pobierz plik - Rozwój Polski Wschodniej

2011
Zasady prawidłowego przygotowywania
wniosków o płatność w ramach Projektu
Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej
- teoria i praktyka
Dorota Kocyk
Paweł Zakrzewski
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Plan prezentacji
1) Wybrane podstawy prawne
2) Funkcje i struktura wniosku o płatność, w tym rozliczenie i wydatkowanie transzy
zaliczki
3) Dokumentowanie wydatków kwalifikowalnych
4) Najczęściej popełniane błędy – ocena formalna
5) Najczęściej popełniane błędy – ocena merytoryczna
6) Pozostałe uchybienia
7) Opis dowodów księgowych
8) Oświadczenie o kwalifikowalności VAT
9) Wniosek w wersji elektronicznej w formacie excel (np. na CD)
10) Załączniki do wniosku
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wybrane podstawy prawne
1) Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 8 października
2008 r. w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju
Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego
Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013;
2) Umowa o dofinansowanie Projektu spełniającego kryteria, o których
mowa w art. 39 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 w ramach
PO RPW 2007-2013; § 14 ust 17 „Ponoszenie wydatków”; (ze wskazaniem
obowiązujących dokumentów oraz aktów prawa wspólnotowego i krajowego);
3) Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski
Wschodniej 2007-2013 (ze wskazaniem aktów prawnych i dokumentów regulujących zagadnienie
kwalifikowalności);
4) Instrukcja do wniosku Beneficjenta o płatność dla projektu
finansowanego w ramach Programu Operacyjnego Rozwój Polski
Wschodniej 2007-2013;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Funkcje i struktura wniosku o płatność
- informacje ogólne
Zgodnie z § 14, ust. 8 Umowy o dofinansowanie Beneficjent składa wniosek
nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w formie pisemnej i w wersji
elektronicznej. Rozliczenie przyznanego Beneficjentowi dofinansowania
następuje przez złożenie wniosku o płatność i wypełnienie odpowiedniej jego
części, służącej rozliczeniu dofinansowania.
W przypadku, gdy Beneficjent nie rozliczył przekazanych w postaci zaliczki
środków zgodnie z harmonogramem przekazywania dofinansowania w ramach
umowy, IP PO RPW od środków pozostałych do rozliczenia nalicza odsetki jak
dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków na rachunek
bankowy Beneficjenta do dnia złożenia wniosku o płatność. Odsetki naliczane
są proporcjonalnie dla części, w jakiej nierozliczone środki pochodzą
z płatności oraz dotacji celowej.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Termin wydatkowania i rozliczenia transzy zaliczki
W kontekście zapisów § 14 Umowy o dofinansowanie – terminem
wydatkowania i rozliczenia transzy zaliczki jest okres czasu liczony od dnia
przekazania transzy zaliczki do ostatniego dnia kwartału następującego po
kwartale, w którym zaliczka została przekazana na rachunek bankowy
Beneficjenta.
Jednocześnie należy mieć na uwadze obowiązujące przepisy ustawy
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.), nakładające na
jednostki sektora finansów publicznych obowiązek zgłoszenia/rozliczenia
wydatku nie później niż w okresie 3 miesięcy od daty jego poniesienia.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Rozliczenie zaliczki
Rozliczenie zaliczki następuje poprzez przedłożenie (tj. faktyczny wpływ do
IP PO RPW) w powyższym terminie:
1) wniosku (albo wniosków) o płatność rozliczającego narastająco
w danym okresie co najmniej 70% dotychczas otrzymanej zaliczki, lub
2) wykazanie mniejszego poziomu wydatkowania środków i zwrot
niewykorzystanej części zaliczki.
Jeżeli przedkładane wnioski zawierają mniejsze wydatki kwalifikowalne (np.
60% zaliczki), to różnica do 70% powinna być zwrócona w ww. dacie
przekazanego dofinansowania – w przeciwnym wypadku od środków
pozostałych do rozliczenia IP PO RPW naliczy odsetki jak dla zaległości
podatkowych.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Rozliczenie zaliczki
Jeżeli w wyniku weryfikacji złożonego w ww. terminie wniosku o płatność
(rozliczającego przekazaną transzę zaliczki) okaże się, że część lub wszystkie
wykazane wydatki są niekwalifikowalne, co spowoduje, że nie zostanie
osiągnięty poziom wydatkowania co najmniej 70% dotychczas otrzymanej
zaliczki – Beneficjent zostanie wezwany do zwrotu kwoty stanowiącej różnicę
pomiędzy wartością wydatków uznanych za kwalifikowalne a kwotą stanowiącą
równowartość
70%
wydatkowania
przekazanej
transzy
z odsetkami naliczonymi jak dla zaległości podatkowych.
zaliczki
wraz
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Środki europejskie na przełomie lat budżetowych
- stanowisko Ministerstwa Finansów
Obecnie obowiązująca ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach
publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) nie przewiduje
konieczności zwrotu środków europejskich (z EFRR) przekazywanych na
przełomie lat budżetowych na rachunek Beneficjenta. Wskazują na to przepisy
Rozdziału 6 ww. ustawy – Wykonywanie budżetu środków europejskich
podkreślające odmienny charakter tych środków; potwierdza to również
brzmienie art. 184 ust. 2 ww. ustawy, zgodnie z którym zasady rozliczania
określone dla dotacji z budżetu państwa nie dotyczą środków europejskich.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Środki europejskie na przełomie lat budżetowych
- stanowisko Ministerstwa Finansów
Z kolei przepis art. 263 ww. ustawy określa w ust 1 generalną zasadę, iż
niezrealizowane kwoty wydatków budżety jednostki samorządu terytorialnego
wygasają z upływem roku budżetowego i przewiduje się od tej zasady w ust. 3
jedynie 2 odstępstwa. Chodzi tu o możliwość ustalenia wykazu wydatków
niewygasających, w których organ stanowiący JST może ująć wydatki związane
z realizacją umów:
1) w sprawie zamówienia publicznego;
2) które zostaną zawarte w wyniku zakończonego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w którym dokonano wyboru wykonawcy.
Jeżeli zatem JST realizuje zadania z udziałem środków europejskich, to organ
stanowiący może ująć w wykazie wydatków niewygasających wydatki
związane z realizacją tego zadania, ale tylko w przypadkach określonych w art.
263 ust. 3.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Funkcje i struktura wniosku o płatność
- informacje ogólne
Zlecenie płatności na rzecz Beneficjenta, wystawiane jest w terminie do 30 dni
od dnia złożenia przez Beneficjenta do Instytucji Pośredniczącej kompletnego
i poprawnie wypełnionego wniosku o płatność. Zgłoszenie przez IP PO RPW
uwag do wniosku wstrzymuje bieg tego terminu.
Zgodnie z § 12, ust. 2 Umowy o dof. Beneficjent zobowiązuje się do
prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej lub
stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej odrębnego
kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz
poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem, a także
zapewnienia, że środki są księgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Funkcje i struktura wniosku o płatność
- informacje ogólne
Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez Beneficjenta; wypełnia je
IP PO RPW.
Wszystkie kwoty i dane finansowe podawane we wniosku o płatność należy
wyrażać w PLN z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku.
