praktyczny poradnik dla pracodawców

1
Jak zgodnie z prawem zatrudniać
i zwalniać pracowników
PRAKTYCZNY PORADNIK
DLA PRACODAWCÓW
Kraków, aktualizacja 2016
Spis treści
2
I. Rekrutacja pracowników
1. Zakres informacji, jakich można żądać od kandydatów
2. Dokumentowanie procesu rekrutacyjnego
b. Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych
II. Zawarcie umowy o pracę
3. Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę
III. Porządek i dyscyplina pracy pracowników
1. Procedura nakładania kar porządkowych
2. Kontrola procesów pracy
3. Kontrola trzeźwości
IV. Rozliczenia między pracownikiem a pracodawcą
1. Potrącenia
2. Zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń
a. Błąd pracodawcy
b. Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej
V. Rozwiązanie umowy o pracę
3.
Wstęp
Poradnik przeznaczony jest dla pracodawców,
niezależnie od tego, czy zatrudniają jednego pracownika, czy też posiadają złożoną organizację
3
I. Rekrutacja pracowników
4
5
Wielokrotnie wewnętrzne procedury korporacyjne lub też wymagania
obsługiwanych przez pracodawców klientów wymagają pozyskania
jak największej ilości informacji o kandydatach do pracy. Powstaje
wówczas problem, jak daleko pracodawca może ingerować w sferę
prywatności kandydatów do pracy, nie narażając się jednocześnie na
naruszenie ich praw oraz dóbr osobistych.
1. Zakres informacji, jakich można żądać od kandydatów
Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania następu jących informacji:
a. imienia (imion) i nazwiska,
b. imion rodziców,
c. daty urodzenia,
d. miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji),
e. wykształcenia,
f. przebiegu dotychczasowego zatrudnienia,
g. innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk
oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych
jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze
szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
h. numeru PESEL pracownika,
i. innych danych osobowych niż określone powyżej, jeżeli obowiązek
ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Wskazane powyżej punkty a-i nie wymagają dodatkowego wyjaśnienia,
dlatego w tym miejscu omówimy kwestię innych danych osobowych
w kontekście najczęściej pojawiających się problemów praktycznych.
6
• Żądanie od kandydatów do pracy przedstawienia informacji
go stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia
określonej działalności gospodarczej.
Dotyczyć to może zatem przede wszystkim pracowników samorzą prokuratorów, sędziów, policjantów, agentów celnych, detektywów,
•
siadanych uprawnieniach do dostępu do informacji niejawnych.
korzystaniem informacji niejawnych albo na rzecz podmiotów prze twarzających informacje niejawne, zaś rekrutacja dotyczy stanowiska,
na którym odbywa się ich wykorzystanie, może wymagać od kandy stępu do informacji niejawnych – tzw. poświadczenia bezpieczeństwa.
7
2. Dokumentowanie procesu rekrutacyjnego
Pracodawca może żądać od kandydata następujących dokumentów:
•
należy pamiętać, że można żądać uzupełnienia wyłącznie tych
obejmują one ani zdjęcia kandydata, ani jego sytuacji rodzinnej;
•
mentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących
• dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
•
-
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do
pracy na określonym stanowisku;
• innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika
czenie bezpieczeństwa).
Kandydat może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające
miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia,
8
pracy.
Należy również pamiętać, że zgoda kandydata na przetwarzanie in nia tych informacji.
Odnośnie przechowywania dokumentów, wskazujemy, iż nie ma
obowiązku przechowywania dokumentów z rekrutacji. Dokumenty
takie zakwalifikowane są do grupy Bc. Symbolem tym oznacza
się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która
po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.
Należy jednak pamiętać, że zawierają one dane osobowe kandydatów, które podlegają ochronie. Pracodawca (jako administrator da nych) jest oczywiście obowiązany zastosować środki zabezpiecza nieupoważnionym).
Co więcej, zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Oso bowych dane osobowe kandydatów przesłane na potrzeby rekrutacji
powinny być po jej zakończeniu zniszczone lub odesłane osobom, które ostatecznie nie zostały zatrudnione.
9
b. Nagrywanie rozmów rekrutacyjnych
Nagranie kandydata bez jego wiedzy lub zgody narusza konstytucyjne
prawa jednostki, takie jak prawo do tajemnicy komunikowania się i do
ochrony prywatności. Sankcje bezprawnego naruszenia praw jednostki
przewiduje Kodeks cywilny, w szczególności w postaci konieczności
zapłaty odszkodowania lub zadośćuczynienia.
Aby móc zgodnie z prawem nagrywać rozmowy rekrutacyjne należy
w szczególności uprzednio poinformować kandydata o takiej
możliwości, a najpewniejszym rozwiązaniem będzie uzyskanie od
niego pisemnej zgody.
Niezależnie od powyższego zalecanym rozwiązaniem jest również
umieszczenie w ogłoszeniu/komunikacie o rekrutacji adnotacji o
przykładowej treści „pracodawca zastrzega możliwość nagrywania
rozmów kwalifikacyjnych przeprowadzanych z kandydatami do pracy”
oraz wskazać jako wymagane dokumenty aplikacyjne przedłożenie
oświadczenia w przedmiocie zgody na utrwalanie procesu rekrutacji
i wykorzystywanie zapisu na jego potrzeby.
