanych z polityką bezpieczeństwa informacji, która reguluje sposób zarządzania, ochrony i dystrybucji informacji stanowiących dane osobowe. Kolejnym niezwykle ważnym aspektem związanym z bezpieczeństwem jest również kwestia reputacji. Jak wykazano w 2013 roku w badaniach Deloitte, aż 70% przedstawicieli małych firm nie wierzy lub nie wie, że naruszenie bezpieczeństwa danych spowoduje skutki finansowe lub negatywnie wpłynie na wiarygodność ich biznesu. Dla firm zabezpieczenie się przed krytycznymi sytuacjami ma wiele oczywistych korzyści, takich jak chociażby sprawne funkcjonowanie, czy brak konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z utratą danych. Stosowanie oprogramowania monitorującego nie tylko ochroni firmę przed nieprzyjemnymi konsekwencjami, ale także daje klientom gwarancję, że ich dane są chronione na wiele sposobów, co może stać się wyróżnikiem danej firmy na rynku i wpłynąć na przewagę konkurencyjną. Istotne jest tylko, by zakres oraz metody kontroli były adekwatne do celu, jaki pracodawca chce osiągnąć. Cel ten musi też być racjonalny do wytłumaczenia. Zatem pracodawca może podejmować jedynie takie środki, które mają powodować zwiększenie efektywności swoich podwładnych oraz zapewnienie bezpieczeństwa firmowych danych, a nie gromadzenie prywatnych danych pracowników, bezustanne podglądanie podwładnych, czy późniejsze ich szykanowanie. Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez firmę Planet PR www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo danych Przechowywanie DANYCH poza firmą, czy to dobry pomysł? O dpowiednie przechowywanie, archiwizowanie oraz zabezpieczenia danych jest jednym z podstawowych zadań każdej organizacji oraz, w szczególności, działającego w jej ramach zespołu IT. Jest to zadanie niezmiernie ważne – od sposobu jego realizowania bezpośrednio zależy nie tylko samo funkcjonowanie firmy, ale również jej opinia czy sprawność do realizowania wyzwań. Aby uważniej przyjrzeć się temu zagadnieniu musimy uświadomić sobie, jak ogromne ilości danych generuje podczas swojego funkcjonowania nowoczesna organizacja – są to nie tylko dane i dokumenty tworzone przez pracowników, ale także najróżniejsze dane handlowe, raporty o transakcjach, analizy. Te dane trzeba nie tylko odpowiednio zabezpieczać, ale również przechowywać i analizować. Polityka przechowywania danych Bez zastosowania odpowiednich narzędzi, realizowanie tych zadań faktycznie może być problemem – wiele firm nie ma właściwie żadnego planu czy polityki archiwizacji www.biznes.benchmark.pl i przechowywania danych (wszystkie takie operacje przeprowadzana są doraźnie, w miarę bieżących potrzeb). Taka sytuacja jest wysoce niewskazana i „awariogenna” – nic więc dziwnego, że wiele organizacji decyduje się na skorzystanie z usług przechowywania i zarządzania danymi świadczonych przez zewnętrzne firmy, np. oferujące swoje usługi z wykorzystaniem technologii cloud computing. Takie rozwiązanie ma oczywiście szereg zalet – w tym modelu obsługą firmowych danych zajmuje się wyspecjalizowany zespół specjalistów, wiedzących jak sobie poradzić z wszystkimi typowymi zadaniami. To zdecydowanie bezpieczniejszy wariant niż „storage” realizowany w firmie ad-hoc, bez planu i koordynacji. Problem w tym, że to rozwiązanie jest jednocześnie dla wielu organizacji nie do przyjęcia. Chodzi przede wszystkim o niechęć do przekazania swoich najcenniejszych zasobów zewnętrznej organizacji. Co więcej – w wielu branżach takie rozwiązanie w ogóle nie wchodzi w rachubę, w związku z regulacjami państwowymi dotyczącymi danych klientów (dotyczy to m.in. firm z sektora medycznego, finansowego itp.). Dane w organizacji Jak zatem zadbać o dane w organizacji? Szczególnie teraz, gdy coraz więcej pracowników zaczyna pracować poza siedzibami firm (w podróży lub z domu) i gdy domagają się oni od swoich działów IT swobodnego dostępu do danych również spoza siedziby przedsiębiorstwa? Biznes benchmark magazyn 31 Bezpieczeństwo danych Oczywiście jest to możliwe – służą do tego specjalistyczne rozwiązania do tworzenia kopii bezpieczeństwa, archiwizacji retencji i deduplikacji danych, a także przeszukiwaniem i zarządzaniem informacją na każdym etapie cyklu ich życia w przedsiębiorstwie (takie jak np. CommVault Simpana). W tej sytuacji wyzwaniem dla działu IT każdej organizacji jest zapewnienie odpowiedniej ochrony danych, których powstaje coraz więcej – często również poza terenem firmy (tworzą je pracownicy mobilni). Następuje tu klasyczne odwrócenie roli, zamiast wdrażania nowych systemów i procesów, a następnie uczenia użytkowników korzystania z nich, specjaliści IT muszą tworzyć rozwiązania, które dopasują się do użytkowników i zapewnią im realną wartość. Środowisko pracy Aby dział IT mógł odzyskać i utrzymać kontrolę nad cennymi firmowymi danymi, zabezpieczyć je przed utratą, uszkodzeniem lub niekontrolowanym udostępnieniem, administratorzy muszą stworzyć odpowiednie środowisko pracy, zapewniające warunki do utrzymania produktywności, narzędzia do współpracy oraz odpowiednie zabezpieczenia – czyli, w skrócie, muszę spełnić wymagania dzisiejszych użytkowników. Niezbędne jest zaoferowanie im odpowiednio wyrafinowanej i wygodnej w funkcjonowaniu alternatywy dla przechowywania danych w wykorzystywanych ad hoc, w żaden sposób niesformalizowanych, nośnikach USB, zewnętrznych usługach chmurowych itp. (z których pracownicy często korzystają, gdy firmowy dział IT nie ofertuje im odpowiednio elastycznych narzędzi). Koniecznością jest wdrożenie zarządzanego centralnie rozwiązania, które z jednej strony zapewni możliwość wygodnego przechowywania i wymiany danych, a z drugiej będzie gwarantowało odpowiednie bezpieczeństwo, zgodność z wymaganiami regulatorów oraz możliwość korzystania z narzędzi eDiscovery. Kluczowe jest również zastosowanie systemu, umożliwiającego wyszukiwanie starych oraz nowych dokumentów – celem jest sprawienie, by firmowe dane były płynne i łatwo dostępne wtedy, gdy są potrzebne. W tej sytuacji koniecznością jest wspieranie różNastępuje tu klasyczne nych środowisk i systemów operacyjnych odwrócenie roli, zamiast oraz stała synchronizacja plików (inna niż wdrażania nowych w przypadku tradycyjnie pojmowanego systemów i procesów, backupu, w którym dane są zapisywane a następnie uczenia w określonych odstępach czasu) – chodzi użytkowników korzystania o to, by użytkownik mógł uzyskać dostęp do ważnego pliku nawet jeśli niechcący z nich, specjaliści IT muszą go u siebie skasował. Sam proces odzytworzyć rozwiązania, skiwania danych powinien być prosty, tak które dopasują się do by użytkownik mógł przeprowadzić go użytkowników i zapewnią sam, bez wsparcia działu IT. im realną wartość. Niezmiernie ważne jest też zapewnienie „przezroczystego” dla użytkownika systemu ochrony danych na urządzeniach mobilnych, które mogą zostać zgubione, skradzione lub zniszczone. Dział IT powinien być w stanie zapewniać błyskawicznie wykonanie lub przywrócenie backupu na tysiącach takich urządzeń jednocześnie – tak, by pracownik mógł zawsze uzyskać