Protokół z kontroli - Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi

PROTOKÓŁ KONTROLI
doraźnej przeprowadzonej w dniach 07 – 08 stycznia 2008 roku w
Kuratorium Oświaty w Łodzi, Al. T. Kościuszki 120a, 90 -446 Łódź
posiadającym numer statystyczny REGON 006473248.
Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody
Łódzkiego Nr 2/08 z dnia 04 stycznia 2008 roku wydanego na podstawie art.15
pkt 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rządowej w
województwie (jedn. tekst Dz.U.01.80.872 ze zm.) oraz § 3 pkt 3 i § 9
Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w
Łodzi.
Kontrolę przeprowadziła Patrycja Formańska – Starszy inspektor
wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli Wydziału Organizacji, Nadzoru i
Kontroli.
Tematyka kontroli obejmowała organizację przyjmowania oraz
terminowość rozpatrywania skarg i wniosków w 2007 roku.
W okresie objętym kontrolą Łódzkim Kuratorem Oświaty jest Pani Barbara
Kochanowska powołana na to stanowisko przez Wojewodę Łódzkiego z dniem
06 marca 2007 roku (vide: pismo z dnia 02 marca 2007 roku znak ON.IV.
1120/439/2007 - Zał. Nr 1), zaś Łódzkim Wicekuratorem Oświaty jest Pan
Cezariusz Mostowski, powołany na to stanowisko przez Wojewodę Łódzkiego z
dniem 18 kwietnia 2007 roku (vide: pismo z dnia 17 kwietnia 2007 roku znak
ON.IV.1120/727/2007 – Zał. Nr 2). Poprzednio stanowisko Wicekuratora
Oświaty obejmował Pan Marian Przybylski, odwołany przez Wojewodę
Łódzkiego z dniem 17 kwietnia 2007 roku (vide: pismo ON.IV.1120/726/2007 –
Zał. Nr 3). Do dnia 24 lutego 2006 roku stanowisko Łódzkiego Kuratora Oświaty
obejmował Pan Jerzy Posmyk, odwołany z tego stanowiska przez Wojewodę
Łódzkiego z dniem 24 lutego 2006 roku (vide: pismo z dnia 24 lutego 2007 roku
– Zał. Nr 4). Pismem z dnia 24 lutego 2006 roku znak BD.VI.1120/358/2006
(Zał. Nr 5) Wojewoda Łódzki powierzył pełnienie obowiązków Łódzkiego
Kuratora Oświaty Panu Marianowi Przybylskiemu. W związku z powołaniem
Łódzkiego Kuratora Oświaty, z dniem 05 marca 2007 roku pełnienie tych
obowiązków zostało cofnięte (pismo z dnia 02 marca 2007 roku znak ON.IV.
1120/445/2007 – Zał. Nr 6). Z dniem 06 marca 2007 roku na stanowisko
Łódzkiego Kuratora Oświaty powołana została Pani Barbara Kochanowska.
W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pan Cezariusz Mostowski
- Wicekurator Oświaty, Pani Regina Szulc – inspektor w Wydziale Organizacji,
Kadr i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli.
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
1
Kuratorium Oświaty w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli
działa na podstawie:
− ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rządowej w województwie
(jedn. tekst Dz.U.01.80.872 ze zm.),
− ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego
(t.j. Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 ze zm.),
− rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie
organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002.
Nr 5 poz. 46),
− Regulaminu Organizacyjnego Kuratorium Oświaty w Łodzi stanowiącego
załącznik do zarządzenia Nr 282/2007 Wojewody Łódzkiego z dnia 31 lipca
2007 roku, (Zał. Nr 7 do protokołu),
− Regulaminu Pracy Kuratorium Oświaty w Łodzi (wprowadzonego decyzją Nr
109/2002 Kuratora Oświaty z dnia 16 kwietnia 2002 roku znak KO.III.
021/109/2002), stanowiącego Zał. Nr 8 do protokołu).
