Instrukcja dokonywania w USOS skreśleń osób wpisanych na

Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
Instrukcja dokonywania w USOS skreśleń osób wpisanych
na pierwszy rok studiów w Uniwersytecie Jagiellońskim
Niniejsza instrukcja określa ogólne zasady oraz szczegółową procedurę dokonywania w USOS skreśleń
skutkujących uchyleniem decyzji komisji rekrutacyjnej o przyjęciu kandydata na studia, zwanych dalej
skreśleniami, i ma zastosowanie wyłącznie do osób wpisanych w USOS zgodnie z procedurą immatrykulacji. Dokonywanie wszelkich tego rodzaju zmian statusu osoby wpisanej w USOS dozwolone jest wyłącznie w zakresie oraz na zasadach opisanych w niniejszej instrukcji.
I. Zasady ogólne
Dokonanie skreślenia osoby przyjętej na studia następuje w jednostce, w której dokonano wpisu tej osoby.
Skreślenie może być przeprowadzone pod warunkiem zaistnienia przesłanek do jego dokonania
i w dopuszczalnym terminie przewidzianym dla określonego typu skreślenia (opisanych poniżej w pkt. II).
Ponadto, poza przypadkiem rezygnacji ze studiów, skreślenie powinno każdorazowo następować
w porozumieniu z Komisją Rekrutacyjną wydającą decyzję w danej sprawie. Wszystkie opisane
w niniejszej instrukcji rodzaje skreśleń dokonanych w USOS powodują otrzymanie przez osobę
skreślaną stosownej decyzji administracyjnej od Komisji Rekrutacyjnej.
Do dokonywania procedury skreślenia w USOS służy zakładka Skreślenia dostępna w formularzu Program
- Osoby (rys.1).
Rys. 1 – Lokalizacja zakładki przeznaczonej do dokonywania skreśleń
Strona 1 z 5
Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
II. Rodzaje skreśleń i procedura ich dokonywania
Istnieją trzy możliwe powody skreślenia w USOS osoby wpisanej na pierwszy rok studiów przez pracownika sekretariatu:
a) rezygnacja po wpisie,
b) niedostarczenie zaświadczenia lekarskiego,
c) powody formalne.
Odpowiadające im pozycje dostępne są jako warianty opcji Uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej do
wyboru z rozwijanej listy w polu Powód skreślenia (rys. 2)
Rys. 2 – Powody skreśleń skutkujących uchyleniem decyzji Komisji Rekrutacyjnej
a) Uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej – Rezygnacja po wpisie
Skreślenia tego dokonuje się przed rozpoczęciem roku akademickiego na podstawie pisemnego oświadczenia o rezygnacji z ubiegania się o przyjęcie złożonego w jednostce przez osobę wpisaną na studia. Wzór oświadczenia o rezygnacji określony jest w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji.
Dokonując skreślenia należy (w podanej kolejności):
1. przyjąć od osoby rezygnującej pisemne oświadczenie o rezygnacji, opatrzone datą jego wpłynięcia
do jednostki dokonującej wpisu,
2. w formularzu Skreślenia uzupełnić pole Data skreślenia, podając datę wpłynięcia widniejącą na oświadczeniu o rezygnacji, następnie z rozwijanej listy Powód skreślenia wybrać pozycję Uchylenie decyzji
Komisji Rekrutacyjnej – Rezygnacja po wpisie i zatwierdzić formularz poprzez kliknięcie ikony dyskietki
w lewym górnym rogu ekranu.
W przypadku wyświetlenia się w USOS komunikatu o pomyślnym przeprowadzeniu skreślenia, można
wydać osobie rezygnującej dokumenty złożone przy wpisie.
Strona 2 z 5
Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
Uwaga: w przypadku podania daty skreślenia spoza dopuszczalnego zakresu lub próby skreślenia osoby
niewpisanej na studia, USOS wyświetli komunikat o błędzie. Należy upewnić się, że wprowadzono prawidłowe dane i ponowić próbę, a w przypadku niemożliwości zapisania formularza mimo dokonanej korekty należy bezwzględnie skontaktować się z Działem Rekrutacji na Studia.
b) Uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej – Niedostarczenie zaświadczenia lekarskiego
Skreślenia tego dokonuje się w pierwszym dniu roboczym po upłynięciu wyznaczonego podczas dokonywania wpisu terminu doręczenia zaświadczenia o braku przeciwwskazań do podjęcia studiów lub w przypadku doręczenia zaświadczenia stwierdzającego istnienie takich przeciwwskazań.