II. Zawarcie umowy o pracę
10
11
Na wstępie podkreślamy, że umowę o pracę niezależnie od jej rodzaju,
zawiera się na piśmie. Powyższe dotyczy również jej zmian, aneksów,
porozumień, oświadczeń o rozwiązaniu etc.
Do zachowania pisemnej formy wystarcza złożenie własnoręcznego
podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.
Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących
treść oświadczeń woli, z których każdy obejmuje treść oświadczenia
woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
Wymaganie zachowania własnoręcznego podpisu nie jest dochowane,
gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą
skanera, ksero, faksu itp.
12
a. Umowa na okres próbny
Umowa ta ma na celu przede wszystkim sprawdzenie przydatności
pracownika dla pracodawcy. Może ona być zawarta maksymalnie na
okres trzech miesięcy i może poprzedzać każdą inną umowę
o pracę. Umowa na okres próbny nie podlega sumowaniu z umowami
zawartymi na czas określony.
Umowa ta rozwiązuje się z chwilą upływu czasu, na jaki została zawarta,
chyba że zostanie przed tym terminem wypowiedziana przez
którąkolwiek ze stron.
Jeżeli umowa na okres próbny zawarta jest na czas dłuższy niż jeden
miesiąc, a pracownica będzie w ciąży, to pracodawca nie może ani
wypowiedzieć umowy ani jej rozwiązać. Jeśli umowa uległaby
rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży pracownicy,
ulegnie przedłużeniu do dnia porodu.
b. Umowa na czas określony
Zawieranie umów na czas określony podyktowane jest najczęściej
mniejszym formalizmem przy jej rozwiązywaniu. Jeżeli bowiem
umowę zawarto na czas określony pracodawca nie musi w odróżnieniu od wypowiadania umowy na czas nieokreślony wskazywać przyczyn, jakie legły u podstaw jego decyzji.
Łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony
zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może
przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba umów na czas określony nie może
przekraczać trzech. Aneksowanie dotychczasowej umowy i przedłużanie jej
okresu obowiązywania traktowane jest jako zawarcie nowej umowy.
13
W przypadku zawarcia czwartej umowy na czas określony, lub gdy
łączny okres zatrudnienia na umowach na czas określony u tego
samego pracodawcy przekracza 33 miesiące, nową umowę uznaje
się za zawartą na czas nieokreślony od dnia zawarcia czwartej
umowy lub od dnia następnego po upływie okresu 33 miesięcy.
Ograniczeń dotyczący ilość umów na czas określony i łącznego
czasu ich trwania nie stosuje się do umów o pracę zawartych na
czas określony:
1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej
nieobecności w pracy,
2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące
po jego stronie pod warunkiem, że ich zawarcie w danym przypadku
służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest
niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności
zawarcia umowy.
Należy pamiętać, że pracodawca ma obowiązek powiadomić
Państwową Inspekcję Pracy o przyczynach i zawarciu umowy w
warunkach określonych powyżej w pkt 4 tj. w przypadku gdy
pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie.
c. Umowa o pracę tymczasową
Umowa o pracę tymczasową stanowi specyficzny rodzaj umowy na
czas określony. Jej przedmiotem jest wykonywanie przez pracownika
tymczasowego pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy
użytkownika. Stronami umowy są jednak pracownik tymczasowy
i agencja pracy tymczasowej.
14
Istotnym, dodatkowym elementem umowy o pracę tymczasową jest
wskazanie pracodawcy użytkownika, na rzecz którego praca ma być
wykonywana.
d. Umowa na czas nieokreślony
Umowa o pracę na czas nieokreślony jest najtrwalszym związaniem
stron stosunkiem pracy. Zawierana jest w praktyce najczęściej po
zakończeniu umowy na okres próbny lub umów terminowych.
15
Poniżej omówione zostaną obligatoryjne elementy umowy o pracę,
które warunkują jej ważność. Ze względów praktycznych uważamy,
że umowa o pracę swoją treścią nie powinna wykraczać poza
wskazane elementy, a jedynie w szczególnych przypadkach,
np. odnośnie pracowników na wysokich stanowiskach kierowniczych,
korzystne dla pracodawcy jest rozbudowanie jej treści.
a. Rodzaj pracy
Pod tym pojęciem najczęściej w praktyce podawana jest nazwa
stanowiska. Poszczególne obowiązki pracownika, jak również zakres
jego odpowiedzialności, nie stanowią obligatoryjnego elementu
umowy o pracę. Przepisy prawa nie wprowadzają również obowiązku
wskazania na piśmie zakresu zadań na danym stanowisku. Niemniej
ze względów dowodowych korzystnym zarówno dla pracodawcy,
jak i pracownika jest spisanie listy obowiązków na danym stanowisku.
Może to nastąpić w załączniku do umowy o pracę lub w odrębnym
dokumencie, który często określany jest jako „opis stanowiska”.
b. Miejsce wykonywania pracy
Ze względu na istotne czynniki, w tym również finansowe - takie jak
rozliczanie podróży służbowych, bardzo ważne jest prawidłowe
określenie miejsca pracy.
Najwęższy zakres ma niewątpliwie wskazanie jako miejsca pracy
adresu biura czy siedziby pracodawcy lub innego konkretnego adresu.
Możliwe jest również wskazanie w umowie o pracę jako miejsca pracy
miejscowości lub nawet dwóch i więcej miejscowości.
