ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE

Załącznik
do Zarządzenia wewnętrznego
nr 5/2010 Starosty Średzkiego
z dnia 16 czerwca 2010r.
ZASADY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W STAROSTWIE
POWIATOWYM W ŚRODZIE WLKP.
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogƒlne
„ 1. 1. Zasady określają :
a) cele i zadania kontroli zarządczej,
b) system kontroli zarządczej.
2. Postanowienia niniejszych zasad mają zastosowanie do wewnętrznych kom†rek
organizacyjnych Starostwa Powiatowego w Środzie Wlkp. zwanego dalej „Starostwem”
lub „jednostką”.
3. Zakres zadań oraz struktura organizacyjna wewnętrznych kom†rek organizacyjnych
Starostwa określona jest w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego
w Środzie Wlkp.
„ 2. Ilekroć jest mowa o:
1. wewnętrznej komƒrce organizacyjnej – oznacza to :
a) Wydział Organizacyjno – Prawny,
b) Wydział Promocji i Rozwoju Powiatu,
c) Wydział Polityki Społecznej,
d) Wydział Finans‚w i Budżetu,
e) Wydział Środowiska,
f) Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa Obywateli,
g) Wydział Administracji Architektoniczno – Budowlanej,
h) Wydział Gospodarki Nieruchomościami,
i) Wydział Geodezji i Kartografii,
j) Wydział Edukacji, Kultury i Sportu,
k) Wydział Komunikacji i Transportu,
l) samodzielne stanowisko ds. kontroli,
m) Powiatowego Rzecznika Konsument‚w.
2. osobach pełniących funkcje kierownicze – oznacza to kierownik‚w, zastępc‚w
kierownik‚w wydział‚w oraz Skarbnika i Sekretarza Powiatu,
3. Staroście – oznacza to Starostę Średzkiego.
ROZDZIAŁ II
Cele i zadania kontroli zarządczej
€ 3. 1. Kontrola zarządcza zwana dalej „kontrolą” stanowi og„ł działań podejmowanych
w Starostwie dla zapewnienia realizacji cel„w i zadań w spos„b zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy.
2. Celem kontroli jest zapewnienie w szczeg„lności :
a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami
wewnętrznymi;
b) skuteczności i efektywności działania;
c) wiarygodności sprawozdań;
d) ochrony zasob„w;
e) przestrzegania i promowania zasad etycznych postępowania;
f) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
g) zarządzania ryzykiem.
€ 4. 1. Istotą wsp„lną czynności kontrolnych jest szczeg„łowe zbadanie stanu faktycznego
i por„wnanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenia odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać
się według kryteri„w, do kt„rych zalicza się :
a) poprawność organizacyjną kom„rki lub stanowiska pracy z punktu widzenia
realizowanych cel„w (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność
przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunk„w działania, a także doboru
środk„w w celu wykonania założonych zadań),
b) legalność czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi,
c) gospodarność – ocena kontrolowanych zjawisk, proces„w gospodarczych
i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości
podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami
jednostki, kt„re umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach ( w danych
warunkach) optymalnych efekt„w,
d) celowość – zapewniająca eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych
z punktu widzenia interes„w jednostki, realizuje przez sprawdzenie, czy środki
finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym
w planie finansowym,
e) rzetelność – zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym.
ROZDZIAŁ III
System i standardy kontroli zarządczej
€ 5. System kontroli w Starostwie jest to zintegrowany zbi„r element„w i czynności
kontrolnych obejmujący :
1. samokontrolę,
2. kontrolę funkcjonalną,
3. kontrolę instytucjonalną.
€ 6. 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Starostwie bez
względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez
pracownik„w w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające
z posiadanego zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszych
zasad. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązk„w służbowych
w toku codziennego wykonywania zadań.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli, jest
zobowiązany :
a) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
b) niezwłocznie
poinformować
przełożonego
o
ujawnionych
nieprawidłowościach.
4. Przełożony, kt„ry został poinformowany o ujawnionych nieprawidłowościach,
zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania
w odniesieniu do ujawnionych nieprawidłowości.
€ 7. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracownik„w zatrudnionych na
stanowiskach kierowniczych oraz innych stanowiskach biorących udział w realizacji
określonych zadań, operacji, proces„w wynikających z zakres„w czynności, bądź kt„rzy do
wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepis„w.
€ 8. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez :
a) pracownika zatrudnionego na stanowisku ds. kontroli, na podstawie rocznego
planu kontroli zatwierdzonego przez Starostę,
b) kierownik„w wydział„w w zakresie właściwości kompetencyjnej w ramach
działań poszczeg„lnych wydział„w,
c) zespoły kontrolne powołane na podstawie zarządzeń Starosty Średzkiego lub
odrębnymi uchwałami Zarządu Powiatu Średzkiego.