dostęp do najbardziej aktualnych wersji plików. Ten cel można zrealizować stosując odpowiednie – wspomniane wyżej – rozwiązania technologiczne, elastyczne polityki postępowania z danymi oraz odpowiednio zaplanowane procedury ochrony danych (przewidujące np. wykonanie backupu tylko wtedy, gdy jakiś plik został zmodyfikowany). Michiel von der Crone Autor artykułu jest Field Advisory Services Team Director na obszar EMEA w firmie CommVault; www.commvault.com 32 Biznes benchmark magazyn I lość gromadzonych w przedsiębiorstwach danych bardzo szybko rośnie. Zjawisko to widać również wyraźnie w życiu prywatnym, gdzie zdjęcia i filmy oraz inne pliki zajmują coraz więcej miejsca na dyskach twardych lub w publicznych chmurach. W firmach dane to fundament funkcjonowania biznesu: e-faktury, dokumenty, informacje o klientach stanowią źródło wielu analiz i służą do kreowania strategii rozwoju. Nikt już w zasadzie nie kasuje danych, bo ich przechowywanie systematycznie tanieje. Jednocześnie nieustannie generowane są nowe informacje, z których zapisaniem i zabezpieczeniem radzić sobie musi każda organizacja. Problem z Big Data dotyka zarówno małych, jak i dużych firm. Niezależnie od rozmiaru przedsiębiorstwa, skala problemu z narastającą ilością danych i ich wpływ na działalność operacyjną są porównywalne. Jak sobie radzić? Większa ilość danych to często większe koszty – ich zapisania, zabezpieczania i analizowania. Kryzys gospodarczy stanowił lekcję dla wielu firm, które obecnie szukają bardziej elastycznych i efektywnych kosztowo rozwiązań. Te założenia doskonale spełnia wirtualizacja, umożliwiająca szybkie tworzenie nowych stanowisk roboczych i sprawne rozszerzanie infrastruktury IT przy zachowaniu bardzo dobrych wskaźników TCO. Jak wskazują prognozy Gartnera, już w tym roku będzie z niej korzystać ponad 80% firm na świecie. Wirtualizacja środowiska IT wspiera więc firmy w radzeniu sobie z wyzwaniami jakie niesie ze sobą Big Data. Coraz więcej informacji oznacza także coraz dłuższy czas tworzenia kopii zapasowych i ich odtwarzania. Zwiększa się również potrzebna ilość przestrzeni dyskowej, a w razie awarii dochodzi do nawet kilkugodzinnych przestojów. Wiąże się to z ogromnymi stratami, zarówno finansowymi, jak i wizerunkowymi. Dlatego tak ważne jest uzupełnienie wirtualizacji przez nowoczesne systemy do backupu i replikacji, które oferują bardzo szybkie i skuteczne tworzenie kopii zapasowych – kluczowe w dobie falowo napływających informacji. www.biznes.benchmark.pl Bezpieczeństwo danych Bezpieczeństwo dla każdego dobranym rozwiązaniu do backupu i replikacji przypomina to niemal szukanie igły w sto- kiej sytuacji dość łatwo wyobrazić sobie chaos w firmie. Dlatego tak ważne jest sprawdzanie z myślą o środowisku wirtualnym lepiej się do niego dostosowują i w pełni odpowiadają na jego potrzeby. Brak agentów w maszynach wirtualnych, intuicyjna obsługa i sprawne działanie mają istotny wpływ na zapisywanie kopii zapasowych ogromnych wolumenów danych. Niezależnie od wielkości, firmy poszukują skutecznych, a jednocześnie prostych rozwiązań. Ma to znaczenie szczególnie w małych i średnich firmach, które nie mogą pozwolić sobie na oddelegowanie oddzielnego zespołu dedykowanego zabezpieczeniu gu siana. Nowoczesne oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych oferują wbudowane narzędzia do szybkiego i prostego wyszukania konkretnej informacji, trwa to zaledwie kilka minut. Co poza tworzeniem kopii zapasowych można zrobić, aby zachować ciągłość operacyjną w firmie? Warto pamiętać, że zrobienie backupu to tylko część sukcesu. W końcu co nam da skuteczne zapisanie wszystkich danych, czy wykonane kopie mogą zostać odtworzone i jak szybko można tego dokonać. Dopiero odtworzenie danych z kopii zapasowej w warunkach testowych i sprawdzenie ich poprawności da nam pewność, że zarówno one, jak i maszyna wirtualna są odpowiednio chronione. Bez tego nie można z pełnym przekonaniem powiedzieć, że mamy udany backup i świetnie radzimy sobie z Big Data. Tomasz Krajewski Autor artykułu pełni funkcję Solutions Architecta w firmie Veeam Software; danych. W takich firmach całe IT jest administrowane i zarządzane przez jedną czy dwie osoby. Dlatego też kluczowe jest, by wybrane rozwiązania były niemal samoobsługowe. Na co zwrócić uwagę i na co postawić chroniąc dane w firmie w dobie Big Data? Przede wszystkim należy skupić się na skuteczności i wydolności wybieranego systemu. Nowoczesne narzędzia zapewniają szybkość tworzenia kopii zapasowych i ich odtwarzania w przypadku awarii. W końcu chodzi nie tylko o to, aby dane zapisać, ale również o niezakłócony dostęp do nich gdy dojdzie do awarii. Istotna jest też łatwość wdrażania nowego systemu. Nieskomplikowana implementacja umożliwia ograniczenie wynikających z niej uciążliwości i zapewnia szybsze zabezpieczanie danych. Jednak nie tylko instalacja narzędzia nie powinna być skomplikowana, co najmniej tak samo ważne jest proste utrzymanie i administrowanie pełną infrastrukturą IT. Odpowiedni dobór rozwiązania do ochrony danych jest nieoceniony podczas wystąpienia awarii aplikacji krytycznych dla działania operacyjnego firmy i bieżącej obsługi klientów. Wystarczy wyobrazić sobie co stałoby się gdyby nagle nie można było korzystać ze skrzynki mailowej w firmie usługowej lub sprawować kontroli nad ruchem powietrznym w wieży lotniczej. Dodatkowym wyzwaniem jakie niesie ze sobą Big Data jest wyszukanie i odtworzenie jednej informacji, pliku czy maila. W wielu przypadkach nie ma potrzeby analizowania wszystkich danych zgromadzonych choćby w programie pocztowym. Za to niezbędny jest konkretny e-mail zapisany w zarchiwizowanej skrzynce mailowej, plik niezbędny do celów audytu bądź przygotowywania odpowiedzi prawnej na zapytanie klienta. Przy źle jeśli ich odtworzenie potrwa 12 godzin? W ta- www.veeam.com/pl Systemy do backupu i replikacji stworzone www.biznes.benchmark.pl Ciągłość operacyjna firmy BIG DATA czyli jak poradzić sobie z zalewem danych ? Biznes benchmark magazyn 33 Praca grupowa i zdalna EFEKTYWNY OUTSOURCING PRACOWNIKÓW możliwy z systemem ERP A gencje Pracy Tymczasowej to pośrednik pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Taka funkcja w procesie zatrudniania nakłada na nie obowiązek sprawnego zarządzania personelem, rzetelności w kontakcie z klientami, oraz nadzorowanie pomyślnej relacji pomiędzy stronami. Sprawne administrowanie kilkunastotysięcznymi bazami pracowniczymi w Agencji Pracy Tymczasowej nie byłoby możliwe bez korzystania z nowoczesnych rozwiązań informatycznych. 