Regulamin prac Komisji Oceny Projektów do komponentów I i II

Regulamin prac Komisji Oceny Projektów
do komponentów I i II projektu „Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem”
realizowanego
w ramach Szwajcarsko – Polskiego Programu Współpracy
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
1.
1.
2.
§1
Postanowienia ogólne
Komisja Oceny Projektów (KOP) stanowi niezależne ogniwo w systemie oceny
projektów.
Zadaniem Komisji jest merytoryczno-finansowa ocena projektów, które przeszły
pozytywną weryfikację pod względem formalnym, zgłoszonych w ramach Celu II zgodnie
z kryteriami merytorycznymi określonymi w systemie zarządzania i wdrażania projektu
Pomocna dłoń pod bezpiecznym dachem realizowanego w ramach Szwajcarsko –
Polskiego Programu Współpracy.
Komisja działa zgodnie z zapisami Procedury Oceny Projektów oraz niniejszego
Regulaminu.
§2
Skład Komisji Oceniającej Projekty
W skład Komisji wchodzą:
a) eksperci w dziedzinie analizy ekonomiczno-finansowej
b) eksperci w dziedzinie pomocy społecznej
Podstawowy skład Komisji to min. ośmiu ekspertów (min. czterech do oceny finansowej,
min. czterech do oceny merytorycznej).
Rezerwowy skład Komisji to min. czterech ekspertów (min. dwóch do oceny finansowej,
min. dwóch do oceny merytorycznej).
Eksperci powoływani są w drodze otwartego naboru zgodnie z procedurą wyboru
członków Komisji.
Dyrektor jednostki pełniącej funkcję IR powołuje Komisję Oceny Projektów jeden raz w
całym okresie realizacji programu.
W przypadku, gdy z ważnych przyczyn ekspert nie może brać udziału w pracach
Komisji, Dyrektor jednostki pełniącej funkcję IR powołuje do udziału w danym
posiedzeniu eksperta z tej samej dziedziny z rezerwowego składu Komisji.
W każdym posiedzeniu Komisji uczestniczy sekretarz Komisji, nie wchodzący w skład
Komisji.
Sekretarza – osobę będącą pracownikiem jednostki pełniącej funkcję IR - wyznacza
Dyrektor IR.
§3
Przewodniczący Komisji
Przewodniczącym Komisji jest jeden z ekspertów wchodzących w skład Komisji.
Przewodniczącego Komisji wskazuje Dyrektor IR.
Zadaniem przewodniczącego jest zapewnienie zgodności prac Komisji z
postanowieniami Regulaminu Komisji.
§4
Zadania Komisji
Zadania Komisji określa niniejszy regulamin.
§5
Sekretarz Komisji
Komisja jest obsługiwana przez sekretarza.
Zadania sekretarza Komisji obejmują:
a) przed pierwszym posiedzeniem Komisji przedstawienie ekspertom zasad i kryteriów
oceny projektów będących przedmiotem posiedzenia,
b) przygotowanie do
oceny wniosków wraz z załącznikami oraz wymaganymi
dokumentami: listy obecności, formularzy oświadczeń o bezstronności i poufności,
kart oceny finansowej i merytorycznej wniosków,
c) udział w posiedzeniu Komisji bez prawa uczestniczenia w ocenie projektów,
d) sporządzenie raportu z prac Komisji,
e) weryfikowanie kompletności dokumentacji sporządzonej przez ekspertów,
f) sporządzanie arkuszy zbiorczej oceny
merytoryczno-finansowej wniosków i
przygotowanie na podstawie wyników oceny Komisji zbiorczej Listy wniosków o
dofinansowanie, zawierającą wszystkie złożone do oceny wnioski,
g) sporządzenie Listy wniosków o dofinansowanie zawierającej pozytywne i negatywnie
ocenione wnioski i przedłożenie jej Małopolskiemu Komitetowi Sterującemu,
h) czuwanie nad kompletnością ocenionych wniosków o przyznanie dofinansowania na
realizację projektów oraz związanej z nimi dokumentacji przekazywanej do dalszych
etapów oceny,
i) obsługę prac Komisji,
j) przygotowywanie projektów pism do wnioskodawców w sprawie przedstawienia
wyjaśnień lub poprawek do wniosku lub załączników,
k) przygotowywanie ewentualnych pisemnych informacji dla Dyrektora jednostki
pełniącej funkcję IR w przypadku wystąpienia odstępstw lub nieprawidłowości w
pracach Komisji.