€ 9. Kontrola powinna być :
a) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących
aktach prawnych oraz z niniejszymi zasadami, dokładnie odpowiadająca
założonym celom,
b) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć
wydaniem zaleceń pokontrolnych,
c) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiągnięcie
założonych cel„w.
€ 10. 1. Zakres kontroli obejmuje wszystkie zdarzenia związane z gromadzeniem
i rozdysponowaniem środk„w publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.
2. Elementem kontroli zarządczej jest kontrola finansowa, kt„ra obejmuje:
a) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywanie wydatk„w,
b) badanie i por„wnanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie
dotyczącym proces„w pobierania i gromadzenia środk„w publicznych, zaciągania
zobowiązań finansowych i dokonywania wydatk„w ze środk„w publicznych,
udzielania zam†wień publicznych oraz zwrotu środk†w publicznych,
c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących proces†w,
o kt†rych mowa w pkt. b.
„ 11. Podstawowe funkcje kontroli to :
1. sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane :
a) w spos†b celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad :
- uzyskiwania najlepszych efekt†w z danych nakład†w;
- optymalnego doboru metod i środk†w służących osiągnięciu założonych
cel†w;
b) w spos†b umożliwiający terminową realizację zadań;
c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
2. por†wnanie stopnia realizacji kontrolowanych zadań z przyjętymi założeniami,
3. ocenianie prawidłowości pracy,
4. wydawanie zaleceń i wniosk†w pokontrolnych.
„ 12. Kontrola składa się z pięciu wzajemnie powiązanych element†w :
1. środowiska wewnętrznego,
2. zarządzania ryzykiem,
3. mechanizm†w kontroli,
4. informacji i komunikacji,
5. monitorowania i oceny kontroli.
„ 13. 1. Właściwe środowisko wewnętrzne w Starostwie jest fundamentem dla pozostałych
element†w kontroli.
2. Odpowiednie warunki wewnętrzne wyrażać się mają w :
a) przestrzeganiu wartości etycznych w jednostce,
b) posiadaniu odpowiednich kompetencji zawodowych przez pracownik†w,
c) istnieniu odpowiedniej struktury organizacyjnej jednostki,
d) praktyki identyfikacji zadań wrażliwych,
e) właściwym powierzeniu obowiązk†w.
3. Pracownicy powinni być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce
i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań.
4. Proces zatrudniania prowadzony winien być w spos†b, kt†ry zapewnia wyb†r najlepszego
kandydata na dane stanowisko pracy. Nab†r nowych pracownik†w powinien być oparty
o jasno sformułowane kryteria w tym dotyczące poziomu wiedzy i doświadczenia.
W Starostwie powinien istnieć system lub praktyka przeszkolenia nowych pracownik†w
w podstawowym zakresie odpowiadającym powierzonym im obowiązkom – przed
rozpoczęciem przez nich pracy. Ponadto należy zapewnić rozw†j kompetencji
zawodowych pracownik†w Starostwa i os†b zarządzających.
„ 14. Struktura organizacyjna Starostwa powinna być dostosowana do cel†w i zadań, kt†re
aktualnie stoją przed jednostką do zrealizowania. Zakres zadań, uprawnień
i odpowiedzialności poszczeg†lnych kom†rek organizacyjnych jednostki oraz zakres
podległości pracownik†w powinien być określony w formie pisemnej w spos†b przejrzysty
i sp†jny. Aktualny zakres obowiązk†w, uprawnień i odpowiedzialności powinien być
określony dla każdego pracownika w spos†b precyzyjny, adekwatny do wagi podejmowanych
decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego.
„ 15. 1. W przypadku delegowania uprawnień poszczeg†lnym pracownikom ich zakres należy
precyzyjnie określić.
2. Przyjęcie tych uprawnień powinno być potwierdzone podpisem.
„ 16. 1. Zarządzanie ryzykiem służyć ma zwiększeniu prawdopodobieństwa osiągnięcia
cel†w jednostki.
2. W ramach zarządzania ryzykiem należy :
a) określać cele i zadania jednostki,
b) monitorować i oceniać realizację zadań,
c) dokonywać identyfikacji ryzyka,
d) analizować ryzyko,
e) określać reakcje na ryzyko i działania zaradcze.
3. W Starostwie sporządza się roczny plan realizacji zadań i cel†w zwany dalej „planem”.
4. Roczny plan Starostwa sporządza się po uchwaleniu planu finansowego na podstawie
przekazanych Sekretarzowi, w terminie do 31 stycznia każdego roku, propozycji
wydział†w według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych zasad.