Uwaga: skreślenie z powodu niedostarczenia zaświadczenia lekarskiego dotyczy wyłącznie tych studiów,
podczas których studenci narażeni są na działanie czynników szkodliwych, uciążliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia i dla których w związku z tym podczas wpisu wydawane było skierowanie na badania lekarskie przeprowadzane w jednostkach medycyny pracy.
Dokonując skreślenia należy (w podanej kolejności):
1. upewnić się, że wymagane zaświadczenie nie dotarło do jednostki w wyznaczonym podczas wpisu
terminie oraz że nie zostały podjęte żadne ustalenia w wyniku których zostanie ono dostarczone w terminie późniejszym,
2. w formularzu Skreślenia uzupełnić pole Data skreślenia podając:
a) w przypadku niedostarczenia zaświadczenia o braku przeciwwskazań: pierwszy dzień roboczy następujący po wyznaczonej dacie jego dostarczenia,
b) w przypadku dostarczenia zaświadczenia o istnieniu przeciwwskazań: datę jego wpłynięcia do jednostki,następnie z rozwijanej listy Powód skreślenia wybrać pozycję Uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej
– Niedostarczenie zaświadczenia lekarskiego i zatwierdzić formularz poprzez kliknięcie ikony dyskietki w
lewym górnym rogu ekranu.
W przypadku wyświetlenia się w USOS komunikatu o pomyślnym przeprowadzeniu skreślenia, można
wydać osobie skreślonej dokumenty złożone przy wpisie (na prośbę kandydata można wysłać dokumenty
pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
Uwaga: w przypadku podania daty skreślenia spoza dopuszczalnego zakresu, próby skreślenia osoby niewpisanej na studia, lub próby skreślenia na podstawie braku zaświadczenia lekarskiego w przypadku studiów, dla których zaświadczenie takie nie jest wymagane, USOS wyświetli komunikat o błędzie. Należy upewnić się, że wprowadzono prawidłowe dane i ponowić próbę, a w przypadku niemożliwości zapisania
formularza mimo dokonanej korekty należy bezwzględnie skontaktować się z Działem Rekrutacji na Studia.
c) Uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej – Powody formalne
Skreślenia tego dokonuje się w dowolnym terminie po dokonaniu wpisu wyłącznie za zgodą lub na polecenie Komisji Rekrutacyjnej oraz w porozumieniu z Działem Rekrutacji na Studia, w przypadku
ujawnienia lub wykrycia niespełnienia warunku formalnego wymaganego do przyjęcia na studia.
Przesłankami do dokonania tego skreślenia mogą być: wprowadzenie w błąd Komisji Rekrutacyjnej w zakresie prawidłowości złożonej dokumentacji, niedoręczenie wbrew pisemnemu zobowiązaniu oryginału
/odpisu świadectwa dojrzałości, dyplomu ukończenia szkoły wyższej lub innego dokumentu w uzgodnionym terminie albo zaistnienie innych okoliczności uznanych przez Komisję za podstawę do uchylenia wydanej wcześniej decyzji o przyjęciu na studia.
Strona 3 z 5
Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
Dokonując skreślenia należy (w podanej kolejności):
1. ustalić z Komisją Rekrutacyjną podstawę dokonania skreślenia,
2. w formularzu Skreślenia uzupełnić pole Data skreślenia, podając datę podjęcia przez Komisję decyzji
o skreśleniu, następnie z rozwijanej listy Powód skreślenia wybrać pozycję Uchylenie decyzji Komisji
Rekrutacyjnej –Powody formalne, następnie w polu Uzasadnienie decyzji wpisać szczegółowe uzasadnienie dokonywanego skreślenia i zatwierdzić formularz poprzez kliknięcie ikony dyskietki w lewym górnym
rogu ekranu.
W przypadku wyświetlenia się w USOS komunikatu o pomyślnym przeprowadzeniu skreślenia, można
wydać osobie skreślonej dokumenty złożone przy wpisie (na prośbę kandydata można wysłać dokumenty
pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
Uwaga: w przypadku podania daty skreślenia spoza dopuszczalnego zakresu, próby skreślenia osoby niewpisanej na studia, lub niewpisania uzasadnienia dokonywanego skreślenia, USOS wyświetli komunikat
o błędzie. Należy upewnić się, że wprowadzono prawidłowe dane i ponowić próbę, a w przypadku niemożliwości zapisania formularza mimo dokonanej korekty należy skontaktować się z Działem Rekrutacji na
Studia.