§6
Miejsce dokonywania oceny
1. Posiedzenia Komisji odbywają się w siedzibie jednostki pełniącej funkcję IR lub innym
wyznaczonym miejscu pod warunkiem zabezpieczenia dokumentów przed dostępem
osób trzecich oraz zapewnienia właściwych warunków pracy ekspertom.
2. Członkowie Komisji dokonują oceny wniosków podczas posiedzenia.
3. W celu umożliwienia ekspertom dokładnej analizy dokumentacji, sekretarz Komisji
przyznaje członkom Komisji login i hasło do serwera na którym umieszczone będą
elektroniczne wersje dokumentacji aplikacyjnej, umożliwiające wcześniejsze zapoznanie
się z materiałami, przed planowanym posiedzeniem Komisji, jednak nie wcześniej niż
po zakończeniu oceny formalnej.
1.
2.
3.
4.
§7
Zasada bezstronności i poufności
Wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Komisji (sekretarz, eksperci) przed
przystąpieniem do oceny wniosku o dofinansowanie zobowiązani są do podpisania
oświadczenia o bezstronności i poufności. Eksperci, którzy zwrócą się do sekretarza
Komisji o udostępnienie wniosków przed planowanym posiedzeniem Komisji, winni
złożyć w/w oświadczenie przed przekazaniem im dokumentów.
Projekty, co do których nie jest możliwe podpisanie oświadczenia o bezstronności i
poufności przez wszystkich ekspertów wchodzących w skład danej Komisji, są oceniane
przez eksperta wybranego z listy rezerwowej.
Prace Komisji mają charakter poufny.
Wszystkie osoby uczestniczące w organizacji konkursu i ocenie wniosków są
zobowiązane do zachowania poufności danych i informacji zawartych we wnioskach;
zasada poufności obejmuje co najmniej:
a) odpowiednie zabezpieczenie bazy danych wniosków: w przypadku przeprowadzenia
oceny wniosku na komputerze – odpowiednie zabezpieczenie systemu
5.
6.
1.
2.
1.
2.
3.
4.
5.
informatycznego, w przypadku przekazywania wniosków drogą elektroniczną –
zapewnienie bezpiecznej transmisji danych,
b) zakaz przekazywania jakichkolwiek informacji czy dokumentów osobom
nieupoważnionym.
Informacje o przebiegu oceny merytorycznej w trakcie trwania oceny powinny być
udzielane wyłącznie:
a) przewodniczącemu Komisji i sekretarzowi,
b) Dyrektorowi jednostki pełniącej funkcję IR i jego Zastępcy.
Członkowie Komisji nie mogą bezpośrednio kontaktować się z Beneficjentami na etapie
oceny merytoryczno-finansowej. Nie zastosowanie się do tego wymogu może być
przyczyną unieważnienia posiedzenia Komisji.
§8
Odpowiedzialność
Członkowie Komisji są odpowiedzialni za jakość podejmowanych decyzji.
Naruszenie zasad niniejszego regulaminu przez eksperta może spowodować
wykluczenie z prac Komisji oraz skreślenie z listy ekspertów.
§9
Zasady pracy Komisji
Ocena wniosków dokonywana jest przy wykorzystaniu Karty oceny merytorycznofinansowej.
