Instrukcja - Aktyn

Szpieg
Analiza sprzedaży - dla Windows 95
Instrukcja Obsługi
Opracowanie Pomocy i Instrukcji Obsługi: Robert Walaszczyk
10/04/06
2
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Spis treści
SZPIEG - ANALIZA SPRZEDAŻY....................................................................................... 5
ZANIM ROZPOCZNIEMY PRACĘ... .................................................................................. 6
Jak zainstalować program?.................................................................................................... 6
Jak dokonać autoryzacji programu ? ..................................................................................... 7
IMPORT DANYCH ................................................................................................................. 8
Skąd importować dane?......................................................................................................... 8
Przeprowadzenie importu...................................................................................................... 9
Informacja o dostępnych danych ......................................................................................... 11
GRUPY ................................................................................................................................... 12
Definiowanie grupy............................................................................................................. 12
Wyświetlenie wszystkich kodów...................................................................................... 12
Przystępujemy do definiowania grupy ........................................................................... 13
Zasady definiowania grupy towarów................................................................................... 14
Zasady definiowania grupy kontrahentów........................................................................... 15
RAPORT................................................................................................................................. 18
Ustalenie parametrów raportu ............................................................................................. 19
Wybór kontrahentów ...................................................................................................... 19
Wybór towarów .............................................................................................................. 20
Lista grup ....................................................................................................................... 21
Parametry „czasowe” raportu....................................................................................... 23
Pozostałe parametry....................................................................................................... 23
Wykonanie raportu.............................................................................................................. 25
Tworzenie szablonu raportu ................................................................................................ 26
PREZENTACJA WYNIKÓW .............................................................................................. 28
Wyniki - tryb tekstowy (tabela) ........................................................................................... 28
Wyniki - tryb graficzny (wykres)......................................................................................... 29
ADMINISTRACJA................................................................................................................ 32
Przenoszenie danych do archiwum...................................................................................... 33
Usunięcie danych z dysku ................................................................................................... 34
Wizytówka programu .......................................................................................................... 35
Szpieg - Analiza sprzedaży
3
4
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
SZPIEG - ANALIZA SPRZEDAŻY
Program służy do wykonywania zaawansowanej analizy sprzedaży zarejestrowanej
w programie Aktyn (począwszy od wersji 3.0). Przy jego pomocy możemy sporządzić
zestawienia danych o sprzedaży dokonanej w dowolnym okresie, z uwzględnieniem
wybranych towarów lub kontrahentów.
W wykonywaniu szczegółowej analizy pomocny będzie mechanizm definiowania grup
towarów oraz kontrahentów, a także definiowania szablonów raportów.
Wyniki są prezentowane w dwóch formach: tekstowej (tabela) i graficznej (wykres). Zarówno
tabelę, jak i wykres można nie tylko obejrzeć na ekranie, ale także wydrukować, zapisać
w pliku (odpowiednio tekstowym lub Windows Metafile), lub przenieść do innego programu,
np. Excel za pośrednictwem schowka (clipboard).
Program nie ingeruje w żaden sposób w dane programu Aktyn. Odczytuje je (import danych),
po czym zapisuje w oddzielnych plikach importowych. Dopiero na ich podstawie generowane
są raporty.
W przeciwieństwie do Aktyna, program Szpieg nie jest przeznaczony do pracy sieciowej,
nie powinien być zatem uruchamiany jednocześnie przez kilka osób pracujących w sieci.
Szpieg - Analiza sprzedaży
5
ZANIM ROZPOCZNIEMY PRACĘ...
Zanim Szpieg dostarczy nam pierwszy raport, musimy wykonać kilka czynności wstępnych –
rozpoczynając od zainstalowania programu. Oto pierwsze sześć kroków, od których należy
rozpocząć pracę:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zainstalowanie i autoryzacja programu;
Ustawienie Właściwości programów w środowisku Windows95;
Ustalenie konfiguracji (ścieżka dostępu do programu Aktyn);
Import danych z programu Aktyn;
Zdefiniowanie grup towarów oraz kontrahentów;
Zdefiniowanie parametrów raportu i ewentualnie zapisanie ich w postaci szablonu.
Jak zainstalować program?
Aby zainstalować program, należy:
1. Umieścić pierwszą dyskietkę instalacyjną w stacji dysków A: (lub B:)
2. Z menu Start wybrać Uruchom..., a następnie wpisać:
a:\setup.exe
(lub odpowiednio b:\setup.exe)
3. Niezaawansowanym Użytkownikom zalecamy zaakceptowanie kolejnych podpowiedzi
przez kliknięcie przycisku Next.
Program zostanie wówczas zainstalowany na dysku C: w katalogu Szpieg. Bezpośrednio
po zainstalowaniu program pracuje jako wersja demonstracyjna.
Wersja demonstracyjna programu pozwala bez ograniczeń na ustalenie
konfiguracji, import danych oraz definiowanie grup. Możliwe jest także
sporządzanie raportów. Program nie pozwoli natomiast:
r sporządzić raportu za okres dłuższy niż 5 dni;
r wydrukować wyników raportu;
r zapisać wyników lub wykresu na dysku;
r umieścić wyników w schowku (clipboard).
Wersja demonstracyjna umożliwia zatem dokładne zapoznanie się z
programem. Możemy nawet rozpocząć przygotowanie danych (definiowanie
grup oraz szablonów raportów) przy pomocy wersji demonstracyjnej, a więc
6
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
przed zakupem pełnej wersji.
Jak dokonać autoryzacji programu ?
Aby program pracował bez ograniczeń jako pełna wersja, musimy dokonać jego Autoryzacji.
Na dyskietce autoryzacyjnej znajduje się „żeton” uprawniający do normalnego korzystania
z programu. Autoryzacja polega na przeniesieniu go na dysk komputera, na którym program
ma pracować. W momencie prawidłowego przeniesienia autoryzacji wersja Demo staje się
pełnoprawną kopią programu (podlegającą ochronie wynikającej z przepisów prawa
autorskiego).
Aby zainstalować program, należy:
1. Umieścić dyskietkę autoryzacyjną w stacji dysków A: (lub B:)
2. Z menu Start wybrać Uruchom..., a następnie wpisać:
a:\ccmove a: c:\Szpieg
(lub odpowiednio b:\ccmove b: c:\Szpieg)
Jeśli program został zainstalowany w innym katalogu niż C:\Szpieg, należy tę nazwę zastąpić
właściwą nazwą katalogu zawierającego program (ściślej: plik Szpieg.exe).
Uwaga: Zalecamy również zapoznanie się z uwagami dotyczącymi autoryzacji
programu Aktyn zawartymi w podręczniku Pierwsze kroki.
Przy autoryzacji programu Szpieg obowiązują bowiem te same zasady.