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania
administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 ze zm.) w art.253 §1 i 2
stanowi, że m.in. kierownicy organów samorządu terytorialnego lub wyznaczeni
przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i
wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, co najmniej raz w
tygodniu, natomiast §3 ww. artykułu stanowi, że dni i godziny przyjęć powinny
być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu
przyjęcia powinny odbywać się w ustalonym dniu po godzinach pracy. W §4
powołanego artykułu zawarto zapis, że informacja o dniach i godzinach przyjęć
powinna być wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki
organizacyjnej oraz w podporządkowanych jej jednostkach organizacyjnych.
Powyższy obowiązek znalazł odzwierciedlenie w Regulaminie Pracy
Kuratorium Oświaty. Zgodnie z §14 ust.1 tego Regulaminu, kierownicy komórek
organizacyjnych przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków we wtorki
w godzinach 14.00 – 17.00. Ust 3 tego przepisu stanowi, iż Łódzki Kurator
Oświaty i Wicekuratorzy przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków
we wtorki w godzinach 14.00 – 17.00 i czwartki w godzinach 8.00 – 10.00.
Obowiązek przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków ciąży
również na pracownikach w ciągu całego czasu pracy każdego dnia tygodnia (ust.
2).
Powyższe uregulowanie nie znalazło odzwierciedlenia na tablicy
informacyjnej w budynku Kuratorium. W okresie trwania kontroli w gmachu
Kuratorium nie była wywieszona informacja dotycząca przyjęć obywateli w
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
2
sprawach skarg i wniosków. Z wyjaśnień Pana Cezariusza Mostowskiego –
Łódzkiego Wicekuratora Oświaty wynika, iż tablica z taką informacją została
zdjęta na czas malowania i zostanie niezwłocznie powieszona.
W toku kontroli ustalono, co następuje:
W Kuratorium Oświaty prowadzone są ewidencje przyjęć interesantów
przez Kuratora i Wicekuratora Oświaty obejmujące również przyjęcia w
sprawach skarg i wniosków. Obie okazane kontrolującej ewidencje przyjęć
interesantów prowadzone jest są od 2003 roku do chwili obecnej i zawierają
następujące rubryki: lp./ data / interesant/ sprawa/ uwagi.
Z wyjaśnień Pani Barbary Kochanowskiej – Łódzkiego Kuratora Oświaty (pismo
z dnia 08 stycznia 2008 roku – Zał. Nr 9) wynika, iż „interesanci przyjmowani są
przez Kuratora Oświaty i Wicekuratora Oświaty na podstawie zgłoszeń
telefonicznych bądź zapisywane są w terminarzu w sekretariacie Kuratora
Oświaty. Przypadki wymagające dalszej interwencji przekazywane są do
właściwych wydziałów. Skargi przyjmowane ustnie są rozpatrywane na bieżąco.
Rzadko składane są skargi ustne ponieważ zdecydowana większość składana jest
pisemnie w kancelarii Kuratorium. W zeszycie prowadzone są zapisy co do
charakteru sprawy a interesantowi udzielany jest instruktaż co do właściwego
postępowania przez interesanta, a sprawa kierowana jest do rozpatrzenia przez
właściwy wydział lub delegaturę zgodnie z przepisami. Interesanci pytają jak
załatwiana jest ich sprawa złożona wcześniej na piśmie. Informujemy o tym na
jakim etapie rozpatrywania znajduje się sprawa.”
W rozdziale IV Regulaminu Organizacyjnego Kuratorium Oświaty w
Łodzi, zatytułowanym „Szczegółowe zakresy działania komórek organizacyjnych
Kuratorium” w § 18 pkt 16 wprowadzono zapis, iż prowadzenie rejestru skarg i
wniosków oraz koordynowanie ich załatwiania przez właściwe komórki
organizacyjne Kuratorium należy do zadań Wydziału Organizacji Kadr i
Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli.