Jeżeli pole pozostaje niewypełnione należy wpisać „-” co oznacza, że pole nie
dotyczy danego projektu lub „0” co oznacza, że pole dotyczy danego projektu,
lecz osiągnięto wartość zerową.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Funkcje i struktura wniosku o płatność
- funkcje wniosku
Funkcje wniosku o płatność; ten sam formularz wniosku służy do:
1) wnioskowania o przyznanie płatności zaliczkowej (Beneficjent wypełnia
poz. 2-8, 10, 15, 16, 19, 20, 21);
2) rozliczenia środków przekazanych Beneficjentowi w ramach
wcześniejszych transz zaliczkowych z możliwością wnioskowania
o kolejne transze środków (Beneficjent wypełnia poz. 1-22);
3) wnioskowania o refundację wydatków sfinansowanych ze środków
Beneficjenta (Beneficjent wypełnia poz. 1-22);
4) rozliczenia wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe
sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta
(Beneficjent wypełnia poz. 1-9, 11-22);
5) sprawozdania o postępie rzeczowym projektu (Beneficjent wypełnia
pole poz. 1-7 i 14-22).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ
w ramach
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007 - 2013
1 Wniosek za okres od ……………….…………… do………………………….…….
Data wpłynięcia wniosku:
Podpis i pieczęć:
Nr wniosku:
2 DANE BENEFICJENTA
Nazwa: …………………………………………………………….…
telefon:……………………………………………………. faks:………………………………………………….. e-mail:………………………………………...
adres:…………………………………………………………………
NIP:……………………………………………………………………
Osoba wyznaczona do kontaktu:
1) w części dot. postępu finansowego
Imię i nazwisko: ……………………………………………………..
telefon:…………………………………………………… faks:……………………………………………………e-mail:…………………………………………..
2) w części dot. przebiegu realizacji projektu
Imię i nazwisko: ……………………………………………………..
telefon:…………………………………………………… faks:……………………………………………………e-mail:…………………………………………..
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- struktura
1) Wniosek za okres od… do…;
2) Dane Beneficjenta (zgodnie z umową o dofinansowanie);
3) Program Operacyjny Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013;
4) Oś priorytetowa II Infrastruktura społeczeństwa informacyjnego;
4.1. Działanie II.1 Sieć szerokopasmowa Polski Wschodniej;
5) Nazwa projektu… (zgodnie z Umową o dof.); np. Sieć Szerokopasmowa Polski
Wschodniej – województwo warmińsko-mazurskie;
6) Nr projektu… (zgodnie z Umową o dof.);
7) Umowa o dof. nr …;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
3. Program Operacyjny: ……………………………………………………………………………………………
4. Oś Priorytetowa: …………………………………………………………………………………………………
4.1. Działanie: ……………………………………………………………………………………………….……
5. Nazwa projektu: ………………………………………………………………………………………………….
6. Nr projektu: ……………………………………………………………………………………………………….
7. Umowa o dofinansowanie nr ……………………………………………………………………………………
8. Płatność końcowa (tak/nie)*
* Niepotrzebne skreślić
8a Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem …………………………………………………………….. PLN
9 Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem ……………………………………………………… PLN
9 (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki ……………………………………………..…..PLN
9 (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de - minimis ……………………………………………....PLN
9a Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (po autoryzacji|) …………………………………..PLN
9a (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki (po autoryzacji) ………….………………….PLN
9a(2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de - minimis (po autoryzacji) ………………….………..PLN
9b Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (odpowiadająca pomocy publicznej) ……………PLN
9c Kwota wydatków bedących podstawą do certyfikacji ……………………………………………………...…PLN
9d w tym kwota wydatków odpowiadajacych dofinansowaniu UE ……………………………………………..PLN
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- struktura
8) Płatność końcowa (należy wskazać przez wykreślenie jednej z opcji
właściwą odpowiedź);
8.a. Całkowita kwota wydatków objętych wnioskiem – należy podać kwotę
poniesionych przez Beneficjenta wydatków objętych wnioskiem
o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno
kwalifikowalnych jak i nie kwalifikowalnych), również tych nie
wykazanych w pkt. 11; co do zasady kwota wykazana w pkt. 8a powinna być
zgodna z kwotą wykazaną w tabeli nr 11 w podsumowaniu kolumny nr 11, tj.
kwotą wydatków w ramach wskazanego dokumentu poniesioną w związku
realizacją projektu brutto oraz kwotą wykazaną w tabeli nr 14 w podsumowaniu
kolumny nr 5, tj. wydatkom ogółem zrealizowanym w okresie za który składany
jest wniosek;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
10 Wnioskowana kwota …………………………………………………………………………………………....PLN
10 (1) w tym kolejna transza zaliczki ………………………………………………………………………………PLN
10a Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji) ……………………………………..PLN
10b Płatność pośrednia/końcowa …………………………………………………………………………………PLN
10c Płatność zaliczkowa …………………………………………………………………………………………..PLN
10d Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki ……………………………………………………….PLN
10e Ogólna kwota do wypłaty (suma 10b i 10c) …………………………………………………………………PLN
Wartość odsetek narosłych na rachunku projektu w okresie rozliczeniowym …………………………………PLN
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- struktura
9) Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem – należy podać
kwotę poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowalnych
objętych wnioskiem o płatność; kwota ta powinna być równa sumie
wartości wykazanych w tabeli 11, w podsumowaniu kolumny 14
i jednocześnie zgodna z kwotą wykazaną w tabeli nr 14 w podsumowaniu
kolumny nr 6, tj. wydatkom kwalifikowalnym zrealizowanym w okresie za
który składany jest wniosek; (punktu nie wypełnia się w przypadku
wniosku o pierwszą płatność zaliczkową);
9 (1) w tym wydatki kwalifikowalne służące rozliczeniu zaliczki – należy podać
kwotę odpowiadającą części wydatków, która była poniesiona w ramach
otrzymanej zaliczki;
9 (2) w tym kwota wydatkowana w ramach pomocy de-minimis – należy podać
kwotę wydatków poniesionych w ramach de-minimis (jeśli dotyczy);
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- struktura
Pkt. 10 Wnioskowana kwota
W przypadku projektów realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego,
odsetki gromadzone na rachunkach bankowych, zgodnie z właściwymi przepisami
ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego
(t. jedn. Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 z późn. zm.) stanowią źródło ich dochodów
własnych – z uwagi na powyższe odsetki te nie będą podlegały zwrotowi do IP PO RPW.
W przypadku, gdy płatności dla Beneficjenta przekazywane są w formie
refundacji poniesionych wydatków należy wpisać kwotę stanowiącą wynik
mnożenia kwoty z poz. 9 przez montaż z umowy (zgodnie z Instrukcją wypełniania
WNP). W przypadku gdy wniosek dotyczy również rozliczenia otrzymanej
zaliczki i rozliczenie to pozwala na uzyskanie kolejnej transzy zaliczki, to w
polu 10 należy uwzględnić poz. 9 (1) poprzez pomniejszenie o nią poz. 9 oraz
ująć wartość kolejnej transzy zaliczki zgodnie z harmonogramem
przekazywania płatności w ramach umowy.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- struktura
Reasumując: Pkt. 10 Kwota wnioskowana = (poz. 9–poz. 9(1)) * (kwota
dofinansowania wynikająca z umowy podzielona przez całkowite wydatki
kwalifkowalne objęte umową) + wartość kolejnej transzy zaliczki wynikającej
z harmonogramu.