16
Miejscem pracy możemy określić również pewien region, obszar,
co szczególnie uzasadnione jest w przypadku pracowników
mobilnych.
c. Wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze
wskazaniem składników wynagrodzenia
W umowie o pracę należy wskazać wysokość wynagrodzenia
zasadniczego. W zależności od przyjętej przez danego pracodawcę
polityki płacowej wynagrodzenie zasadnicze może być określone
stawką godzinową lub miesięczną. Może również być ono podzielone
na część stałą i zmienną.
Jeżeli zgodnie z obowiązującymi u danego pracodawcy zasadami, wypłaca
on pracownikom również inne świadczenia, nie musi wskazywać tej
okoliczności w umowie o pracę. Często praktyką jest wprowadzanie
w umowie o pracę postanowienia o treści: „pozostałe składniki wynagrodzenie
wypłacane są na zasadach określonych w regulaminie wynagrodzenia”.
Taki zapis nie jest wadliwy, ale można uznać go za zbędny, a to z uwagi
na oczywisty fakt, że regulamin wynagrodzenia obowiązuje wszystkich
pracowników i jako taki stanowi samoistną podstawę określającą świadczenia
należne każdemu pracownikowi.
Nieprawidłowe lub też mylące, a przynajmniej budzące wątpliwości
i rodzące problemy jest częste zamieszczanie w umowie o pracę postanowień,
na mocy których strony przewidują możliwość przyznania określonej premii
czy nagrody, wskazując jednocześnie na jej uznaniowy charakter. Samo
wskazanie uznaniowości, przy jednoczesnym określeniu prawa pracownika
do nabycia danego świadczenia, nie przesądza o jego charakterze. W takich
sytuacjach tylko po dogłębnej analizie konkretnego przypadku możliwa jest
ocena, czy pracownik ma prawo żądać wypłaty danego świadczenia,
a pracodawca musi spełnić to żądanie, czy też wypłata danego składnika
zależy tylko od woli pracodawcy.
17
d. Wymiar czasu pracy
Pod pojęciem wymiaru czasu pracy rozumiemy powszechnie nazywany etat
lub jego część. Zatem w umowie o pracę konieczne jest wskazanie, czy
pracodawca zatrudnia pracownika w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu
pracy, a jeżeli w niepełnym, to w jakiej jego części ułamkowej (1/2, 1/4 itp.).
e. Termin rozpoczęcia pracy
Obowiązkowym elementem umowy o pracę jest również wskazanie
momentu, w którym pracownik ma faktycznie rozpocząć pracę.
Wskazany w umowie termin rozpoczęcia pracy jest również terminem
nawiązania stosunku pracy. Zatem nie data zawarcia umowy o pracę,
ale termin rozpoczęcia pracy traktujemy jako początek zatrudnienia.
Inaczej będzie wyłącznie w przypadku, gdy w umowie o pracę nie
wpiszemy terminu rozpoczęcia pracy, wówczas, nawiązanie stosunku
pracy następuje z dniem zawarcia umowy.
f. Informacja o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy
W przypadku zawarcia umowy na czas określony:
1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej
nieobecności w pracy,
2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4) w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące
po jego stronie w umowie określa się cel lub okoliczności tego
przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych
przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.
18
3. Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem
umowy o pracę
Obowiązki pracodawcy związane z zawarciem umowy o pracę
z nowym pracownikiem możemy podzielić na następujące grupy:
a. Obowiązki wobec pracownika:
• skierowanie pracownika na badania wstępne celem uzyskania
orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na da nym stanowisku;
• w terminie 7 dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca ma
obowiązek przedstawić pracownikowi pisemną informację o wa runkach zatrudnienia, takich jak:
- obowiązująca pracownika dobowa i tygodniowa norma czasu
pracy,
- częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiar przysługującego pracownikowi urlopu
wypoczynkowego,
- obowiązująca pracownika długość okresu wypowiedzenia
umowy o pracę,
- układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty,
a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy,
to również:
19
- pora nocna,
- przyjęty sposób potwierdzania przez pracowników przybycia
opisowa. Można ją również sporządzić poprzez wskazanie odpowied nich przepisów prawa pracy.
• przeprowadzenie szkolenia wstępnego bhp oraz zaznajomienie
pracy dotyczącymi wykonywanej przez niego pracy;
•
konywaniem danej pracy;
•
• dostarczenie pracownikowi środków ochrony indywidualnej, za dla zdrowia czynników występujących przy wykonywaniu pracy;
•
•
20
b. Obowiązki wobec ZUS:
zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, tj. emerytalnego,
rentowego, chorobowego, wypadkowego oraz ubezpieczenia zdro wotnego. Zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZUA.
c. Obowiązki wobec urzędu skarbowego:
Na pracodawcy nie spoczywa obowiązek zgłoszenia nowo zatrudnio nego pracownika do urzędu skarbowego. Pierwszą czynnością praco dawcy w sferze podatkowej jest dopiero pobranie i odprowadzenie
do właściwego urzędu zaliczki na podatek dochodowy naliczanej od
wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia.
21
III. Porządek i dyscyplina pracy pracowników
22
1. Procedura nakładania kar porządkowych
Zgodnie z Kodeksem pracy kary porządkowe mogą być nałożone
na pracownika za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku
w procesie pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych oraz
nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia
i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Pracownik ponosi zatem odpowiedzialność porządkową tylko za
naruszenia określonych obowiązków pracowniczych, a nie za
naruszenie wszystkich obowiązków pracowniczych.
