Prezentacja

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Program Grundtvig
Spotkanie monitoringowe z Beneficjentami akcji
Projekty Partnerskie Grundtviga
– po roku realizacji projektu zaakceptowanego w
rundzie selekcyjnej 2011
Warszawa, 21 czerwca 2012
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Co nas dziś czeka?
• Raport Postępów – omówienie zasad dotyczących prawidłowego
wypełnienia raportu oraz procedury jego kontroli przez Narodową
Agencję.
• Zasady dotyczące realizacji Umowy Finansowej i
dokumentowanie działań - omówienie na podstawie zagadnień
zgłoszonych przez uczestników spotkania (finanse, rozliczenie
projektu, mobilności, realizacja zadań, baza EST).
• Odpowiedzi na pytania.
• Ew. dyskusja i konsultacje.
W międzyczasie zapraszamy na poczęstunek!
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – ogólne zasady
• Termin wysłania: 30 czerwca 2012 (art. 7.1 Umowy)
• Cel :
1. Monitorowanie przez Narodową Agencję prawidłowości realizacji
projektów.
2. Wsparcie Beneficjentów w przypadku problemów powstałych
podczas realizacji projektów.
3. Wstępna identyfikacja kandydatów do przykładów dobrej
praktyki.
• Procedura: Narodowa Agencja powiadomi Beneficjentów o rezultacie
kontroli raportu, ewentualnie skontaktuje się w celu wyjaśnienia
wątpliwości. Planowany termin na sprawdzenie wszystkich raportów
to sierpień – wrzesień 2012.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – dostęp do dokumentu
• Raport jest dostępny w Systemie dokumentów OnLineFRSE
http://online.frse.org.pl w zakładce Projekty. Należy wybrać
numer projektu z roku 2011, aby uzyskać dostęp do dokumentu.
• Uwaga, numer projektu w systemie nie odpowiada numerowi umowy.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – zakładki Informacje ogólne,
Dane organizacji, Osoba kontaktowa
• Zakładki Informacje ogólne, Dane organizacji i Osoba
kontaktowa należy wypełnić zgodnie z danymi zawartymi we
wniosku lub ostatnio zakomunikowaną Narodowej Agencji zmianą
tych danych.
• W przypadku zmiany danych wcześniej nie zgłaszanych
Narodowej Agencji, należy dołączyć do raportu zaktualizowaną
ankietę beneficjenta, która jest dostępna w zakładce Projekty w
Systemie dokumentów OnLine FRSE.
Dane podane w raporcie postępów Narodowa Agencja będzie
traktować jako obowiązujące/aktualne. Prosimy o dołączenie
pisma przewodniego wskazującego zakres zmienionych danych.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – zakładka Treść Projektu
Partnerskiego
1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania (…)
• Informacje podane w raporcie muszą odnosić się do zapisów we
wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to wszystkich obszarów
projektu, takich jak cele, rezultaty i produkty, współpraca z
partnerami, zaangażowanie pracowników i słuchaczy, działania
monitoringowe i upowszechniające, plan pracy.
• Należy się odnieść do każdego istotnego zaplanowanego we
wniosku działania, w którym brał udział Beneficjent lub rezultatu,
który może zostać przez Beneficjenta wykorzystany.
• Należy opisać przebieg spotkania partnerów w Polsce oraz podać
terminy i miejsca pozostałych spotkań partnerów (miejsce na
szczegółowy opis mobilności zagranicznych znajduje się w punkcie
4 „Opis mobilności”).
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – zakładka Treść Projektu
Partnerskiego
1. Prosimy krótko opisać zrealizowane działania (…)
Opis działań powinien uwzględniać:
• Czas i miejsce działania
• Cel przeprowadzonego działania
• Wskazanie i krótka charakterystyka grupy docelowej działania –
dorosłych słuchaczy (kim są, jak rekrutowani)
• Rolę i liczbę osób uczestniczących (pracownicy/słuchacze) oraz
zadania przez nie wykonywane
• Rezultaty przeprowadzonych działań, w tym wytworzone
produkty
• Wpływ na uczestników działań, zwłaszcza na dorosłych słuchaczy
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – zakładka Treść Projektu
Partnerskiego
2. Jakie problemy/przeszkody napotkali Państwo podczas
realizacji projektu (…)
• Należy opisać ew. problemy, które mogą mieć wpływ na
osiągnięcie celów i rezultatów projektu oraz wpływające
negatywnie na współpracę pomiędzy partnerami.