10 (1) w tym kolejna transza zaliczki – należy wpisać kwotę, o jaką wnioskuje
Beneficjent, wynikającą z harmonogramu przekazywania płatności w ramach
umowy, stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie.
1
2
3
4
5
6
7
8
1.
2.
3.
4.
suma ogółem w PLN
9
ETAP/ZADANIE/KONTRAKT
1.
2.
3.
4.
ETAP/ZADANIE/KONTRAKT
11
12
13
14
w tym VAT
Kwota wydatków
kwalifikowalnych
VAT dla wydatków w ramach
wskazanego dokumentu w
związku z realizacja projektu
Kwota wydatków w ramach
wskazanego dokumentu
poniesiona w związku z
realizacją projektu netto
10
Kwota wydatków w ramach
wskazanego dokumentu
poniesiona w związku z
realizacją projektu brutto
Kwota dokumentu netto
Kwota dokumentu brutto
NIP wystawcy dokumentu
Nazwa towaru lub
usługi/pozycja na dokumencie
Sposób zapłaty
Data zapłaty
Data wystawienia
Kategoria interwencji
Numer księgowy lub
ewidencyjny
Nr dokumentu
Lp.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku
11. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
15
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- zestawienie dokumentów
W tabeli 11 należy wykazać wyłącznie dokumenty potwierdzające
poniesione wydatki kwalifikowalne. W zestawieniu należy ująć wszystkie
zapłacone faktury lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej w
rozumieniu ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, które stanowią
udokumentowanie poniesienia wydatków kwalifikowalnych przez Beneficjenta
w ramach projektu w okresie objętym danym wnioskiem.
Nie wypełnia się zestawienia w przypadku wniosku o pierwszą płatność
przekazywaną w formie zaliczki.
Zestawienie należy opatrzyć pieczęcią Beneficjenta na pierwszej stronie.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- zestawienie dokumentów
Kolumna 1 należy podać numer faktury lub innego dokumentu o równoważnej wartości
dowodowej a jeśli nie jest to możliwe, np. repertorium w przypadku aktu
notarialnego;
Kolumna 2 należy podać numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez
osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe;
Kolumna 3 należy wpisać „nie dotyczy”;
Kolumna 4 należy podać datę wystawienia dokumentu;
Kolumna 5 należy podać datę dokonania płatności faktury lub innego dokumentu
księgowego o równoważnej wartości dowodowej; w zestawieniu mogą
zostać ujęte wyłącznie w całości zapłacone dokumenty; jeżeli np.
faktura była opłacana ratami, należy wskazać wszystkie daty płatności za
daną fakturę; dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być
umieszczony we wniosku o płatność;
Kolumna 6 należy wpisać „nie dotyczy”;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- zestawienie dokumentów
Kolumna 7 należy podać nazwę towaru lub usługi odnoszących się do wydatku
kwalifikowalnego wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym
dokumencie księgowym (w przypadku wystąpienia różnych stawek VAT
w pozycjach w przedstawianym dokumencie – pozycje z faktury należy
pogrupować według stawek VAT);
Kolumna 8 należy podać NIP wystawcy przedstawianego dokumentu
księgowego; w przypadku listy płac – NIP Beneficjenta;
Kolumna 9 należy podać kwotę dokumentu brutto, na którą została wystawiona faktura
lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej;
Kolumna 10 należy podać kwotę dokumentu netto, na którą została wystawiona
faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości
dowodowej; (różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 9 i 10 wynikać
może wyłącznie z podatku VAT).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- zestawienie dokumentów
Kolumna 11 należy podać kwotę brutto wydatków w ramach wskazanego dokumentu
poniesionych w związku z realizacją projektu; w przypadku, gdy
dokument opiewa na wyższą kwotę i obejmuje także wydatki niezwiązane
z projektem, należy wpisać tylko tę część wydatków, która dotyczy
projektu;
Kolumna 12 należy podać kwotę netto wydatków w ramach wskazanego dokumentu
poniesionych w związku z realizacją projektu;
Kolumna 13 należy podać kwotę VAT wydatków w ramach wskazanego dokumentu
(kolumna 11);
Kolumna 14 należy podać kwotę wydatków kwalifkowalnych odnoszących się do
wydatków wykazanych w kolumnie 11 (w przypadku, gdy VAT jest
wydatkiem kwalifikowanym) lub w kolumnie 12 (w przypadku gdy VAT
nie jest wydatkiem niekwalifikowanym);
Kolumna 15 należy podać kwotę VAT, z kwoty wydatku kwalifikowalnego,
uwzględnionego w kolumnie 14, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Potwierdzam ilość załączonych kopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z niniejszym zestawieniem**
Imię i nazwisko: ............................................................
data: .................................
podpis: ...................................
** IZ PO RPW dołącza do wniosku o płatność jedynie zestawienie dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków
12. UZYSKANY DOCHÓD* oraz odsetki narosłe od złożenia poprzedniego wniosku o płatność
Lp.
Rodzaj dochodu
Kwota
1
2
suma ogółem w PLN:
Odsetki narosłe od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność
* w przypadku projektów objetych pomocą publiczną nie wypełnia się części dotyczących wyliczenia dochodu
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- dochód w projekcie
Należy wykazać dochód rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 1-3 rozporządzenia Rady
WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 (Dz. Urz. WE L 210
z 31.07.2006); przy obliczeniach należy uwzględnić informacje zawarte
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW 2007-2013.
Zgodnie z Częścią 6.10 Podrozdziałem 10 – pn. „Projekty generujące dochód” ww.
Wytycznych pod pojęciem przychodu netto (dochodu) należy rozumieć,
z zastrzeżeniem pkt. 7, różnicę między oczekiwanymi przychodami (w przypadku
ostatniego roku okresu referencyjnego, powiększonymi o wartość rezydualną) oraz
oczekiwanymi kosztami operacyjnymi spodziewanymi w trakcie realizacji projektu
oraz późniejszym okresie funkcjonowania.
W tabeli należy wykazać dochód, który nie został określony na etapie składania
wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a który powstał podczas realizacji
projektu lub został niedoszacowany na etapie składania wniosku o dof.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- dochód w projekcie –
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków (…)
W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu wystąpią incydentalne dochody,
które nie zostały przewidziane w analizie finansowej dla projektu:
a) w przypadku, gdy koszty związane z wygenerowanymi dochodami stanowią
wydatki kwalifikowane w ramach projektu, uzyskany dochód (rozumiany
jako
różnica
między
przychodem
a
kosztem
związanym
z uzyskaniem tego przychodu) pomniejsza wydatki kwalifkowalne
w ramach projektu;
b) w przypadku, gdy koszty związane z wygenerowanymi dochodami nie
stanowią wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu, uzyskany dochód
nie pomniejsza wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
13. ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI**
Lp.