Kontrolującej przedstawiono zakres czynności Pani Reginy Szulc (Zał. Nr 10), z
którego wynika, iż do zakresu czynności tego pracownika należy m.in.
prowadzenie rejestru skarg i wniosków z terenu województwa łódzkiego, nadzór
nad terminowością rozpatrywania skarg i wniosków przez komórki organizacyjne
Kuratorium oraz dokonywanie rocznych analiz wpływających skarg,
przedstawianie Kuratorowi wniosków i propozycji zmierzających do likwidacji
źródeł powstawania skarg.
W trakcie kontroli, kontrolującej okazano centralny rejestr skarg
zatytułowany jako „rejestr skarg”, prowadzony od dnia 12 stycznia 2005 roku,
nieoznaczony żadnym znakiem. Rejestr zawiera następujące rubryki: lp./ data
wpływu skargi do Kuratorium Oświaty/ przedmiot skargi/ załatwiający/ krótki
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
3
opis załatwienia skargi/ symbol S N W/ data załatwienia/ kogo powiadomiono/
uwagi. Z wyjaśnień Pani Reginy Szulc – specjalisty w Wydziale Organizacji,
Kadr i Pragmatyki Nauczycieli wynika, iż w przedmiotowym rejestrze
odnotowywany jest wpływ skarg, wniosków oraz interwencji.
Poszczególne lata zostały wyraźnie od siebie oddzielone.
Analiza wpisywanych spraw pokazała, iż w rejestrze tym rejestrowane są
również anonimy.
W przedmiotowym rejestrze w 2007 roku odnotowano wpływ 74 spraw.
Skargi, które wpłynęły od stycznia do 26 lipca 2007 roku zarejestrowane są w
centralnym rejestrze skarg pod nr 1- 53. Skargi, które wpłynęły w okresie od 07
sierpnia 2007 roku do końca 2007 roku zarejestrowane są w rejestrze pod nr 1 –
21. Odpowiedzi na skargi, które wpłynęły między styczniem a lipcem 2007 roku
znakowane są symbolem KO.IV.0550 natomiast pozostałe symbolem KO.IIIb.
0550. Z wyjaśnień Pani Reginy Szulc – specjalisty w Wydziale Organizacji, Kadr
i Pragmatyki Zawodowej Nauczycieli, powyższe wynika ze zmiany Regulaminu
Organizacyjnego Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi i zmian w
Regulaminie Organizacyjnym Kuratorium Oświaty w Łodzi (Zał. Nr 11).
W przedłożonym kontrolującej rejestrze poczynając od numeru 02 (sprawa
wpłynęła w dniu 30 sierpnia 2007 roku) nie uzupełniono rubryki dotyczącej
sposobu załatwienia skargi.
Ponadto analiza dokumentów wykazała, iż jeżeli w tej samej sprawie ten sam
skarżący pisze kilkakrotnie w tym samym roku sprawa ta rejestrowana za każdym
razem po innym numerem.
Ze spraw ponumerowanych od 1 do 53, do kontroli wybrano sprawy
zarejestrowane pod numerami: 3, 6, 19, 35, 39. Odpowiedzi mają symbole
KO.IV..... .
„Skarga na czynności dyrektora” wpłynęła do Kuratorium Oświaty w dniu
15 lutego 2007 roku i została zarejestrowana w rejestrze skarg pod numerem
3/2007. Pismem z dnia 09 marca 2007 roku znak KO.IV.0550/3/2007 udzielona
została odpowiedź skarżącemu. Data załatwienia sprawy nie została odnotowana
w rejestrze skarg.
Zarejestrowana pod numerem 6/07 skarga dotycząca sposobu
rozpatrywania przez wizytatora skargi nauczycielki, została przekazana do
Kuratorium Oświaty za pośrednictwem Ministerstwa Edukacji Narodowej przy
piśmie z dnia 08 marca 2007 roku, które wpłynęło do Kuratorium w dniu 12
marca 2007 roku. Odpowiedzi skarżącej udzielono przy piśmie Kuratora Oświaty
z dnia 29 marca 2007 roku znak KO.IV.0550/6/2007. Jako datę załatwienia
sprawy, w rejestrze skarg, odnotowano datę 04 kwietnia 2007 roku.