Przesłankami odpowiedzialności porządkowej są: bezprawność
zachowania pracownika polegająca na naruszeniu ww. obowiązków
oraz wina pracownika.
Wina jako przesłanka odpowiedzialności porządkowej wyraża się
w świadomym wyborze przez pracownika określonego zachowania,
niezgodnego z ustalonymi u pracodawcy zasadami dotyczącymi
organizacji, porządku pracy, sposobu potwierdzania przybycia
i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisami przeciwpożarowymi, zasadami współżycia społecznego.
Przy nałożeniu kary porządkowej należy pamiętać, iż nie może ona
być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości
o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy
od dopuszczenia się tego naruszenia.
23
• jakie konkretnie zachowanie pracownika zostało ocenione jako
naruszenie obowiązku,
• jaki obowiązek został naruszony,
• kiedy nastąpiło naruszenie,
•
•
Zawiadomienie o nałożeniu na pracownika kary porządkowej jest
bardzo istotnym dowodem dla wykazania, iż ukaranie nastąpiło
zgodnie z przepisami prawa tj. że było ono zasadne (ponieważ
zachowanie pracownika stanowiło naruszenie konkretnego jego
obowiązku), a ponadto, że ukaranie nastąpiło w odpowiednich
terminach (kara została zastosowana do 2 tygodni od powzięcia
wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i nie później
niż po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia).
2. Kontrola procesów pracy
Biorąc pod uwagę cel i istotę stosunku pracy, podzielamy pogląd
dopuszczający - po spełnieniu określonych warunków - monitorowanie pracy przez pracodawcę w zakresie nagrywania rozmów
telefonicznych, utrwalania obrazu/dźwięku za pomocą kamer oraz
instalowania odpowiedniego oprogramowania monitorującego na
komputerach udostępnionych pracownikom.
24
Korzystanie przez pracodawcę z monitoringu za pomocą kamer jest
dopuszczalne, jeżeli dokonywane jest w celu sprawdzania pracy wykonywanej przez pracowników, ochrony przed zagrożeniami zewnętrznymi,
np. kradzieżami czy wejściem na teren zakładu pracy osób nieuprawnionych.
Warunkiem jednak jest zadbanie przez pracodawcę, aby dobra osobiste
oraz prawo pracowników do prywatności nie zostały naruszone, a użyte ś
rodki były adekwatne do celów, którym mają służyć.
Z uwagi na konieczność ochrony dóbr osobistych pracownika pracodawca
powinien dokładnie określić zasady korzystania bądź całkowitego zakazu
korzystania z internetu, e-maili i telefonu w celach prywatnych w pracy.
Zasady te powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiednich postanowieniach regulaminu pracy, a w przypadku pracodawców niezobowiązanych
do wprowadzenia regulaminu pracy - w umowach o pracę. Ponadto
pracodawca zobowiązany jest uprzedzić pracowników o możliwości podjęcia
bieżącej kontroli.
Pracownik prowadząc komunikację służbową (rozmowy telefoniczne,
wymianę e-maili), w gruncie rzeczy reprezentuje pracodawcę, działając
tylko w jego imieniu. Sytuacja ingerowania w tajemnicę komunikowania
się jest zatem tylko pozorna, gdyż w rzeczywistości pracownik i pracodawca
stanowią po prostu jeden podmiot. Nie może więc być mowy o ingerencji
w prawo do tajemnicy komunikowania się, gdy istnieje tożsamość
podmiotu „ingerującego” i „objętego ochroną”.
W rozmowach telefonicznych (korespondencji elektronicznej) z klientami
firmy pracownik porusza tematy dotyczące spraw należących do zakresu
jego obowiązków służbowych. Są to zatem – w szerokim tego słowa
rozumieniu – zagadnienia pozostające w wyłącznej gestii pracodawcy.
Ma on prawo wiedzieć, jak przebiegają i czego dotyczą rozmowy służbowe
pracownika. Odnoszą się one bezpośrednio do sfery interesów pracodawcy
i są prowadzone w jego imieniu.
25
Podczas kontroli poczty elektronicznej w przypadku wystąpienia
wiadomości o charakterze prywatnym pracodawca - zapoznając się
z ich treścią naraża się na zarzut naruszenia tajemnicy
korespondencji. Z tych względów nie powinien on tego robić, może
natomiast - wobec wprowadzonego w sposób wyraźny zakazu
wykorzystywania sprzętu do celów prywatnych - wyciągnąć wobec
pracownika określone konsekwencje dyscyplinarne.
3. Kontrola trzeźwości
Pracodawca może posiadać w zakładzie pracy alkomat, jednak nie
może zmusić pracownika do poddania się badaniu, nawet gdy
okoliczności wskazują na stan nietrzeźwości. Badanie pracownika
zakładowym alkomatem może odbyć się wyłącznie za jego zgodą.
Kierownik zakładu pracy lub osoba przez niego upoważniona mają
obowiązek niedopuszczenia do pracy osoby, wobec której zachodzi
uzasadnione podejrzenie, że stawiła się ona do pracy w stanie po
użyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Okoliczności
stanowiące podstawę decyzji powinny być podane pracownikowi
do wiadomości. Wspomniane uzasadnione podejrzenie oznacza, że
pracodawca na podstawie obiektywnych przesłanek jest w stanie
stwierdzić, że zachowanie pracownika świadczy o spożyciu przez
niego alkoholu. Do przesłanek tych należy zaliczyć między
innymi woń alkoholu, zataczający się chód oraz niewyraźną mowę.