-
W dalszej części zostały opisane poszczególne okna programu. „Zakładki” na ekranie ułożone
są w kolejności od najczęściej do najrzadziej używanych opcji. Natomiast w niniejszym opisie
przedstawiono kolejne okna w takiej kolejności, w jakiej będziemy się z nimi zapoznawać:
od zainstalowania programu do przygotowania pierwszego raportu.
Szpieg - Analiza sprzedaży
7
IMPORT DANYCH
Okno służy do przygotowania danych, na podstawie których program będzie sporządzał
raporty.
Składa się z trzech części, które zawierają odpowiednio:
r informację o lokalizacji danych programu Aktyn (lewa górna część okna);
r część dotyczącą importu danych z programu Aktyn (prawa górna część);
r informację o zakresie danych roboczych programu (u dołu okna).
Skąd importować dane?
W Aktynie możemy korzystać z kilku „kompletów danych” i przechowywać je w oddzielnych
katalogach. Program Szpieg prosi zatem o wskazanie katalogu zawierającego dane, z których
8
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
chcemy korzystać. Standardowo jest to katalog o nazwie DANE, zawarty wewnątrz katalogu,
w którym zainstalowano program Aktyn.
W części okna zatytułowanej Lokalizacja danych programu Aktyn, znajduje się pole Ścieżka
do katalogu z danymi... . Wprowadzamy tu nazwę katalogu, w którym zapisane są dane
utworzone przez program Aktyn, wraz z pełną ścieżką dostępu. Przycisk Wskaż pozwala
przeglądać zawartość dysku, przy czym wyświetlane są tylko katalogi, bez zawartych w nich
plików. Po odnalezieniu właściwego katalogu należy wskazać go przez dwukrotne kliknięcie
myszą.
Uwaga: Nazwa widoczna w tym polu powinna zaczynać się od litery
oznaczającej dysk, np.:
C:\AKTYN.35\DANE.NEW\
H:\MOJE\PROGRAMY\AKTYN.30\DANE\
W powyższych polach nie może się natomiast pojawić sekwencja "\\".
Dane zapisane na dysku sieciowym są dostępne pod warunkiem
odpowiedniego "mapowania" zasobów sieciowych: dysk zawierający
dane (lub jego część) powinien być zdefiniowany jako dysk logiczny,
( np. G: ).
Po wskazaniu ścieżki do programu oraz ścieżki do danych, należy zaakceptować wprowadzone
dane klikając przycisk Zapisz. Nowe ścieżki do programu i danych zostaną zapisane
w konfiguracji. Jeśli nie zatwierdzimy wprowadzonych zmian, zostaną one „zapomniane”
w chwili zakończenia pracy z programem.
Przeprowadzenie importu
Część okna zatytułowana Import danych służy do odczytania danych z programu Aktyn
i przygotowania ich w formie dogodnej dla programu Szpieg. Po wskazaniu właściwego
katalogu z danymi pozostaje nam tylko wskazać:
r Okres importu – w polach Od: oraz Do: wpisujemy daty określające okres, z którego
chcemy przeprowadzić import. Daty możemy wprowadzić jedynie za pomocą
kalendarza, który wywołujemy przy pomocy przycisku widocznego obok
odpowiedniego pola.
r Nazwa stanowiska – w polu tym należy wpisać nazwę stanowiska, którego ma
dotyczyć import. Możliwe jest dokonanie importu danych tylko z jednego stanowiska.
Aby móc sporządzać raporty obejmujące kilka stanowisk, należy dokonać importu
oddzielnie dla każdego z nich.
Należy przy tym upewnić się, że zaznaczono opcję Dołącz importowane dane do głównego
Szpieg - Analiza sprzedaży
9
źródła (zakładka Administracja, zob. str. 32).
Kalendarz
Kalendarz służy do wskazania daty początkowej i końcowej, określających zakres
importowanych danych. Wywołujemy go wskazując myszą przycisk „Kalendarz” umieszczony
odpowiednio obok pola Od: lub Do: .
Na ekranie pojawia się „karta z kalendarza” przedstawiająca bieżący miesiąc. Aby wskazać
odpowiednią datę, należy kliknąć na niej dwukrotnie.
W razie potrzeby możemy wyświetlić inną „kartę kalendarza”. Przyciski po lewej stronie
„przesuwają” kalendarz o miesiąc wstecz (strzałka w lewo) lub w przód (strzałka w prawo).
Możemy zmienić wyświetlany rok, korzystając z analogicznych przycisków po prawej stronie
kalendarza.
Wykonanie importu
Kliknięcie przycisku Wykonaj import rozpoczyna import danych ze wskazanego stanowiska
i okresu. Na ekranie pojawia się wówczas symbol:
Widoczny poniżej przycisk „Stop” służy do przerwania pracy programu importowego.
Powinien on być używany wyłącznie w sytuacjach awaryjnych (np. „zawieszenie się”
programu importującego).
Po dokonaniu importu program wyświetla komunikat:
10
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Import danych został zakończony poprawnie.
Możemy wówczas dokonać importu z innego stanowiska lub przystąpić do przygotowania
raportu.
Informacja o dostępnych danych
Dolna część okna, nazwana Zakres danych programu przedstawia dane, jakimi program
aktualnie dysponuje.
Pole Zakres danych ma wyłącznie charakter informacyjny. Prezentuje dane zawarte w pliku
wskazanym jako bieżące źródło danych. W polu widoczna jest nazwa stanowiska oraz data
początkowa i końcowa. Np. zapis:
HURT 98-01-05 98-01-12
oznacza dane o sprzedaży dokonanej na stanowisku HURT, w dniach od 5 do 12 stycznia
1998.
Widoczny poniżej przycisk Sprawdź poprawność służy do testowania poprawności danych,
zawartych w bieżącym źródle. Oprócz poprawności struktury danych program sprawdza daty
kolejno wystawianych dokumentów.
Jeśli daty kolejno wystawianych dokumentów różnią się o więcej niż jeden dzień, program
sygnalizuje wykrycie „nieciągłości danych”. Przerwa taka może oznaczać, że w danym dniu
nie było sprzedaży, albo też, że nie przeprowadziliśmy importu danych z tego dnia (a więc
dane są niekompletne). Na ekranie pojawia się wówczas komunikat z podaniem „brakujących”
dat.
Uwaga: Nie są sygnalizowane przerwy obejmujące sobotę, niedzielę lub oba
te dni.
Szpieg - Analiza sprzedaży
11
GRUPY
Okno Grupy służy do przeglądania i definiowania grup towarów oraz grup kontrahentów,
które będą wykorzystywane przy tworzeniu zaawansowanych raportów.
Uwaga: Sposób postępowania przy definiowaniu grup towarów i kontrahentów
jest analogiczny. Nie są jednak identyczne zasady obowiązujące przy
definiowaniu grupy towarów (zob. str. 14) i kontrahentów (str. 15).
