Protokol_kontroli_III_Wydzialu_Karnego_ i_ Sekcja_Wyk_

XI WW 4191-19/14
PROTOKÓŁ
KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU
Dział I
Podstawa i zakres kontroli
I.1. Podstawa
prawna
przeprowadzenia
kontroli
I.2. Prezes sądu
odpowiedzialny za
przeprowadzenie
kontroli
I.3. Kontrolowany
sekretariat
I.4. Osoba/osoby
przeprowadzająca/e
kontrolę
•
•
Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20.12.2012r. w sprawie nadzoru
administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz.U. z 2013,
poz. 69)
Ustawa z dnia 27.07.2001r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. Nr 98 z 2001r.
poz. 1070 z późn. zm.)
Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach
Sekretariat III Wydziału Karnego (wraz z Sekretariatem Sekcji Wykonawczej przy Wydziale)
Sądu Rejonowego w Rybniku
Starszy inspektor ds. biurowości Janina Macha
I.5. Termin
przeprowadzenia
kontroli
15.09.-24.09.2014r., 06.10.-10.10.2014r.
I.6.
Zakres/przedmiot
kontroli
•
•
•
•
I.7. Okres objęty
kontrolą
Organizacja pracy sekretariatów, warunki i narzędzia pracy
Ruch spraw, obciążenie pracowników
Urządzenia ewidencyjne w wydziale w wersji tradycyjnej oraz w systemie informatycznym,
stan i sposób ich prowadzenia
Prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich, stan i sposób
prowadzenia akt sądowych
01 stycznia 2011r. – 30 września 2014r.
(w zakresie ruchu spraw oraz obsady sekretariatów przedstawiono oraz przeanalizowano dane
obejmujące okres 1 styczeń 2011r. – 30 czerwca 2014r.)
1
Dział IX
Wnioski
IX.1. Praca
sekretariatu
Kontroli podlegał zarówno sekretariat III Wydziału Karnego jak i sekretariat Sekcji
Wykonawczej przy III Wydziale Karnym. Sekretariaty te sąsiadują ze sobą.
Oba kontrolowane sekretariaty wykonują wszystkie czynności przewidziane treścią przepisu
§ 4 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji
i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej.
Planowaniem i organizowaniem pracy w/w sekretariatów zajmują się ich kierownicy, którzy
z wielkim zaangażowaniem wywiązują się z nałożonego obowiązku. Reagują bez zwłoki na
nowe okoliczności, wprowadzają bezzwłoczne zmiany w organizacji pracy jak i w podziale
czynności podległych pracowników, przestrzegając przy tym każdorazowo zasady równego
obciążenia pracą
Wszyscy obecni pracownicy kontrolowanych sekretariatów rzetelnie traktują swoje obowiązki,
zauważalne jest przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy.
Jak to wynika z treści przepisu § 21 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r. „Do czynności często
powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby
wykonywania tych czynności”. W kontrolowanym wydziale/sekcji w systemie informatycznym
są takowe szablony stworzone.
Przy wykorzystywaniu stworzonych w systemie szablonów sporządzana jest bezpośrednio w
nim korespondencja wysyłana przez wydział/sekcję, system daje też możliwość drukowania
adresatów korespondencji jak i zwrotnych poświadczeń odbioru zaopatrzonych w kody
kreskowe.
Ponadto w II Wydziale Karnym dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystywaniu
w codziennej pracy ujednoliconego katalogu czynności (zgodnie z zaleceniami Prezesa Sądu
Okręgowego w Gliwicach zawartymi w pismach z dnia 17 czerwca 2011r. jak również 14 marca
2012r. o nr Adm. 0312-25/11) możliwym jest sprawowanie nadzoru administracyjnego jak
i bieżąca kontrola obciążenia pracowników.
W aplikacji wydziału wykonawczego brak takiej możliwości na chwilę obecną przez Firmę
Currenda nie została stworzona.
IX.2. Wnioski
Praca Sekretariatu III Wydziału Karnego jak i Sekretariatu Sekcji Wykonawczej przy III Wydziale
Karnym została szczegółowo opisana w poszczególnych działach niniejszego protokołu. Mimo
występujących w okresie podlegającym kontroli wielu trudności – ruchu kadrowego, pracę obu
sekretariatów ocenić należy jako dobrą.
W kontrolowanym Sekretariacie III Wydziału Karnego utworzony został „kalendarz” w sposób
sprecyzowany aktualnie obowiązującym brzmieniu § 45 zarządzenia M.S. z 12.12.2003r., a
dzięki wprowadzeniu do systemu Currenda i wykorzystaniu w codziennej pracy ujednoliconego
katalogu czynności(zgodnie z zaleceniami Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach zawartymi w
pismach z dnia 17 czerwca 2011r, 14 marca 2012,oraz z dnia 02 kwietnia 2014r., możliwym jest
sprawowanie nadzoru administracyjnego jak i bieżąca kontrola obciążenia pracowników.
W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na:
• konieczność prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w sposób odpowiadający w pełnym
zakresie obowiązującym przepisom Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia
12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych
oraz innych działów administracji sądowej, w szczególności,
2
•
konieczność dokonywania wszelkich wpisów w urządzeniach ewidencyjnych
niezwłocznie po zaistnieniu ku temu podstawy (zgodnie z wymogiem § 51 ust. 4
Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.).
W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono również uwagę na:
• konieczność czynienia w aktach adnotacji o wykonaniu przy wszystkich kategoriach
zarządzeń, które odzwierciedlać będą w pełny i dokładny sposób obieg akt – zgodnie
z treścią przepisu § 16 Zarządzenia M.S. z dnia 12.12.2003r.,
• konieczność wyeliminowania przypadków zmiany numeracji kart w aktach sądowych
z pominięciem wymogów przepisu § 30 ust. 3 Zarządzenia M.S. z 12.12.2003r.
Zobowiązano do podjęcia działań zmierzających do usprawnienia pracy sekretariatów, które
pozwoliłyby na wyeliminowanie wszelkich opóźnień w wykonywaniu czynności sekretarskich.
Na zakończenie kontroli omówiono zarówno z panią kierownik sekretariatu III Wydziału
Karnego jak również z panią kierownik Sekretariatu Sekcji Wykonawczej szczegółowo
stwierdzone uchybienia i niedokładności, udzielono wskazówek co do sposobu ich
wyeliminowania.
O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego, Pana Przewodniczącego
III Wydziału Karnego oraz Panią Kierownik Sekcji Wykonawczej.
IX.3. Materiał
źródłowy, na
podstawie którego
dokonano ustaleń
Przy dokonywaniu ustaleń posłużono się wytycznymi zawartymi w:
o
Instrukcji programu oraz instrukcji użytkownika opracowanych dla systemu
informatycznego „Sawa” przez Spółkę „Currenda” sp. z o.o. w Sopocie.
Materiał źródłowy:
o
o
o
o
o
o
Data sporządzenia
protokołu
urządzenia ewidencyjne w wersji tradycyjnej,
zapisy dokonane w systemie informatycznym „Sawa”,
sprawozdania statystyczne z działalności Wydziału ,
informacje otrzymane od Kierownika Oddziału Kadr- Sądu Rejonowego w Rybniku
(m.in. w zakresie osób zatrudnionych w Sekretariatach na przestrzeni kontrolowanego
okresu oraz odbytych przez pracowników tychże Sekretariatów szkoleń),
informacje otrzymane od Kierowników poszczególnych sekretariatów, odnośnie ruchu
spraw, obsady średniookresowej,
losowo wybrane akta spraw.
Podpis
21.11.2014r.
3