zarządzanie finansami w projektach unijnych

ZARZĄDZANIE FINANSAMI W PROJEKTACH UNIJNYCH
zasady i procedury
17 maja 2012
BUDŻET PROJEKTU
•
STRUKTURA BUDŻETU PROJEKTU
podział na kategorie i na działania w ramach kategorii
•
KOSZTY PROJEKTU
Całkowite
- kwalifikowane
- niekwalifikowane
•
UDZIAŁ DOTACJI W KOSZTACH
zasady pomocy publicznej
PRZESUNIĘCIA BUDŻETOWE
•
•
•
PRZESUNIĘCIA W OBRĘBIE KATEGORII
–
wymagają merytorycznego uzasadnienia (każdy przypadek podlega
indywidualnej ocenie w kontekście dokonywania znaczącej zmiany w projekcie,
sprawdzana jest zasadność ekonomiczna danego wydatku)
PRZESUNIĘCIA MIĘDZY KATEGORIAMI
–
do 10 % wartości działania z którego dokonywane jest przesunięcie bez względu
na poziom wzrostu kategorii wydatków, do której następuje przesuniecie
UWAGA! W przypadku kilkukrotnego dokonywania przez Beneficjentów 10 % przesunięć pomiędzy kategoriami
wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem każdorazowo należy odnosić się do wartości danej kategorii
określonej w obowiązującym Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, stanowiącym załącznik do umowy o
dofinansowanie, bądź też ostatniego podpisanego aneksu do umowy. (10% przesunięcia badane są w odniesieniu do
całego Projektu)
UZUPEŁNIENIE POZYCJI BUDŻETOWYCH W
HARMONOGRAMIE RZECZOWO-FINANSOWYM
–
Nie ma możliwości dodania nowych pozycji nieuwzględnionych na etapie
składania wniosku o dofinansowanie, nawet w przypadku powstania
wystarczających oszczędności w projekcie
DOKUMENTACJA WYDATKÓW
•
•
WYBÓR DOSTAWCÓW / USŁUGODAWCÓW
–
–
Zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych
Dla podmiotów nie objętych PZP procedury uproszczone
projekty z działania 8.1 POIG nie podlegają PZP
OZNAKOWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH (FAKTUR,
RACHUNKÓW, LIST PŁAC ITP.)
–
Na każdym dokumencie księgowym musi znaleźć się informacja o projekcie,
w ramach którego rozliczany jest dany wydatek
DOKUMENTACJA WYDATKÓW
•
OPISY FAKTUR (minimalne wymagania) – szczegółowe
wymagania w tym zakresie określa umowa o dofinansowanie
oraz instrukcja wypełniania wniosku o płatność
– numer umowy o dofinansowanie,
– informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu
Społecznego/Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
– nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie
projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich) w
ramach którego wydatek jest ponoszony,-?
– kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument dotyczy kilku zadań
- kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.
Opis powinien znajdować się na oryginale dokumentu. Dopuszczalne jest zamieszczanie opisu nie na oryginale
dokumentu, lecz na oddzielnej kartce dołączonej do dokumentu jedynie w wyjątkowych przypadkach
(np. małego formatu dokumentu).- w takim przypadku dokument zawierający opis projektu powinien być trwale
spięty z dokumentem księgowym
WYODRĘBNIONA KSIĘGOWOŚĆ
•
PEŁNA KSIĘGOWOŚĆ
–
–
Prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów
związanych z danym projektem w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych
i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych,
analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań
w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków
lub
wprowadzenie odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji
związanych z projektem, gdzie wyodrębniony kod księgowy oznacza odpowiedni
symbol, numer, wyróżnik stosowany przy rejestracji, ewidencji lub oznaczeniu
dokumentu, który umożliwia sporządzanie zestawienia lub rejestru dowodów
księgowych w określonym przedziale czasowym ujmujących wszystkie operacje
związane z projektem.
Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków
realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości.
Beneficjent dostosowuje swój wykaz kont do specyficznych warunków prowadzonej działalności,
uwzględniając sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. Oznaczanie kont księgowych oraz ich numeracja
również leży w gestii Beneficjenta.