W związku z powyższym przełożeni, w momencie powzięcia
uzasadnionego podejrzenia, iż podległy im pracownik nie jest trzeźwy,
zobowiązani są nie dopuścić go do pracy. A w sytuacji, gdy pracownik
rozpoczął świadczenie pracy, powinni odsunąć go od wykonywanych
obowiązków. Jest to ustawowy wymóg, którego bezwzględne
przestrzeganie jest obowiązkiem każdego pracodawcy.
26
Na żądanie kierownika zakładu pracy lub osoby przez niego
upoważnionej, a także na żądanie pracownika, badanie stanu
trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany
do ochrony porządku publicznego.
Istnieje również możliwość przeprowadzenia badania alkomatem.
Jednak aby badanie stanu trzeźwości pracownika było dopuszczalne,
muszą zostać spełnione następujące przesłanki:
• musi istnieć uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do
pracy w stanie po użyciu alkoholu albo spożywał alkohol
w czasie pracy,
• pracownik wyraził zgodę na przeprowadzenie badania.
Powyższe oznacza, iż pracodawca nie może, na przykład, wyrywkowo
poddać badaniom alkomatem poszczególnych pracowników lub wzywać
policji w celu przeprowadzenia takiego badania, jeżeli wcześniej nie
powziął wobec nich uzasadnionego podejrzenia pozostawania
w stanie nietrzeźwości.
27
IV. Rozliczenia między pracownikiem
28
1. Potrącenia
społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych –
podlegają potrąceniu tylko następujące należności:
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie
należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne.
we są wyłącznie do określonej kwoty minimalnego wynagrodzenia lub
Poza wyżej wskazanymi przypadkami pracodawca uprawniony jest do
dokonywania potrąceń innych należności wyłącznie na podstawie pisemnej zgody pracownika.
Zgoda na potrącenie powinna być wyraźna, wyrażona wprost, musi
dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności. Nie jest prawnie sku teczna zgoda na potrącenia należności przyszłych. Nieważne jest tak słanek odpowiedzialności.
pracodawca powinien dokonać potrącenia.
29
wynikające ze stosunku pracy, obowiązkowe, spełniane periodycznie
ce pracownikowi od pracodawcy za wykonaną pracę.
lub święto, dodatki wyrównawcze, inne dodatki jak na przykład za
szkodliwe lub uciążliwe warunki pracy, dodatek stażowy, funkcyjny,
żej wymienione składniki należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu
wynagrodzenia.
nież ograniczeniami przy potrąceniu) objęte są świadczenia gwarancyjne za czas niewykonywania pracy, takie jak wynagrodzenie chorobowe
(ale już nie zasiłek chorobowy, gdyż to nie pracodawca, lecz ZUS jest
jego dysponentem), wynagrodzenie za czas przestoju, wynagrodzenie
urlopowe, ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
30
najpierw potrąca się sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonaw egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności
innych niż świadczenia alimentacyjne.
dokonywane do wysokości trzech piątych wynagrodzenia, natomiast
nych – do wysokości połowy wynagrodzenia.
Potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na
pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek
na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych – trzech piątych wynagrodzenia.
jenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.
• minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie
odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnioubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy
od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na
mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż
świadczenia alimentacyjne,
31
• 75 proc. wynagrodzenia określonego powyżej – przy potrącaniu
zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90 proc. wynagrodzenia określonego powyżej – przy potrącaniu
kwoty określone powyżej ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do
wymiaru czasu pracy.
2. Zwrot nienależnie wypłaconych świadczeń
a. Błąd pracodawcy
Pracodawca powinien być bardzo ostrożny i uważny przy dokonywaniu płatności na rzecz pracownika, gdyż jego błąd może nie być
naprawiony. W przypadku pomyłki pracodawcy i dokonania
tzw. nadpłaty np. wynagrodzenia zgodnie z orzecznictwem Sądu
Najwyższego – co do zasady – ze względu na profesjonalny charakter
prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej (w tym
pracę działów personalno–kadrowych), pracownik ma podstawy
uważać, że wypłacone wynagrodzenie jest należne. Istotnym jednak
elementem oceny jest świadomość pracownika.
Przykładowo zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 9 stycznia
2007 roku (II PK 138/06) pracownik ma prawo uważać, że świadczenie
wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi
służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego
obowiązekliczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo
do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego
świadczenia (art. 409 w związku z art. 410 § 1 k.c. i w związku
z art. 300 k.p.). Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.
32
Pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób
do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę,
co do zasady nie musi liczyć się z obowiązkiem zwrotu tego typu
płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne. Ma on
bowiem prawo do swobodnego dysponowania wypłaconym mu
wynagrodzeniem za pracę, które z reguły zużywa na własne potrzeby
w taki sposób, że nie jest już wzbogacony.
Zatem, a contrario, pracownik, który zawinił lub przyczynił się do
wypłaty nienależnego świadczenia (np. poprzez spóźnione dostarczanie zwolnień lekarskich lub przekazywanie pracodawcy nieprawdziwych informacji stanowiących podstawę naliczenia), winien liczyć się
z obowiązkiem zwrotu.
b. Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej
Dość częstą praktyką jest udostępnianie pracownikom kart płatniczych lub kredytowych w celu umożliwienia im dokonywania wydatków służbowych. Najczęstszym problemem, z jakim spotykają
się pracodawcy, jest kwestia nienależytego lub całkowitego barku
udokumentowania przez pracownika poszczególnych transakcji kartą,
jak również wykorzystywanie kart do celów prywatnych.