34 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Praca grupowa i zdalna Agencje Pracy Tymczasowej to przedsiębiorstwa, które swoim zasięgiem obejmują coraz wej wymagają przede wszystkim przejrzystości i prostoty w obsłudze, tak aby wdrażanie cę na czas określony, jak i umowy o pracę na czas wykonywania tej pracy, jednocześnie większy obszar rynku pracy i gospodarki, aktywizują „wolne zasoby”. Są podmiotem zewnętrznym, pośredniczącym w procesie zatrudnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, przynosząc obydwu stronom wymierne korzyści. Pracownikowi dają możliwość zdobycia zatrudniania, włączenia się w rynek pracy, a także skompletowania doświadczenia zawodowego. Pracodawcom pozwalają dopasować liczbę i profile pracowników do swoich potrzeb. Przejmują również znakomitą część obowiązków kolejnych, nowych pracowników Agencji Pracy Tymczasowej odbywało się sprawnie i szybko. Automatyzacja i możliwość seryjnego wykonywania podstawowych operacji to już standard w tego typu systemach. Niezwykle istotnym czynnikiem branym pod uwagę przy wyborze systemu przez Agencję Pracy Tymczasowej są niskie koszty licencji i wdrożenia, jak również szybka aktualizacja oprogramowania w przypadku zmian w przepisach prawa, gwarantowana przez producenta.” – mówi Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace sys- ustawa dopuszcza zawieranie z pracownikami umów cywilno-prawnych (nowelizacja ustawy z dn. 1 stycznia 2004 roku). W takim wypadku, od modułu obsługującego ewidencję zatrudnienia oraz rozliczenia płacowe, użytkownik wymaga dużej elastyczności w definiowaniu zarówno umów cywilnoprawnych, jak również składników płacowych. organizacyjnych związanych z procesem zatrudnienia, prawem pracy oraz zarządzaniem zasobami ludzkimi, dlatego wielkim wyzwaniem dla Agencji Pracy Tymczasowej jest sprawna koordynacja procesu administrowania danymi pracowniczymi. temu enova365 z firmy Soneta. System ERP zarządza pracownikami Ze względu na charakterystykę pracy i trudności towarzyszące procesom zarządzania pracownikami (przede wszystkim związane z ich dużą liczbą) oraz prowadzeniem dokumentacji zarówno pracowników jak i klientów, obecnie trudno jest wyobrazić sobie firmę o takim profilu, która nie wspomaga swoich procesów systemem ERP. Bardzo istotne w jego wyborze będą odpowiednie funkcjonalności systemu przeznaczonego do zarządzania przedsiębiorstwem. Obsługę dokumentacji pracowników tymczasowych wspierają moduły o profilu kadrowo-płacowym, które m.in. usprawniają rekrutację, założenie kartoteki pracowniczej, ewidencję czasu pracy, procesy rozliczeń dla wielu kontrahentów, także tych którzy oddelegowują swoich pracowników za granicę na podstawie zaświadczenia ZUS A1. Natomiast funkcjonalność CRM usprawnia kontakt z klientem, co pozwala na dopasowanie oferty do jego potrzeb i budowanie pozytywnych relacji. Przydatnym elementem usprawniającym komunikację między pracownikiem, a przełożonym i Agencją Pracy Tymczasowej są aplikacje mobilne. Przy wykorzystaniu platformy komunikacyjnej pracownik-kierownik znacznemu usprawnieniu ulegną procesy wnioskowania i wydawania zgody. „Od systemów ERP Agencje Pracy Tymczaso- www.biznes.benchmark.pl Rotacja pracowników Charakterystycznym dla Agencji Pracy Tymczasowej jest zatrudnianie dużej liczby pracowników. Wiąże się to naturalnie z procesami rekrutacyjnymi – przyjmowaniem i rozpatrywaniem aplikacji, rozmowami z kandydatami oraz dopasowywaniem ich profilów do poszczególnych stanowisk, aż wreszcie skierowanie ich do pracy. Procesy te wspierane są przez systemy kadrowo-płacowe. Przejęcie odpowiedzialności za procesy rekrutacyjne to jedno z podstawowych zadań, które klienci Agencji Pracy Tymczasowej outsourcingują dla własnej wygody – brak odpowiedzialności za procesy kadrowe klientów Agencji często pociąga za sobą bardzo dużą rotację pracowników. „Należy pamiętać, że pracodawcę z agencją łączy umowa cywilno-prawna, która może zawierać konstrukcję umowną przewidującą rezygnację z pracownika tymczasowego ze skutkiem natychmiastowym. Przykład mogą stanowić duże markety, które z dnia na dzień zmieniają swoje wymagania, nie uruchamiając tym samym procedury zwolnienia pracownika - proszą o zastąpienie go innym. Odpowiednio utrzymywana baza pracownicza w modułach kadrowych systemu ERP wspiera proces dotarcia do odpowiednich kadr oraz optymalnego dopasowania kompetencji pracowników odpowiadającego aktualnemu zapotrzebowaniu klienta.” – mówi Joanna Walentek. W myśl Ustawy z dn. 9 lipca 2003 roku O zatrudnieniu pracowników tymczasowych, regulującej zasady funkcjonowania Agencji Pracy Tymczasowej, może ona zatrudniać swój personel zarówno na postawie umowy o pra- Należy pamiętać, że pracodawcę z agencją łączy umowa cywilno-prawna, która może zawierać konstrukcję umowną przewidującą rezygnację z pracownika tymczasowego ze skutkiem natychmiastowym. Grafik dla pracowników i kierownictwa Różnorodność klientów Agencji Pracy Tymczasowej to różnorodność wymagań. Świetna organizacja i zarządzanie personelem zwiększa prestiż i ugruntowuje współpracę z kontrahentami, zwłaszcza w przypadku klientów zatrudniających dużą liczbę pracowników tymczasowych takich jak np. duże sieci hipermarketów. Rozporządzanie grafikiem pracy, podział na poszczególne godziny dyspozycyjności oraz dostosowanie grafiku do realiów pracy zmianowej, a także rozliczenie personelu zgodnie z ustalonymi stawkami w przypadku wielu pracowników staje się ogromnym wyzwaniem. Dobry system ERP powinien sprostać takim wymaganiom. „Do modułu enova365 Pulpit Kierownika dodaliśmy możliwość układania indywidualnych i grupowych rozkładów czasu pracy przez przełożonego (pracownika klienta), jak również opcję podglądania podstawowych danych kadrowych o podwładnych. Narzędzie takie bardzo usprawnia komunikację i wymianę danych pomiędzy klientem a Agencją Pracy Tymczasowej.”– mówi Walentek. „Kontakt z klientem wspiera również system CRM, który umożliwia przejrzystą organizację bazy kontrahentów oraz usprawnia procesy komunikacyjne.” – dodaje Pani Joanna. Biznes benchmark magazyn 35 Praca grupowa i zdalna Z punktu widzenia przepisów prawa, pracownicy Agencji Pracy Tymczasowej podlegają dodatkowej ustawie o zatrudnieniu pracowników tymczasowych. Ustawa ta precyzuje m.in. zasady naliczania i rozliczania urlopów wypoczynkowych i ekwiwalentów za czas urlopów. Charakter pracy tymczasowej przewiduje częste zmiany w zakresie pracodawców, dlatego od systemów ERP oczekuje się już w standardzie ułatwień w naliczaniu i rozliczaniu m.in. urlopów, czy też ekwiwalentów za czas urlopu. Pozwala to zoptymalizować czas pracy i skrócić cały proces obsługi pracowników. Co więcej, warto zwrócić uwagę na możliwość wygenerowania dedykowanego świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych, gdyż personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę tymczasową podlega odrębnemu ustawodawstwu również w tym zakresie. Fot. 1: Świadectwo pracy pracownika tymczasowego. [źródło: Soneta] W Polsce i za granicą W dobie globalizacji klienci Agencji Pracy Tymczasowej często pozyskują kontrakty za granicą, co za tym idzie oczekują poprawnego i zgodnego z przepisami obowiązującymi w Polsce i za granicą rozliczenia pracowników. Pod uwagę należy wziąć ewidencjonowanie ich czasu pracy, rozliczanie wynagrodzeń, jak i rejestrowanie liczby diet, mających wpływ przy naliczaniu podstawy składek ZUS i podstawy opodatkowania. Świadczenia za takiego pracownika odprowadzane są w Polsce, natomiast podatki w zależności od państwa i czasu przebywania pracownika