Definiowanie grupy
Wyświetlenie wszystkich kodów
Zanim przystąpimy do definiowania grupy, możemy wyświetlić listę wszystkich kodów
towarowych, zdefiniowanych w Aktynie. W tym celu należy kliknąć przycisk Pokaż kody
12
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
towarów (po lewej stronie okna) lub odpowiednio Pokaż kody kontrahentów (po prawej
stronie) – w zależności od tego, jaką grupę chcemy zdefiniować. Lista kodów pojawia się
w polu widocznym bezpośrednio pod wybranym przyciskiem. W przypadku długiej listy
towarów może to zająć nieco czasu.
Lista jest ułożona „alfabetycznie” według kodów. Wskazując myszą interesującą nas pozycję
wyświetlamy okienko z informacją o pełnym kodzie i nazwie.
Podczas definiowania grupy (w środkowej części okna) możemy skorzystać z przycisku Pokaż
grupę towarów. Pozycje należące do wskazanej grupy zostaną wówczas podświetlone.
Przycisk ten działa tylko wówczas, gdy w polu w lewej górnej części okna wyświetliliśmy listę
towarów. W ten sposób możemy wyświetlić tylko grupę towarów (nie można wyświetlić grupy
kontrahentów).
Przystępujemy do definiowania grupy
Definiowanie nowej grupy należy rozpocząć od kliknięcia przycisku Dodaj – odpowiednio
przy liście towarów lub kontrahentów.
W środkowej części okna Grupy znajdują się dwa pola służące do definiowania grup –
(zarówno towarów, jak i kontrahentów): Nazwa grupy oraz Opis grupy. W pierwszym z nich
wpisujemy dowolną nazwę, jaką chcemy nadać nowo tworzonej grupie.
Uwaga: Nazwa grupy nie może zawierać spacji.
Program rozróżnia duże i małe litery, możemy zatem nazwać grupę np. NapojeGazowane lub
DealerzyProgramów.
Natomiast w polu Opis grupy wpisujemy listę warunków, jakie mają spełniać kody towarów
lub kontrahentów wchodzących w skład grupy. Szczegółowe zasady definiowania tych
warunków – zob. str.14 (towary) lub str. 15 (kontrahenci).
Po wpisaniu nazwy oraz szczegółowych warunków zatwierdzamy je przyciskiem Zapisz
definicję grupy.
Nazwa nowej grupy pojawia się na liście Grupy towarów (po lewej stronie okna) lub
odpowiednio na liście Grupy kontrahentów (po prawej). W tym polu widoczna jest lista
zdefiniowanych grup towarów. Lista ułożona jest alfabetycznie. Jeśli wskażemy myszą
dowolną pozycję na liście grup, w środkowej części okna pojawia się szczegółowa definicja
wskazanej grupy.
Zmiana istniejącej grupy
Aby poprawić lub uzupełnić definicję grupy, należy podświetlić ją na odpowiedniej liście
(przez kliknięcie myszką), a następnie zmodyfikować nazwę lub listę warunków widoczną
Szpieg - Analiza sprzedaży
13
w polu Opis grupy.
Po dokonaniu zmian w definicji grupy możemy je zatwierdzić przyciskiem Zapisz definicję
grupy lub zrezygnować z wprowadzonych zmian, przywracając poprzednio zapisaną definicję
grupy - przycisk Rezygnacja.
Usunięcie istniejącej grupy
Aby wykasować zbędną grupę, należy podświetlić ją na odpowiedniej liście (nazwa i opis
grupy pojawią się w środkowej części okna), a następnie wskazać myszą przycisk Usuń
umieszczony pod daną listą.
Zasady definiowania grupy towarów
W polu Opis grupy umieszczamy listę warunków, które muszą spełniać kody towarów (lub
kontrahentów) należących do danej grupy. Warunki te zapisujemy używając liter i cyfr kodu
oraz symboli:
* (gwiazdka)
- zastępuje dowolny znak lub sekwencję znaków
! - (wykrzyknik)
- użyty na pierwszej pozycji oznacza negację następującego po nim
wzoru. Dodanie wykrzyknika oznacza zatem wybór wszystkich
towarów (lub odpowiednio kontrahentów), które nie należą do
grupy określonej przez znaki następujące po tym wykrzykniku.
Jeśli wykrzyknik występuje w innym miejscu, jest traktowany
jako zwykły znak.
Przykłady:
GAKT35PU
- oznacza konkretny towar o kodzie GAKT35PU
GAKT*
- oznacza kody, rozpoczynające się od sekwencji GAKT
*UPG
- kody, których ostatnie trzy znaki to UPG
*PL*
- kody, zawierające w dowolnym miejscu sekwencję PL
GAKT*U*
- kody, rozpoczynające się od sekwencji GAKT, zawierające na
dowolnej dalszej pozycji literę U.
!G*
- kody, których pierwszy znak jest różny od G
!GAKT
- wszystkie kody oprócz czteroliterowego kodu GAKT
!GAKT*
- kody, których sekwencja czterech pierwszych znaków jest różna od
sekwencji GAKT
!*GAKT
- kody, których sekwencja czterech ostatnich znaków jest różna od
sekwencji GAKT
!*P*
- kody, w których nie występuje litera P
14
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
!*PL*
- kody, które nie zawierają sekwencji PL
Aby zbudować bardziej skomplikowane warunki wyboru, możemy w polu Opis Grupy
umieścić kilka wzorców.
Wzorce umieszczone w jednej linii, oddzielone spacjami traktowane są jak warunki
połączone spójnikiem lub. Taki złożony warunek jest spełniony przez wszystkie kody
zgodne przynajmniej z jednym z podanych wzorców. Natomiast umieszczenie kilku linii
oznacza, że kody należące do grupy powinny spełniać wszystkie warunki zdefiniowane w
kolejnych liniach.
Przykłady:
ALA OLA AS
- oznacza grupę złożoną z trzech towarów (o kodach ALA, OLA,
AS)
GAKT* GFIS*
- oznacza grupę kodów rozpoczynających się od sekwencji GAKT
lub od sekwencji GFIS.
GAKT* GFIS*
!*UPG*
- (dwie linie) oznacza grupę kodów, które rozpoczynają się od
sekwencji GAKT lub od sekwencji GFIS, a jednocześnie nie
zawierają sekwencji UPG.
Zasady definiowania grupy kontrahentów
W polu Nazwa grupy wpisujemy dowolną nazwę, jaką chcemy nadać nowo tworzonej grupie.
Uwaga: nazwa grupy nie może zawierać spacji. Program rozróżnia duże i małe litery, możemy
zatem nazwać grupę np. OdbiorcyDetaliczni lub DealerzyOKI.
Najprostszy (ale najbardziej pracochłonny) sposób zdefiniowania grupy kontrahentów - to
sporządzenie listy kodów wszystkich kontrahentów, których chcemy przypisać do grupy. Kody
umieszczamy w kolejnych liniach.
Przykład:
HOPTNS
HMANPT
DGROSZ
- (trzy linie) oznacza grupę złożoną z trzech kontrahentów (o
kodach HOPTNS, HMANPT, DGROSZ)
Zwróćmy uwagę, że - odwrotnie niż przy definiowaniu grup towarowych - kod kontrahenta
należącego do grupy musi być zgodny z przynajmniej jednym wzorcem spośród
wymienionych w kolejnych liniach.