Kwestię nieudokumentowania wydatków służbowych dokonanych
za pomocą karty należy oceniać pod kątem regulacji dotyczących
zaliczek udzielanych przez pracodawcę.
Udostępnienie pracownikowi karty płatniczej w celu dokonywania
wydatków służbowych traktowane jest w opinii Sądu Najwyższego
jako udzielenie zaliczki pieniężnej. Z żadnych przepisów kodeksu nie
wynika bowiem, że zaliczki pieniężne udzielane przez pracodawcę
pracownikowi muszą mieć formę gotówkową.
33
Nie można więc wykluczyć udzielania pracownikowi przez pracodawcę
zaliczki w formie przelewu bankowego lub przez umożliwienie korzystania z karty kredytowej (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia
2008 roku, I PK 39/08).
Przez zaliczki pieniężne należy rozumieć pobrane przez pracownika
do rozliczenia kwoty pieniężne przeznaczone na wydatki obciążające
pracodawcę, związane z wykonywaniem pracy, np. na zakup paliwa
przez kierowcę, zakup materiałów, koszty podróży służbowej.
W świetle uregulowań Kodeksu pracy pracodawca jest uprawniony
do potrącenia z wynagrodzenia pracownika kwot udzielonych zaliczek
na wydatki służbowe. Oczywiście chodzi o tak zwane nierozliczone
zaliczki, czyli kwoty niewydatkowane lub wydatkowane niezgodnie
z określonymi zasadami.
Co istotne, do dokonania potrącenia nie jest wymagana zgoda
pracownika. Jedynym ograniczeniem, które pracodawca winien brać
pod uwagę, jest wysokość dopuszczalnych potrąceń. Potrącenia sum
egzekwowanych na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne
i zaliczek nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a
łącznie z potrąceniami sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności świadczenia alimentacyjnych – trzech
piątych wynagrodzenia.
Inaczej sprawa wygląda w przypadku wykorzystania przez pracownika
powierzonej karty płatniczej do celów prywatnych. W takiej sytuacji nie
może być mowy o udzieleniu zaliczki, gdyż pracodawca nie przekazał
pracownikowi w celach prywatnych żadnych kwot pieniężnych (ani
w formie gotówkowej, ani karty płatniczej). Powyższe powoduje, iż niemożliwym jest dokonanie potrącenia przez pracodawcę wydatkowych
kwot z wynagrodzenia, chyba że pracownik wyrazi zgodę na takie potrącenie. Zgoda pracownika na potrącenie powinna dotyczyć konkretnej
wierzytelności, która ma być potrącona i powinna być dokonana
w formie pisemnej.
34
Również w przypadku dokonywania potrącenia za zgodą pracownika
pracodawca zobowiązany jest przestrzegać zasad ochrony wynagrodzenia, które zakazują dokonywania potrącenia poniżej minimalnego
wynagrodzenia krajowego lub jego 80 procent.
Wydatkowanie przez pracownika kwot w celach prywatnych należy
oceniać w kategoriach bezprawnego przywłaszczenia mienia pracodawcy, co z kolei uznać należy za ciężkie naruszenie podstawowych
obowiązków przez pracownika. Pracodawca zatem powinien wezwać
pracownika do natychmiastowego zwrotu pobranych należności,
a przypadku braku dobrowolnej zapłaty zmuszony jest wystąpić na
drogę sądową z roszczeniem o zwrot wydatkowanych kwot.
35
V. Rozwiązanie umowy o pracę
36
Wypowiedzenie umowy o pracę, choć jest zwykłym sposobem
rozwiązania stosunku pracy, obarczone jest licznymi wymogami
formalnymi i merytorycznymi.
Wypowiedzenie nie zawsze jest możliwe, ponieważ ustawodawca
objął niektórych pracowników ochroną przed wypowiedzeniem
i rozwiązaniem umowy o pracę ze względu na ich szczególną
sytuację.
Powyższa ochrona dotyczy między innymi przypadków:
•
• pracowników, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnię
cia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia im
•
-
• przebywania przez pracowników na urlopie macierzyńskim, tzw.ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym,
• złożenia wniosku i wykonywania pracy w obniżonym wymiarze
przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
• członków zarządu zakładowej organizacji związkowej imiennie
wskazanych uchwałą zarządu lub innych pracowników będących
członkami zakładowej organizacji związkowej, upoważnionymi
do reprezentowania tej organizacji wobec pracodawcy,
• członków rady pracowników,
37
• społecznych inspektorów pracy,
• członków specjalnego zespołu negocjacyjnego lub europejskiej
rady zakładowej,
• posłów, senatorów oraz radnych.
Powyższe wyliczenie nie ma charakteru enumeratywnego.
Wypowiedzenie umowy o pracę przez pracodawcę, niezależnie od jej
rodzaju, powinno być sporządzone na piśmie oraz powinno zawierać
pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu
pracy.