na kontrakcie, mogą być rozliczane w kraju bądź za granicą. Ułatwienie procesu naliczania podstawy składek ZUS oraz opodatkowania pracowników, wykonujących pracę poza obszarem państwa, w którym mają stałe miejsce zamieszkania, jest ogromnym usprawnieniem w prowadzeniu dokumentacji zatrudnienia – warto zwrócić uwagę na taką funkcjonalność przy wyborze oprogramowania. Agencje Pracy Tymczasowej częstokroć zarządzają ogromną liczbą kartotek pracowniczych swoich klientów (od kilkudziesięciu do nawet kilkunastu tysięcy kartotek pracowniczych), za których prowadzą dokumentację zatrudnienia. Dlatego moduły kadrowo-płacowe dla tego typu przedsiębiorstw zapewniają obsługę operacji seryjnych np. podczas aktualizacji kartotek zatrudnionych, zgłaszania ich do urzędów, rozliczania PIT-ów, czy wyli- 36 Biznes benchmark magazyn Fot. 2: Limit urlopu pracownika tymczasowego. [źródło: Soneta] czania płac, jak i również aktualizacji procedur w świetle zmieniających się przepisów prawa. Procesy takie mogą obejmować kilkaset pojedynczych operacji, zatem niezwykle istotnym jest, by system charakteryzował się wysoką wydajnością. Sprawność działania systemu, jego wydajność zależy również od infrastruktury IT – serwerów, komputerów użytkowników końcowych, szybkości łącza internetowego u klienta oraz ilości użytkowników równocześnie pracujących na systemie. Warto zorientować się jak dany system poradzi sobie w środowisku konkretnego przedsiębiorstwa. Na tablecie i smartfonie Bardzo istotnym usprawnieniem w procesie komunikacji pomiędzy pracownikami tymczasowymi i koordynowaniem ich pracy przez kadrę Agencji Pracy Tymczasowych są również rozwiązania mobilne. Możliwość korzystania z bazy systemowej na urządzeniach mobilnych, wprowadzana przez producentów oprogramowania klasy ERP, to przede wszystkim użyteczne podejście do komunikacji rozproszonych pracowników. Mobilne platformy dla pracowników i kierowników, tzw. „kioski pracownicze” to znaczne ułatwienie w zachowaniu prawidłowej relacji z centralą oraz środek do efektywnej komunikacji. W obliczu specyfiki pracy Agencji Pracy Tymczasowej dobór odpowiedniego oprogramowania ERP, który uwzględnia procesy zachodzące w sferze zatrudniania i rozliczania pracowników i świadczenia usług klientom, wydaje się być kwestią kluczową. Wiodącym trendem wśród producentów oprogramowania ERP jest tworzenie ich w oparciu o rozwiązania chmurowe. Niewątpliwą korzyścią płynącą z wdrażania chmurowych wersji systemów jest większa mobilność pracowników oraz uniwersalny dostęp do bazy danych firmy. Szybkość i sprawność działania w znacznym stopniu prognozuje sukces na rynku. Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez firmę Soneta; www.enova.pl www.biznes.benchmark.pl Praca grupowa i zdalna - artykuł sponsorowany SKUTECZNA PRACA W GRUPIE T rudno wyobrazić sobie w dzisiejszych czasach grupową pracę nad projektem bez narzędzi IT ułatwiających wspólne, zespołowe działania. Skoordynowanie poszczególnych działań ma tym większe znaczenie, im więcej osób pracuje nad projektem – zwłaszcza w sytuacji, gdy poszczególni członkowie zespołu są rozproszeni po całym świecie. Z pomocą przychodzą tutaj narzędzia dostępne w modelu chmurowym, zwłaszcza SaaS (Software as a Service). Pozwalają one nie tylko na udostępnianie zasobów i koordynowanie działań czy zarządzanie projektem, ale również umożliwiają efektywną komunikację członkom zespołu dzięki udostępnieniu narzędzi społecznościowych. Dzięki temu możliwa jest swobodna i efektywna praca nad projektem. Co www.biznes.benchmark.pl ważne, narzędzia społecznościowe pozwalają, w ramach określonych reguł i zasad dostępu, na wymianę danych oraz omawianie i rozwiązywanie pojawiających się problemów związanych z realizowanymi tematami bez zhierarchizowanej struktury związanej z zależnościami służbowymi. Takie podejście pozwala na znacznie bardziej efektywną pracę zespołu jako całości, a mechanizmy wyszukiwania, tagowania czy dostęp do drzewa historii bardzo szybko pozwalają dotrzeć do poszukiwanych informacji. Novell Vibe Przykładem nowoczesnego systemu działającego w modelu SaaS przeznaczonego do wspomagania pracy grupowej jest Novell Vibe. Co więcej, system ten pozwala nie tylko na tworzenie projektów i ze- Biznes benchmark magazyn 37 Praca grupowa i zdalna - artykuł sponsorowany społów roboczych oraz zarządzanie nimi, ale również na zbudowanie firmowej, wewnętrznej bazy wiedzy i jednoczesne gromadzenie w niej wiedzy czy doświadczenia poszczególnych użytkowników. System Vibe może być również dopasowany do potrzeb klienta (istnieje możliwość dodania nowych funkcji), a także pozwala na automatyczne wykonywanie operacji, w tym tworzenie przepływów. Innymi słowy, za pomocą systemu Novel Vibe można stworzyć jednolitą, a jednocześnie bezpieczną, płaszczyznę do współpracy prowadzonej z dowolnego miejsca i za pomocą niemal dowolnego urządzenia. Najważniejszą cechą systemu Vibe, jest możliwość tworzenia odpowiednich zespołów projektowych, w których znajdą się pracownicy dysponującymi pożądanym doświadczeniem i niezbędną wiedzą. Novell Vibe pozwala też zespołom agregować dane pochodzące z wielu źródeł objętych współpracą, w tym: systemów wiki, blogów, forów dyskusyjnych, poczty elektronicznej, kalendarzy, dokumentów oraz serwisów WWW. W ramach tworzonej bazy danych mogą funkcjonować nie tylko za- Przykładem nowoczesnego systemu działającego w modelu SaaS przeznaczonego do wspomagania pracy grupowej jest Novell Vibe. Co więcej, system ten pozwala nie tylko na tworzenie projektów i zespołów roboczych oraz zarządzanie nimi, ale również na zbudowanie firmowej, wewnętrznej bazy wiedzy i jednoczesne gromadzenie w niej wiedzy czy doświadczenia poszczególnych użytkowników. twierdzone dokumenty czy raporty, ale również pomysły, plany, wyniki badań, zrealizowane zadania czy też informacje o spodziewanych efektach oraz stanie prac. Wszystkie informacje mogą zostać, jeżeli zachodzi taka potrzeba, zebrane w odpowiednich przygotowywanych automatycznie raportach. Vibe pozwala też w prosty sposób tworzyć i dostosowywać do indywidualnych potrzeb złożone schematy przekazywania zadań (tzw. workflow). Dzięki temu poszczególne zespoły projektowe nie tylko mogą oszczędzić czas, ale również w ten sposób można wyeliminować mogące pojawić się błędy czy niedomówienia. Społecznościowy interfejs Projektanci i informatycy przygotowujący Novell Vibe sporo uwagi poświęcili interfejsowi użytkownika. Sam interfejs oraz jego funkcjonalność nawiązują do interfejsów spotykanych w ogólnodostępnych serwisach społecznościowych – m.in. Facebooka. Dzięki temu użytkownicy bardzo szybko mogą opanować obsługę aplikacji. Podstawą funkcjonalności interfejsu jest tzw. przestrzeń robocza, w której użytkownicy mają możliwość pracy nad wspólnymi dokumentami i łatwo mogą nimi zarządzać w ramach wydzielonej przestrzeni roboczej. Zespoły robocze mogą też w prosty sposób, korzystając z technologii drag-and-drop, tworzyć własne strony docelowe i zarządzać ich treścią bez udziału informatyków. Możliwe jest też w ramach