Koncepcja organizacji zakupów grupowych

Koncepcja organizacji zakupów grupowych
Opracowano na podstawie materiałów Energy Centre Bratislava (ECB)
Cel
Zapewnienie zakupów efektywnych energetycznie dla przyjaznych środowisku technologii
lub produktów/usług.
Wstęp
Dokument opisuje w skrócie procedurę organizowania grupowych zakupów produktów
przyjaznych środowisku dokonywanych przez kilka przedsiębiorstw, które mogą być
realizowane zarówno w ramach projektu goEco, jak i poza nim. Koncepcja zawiera
przedstawia formułę wspólnych zakupów zarówno produktów jak i technologii (łącznie z ich
wdrożeniem).
Zakupy grupowe towarów i usług– uzasadnienie
Celem niniejszej części opracowania jest przedstawienie schematu działań dotyczących
zakupów grupowych dla każdego parku przemysłowego biorącego udział w projekcie.
Schemat ten powinien ułatwić przedsiębiorstwom długoterminową współpracę w zakresie
wspólnego nabywania dóbr również po zakończeniu realizacji projektu.
Głównym uzasadnieniem grupowych a także „zielonych” zakupów produktów jest
możliwość uzyskania korzystniejszych cen w wyniku większego wolumenu zamówień,
zmniejszenia i wspólnego ponoszenia ryzyka, uzyskania dostępu do nowych rynków,
zwiększenia elastyczności zakupów i lepszej obsługi zamówień oraz uzyskania większego
wyboru towarów. Realizacja zakupów grupowych nie wymaga przeprowadzenia
skomplikowanych obliczeń wartości korzyści i określenia sposobu ich podziału między
współpracującymi jednostkami.
Elementem procedury zakupów grupowych powinna być stosunkowo prosta umowaporozumienie podpisana przez wszystkie zainteresowane przedsiębiorstwa i obejmującą
następujące zagadnienia:
- zestawienie technologii i towarów/usług nabywanych w ramach zakupów grupowych
( łącznie z wymaganiami jakościowymi)
- ilości produktów i harmonogram dostaw
- przedsiębiorstwo wytypowane jako odpowiedzialne za dokonanie zakupu
- sposób płatności / gwarancje płatności
Zakupy grupowe towarów i usług – wsparcie oferowane w ramach projektu
Partnerzy projektu mogą współpracować przy tworzeniu ram grupowych zakupów towarów i
usług. Działania obejmują:
-
przedstawienie koncepcji zakupów grupowych przedsiębiorstwom z parku
przemysłowego
identyfikacja (przez poszczególne przedsiębiorstwa i partnerów biznesowych)
potencjalnych kluczowych technologii do objęcia zakupami grupowymi
opracowanie wspólnej procedury zakupów grupowych
wsparcie w negocjacjach dotyczących podpisania przez przedsiębiorstwa wspólnej
umowy w sprawie zakupów grupowych
podpisanie umowy dotyczącej zakupów grupowych
Możliwe są różne formy działania w celu realizacji zakupów grupowych:
1. współpraca wszystkich przedsiębiorstw
2. organizacja przetargu na zakupy grupowe przez jedno z przedsiębiorstw
3. organizacja przetargu na zakupy grupowe przez zewnętrzną instytucję.
Zielone Zamówienia – Wprowadzenie
Wybór najlepszych ofert w procedurze zielonych zamówień dokonywany jest w oparciu o
ocenę kosztów towarów/usług w całym cyklu życia (koszty zakupu, eksploatacji i utylizacji),
a nie tylko w oparciu o najniższą cenę zakupu. Chociaż cena towarów nabywanych w sposób
zrównoważony może być wyższa w momencie zakupu, ich ostateczny koszt (biorący pod
uwagę wytworzenie, eksploatację i utylizację) jest niższy. Bardzo istotne jest, iż analiza cyklu
życia uwzględnia różne czynniki składające się na całkowity koszt danego towaru, takie jak
koszty wytworzenia, np. energii elektrycznej lub surowców, oraz koszty eksploatacji.
Zielone Zamówienia sprzyjają ochronie środowiska, gdyż powodują zmniejszenie wielkości
emisji gazów toksycznych i cieplarnianych. Dzięki nabywaniu przyjaznych środowisku/
„zielonych” towarów i usług do środowiska dostaje się mniej szkodliwych substancji, co
zmniejsza zagrożenia zdrowotne, jak również chronione są zasoby naturalne. Procedura
grupowych zakupów „zielonych” towarów i usług może stać się ważnym narzędziem
wykorzystywanym przez jednostki administracji państwowej, instytucje publiczne i
przedsiębiorstwa komercyjne w celu zmniejszenia emisji CO2 oraz realizacji celów
prośrodowiskowych.
Szczegóły proponowanej procedury zakupów grupowych przedstawiono poniżej.
Zielone zamówienia
Więcej praktycznych informacji dostępnych jest na stronach:
http://gpp-proca.eu/
http://www.buy-smart.info/
Procedura zakupów inwestycyjnych (technologii, instalacji i towarów/usług) –
Uzasadnienie
1. Określenie technologii i towarów/usług do objęcia procedurą zakupów grupowych
o Przeprowadzone wstępne audyty energetyczne mogą stanowić podstawę do
opracowania koncepcji modernizacji podstawowych technologii i instalacji
[działanie realizowane w ramach projektu goECO].
o Zagregowanie w grupy tych samych artykułów, które mają zostać zakupione
przez różne przedsiębiorstwa z parku przemysłowego może pozwolić na
zoptymalizowanie zakupów dzięki możliwości uzyskania zniżek od dostawców.
o Przedstawienie przedsiębiorstwom oszczędności ekonomicznych, energetycznych
środowiskowych wynikających z grupowych zakupów towarów.
