Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu „Doctus

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 65/2012 Dyrektora
Małopolskiego Centrum Przedsiębiorczości
z dnia 4 października 2012 r.
Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu
„Doctus - Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”
realizowanego przez Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości
Postanowienia ogólne
§1
Użyte w Regulaminie określenia i skróty oznaczają:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Beneficjent Systemowy – MCP tj. instytucję realizującą Projekt w trybie systemowym;
Dotychczasowe osiągnięcia naukowe – w szczególności publikacje książkowe, artykuły
opublikowane w czasopismach specjalistycznych, nagrody i wyróżnienia w konkursach
krajowych i międzynarodowych, otrzymane granty badawcze, wystąpienia
na konferencjach, certyfikaty, patenty;
Ekspert – pracownika naukowego, naukowo-dydaktycznego lub dydaktycznego
ze stopniem naukowym co najmniej doktora w dziedzinie nauki wpisującej się w obszary
strategicznego rozwoju Małopolski zgodnie z RSI, którego nazwisko znajduje się
na Liście;
Komisja Stypendialna – Komisję powołaną do przeprowadzenia oceny merytorycznej
Wniosków składanych w ramach Projektu oraz sporządzenia Listy rankingowej
Wniosków, działającą na zasadach określonych w niniejszym regulaminie, której skład
osobowy określi Beneficjent Systemowy;
Lista – listę Ekspertów utworzoną na podstawie zgłoszeń i po weryfikacji warunków
określonych w ust. 3;
Lista rankingowa Wniosków – listę Wniosków zaakceptowanych pod względem
formalnym i ocenionych merytorycznie, ułożoną w kolejności malejącej wartości
punktacji uzyskanej podczas oceny merytorycznej Wniosków;
MCP – Małopolskie Centrum Przedsiębiorczości - Beneficjent Systemowy projektu
„Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”;
Opiekun naukowy lub Promotor – osobę pełniącą, zgodnie z właściwym regulaminem
studiów doktoranckich, odpowiednio funkcję opiekuna naukowego lub promotora
Wnioskodawcy (Stypendysty/Stypendystki), właściwą do potwierdzenia jego/jej
postępów pracy badawczej, opiniowania tematu pracy doktorskiej i potwierdzania
sprawozdania;
Projekt – projekt systemowy „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny
dla doktorantów” realizowany w ramach Poddziałania 8.2.2 Regionalne Strategie
Innowacji PO KL;
Regulamin – Regulamin pracy Komisji Stypendialnej w ramach projektu „Doctus –
Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”;
Regulamin przyznawania stypendiów – Regulamin przyznawania stypendiów
w ramach Projektu „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”
realizowanego przez MCP w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013;
RSI – Regionalną Strategię Innowacji Województwa Małopolskiego 2008–2013;
Specjalista z dziedziny RSI – eksperta w sprawach Regionalnej Strategii Innowacji
Województwa Małopolskiego 2008–2013, w szczególności przedstawiciela właściwego
departamentu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego koordynującego
wdrażanie Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Małopolskiego;
Stypendysta/Stypendystka – Wnioskodawcę, którego Wniosek znalazł się na Liście
rankingowej Wniosków i który zawarł z Beneficjentem Systemowym umowę
stypendialną;
Wniosek – wniosek o przyznanie stypendium dla doktoranta/doktorantki w ramach
Projektu;
2
16. Wnioskodawca – doktoranta/doktorantkę studiującego/-ą dziedzinę nauki i dyscyplinę
naukową oraz przygotowującego/-ą pracę doktorską o zakresie i tematyce zgodnymi
z RSI Województwa Małopolskiego 2008-2013, składającego/-ą Wniosek.
§2
1.
2.
Komisja Stypendialna działa na podstawie niniejszego Regulaminu.
Regulamin określa sposób pracy Komisji Stypendialnej przy weryfikacji Wniosków
zgłoszonych do projektu „Doctus – Małopolski fundusz stypendialny dla doktorantów”
oraz zasady oceny tych Wniosków.
Skład Komisji Stypendialnej
§3
1. Za powołanie Komisji Stypendialnej odpowiedzialny jest Dyrektor Beneficjenta
Systemowego.
2. W skład Komisji Stypendialnej wchodzą:
a) przewodniczący Komisji,
b) specjaliści z dziedziny RSI,
c) cztery Zespoły strategiczne (ZS):
- ZS ds. Środowiska,
- ZS ds. Przemysłu,
- ZS ds. Zdrowia i Żywności,
- ZS ds. Wiedzy i Komunikacji,
d) dwaj stali członkowie – przedstawiciele administracji samorządu województwa.