Pod numerem 19/2007 zarejestrowano skargę, która wpłynęła do
Kuratorium Oświaty za pośrednictwem Ministerstwa Edukacji Narodowej, w
dniu 06 kwietnia 2007 roku, dotyczącą nieprawidłowości w szkole podstawowej.
Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, w piśmie Kuratora Oświaty z
dnia 07 maja 2007 roku znak KO.IV.0550/19/2007 udzielono skarżącej
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
4
odpowiedzi. Ministerstwo Edukacji Narodowej otrzymało do wiadomości kopie
przedmiotowej odpowiedzi.
Sprawa zarejestrowana pod numerem 35/2007 wpłynęła do Kuratorium
Oświaty w dniu 21 czerwca 2007 roku i dotyczyła niewłaściwego zachowania
Dyrektora jednego z Gimnazjów. W rejestrze skarg jako datę wpływu podano
datę 14 czerwca 2007 roku. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego,
pismem podpisanym przez Wicekuratora Oświaty z dnia 14 lipca 2007 roku znak
KO.IV.0550/35/07 udzielono skarżącej odpowiedzi.
Sprawa zarejestrowana pod numerem 39/2007 wpłynęła do Kuratorium
Oświaty w dniu 17 lipca 2007 roku i dotyczyła sposobu zatrudniania
pracowników gospodarczych w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych. Z akt
sprawy wynika, iż skarżąca bezskutecznie ubiegała się o przyjęcie do pracy w tej
placówce, co również opisała w skardze. Przy piśmie Wicekuratora Oświaty z
dnia 20 lipca 2007 roku znak KO.IV.0550/39/07, na podstawie art.231 Kpa,
sprawa została przekazana, celem jej załatwienia zgodnie z właściwością.
Przedmiotowe pismo zostało przesłane do wiadomości skarżącej. W rejestrze w
rubryce sposób załatwienia sprawy wpisano „przekazano według właściwości.
Sprawy oddzielone kreską, zarejestrowane w rejestrze skarg pod numerami
od 1 do 21 znajdują się w odrębnym segregatorze opisanym symbolami
KO.IIIb.-055. Pod tym symbolem z Kuratorium „wychodzą” odpowiedzi na te
sprawy.
Do kontroli wybrano sprawy zarejestrowane pod numerami 7, 10, 14.
Sprawa oznaczona numerem 07/2007, została przekazana do Kuratorium
Oświaty przez Ministerstwo Edukacji Narodowej według daty wpływu na piśmie
wpłynęła do Kuratorium Oświaty w dniu 22 października 2007 roku, w rejestrze
skarg odnotowano datę wpływu 25 października 2007 roku. Sprawa ta wpłynęła
również z Biura Rzecznika Praw Obywatelskich w dniu 25 października 2007
roku.
Pismami z dnia 05 listopada 2007 roku znak KO-IIIb-0550/07/2007 udzielono
odpowiedzi Ministerstwu Edukacji Narodowej oraz Rzecznikowi Praw
Obywatelskich. Pismem z dnia 05 listopada 2007 roku udzielono również
odpowiedzi skarżącemu. Okazana kontrolującej odpowiedź to kserokopia pisma
oznaczonego symbolem KO-Ia/055/45/07/LK.
Skarga zarejestrowana pod numerem 14 wpłynęła do Kuratorium Oświaty
w dniu 19 listopada 2007 roku. Mimo to w rejestrze skarg jako datę wpływu
skargi odnotowano dzień 21 listopada 2007 roku. Odpowiedź na przedmiotową
skargę udzielona została w piśmie z dnia 07 grudnia 2007 roku znak KO.IIIb/0550/14/07/MK.