5. W planach nie zamieszcza się zadań, kt„re zgodnie z zakresem czynności są wykonywane
na bieżąco przez pracownik„w, względnie mają charakter powtarzalny.
6. Po przeanalizowaniu przedstawionych propozycji planu Starosta do 10 lutego każdego
roku zatwierdza plan.
7. Roczny plan jest aktualizowany po każdej zmianie planu finansowego, mającej wpływ na
zakres realizowanych zadań oraz po każdej zmianie dotyczącej realizowanych zadań, bądź
wprowadzeniu nowego zadania.
8. Roczny plan jednostki aktualizowany jest stosownie do modyfikacji zakresu zadań
Starostwa wynikających ze zmian stanu prawnego i innych przyczyn.
9. Propozycję aktualizacji planu kierownicy wydział„w zobowiązani są przekazać
Sekretarzowi w formie pisemnej.
10. Aktualizacji rocznego planu dokonuje Starosta w formie pisemnej.
11. Kierownicy wydział„w zapoznają pracownik„w wydziału z przyjętym planem oraz jego
aktualizacjami.
12. Kierownicy wydział„w odpowiadają za realizację zadań i cel„w wydział„w, kt„rymi
kierują.
13. W przypadku realizacji jednego zadania przez kilka wydział„w Starosta może wyznaczyć
koordynatora realizacji zadania.
14. Kierownicy wydział„w prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań za pomocą
wyznaczonych w planie miernik„w.
15. W przypadku zagrożenia wykonania zadania Starostwa, kierownik wydziału w terminie
odwrotnym informuje o tym fakcie na piśmie Starostę. Informacja winna zawierać nazwę
zadania, poziom osiągniętych miernik„w w odniesieniu do poziomu zakładanego oraz
przyczyny nieosiągnięcia zamierzonych wartości docelowych, a także propozycje działań
zaradczych według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszych zasad. Starosta po
otrzymaniu informacji określa akceptowany poziom ryzyka oraz rodzaj reakcji w stosunku
do tego ryzyka, a także określa działania, kt„re należy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka
do akceptowanego poziomu.
16. Sekretarz sporządza syntetyczną informację o wykonaniu planu realizacji zadań i cel„w
Starostwa za rok poprzedni do 28 lutego roku następnego. Podstawę sporządzenia
informacji stanowi sprawozdanie wydział„w składane Sekretarzowi do 31 stycznia
każdego roku według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszych zasad.
€ 17. W Starostwie wprowadza się następujące mechanizmy kontroli :
a) dokumentowanie systemu kontroli,
b) nadz„r nad wykonywaniem zadań,
c) ciągłość działalności jednostki,
d) ochrona zasob„w jednostki,
e) mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
f) mechanizmy kontroli dotyczące system„w informatycznych.
€ 18. 1. Procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres
obowiązk„w, uprawnień i odpowiedzialności pracownik„w i inne dokumenty wewnętrzne
stanowią dokumentację systemu kontroli.
2. Dokumentacja powinna być sp„jna i dostępna dla wszystkich os„b, dla kt„rych jest
niezbędna.
€ 19. 1. W Starostwie prowadzi się nadz„r nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej,
efektywnej i skutecznej realizacji.
2. Nadz„r sprawowany jest przez Starostę oraz kierownik„w wydział„w i obejmuje
w szczeg„lności jasne komunikowanie obowiązk„w, zadań i odpowiedzialności każdemu
z pracownik„w, systematyczną ocenę ich pracy w niezbędnym zakresie oraz
zatwierdzanie wynik„w pracy w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie
z zamierzeniami.
€ 20. Celem odpowiednich mechanizm„w kontroli ma być utrzymanie w każdym czasie
i okolicznościach, ciągłości działalności Starostwa w szczeg„lności operacji finansowych
i gospodarczych oraz ochrona zasob„w finansowych, materialnych i informacyjnych.
Osiągnięcie tego celu możliwe jest poprzez wykorzystanie wynik„w analizy ryzyka.
€ 21. 1. Dostęp do zasob„w jednostki mają wyłącznie upoważnione osoby. Starosta powierza
wyznaczonym pracownikom odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe
wykorzystanie zasob„w jednostki.
2. Jednostka winna posiadać odpowiednie mechanizmy zabezpieczające newralgiczne
miejsca np. serwery, kancelarie tajne, magazyny, archiwa (ograniczyć uprawnienia do
wchodzenia do zabezpieczonych pomieszczeń, systemy alarmowe, systemy
przeciwpożarowe itp.).
€ 22. 1. Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych zapewniać
winny :
a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych
i gospodarczych,
2.
3.
4.