3. Funkcję przewodniczącego Komisji Stypendialnej pełni Koordynator Projektu.
Przewodniczący Komisji Stypendialnej jest odpowiedzialny za zapewnienie sprawnej
pracy Komisji Stypendialnej oraz przestrzeganie przy ocenie Wniosków zasady równości
i obiektywizmu. Odpowiada za przestrzeganie Regulaminu przyznawania stypendiów
przez członków Komisji Stypendialnej oraz za sporządzaną i gromadzoną dokumentację
konkursową.
4. Ocena merytoryczna Wniosków odbywa się w Zespołach strategicznych.
5. W skład każdego Zespołu strategicznego wchodzą:
a) przedstawiciel Beneficjenta Systemowego, który pełni jednocześnie rolę sekretarza
zespołu;
b) Eksperci - specjaliści w obszarze, w ramach którego działa Zespół strategiczny.
6. Sekretarz zespołu w przypadku powstania wątpliwości co do zgodności tematyki i zakresu
pracy doktorskiej z głównymi obszarami strategicznego rozwoju określonymi w RSI może
zwrócić się o ocenę w tej kwestii do specjalisty z dziedziny RSI.
7. Sekretarz zespołu odpowiada za koordynację pracy Ekspertów i przygotowanie rankingu
Wniosków w ramach Zespołu strategicznego.
8. Eksperci otrzymają wynagrodzenie brutto za ocenę merytoryczną Wniosku określone
odrębną umową.
9. Stali członkowie wraz z sekretarzami Zespołów strategicznych i przewodniczącym
Komisji Stypendialnej uczestniczą w posiedzeniu podsumowującym ocenę merytoryczną,
na którym m.in. sporządzana jest Lista rankingowa Wniosków.
3
10. Dopuszcza się zmianę w składzie stałych członków w sytuacji, gdy zaistnieją okoliczności
skutkujące niemożliwością pracy w Komisji Stypendialnej przedstawiciela administracji
samorządu województwa. W takim przypadku przedstawiciel administracji samorządu
województwa - stały członek Komisji Stypendialnej może wyznaczyć swojego
pełnomocnika, spełniającego warunek określony w ust. 2 lit. d) Regulaminu.
11. Członkowie Komisji Stypendialnej powoływani są do danego naboru Wniosków
z możliwością pisemnego przedłużenia powołania na kolejne nabory Wniosków.
12. Powołanie obowiązuje do momentu zakończenia oceny wszystkich Wniosków w ramach
danego naboru, z zastrzeżeniem ust. 10.
13. Członkowie Komisji Stypendialnej nie mogą być związani z Wnioskodawcą stosunkiem
osobistym lub służbowym, który mógłby wywołać wątpliwości co do bezstronności
przeprowadzonych czynności. Przed dokonaniem oceny, członkowie Komisji
Stypendialnej są zobowiązani do podpisania Deklaracji poufności i bezstronności
stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
14. W przypadku gdy Ekspert lub specjalista z dziedziny RSI nie może podpisać Deklaracji
poufności i bezstronności w stosunku do danego Wnioskodawcy, jego Wniosek zostaje
przekazany do oceny innemu Ekspertowi lub innemu specjaliście z dziedziny RSI.
15. Jeżeli zaistniałaby okoliczność, o której mowa w ust. 13, w przypadku któregokolwiek
z członków stałych lub przedstawicieli Beneficjenta Systemowego, nie uczestniczy on
w rozstrzyganiu kwestii spornych dotyczących takiego Wniosku.
Tryb pracy Komisji Stypendialnej
§4
1. Członkowie Komisji Stypendialnej są powiadamiani pisemnie, faksem lub elektronicznie
o powołaniu do składu Komisji Stypendialnej.
2. Członkom Komisji Stypendialnej przekazana zostaje lista Wnioskodawców, których
Wnioski przeszły pozytywnie ocenę formalną oraz wzór Deklaracji poufności
i bezstronności, którą po podpisaniu przekazują przewodniczącemu Komisji.
3. Przewodniczący przydziela Wnioski do oceny Ekspertom w danym Zespole strategicznym
w zależności od dziedziny, której dotyczą podejmowane przez Wnioskodawcę studia
i uwzględniając złożone Deklaracje poufności i bezstronności.
4. W przypadku braku na Liście Eksperta, który mógłby ocenić Wniosek w danej dziedzinie,
przewodniczący Komisji zwraca się o ocenę Wniosku do niewymienionego na Liście
pracownika naukowego, naukowo–dydaktycznego lub dydaktycznego ze stopniem
naukowym co najmniej doktora – specjalisty w wymaganej dziedzinie. Oceniający
Wniosek pracownik naukowy musi spełnić wymagania stawiane Ekspertom.
5. Każdy Wniosek jest oceniany przez dwóch Ekspertów.
6. Ekspert po otrzymaniu Wniosku przedstawia jego ocenę sekretarzowi Zespołu
strategicznego.
