Zarządzanie finansami - Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Leonardo da Vinci
Zarządzanie projektem TOI 2013
Zarządzanie finansami projektu
Koszty uprawnione
Ogólne zasady sprawozdawczości
Szkolenie dla Beneficjentów TOI 2013
Warszawa, 7 października 2013r.
SPIS TREŚCI
1. Ogólne zasady finansowe
2. Koszty uprawnione i nieuprawnione
3. Kalkulacja ostatecznej kwoty dofinansowania
4. Polityka kursowa
5. Sprawozdanie finansowe
5.1 Identyfikacja projektu
5.2 Tabela G.1 (a, b, c) – budżet całkowity
5.3 Koszty osobowe
5.4 Koszty podróży i utrzymania
5.5 Koszty sprzętu
5.6 Koszty inne
5.7 Koszty podwykonawstwa
5.8 Koszty pośrednie
6. Opisy dokumentów księgowych
7. Wytyczne do raportów końcowych
8. Najczęstsze błędy raportów
PROGRAM LEONARDO DA VINCI
1. OGÓLNE ZASADY FINANSOWE

zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków,

zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont
analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania
wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania
projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie
obowiązywania umowy,

brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV,

ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy
dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.
2. KOSZTY UPRAWNIONE
 poniesione w okresie określonym w umowie,
 związane z projektem (istotne dla projektu, zgodne z wnioskiem),
 związane z działaniami projektu podejmowanymi w krajach uczestniczących
w Programie,
 uzasadnione i racjonalne (zasady ekonomicznego zarządzania finansowego),
 faktycznie poniesione przez Beneficjenta i członków konsorcjum (partnerów),
 identyfikowalne i weryfikowalne (udokumentowane w księgach rachunkowych
zgodnie ze stosownymi przepisami).
2. KOSZTY NIEUPRAWNIONE
 koszty obsługi pożyczki,
 straty wynikające z różnic kursowych, straty powstałe na operacjach walutowych,
 podatek od towarów i usług (VAT) chyba, że wnioskodawca może wykazać, że nie może go odzyskać,
 koszty sfinansowane w ramach innego projektu lub programu finansowanego ze środków UE,
 w przypadku leasingu/wynajmu sprzętu: koszty opcji wykupu po zakończeniu okresu najmu/leasingu,
 koszty związane z przygotowaniem wniosku o udział w programie „Uczenie się przez całe życie”,
 koszty otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego,
 wydatki wykazane w kategorii, w której nie wnioskowano o dofinansowanie,
 brak właściwego opisu na dokumencie (patrz rozdział 6: Opis dokumentów księgowych),
 brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na kopiach dokumentów.
UWAGA:
 W przypadku kopii dokumentów finansowych należy potwierdzić za zgodność z oryginałem wszystkie strony
dokumentów (również te z opisem na odwrocie).
 Partner opisuje faktury na oryginałach i potwierdza za zgodność z oryginałem kopię dokumentu
(koordynator projektu nie poświadcza za zgodność z oryginałem kopii dokumentu partnera, chyba że miało to
miejsce).
 Koszty przejazdu taksówką nie są uprawnione w projekcie. Podróż należy zorganizować najbardziej ekonomicznym
środkiem transportu. Informujemy, że mogą Państwo na etapie raportu końcowego wykazać koszty przejazdu
taksówkami ale należy złożyć wraz z raportem końcowym stosowne wyjaśnienia, dlaczego podróż zorganizowano
powyższym środkiem transportu.
3. KALKULACJA OSTATECZNEJ KWOTY
DOFINANSOWANIA
Całkowity szacunkowy budżet projektu wg umowy: 400 000 euro.
Maksymalna kwota środków LdV ustalona w umowie = 300 000 euro
Procentowe dofinansowanie (wg umowy): max. 75%
Kwota zadeklarowana w sprawozdaniu: 390 000 euro
Nieuprawnione koszty: 10 000 euro
Całkowite koszty uprawnione projektu: 380 000 euro
Procentowe dofinansowanie (wg umowy): max. 75%
Ostateczna uprawniona kwota środków finansowych Programu LdV:
380 000 euro x 75% = 285 000 euro
4. POLITYKA KURSOWA
Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR
Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie realizacji
działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów
rzeczywistych.
Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategorii
zryczałtowanych kosztów pośrednich poniższe wytyczne nie mają zastosowania;
beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb
rozliczeniowych.
4. POLITYKA KURSOWA
Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d.
UWAGA:
• Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie
waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty.
• Dokument wystawiony w walucie EUR
Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej
dokonano za niego zapłaty. Np. w przypadku biletu lotniczego wystawionego w EUR, gdzie płatność
została dokonana kartą kredytową w PLN, podstawą jest kwota wynikająca z biletu, tj. w EUR.
• Dokument wystawiony w walutach innych niż EUR
Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR, przy
czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie kwotę zapłaty,
jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu.
4. POLITYKA KURSOWA
Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować:
• miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i
opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez
Narodową Agencję na rzecz beneficjenta
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&SearchField=&Period=20
09-2&Delim=,&Language=en
Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o dacie przekazania
płatności.
4. POLITYKA KURSOWA
Gdy umowa finansowa narzuca stosowanie dwóch lub więcej kursów:
Kurs ten należy stosować do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w
okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej do dnia poprzedzającego
następną płatność zaliczkową.
Oznacza to, iż kurs pierwszej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich
poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów (pierwszy
dzień obowiązywania umowy finansowej) do dnia poprzedzającego wypłatę
drugiej zaliczki.
Natomiast kurs ostatniej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich
wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności
kosztów (ostatni dzień obowiązywania umowy finansowej).
UWAGA:
Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data
faktycznej zapłaty zobowiązania.
5. SPRAWOZDANIE FINANSOWE
Wskazówki dotyczące raportowania (tabele finansowe EXCEL):
zacznij wypełniać tabele finansowe od początku realizacji projektu,
zbieraj i sprawdzaj dokumenty na bieżąco (beneficjenta i partnerów),
zachowaj wszelką korespondencję, w tym wiadomości e-mail,
przeczytaj uważnie wskazówki dla Beneficjentów dot. instrukcji
wypełniania tabel finansowych,
w celu utrzymania integralności tabeli, nie używaj "kopiuj/ wklej"
podczas wypełniania tabeli,
postępuj zgodnie z instrukcjami opublikowanymi na stronie internetowej
Narodowej Agencji.
UWAGA:
TABELE FINANSOWE MUSZĄ BYĆ WYPEŁNIONE W JĘZYKU PARTNERSTWA.
Identyfikacja projektu
5.1. IDENTYFIKACJA PROJEKTU
PROJECT IDENTIFICATION
Project Reference:
Tu prosimy wpisać nr projektu
(example) 2009-1-PL1-LEO05-05010
Agreement Number:
Tu prosimy wpisać nr umowy z NA
(example) 2010-1-PL1-LEO05-11400
Language (please select):
Wyboru języka tabeli dokonuje się klikając
na niniejsze pole i wybierając język z listy
EN / DE / FR
Start Date (dd/mm/yyyy)
Tu prosimy wpisać datę rozpoczęcia
projektu, zgodnie z umową finansową
End Date (dd/mm/yyyy)
Tu prosimy wpisać datę zakończenia
projektu, zgodnie z umową
finansową/aneksem
Identyfikacja projektu
5.1 TABELA G.1 (a, b, c) – BUDŻET CAŁKOWITY
5.2 PODZIAŁ KOSZTÓW WEDŁUG PARTNERÓW:
a. PRZYCHODY PROJEKTU
b. WYDATKI PONIESIONE
5.2 PODZIAŁ KOSZTÓW WEDŁUG PARTNERÓW:
C. PRZELEWY GRANTU DO PARTNERÓW
5.3 KOSZTY OSOBOWE (DIRECT)