przestrzeni roboczej prowadzenie blogów bądź mikroblogów związanych z projektem. Nie zapomniano również o możliwości przygotowywania analizy danych. Innymi słowy, przestrzenie robocze Novell Vibe umożliwiają kierownikom projektów i członkom zespołów na przechowywanie, organizowanie i współdzielenie informacji projektowych na rożne sposoby. Fot. 1: Przykładowe dane, które dostępne są przy zespołowym tworzeniu projektu. [źródło. Exea] 38 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Praca grupowa i zdalna - artykuł sponsorowany Co ważne, dostępna jest również synchronizacja i dostęp do plików w trybie offline, a także istnieje możliwość udostępniania wybranych informacji związanych z projektem, takich jak dokumenty, pomysły, plany, badania, kamienie milowe, zadania, oczekiwane wyniki i praca w toku nie tylko członkom zespołu ale również kierownictwu firmy czy zewnętrznym klientom. Ponadto można dodawać grupy i współpracowników do kanałów informacyjnych, wyświetlać aktualizacje projektu w czasie rzeczywistym, dodawać własne komentarze w miarę postępu projektu. Umieszczając dokumenty, rozmowy i wspólną wiedzę w obszarach roboczych dostępnych online, system Novell Vibe zachowuje wiedzę zgromadzoną przez członków zespołu. Dzięki temu cenne informacje pozostaną, nawet w chwili kiedy pierwotni autorzy odejdą z zespołu lub z firmy. W Novell Vibe wbudowano także funkcje masowego zarządzania dokumentami. Dzięki temu można odejść od żmudnych i podatnych na pomyłki procesów opartych na załącznikach e-mailach. Aplikacja gromadzi i kontroluje kolejne wersje dokumentów oraz historię zmian. Można też korzystać z niestandardowych formularzy w połączeniu ze wspomnianymi wcześniej narzędziami do zarządzania zaawansowanymi przepływami pracy. Z kolei zespołowe obszary robocze, nazywane także biurami cyfrowymi, pozwalają członkom zespołu, niezależnie od tego gdzie przebywają, spotkać się i koordynować działania oraz łączyć posiadane informacje, zasoby i umiejętności w ramach swoich projektów lub zainteresowań. Obszary robocze oferują użytkownikom centralną lokalizację w celu przechowywania, edytowania i udostępniania całej treści. Co ważne, obszary robocze obsługują ponad 400 formatów plików, w tym dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje oraz pliki audio i wideo. Wszystkie te pliki można indeksować i dodawać do nich własne etykiety. Łatwe w obsłudze narzędzia przepływu pracy, szablony, formularze i opcje dostosowywania pozwalają członkom zespołu szybko tworzyć uproszczone i zautomatyzowane procesy biznesowe. Nie są przy tym wymagane zaawansowane umiejętności programistyczne ani pomoc działu IT. Przydatną funkcją jest też możliwość oznaczanie witryn i obszarów roboczych własny- www.biznes.benchmark.pl Fot. 2: Interfejs aplikacji klienckiej Novell Filr. [źródło: Exea] Fot. 3: Interfejs systemu Novell Vibe. [źródło: Exea] mi nazwami, bądź też logotypami czy innymi elementami graficznymi. Dzięki temu pracownicy mogą błyskawicznie zidentyfikować potrzebne im do pracy obszary robocze i foldery. Elementy te można połączyć z opcjami tworzenia niestandardowych stron docelowych i portali internetowych. Novell Vibe daje zatem również możliwość wykorzystania go w firmie zamiast typowego intranetu. Współpraca z systemem IT Oczywiście, zarówno użytkownicy, jak i firmy na poziomie globalnym mogą zabezpieczyć przechowywaną w systemie treść i kontrolować widoczność dokumentów oraz możliwość ich modyfikacji czy wprowadzania zmian przy użyciu praw dostępu dla poszczególnych osób i grup. Ustawienia te mogą być zaimportowane z systemu IT przedsiębiorstwa. Można też w prosty sposób utworzyć w obszarach roboczych przestrzenie, do których osoby spoza projektu uzyskają dostęp. W ten sposób zespoły mogą współpracować i udostępniać informacje kolegom spoza organizacji bez konieczności kupowania licencji dla każdego gościa lub użytkownika zewnętrznego. Novell Vibe zapewnia również zaawansowaną integrację z komputerami pracowników. Narzędzie o nazwie Novell Vibe Desktop umożliwia bowiem synchronizację plików z systemu Novell Vibe z komputerem pracownika, zapewniając dostęp do plików w trybie offline. Z kolei dodatek Novell Vibe dla pakietu Microsoft Office pozwala użytkownikom otwierać i zapisywać dokumenty Office bezpośrednio w systemie Novell Vibe, a także uzyskiwać dostęp do wielu funkcji rozwiązania Novell Vibe bezpośrednio z aplikacji pakietu Office. Dostępne funkcje obejmują wersję dokumentu, oznaczanie tagami i dyskusje na temat dokumentu. Oczywiście, Novell Vibe współpracuje z systemem Novell GroupWise. Dzięki temu można korzystać z najlepszych funkcji obu produktów, przede wszystkim za sprawą mechanizmów osadzania zespołowych obszarów roboczych w kliencie GroupWise dla Biznes benchmark magazyn 39 Praca grupowa i zdalna - artykuł sponsorowany systemu Windows, przeciągania i upuszczania wiadomości e-mail oraz załączników plikowych bezpośrednio do systemu Novell Vibe, wyszukiwania w obu systemach oraz wyświetlania aktywnej treści systemu Novell Vibe w rozwiązaniu GroupWise. Novell Vibe obsługuje także system Novell Messenger, dzięki czemu użytkownicy mogą korzystać z systemu komunikatora i sprawdzać dostępność członków zespołu bez opuszczania interfejsu Novell Vibe. GroupWise 2014 Jeśli chodzi o wspomniany przed chwilą system GroupWise, to warto wspomnieć, że od niedawna dostępna jest nowa wersja tego oprogramowania do komunikacji i pracy grupowej oznaczona symbolem 2014. Jak wiadomo, GroupWise łączy w sobie funkcje poczty elektronicznej z obsługą kalendarza, zarządzaniem kontaktami i zadaniami, a nowa wersja oprogramowania wspiera dodatkowo funkcje mobilne. Co ważne, wśród wielu wersji językowych dostępna jest również wersja polska. System GroupWise 2014 wyposażony został w nowy intuicyjny interfejs, a wprowadzone ulepszenia związane z mobilnością docenią również firmowi administratorzy. To dla nich przygotowano nową, internetową konsolę administracyjną, która zapewnia dostęp do funkcji zarządzania wszędzie tam, gdzie jest dostępna przeglądarka WWW. Istotną zmianą w nowej wersji GroupWise jest obsługa Active Directory System GroupWise z informacjami o tożsamości 2014 wyposażony został w nowy intuicyjny interfejs, użytkowników i ich uprawnieniach oraz możliwość współa wprowadzone ulepszenia pracy z systemem Microsoft związane z mobilnością Exchange. Istotną zmianą docenią również firmowi jest również wprowadzenie programowych agentów sysadministratorzy. To dla nich przygotowano nową, temu GroupWise działających w architekturze 64-bitowej. internetową konsolę Spośród innych zmian naadministracyjną, która leży wymienić usprawnienia zapewnia dostęp do funkcji związane z możliwością dezarządzania wszędzie finiowania zaawansowanych zapytań oraz raportów, funktam, gdzie jest dostępna cji delegowanie uprawnień przeglądarka WWW. administratora oraz zastosowanie wydajniejszego silnika wyszukiwania i klasyfikowania. Ciekawa jest również możliwość duplikowania dowolnej przesyłki oraz łatwa zamiana jej na inny rodzaj wiadomości (np. poczty na spotkanie lub zadanie). Projektanci systemu zwracają też uwagę na fakt, że wprowadzono nowy, odświeżony interfejs użytkownika, w którym wyeliminowano krytykowany przez wielu użytkowników „wizualnego bałagan” co przyczynia się do podniesienia komfortu pracy. Wprowadzono krótkie listy (np. folderów), dynamiczne zmieniające się menu oraz opcje widoku „w sam raz”. Oczywiście system GroupWise 2014 obsługuje wszystkie najnowsze platformy systemowe, przeglądarki WWW oraz urządzenia mobilne. pracowników mobilnych. Bezpieczny sposób udostępniania plików i dostęp do nich zapewnia system Novell Filr. Składa się on z serwera plików oraz aplikacji klienckiej, która może być uruchamiana na komputerach, tabletach, czy smartfonach. Aplikacja ta pozwala m.in. na współdzielenie oraz synchronizowanie plików i dokumentów. Novell Filr współpracuje z systemami Windows, MAC, iOS, Android i BlackBerry i pozwala na kontrolowanie dostępu, decydowanie, które z plików mogą być wewnętrznie lub zewnętrznie udostępnione. Co ważne, program Flir wyposażono w polskojęzyczny interfejs, który cechuje się prostą, intuicyjną obsługą. Najważniejszymi cechami systemu Filr jest to, że umożliwia on użytkownikom dostęp do ich katalogów domowych i folderów sieciowych za pomocą dowolnego urządzenia i z dowolnej lokalizacji oraz, że nie zmusza ich do przenoszenia plików. Aby udostępnić pliki na urządzeniach mobilnych, nie trzeba przenosić dokumentów do specjalnego folderu ani kopiować ich na żadne urządzenie czy zewnętrzną chmurę/ dysk. Zwalnia to użytkowników z potrzeby tworzenia i modyfikacji folderów, a dział IT z konieczności obsługiwania nowych pamięci masowych. Innymi słowy, z punktu widzenia użytkownika, Filr to po prostu narzędzie do udostępniania danych miedzy różnymi urządzeniami. Istotne przy tym jest to, że struktura plików użytkownika wygląda tak samo, co ułatwia orientację, Co więcej, sam interfejs Filr też wygląda tak samo bez względu na to, z jakiego urządzenia (tabletu, smartfonu, laptopa) użytkownik chce korzystać. System Filr jest rozwiązaniem działającym na bazie wirtualnego urządzenia, co ułatwia oraz przyspiesza jego instalowanie i wdrażanie, a użytkownicy łatwo je akceptują. Filr łączy się z katalogami domowymi użytkowników i współdzielonymi folderami sieciowymi, dlatego rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych i systemy zabezpieczeń wykorzystywane przez dział IT nadal spełniają swoje zadania. Co istotne, Filr współpracuje z usługami Active Directory lub NetIQ eDirectory. Wszelkie indywidualne i grupowe prawa dostępu obowiązujące w katalogach domowych i folderach sieciowych będą obowiązywać także wobec folderów i plików, z których użytkownicy korzystają za pomocą urządzeń mobilnych. Oba opisywane rozwiązania firmy Novell – Filr i Vibe – działają w modelu SaaS. Zastosowanie tych rozwiązań w usługach Cloud Computing oferowanych przez Exea pozwala uruchomić narzędzia w dowolnej chwili, bez konieczności instalowania i konfigurowania wielu systemów co daje użytkownikowi oszczędność dużej ilości czasu potrzebnego na przygotowanie środowiska pracy. Zaoszczędzony czas można od razu wykorzystać na poznanie nowych narzędzi, szkolenia i naukę administrowania nim. Exea to nowoczesne środowisko chmury obliczeniowej dla biznesu bazujące na platformie Exea Cloud Services oraz infrastrukturze Exea Data Center. Exea oferuje oprogramowanie Novell w modelu SaaS. Artykuł powstał na bazie materiałów dostarczonych przez Exea; www.exea.pl Novell Flir Przy pracy grupowej, możliwość synchronizacji i współdzielenia plików mają obecnie kluczowe znaczenie, zwłaszcza dla firm zatrudniających 40 Biznes benchmark magazyn www.biznes.benchmark.pl Praca grupowa i zdalna Pracownikami można zarządzać w chmurze W CHMURZE E fektywne zarządzanie ludźmi w organizacji wymaga odpowiednich narzędzi, które pozwolą nie tylko sprawnie realizować czynności administracyjne związane na przykład z wynagrodzeniami pracowników, ale także umożliwiają im rozwój i osiągnięcie jak największej efektywności pozwalającej realizować cele firmy. W przypadku przedsiębiorstw zatrudniających kilka lub kilkanaście osób, realizacja procesów HR może odbywać się z powodzeniem w sposób niezautomatyzowany, a dane na temat pracowników mogą być przechowywane w plikach Worda czy Excela. Kiedy jednak skala zatrudnienia w firmie rośnie, zarządzanie coraz większą ilością danych pracowniczych, realizacja czynności administracyjnych czy zapewnienie pracownikom rozwoju zgodnego ze strategią firmy stają się niemożliwe bez odpowiednich narzędzi informatycznych. Jeszcze do niedawna profesjonalne oprogra- www.biznes.benchmark.pl mowanie do zarządzania kapitałem ludzkim było dostępne wyłącznie dla największych przedsiębiorstw, które mogły pozwolić sobie na zakup przeznaczonych do tego celu rozwiązań licencjonowanych, tzw. „on premise”, takich jak np. system SAP HCM. Sytuacja uległa zmianie wraz z pojawieniem się na polskim rynku rozwiązań dla HR w modelu Software as a Service. Co ważne, oprogramowanie dostarczane jako usługa nie wymaga zakupu drogich licencji i ponoszenia wysokich kosztów wdrożenia, a jedynie opłaty abonamentowej. Dzięki temu nawet małe przedsiębiorstwo, które jeszcze do niedawna nie mogło liczyć na profesjonalne wsparcie informatyczne w zarządzaniu kadrami, może pozwolić sobie na zaawansowane funkcjonalnie oprogramowanie. Warto jednak pamiętać, że aplikacje dla HR dostarczane w modelu SaaS to nie tylko propozycja dla mniejszych organizacji. Są one ciekawą opcją również dla dużych firm, dla których ważne są niższe koszty wdrożenia i utrzymania systemu HR oraz jego skalowalność w zależności od zmieniających się potrzeb. Niższe koszty, większa efektywność Jedną z najczęściej wymienianych korzyści w kontekście aplikacji oferowanych w modelu SaaS są niższe koszty. Mówimy w tym wypadku przede wszystkim o niższym TCO – Total Cost of Ownership, czyli całkowitym koszcie pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymania czy rozwoju oprogramowania, w porównaniu do licencjonowanych systemów HCM (Human Capital Management). Decydując się na aplikację dla HR w chmurze oszczędzamy przede wszystkim na kosztach tradycyjnego wdrożenia, zakupie licencji i rozwoju infrastruktury. Dużo niższe są także wydatki związane z późniejszym administrowaniem oprogramowaniem – utrzymanie i aktualizacje systemu leżą po stronie dostawcy aplikacji. To znacząco odciąża firmowy zespół IT, który dzięki takiemu modelowi może skoncentrować się na innych, bardziej strategicznych z punktu widzenia organizacji zadaniach. W porównaniu do tradycyjnych syste- Biznes benchmark magazyn 41 Praca grupowa i zdalna mów aplikacje dla HR w chmurze umożliwiają także skrócenie czasu wdrożenia, eliminując pracę związaną z konfiguracją sprzętu i instalacją oprogramowania. W przypadku takich projektów krócej trwa także faza budowania założeń i ich realizacja. Jeżeli zaproponowane przed dostawcę „chmury” gotowy system zostaje w całości zaakceptowany przez klienta, oprogramowanie może być dostępne