7. Ocena Wniosku odbywa się w siedzibie Beneficjenta Systemowego lub w innym miejscu
wskazanym przez przewodniczącego Komisji.
8. W przypadku przyznania przez jednego z Ekspertów, dokonujących oceny danego
Wniosku, 0 pkt. w podkryterium „Tematyka pracy doktorskiej a założenia RSI” (Karta
oceny merytorycznej – załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu) tzn. stwierdzenia,
że tematyka i zakres pracy doktorskiej nie uwzględniają założeń RSI, Wniosek jest
kierowany do oceny przez Specjalistę z dziedziny RSI w zakresie ww. podkryterium.
4
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Jeżeli Specjalista z dziedziny RSI stwierdzi, że tematyka i zakres pracy doktorskiej nie
uwzględniają założeń RSI (ocena negatywna) Wniosek zostaje odrzucony.
W przypadku gdy Specjalista z dziedziny RSI stwierdzi, że tematyka i zakres pracy
doktorskiej uwzględniają założenia RSI (ocena pozytywna) przyznany zostaje w wyżej
wymienionym podkryterium 1 pkt. i zastępuje on punktację przyznaną w tym
podkryterium przez Eksperta.
W przypadku gdy dwóch Ekspertów, oceniających ten sam Wniosek, przyzna 0 pkt.
w wyżej wymienionym podkryterium, Wniosek zostaje odrzucony bez konieczności
kierowania go do oceny Specjalisty z dziedziny RSI.
Ocena merytoryczna Wniosków przez Ekspertów przeprowadzana jest w terminie 30 dni
roboczych od dnia zakończenia oceny formalnej wszystkich Wniosków złożonych
w ramach danego naboru. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest przedłużenie tego
terminu do czasu umożliwiającego zweryfikowanie przedłożonych dokumentów
i wykonanie rzetelnej oceny Wniosku.
W przypadku wątpliwości członków Komisji Stypendialnej, Beneficjent Systemowy może
zwrócić się do Wnioskodawcy z prośbą o uzupełnienie Wniosku. W takim przypadku,
Wnioskodawca ma obowiązek uzupełnienia Wniosku, w terminie wskazanym
przez Beneficjenta Systemowego (co do zasady nie krótszym niż 3 dni) pod rygorem
odrzucenia Wniosku.
W sytuacjach spornych w zakresie pojawiających się wątpliwości, dotyczących oceny
danego Wniosku, decydujący głos należy do Dyrektora Beneficjenta Systemowego.
W ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu oceny wszystkich Wniosków
przez Ekspertów odbywa się posiedzenie podsumowujące ocenę merytoryczną, na którym
m.in. przedstawione są rankingi w zespołach strategicznych, tworzona jest Lista
rankingowa Wniosków w ramach danego naboru.
Członkowie stali Komisji Stypendialnej o posiedzeniu podsumowującym ocenę
merytoryczną są powiadamiani pisemnie, faksem lub elektronicznie co najmniej na 3 dni
robocze przed posiedzeniem.
Przewodniczący Komisji przekazuje projekt Listy rankingowej Wniosków Dyrektorowi
Beneficjenta Systemowego.
Ogłoszenia Listy rankingowej Wniosków dokonuje Dyrektor Beneficjenta Systemowego
w formie zarządzenia.
Stypendia przyznane zostają tym Stypendystom/Stypendystkom, których Wnioski znalazły
się na Liście rankingowej Wniosków, o której mowa w ust. 15 na pozycji umożliwiającej
przyznanie stypendium, biorąc pod uwagę kwotę środków możliwych do rozdysponowania
na stypendia.
Warunkiem wypłaty stypendium jest podpisanie przez Wnioskodawcę i Beneficjenta
Systemowego umowy stypendialnej, której wzór stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
Beneficjent Systemowy może w zakresie niezbędnym dla prawidłowego i skutecznego
wdrażania Projektu aneksować zawarte umowy stypendialne.
Wnioskodawcy, którym zostało przyznane stypendium zostaną o tym fakcie powiadomieni
pisemnie i faksem lub elektronicznie wraz z podaniem dodatkowych informacji
koniecznych do podpisania umowy stypendialnej.
W przypadku utraty prawa do pobierania stypendium przez Stypendystę/Stypendystkę,
pozostała kwota może zostać przyznana osobie, której Wniosek znajduje się na Liście
rankingowej Wniosków na najwyższym miejscu nie objętym do tej pory stypendium.
Warunkiem przyznania Wnioskodawcy stypendium jest spełnianie przez niego nadal
kryteriów formalnych, określonych w § 4 Regulaminu przyznawania stypendiów
5
oraz kontynuowanie nauki na studiach doktoranckich i przygotowywanie pracy doktorskiej
spełniających warunki określone w § 2 ust. 3 Regulaminu przyznawania stypendiów.