2. Powołanie grupy roboczej składającej się z przedstawicieli przedsiębiorstw
uczestniczących w zamówieniu grupowym.
o Działanie grupy roboczej ma umożliwić sprawny przepływ informacji,
komunikowanie się z dostawcami i uzyskanie wiedzy na temat specyficznych
technicznych uwarunkowań każdego z przedsiębiorstw.
o Partner projektu z danego kraju powinien zostać koordynatorem tej grupy i
zapewnić jej stałe wsparcie [działanie realizowane w ramach projektu goECO].
3. Ramy prawne współpracy między przedsiębiorstwami powinny zostać określone
w podpisanej umowie ramowej.
o Każde z przedsiębiorstw powinno ponosić wydatki (koszty finansowe, wkład
pracy) proporcjonalnie do oczekiwanych korzyści. Wszystkie szczegóły powinny
być określone w bardzo dokładny sposób, by uniknąć ewentualnych niejasności.
4. Ustalenie szczegółów procedury zakupów grupowych
o Możliwe są następujące sytuacje:
i. W przypadku uczestnictwa w zakupach grupowych jednostki samorządowej –
procedura zakupów opiera się na przepisach wynikających w Ustawy o
zamówieniach publicznych
ii. W przypadku uczestnictwa w zakupach grupowych jedynie przedsiębiorstw
prywatnych – procedura zakupów opiera się na zasadach określonych w
kodeksie prawa handlowego.
5. Zestawienie technologii/towarów/usług do nabycia (obecnie zakupywanych lub tych
które przedsiębiorstwa planują nabyć).
o Ważne jest aby dokonać właściwego rozliczenia kosztów i zysków indywidualnie
dla każdego biorącego udział w grupowych zakupach przedsiębiorstwa.
6. Organizacja seminarium dla zaangażowanych przedsiębiorstw z parku przemysłowego
na temat aspektów organizacyjnych i finansowych procedury zakupów grupowych.
o Podczas warsztatów eksperci w dziedzinie zakupów grupowych przekażą wiedzę
na temat zagadnień organizacyjnych, prawnych i finansowych powszechnie
stosowanych obecnie zakupów grupowych [działanie realizowane w ramach
projektu goECO]
7. Uzgodnienia z dostawcami technologii i towarów/ usług
o Przedsiębiorstwa mogą zwracać się do dostawców bezpośrednio, poprzez
przedstawicieli z grupy roboczej lub w inny wspólnie ustalony przez
zainteresowane przedsiębiorstwa sposób.
8. Wyniki procedury zakupu
o Partner projektu z danego kraju dokonuje oceny otrzymanych ofert
i
przygotowuje opinię/rekomendacje dla przedsiębiorstw w sprawie zakupu
określonych towarów lub usług. [działanie realizowane w ramach projektu goECO]
o Każde z przedsiębiorstw biorących udział w zakupach grupowych musi wyrazić
zgodę na wybór danej oferty.
9. Działania po sfinalizowaniu procedury zakupów grupowych.
o Implementacja i eksploatacja kluczowych technologii przeprowadzone zgodnie z
wcześniejszymi ustaleniami
o Upowszechnianie powyższych działań wśród przedsiębiorstw biorących udział w
projekcie.
Partner projektu z danego kraju będzie prowadził działania wspierające przedsiębiorstwa w
przeprowadzeniu procedury zakupów grupowych na każdym z jej etapów. Dalsze wspólne
działania po sfinalizowaniu zakupów zależą od indywidualnych uzgodnień między partnerem
projektu i konsorcjum przedsiębiorstw.
Schemat poszczególnych etapów procedury zakupów grupowych
Zakres wsparcia od Partnera
projektu Go ECO
Działania modernizacyjne z
zakresu efektywności
energetycznej określone we
wstępnym audycie
energetycznym i analizie
SWOT
Etapy
Identyfikacja potencjalnych
kluczowych technologii (ustalenie
parametrów)
Powołanie grupy roboczej
(przedstawiciele przedsiębiorstw
uczestniczących w projekcie)
Koordynacja działań
Koordynacja poprzez
spotkania grupy roboczej
Ramy prawne współpracy
(Umowa ramowa)
Ustalenie szczegółów
procedury zakupów
Z udziałem jednostek samorządowych (w
oparciu o przepisy wynikające z Ustawy o
zamówieniach publicznych)
Z udziałem jedynie prywatnych
przedsiębiorstw
(w oparciu o kodeks spółek cywilnych)
Zestawienie technologii/ towarów/
usług do nabycia
Warsztaty na temat procedury
zakupów grupowych
Koordynacja poprzez
spotkania grupy
roboczej
Rekomendacje dot. wyboru
oferty
Uzgodnienia z dostawcami
technologii/towarów/ usług
Wybór oferty
Wdrożenie i eksploatacja
kluczowych technologii
Dalsze działania po sfinalizowaniu
zakupów grupowych