W dniu 10 września 2007 roku do Łódzkiego Kuratora Oświaty wpłynęło
pismo dotyczące wypadku w szkole podstawowej i nieodpowiedniego
zachowania nauczyciela w tej sytuacji. Przedmiotowe pismo zostało
zarejestrowane w rejestrze skarg pod numerem 10/2007. Nie odnotowano daty
jego wpływu w rejestrze. Pismem z dnia 13 września 2007 roku znak
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
5
K.O.Ia-0551/31/2007 poinformowano skarżącą o podjętych w sprawie
działaniach. Pismem z dnia 12 października 2007 roku skarżąca ponownie
zwróciła się do Kuratora Oświaty w przedmiotowej sprawie. Wpływ tego pisma
nie został odnotowany w rejestrze skarg. Odpowiedzi na to pismo udzielono w
piśmie z dnia 23 października 2007 roku znak K.O.Ia-0551/41/07 HC. Na
przedmiotowym piśmie naniesiono ręcznie symbol KO.IIIb-0550-10/2007. W
rejestrze skarg w rubryce „data załatwienia sprawy” wpisano datę ostatniego
pisma tj. 23 października 2007 roku.
W toku kontroli ustalono również, iż Kuratorium Oświaty prowadzi
również rejestr wpływających e-maili. Rejestr zawiera następujące rubryki: lp./
data/ nadawca/ odbiorca/ sprawa/ stan/ podpis. Są to głównie zapytania,
informacje, zaproszenia. Z wyjaśnień Pani Barbary Kochanowskiej – Łódzkiego
Kuratora Oświaty wynika, iż: „Kuratorium Oświaty odpowiada na pytania
przesyłane drogą e-mail. E-maile kierowane są na adres Kuratorium Oświaty
[email protected], dekretowane są na przez Kuratora bądź
Wicekuratora do rozpatrzenia zgodnie z kompetencjami. Odpowiedzi udzielają
wyznaczeni przez dyrektora wydziału wizytatorzy bądź inspektorzy na adres
e-mailowy pytającego.” (Zał. Nr 12).
Reasumując należy stwierdzić, że skontrolowane sprawy załatwione
zostały w terminach przewidzianych przepisami ww. ustawy z dnia 14 czerwca
1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego.
Niezależnie od powyższego zauważyć należy w kilku przypadkach w
skontrolowanych sprawach daty wpływu korespondencji do sekretariatu
Kuratorium uwidocznione na stemplu nie pokrywają się z datami wpływu
odnotowanymi w rejestrze skarg.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Integralną część protokołu stanowią załączniki:
Pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 02 marca 2007 roku znak ON.IV.
1120/439/2007,
Pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 17 kwietnia 2007 roku znak ON.IV.
1120/727/2007;
Pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 17 kwietnia 2007 roku znak ON.IV.
1120/726/2007,
Pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 24 lutego 2006 roku znak BD.VII.
1120/357/2006,
Pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 24 lutego 2006 roku znak BD.VI.
1120/358/2006,
Pismo Wojewody Łódzkiego z dnia 2 marca 2007 roku znak ON.IV.
1120/445/2007,
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
6
7. Regulamin Organizacyjny Kuratorium Oświaty w Łodzi stanowiący
załącznik do Zarządzenia Nr 282/2007 Wojewody Łódzkiego z dnia 31
lipca 2007 roku,
8. Regulamin Pracy Kuratorium Oświaty w Łodzi,
9. Pismo Łódzkiego Kuratora Oświaty z dnia 08 stycznia 2008 roku,
10. Zakres czynności Pani Reginy Szulc – pracownika prowadzącego rejestr
skarg i wniosków,
11.Pismo z dnia 08 stycznia 2008 roku Pani Reginy Szulc do kontrolującej,
12.Pismo z dnia 08 stycznia 2008 roku Łódzkiego Kuratora Oświaty dot.
e -maili.
Na podstawie §21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez
Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje,
przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co
do ustaleń zawartych w protokole.
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni
od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu
kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia
tej odmowy.
Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu
kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez
kontrolującego i realizacji wniosków.
Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z
których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki.
Kontrolująca dokonała wpisu do książki kontroli Kuratorium Oświaty pod
numerem 2/08.
Łódź, dnia ..................................... roku
Podpis kierownika
jednostki kontrolowanej
Podpis kontrolującej
………………………
……………………….
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
7
……………………………
Kontrolowany
……………………………..
Kontrolujący
8