Szpieg - Analiza sprzedaży
15
Program umożliwia bardziej zaawansowane sposoby definiowania grup kontrahentów.
Możemy je wykorzystać, jeżeli kody kontrahentów zbudowane są w sposób strukturalny (tj. na
podstawie kolejnych znaków kodu możemy wyróżnić logiczne grupy kontrahentów). A zatem:
Wpisując wzorzec kodu możemy użyć w nim symboli:
* (gwiazdka)
- zastępuje dowolny znak lub sekwencję znaków
! - (wykrzyknik)
- użyty na pierwszej pozycji oznacza negację następującego po nim
wzoru. Dodanie wykrzyknika oznacza zatem wybór wszystkich
kontrahentów, którzy nie należą do grupy określonej przez znaki
następujące po tym wykrzykniku. Jeśli wykrzyknik występuje
w innym miejscu, jest traktowany jako zwykły znak
Przykłady:
HA*
- oznacza kody, rozpoczynające się od sekwencji HA
*NEW
- kody, których ostatnie trzy znaki to NEW
*PL*
- kody, zawierające w dowolnym miejscu sekwencję PL
HA*U*
- kody, rozpoczynające się od sekwencji HA, zawierające na dowolnej
dalszej pozycji literę U.
!D*
- kody, których pierwszy znak jest różny od D
!HOPTNS
- wszystkie kody oprócz sześcioliterowego kodu HOPTNS
!HOPT*
- kody, których sekwencja czterech pierwszych znaków jest różna od
HOPT
!*NEW
- kody, których sekwencja trzech ostatnich znaków jest różna od NEW
!*P*
- kody, w których nie występuje litera P
!*PL*
- kody, które nie zawierają sekwencji PL
Wzorce umieszczone w jednej linii, oddzielone spacjami traktowane są jak warunki
połączone spójnikiem lub. Taki złożony warunek jest spełniony przez wszystkie kody
zgodne przynajmniej z jednym z podanych wzorców.
Natomiast umieszczenie kilku linii oznacza, że kody należące do grupy powinny spełniać
przynajmniej jeden z warunków zdefiniowanych w kolejnych liniach.
Przykłady:
HOPTNS
HOPTWAW
*SOFT*
16
- (trzy linie) – do tak zdefiniowanej grupy należą kontrahenci
o kodach HOPTNS oraz HOPTWAW, a ponadto kontrahenci
o kodach zawierających w dowolnym miejscu sekwencję SOFT.
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
D*
PG*
HOPTBY
H*
!*SOFT*
- (trzy linie) – do tak zdefiniowanej grupy należą kontrahenci
o kodach rozpoczynających się od litery D lub sekwencji PG,
a ponadto kontrahent o kodzie HOPTBY
- (dwie linie) – do tak zdefiniowanej grupy należą kontrahenci
o kodach rozpoczynających się od litery H, oraz kontrahenci
o kodach nie zawierających sekwencji SOFT.
Szpieg - Analiza sprzedaży
17
RAPORT
Przed przystąpieniem do sporządzenia raportu należy dokonać importu danych z programu
Aktyn (zob. str. 9).
Wskazane jest również zdefiniowanie grup towarów i grup kontrahentów, dla których chcemy
sporządzać raporty (zob. str. 12). Nie jest to jednak konieczne: grupy możemy również
definiować „na bieżąco”.
Na podstawie zaimportowanych danych (ściślej: na podstawie „bieżącego źródła danych”)
możemy sporządzić raport.
Zalecamy dokładne zapoznanie się ze znaczeniem poszczególnych parametrów raportu.
18
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Ustalenie parametrów raportu
Wybór kontrahentów
Przystępując do wyboru kontrahentów, których ma dotyczyć raport, zacznijmy od przełącznika
Wybór kontrahentów, widocznego u dołu okna. Przy jego pomocy wybieramy, które
dokumenty sprzedaży będą uwzględniane w raporcie:
wybrane grupy
– raport uwzględnia sprzedaż dla grup kontrahentów, które zostały
wpisane w widocznym powyżej polu Wybrane grupy.
„na bieżąco”
– raport uwzględnia sprzedaż dla grupy kontrahentów,
zdefiniowanej na potrzeby tego raportu w widocznym powyżej
polu Na bieżąco.
bez ograniczeń
– raport uwzględnia sprzedaż dla wszystkich kontrahentów, w tym
również sprzedaż detaliczną - na paragony.
Uwaga: Raporty, w których zostały określone warunki wyboru kontrahentów
(tj. wskazaliśmy grupy kontrahentów lub skorzystaliśmy z pola „na
bieżąco”) nie uwzględniają sprzedaży na paragony. (Wyjątek stanowi
sytuacja, gdy w definicji grupy podano jeden wzorzec kodu złożony
z samej gwiazdki).
Kontrahenci - wybrane grupy
Jeśli chcemy sporządzić raport dotyczący sprzedaży dla wybranych odbiorców, najwygodniej
posłużyć się zdefiniowanymi wcześniej grupami kontrahentów. Definiujemy je w oknie Grupy,
zob. str. 12.
Następnie ustawiamy przełącznik Wybór kontrahentów, wskazując opcję wybrane grupy.
Teraz możemy wybrać interesujące nas grupy kontrahentów. Korzystamy w tym celu z okna
wywołanego za pomocą przycisku Lista grup (zob. str. 21).
Po zaakceptowaniu tego okna, w polu Wybrane grupy pojawia się przygotowana przez nas
lista grup kontrahentów. Standardowo jest ona ułożona alfabetycznie. Za pomocą strzałek
widocznych po prawej stronie listy możemy zmienić ich kolejność. Podświetlamy (przez
kliknięcie myszą) żądaną grupę. Kliknięcie odpowiedniej strzałki spowoduje przesunięcie
wskazanej grupy o jedną pozycję w górę lub w dół.
Uwaga: Raport będzie prezentował grupy w takiej kolejności, w jakiej
ustawimy je na liście.
Szpieg - Analiza sprzedaży
19
Kontrahenci - na bieżąco
Zamiast zapisywać nową grupę kontrahentów, możemy zdefiniować ją „na bieżąco”, czyli
tylko na użytek bieżącego raportu. Taka definicja nie zostanie zapisana na liście
zdefiniowanych grup.
Przy wyborze kontrahentów „na bieżąco” obowiązują takie same zasady, jak przy
definiowaniu stałych grup kontrahentów (zob. str. 15).
Grupę zdefiniowaną „na bieżąco” możemy również dopisać do listy zdefiniowanych grup. Po
określeniu jej specyfikacji w polu „na bieżąco” korzystamy wówczas z umieszczonego
bezpośrednio pod nim przycisku „Zapisz”, a następnie wpisujemy nazwę, którą chcemy nadać
nowej grupie.
