` Usługa eArchiwizacja.pl przeznaczona jest zarówno dla osób

Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
STRONA GŁÓWNA
`
Usługa eArchiwizacja.pl przeznaczona jest zarówno dla osób
indywidualnych, jak i firm. Wykorzystuje zasadę przetwarzania
danych „w chmurze”. Pozwala to na dostęp do własnej bazy
dokumentów elektronicznych przez Internet z każdego miejsca na
świecie. Korzystanie z usługi nie wymaga instalowania żadnych
elementów oprogramowania. Wystarczy zwykła przeglądarka
internetowa. Różnorodność funkcji programu umożliwia między
innymi dodawanie dokumentów do bazy, edycję ich atrybutów,
rozpoznanie treści dokumentów tekstowych, wyszukiwanie i
sortowanie dokumentów według różnych kryteriów, a także pracę
grupową na dokumentach oraz zarządzanie ustawieniami konta.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
DODAWANIE DOKUMENTÓW
Posługiwanie się Menu jest intuicyjne. Nie wymaga szkolenia,
ani korzystania z instrukcji obsługi. Po prostu siadasz przy
komputerze i od razu pracujesz.
Budując własną bazę danych możesz dodawać dokumenty
pojedynczo lub grupowo. Program archiwum nie ogranicza
formatów dokumentów, ich ilości i wielkości plików. Jedynym
ograniczeniem jest wielkość wykupionej powierzchni dyskowej.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
DODAWANIE DOKUMENTÓW - DRUGI KROK
W drugim etapie dodawania dokumentów
program zapyta Cię o ustawienia różnych
atrybutów. Możesz to zrobić grupowo dla
wszystkich dokumentów lub określić je
indywidualnie dla każdego z nich. To ważny
moment. W przyszłości po atrybutach będziesz
mógł szybko odnaleźć potrzebne Ci dokumenty.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
FILTROWANIE I SORTOWANIE DOKUMENTÓW
Okno główne programu zawiera pełną listę przechowywanych w archiwum dokumentów. Listę możesz zawęzić korzystając z funkcji: „Filtry i
sortowanie”. Najprościej odnajdziesz dokument wybierając jego typ lub nazwę. Zaznaczenie pola: „sortowanie zaawansowane” otworzy dodatkowe
możliwości poszukiwania.
Aby powrócić do pełnej listy dokumentów wybierz opcję: Wyczyść filtry
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
WYSZUKIWANIE PEŁNOTEKSTOWE
Wybierając funkcję „Szukaj”, uruchamiasz wyszukiwanie
pełnotekstowe. Po wpisaniu w oknie dialogowym odpowiedniej
frazy, program archiwum wyświetli listę dokumentów ją
zawierających. Jest to możliwe dzięki wbudowanemu algorytmowi
rozpoznawania, podczas ładowania plików do bazy stworzonych z
wykorzystaniem popularnych pakietów biurowych lub skanów
dokumentów tekstowych.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
PANEL DOKUMENTU
Do pracy nad dokumentami przeznaczony jest Panel dokumentu. Po zaznaczeniu dokumentu i wyborze tej funkcji, od razu
uzyskujesz jego graficzny podgląd. Możesz wybrać także inne warianty: podgląd tekstowy, podgląd informacji o atrybutach i podgląd
notatek. Tutaj dokonasz także powiązania przeglądanego dokumentu z innymi oraz utworzysz lub zmienisz notatki lub atrybuty
dokumentów.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
PODGLĄD INFORMACJI. EDYCJA DOKUMENTU
Funkcja „Podgląd informacji” pozwala na zapoznanie się z atrybutami analizowanego dokumentu. Informacje o dokumencie można
zmienić wybierając „Edycję dokumentu"
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
EDYCJA DOKUMENTU
Funkcja dostępna zarówno z poziomu Panelu dokumentu, jak
również bezpośrednio ze strony głównej. Pozwala w prosty
sposób zmienić atrybuty wybranego dokumentu: np. typ, datę,
przypisać dokument do określonej osoby lub grupy, a także
zmienić jego status. Wymienione możliwości są szczególnie
przydatne do pracy grupowej.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
PODGLĄD DOKUMENTU
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
PODGLĄD I DODAWANIE NOTATEK
Notatki to krótkie informacje tekstowe,
pozwalające na umieszczanie komentarzy na
dokumentach. Wykorzystując Panel dokumentu
możesz odczytywać notatki, a także tworzyć i
edytować
Zarządzanie
notatkami
Opcja ta pozwala
w własne.
prosty sposób
zmienić
(zaktualizować)
stanowi
ważny
aspekt
pracy
grupowej
z
atrybuty wybranego dokumentu. Wykorzystując tą
dokumentami.
funkcjonalność
klient może m. in. zmienić nazwę, typ i datę
dokumentu, przypisać dokument do określonej osoby lub
grupy osób, zmienić status dokumentu. Wymienione
możliwości są szczególnie przydatne do pracy grupowej.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
EDYCJA RELACJI POMIĘDZY DOKUMENTAMI.
Opcja „Edytuj relacje” powala na tworzenie logicznych
powiązań pomiędzy dokumentami, łącząc je w grupy. Możesz
określić hierarchię dokumentów. Funkcja jest bardzo przydatna
w przypadku pracy nad zbiorem dokumentów dotyczących
wspólnego tematu. Zakończenie pracy w trybie edycji relacji
następuje poprzez wybór przycisku „Zakończ edycję relacji”.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
USTAWIENIA KONTA. ZAMAWIANIE DODATKOWYCH LICENCJI
Gdy zajdzie potrzeba zwiększenie ilości użytkowników, mających dostęp do Twojego konta, możesz skorzystać z opcji zakupu dodatkowych licencji.
Dodanie nowego użytkownika powoduje automatyczne zwiększenie przydzielonej powierzchni dyskowej o 1 GB do wspólnego wykorzystania.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
USTAWIENIA KONTA. ZWIĘKSZANIE POJEMNOŚCI ARCHIWUM
Jeżeli wykupiona pojemność Twojego archiwum zacznie się
wypełniać, możesz ją zwiększyć o wielokrotność 1 GB. Z
dodatkowej powierzchni będą mogli solidarnie korzystać
wszyscy upoważnieni przez Ciebie użytkownicy.
Bydgoskie Centrum Archiwizacji Cyfrowej sp. z o.o.
ul.Chodkiewicza 15, 85-065 Bydgoszcz, tel.: 52 325 12 28
NIP: 967-134-92-37, KRS: 00 00 39 95 34
e-mail: [email protected]
INSTALACJA WERSJI DESKTOP
Użytkownicy usługi eArchiwizacja.pl mogą
zainstalować na komputerze stacjonarnym
lokalną wersję desktop programu
archiwizacyjnego. Wersja ta oferuje dodatkowe
funkcje, w stosunku do serwisu internetowego.
Oba programy korzystają z jednej bazy
danych, znajdującej się „w chmurze”.
Wykorzystanie wersji desktop do zastosowań
innych niż usługa eArchiwizacja.pl nie jest
możliwe.