• Jeśli były problemy, należy opisać ich przyczyny oraz napisać,
czy i jak zostały one rozwiązane.
• Należy opisać ew. zmiany w stosunku do zapisów we wniosku,
ich charakter, powody, dla których miały one miejsce, oraz
jaki jest ich wpływ na osiągnięcie zaplanowanych celów i
rezultatów projektu.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport postępów – zakładka Treść Projektu
Partnerskiego
3. Mobilności zaplanowane we wniosku
Należy zaznaczyć odpowiednią liczbę, zgodnie z artykułem 3.1 Umowy.
4. Mobilności zrealizowane pomiędzy 1 sierpnia 2011 a 30 czerwca 2012
Opis powinien zawierać informacje na temat przeprowadzonych działań w
odniesieniu do celów i rezultatów projektu - zaplanowanych i tych już
osiągniętych . Należy wskazać, jakie zadania pełnili podczas spotkania
partnerskiego uczestnicy z organizacji Beneficjenta oraz jak
przeprowadzone działania zostaną wykorzystanie lokalnie.
5. Liczba pozostałych mobilności, jakie będą przeprowadzone (…)
Należy podać liczbę mobilności (nie liczbę osób). Suma mobilności
zrealizowanych (pkt. 4) oraz planowanych musi być co najmniej równa
liczbie określonej w artykule 3.1 Umowy.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Zagadnienia zgłoszone do omówienia podczas
rejestracji na spotkanie
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Umowa - dofinansowanie
• Dofinansowanie zostało przyznane w postaci ryczałtu – do
sfinansowania są możliwe działania bezpośrednio wynikające i
związane z realizacją projektu. Poniesione koszty muszą się odnosić do
działań opisanych we wniosku i być zgodne z celami projektu.
• Wysokość możliwego do przyznania dofinansowania w postaci
ryczałtu została określona na podstawie analiz i wiedzy związanej z
rzeczywistymi kosztami ponoszonymi w związku z realizacją projektów
partnerskich w latach ubiegłych i podobnych działań. Określając
wysokość kwot dofinansowania uwzględniono zasadę współfinansowania
działania oraz zasadę, że dofinansowanie nie może przynosić zysku
organizacji beneficjenta.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Umowa - dofinansowanie, cd.
• Zgodnie z interpretacją otrzymaną od Komisji Europejskiej istnieje
możliwość sfinansowania niektórych kosztów osobowych (np. tłumacz)
oraz związanych z wydatkami stałymi organizacji, jednak, w przypadku
audytu, beneficjent musi być w stanie udowodnić, że koszty te były
bezpośrednio związane z działaniem i niezbędne do jego realizacji
zgodnie z Załącznikiem I do umowy finansowej.
• Brak kategorii kosztów uprawnionych bądź nieuprawnionych.
• Na etapie raportowania końcowego należy udowodnić zrealizowanie
działań opisanych we wniosku. Brak jest raportu finansowego
przedstawiającego wysokość poniesionych wydatków.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Umowa - dofinansowanie, cd.
• Należy dokumentować wydatki zgodnie z obowiązującym prawem i
polityką danej organizacji (opisywanie rachunków).
• Obowiązuje zasada podejścia ekonomicznego.
• Należy dokumentować przeprowadzone działania (sprawozdania,
zdjęcia, filmy, listy obecności na spotkaniach partnerów i na
zajęciach ze słuchaczami, wytworzone materiały, analizy i badania,
raporty).