Wypowiedzenie umowy na okres próbny, jak również umowy na czas
określony, nie wymaga wskazania przez pracodawcę przyczyn swojej
decyzji. Powyższe nie oznacza jednak, że wypowiedzenie takie jest
pozbawione kontroli sądowej. Pracownik może wnieść odwołanie,
w wyniku którego sąd zbada zasadność i zgodność z prawem wypowiedzenia.
Z kolei wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony powinno dodatkowo
zawierać przyczyny uzasadniające wypowiedzenie, przy czym przyczyny
te muszą być prawdziwe i konkretne.
Aby odeprzeć zarzut braku konkretności sugerujemy wskazywać w
oświadczeniu zarzucane pracownikowi naruszenia.
38
Przy wręczaniu pracownikowi wypowiedzenia wskazane jest jednocze -
możliwość takiego zapoznania się oraz wyjaśnienia przyczyn, wskazane jest, aby przy wręczaniu wypowiedzenia uczestniczyła – oprócz
ka oraz złożenie stosownych podpisów.
•
-
• wskazywać umowę, która ulega rozwiązaniu, oraz okres jej
wypowiedzenia,
•
• wskazywać przyczyny wypowiedzenia, tj. rodzaj naruszonych
obowiązków wraz ze wskazaniem przykładów,
•
sanych przyczyn,
-
•
świadka.
39
Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia jest szczególnym trybem roz
wiązywania umów i z uwagi na ustalony duży rygoryzm zastosowania ztego trybu, jak również duże prawdopodobieństwo wniesienia
przez pracownika odwołania do sądu, pracodawcy powinni zachować
szczególną ostrożność przy podejmowaniu decyzji o rozwiązaniu umowy
o pracę w tym trybie.
Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia może nastąpić
z przyczyn niezawinionych przez pracownika, a spowodowanych jego
nieobecnością w pracy, jak również z winy pracownika, przy czym w
tym przypadku chodzi o ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków
pracowniczych, popełnienie przez pracownika przestępstwa, które uniemożliwia dalsze zatrudnianie go na zajmowanym stanowisku oraz zawinioną utratę uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na
zajmowanym stanowisku.
Skupiając się w niniejszym opracowaniu na najczęstszej przyczynie
rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika,
tj. ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych,
wskazujemy, że chodzi tu o sytuacje przede wszystkim nieusprawiedliwionej nieobecności, samowolnego opuszczenia stanowiska pracy,
nieuzasadnionej odmowy wykonywania polecenia, przywłaszczenia
mienia, stawienia się i/lub świadczenia pracy pod wpływem alkoholu lub
środków odurzających.
Zasadność rozwiązania umowy zależeć będzie jednak od indywidualnej
oceny konkretnego przypadku. Nie zawsze bowiem wymienione wyżej
przyczyny będą stanowiły uzasadnioną podstawę zwolnienia dyscyplinarnego.
40
Składając oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, należy pamiętać o wskazaniu w nim konkretnego obowiązku pracownika, który po pierwsze - jest jednym z podstawowych obowiązków i który pracownik naruszył w sposób ciężki. Wskazane jest wyjaśnienie w piśmie
pracownikowi, na czym polegało to naruszenie. Po drugie, z uwagi na
fakt, że do rozwiązania w omawianym trybie nie może dojść po upływie
miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności
uzasadniającej rozwiązanie umowy, wskazanym jest umieszczenie
w oświadczeniu informacji, kiedy pracodawca dowiedział się o naruszeniu.
Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę może zostać złożone
w każdym czasie i wobec każdego pracownika, pod warunkiem oczywiście zaistnienia przesłanek do zastosowania tego trybu. Oznacza
to, że w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków
pracowniczych z winy pracownika pracodawca jest uprawniony do
rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia niezależnie od tego,
czy pracownik jest obecny pracy, niezależnie również od innych okoliczności, które chronią go przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem
umowy o pracę, takich jak np. ciąża, urlopy, wiek przedemerytalny itp.
powinno:
•
-
• wskazywać umowę, która ulega rozwiązaniu,
•
• wskazywać przyczyny rozwiązania, tj. wskazanie podstawowego
obowiązku oraz opis ciężkiego jego naruszenia,
41
•
obowiązków,
•
-
•
pracownikowi.
a. Udzielenie dni wolnych na poszukiwanie pracy
wiązek udzielić pracownikowi płatnych dni wolnych na poszukiwanie
pracy, pod warunkiem, że okres wypowiedzenia wynosi co najmniej
dwa tygodnie.
Wymiar dni na poszukiwanie pracy wynosi:
•
albo miesięczny okres wypowiedzenia,
•
wypowiedzenia.
Zwolnienie na poszukiwanie pracy następuje na wniosek pracowniwychodzenia z tego rodzaju inicjatywą.
b. Skierowanie na urlop
42
Okres wypowiedzenia jest jedynym, kiedy pracodawca jednostronnie
jest zobowiązany do wykorzystania tego urlopu.
Skierowanie na urlop powinno odbyć się na piśmie ze wskazaniem dni,
c. Zwolnienie ze świadczenia pracy
Pracodawca może na podstawie jednostronnego polecenia zwolnić
pracownika ze świadczenia pracy w związku ze złożonym wypowiedzenie umowy o pracę. W związku z faktem, ze zwolnieni następuje
na mocy polecenia, pracodawca uprawniony jest również do wezwania
pracownika do świadczenia pracy.