Źródło sfinansowania wkładu własnego beneficjenta
Kwota
0
1
2
1= 2+3+4
Środki publiczne
2
- budżet państwa
3
- budżet jednostek samorządu terytorialnego
4
- inne krajowe środki publiczne
5
Środki prywatne
6
RAZEM
Lp.
0
1
2=3+4+5
Kwota wydatków ogółem
Kwota wydatków
kwalifikowalnych
1
2
3
Środki wspólnotowe
Krajowe środki publiczne
3
- budżet państwa
4
- budżet jednostek samorządu terytorialnego
5
- inne krajowe środki publiczne
6
Prywatne
suma ogółem
7=1+2+6
w tym
8
Źródło
- EBI
** Kwoty wydatków kwalifikowalnych powinny wynikać z kwot wykazanych w pkt 9a
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- źródła z których zostały sfinansowane wydatki
W Tabeli nr 13 (część białą wypełnia Beneficjent) w kolumnie nr 2 „Kwota”
należy wskazać kwotę przypisaną do danego źródła sfinansowania części
wydatków pokrywanych wkładem własnym beneficjenta we wniosku
o płatność.
W pozycji budżet państwa należy wpisać tę część wkładu własnego, która
została sfinansowana ze środków pochodzących bezpośrednio z budżetu
państwa, np. wkład własny państwowych jednostek budżetowych.
Do środków wykazywanych jako budżet jednostek samorządu terytorialnego
(JST) należy zaliczyć w szczególności wydatki:
1) gmin, powiatów i województwa oraz działających w ich imieniu jednostek
organizacyjnych;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- źródła z których zostały sfinansowane wydatki
1) związków, porozumień i stowarzyszeń jednostek samorządu terytorialnego;
2) podmiotów wykonujących usługi publiczne na zlecenia JST, w których
większość udziałów lub akcji posiada samorząd danego szczebla;
3) podmiotów wybranych w drodze ustawy Prawo zamówień publicznych
wykonujących usługi publiczne na podstawie obowiązującej umowy
zawartej z jednostką samorządu terytorialnego;
W pozycji inne krajowe środki publiczne należy podać m. in. środki funduszy
celowych, środki pokrewne środkom publicznym służące realizacji dobra
publicznego oraz środki własne szkół wyższych.
W pozycji środki prywatne należy wpisać tę część wkładu własnego, która
została pokryta ze środków własnych podmiotów prywatnych.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU
14. POSTĘP RZECZOWO - FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU
Zadania/cele założone w
umowie/decyzji o
dofinansowanie
Stan realizacji dotyczy okresu za
który składany jest wniosek
1
2
Etap/zadanie/kontrakt 1
(nazwa…)
Etap/zadanie/kontrakt 2
(nazwa…)
Ogółem
W tym wydatki poniesione na
zakup gruntów
w tym wydatki poniesione na
mieszkalnictwo***
wydatki związane z kosztami
pośrednimi/ogólnymi
rozliczanymi ryczałtowo
w tym cross-financing
** Kolumny nr 5 i 6 wypełnia IZ i IP PO RPW
*** Zapis nie dotyczy projektów realizowanych w ramach PO RPW
Wydatki przypisane zadaniom/celom
określonym w aktualnym
harmonogramie rzeczowo - finansowym
Wydatki zrealizowane w okresie za który
składany jest wniosek
Wydatki od początku realizacji projektu
% realizacji
Ogółem
Kwalifikowalne
Ogółem
Kwalifikowalne
Ogółem
Kwalifikowalne
3
4
5
6
7
8
9=(8/4)*100
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu
W Tabeli nr 14 w kolumnie nr 2 należy zamieścić krótki opis prezentujący
stan
realizacji
poszczególnych
etapów/zadań/kontraktów.
Etapy/zadania/kontrakty
projektu muszą być tożsame z wykazanymi
w harmonogramie realizacji projektu i we wniosku o dofinansowanie.
W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach
ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z umową (aneksem)
powinny być poniesione w ramach poszczególnych etapów/zadań/kontraktów,
natomiast w kolumnach 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne
zrealizowane w okresie, za który składany jest wniosek. W kolumnach 7 i 8
należy przedstawić wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione
od początku realizacji projektu. Należy uwzględnić również dane z okresu
bieżącego. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości
z kolumny 8 do wartości z kolumny 4.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
15. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Planowane zamówienia publiczne w ramach
realizacji projektu
0
Zamówienia publiczne udzielone od początku realizacji
projektu włączając okres sprawozdawczy
Zamówienia publiczne udzielone w okresie
sprawozdawczym
% realizacji kontraktowania na poziomie
Beneficjent - Wykonawcy
Liczba
Wartość
Liczba
Wartość
Liczba
Wartość
Liczba
Wartość
1
2
3
4
5
6
7=3/1*100
8=4/2*100
….
…..
OGÓŁEM
16. PLANOWANY PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOŻENIA KOLEJNEGO WNIOSKU
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- zamówienia publiczne
Należy przedstawić informacje dotyczące liczby i wartości zamówień
publicznych, w podziale na: zamówienia planowane do przeprowadzenia
w ramach realizacji projektu, zamówienia publiczne udzielone od początku
realizacji projektu, zamówienia udzielone w danym okresie sprawozdawczym,
procent realizacji kontraktowania na poziomie Beneficjent-Wykonawcy.
W kolumnie 0 należy wpisać poszczególne kategorie planowanych zamówień
publicznych (roboty, dostawa, usługi).
W pozostałych kolumnach należy odpowiednio uzupełnić dane dotyczące
planowanej wartości zamówień. Jeśli zamówienie publiczne zostanie udzielone
należy podać tytuł kontraktu. W takim przypadku w pozostałych kolumnach
uzupełnia się również dane dotyczące wartości kontraktów wynikającej
z rozstrzygniętego przetargu.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- planowany przebieg realizacji projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku
Należy wskazać jaki etap/zadanie/kontrakt w ramach projektu wynikający
z harmonogramu zostanie rozpoczęty lub zrealizowany, oraz jakie czynności
w ramach etapu/zadania/kontraktu będą wykonywane do czasu złożenia
kolejnego wniosku o płatność np. przygotowanie dokumentacji przetargowej,
ogłoszenie przetargu, rozpoczęcie lub kontynuacja robót itd. W tym punkcie
powinna znaleźć się informacja odnosząca się do postępu prac w ramach
każdego
etapu/zadania/kontraktu
projektu,
którego
realizacja
jest
planowana zgodnie z harmonogramem do czasu złożenia kolejnego
wniosku o płatność.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
17. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU***
Nazwa wskaźnika
Jednostka miary
wskaźnika
Wartość bazowa mierzona przed
rozpoczęciem realizacji projektu
Wartość docelowa wskaźnika
1
2
3
4
Wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia Wartość wskaźnika
poprzedniego wniosku o płatność przez osiągnięta od początku
beneficjenta
realizacji projektu
5
6
Stopień realizacji
wskaźnika (%)
7=(6/4)*100
wskaźniki produktu
0
0
Nazwa wskaźnika
Jednostka miary
wskaźnika
Wartość bazowa mierzona przed
rozpoczęciem realizacji projektu
Wartość docelowa wskaźnika
Wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu
Stopień realizacji
wskaźnika (%)
1
2
3
4
5
6=((5-3)/(4-3))*100
wskaźniki rezultatu
*** Tabela wypełniania w przypadku projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności. W przypadku pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach projektu
wartośc w kolumnie 5 w części tabeli dotyczącej wskaźników produktu równa się wartości w kolumnie 6.
18. INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW NAPOTYKANYCH W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU, ZADAŃ PLANOWANYCH, A NIEZREALIZOWANYCH W OKRESIE
OBJETYM WNIOSKIEM ORAZ PRZYCZYNY EWENTUALNEGO NIEOSIĄGNIĘCIA/PRZEKROCZENIA ZAKŁADANEGO W PROJEKCIE POZIOMU WSKAŹNIKÓW
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- wskaźniki realizacji projektu
Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego
wniosku o płatność (za wyjątkiem kolumny 5, nie wypełnianej w przypadku
pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach projektu), natomiast część
tabeli ze wskaźnikami rezultatu – wyłącznie dla wniosku o płatność końcową.
Nazwy wskaźników i ich miary muszą być zgodne z listą wskaźników
określonych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku wskaźnika rezultatu
projektodawca we wniosku o płatność końcową w kolumnie 5 (wartość
wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu) wpisuje wartość, jaka
będzie osiągnięta w momencie zakończenia projektu bądź w okresie
bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki
wskaźnika - jednak okres ten nie może być dłuższy niż 1 rok). Stopień realizacji
wskaźnika
obliczany
jest
na
podstawie
formuł
zawartych
w następujących kolumnach tabeli: 7 dla wskaźników produktu i 6 dla
wskaźników rezultatu.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- wskaźniki realizacji projektu
Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane
usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych.
Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji beneficjenta, jego otoczeniu bądź ostatecznych
odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu.
Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu
(uwaga: w przypadku wskaźników produktu jest równa zeru).
Wartość docelowa oznacza wartość, jaką Beneficjent zamierza osiągnąć
w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną
w umowie o dofinansowanie (wniosku o dofinansowanie).
Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne
efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu.
Nazwy wskaźników SIMIK 07-13 powinny być tożsame z nazwami wskaźników wykazanymi w
Załączniku nr 3, tj. Liście wskaźników kluczowych przechowywanych w Krajowym Systemie
Informatycznym (SIMIK 07-13) do Wytycznych w zakresie warunków gromadzenia i
przekazywania danych w formie elektronicznej z dnia 10 stycznia 2008 roku – nie należy ich
modyfikować.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- informacja na temat problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o problemach napotkanych
w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność,
zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie,
wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta od realizacji
określonych
zadań
bądź
wskazaniem
przyczyn
zewnętrznych,
uniemożliwiających realizację konkretnych zadań (z wyszczególnieniem
problemów dotyczących m. in. zamówień publicznych, wykonawców, płatności
i innych).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały
W kolumnie planowane wydatki kwalifikowalne należy wskazać kwotę
wydatków kwalifikowalnych, które beneficjent planuje wykazać we wnioskach
o płatność składanych w czterech kolejnych kwartałach. Kwoty wykazane w tej
kolumnie powinny być zgodne z kwotami wykazanymi w kolumnie Planowane
wydatki kwalifikowalne aktualnego Harmonogramu przekazywania
płatności w ramach umowy, który stanowi załącznik do umowy
o dofinansowanie.
W części Tabeli nr 19 wartość środków do wypłaty w danym kwartale przez
Instytucję Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta należy przedstawić plan
zapotrzebowania na wydatki kwalifikowane w ujęciu kwartalnym, jakie
wnioskodawca planuje wykazać we wnioskach o płatność zaliczkową,
pośrednią lub końcową składanych w czterech kolejnych kwartałach
kalendarzowych, w podziale zaliczka/refundacja.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały
Dane przedstawione w Tabeli nr 19, w części wartość środków do wypłaty
w danym kwartale przez Instytucję Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta
(kolumna razem) powinny umożliwić sporządzanie prognoz dla całego
programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest aby informacje
przedstawione przez Beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe.
Kwoty wykazane w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowalne nie muszą
być równe kwotom wskazanym w części tabeli nr 19 wartość środków do
wypłaty w danym kwartale przez Instytucję Pośredniczącą na rzecz
Beneficjenta.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
19. HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA CZTERY KOLEJNE KWARTAŁY
Wartość środków do wypłaty przez Instytucje Pośredniczącą na rzecz Beneficjenta (z
wyłączeniem Pomocy Technicznej)
Okres (rok, kwartał)
rok
kwartał
20..
…kwartał
20..
…kwartał
20..
…kwartał
20..
…kwartał
Planowane wydatki kwalifikowalne
Zaliczka
20. INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z ZASADAMI POLITYK WSPÓLNOTOWYCH
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki równych szans?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Refundacja
RAZEM
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały
W sytuacji, gdy dla przykładu wnioskodawca planuje złożenie wniosku
o płatność pośrednią obejmującego wydatki poniesione do końca lutego,
wypełniany przez Wnioskodawcę wiersz powinien zawierać dane dla
pierwszego kwartału danego roku (styczeń – marzec).
W przypadku składania wniosku o płatność zaliczkową należy przewidzieć
odpowiednie kwoty w kwartale kalendarzowym, w którym wniosek o płatność
zaliczkową jest składany.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych
Poprzez zaznaczenie pola Tak, Nie lub Nie dotyczy należy wskazać, czy
realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty:
 zgodność z polityką równych szans;
 zgodność z polityką społeczeństwa informacyjnego;
 zgodność z polityką ochrony środowiska;
 zgodność z zasadami ochrony konkurencji;
 zgodność z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych;
 zgodność z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej;
 zgodność z polityką zatrudnienia;
 zgodność z polityką efektywności energetycznej;
do przestrzegania których Beneficjent zobowiązał się w umowie
o dofinansowanie.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- informacje o zgodności realizacji projektu z zasadami polityk wspólnotowych
W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) należy
opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać
podjęte
działania
naprawcze.
W
opisie
należy
uwzględnić
kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk UE.
wyniki
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki społeczeństwa informacyjnego?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki ochrony środowiska?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki ochrony konkurencji?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki zamówień publicznych?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki pomocy publicznej?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki zatrudnienia?
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityki efektywności energetycznej - pozytywny, neutralny - z uzasadnieniem
TAK
NIE
NIE DOTYCZY
W przypadku nie przestrzegania polityk wspólnotowych należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze
21. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA:
Ja niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone1. Jestem świadomy
odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne.
Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest ……………………………………………………………………………………
22. ZAŁĄCZNIKI:
Zgodnie z odrebna listą załączników dołączoną do wniosku.
Miejscowość:
1
Niepotrzebne skreślić
Data:
Podpis (imię i nazwisko):
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- oświadczenie Beneficjenta
Należy
wskazać
miejsce
przechowywania
dokumentacji
związanej
z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba Beneficjenta).