III.
Uchylenie decyzji Komisji Rekrutacyjnej z powodu nieuruchomienia studiów
W przypadku nieuruchomienia studiów ogłoszonego decyzją Prorektora UJ ds. dydaktyki osoby wpisane
na pierwszy rok zostają skreślone w USOS bez wykonywania żadnych czynności przez pracownika sekretariatu. Skreślenie w USOS następuje automatycznie z chwilą opublikowania kandydatom decyzji Prorektora w systemie ERK. Osoby skreślone otrzymują od Komisji Rekrutacyjnej stosowną decyzję administracyjną.
IV.
Anulowanie skreślenia
Anulowanie skreślenia jest możliwe w przypadku, gdy:
·
·
·
skreślenie zostało dokonane w wyniku pomyłki pracownika sekretariatu,
osoba skreślona z powodu rezygnacji składa pisemne oświadczenie o wycofaniu swojej rezygnacji
(wzór oświadczenia o wycofaniu rezygnacji określony jest w załączniku nr 2 do niniejszej instrukcji), lub
Komisja Rekrutacyjna postanowi anulować dokonane skreślenie.
Opcja anulowania skreślenia dostępna jest w zakładce Skreślenia i składa się z dwóch pól: Data anul.skr.
i Komentarz do anul. decyzji, sąsiadujących z polami służącymi do wskazywania daty, powodu i uzasadnienia do dokonania skreślenia (rys. 3 na następnej stronie).
Dokonując anulowania skreślenia należy uzupełnić pole Data anul. skr. podając aktualną datę, w polu
Komentarz do anul. decyzji wpisać uzasadnienie dokonywanego anulowania skreślenia i zatwierdzić formularz poprzez kliknięcie ikony dyskietki w lewym górnym rogu.
Uwaga: W przypadku podania daty skreślenia spoza dopuszczalnego zakresu, próby anulowania skreślenia
osoby nieskreślonej, lub niewpisania uzasadnienia dokonywanego anulowania, USOS wyświetli komunikat
o błędzie. Należy upewnić się, że wprowadzono prawidłowe dane i ponowić próbę, a w przypadku
niemożliwości zapisania formularza mimo dokonanej korekty należy bezwzględnie skontaktować się
z Działem Rekrutacji na Studia.
Strona 4 z 5
Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
Rys. 3 – Lokalizacja opcji anulowania skreślenia w USOS
Strona 5 z 5
Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
Załącznik nr 1
Kraków, ………………………..
(data)
…………………………….
(imię)
…………………………….
(nazwisko)
…………………………….
(PESEL)
Oświadczenie
Niniejszym składam rezygnację z ubiegania się o przyjęcie na pierwszy rok studiów
stacjonarnych / niestacjonarnych* jednolitych magisterskich / pierwszego stopnia / drugiego
stopnia / trzeciego stopnia* na kierunku:
…………………………………………………………………………………………………...
(kierunek studiów, specjalność, specjalizacja/dziedzina, dyscyplina)
prowadzonych przez Wydział ……………………………………………..……………...……,
(nazwa wydziału)
na które dokonałem/am wpisu.
Z poważaniem,
……………………….
(podpis)
* niepotrzebne skreślić
Dział Rekrutacji na Studia UJ, Zespół USOS UJ, Kraków, 15 lipca 2011 roku
Załącznik nr 2
Kraków, ………………………..
(data)
…………………………….
(imię)
…………………………….
(nazwisko)
…………………………….
(PESEL)
Oświadczenie
Niniejszym wycofuję złożoną przeze mnie w dniu ……….... rezygnację z ubiegania
się o przyjęcie na pierwszy rok studiów stacjonarnych / niestacjonarnych* jednolitych
magisterskich / pierwszego stopnia / drugiego stopnia / trzeciego stopnia* na kierunku:
…………………………………………………………………………………………………...
(kierunek studiów, specjalność, specjalizacja/dziedzina, dyscyplina)
prowadzonych przez Wydział ……………………………………………..……………...…….
(nazwa wydziału)
Z poważaniem,
……………………….
(podpis)
* niepotrzebne skreślić