Uwaga: Niemożliwe jest zapisanie szablonu raportu, w którym wskazaliśmy
wybór kontrahentów lub towarów „na bieżąco”.
Jeśli chcemy taki szablon zapisać, musimy najpierw:
– zapisać nową grupę kontrahentów (przycisk Zapisz);
– zmienić położenie przełącznika Wybór kontrahentów z opcji „na bieżąco”
na opcję „wybrane grupy”;
– umieścić nazwę grupy w polu Wybrane grupy.
Wybór towarów
Wybór towarów odbywa się w analogiczny sposób, jak wybór kontrahentów.
Przystępując do wyboru towarów, których ma dotyczyć raport, zacznijmy od przełącznika
Wybór towarów, widocznego u dołu okna. Przy jego pomocy wybieramy, które towary będą
uwzględniane w raporcie:
wybrane grupy
– raport uwzględnia sprzedaż grup towarów, które zostały wpisane
w widocznym powyżej polu Wybrane grupy.
„na bieżąco”
– raport uwzględnia sprzedaż grupy towarów, zdefiniowanej
na potrzeby tego raportu w widocznym powyżej polu Na bieżąco.
bez ograniczeń
– raport uwzględnia sprzedaż wszystkich towarów.
Towary - wybrane grupy
Jeśli chcemy sporządzić raport dotyczący sprzedaży wybranych towarów, najwygodniej
posłużyć się zdefiniowanymi wcześniej grupami towarów. Definiujemy je w oknie Grupy
(zob. str. 12).
20
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Następnie ustawiamy przełącznik Wybór kontrahentów, wskazując opcję wybrane grupy.
Teraz możemy wybrać interesujące nas grupy kontrahentów. Korzystamy w tym celu z okna
wywołanego za pomocą przycisku Lista grup (zob. str. 21).
Gdy zaakceptujemy to okno, w polu Wybrane grupy pojawi się przygotowana przez nas lista
grup towarów. Standardowo jest ona ułożona alfabetycznie. Za pomocą strzałek widocznych
po prawej stronie listy możemy zmienić ich kolejność. Podświetlamy (przez kliknięcie myszą)
żądaną grupę. Kliknięcie odpowiedniej strzałki spowoduje przesunięcie wskazanej grupy o
jedną pozycję w górę lub w dół.
Uwaga: Raport będzie prezentował grupy w takiej kolejności, w jakiej
ustawimy je na liście.
Towary - na bieżąco
Zamiast zapisywać nową grupę towarów, możemy zdefiniować ją „na bieżąco”, czyli tylko na
użytek bieżącego raportu. Taka definicja nie zostanie zapisana na liście zdefiniowanych grup.
Przy wyborze towarów „na bieżąco” obowiązują takie same zasady, jak przy definiowaniu
stałych grup towarowych (zob. str. 14).
Grupę zdefiniowaną „na bieżąco” możemy zapisać jako nową grupę. Po określeniu jej
specyfikacji w polu „na bieżąco” korzystamy wówczas z umieszczonego bezpośrednio pod
nim przycisku Zapisz, a następnie wpisujemy nazwę, którą chcemy nadać nowej grupie.
Uwaga: Niemożliwe jest zapisanie szablonu raportu, w którym wskazaliśmy
wybór kontrahentów lub towarów „na bieżąco”.
Jeśli chcemy taki szablon zapisać, musimy najpierw:
– zapisać nową grupę towarów (przycisk Zapisz);
– zmienić położenie przełącznika Wybór towarów z opcji „na bieżąco”
na opcję „wybrane grupy”;
– umieścić ją w polu Wybrane grupy.
Lista grup
Po wciśnięciu przycisku Lista grup na ekranie pojawia się okno, przy pomocy którego
dokonujemy wyboru zdefiniowanych wcześniej grup towarów lub kontrahentów, które mają
być uwzględnione w raporcie.
Szpieg - Analiza sprzedaży
21
W części Zdefiniowane (po lewej stronie) widoczna jest lista grup (odpowiednio towarów lub
kontrahentów), które zostały uprzednio zdefiniowane. Natomiast na liście Wybrane (po prawej
stronie) znajdują się grupy, które zostały przez nas wybrane, a więc te, których będzie dotyczył
raport.
Początkowo lista Wybrane jest pusta. Za pomocą przycisków widocznych w środkowej części
okna możemy umieścić na niej wszystkie lub wybrane pozycje z listy Zdefiniowane.
Oto znaczenie poszczególnych przycisków:
- wybierz podświetloną grupę (i przenieś ją na listę wybranych);
- wybierz wszystkie zdefiniowane grupy;
- usuń podświetloną grupę z listy wybranych pozycji;
- usuń wszystkie grupy z listy wybranych (tego przycisku używamy, aby rozpocząć
definiowanie od nowa);
Aby wskazać („podświetlić”) grupę na jednej z list, należy kliknąć na niej myszką.
Kliknięcie przycisku OK spowoduje przepisanie zawartości pola Wybrane do okna, w którym
definiujemy raport. Przycisk Rezygnacja oznacza przywrócenie poprzedniej zawartości listy
wybranych grup.
22
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Parametry „czasowe” raportu
Część okna zatytułowana Czas zawiera dwa parametry. Pierwszy z nich dotyczy zakresu
raportowanych danych, druga – sposobu ich prezentacji.
r Okres raportu – w polach Od: oraz Do: wpisujemy daty określające okres, którego ma
dotyczyć raport. Daty możemy wprowadzić jedynie za pomocą kalendarza (zob.
str. 10), który wywołujemy przy pomocy przycisku widocznego obok odpowiedniego
pola.
r Podział raportu na okresy – Jeśli sporządzany raport obejmuje co najmniej dwa dni,
możemy określić węższe przedziały, dla których prezentowane będą cząstkowe
wartości obrotu lub marży. Z listy Okresy czasowe możemy wybrać podział na dni,
tygodnie, miesiące, kwartały lub brak podziału.
Uwaga: Zakres czasowy raportu definiujemy za każdym razem, sporządzając
raport. Datę początkową i końcową ustalamy nawet wówczas, gdy
korzystamy ze zdefiniowanego wcześniej szablonu raportu.
Pozostałe parametry
Oprócz wyboru towarów i kontrahentów, definiujemy następujące parametry raportu:
r Stanowisko – standardowo w tym polu widnieje gwiazdka (*). Oznacza ona, że raport
będzie dotyczył wszystkich stanowisk, z których dane zostały zaimportowane. Jeśli
chcemy wykonać raport dotyczący jednego stanowiska, należy kliknąć strzałkę obok
tego pola i wybrać stanowisko z listy.
