regulamin rozpatrywania skarg przez forum towarzystwo funduszy

REGULAMIN
ROZPATRYWANIA SKARG
PRZEZ
FORUM TOWARZYSTWO FUNDUSZY INWESTYCYJNYCH
SPÓŁKA AKCYJNA
Data przyjęcia Regulaminu: 15 kwietnia 2013 roku na podstawie uchwały
Zarządu FORUM TFI S.A. nr 38/04/2013.
Data zmian Regulaminu: 19 marca 2014 roku na podstawie uchwały Zarządu
FORUM TFI S.A. nr 53/03/2014.
1
§1
„Regulamin Rozpatrywania Skarg przez FORUM Towarzystwo Funduszy
Inwestycyjnych Spółka Akcyjna”, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady
rozpatrywania przez Towarzystwo skarg składanych przez Klientów.
§2
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) Agencie Transferowym – rozumie się przez to podmiot, który na zlecenie
Funduszu prowadzi rejestr uczestników Funduszu oraz wykonuje inne
czynności na rzecz Funduszu na podstawie umowy z Funduszem;
2) Dystrybutorze – rozumie się przez to inne niż Towarzystwo podmioty
prowadzące
zbywanie
i odkupywanie
jednostek
uczestnictwa
oraz
przyjmujące inne oświadczenia woli dotyczące uczestnictwa w FIO lub SFIO
lub inne niż Towarzystwo podmioty przyjmujące zapisy na certyfikaty
inwestycyjne Funduszy będących funduszami inwestycyjnymi zamkniętymi
oraz przyjmujące inne oświadczenia woli dotyczące uczestnictwa w tych
Funduszach;
3) FIO – rozumie się przez to Fundusz będący funduszem inwestycyjnym
otwartym;
4) Funduszu lub Funduszach – rozumie się przez to fundusze inwestycyjne
utworzone, reprezentowane i zarządzane przez Towarzystwo;
5) Kliencie – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę
organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, będącą uczestnikiem
Funduszu lub na rzecz której Towarzystwo świadczy usługi, w tym w
szczególności usługę zarządzania portfelami w skład których wchodzi jeden
lub większa liczba instrumentów finansowych lub usługę pośrednictwa w
zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa lub tytułów uczestnictwa lub
która jest zainteresowana świadczeniem przez Towarzystwo na jej rzecz
usługi;
6) SFIO - rozumie się przez to Fundusz będący specjalistycznym funduszem
inwestycyjnym otwartym;
7) skargach - rozumie się przez to każde wystąpienie kierowane do
Towarzystwa przez jego Klienta, odnoszące się do jego zastrzeżeń
dotyczących usług świadczonych przez Towarzystwo lub działalności
Towarzystwa lub Funduszu jak też zastrzeżeń dotyczących usług lub
działalności podmiotów świadczących usługi na rzecz Towarzystwa lub
Funduszu, w tym dotyczących usług lub działalności Dystrybutorów;
8) Towarzystwie - rozumie się przez to FORUM Towarzystwo Funduszy
Inwestycyjnych S.A. z siedzibą w Krakowie.
§3
Proces rozpatrywania skarg przez Towarzystwo przeprowadzany jest
bezzwłocznie i cechuje się rzetelnością, wnikliwością, obiektywizmem oraz
poszanowaniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa i dobrych
obyczajów.
§4
Towarzystwo podlega nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego.
2
§5
W przypadku Klientów, będących konsumentami, istnieje możliwość zwrócenia
się o pomoc do Miejskich i Powiatowych Rzeczników Konsumenta.
§6
1. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości dotyczących usług świadczonych
przez Towarzystwo lub działalności Towarzystwa lub Funduszu, Klient
powinien niezwłocznie zgłosić powyższy fakt Towarzystwu oraz przedstawić
charakter nieprawidłowości. Klient jest również uprawniony do składania
Towarzystwu skarg dotyczących usług lub działalności podmiotów
świadczących usługi na rzecz Towarzystwa lub Funduszu, w tym dotyczących
usług lub działalności Dystrybutorów.
2. Skarga powinna zostać złożona w formie pisemnej lub drogą faksową.
3. Skarga może być złożona:
1) bezpośrednio w Towarzystwie:
a) drogą listowną na adres siedziby Towarzystwa, lub
b) faxem (nr faxu: +48 12 429-55-93 wew. 106), lub
c) bezpośrednio w siedzibie Towarzystwa;
2) za pośrednictwem:
a) Agenta Transferowego – w zakresie dotyczącym FIO lub SFIO (dane
teleadresowe Agentów Transferowych są zamieszczone w prospektach
informacyjnych poszczególnych Funduszy);
b) Dystrybutora (wykaz Dystrybutorów oraz dane
teleadresowe
Dystrybutorów
są
zamieszczane
odpowiednio
w
prospektach
informacyjnych lub w warunkach emisji poszczególnych serii
certyfikatów inwestycyjnych Funduszy oraz w przypadku FIO i SFIO na stronie internetowej Towarzystwa);
c) podmiotu, któremu Towarzystwo zleciło
częścią portfela inwestycyjnego Funduszu.
zarządzanie
całością
lub
4. W przypadku złożenia skargi w sposób inny niż za pośrednictwem poczty,
kuriera lub faksem, Towarzystwo, na życzenie Klienta, przekazuje mu
pisemne potwierdzenie złożenia skargi.