wynagrodzenia osób pracujących na rzecz projektu: umowy stałe lub czasowe (+ ZUS, podatek dochodowy),
premie, premie motywacyjne, nagrody – tylko jeśli są wpisane w regulaminie jako stała składowa wynagrodzenia,
stawki rzeczywiste za dzień pracy x ilość dni na rzecz projektu,
osoby zatrudnione przez Beneficjenta i Partnerów nie mogą wykonywać prac jako podwykonawcy.
5.4 KOSZTY PODRÓŻY i UTRZYMANIA (DIRECT)










koszty podróży osób zatrudnionych w projekcie na spotkania bezpośrednio związane z projektem,
koszty faktycznie poniesione (rzeczywiste koszty podróży), zgodnie z procedurami normalnie stosowanymi w instytucji Beneficjenta i
Partnera w odniesieniu do zasad „Przewodnika dla beneficjentów 2013” oraz „wytycznych do raportów końcowych 2013”,
opłaty wizowe, ubezpieczenia podróży oraz koszty anulowania rezerwacji,
koszty dojazdu na szkolenie w Narodowej Agencji,
preferowane ekonomiczne środki transportu,
koszty wyżywienia, noclegu i przejazdów lokalnych osób zatrudnionych w projekcie (koszty pobytu innych osób to koszty inne),
koszty kalkulowane w oparciu o wewnętrzne przepisy organizacji partnerskiej: refundacja kosztów na podstawie rachunków lub wypłata
diety,
wymagany dowód pobytu i noclegu (np.rachunek/faktura), wymagany dowód wypłaty/otrzymania diety (np. delegacja),
koszty nie mogą przekroczyć maksymalnych stawek podanych przez KE,
proporcjonalnie zmniejszone jeśli noclegi, posiłki, przejazdy lokalne były zapewnione i opłacone przez stronę trzecią.
5.5 KOSZTY SPRZĘTU (DIRECT)
Limit: 10% kosztów bezpośrednich projektu