Zapis w formularzu wniosku w pkt. 21, w brzmieniu: „a wydatki wykazane we
wniosku zostały zapłacone” nie dotyczy Beneficjenta, który wnioskuje
o zaliczkę po raz pierwszy. W tym przypadku ww. zapis należy skreślić
i podpisać Oświadczenie.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- załączniki
Jest to pole informacyjne, nie należy go uzupełniać.
Do wniosku należy sporządzić odrębny wykaz załączników z zaznaczeniem
okresu za jaki składany jest wniosek o płatność (tożsamy z wykazanym na
złożonym wniosku).
Załącznikami do wniosku mogą być potwierdzone za zgodność z oryginałem
kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej
(zgodnie z poz. 11 wniosku) wraz z dowodami zapłaty, jak również
poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających
odbiór/wykonanie prac oraz inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie
z umową o dofinansowanie.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek o płatność
- podpisy
Wniosek musi być parafowany przez osobę do tego upoważnioną na każdej
ze stron oraz opatrzony podpisem i pieczęcią imienną na ostatniej stronie
przez przynajmniej jedną osobę, upoważnioną do podpisania wniosku wraz
ze wskazaniem daty (używając koloru tuszu innego niż czarny).
Dołączony do wniosku wykaz załączników powinien również być
parafowany przez osobę do tego upoważnioną po stronie Beneficjenta.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
W przypadku rozliczenia zaliczki bądź refundacji do wniosku
załącza się następujące dokumenty:
•
kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej (np.
rachunków, list płac, KP), potwierdzających poniesienie wydatków wyszczególnionych
przez Beneficjenta w pkt. 11 wniosku wraz z kopiami dokumentów potwierdzających
odbiór urządzeń lub wykonanych prac (protokoły odbioru, Karty Czasu Pracy);
potwierdzające poniesienie wydatków w okresie realizacji projektu, wskazanym
w umowie o dofinansowanie;
•
faktury dotyczące robót budowlanych (których kopie dołączono
zatwierdzone przez inspektora nadzoru;
•
kopie wyciągów bankowych (WB) z rachunku Beneficjenta potwierdzające poniesienie
wydatków, o których mowa w pkt. 11 wniosku;
•
polecenia przelewów wskazujące dokonanie płatności na konto wystawcy
faktury/innego dokumentu księgowego (w przypadku, gdy na WB nie wskazano numeru
rachunku bankowego wierzyciela);
•
wszystkie załączniki powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem
upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta;
do wniosku)
przez osobę
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Dokumenty wymagane w przypadku nabycia nieruchomości:
•
akt (-y) notarialny (-e) z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu zobowiązań
publicznoprawnych;
•
operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę potwierdzający, że
cena nabycia nieruchomości nie przekracza jej wartości rynkowej;
•
oświadczenie podmiotu zbywającego nieruchomość, że nie była ona zakupiona
w okresie ostatnich 10 lat przy wykorzystaniu środków publicznych;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Dokumenty wymagane w przypadku nabycia środka trwałego:
 oświadczenie wystawione przez sprzedającego o tym, iż środek trwały nie
został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych w okresie
ostatnich 7 lat;
 oświadczenie Beneficjenta, że środek został włączony w rejestr środków
trwałych (OT – dokument potwierdzający przyjęcie środka trwałego);
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Dokumenty wymagane w przypadku nabycia sprzętu używanego:
 oświadczenie sprzedającego o tym, że sprzęt nie został nabyty z wykorzystaniem
środków publicznych w okresie ostatnich 10 lat;
 oświadczenie, że dany sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do realizacji
przedsięwzięcia objętego wsparciem oraz spełnia obowiązujące normy i standardy;
 oświadczenie Beneficjenta o tym, iż cena sprzętu używanego nie przekracza jego
wartości rynkowej i jest niższa niż cena podobnego, nowego sprzętu;
 odpowiednie certyfikaty - jeżeli dany sprzęt wymaga takich dokumentów;
 oświadczenie sprzedającego określające pochodzenie sprzętu – w postaci wskazania
miejsca i daty zakupu, danych kupującego – (nazwy i adresu);
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Dokumenty wymagane w przypadku odpisów amortyzacyjnych:

oświadczenie, iż środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem środków
publicznych w okresie ostatnich 7 lat;

oświadczenie Beneficjenta, że wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona
zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 o rachunkowości;

oświadczenie Beneficjenta, że odpisy
amortyzacyjne dotyczą środka trwałego
niezbędnego do realizacji projektu;

oświadczenie Beneficjenta, że kwalifikowana wartość odpisów
odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu;
amortyzacyjnych
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Dokumenty wymagane w przypadku
udokumentowania wydatków na koszty osobowe:
 umowy z Pracownikami wraz z zakresem obowiązków oraz wskazaniem wysokości
wynagrodzenia i wymiaru zaangażowania przy realizacji projektu;
 listy płac;
 karty czasu pracy;
 deklaracje ZUS P DRA, RCX oraz RSA;
 oświadczenie, że podatek dochodowy od osób fizycznych pracujących przy projekcie
został zapłacony do Urzędu Skarbowego;
 oświadczenie o wykonywaniu pracy związanej z etapem przygotowawczym lub
realizacyjnym projektu w ramach PO RPW zgodnie z Częścią 7.2.2. Sekcji 2 – Koszty
osobowe Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków (…)”, w tym ust. 5.
 tabela uzupełniająca;
 WB potwierdzające zapłatę:
• wynagrodzeń netto;
• składek ZUS (na ubezpieczenie społeczne, zdrowotnej na FP i FGŚP);
• podatku dochodowego od osób fizycznych;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Dokumentowanie innych kategorii wydatków:
o
w przypadku wkładu niepieniężnego - wycena wartości wkładu;
o
kopia umowy leasingu oraz uzasadnienie, że leasing był najbardziej efektywną pod
względem kosztów metodą pozyskania środka trwałego;
o
kopie pisemnego oddelegowania pracowników do realizacji zadań, których koszty
osobowe ujęto we wniosku;
o
kopie umów z wykonawcami potwierdzone za zgodność z oryginałem;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
1) wniosek nie jest zgodny z obowiązującym formatem (aktualny formularz WNP
jest dostępny na stronie IP PO RPW, tj. www.parp.gov.pl);
2) wniosek nie zawiera poprawnych danych identyfikacyjnych Beneficjenta
i danych dotyczących umowy o dofinansowanie;
3) nie wszystkie pola wniosku zostały wypełnione;
4) do wniosku nie dołączono kopii faktur lub innych dokumentów
o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie
wydatków wyszczególnionych w pkt. 11 wniosku;
5) faktury nie zawierają poprawnych danych identyfikacyjnych Beneficjenta;
6) faktury/protokoły odbioru dotyczące robót budowlanych, których kopie
dołączono do wniosku, nie są zatwierdzone przez inspektora nadzoru;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
7) do wniosku nie dołączono kopii wyciągów bankowych z rachunku
Beneficjenta potwierdzających poniesienie wydatków, o których mowa
w pkt. 11 wniosku;
8) wyciągi bankowe nie zawierają nazwy Beneficjenta, nr rachunku oraz tytułu
płatności (wyjątkowo w przypadku braku tych danych można załączyć
polecenie przelewu wskazujące dokonanie płatności na konto wystawcy
faktury/innego dokumentu księgowego);
9) do wniosku nie dołączono kopii dokumentów potwierdzających odbiór
urządzeń lub wykonanych prac w danym okresie sprawozdawczym;
10) brak potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną
do reprezentowania Beneficjenta kopii dokumentów dołączonych do
wniosku;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
11) w przypadku nabycia nieruchomości do wniosku nie załączono:
aktu (ów) notarialnego (ych) lub decyzji administracyjnych w przypadku
wywłaszczenia, z dowodami opłacenia wynikających z tego tytułu
zobowiązań publicznoprawnych;
• operatu szacunkowego sporządzonego przez uprawnionego rzeczoznawcę
potwierdzającego, że cena nabycia nieruchomości nie przekracza jej wartości
rynkowej;
• deklaracji podmiotu zbywającego nieruchomość zabudowaną, że nie była
ona zakupiona w okresie ostatnich 7 lat przy wykorzystaniu środków
publicznych.