5. Skarga może być składana przez pełnomocnika Klienta, dysponującego
pełnomocnictwem posiadającym zwykłą formę pisemną.
§7
W skardze należy podać wszelkie informacje, jakie mogą być pomocne przy jej
rozpatrzeniu, jak również dołączyć do niej kopie dokumentów związanych ze
stwierdzoną nieprawidłowością, wskazujące zasadność skargi.
§8
1. Skargi będą rozpatrywane w ciągu 30 dni od daty zgłoszenia. W sprawach
szczególnie zawiłych termin ten może ulec wydłużeniu, przy czym
Towarzystwo w takim przypadku zawiadamia Klienta o przyczynach zwłoki i
wskazuje okoliczności, które muszą zostać wyjaśnione oraz przewidywany
3
termin załatwienia sprawy nie dłuższy jednak niż 90 dni od daty zgłoszenia
skargi.
2. Do terminów, o których mowa w ust. 1 powyżej, nie wlicza się okresu
oczekiwania przez Towarzystwo na dokumenty lub informacje od Klienta lub
podmiotów trzecich w przypadku, gdy takie dokumenty lub informacje są w
ocenie Towarzystwa niezbędne do rozpatrzenia skargi.
§9
1. Na złożoną skargę Towarzystwo udzieli odpowiedzi pisemnie lub drogą
faksową.
2. Odpowiedź w formie pisemnej sporządzana będzie przy użyciu czcionki
wielkości co najmniej 10, a na uzasadnione żądanie Klienta – przy użyciu
dużej czcionki, tzw. large print.
3. Treść odpowiedzi będzie zawierać w szczególności:
1) uzasadnienie faktyczne i prawne, chyba że nie wymaga tego charakter
podnoszonych zarzutów;
2) wyczerpującą informację na temat zgłoszonego problemu ze wskazaniem
odpowiednich fragmentów umowy z Klientem lub wzorca umowy oraz
stosownych przepisów prawa, chyba że nie wymaga tego charakter
podnoszonych zarzutów;
3) wskazanie osoby udzielającej odpowiedzi ze wskazaniem jej stanowiska
służbowego;
4) pouczenie o możliwości wystąpienia z powództwem do właściwego sądu
powszechnego.
§10
1. Od decyzji Towarzystwa nie uznającej zasadności skargi Klientowi przysługuje
prawo odwołania się w ciągu 14 dni od daty doręczenia decyzji Towarzystwa o
nie uznaniu skargi. Postanowienia § 6 ust. 2-5 stosuje się odpowiednio.
2. Towarzystwo dokonuje powtórnego rozpatrzenia skargi Klienta w ciągu 14
dni od daty złożenia odwołania. Postanowienia § 9 stosuje się odpowiednio.
3. Niezależnie od skorzystania z postępowania opisanego w niniejszym
Regulaminie, Klient ma prawo wystąpić z powództwem przeciwko
Towarzystwu do właściwego sądu powszechnego.
§11
Skargi, które dotyczą usług lub działalności podmiotów świadczących usługi na
rzecz Towarzystwa lub Funduszu, w tym w szczególności dotyczące usług lub
działalności Dystrybutorów lub podmiotów które realizują zlecenia przekazywane
do tych podmiotów przez Towarzystwo w ramach świadczenia przez Towarzystwo
usług zarządzania portfelami, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba
instrumentów finansowych oraz usług pośrednictwa w zbywaniu i odkupywaniu
jednostek uczestnictwa oraz tytułów uczestnictwa, przekazywane są przez
Towarzystwo do odpowiedniego podmiotu, z usługami lub działalnością którego
dana skarga jest związana. Podmiot, którego skarga dotyczy, rozpatruje ją na
zasadach wskazanych w jego przepisach wewnętrznych.
4
§12
1. Towarzystwo może zlecić rozpatrywanie skarg związanych z FIO lub SFIO
Agentowi Transferowemu.
2. W przypadku o którym mowa w ust. 1 powyżej Towarzystwo może przyjąć
odrębne procedury rozpatrywania skarg dla tych Funduszy.
§13
1. Towarzystwo prowadzi rejestr skarg, a także przechowuje i archiwizuje
składane skargi, w sposób umożliwiający odtworzenie ich treści oraz treści
odpowiedzi, przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego
po roku, w którym dana skarga została złożona.
2. Rejestr skarg o którym mowa w ust. 1 powyżej prowadzony jest w formie
papierowej lub elektronicznej.
3. Nadzór nad prowadzeniem rejestru skarg sprawuje osoba zajmująca w
Towarzystwie stanowisko inspektora nadzoru.
§14
1. Towarzystwo zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do niniejszego
Regulaminu. Zmieniony Regulamin zostanie opublikowany na stronie
internetowej Towarzystwa pod adresem www.forumtfi.pl i wchodzi w życie w
terminie 14 dni od dnia publikacji.
2. Zmiana niniejszego Regulaminu wymaga uchwały Zarządu Towarzystwa.
5