Kontrola NIK w jednostce budżetowej a prowadzenie dzienników

Kontrola NIK w jednostce budżetowej a prowadzenie dzienników

Kontrola NIK w jednostce budżetowej a prowadzenie dzienników częściowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Dziennik częściowy powinien obejmować zapisy z całego miesiąca, a nie dnia, czy konkretnego
dokumentu.
Pytanie
Jesteśmy jednostką budżetową, mamy aktualnie kontrolę z NIK, która kwestionuje daty
dokumentów.
Księgi rachunkowe prowadzone są przy pomocy programu komputerowego. W programie
mamy 3 daty: datę dokumentu, operacji gospodarczej, datę wprowadzenia do ksiąg. Każdy
dokument posiada swój nr dziennika częściowego (kolejność chronologiczna, czasem data
dokumentu późniejszego ma niższy nr dziennika częściowego, ponieważ dokument z
wcześniejszą datą wpływa później - tzn. dzienniki częściowe prowadzone są wg daty wpływu).
Jednakże dla ułatwienia (6 księgowych, każda z nich ma określony dziennik częściowy) za datę
wprowadzenia do ksiąg przyjęłam w polityce rachunkowości ostatni dzień miesiąca za dany
miesiąc. Wtedy wszystkie dokumenty wprowadzone są do ksiąg pod ostatnim dniem miesiąca,
kolejność dzienników częściowych jest zachowana.
Czy jest to poprawne? NIK twierdzi że nie, bo księgi nie są prowadzone systematycznie i
chronologicznie (?).
Ja uważam, że skoro kolejność dzienników częściowych jest zachowana i wprowadzam
dokumenty do bufora wg tej kolejności, a przenoszę je do ksiąg na ostatni dzień miesiąca, to
1/4
Kontrola NIK w jednostce budżetowej a prowadzenie dzienników częściowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
robię to poprawnie.
Nie mogę od razu dokonywać zapisów do ksiąg, ponieważ najpierw muszę sprawdzić wszystkie
dokumenty, a dopiero jak wszystko jest ok., przenoszę pod datą ostatniego dnia. Ustawa o
rachunkowości stanowi, że zapisy w księgach muszą być prowadzone tak, by można było
sporządzić na ich podstawie obowiązujące jednostkę sprawozdania. Uważam, że spełniam ten
wymóg.
Odpowiedź
Według tego co określono w pytaniu „Każdy dokument posiada swój nr dziennika
częściowego". Takie działanie jest niezgodne z art. 21 ustawy o rachunkowości (dalej RachunkU) w którym ustalono, że dowód księgowy ma posiadać numer identyfikacyjny, który
ma umożliwić odnalezienie dokumentu w zapisach dziennika (w tym przypadku w dzienniku
częściowym) oraz w zapisach ksiąg rachunkowych (na poszczególnych kontach syntetycznych
oraz analitycznych). Ten numer stanowi bezpośrednie powiązanie zapisów ewidencyjnych z
dokumentem źródłowym, który po zaksięgowaniu stanowi dowód księgowy. Z pytania
wynikałoby, że każda np. faktura stanowiłaby dziennik częściowy, co jest niezgodne z istotą
funkcjonowania dziennika (w tym częściowego) w którym zawiera się zapisy chronologicznie w
odniesieniu do okresu sprawozdawczego (art. 14 RachunkU) którym dla jednostek
budżetowych jest miesiąc.
Dziennik częściowy powinien zatem obejmować zapisy z całego miesiąca, a nie dnia, czy
konkretnego dokumentu. Ponadto dziennik częściowy służy do grupowania zdarzeń według ich
rodzajów. Nie ma zatem możliwości, aby dzienniki „zachowywały kolejność" w ciągu miesiąca.
Tym bardziej nie może dochodzić do tego, że „czasem data dokumentu późniejszego ma niższy
2/4
Kontrola NIK w jednostce budżetowej a prowadzenie dzienników częściowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
nr dziennika częściowego, ponieważ dokument z wcześniejszą datą wpływa później" - to
właśnie wskazuje na brak chronologii zdarzeń. W art. 13 ust. 4 RachunkU ustalono, że księgi
rachunkowe (np. dziennik częściowy) powinien być „wyraźnie oznaczony co do roku
obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia".
Zgodnie z uregulowaniami art. 24 RachunkU, księgi rachunkowe powinny być prowadzone
rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli
dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Natomiast art. 21 RachunkU
wymaga, aby dowód księgowy (a więc i zapis w księgach) posiadał datę operacji. Jeśli faktura
VAT została wystawiona 12 czerwca i data sprzedaży to również 12 czerwca, a zapis w
księgach to 31 czerwca, to nie można uznać, że księgi są prowadzone rzetelnie, ponieważ
zapisy nie stanowią „odbicia lustrzanego" (zgodnego z zasadą wiernego obrazu) takiego
zdarzenia gospodarczego czy też operacji finansowej. Chronologia dotyczy kolejności
powstawania zdarzeń ekonomicznych, a nie otrzymywania dokumentów (jedynie po
zamkniętym okresie sprawozdawczym możemy ująć w księgach takie zdarzenie w dacie
otrzymania). Zatem prowadzenie dzienników częściowych wg dat wpływu nie jest prawidłowe.
Natomiast księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do
nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu
dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych
procedur obliczeniowych.
Może zostać przedstawiony przy tym zarzut niesprawdzalności ksiąg rachunkowych, w związku
z tym, że księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie
poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur
obliczeniowych, a w szczególności m.in.: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację
dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach
przetwarzania danych, ponadto zapisy uporządkowane są chronologicznie (czego w opisanej
sytuacji nie spełniono - bowiem zapis nie odzwierciedla informacji zawartych w dokumencie w
zakresie daty powstania operacji) i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych
umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych
sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonania rozliczeń finansowych. Natomiast
3/4
Kontrola NIK w jednostce budżetowej a prowadzenie dzienników częściowych
Wpisany przez Piotr Wieczorek
aby uznać księgi rachunkowe za prowadzone bieżąco, należy spełnić m.in. warunek ujęcia
wpłat i wypłat gotówką, czekami oraz obrotu detalicznego w tym samym dniu, w którym zostały
dokonane.
Należy przy tym zaznaczyć, że RachunkU nie przewiduje wprowadzania danych do „buforu",
zdarzenia mają być księgowane w podziale na rodzaje - systematyka (np. gotówka, operacje
bezgotówkowe, wydatki bieżące, wydatki majątkowe itp. - sposób systematyki zdarzeń należy
dostosować do rodzaju jednostki budżetowej, ponieważ jednostka oświatowa grupuje zdarzenia
inaczej niż przykładowo jednostka pomocy społecznej) oraz chronologicznie, tj. bieżąco z dnia
na dzień.
4/4