Ocena projektu obejmuje :
a) ocenę finansową,
b) ocenę merytoryczną.
Na etapie oceny zarówno w części finansowej, jak i merytorycznej, w przypadku braku
możliwości jej pełnego dokonania lub stwierdzenia braków we wniosku o
dofinansowanie lub / i załącznikach do wniosku, które nie zostały zidentyfikowane na
etapie weryfikacji formalnej, Komisja może skierować do IR informację o konieczności
dokonania ponownej weryfikacji formalnej. Wówczas ocena merytoryczna dokonana
będzie po uzupełnieniu braków formalnych przez Wnioskodawcą.
Ocena w części merytoryczno-finansowej jest oceną punktową i odbywa się na zasadzie
przyznania przez każdego z ekspertów odpowiedniej liczby punktów zgodnie z kryteriami
Karty oceny merytoryczno-finansowej stanowiącej załącznik do systemu zarządzania i
wdrażania projektu. Po przedstawieniu każdej z niezależnych od siebie ocen, obliczana
jest średnia arytmetyczna w postaci liczb ułamkowych (z jednym miejscem po przecinku)
punktów przyznanych w ramach poszczególnych kryteriów. Obliczonych średnich nie
zaokrągla się, lecz przedstawia wraz z częścią ułamkową. Przyznana punktacja wymaga
pisemnego uzasadnienia.
Ocena merytoryczna merytoryczno-finansowa wniosków powinna być dokonana w
terminie nie dłuższym niż 30 dni kalendarzowych od momentu zakończenia etapu oceny
formalnej. W uzasadnionych przypadkach termin oceny finansowej może zostać
przedłużony przez Dyrektora IR.
§ 10
Raport z posiedzenia Komisji
1. Raport z posiedzenia Komisji zawiera następujące informacje:
a) data i miejsce posiedzenia,
b) skład osobowy Komisji,
c) oświadczenia o bezstronności i poufności,
d) listę ocenionych wniosków tj. Listę wniosków, które podlegały ocenie merytorycznofinansowej,
e) wyniki oceny merytoryczno-finansowej w postaci Listy wniosków o dofinansowanie
realizacji projektów, zawierającą wnioski, które uzyskały pozytywną ocenę
merytoryczno-finansową i negatywną ocenę merytoryczno-finansową tj. Informacja na
temat wniosków zaakceptowanych i odrzuconych,
f) opis zdarzeń niestandardowych, które zaszły w trakcie prac Komisji, do których
należą zwłaszcza:
-ujawnienie istniejącego konfliktu interesów i innych okoliczności odnoszących
się do niewłaściwego sprawowania funkcji przez członków Komisji,
-wywieranie nacisków na członków Komisji ze strony osób i podmiotów
zewnętrznych lub wewnętrznych,
-wystąpienie Komisji do uczestników konkursu w sprawach uzupełnienia
dokumentacji, poprawienie błędów oraz korygowania budżetu, przebieg tych
działań,
-wykrycie innych nieprawidłowości przebiegu pracy Komisji,
g) karty oceny merytoryczno-finansowej wypełnione dla każdego projektu indywidualnie
przez każdego eksperta wraz z uzasadnieniem punktacji przyznanej każdemu
kryterium z części jakościowej,
h) karta oceny zbiorczej,
i) podpisy:
-członków Komisji w przypadku kart opisanych w podpunkcie g)
- przewodniczącego i sekretarza Komisji (na raporcie i karcie oceny zbiorczej).
§ 11
Wynagrodzenie Komisji Oceny Projektów.
1. Wynagrodzenia za ocenę projektów w ramach powoływanych KOP otrzymują tylko
eksperci –zgodnie z zawartą umową zlecenia opracowaną na podstawie
obowiązujących przepisów.
2. Ekspertom nie przysługuje refundacja kosztów przejazdu na posiedzenie Komisji oraz
kosztów zakwaterowania na czas trwania prac Komisji.