Zarządzenie Nr 18 z 21 grudnia 2012 r.

DKN.0120.4.2012
ZARZĄDZENIE N, ł't
NACZELNEGo DYREKToRA ARCHIWÓW PAŃSTWoWYCH
z dnia ł4
2012t.
v't'.ć,.,-u{ą
/
w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt
i instrukcii w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
w archiwach państwowych
Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 20'1.1.
r. Nr 123, poz. 698 i Nr 1,71,
poz'1'076)oraz $ 3 ust.3 pkt 1i ust' 4rozporządzeniaMinistra Kultury z dnia1'6
września2002r, w sprawie postępowania z dokumentaĄry zasad jej klasyfikowania
i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167,poz.1'375)zarz4dza się,co następuje:
s1
Ustalasię:
1) instrukcję kancelarfn4 archiwów państwowycĘ stanowiąc4 zatączruk nr 1 do
zarządzenta;
f) jednoliĘ rzeczov\rywykaz akt archiwów państwowycĘ stanowiący załączniknr 2
do zarządzenia;
3) instrukcję w sprawie or1anlzacji i zakresu działania archiwów zakładowych
w archiwach państwowycĘ stanowiąc4zatączniknr 3 do zarz4dzerua.
s2
Lokal archiwum za7<ł.adowego,
nie spełniającywymagań określonychw instrukcji,
o ktorej mowa w s 1 pkt 3, zostanie dostosowany do określonychw niej wymogów
w terminiepięciu lat od dnia wejściawzycie zatządzenia.
s3
Środki ewidencyjne dokumentacji sporząd'zonew archiwum zaktadowym ptzed'
dniem wejściaw życie zarz4dzenia zachowująwazność'
s4
1,. Z dokumentacja Spraw niezakończonych do dnia 31 grudnia 201'2r. postępuje
się następująco:
1.)sprawę zatatwia się bez zrr.iany dotychczasowego znaku Sprawy az do
zakończenia sprawy albo
2) rejestrujesię sprawę ponownie w sposób określonyw instrukcji kancelaryjnej,
klasyfikując zgodnie z jednoltĘm rzeczowym wykazem akt' o którym mowa
w S 1 pkt2.
2. Wyboru sposobu postępowania, o którym mowa w ust' 1.,dokonuje kierownik
komórki or1anlzacy1nej, przekazĄąc niezwłocznre informację dyrektorowi
archiwum państwowego.
3. Na założonychdo dnia 31 grudnia2072 r' teczkach zbiorczych nie dokonuje się
zmlar. w symbolu klasyfikacyjnym, chyba że dyrektor archiwum państwowego
postanowi inaczej.
s5
1'. Dokumentacja wytwotzona i zgromadzona w archiwach państwowych przed
dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii
archiwalnych określonych w jednoliĘm rzeczowym wykazie akt, o którym
mowa w s 1 pkt 2, jeżeli doĘchczasowe przepisy określĄ ntższ4 wartość
archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres je1ptzecl.towywania.
2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinnabyc przeprowadzona
w terminie 5 1atod dnia wejściaw życieniniejszego zarządzenia,
s6
Dokumentaga, która przed dniem wejściaw zycie zarządzenianie była w archiwach
państwowych kwalifikowana na podstawie obowiązuj4cych wówczas jednoliĘch
rzeczowych wykazów ak' jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowe1o
w ykazu akt wprow adzanego niniej szym zar ządzeniem.
€7
1' Tracąmoc:
1) zarządzenie Nr 25 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia
8 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjneji jednolitego rzeczowego
wykazu akt archiwów państwowycĘ zmienione decyzj4 Nr 37 Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 20 września2004r. i decyzj4Nr 40
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowycll z dnia 29 październtka
2004r.;
2) zarządzenie Nr 11 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia
2października 2000 r' w sPrawie instrukcji o organizaĄi i zakresie działania
archiwów zaktadowych w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz
w archiwach państwowycĘ z zastrzezeniemust. 2.
2. Instrukcja o otgarizacji i zakresie dziaŁania archiwów zakładowych w Naczelnej
Dyrekcji Archiwów
Państwowych otaz w archiwach państwowych
wprowadzona zarządzetiem/ o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zachowuje moc
obowiązującą dla Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych do czasu
wydania nowej instrukcji reguĘącej organizagę i zakres działania archiwum
zakładowego,iednak nie dłużejniż do dnia 31 grudnia 2013t.
s8
Zatządzenie wchodziw życiez dniem 1 sĘcznia 2013r.
NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWoW PAŃSTWoWYCH
/0. tą{->*-h\
WadystałllStępniak
UZASADNIENIE
W 2072 r. rozPocz{. Się w archiwach państwowych stopniowy Proces
wdtazania eIektronicznegozarządzania dokumentacj4 poptzez testowanie nowego
systemu w Archiwum Państwowym w olsztynie.
Jednakze petne wdrozenie będzie mozliwe dopiero po kompleksowej
nowelizacji instrukcji kancelaryjnej oruz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
działanta archiwów zakładowycĘ które dopuszczą obok tradycyjnego sposobu
dokumentow ani a p rzebiegu zatatwiania spr aw, takze elektroniczne.
Z tego względu przygotowany zostałprojekt nowej instrukcji kancelaryjnej
i archiwalnej.
Wprowadzanie elektroniczr:e1o zarz4dzania dokumentacją ale takze
pojawienie się nowych zadań w archiwach pańs|wowych, zwŁaszcza w sferze
obronności i bezpieczeństwa państwa, systemów zarządzania jakością oraz
szacowania i analizowania ryzyka dla realizacji zadań, rzutowaĘ takze na
konieczność kompleksowej ana|izy doĘchczasowego sposobu klasyfikowania
i kwalifikowania dokumentacji \^/ archiwach państwowych. Stało Się to
przyczynkiem do opracowania nowego jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Instrukcjękancelaryjnąpodzielono na sześćczęści:
1..przepisy ogólne,
2. regulacje wtaściwe dla archiwów państwowych stosujących system
elektroniczne9o zarz4dzania dokumentacją
3. regulacjedla archiwów państwowych stosującychtradycfne rozwi4zania oparte
o akta spraw w postaci papierowej,
4, ptzepisy doĘczące przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego,
5, przepisy określaj4cepostępowanie z dokumentacją w przypadku ustania
dziatalnościArchiwum, jego komórki orgarizacyjnej lub ich reorganizacji,
6. zał'ącznikido instrukcji kancelaryjnej:
a) minimalne zestawy metadanych opisującychprzesyłkęwpĘwaj4cą, przesytkę
wychodzącą elemenĘ akt Sprawy nie będąceprzesyłkamIoraz sprawę/
b) minimalne wymagania technicznedla odwzorowań cyfrowych.
Jednolity tzeczowy wykaz akt w stosunku do doĘchczas obowiązuj4cego
ulegt znacznej przebudowie' Został on nieco vproszczorry/a zagadnienia rzeczowe
zostaĘ pogrupowane w odmienny od dotychczasowego sposób Przy czym należy
podkreślić, ze wszystkie zagadnienia z poprzedniego jednolitego rzeczowe1o
wykazu akt znalazĘ odzwierciedlenie w obecnie wprowadzanym wykazie akt'
Istotną zmlaną wynikajaca z przepisu instrukcji kancelaryjnej jest likwidacja
kolumny określaj4cej
kategorię archiwalną dokumentacji w komórkach innych niż
merytoryczne.
W instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dział.ania archiwów
zakładowych w archiwach państwowych uregulowano szczegółowo takie
zagadnieniajak:
a) organizacja i zadania archiwum zakładowego,
b) wymagania dotyczące lokalu archiwum zaktadowego/
c) zasady przejmowania dokumentacji do archiwum zakładowego/
d) przechowywanie izabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji orazprowadzenie
jej ewidencji,
e) przeprowadzanie skontrum dokumentacji orcz porz4dkowanie jej * archiwum
zaktadowym,
f) udostępnianiedokumentacji w archiwum zaktadowym,
g) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego,
h) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
I) ptzekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu wtasnego archiwum
państwowego.
zostaĘ uzupełnione przepisami
Powyższe zagadnienia
ogólnymi
i końcowymi.
W porównaniu do dotychczasowej instrukcji w projekcie starano się
uwzględnić zagadnienia związane z funkcjonowaniem archiwum zaktadowego
w warunkach postępującejinformaĘzaĄi działalnościoraz stosowania systemów
EZD. Instrukcja przewiduje więc wariantowe zasady orgalizaĄi i dziatania
archiwum zakadowego w za|eznościod systemu w jakim w danym archiwum
państwowym gromadzona jest dokumentacja, q. czy w systemie tradycfnym
(papierowym), czy zużyciemEZD oraz czy w archiwum zaktadowym stosowanesą
do pracy archiwalnej narzędzia informaĘczne,