• Należy dołożyć starań, by na koniec realizacji projektu nie zostały
niewykorzystanie fundusze, należy je wydać na działania związane
ze zrealizowanym projektem (100%) w uprawnionym okresie.
Okres kwalifikowalności kosztów kończy się 31 lipca 2013.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Wyjazd zagraniczny
• W celu rozliczenia wyjazdu pracownika lub słuchacza należy
stosować powszechnie obowiązujące przepisy dot. delegowania
pracowników oraz politykę obowiązującą w organizacji
Beneficjenta.
• Zgodnie z zapisami w Zał. III wyjazd musi się odbyć z kraju
Beneficjenta, tj. z Polski (należy dwukrotnie przekroczyć granicę
Polski).
• Wyjazdy zagraniczne muszą odnosić się do realizowanego projektu
i działania podczas nich prowadzone muszą być zgodne z jego
celami i służyć ich realizacji.
• Dokumentowanie wyjazdu – zgodnie z art. 4.2 Umowy należy
posiadać oryginalne karty pokładowe/bilety na podróż oraz
certyfikaty uczestnictwa w spotkaniach wystawione przez
organizację przyjmującą.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport końcowy
• Termin wysłania: 30 września 2013
• Formularz raportu w postaci eForm zostanie udostępniony na ok.
1-2 miesiące przed zakończeniem realizacji projektu. Każda
organizacja otrzyma e-mailem odnośnik do indywidualnego
formularza przypisanego do danego projektu.
• Narodowa Agencja ma 45 dni na sprawdzenie raportu lub
zwrócenie się do Beneficjenta o udzielenie dodatkowych
informacji bądź z prośbą o przesłanie dowodów zrealizowanych
działań, np. sprawozdań, zdjęć, przykładów produktów, analiz i
raportów, list obecności, materiałów filmowych i innych.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport końcowy, cd.
• Po akceptacji raportu Narodowa Agencja ma 45 dni na wypłatę II raty
dofinansowania. W przypadku, gdy Beneficjent posiada konto w PLN, II
rata zostania wypłacona po kursie rzeczywistym, tj. z dnia wykonania
przelewu przez Narodową Agencję.
• Dodatkowa kontrola desk-check – 10% raportów końcowych zostanie
poddanych dodatkowej kontroli, zgodnie z artykułem 4.2 (bilety/karty
pokładowe, zaświadczenia o uczestnictwie).
• Nie ma obowiązku przesyłania żadnych dodatkowych dokumentów –
należy przesłać wyłącznie formularz raportu. O dodatkowe dokumenty
(dokumentacja podróży, certyfikaty uczestnictwa) zostaną poproszone
tylko wylosowane do desk-checku organizacje – wiadomość zostanie
wysłana po złożeniu raportu.
• NA może poprosić również o przesłanie materiałów merytorycznych
dokumentujących realizację działań projektowych.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Raport końcowy – baza EST
• Warunkiem formalnym akceptacji raportu jest prawidłowe
uzupełnienie Bazy EST (art. 8 Umowy). Należy uzupełnić i
zaktualizować opis projektu oraz opisać wypracowane rezultaty i
produkty.
Opis rezultatów i produktów musi być zgodny z informacją
zamieszczoną w raporcie końcowym.
Baza EST jest dostępna do uzupełniania przez Beneficjentów w okresie
1 czerwca – 30 września każdego roku –
http://llp.est.org.pl/login.php.
Strona polskiej NA z instrukcjami do bazy http://www.llp.org.pl/est.html.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Realizacja działań - partnerzy
• W przypadku problemów z wywiązywaniem się przez partnerów z
przypisanych im zadań (zgodnie z zapisami we wniosku lub
ustaleniami grupy partnerskiej, na które się wszyscy zgodzili),
prosimy o poinformowanie Narodowej Agencji. Każdy partner jest
związany oddzielną umową finansową ze swoją Narodową Agencją,
ale dofinansowanie zostało przyznane na realizację projektu jako
całości.