koszty zakupu, wynajmu/leasingu sprzętu włącznie z kosztami instalacji, konserwacji i ubezpieczenia,
konieczne do osiągnięcia celów projektu, zawarte we wniosku i należycie uzasadnione,
uprawnione tylko koszty amortyzacji (zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi Beneficjenta/Partnera),
obowiązują zasady udzielania zamówień publicznych.
5.6 KOSZTY INNE (DIRECT)








upowszechnianie, ewaluacja, koszty drobnych tłumaczeń,
kopiowanie (nie dot. materiałów związanych z zarządzaniem projektem), wydanie materiałów poseminaryjnych,
zakup materiałów do wytworzenia produktów (ryzy papieru, DVD, CD), produkcja wideo,
ogłoszenia w prasie, promocja, opłaty konferencyjne,
zakup książek, badań, danych elektronicznych, zakup praw autorskich,
koszty podróży osób trzecich (np. ekspertów, prelegentów, podwykonawców, osób nie będących pracownikami instytucji i
partnerów),
wynajem sal konferencyjnych (możliwy w innym wydziale/jednostce lub na zewnątrz), wynajem powierzchni wystawienniczej,
koszty utrzymania na terenie tego samego miasta np. Warszawa – Warszawa, catering.
5.7 KOSZTY PODWYKONAWSTWA (DIRECT)
Limit: 30% całkowitych kosztów projektu




koszty usług zleconych na zewnątrz,
tłumaczenia (należy podawać informację jakiego tłumaczenia dotyczy wydatek),
obowiązują przepisy o udzielaniu zamówienia (zasady przejrzystości i równego traktowania, dbałość o unikanie konfliktu interesów),
umowa z podwykonawcą - wykonawcą będącym podmiotem, organizacją lub osobą
(tylko wtedy, jeśli osoba ta nie jest zatrudniona przez żadną z partnerskich organizacji wchodzących w skład konsorcjum),
zarządzanie i ogólne administrowanie nie może być zlecone podwykonawcy.

Zasady w odniesieniu do udzielania zamówienia:
1.
2.
3.
4.
Poniżej 12 500 euro: faktura.
Od 12 500 do 25 000 euro: procedura z udziałem min. 3 oferentów.
Od 25 000 do 60 000 euro: procedura z udziałem 5 oferentów.
Powyżej 60 000 euro: krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych.
5.8 KOSZTY POŚREDNIE (INDIRECT)
Kwota ryczałtowa – 7% kosztów bezpośrednich






koszty sprzętu związane z administracją projektu,
koszty komunikacji (faks, telefon, wysyłka materiałów),
czynsz, elektryczność pomieszczeń,
materiały biurowe,
koszty przelewów,
koszty podróży dot. przejazdów na terenie tego samego miasta.
6. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
Dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być opisane tak, aby widoczny był związek z projektem.
Opis dokumentu księgowego musi zawierać co najmniej:
•
krótki opis czego dotyczy;
•
numer umowy o dofinansowanie;
•
pozycję kosztową projektu (numer referencyjny z tabel finansowych G.1-7);
•
nazwę kategorii budżetowej w ramach, której wydatek został poniesiony;
•
kwotę rozliczaną w projekcie (kwotę należy podać w walucie wystawienia dokumentu księgowego;
w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku źródeł finansowania należy podać każde z nich);
•
odniesienie do Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy);
•
jeżeli dokumenty partnerów wystawione są w innym języku niż polski albo angielski
należy na ich odwrocie zamieścić krótkie tłumaczenie.
---------------------------------------------------------------------------------------

Opisy dokumentów należy umieszczać na dokumencie (awers/rewers).
Opis musi być opatrzony podpisem osoby tego dokonującej.
7. WYTYCZNE W RAMACH PROGRAMU
„UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE”
Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu
„Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci” nie zwalniają z
obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach
publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do
kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które
mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach
Programu „Uczenie się przez całe życie – Leonardo da Vinci”.
8. NAJCZĘSTSZE BŁĘDY RAPORTÓW
 brak podpisu, daty i pieczęci osoby uprawnionej w tabeli G1,
 błędne dane, nieuwzględnianie aneksów zawartych z NA (Tabela G1, kolumna B –
Contractual budget),
 lakoniczne opisy kosztów lub ich brak,
 błędne daty, niespójny format wpisywanych dat (dd/mm/yyyy),
 niekompletność tabel (brak dat, kwot, opisów).
Kontakt
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa
tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321
fax: (22) 463 10 21
Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV:
Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142
[email protected]
Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145
[email protected]

Zarządzanie finansami - Program Leonardo da Vinci

Transkrypt

Podobne dokumenty

PROGRAM LEONARDO DA VINCI 2008

wyjazdy na staże zagraniczne w projektach PLM

DODATKOWE KSZTAŁCENIE ZAWODOWE Z WYKORZYSTANIEM

W dniu 4 czerwca 2013r. Zespól Szkół Nr 1 otrzymał oficjalne pismo

więcej… - Fundacja Vide Supra

Leonardo da Vinci

O programie Leonardo da Vinci Program