dla użytkowników już w ciągu zaledwie kilku dni – co stanowi znaczącą różnicę w porównaniu do trwających zazwyczaj kilka miesięcy wdrożeń rozwiązań „on premise”. Oszczędności związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu w chmurze to jednak nie jedyne korzyści, jakie oferują dostępne na rynku rozwiązania dla HR. Nie mniejsze znaczenie ma także wzrost efektywności obserwowany w firmach, które zdecydowały się na wdrożenie aplikacji HR w modelu SaaS. Wśród licznych zalet rozwiązań w modelu SaaS dla HR często wymienia się także dużo większą skalowalność, która umożliwia dopasowywanie wykorzystywanych zasobów do rosnących lub malejących potrzeb organizacji. Ponieważ opłaty za użytkowanie rozwiązania są rozliczane w systemie abonamentowym, w każdej chwili istnieje możliwość zwiększenia liczby użytkowników mających dostęp do aplikacji lub zmniejszenia tej liczby przy podpisywaniu umowy na kolejny okres współpracy. Oszczędności związane z wdrożeniem i utrzymaniem systemu w chmurze to jednak nie jedyne korzyści, jakie oferują dostępne na rynku rozwiązania dla HR. Nie mniejsze znaczenie ma także wzrost efektywności obserwowany w firmach, które zdecydowały się na wdrożenie aplikacji HR w modelu SaaS. Badanie firmy SuccessFactors zrealizowane na próbie 500 klientów korzystających z aplikacji chmurowych do zarządzania talentami, analityki czy zarządzania efektywnością wykazało, że w firmach tych poziom współpracy, wymiany wiedzy i dobrych praktyk pomiędzy pracownikami wzrósł aż o 140 procent, a ich zaangażowanie o 65 proc. Firmy te 42 Biznes benchmark magazyn odnotowały także o ponad 15 proc. niższą rotację kadr i dziesięciokrotny wzrost efektywności procesów HR. Jednak co najważniejsze, organizacje biorące udział w badaniu odczuły znaczne zmiany w obszarze realizacji założeń strategicznych. O 5,5% wzrósł udział czasu pracy pracowników, poświęcanego na realizację zadań o priorytecie strategicznym, a o 5,4% zwiększyła się produktywność zatrudnionych. Chmura w służbie „miękkiego” HR W jakich obszarach zarządzania kapitałem ludzkim warto zatem zwrócić się ku chmurze? Aplikacje dostępne w formie usługi internetowej doskonale sprawdzają się szczególnie w realizacji procesów „miękkiego“ HR oraz analityki z nim związanej. Zarządzanie talentami, strategiczne planowanie zasobów, obsługa procesu rekrutacji zintegrowana z portalami społecznościowymi (takimi jak LinkedIn czy Facebook) to tylko niektóre procesy, które mogą być realizowane w modelu chmury. Rozwiązania analityczne pozwalające na szczegółową analizę efektywności pracowników, ocenę wynagrodzeń w odniesieniu do efektywności czy wbudowane kokpity do monitorowania wydajności i raportowania to kolejne narzędzia dostępne w chmurze. Dzięki nim specjaliści HR mogą sprawnie obsadzać właściwe osoby na odpowiadających ich kompetencjom stanowiskach, zachowując przy tym pewność, że ich działania są skoncentrowane wyłącznie na priorytetowych dla firmy obszarach. Jednym z najbardziej nowatorskich rozwiązań dostępnych w modelu „chmury” są firmowe platformy społecznościowe, korzystające z wzorców zaczerpniętych z najpopularniejszych serwisów, takich jak Facebook czy Twitter. Dzięki grupom dyskusyjnym, forom czy blogom, firmowe platformy społecznościowe umożliwiają bieżącą wymianę wiedzy i doświadczeń między pracownikami wszystkich szczebli, wzmacniają relacje wewnątrz firmy i pozytywnie wpływają na motywację pracowników. Łatwiejszy dostęp do bieżących informacji i możliwość współpracy online przekłada się z kolei na większą efektywność działań. Dostępne systemy HR działające w modelu SaaS doskonale sprawdzają się także w realizacji procesów związanych z wyznacze- niem celów pracownikom i oceną ich realizacji. W wielu firmach działania te odbywają się wciąż w sposób tradycyjny, przy użyciu plików Excela, a nawet papierowych dokumentów. Tymczasem, za pomocą łatwej w obsłudze i przyjaznej dla użytkownika aplikacji dostępnej w modelu SaaS menedżerowie mogą zaplanować w systemie cele dla pracowników wybierając je z wcześniej zdefiniowanej listy dla każdego stanowiska. Wybrane cele są następnie udostępniane pracownikom w systemie, przez nich zatwierdzane w sposób elektroniczny i stanowią podstawę dla działań i rozwoju pracownika na przykład przez kolejny rok. Tego rodzaju narzędzia pozwalają pracownikom również na dokonanie samooceny, a kadrze kierowniczej na przeprowadzenie rocznej ewaluacji – wszystko to za pośrednictwem aplikacji dostępnej z poziomu przeglądarki internetowej. Na podstawie wygenerowanej w systemie oceny, naliczana oraz wypłacana jest z kolei odpowiednia premia. W ten sposób, dzięki wsparciu IT w chmurze, firma i menedżerowie mają pewność, że przyznawane premie są adekwatne do osiągnięć pracowników, a ci mając postawione konkretne cele, np. sprzedażowe czy związane z rozwojem kompetencji, znają oczekiwania przełożonych i pracują efektywniej, zgodnie z celami biznesowymi firmy. Analitycy firmy Forrester Research przewidują, że w latach 2013-2020 średnie tempo wzrostu wartości globalnego rynku rozwiązań SaaS wyniesie 18,9% rocznie. Polski rynek aplikacji dostępnych w formie usługi także rośnie w dużym tempie. Mimo, że jeszcze nie wszyscy przedsiębiorcy są w pełni świadomi korzyści płynących z tego modelu udostępniania aplikacji biznesowych należy się spodziewać, że w ciągu najbliższych lat będziemy nadrabiać dystans dzielący nas w tej dziedzinie od krajów zachodnich. Niższe koszty wdrożenia i użytkowania systemu, przeniesienie odpowiedzialności za jego utrzymanie i rozwój na dostawcę oprogramowania oraz skalowalność pozwalająca na elastyczne i efektywne zarządzanie, to tylko wybrane korzyści, które niewątpliwie przekonają zarówno małe, jak i duże organizacje do wykorzystania modelu SaaS – także w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi. Teresa Olszewska Autorka jest prezesem zarządu GAVDI Polska; www.gavdi.pl www.biznes.benchmark.pl Praca grupowa i zdalna FREELANCING, KITESURFING I PODRÓŻE czyli praca zdalna i outsourcing IT z punktu widzenia globtrotera N igdy nie umiałem pracować z domu, więc od samego początku mojej zawodowej kariery miałem małe biuro – wynajęte od Akademickiego Inkubatora Przedsiębiorczości. Pracowałem zdecydowanie więcej niż moi koledzy zatrudnieni na etacie, a zarabiałem zdecydowanie mniej. Zdarzało się, że siedziałem nawet po 25 godzin w pracy non stop. Plus był taki, że można było spać do godziny 10, czy 12, ale robota i tak później musiała być zrobiona. Moje wakacje też nie wyglądały za ciekawie, ponieważ zawsze musiał towarzyszyć mi na nich laptop – to na wypadek gdyby coś się stało. A zawsze coś się działo i kończyło się tak, że pracowałem gdzieś z kawiarni na Sardynii, czy pensjonacie w Austrii jeśli tylko udało mi się wyrwać ze znajomymi na narty. Zmiana przyszły jakieś dwa lata temu, kiedy pochłonął mnie kitesurfing. Jak tylko nauczyłem się surfować, nie mogłem żyć bez przynajmniej jednej sesji w tygodniu. Moje biuro zaczęło robić się bardziej mobilne. Wiele razy spędziłem pół dnia w aucie nad jeziorem, pracując