Należy pamiętać, że zwolnienie ze świadczenia pracy nie uchyla
pozostałych obowiązków pracownika takich jak chociażby obowiązek
dbałości o dobro zakładu pracy. z powyższego obowiązku wywodzi się
– obowiązek udostępnienia pracodawcy informacji o miejscu pobytu
w trakcie zwolnienia ze świadczenia pracy lub o możliwościach skontaktowania się z pracownikiem zwolnionym ze świadczenia pracy.
Skoro bowiem pracodawca może wezwać takiego pracownika z powrotem do pracy, to pracownik winien mu możliwość realizację tego
uprawnienia.
d.
stosunku pracy
ekwiwalent pieniężny.
43
d. Wystawienie świadectwa pracy
Jakkolwiek sam fakt wystawienia świadectwa pracy nie budzi wśród
pracodawców większych wątpliwości, to niektóre wpisy związa
problematyczne.
Poniżej zamieszczamy wzór prawidłowo wystawionego świadectwa
gi na uprawnienia zwolnionego pracownika do nabycia określonych
świadczeń.
44
........................................
……………………
określenie pracodawcy
i pieczęć
miejscowość, data
ŚWIADECTWO PRACY
1. Stwierdza się, że
imię i nazwisko pracownika
był/a zatrudniony
określenie pracodawcy
w okresie
od (data) do (data)
przy czym w okresie ….….…….……..…..
zatrudniony w ….………, NIP …….……..,
pr z e ję t y na po ds t aw i e ar t . 2 3 1 K o dek s u
Pracy z dniem …..…….…….…….……......
w wymiarze
pełny wymiar / określona część wymiaru
2. W okresie zatrudnienia pracownik wykonywał pracę na stanowisku:
nazwa stanowiska
45
3. Stosunek pracy ustał w wyniku:
a) rozwiązania
(tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku
pracy)
– za porozumieniem stron (art. 30 § 1 pkt 1
Kodeksu pracy)
– za wypowiedzeniem przez ….……...........
(art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)
lub
– bez wypowiedzenia przez ….……...........
(art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy)
lub
– rozwiązanie umowy z upływem czasu, na
który była zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 Ko deksu pracy)
– rozwiązanie umowy o pracę na mocy po rozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodek su pracy) w związku ze zwolnieniem gru powym przeprowadzonym na podstawie
ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szcze gólnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedo tyczących pracowników (Dz. U. 2016 poz.
1474 ze zm.).
46
– rozwiązanie umowy o pracę na mocy poro zumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu
pracy) w związku z art. 10 ustawy z dnia 13
marca 2003 roku o szczególnych zasadach
rozwiązywania z pracownikami stosunków
pracy z przyczyn niedotyczących pracowni ków (Dz. U. 2016, poz. 1474 ze zm.).
b) szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy
– należy wpisać przypadki określone w art.
23 1 § 4 lub § 5, w art. 48 § 2, w art. 68 3
lub w art. 201 § 2 Kodeksu pracy.
c) wygaśnięcia
nie dotyczy (podstawa prawna wygaśnięcia
stosunku pracy)
4. W okresie zatrudnienia pracownik:
1)
wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze:
…. dni
2)
korzystał z urlopu bezpłatnego
nie dotyczy
3)
wykorzystał urlop wychowawczy
nie dotyczy
4)
był niezdolny do pracy przez okres:
nie dotyczy
47
5)
wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 188
Kodeksu pracy
nie dotyczy
6)
został zastosowany skrócony okres wypowiedzenia umo wy o pracę na podstawie art. 36 1 § 1 Kodeksu pracy
nie dotyczy
7)
odbył służbę wojskową w okresie
nie dotyczy
8)
wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub w szcze gólnym charakterze
nie dotyczy
9)
wykorzystał dodatkowy urlop lub inne uprawnienia lub
świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy
nie dotyczy
10) okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia
wskazanym w ust. 1, uwzględniane przy ustalaniu prawa
do emerytury lub renty
nie dotyczy
11) dni, za które pracownik nie zachował prawa do wynagro dzenia, zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy
nie dotyczy
5. Informacja o zajęciu wynagrodzenia:
nie dotyczy
48
6. Informacje uzupełniające
– w tym miejscu należy umieścić wzmiankę
wodu braku środków finansowych;
oraz na żądanie pracownika o:
–
– uzyskanych kwalifikacjach,
– prawomocnym orzeczeniu sądu pracy
przyznaniu mu odszkodowania
............................................................
(pieczęć i podpis pracodawcy lub
osoby działającej w jego imieniu)
POUCZENIE
dectwa pracy do Sądu Rejonowego …………………………….
-
49
f. Zawiadomienie komornika
-
zajęcia wynagrodzenia.
mornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak
również wskazać wysokość potrąconych już kwot.
g. Wystawienie deklaracji podatkowej PIT 11
cownikowi oraz przesłać PIT 11 do urzędu skarbowego właściwego
ze względu na miejsce zamieszkania pracownika.
h
łecznych druku ZUS ZWUA.
Obowiązek wyrejestrowania dotyczy również zgłoszonych członków
rodziny pracownika. Dokonuje się powyższego na formularzu ZUS
ZCNA.
50
KANCELARIA PRAWNA
R. JEDYNAK, A. ROGOWSKA SP. J.
czynna: pon.– pt. 9.00 –17.00
telefon: (+48) 12 412 63 94
faks: (+48) 12 417 10 64
email: [email protected]
www.kancelariaprawnajr.pl