•
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
12) w przypadku nabycia środka trwałego do wniosku nie załączono:
 deklaracji wystawionej przez sprzedającego o tym, że środek trwały nie
został zakupiony przy wykorzystaniu środków publicznych w okresie
ostatnich 7 lat;
 oświadczenie Beneficjenta, że środek trwały został włączony w rejestr
środków trwałych (OT).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
13) w przypadku nabycia sprzętu używanego do wniosku nie załączono:
 deklaracji sprzedającego o tym, że sprzęt nie został nabyty z wykorzystaniem
środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat;
 oświadczenia, że dany sprzęt posiada właściwości techniczne niezbędne do
realizacji przedsięwzięcia objętego wsparciem oraz spełnia obowiązujące
normy i standardy;
 oświadczenia Beneficjenta o tym, iż cena sprzętu używanego nie przekracza
jego wartości rynkowej i jest niższa niż cena podobnego, nowego sprzętu;
 odpowiednich certyfikatów – jeżeli dany sprzęt wymaga takich dokumentów;
 deklaracji sprzedającego określającej pochodzenie sprzętu – w postaci
wskazania miejsca i daty zakupu oraz danych kupującego (jego nazwy
i adresu).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
14) w przypadku odpisów amortyzacyjnych do wniosku nie załączono:




oświadczenia, iż środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem
środków publicznych w okresie ostatnich 7 lat;
oświadczenia Beneficjenta, że wartość odpisów amortyzacyjnych została
obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994
o rachunkowości;
oświadczenia Beneficjenta, że odpisy amortyzacyjne dotyczą środka
trwałego niezbędnego do realizacji;
oświadczenia Beneficjenta, że kwalifikowana wartość odpisów
amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
15) w przypadku wkładu niepieniężnego nie dołączono do wniosku wyceny
wartości wkładu;
16) do wniosku nie dołączono kopii umowy leasingu oraz uzasadnienia, że
leasing był najbardziej efektywną pod względem kosztów metodą
pozyskania środka trwałego;
17) do wniosku nie załączono kopii pisemnego oddelegowania pracownika do
realizacji zadań, którego koszty osobowe ujęto we wniosku;
18) do wniosku nie dołączono oświadczenia Beneficjenta o kwalifikowalności
podatku VAT;
19) załączone do wniosku dokumenty nie dotyczą okresu od daty rozpoczęcia
realizacji projektu wskazanej w umowie o dofinansowanie do ostatniego
dnia pełnego miesiąca objętego wnioskiem o płatność;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena formalna wniosku o płatność
20) wniosek nie został przesłany w terminie:
pierwszy wniosek – w ciągu 90 dni od daty podpisania umowy
o dofinansowanie;
wniosek o płatność pośrednią; wniosek rozliczający przekazaną transzę
zaliczki nie rzadziej niż raz na 3 miesiące;
wniosek o płatność końcową – w ciągu 30 dni od dokonania przez
Beneficjenta/podmiotu upoważnionego ostatniej płatności w projekcie;
21) wniosek nie został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania
Beneficjenta;
21) wniosek nie został złożony w wersji papierowej i elektronicznej (CD).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena merytoryczna wniosku o płatność
1) udokumentowanie wydatków wykazanych w pkt. 11 wniosku
o dofinansowanie:
 faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są
opisane w prawidłowy sposób (nie podano nr i nazwy projektu, nr
umowy z wykonawcą);
 faktury/inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej nie są
opatrzone nr wyodrębnionej ewidencji księgowej lub odrębnym kodem
księgowym tożsamym z numerem podanym w pkt. 11 wniosku;
 nie zostały faktycznie poniesione, tj. wyciągi bankowe nie
poświadczają faktu zapłacenia kwoty wynikającej z zestawienia
faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości
dowodowej z rachunków wskazanych w umowie o dofinansowanie;
wyciągi bankowe nie pokazują faktu przekazania środków wystawcy
faktury/innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena merytoryczna wniosku o płatność
 nie zostały poniesione w okresie realizacji projektu, wskazanym w umowie
o dofinansowanie;
 nie zostały poniesione przez Beneficjenta lub podmiot upoważniony do
dokonywania wydatków w imieniu Beneficjenta;
 nie są bezpośrednio związane z realizowanym projektem/wynikają z umów
z wykonawcami realizującymi prace w ramach projektu;
 nie są niezbędne do realizacji projektu;
 nie zostały wskazane w umowie o dofinansowanie;
2) wysokość wydatków nie jest uzasadniona;
3) dołączone do wniosku załączniki nie są sporządzone w prawidłowy sposób;
4) zakresy robót/dostaw/usług, za które zostały poniesione wydatki, zostały
wykonane, ale brak zatwierdzenia faktury przez inspektora
nadzoru/protokołu odbioru wykonanych robót/dostaw/usług;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena merytoryczna wniosku o płatność
5) wydatki (narastająco) związane z przygotowaniem projektu, uznane za
kwalifikowalne przewyższają 8% wartości całkowitych wydatków
kwalifikowalnych projektu;
6) wydatki (narastająco) związane z zarządzaniem projektem przewyższają
3% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu;
7) wydatki związane z zakupem nieruchomości niezabudowanej przekraczają
10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu;
8) koszty ogólne przypisane do projektu nie zostały obliczone zgodnie
z metodologią wskazaną we wniosku o dofinansowanie;
9) wysokość kosztów osobowych pracownika nie jest zgodna z wymiarem
jego zaangażowania w realizację projektu;
10) wysokość wydatków kwalifikowalnych dla kategorii wydatków
„Pozyskanie nieruchomości” jest niezgodna z operatem szacunkowym;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena merytoryczna wniosku o płatność
11) wielkość powierzchni nieruchomości niezabudowanej nie jest niezbędna
do realizacji projektu;
12) wkład niepieniężny kwalifikowany przewyższa wkład własny Beneficjenta;
13) rozliczenie przedstawione przez Beneficjenta w pkt. 14 „Postęp rzeczowo
-finansowy” nie jest prawidłowe, w tym:
 podana kwota środków rozliczonych nie jest prawidłowa;
 pozostałe dane rozliczenia nie są prawidłowo obliczone;
14) postęp rzeczowo-finansowy realizacji projektu nie jest zgodny
z obowiązującym harmonogramem rzeczowo-finansowym, stanowiącym
załącznik do umowy o dofinansowanie, w tym:
 terminy poniesionych wydatków nie są skorelowane
z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu;
 kwoty poniesionych wydatków nie są skorelowane z harmonogramem
rzeczowo-finansowym projektu;
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Najczęściej popełniane błędy
- ocena merytoryczna wniosku o płatność
15) dane dotyczące postępu rzeczowo-finansowego nie są kompletne
i poprawne pod względem rachunkowym;
16) planowany przebieg realizacji projektu w kolejnym okresie
sprawozdawczym nie jest zgodny z postanowieniami umowy
o dofinansowanie;
17) kwoty wykazane w harmonogramie wydatków na kolejne kwartały
przekraczają łączną kwotę dofinansowania na projekt.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Pozostałe uchybienia
1) brak korygowanych wersji deklaracji ZUS P DRA, RCA, RSA;
2) błędy powodujące odrzucenie dokumentu pomocniczego – omówienie
załącznika;
3) w treści faktury w kolumnie „Nazwa towaru/usługi” powinna się znaleźć
informacja o numerze umowy, wykonywana jest dostawa/usługa/roboty
budowlane;
4) Tabela nr 11 WNP, w tym kolumna „data zapłaty” – w przypadku list płac
– należy wpisać kilka dat (jeśli dotyczy);
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Opis dowodów księgowych
- zgodnie z Załącznikiem nr 1 Przykładowym Opisem Faktury, zamieszczonym
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW 2007-2013
Przykładowy opis dowodu księgowego, np. faktury, rachunku, listy płac,
powinien zawierać następujące adnotacje:
Sprawdzono pod względem merytorycznym ……….