i czekając na wiatr. Wtedy tak naprawdę mnie natchnęło. W zasadzie, to mojego klienta, dla którego realizowałem zlecenia, tak naprawdę, to nigdy nie widziałem na oczy. Pracowałem dla niego już z czterech krajów i dwóch kontynentów, dlaczego zatem nie zacząć robić tego na co dzień? Samochód na podróż Zacząłem się zastanawiać, czemu więc nie zacząć jeździć do najlepszych spotów kitesurfingowych na świecie. Jednak, jak zacząłem liczyć koszty biletów lotniczych, hoteli i opłat, to szybko stwierdziłem, że nie tędy jednak droga. Zobaczenie dziesięciu dobrych spotów zajęłoby www.biznes.benchmark.pl mi minimum dziesięć miesięcy, pod warunkiem, że budżet by mi wcześniej nie „wyparował”. A może zatem pojechać autem, od spotu do spotu? Ten pomysł spodobał mi się jeszcze bardziej, więc zacząłem planowanie. Wymyśliłem, że chcę autem dojechać z Wrocławia do Hong Kongu zaliczając najlepsze spoty po drodze. Mój Peugeot 206 raczej średnio się do tego nadawał. Kupiłem więc auto, które podbijało Afrykę, samochód nie do zdarcia, który przetrzyma każdy teren i warunki. Tak kupiłem Land Rovera Defendera rocznik 1996. Dość szybko okazało się to dużym błędem, a wszystko co o nim wyżej napisałem jest kłamstwem. Muszą mieć na prawdę dobry marketing. Więc sprzedałem Defendera i kupiłem auto, które holuje wszystkie zepsute Defendery w Afryce, czyli Toyotę Land Cruiser, rocznik 1994. Bez przygód się też nie obyło, wliczając te najbardziej kosztowne, z silnikiem. Ale jak przyszło co do czego auto mnie nie zawiodło. Auto przygotowałem razem z moim ojcem. Wielka skrzynia zajęła cały bagażnik i pół tylnego rzędu siedzeń. W aucie mam aktualnie 3 duże szuflady, 5 dużych schodów, zbiornik na 55 litrów wody z prysznicem, akumulator 200 Ah, łóżko na 2-3 osoby, lodówkę, kuchenkę i pa- nele słoneczne z dodatkowym bagażnikiem na sprzęt kitesurfingowy. W skrócie jest to dom na kółkach, którym wszędzie da się wjechać. Praca w podróży W sumie już ponad 4 miesiące spędziłem w tym aucie pracując m.in. z Helu, plaży w Leucate, Cabo de Gato, Tarify, Essaouiry w Maroko, Malty, Sycylii i Sardynii. Przejechałem samochodem przeszło 13 tysięcy kilometrów, tylko z jedną awarią, która i tak nie unieruchomiła samochodu. Tej zimy wybrałem się do Azji. Tym razem bez samochodu. Spędziłem tam ponad trzy miesiące, podróżując głównie motorem z koszem na cały sprzęt i pracując gdzie tylko dało się „złapać Internet”. Odwiedzałem bezludne wyspy, przetłoczone wyspy, pałace, świątynie i zwykłe bary, poznając ciekawych ludzi z całego świata. Cały czas nadal pracowałem dla tego samego klienta. Podróże zmieniły moje podejście do życia. Teraz liczy się dla mnie wolność. A to wcale nie oznacza grubego portfela. Pracuję na około 1/2 etatu. Jak wieje to kitesurfuję, jak nie wieje pracuję. Nadal zdarza mi się pracować w weekendy, ale tylko dlatego, że tydzień był bardziej wietrzny i spędziłem na wodzie więcej czasu niż powinienem. Jak widać na moim przykładzie, w dzisiejszych czasach ogólnodostępnego Internetu nic nie stoi na przeszkodzie, aby można było efektywnie pracować z dowolnego miejsca na świecie. Pracę zdalną bez problemu można połączyć z życiową pasją – nawet jeśli są to podróże. Tak rozumiany freelancing jest też swego rodzaju outsourcingiem usług IT. Zleceniodawcy tak naprawdę nie interesuje jak i skąd pracujemy, ale to, aby zlecenie było wykonane solidnie i na czas. W tym roku stwierdziłem zatem, że fajnie byłoby trochę się podzielić tą kitesurfingowo freelancerską wolnością i każdy będzie mógł skorzystać z uroków mojego mobilnego kitesurfingowego coworkingu. Zapraszam więc najpierw na Hel, a potem do Grecji, Turcji i na Bałkany. Marcin Jędras Autor artykułu jest właścicielem firmy Software Project; www.software-project.pl i prowadzi blog poświęcony kitesurfingowi: kitelancers.pl Biznes benchmark magazyn 43 PROJEKTORY BIZNESOWE Top10 W drugim naszym zestawieniu Top 10 prezentujemy dziesięć najciekawszych naszym zdaniem, obecnych w lipcu na polskim rynku projektorów biznesowych. Tego typu sprzęt różni się od projektorów przeznaczonych do kina domowego przede wszystkim możliwością transportu i dużą jasnością. 44 Biznes benchmark magazyn VIVITEK D968U BENQ MW851UST OPTOMA HD131X NEC M260XS PHILIPS PICOPIX 3410 Model ten charakteryzuje wysoka jasność obrazu wynosząca 4800 ANSI lumenów i dużym kontrastem 10 000:1. Zastosowana technologia BrilliantColor pozwala na wierne odwzorowanie barw. Projektor przeznaczony jest do dużych sal konferencyjnych i audytoriów. Projektor krótkoogniskowy przystosowany do wykorzystania z interaktywnymi tablicami. Przy odległości od ekranu wynoszącej zaledwie 74 cm, przekątna obrazu ma już 2,5 m. Ciekawostką jest możliwość bezpośredniego podłączenia mikrofonu, co ułatwia prowadzenie prezentacji.. Projektor DLP o rozdzielczości natywnej obrazu 1920x1080 pikseli, kontraście 18000:1 i jasności 2000 ANSI lumenów. W urządzenie wbudowano głośnik o mocy 10 W. W zestawie znajduje się rozbudowany pilot zdalnego sterowania. Urządzenie zabezpieczyć można kodem PIN. Projektor M260XS to przedstawiciel serii projektorów krótkoogniskowych firmy NEC wykorzystującej technologię 3LCD. Niewielki współczynnik projekcji obiektywu sprawia, że projektor może wyświetlić obraz o przekątnej 2 m z odległości zaledwie 79 cm. Następca modelu PicoPix 2480 wyposażony w podświetlenie LED i system DLP. Projektor pracuje pod kontrolą systemu Android i wykorzystuje 4 GB pamięci wewnętrznej. Wbudowany akumulator pozwala na dwie godziny pracy bez podłączenia do zasilania. EPSON Przedstawiciel typowych projektorów biznesowych przystosowanych do prowadzenia prezentacji nawet w słabo zaciemnionych pomieszczeniach i dużych salach konferencyjnych. Wbudowany 16-watowy głośnik pozwala na wyraźny odbiór dźwięku. ACER Budżetowy projektor biznesowy przeznaczony do różnej wielkości sal konferencyjnych. Duża jasność projektora i optyka pozwalają na wyświetlanie obrazu z blisko 12 metrów. Do zestawu dołączony jest pilot z funkcją myszy i ze wskaźnikiem laserowym. EB-925 P1283 VIEWSONIC PJD6383S SONY VPL-EW276 RICOH PJ X2130 ViewSonic PJD6383S to biznesowe urządzenie krótkoogniskowe, dzięki czemu nadaje się do współpracy z tablica interaktywną eliminuje uciążliwe zjawisko cienia, który prowadzący rzuca na wyświetlany obraz. W urządzeniu zastosowano przeciwkradzieżowe złącze Kensington lock. Projektor biznesowy przystosowany do pracy w dużych i słabo zaciemnionych salach konferencyjnych, dzięki zastosowaniu lampy o bardzo dużej jasności wynoszące jaz 3700 ANSI lumenów. Zastosowano w nim głośnik o mocy 16 W. Istnieje możliwości podłączenia mikrofonu. Budżetowy i bardzo prosty model projektora DLP o rozdzielczości 1024x768 pikseli. Projektor wyposażony jest jedynie w podstawowe złącza wideo i audio. W zestawie znajduje się pilot pomocny w prowadzeniu prezentacji. CENA OD 7 390 ZŁ CENA OD 5 794 ZŁ CENA OD 3 399 ZŁ CENA OD 2 999 ZŁ CENA OD 1 399 ZŁ CENA OD 5 390 ZŁ CENA OD 1 399 ZŁ CENA OD 2 849 ZŁ CENA OD 3 499 ZŁ CENA OD 1 599 ZŁ www.biznes.benchmark.pl biznes.benchmar k .pl