WYODRĘBNIONA KSIĘGOWOŚĆ
•
KSIĄŻKA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Beneficjenci zobowiązani są do prowadzenia dodatkowej ewidencji w formie
tabeli, umożliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków
trwałych, zawierającej m.in.:
rodzaj i nr dowodu księgowego
datę wystawienia dokumentu i sposób zapłaty
kwotę wydatków kwalifikowanych
W ewidencji należy ujmować wszystkie operacje gospodarcze związane z
realizacją projektu. Zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane
każdorazowo na potrzeby kontroli (w trakcie bądź na zakończenie realizacji
projektu).
•
•
•
Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu
Lp
1.
Rodzaj dowodu
księgowego
(dokumentu)
1
1.
1
Numer
dokumentu
Numer ewidencji
księgowej
Data
wystawienia
dokumentu
Data
dokonania
zapłaty
Sposób zapłaty
(G-gotówka,
P-przelew,
K-karta)
Kategoria
kosztów
Kwota
dokumentu
brutto (PLN)
Kwota
dokumentu
netto (PLN)
1.
1.
1.
1.
1.
1.
1.
1.
VAT (PLN)
Kwota
wydatków
kwalifikowanych
(PLN)
VAT
kwalifikowany
(PLN)
Uwagi
1.
1.
13.
14.
DOTACJA A PODATEK
•
•
•
DOCHODOWY
–
Dotacje nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym
VAT - KWALIFIKOWALNOŚĆ
–
–
KWALIFIKOWANY gdy beneficjent nie jest płatnikiem VAT
NIEKWALIFIKOWANY gdy beneficjent jest płatnikiem VAT
VAT – OPODATKOWANIE DOTACJI
decyduje bezpośredni związek dotacji z konkretnymi cenami konkretnych dostaw
towarów czy z konkretnymi cenami konkretnych usług
– Opodatkowaniu nie podlegają dotacje, jak np. refundacja wynagrodzeń lub
składek na ubezpieczenia społeczne, czy też zwrot kosztów inwestycji (środków
trwałych).
– Opodatkowaniu podlegają np. dotacja do cen sprzedaży produktów rolnych
czy też do cen biletów autobusowych.
DOTACJA A OBRÓT
•
•
INWESTYCJE
PROJEKTY MIĘKKIE
Dotacja zwiększa/wpływa na obrót tylko w przypadku
gdy ma bezpośredni wpływ na cenę.
Przy inwestycji bezpośredniego wpływu na cenę nie ma, natomiast w projektach
miękkich należy w każdym wypadku indywidualnie rozpoznać przypadek.
AMORTYZACJA
•
DO MOMENTU WPŁYWU DOTACJI
•
PO ZAKSIĘGOWANIU DOTACJI NA KONCIE BANKOWYM
Amortyzację nalicza się od dnia oddania środka trwałego do użytkowania,
do momentu otrzymania dotacji w całości stanowi koszt podatkowy.
Kwoty zrefundowane nie są kosztem uzyskania przychodów,
zatem moment otrzymania dotacji powoduje konieczność skorygowania
i poprawnego ustalenia kosztów podatkowych.
AKTY PRAWNE
•
•
•
•
•
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające
rozporządzenie (WE) nr 1260/1999.
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. 1994 nr 121, poz. 591 z późn. zm.) – tekst jednolity z 25.10.2010 r.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz. U. 1992 nr 21, poz. 86 z późn. zm.) – tekst jednolity z 25.01.2011 r.
Polskie prawo bilansowe nie odnosi się bezpośrednio do ujęcia dotacji,
dlatego zgodnie art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości przedsiębiorstwa mogą
stosować Międzynarodowe Standardy Rachunkowości.
Ewidencję dotacji w księgach rachunkowych reguluje Międzynarodowy Standard
Rachunkowości (MSR) nr 20
GDZIE SZUKAĆ INFORMACJI?
•
•
WWW.FUNDUSZEEUROPEJSKIE.GOV.PL
WWW instytucji bezpośrednio odpowiedzialnych
za dystrybucję dotacji
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ
• MONIKA NIEWINOWSKA
niezależny ekspert ds. Funduszy Europejskich, Dziennik Gazeta Prawna
• ANNA WERLE – WILCZYŃSKA
główny specjalista w zakresie wprowadzania zmian do umów (aneksowania),
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
• EWELINA PAWIŃSKA
specjalista ds. rozliczeń działania 8.1 PO IG, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
• ANNA BUJARSKA
niezależny ekspert ds. rozliczeń księgowo podatkowych dotacji,
współpracuje m.in. z PKPP Lewiatan