5.
b) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez osoby do tego
upoważnione,
c) podział kluczowych obowiązk„w,
d) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.
Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące zdarzenia powinny
być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji
finansowej, gospodarczej lub innego zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania
i po zakończeniu.
Osoby upoważnieni zatwierdzają wszelkie operacje finansowe i gospodarcze przed ich
realizacją. Poszczeg„lne czynności związane z realizacją operacji finansowych lub
gospodarczych powinny być wykonywane wyłącznie przez pracownik„w do tego
upoważnionych. Operacje gospodarcze i inne istotne zdarzenia powinny być
weryfikowane przed i po realizacji.
Kluczowe obowiązki dotyczące zatwierdzania, realizacji i księgowania operacji
finansowych, gospodarczych i innych zdarzeń należy rozdzielać pomiędzy r„żnych
pracownik„w, z uwzględnieniem obowiązk„w i odpowiedzialności gł„wnego księgowego
jednostki określonych w przepisach prawa.
Gł„wny księgowy Starostwa jest pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie
rachunkowości jednostki, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywanie
wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym
oraz dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokument„w dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
€ 23. Starostwo winno posiadać mechanizmy kontroli dotyczące system„w informatycznych.
€ 24. Właściwa informacja i komunikacja w Starostwie odbywa się poprzez zapewnienie
wszystkim pracownikom jednostki dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez
nich obowiązk†w.
„ 25. 1. Starosta odpowiedzialny jest za monitorowanie i ocenę kontroli zarządczej
w jednostce. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli mogą być zobowiązane także inne
osoby pełniące funkcje kierownicze.
2. Źr†dłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli przez Starostę powinny być
w szczeg†lności wyniki: monitorowania oraz przeprowadzonych audyt†w i kontroli.
„ 26. Zasady organizacji kontroli zarządczej i jej przeprowadzania w Starostwie uregulowane
są w odrębnym Zarządzeniu Starosty.
ROZDZIAŁ IV
Przepisy przejściowe
„ 27. 1. Roczny plan realizacji zadań i cel†w Starostwa na 2010r., o kt†rym mowa
w „ 16 ust. 3, zostanie sporządzony nie p†źniej niż do 31 lipca 2010r. na podstawie
przekazanych Sekretarzowi, w terminie do 15 lipca 2010r. propozycji wydział†w według
wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszych zasad.
2. Starosta po dokonaniu analizy planu na 2010r. dokona jego zatwierdzenia w terminie do
15 sierpnia 2010r.
Załącznik nr 1
do zasad kontroli zarządczej
w Starostwie Powiatowym
w Środzie Wlkp.
...................................................................
(nazwa kom„rki organizacyjnej Starostwa)
Plan realizacji zadań i celƒw w roku .......................
Lp.
Zadanie
(opis zadania i
opis celu)
Nazwa x)
Miernik
Wartość z tego:
docelowa
rok
rok
rok
zakładaxx)
xx)
.......
.....
...... xx)
na
Odpowiedzialna kom„rka Uwagi
organizacyjna
...................................................................
(data i podpis kierownika kom„rki organizacyjnej)
x) jako nazwę miernika należy rozumieć np.: koszt, wartość, ilość, termin realizacji
xx) w przypadku zadania wieloletniego należy określić planowane wartości na poszczeg†lne
lata realizacji
Załącznik nr 2
do zasad kontroli zarządczej
w Starostwie Powiatowym
w Środzie Wlkp.
...................................................................
(nazwa kom„rki organizacyjnej Starostwa)
Informacja o zagrożeniu wykonania zadania na dzień ....................
Lp.
Zadanie
(opis
zadania i
opis celu)
Nazwa x)
Miernik
Wartość
Docelowa Rzeczywista
(zakładana)
Przyczyny
Propozycje
nieosiągnięcia działań
zamierzonych zaradczych
wartości
Uwagi
...................................................................
(data i podpis kierownika kom„rki organizacyjnej)
x) jako nazwę miernika należy rozumieć np.: koszt, wartość, ilość, termin realizacji
Załącznik nr 3
do zasad kontroli zarządczej
w Starostwie Powiatowym
w Środzie Wlkp.
...................................................................
(nazwa kom„rki organizacyjnej Starostwa)
Sprawozdanie z realizacji zadań i celƒw w roku ....................
Lp.
Zadanie
(opis zadania Nazwa x)
i opis celu)
Miernik
Wartość
Docelowa
Rzeczywista
(zakładana)
Przyczyny
nieosiągnięcia
zamierzonych
wartości
Uwagi
...................................................................
(data i podpis kierownika kom„rki organizacyjnej)
x) jako nazwę miernika należy rozumieć np.: koszt, wartość, ilość, termin realizacji