• Zmiana składu partnerskiego – zadania przypisane partnerom,
którzy nie otrzymali dofinansowania, powinny, w miarę możliwości,
zostać zrealizowane przez pozostałych partnerów. Należy dążyć do
wykonania zadań zgodnie z zapisami we wniosku.
• Mniej partnerów - zał. III do umowy wymaga zrealizowania
działań, wyjazdów i rezultatów opisanych we wniosku bądź
działań, wyjazdów i rezultatów im równoważnych.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Realizacja działań - partnerzy
Kontakty z partnerami
• Częste, regularne, e-mailowe.
• Ważne e-maile – dot. zlecanych prac, ich wykonania, spraw
problemowych – drukujemy a/a i nie kasujemy.
• Spotkania partnerów – koniecznie uczestniczymy i jesteśmy
przygotowani.
• Spotkanie w Polsce – starannie przygotowujemy i dokumentujemy.
• Ustalamy zasady ponoszenia kosztów za wspólnie opracowane
produkty (strona internetowa, publikacja końcowa).
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Realizacja działań - słuchacze
Dorośli słuchacze
Są najważniejsi – są partnerami, nie traktujemy ich jak uczniów.
Angażujemy słuchaczy na każdym etapie od początku projektu.
Pytamy o ocenę działań, opinię.
Dokumentujemy ich udział (listy obecności na spotkaniach,
szkoleniach, wyjazdach).
• Planujemy jak najwięcej wyjazdów zagranicznych (mobilności)
słuchaczy – wybieramy tych, którzy sami z trudem by zorganizowali
sobie wyjazd, którzy nie mają okazji do wyjazdów.
•
•
•
•
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Jak promować projekt partnerski
Zasady
Beneficjent w publikowanych materiałach upowszechniających zamieszcza
jedynie logo Programu „Uczenie się przez całe życie” - Grundtvig. Nie
posługuje się natomiast logotypem Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji.
Przypominamy również o obowiązku podawania informacji o wsparciu
finansowym uzyskanym z Komisji Europejskiej w ramach Programu „Uczenie
się przez całe życie” w każdym rozpowszechnianym lub publikowanym
dokumencie, na każdym produkcie lub materiale wytworzonym przy
wykorzystaniu wsparcia finansowego, jak również w każdym wydawanym
oświadczeniu lub udzielanym wywiadzie zgodnie z wytycznymi dotyczącymi
tożsamości wizualnej dostarczonymi przez Komisję Europejską
http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html.
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Jak promować projekt partnerski i
upowszechniać rezultaty
• Wg. zapisów we wniosku
• Strona internetowa projektu
• Podczas działań lokalnych prowadzonych przez organizację
• Kontakt z władzami lokalnymi
• Poprzez media lokalne
• Poprzez informacje przekazywane podobnym organizacjom w regionie
i kraju
• Informacje wśród współpracujących/nadzorujących organizacji
• Podczas udziału w konferencjach, seminariach, wydarzeniach
PROGRAM GRUNDTVIG
PROJEKTY PARTNERSKIE GRUNDTVIGA – selekcja 2011
Ewaluacja działań projektowych
• Skierowana do pracowników, słuchaczy oraz społeczności lokalnej
• Prowadzona systematycznie od początku realizacji projektu
• Dotyczy wszystkich ważnych wydarzeń projektowych
• Badanie zrealizowania celów nie tylko w obszarze produktów i
wydarzeń ale również nabywanych przez słuchaczy i pracowników
kompetencji (przyrost wiedzy, poprawa umiejętności i zmiany
postaw)
• Nie powinna wyłącznie opisywać zrealizowanych działań, lecz
zawierać również wnioski i rekomendacje dla lepszej realizacji
kolejnych działań.
PROGRAM GRUNDTVIG
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
Projekty Partnerskie Grundtviga
informacji udzielają
Michał Chodniewicz – [email protected], 22 46 31 234
Joanna Replin – [email protected], 22 46 31 235
Dariusz Bieranowski – [email protected], 22 46 31 231
PROGRAM GRUNDTVIG