Uwaga: Jeśli
wybieramy
„gwiazdkę”,
pamiętajmy
o
uprzednim
zaimportowaniu danych ze wszystkich interesujących nas stanowisk.
r Według sprzedawców – Przełącznik pozwala sporządzić raport, który w kolejnych
kolumnach podaje wielkość sprzedaży dokonanej przez poszczególne osoby
obsługujące program Aktyn. Poszczególne kolumny raportu opisane są przez
identyfikatory osób, które zarejestrowały dokumenty.
r Specyfikacja – możemy sporządzić raport uwzględniający tylko niektóre dokumenty,
wybrane na podstawie specyfikacji (jest to jednoliterowy kod przypisany w Aktynie
do każdego dokumentu, w szczególności może oznaczać dokumenty wystawione przez
konkretną osobę). Pozostawienie pola pustego oznacza, że raport będzie obejmował
wszystkie dokumenty (spełniające pozostałe parametry), bez względu na specyfikację.
Szpieg - Analiza sprzedaży
23
Możemy wpisać tu dowolną ilość specyfikacji, oddzielając je spacjami. Raport będzie
uwzględniał wszystkie dokumenty opatrzone dowolną ze wskazanych specyfikacji.
r Według: kontrahentów lub towarów – Przełącznik widoczny w prawym górnym rogu
ma sens tylko wtedy, gdy raport sporządzamy dla jednej grupy towarów i jednej grupy
kontrahentów (a więc bez sum pośrednich). Oznacza to, że zarówno dla towarów, jak
i kontrahentów zachodzi jeden z poniższych przypadków:
– raport obejmuje jedną grupę wybraną spośród wcześniej zdefiniowanych;
– raport obejmuje dowolną grupę zdefiniowaną „na bieżąco”;
– raport dotyczy wszystkich pozycji (przełącznik bez ograniczeń)
Przełącznik Wg towarów / Wg kontrahentów decyduje wówczas, czy w wierszach
tabeli prezentującej wyniki mają pojawiać się towary, czy kontrahenci.
Załóżmy, że wybraliśmy opcję Wg towarów. W kolumnach pojawią się wówczas:
– grupy kontrahentów, jeżeli zostały wskazane w polu Wybrane grupy;
– przedziały czasowe (dni, tygodnie), jeżeli zostały dokonaliśmy takiego wyboru
w polu Okresy czasowe.
Analogicznie, po wybraniu Wg kontrahentów, w kolumnach pojawią się odpowiednio
grupy towarów lub okresy.
r Wielkość – Za pomocą tego przełącznika wskazujemy wielkość, którą chcemy
analizować:
ilość
- ilość sprzedanych towarów;
wartość - wartość sprzedaży (netto) po cenach, po których towar został
faktycznie sprzedany;
marża - różnica między przechowywaną w Aktynie ceną nabycia a faktyczną
ceną sprzedaży netto.
Każda z powyższych wielkości może być zaokrąglona do (0.01, 0.1 lub 1) zgodnie
z ustawieniem pola Precyzja.
r Szczegóły – Przy pomocy tego przełącznika ustalamy stopień szczegółowości
sporządzanego raportu, a zatem również ilość wierszy, które pojawią się w tabeli:
suma
- raport podaje tylko sumę dla wszystkich uwzględnionych
towarów lub kontrahentów (raport w formie tabeli będzie
zawierał zatem jeden tylko wiersz);
sumy dla grup - raport podaje sumy dla grup towarów lub kontrahentów oraz
całkowitą sumę dla wszystkich grup (raport będzie zwierał
tyle wierszy, ile grup wybraliśmy w polu Grupy
zdefiniowane);
elementy grup - raport podaje szczegółowe wartości dla każdego towaru lub
kontrahenta, następnie sumuje je w poszczególnych grupach i
wreszcie podaje ogólną sumę dla wszystkich elementów.
24
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Kolejne trzy parametry określają sposób prezentowania liczb w sporządzonym raporcie:
r Precyzja – ilość miejsc po przecinku w prezentowanych liczbach:
2
1
0
- zaokrąglenie do 0.01
- zaokrąglenie do 0.1
- zaokrąglenie do liczb całkowitych.
r Separator – prezentując duże liczby stosuje się często oddzielanie trzycyfrowych grup
(tysiące, miliony itd.). W polu tym określamy, jak będą prezentowane grupy na
raporcie w formie tekstowej:
n
- nie oddzielone, np. 1435852.00
s
- oddzielone spacją, np. 1 435 852.00
dowolny inny - oddzielone wpisanym przez nas znakiem, np. 1,435,852.00
r Czcionka – wybieramy wielkość czcionki używanej przy drukowaniu raportu
(w punktach).
Wreszcie dwa ostatnie parametry określają, jakie pozycje mają pojawić się na wydruku:
r Drukować pozycje – Przełącznik ten pozwala na ustalenie, czy raport w trybie
tekstowym (tabela) ma prezentować wszystkie dane, czy pominąć ich nieistotną część:
wszystkie
- raport podaje wszystkie pozycje (np. towary) należące do
wskazanych grup; bywa bardziej przejrzysty (od razu
widzimy, które towary nie były sprzedawane, lub którzy
kontrahenci nic od nas nie kupili);
tylko niezerowe - raport podaje tylko te pozycje, dla których obrót w zadanym
okresie był niezerowy; w przypadku większej ilości towarów
(lub odpowiednio kontrahentów) pozwala oszczędzić miejsce
na wydruku.
r Drukować... – Przełącznik ten określa, jakie dane identyfikujące towar będą
drukowane w raporcie:
kod
nazwę
kod i nazwę
- drukowany jest tylko kod towaru;
- drukowana jest tylko nazwa towaru;
- drukowany jest zarówno kod, jak i nazwa towaru.
Wykonanie raportu
Kliknięcie przycisku Wykonaj raport rozpoczyna przygotowywanie raportu zgodnie
z parametrami ustalonymi w pozostałych częściach tego okna. Na ekranie pojawia się wówczas
symbol:
Szpieg - Analiza sprzedaży
25
Pasek u dołu pozwala na śledzenie stopnia zaawansowania raportu. Może to być przydatne
zwłaszcza dla raportów według kontrahentów, które są bardziej czasochłonne. W dowolnej
chwili możemy przerwać przygotowywanie raportu, korzystając z widocznego po prawej
stronie przycisku Stop.
Po wykonaniu raportu program automatycznie „przełącza się” do okna Wyniki.
Uwaga: Raport nie może obejmować zbyt wielu parametrów: niemożliwe jest
np. sporządzenie raportów prezentujących wybrane grupy towarów,
wybrane grupy kontrahentów i jednocześnie podział na okresy
czasowe. Taki raport musiałby być bowiem prezentowany
w 3-wymiarowej tabeli. Jeśli zatem program wyświetli komunikat:
Zbyt rozbudowana lista parametrów
- musimy zrezygnować z jednego z wybranych parametrów.
W powyższym przykładzie możemy zamiast jednego raportu
z podziałem na węższe przedziały czasowe, sporządzić kilka raportów,
obejmujących poszczególne okresy.