21. Obsługę organizacyjną i administracyjną Komisji Stypendialnej sprawuje z ramienia
Beneficjenta Systemowego – Zespół ds. stypendiów.
Sposób oceny Wniosków
§5
1. Do oceny merytorycznej kierowane są jedynie Wnioski, które spełniły wszystkie kryteria
formalne tj. zostały pozytywnie ocenione pod względem formalnym zgodnie z Kartą oceny
formalnej (stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu).
2. Komisja Stypendialna ocenia Wnioski w oparciu o szczegółowe kryteria oceny, określone
zgodnie z ust. 4 w ramach następujących grup kryteriów:
a) dotychczasowe osiągnięcia naukowe - maksymalnie 50 punktów;
b) planowana tematyka i zakres pracy doktorskiej wraz z uzasadnieniem Wnioskodawcy,
w jakim stopniu uwzględnia ona założenia RSI i może przyczynić się do rozwoju
strategicznych obszarów Województwa Małopolskiego - maksymalnie 15 punktów;
c) dotychczasowa współpraca z przedsiębiorstwem, którego profil działalności wpisuje
się w RSI – maksymalnie 15 punktów;
d) innowacyjność badań/projektu badawczego - maksymalnie 10 punktów;
e) możliwości praktycznego gospodarczego zastosowania wyników badań/projektu
badawczego, ze szczególnym uwzględnieniem obszaru Województwa Małopolskiego
- maksymalnie 10 punktów.
3. Wniosek może zostać oceniony maksymalnie na 100 punktów.
4. Każdy Wniosek oceniany jest zgodnie z Kartą oceny merytorycznej (stanowiącej załącznik
nr 2 do niniejszego Regulaminu).
5. Karta oceny merytorycznej stanowi uszczegółowienie kryteriów, o których mowa w ust. 2.
6. Końcowy wynik oceny merytorycznej Wniosku jest średnią arytmetyczną ocen
dokonanych przez dwóch Ekspertów - członków Komisji Stypendialnej. W przypadku
rozbieżności ocen Ekspertów, rozumianych jako suma punktów przyznanych za kryteria
merytoryczne, powyżej 30% maksymalnej liczby punktów możliwych do zdobycia,
o której mowa w ust. 3, Wniosek zostanie oceniony przez trzeciego członka Komisji
Stypendialnej (Eksperta). Średnia arytmetyczna zostanie wówczas wyliczona z dwóch
najbliższych sobie ocen. Jeżeli ocena trzeciego Eksperta różni się od dwóch uzyskanych
wcześniej ocen Ekspertów o tę samą liczbę punktów, średnia arytmetyczna zostanie
wyliczona z oceny trzeciego Eksperta i wyższej z ocen uzyskanych w ocenie
merytorycznej od dwóch Ekspertów.
7. Oceny Ekspertów mogą przyjmować ułamkowe wartości punktów, a średnia ocen
Ekspertów jest obliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku i zaokrąglana
zgodnie z zasadami matematyki.
8. W przypadku równych średnich arytmetycznych z oceny merytorycznej o miejscu
na Liście rankingowej Wniosków decydować będzie suma punktów otrzymanych
od obydwu Ekspertów za kryteria:
a) planowana tematyka pracy doktorskiej wraz z uzasadnieniem Wnioskodawcy, w jakim
stopniu uwzględnia ona założenia RSI i może przyczynić się do rozwoju
strategicznych obszarów Województwa Małopolskiego;
b) innowacyjność badań/projektu badawczego;
c) możliwości praktycznego zastosowania wyników badań/projektu badawczego,
ze szczególnym uwzględnieniem terenu Województwa Małopolskiego.
6
Protokół
§6
1. Z procesu przyznawania stypendiów w ramach jednego naboru sporządzany jest protokół,
który powinien zawierać:
a) informację na temat składu Komisji Stypendialnej w ramach danego naboru;
b) informację na temat przebiegu pracy Komisji Stypendialnej;
c) rankingi wniosków w poszczególnych zespołach;
d) arkusz zbiorczy ocenionych Wniosków – Lista rankingowa Wniosków.
2. Protokół przechowuje Beneficjent Systemowy.
ZAŁĄCZNIKI:
1.
2.
3.
4.
5.
Wzór Karty oceny formalnej;
Wzór Karty oceny merytorycznej;
Wzór Deklaracji poufności i bezstronności;
Wzór Umowy Stypendialnej;
Tabela przyporządkowująca dziedziny nauki i dyscypliny naukowe do obszarów
strategicznego rozwoju Małopolski określonych w RSI.
7