dnia ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym ……….
dnia ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Dekretacja na konta: Wn ….. Ma …..
dnia ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Opis dowodów księgowych
Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej: Dział …..
Rozdział …..
Paragraf …
dnia ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Projekt jest realizowany zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655, z późn. zm). Wydatki wykazane na
fakturze są poniesione w zgodzie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień
publicznych. Zamówienia udzielono w trybie… (np. przetargu nieograniczonego zgodnie
z art. 39) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych.
(Jeśli inaczej, należy podać podstawę prawną poniesienia wydatku, np. art. 4 pkt. … ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks
cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93, z późn. zm).
data ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Opis dowodów księgowych
Potwierdzam prawidłowe wykonanie robót zgodnie z protokołem odbioru
z dnia ………………… oraz umową Nr ……………….. z dnia
………………….zawartą
pomiędzy
……………………….
[nazwa
Beneficjenta] a …………………………….. [nazwa Wykonawcy].
data ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Wydatek w wysokości ………………………… dokonany na podstawie tej faktury, rachunku, listy
płac (należy wskazać jeden rodzaj dowodu księgowego) będzie podlegał rozliczeniu w ramach
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 współfinansowanego z Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy Nr ………………………………….... z dnia
………………………… zawartej pomiędzy Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości
a ………………………………………….. [nazwa Beneficjenta] o dofinansowanie projektu Nr
………………………………………….. [tytuł projektu] ……………………………………..... .
data ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Opis dowodów księgowych
Wydatek opisany tą fakturą, rachunkiem, listą płac (należy wskazać jeden rodzaj
dowodu księgowego) odnosi się do kategorii wydatku przedstawionego we wniosku
o dofinansowanie w tabeli [należy podać numer tabeli we wniosku],
np.:
Sieć wodociągowa 20.000,00 PLN
Nadzór inwestorski 4.000,00 PLN
VAT 4.400,00 PLN;
VAT 880,00 PLN.
data ……….
[podpis osoby upoważnionej]
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Oświadczenie o kwalifikowalności VAT- zgodnie z
Załącznikiem nr 2 Wzorem Oświadczenia o kwalifikowalności VAT, zamieszczonym
w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO RPW 2007-2013
[nazwa i adres Beneficjenta]
W związku z realizacją projektu ………………………………... [nazwa projektu]
współfinansowanego ze środków publicznych w ramach Programu
Operacyjnego
Rozwój
Polski
Wschodniej
2007-2013
…………………………………. [nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny]
oświadcza, iż realizując powyższy projekt nie może odzyskać w żaden sposób
poniesionego kosztu podatku VAT, którego wysokość została określona we
wniosku o dofinansowanie.
Jednocześnie ….............................. [nazwa Beneficjenta] zobowiązuje się do zwrotu
sfinansowanej w ramach projektu ……………………… [nazwa projektu] części
poniesionego VAT, jeśli zaistnieją przesłanki umożliwiające odzyskanie tego
podatku przez ………………………… [nazwa Beneficjenta].
[podpis i pieczątka]
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Oświadczenie o kwalifikowalności VAT
[nazwa i adres Beneficjenta]
W związku z realizacją projektu ………………………………... [nazwa projektu]
współfinansowanego ze środków publicznych w ramach Programu
Operacyjnego
Rozwój
Polski
Wschodniej
2007-2013
…………………………………. [nazwa Beneficjenta oraz jego status prawny]
oświadcza, iż realizując powyższy projekt może odzyskać poniesiony koszt
podatku VAT, którego wysokość została określona we wniosku
o dofinansowanie.
[podpis i pieczątka]
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Wniosek w wersji elektronicznej (np. na CD)
Każdy wniosek o płatność należy złożyć w IP PO RPW w wersji papierowej
oraz tożsamy w wersji elektronicznej – nagrany na nośniku elektronicznym w
formacie excel, np. płytece CD.
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Załączniki do wniosku
7.2.2. Sekcja 2 – Koszty osobowe Wytycznych w zakresie kwalifikowania
wydatków (…).
Zgodnie z pkt. 5) – Beneficjent, składając wniosek o płatność uwzględniający wydatki na
wynagrodzenia własnych pracowników, powinien załączyć oświadczenie, iż wydatki na
wynagrodzenia uwzględnione we wniosku o płatność dotyczą wyłącznie pracy związanej z etapem
przygotowawczym lub realizacyjnym projektu w ramach PO RPW (z wyłączeniem działań związanych
z realizacją rzeczową projektu, o których mowa w pkt. 6).
Tabela pomocnicza do rozliczania wynagrodzeń (w załączeniu)
Karta czasu pracy (w załączeniu)
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Załączniki do wniosku
Do wniosku należy sporządzić odrębny wykaz załączników z zaznaczeniem
okresu za jaki składany jest wniosek o płatność (tożsamy z wykazanym na
złożonym wniosku).
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ
Dorota Kocyk
Paweł Zakrzewski
Instytucja Pośrednicząca
Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
ul. Pańska 81/83
00-834 Warszawa
tel. 22 432 87 90
tel. 22 432 89 83
fax 22 432 86 20
www.parp.gov.pl
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Notatki
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Notatki
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Notatki
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Notatki
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Notatki
Warszawa, 1 lipca 2011 r.
Notatki