Tworzenie szablonu raportu
Zamiast pracowicie ustalać wszystkie parametry raportu zawsze przed jego sporządzeniem,
możemy przygotować szablon raportu. Szablon taki zawiera wszystkie parametry widoczne w
oknie Raport, oprócz daty początkowej i końcowej.
Jak przygotować nowy szablon raportu?
1. Za pomocą przełącznika Wybór kontrahentów ustalamy, czy raport ma dotyczyć
wszystkich kontrahentów, czy też ich węższych grup.
2. Jeśli wskazaliśmy wybrane grupy lub na bieżąco, ustalamy szczegóły dotyczące
wybranych kontrahentów (zob. str. 19).
3. Za pomocą przełącznika Wybór towarów ustalamy, czy raport ma dotyczyć wszystkich
towarów, czy też ich węższej grupy.
4. Jeśli wskazaliśmy wybrane grupy lub na bieżąco, ustalamy szczegóły dotyczące
wybranych towarów (zob. str. 20).
26
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
5. Wybieramy zakres czasowy raportu (zob. str. 23).
6. Ustalamy pozostałe parametry raportu (zob. str. 23):
- stanowisko, którego dotyczy raport;
- specyfikacja dokumentów sprzedaży;
- podział okresu raportu na szczegółowe przedziały czasowe;
- czy raport ma być sporządzony „wg kontrahentów”, czy „wg towarów”?
- jaka wielkość nas interesuje (ilość sprzedanych towarów, ich wartość czy marża)?
- jak szczegółowy ma być raport?
- jak mają być prezentowane liczby?
- czy chcemy, aby drukowane były również pozycje z zerową wartością?
- czy na wydruku ma pojawić się kod towaru, jego nazwa, czy obie te informacje?
7. Wskazujemy myszą przycisk Zapisz jako nowy. Program prosi o wpisanie nazwy szablonu,
która ułatwi nam jego późniejsze zidentyfikowanie. Tworząc nazwę pamiętajmy, że okres,
którego ma dotyczyć raport wpisujemy za każdym razem przed jego sporządzeniem.
Jak zmodyfikować szablon raportu?
1. Na liście wyboru wskazujemy nazwę raportu, który chcemy zmienić.
2. Dokonujemy niezbędnych zmian parametrów. Pamiętajmy, że szablon zawiera wszystkie
dane ustalane w oknie Raport, oprócz daty początkowej i końcowej.
3. Wskazujemy myszą przycisk Zapisz. Stare ustawienia dla danego szablonu zostaną
zastąpione przez nowe.
Jak widać, zmiana istniejącego szablonu i utworzenie nowego różnią się tylko przyciskiem, za
pomocą którego zatwierdzamy całą operację.
Jak usunąć zbędny szablon raportu?
1. Na liście wyboru wskazujemy nazwę raportu, który chcemy zmienić.
2. Wskazujemy myszą przycisk Usuń. Szablon zostanie usunięty z listy.
Jak przygotować raport na podstawie szablonu?
1. Na liście wyboru (widocznej bezpośrednio pod nagłówkiem Szablony raportów)
wskazujemy nazwę raportu, który chcemy wykonać.
2. W polach podpisanych jako Okres wpisujemy datę początkową i końcową. Raport będzie
obejmował wskazany okres, wraz z wpisanymi datami włącznie.
3. Wskazujemy myszą przycisk Wykonaj raport.
Szpieg - Analiza sprzedaży
27
PREZENTACJA WYNIKÓW
Wyniki raportu są prezentowane w formie tekstowej, czyli tabelarycznej (okno Wyniki) oraz
graficznej (okno Wykres).
Wyniki - tryb tekstowy (tabela)
W oknie Wyniki sporządzony raport prezentowany jest w formie tabeli. W wierszach
prezentowane są dane dotyczące towarów lub kontrahentów (w zależności od parametrów
raportu) lub ich odpowiednim grupom. Pierwsza kolumna zawiera dane sumaryczne,
dotyczące całego okresu.
Jeżeli przedział czasowy został podzielony na okresy, to w kolejnych kolumnach raportu
znajdują się wyniki sprzedaży w odpowiednich przedziałach czasowych (dni, tygodnie,
miesiące, kwartały). W przeciwnym wypadku kolumny odpowiadają grupom towarów, lub
specyfikacjom dokumentów sprzedaży. Podział taki deklarujemy przy definiowaniu
parametrów raportu - zakładka Raport).
28
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Uwaga: Jeśli sporządzając raport określiliśmy warunki wyboru kontrahentów
(„zdefiniowane grupy” lub „na bieżąco”) - to w raporcie nie zostanie
uwzględniona sprzedaż na paragony.
Po lewej stronie w górnej części okna widoczne są przyciski, które umożliwiają „przekazanie
wyników do dalszej obróbki”. A mianowicie:
– Zapisz wynik – zapisanie tabeli w pliku tekstowym;
– Drukuj – wydrukowanie tabeli na drukarce (w trybie tekstowym);
– Skopiuj do schowka – umieszczenie tabeli w schowku (clipboard), celem
przeniesienia do innego programu, np. Excel.
Te same czynności możemy wykonać przez kliknięcie na wyświetlanej tabeli prawym
przyciskiem myszy. Pojawia się wówczas podręczne menu, z którego możemy wybrać jedną
z powyższych opcji.
Uwaga: W wersji demonstracyjnej powyższe trzy opcje są niedostępne.
Wskazówki:
1. Aby umieścić tabelę zapisaną w pliku tekstowym w dokumencie Word'a, należy użyć
polecenia Wstaw plik.
2. Tabela umieszczona w dokumencie tekstowym może wyglądać nieprawidłowo
(nie wyrównane kolumny). Wyrównanie możemy skorygować, jeśli użyjemy czcionki
nieproporcjonalnej, np. Courier.
Wyniki - tryb graficzny (wykres)
W oknie Wykres sporządzony raport prezentowany jest w formie graficznej. Mamy do wyboru
wykres słupkowy (prezentujący wartości bezwzględne) lub kołowy (przedstawiający np.
procentowy udział obrotu osiągniętego w poszczególnych okresach w całkowitym obrocie).
Chcąc obejrzeć wyniki w formie tekstowej, należy kliknąć zakładkę Wyniki.
Szpieg - Analiza sprzedaży
29
Uwaga: Jeśli sporządzając raport określiliśmy warunki wyboru kontrahentów
(„zdefiniowane grupy” lub „na bieżąco”) - to na wykresie nie zostanie
uwzględniona sprzedaż na paragony.
Podobnie, jak przy prezentacji wyników w trybie tekstowym, w lewej górnej części okna
widoczne są przyciski, które umożliwiają „przekazanie wyników do dalszej obróbki”:
– Wykres słupkowy – wyświetlenie diagramu słupkowego, prezentującego
bezwzględne wartości sprzedaży dla poszczególnych grup lub przedziałów
czasowych;
– Wykres kołowy - wyświetlenie diagramu kołowego, prezentującego procentowy
udział grup, sprzedawców lub przedziałów czasowych w ogólnej wartości
sprzedaży;
30
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
– Zapisz wynik – zapisanie wykresu w pliku Windows Metafile (*.wmf); umożliwia
to późniejsze zaimportowanie wykresu np. do edytora tekstu czy też do arkusza
kalkulacyjnego;
– Drukuj – wydrukowanie wykresu na drukarce;
– Skopiuj do schowka – umieszczenie wykresu w schowku (clipboard), celem
przeniesienia do innego programu, np. do dokumentu Word’a.
Kliknięcie na wykresie prawym przyciskiem myszy powoduje wyświetlenie podręcznego
menu, z którego możemy wybrać jedną z powyższych pięciu opcji.
Uwaga: W wersji demonstracyjnej opcje te są niedostępne.
Wskazówka: Aby umieścić wykres zapisany w pliku wmf w dokumencie Word'a lub arkuszu
Excel'a, należy użyć polecenia Wstaw rysunek.
Na wykresie prezentowana jest zawsze tylko jedna grupa towarów (lub kontrahentów).
Jeżeli sporządziliśmy raport dotyczący kilku grup, z listy widocznej w górnej części okna
możemy wybrać tę grupę, którą chcemy wyświetlić.
Szpieg - Analiza sprzedaży
31
ADMINISTRACJA
Okno Administracja umożliwia przesunięcie części danych do archiwum. W przypadku bardzo
dużych plików z danymi przyspiesza to nieco działanie programu.
W górnej części programu widoczne są dwa pola: Zbiór danych roboczych oraz Zawartość
archiwum.
Pierwsze z nich prezentuje, jakie dane dostępne są w zbiorze danych roboczych, tj. danych
przygotowanych na drodze importu z Aktyna. W polu widoczna jest nazwa stanowiska oraz
data początkowa i końcowa. Np. zapis:
HURT 98-01-05 98-01-09
lub:
HURT 05-01-98 09-01-98
oznacza dane o sprzedaży dokonanej na stanowisku HURT, w dniach od 5 do 9 stycznia 1998.
Z tych danych możemy korzystać podczas sporządzania raportu.
32
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
W polu Zawartość archiwum w analogiczny sposób przedstawione są dane, które zostały
przesunięte ze zbioru danych roboczych do archiwum. Dane znajdujące się w archiwum nie są
dostępne podczas sporządzania raportu.
Standardowe ustawienia tych opcji (ustawiane automatycznie podczas instalacji programu)
pozwalają na normalną pracę bez dokonywania zmian w oknie Administracja. Podczas
każdego importu dane są dopisywane do zbioru danych roboczych, a jeśli w Aktynie
dokonywano zmian – dane robocze są aktualizowane. Jeśli nie dokonamy żadnych zmian,
to przy sporządzaniu raportów program uwzględnia wszystkie dotychczas zaimportowane
dokumenty.
Przenoszenie danych do archiwum
Możemy przesunąć część danych ze zbioru danych roboczych do archiwum, korzystając
z panelu widocznego w środkowej części okna.
W polach Od: oraz Do: wprowadzamy daty (odpowiednio początkową i końcową) określające
zakres danych, które dane mają być umieszczone w archiwum. Daty te możemy wpisać
z klawiatury lub wprowadzić przy pomocy kalendarza (zob. str. 10). Natomiast w polu
Stanowisko wpisujemy nazwę stanowiska, z którego pochodzą dane przenoszone do archiwum
pozostawienie pola pustego spowoduje, że do archiwum zostaną przeniesione wszystkie dane
ze skazanego okresu.
Po wpisaniu danych korzystamy z przycisku Przenieś do archiwum:
do archiwum są jednocześnie usuwane ze zbioru danych roboczych.
. Dane przenoszone
Uwaga: Zwracamy uwagę na staranne wypełnienie pól, ponieważ:
–
Pozostawienie pustego pola Stanowisko - oznacza usunięcie danych
ze wszystkich stanowisk.
–
Pozostawienie pustego pola Od... - oznacza usunięcie wszystkich
danych wcześniejszych niż data podana w polu Do...
–
Pozostawienie pustego pola Do.. - oznacza usunięcie wszystkich danych
późniejszych niż data podana w polu Od...
W analogiczny sposób przywracamy dane z archiwum do zbioru danych roboczych. Różnica
polega na tym, że posługujemy się przyciskiem Przywróć dane z archiwum:
Szpieg - Analiza sprzedaży
.
33
Usunięcie danych z dysku
Oprócz przycisków ze strzałkami w oknie Administracja widoczne są dwa przyciski z
. Służą one do usunięcia wskazanych danych odpowiednio ze
symbolem nożyczek:
zbioru danych roboczych (przycisk po lewej stronie) oraz z archiwum (przycisk po prawej).
Zanim z niego skorzystamy, należy wskazać zakres przenoszonych danych, tj. okres
i stanowisko, z którego pochodzą.
Uwaga: Operacja ta oznacza to fizyczne usunięcie części danych z dysku i jest
nieodwracalna. Jedynym sposobem odzyskania tak usuniętych danych
jest ponowny import z programu Aktyn.
Zalecamy zatem usuwanie tylko tych danych, z których nie zamierzamy już korzystać. Jeśli
chcemy „odchudzić” zbiór danych roboczych, zalecamy przeniesienie części danych
do archiwum. Jeśli jesteśmy pewni, że pewna część danych nie będzie nam już potrzebna,
wówczas możemy je usunąć z dysku.
Nawet usunięcie danych ze zbioru danych roboczych lub z archiwum nie jest jeszcze
definitywną utratą danych. Dopóki dysponujemy oryginalnymi danymi programu Aktyn,
zawsze możemy dokonać ponownego importu.
Uwaga: Podobnie jak przy przenoszeniu danych do archiwum, zwracamy
uwagę na staranne wypełnienie pól, ponieważ:
34
–
Pozostawienie pustego pola Stanowisko - oznacza usunięcie danych
ze wszystkich stanowisk.
–
Pozostawienie pustego pola Od... - oznacza usunięcie wszystkich
danych wcześniejszych niż data podana w polu Do...
–
Pozostawienie pustego pola Do.. - oznacza usunięcie wszystkich danych
późniejszych niż data podana w polu Od...
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych
Wizytówka programu
W dolnej części okna widoczna jest „wizytówka” programu. Zawiera informację o wersji
programu oraz danych adresowych producenta.
Jedną z istotnych informacji widocznych w tej części okna jest numer seryjny programu. Brak
numeru świadczy o tym, że program pracuje jako wersja demonstracyjna. Aby program
pracował jako pełna wersja, należy dokonać jego autoryzacji (zob. str. 7).
W przypadku korzystania z "gorącej linii", serwis firmy River poprosi Cię o podanie tego
numeru. Będzie on również niezbędny w przypadku rozszerzenia autoryzacji przez telefon.
Szpieg - Analiza sprzedaży
35
36
Aktyn 3.5 – Program dla firm handlowych