Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych

1
Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych Sektorowych
obowiązujący w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółka
z ograniczoną odpowiedzialnością
wKUTNIE
ZASADY OGÓLNE
§ 1.
Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z ograniczoną odpowiedzialnością w
Kutnie, ul. Przemysłowa 4 udzielając zamówień publicznych sektorowych na
dostawy, usługi lub roboty budowlane opłacanych przez zamawiającego stosuje
ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19
poz.177 z późniejszymi zmianami) z uwzględnieniem art. 3 ust. 1 pkt 3, art. 132 i
133 ustawy.
§ 2.
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
- Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19 poz.177 z późn. zmianami)
- Zamawiającym - należy przez to rozumieć podmiot wymieniony w art. 3 ust. 1 pkt
3 ustawy jw.
- Zarządzie – należy przez to rozumieć
Przedsiębiorstwa PWiK Sp. z o.o. w Kutnie.
Prezesa Zarządu – Dyrektora
- Przewodniczącym Komisji – należy przez to rozumieć również Zastępcę
Przewodniczącego Komisji w przypadku nieobecności Przewodniczącego.
- Zamówieniu sektorowym – należy przez to rozumieć:

zamówienie udzielane w celu tworzenia sieci przeznaczonych do świadczenia
publicznych usług związanych z produkcją lub dystrybucją wody pitnej lub
dostarczania wody pitnej do takich sieci lub kierowania takimi sieciami

zamówienia związane z kanalizacją
2
§ 3.
Stosując
przepisy
Ustawy
należy
zawsze
uwzględniać
inne
akty
prawne
bezpośrednio z nią związane.
Należy
również
uwzględniać
akty
prawne,
które
ukazały
się
w
trakcie
opracowywania regulaminu i mają moc obowiązującą oraz akty prawne, które będą
wprowadzane w trakcie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
SYSTEM UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH SEKTOROWYCH
§ 4.
1. Jeżeli wartość zamówień publicznych sektorowych nie przekracza wyrażonej
w złotych równowartości kwoty :
400.000, 00 euro dla dostaw lub usług
5.000.000,00 euro dla robót budowlanych
jego udzielenie poprzedzone jest postępowaniem prowadzonym w jednym
z niżej wymienionych trybów :


zapytanie ofertowe sektorowe
przetarg nieograniczony sektorowy
Zamawiający po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty
przeprowadza negocjacje z potencjalnym Wykonawcą, jeżeli przewidział to
w zaproszeniu.
Z negocjacji sporządza się protokół zawierający co najmniej:
 datę i miejsce przeprowadzenia negocjacji
 podmioty biorące udział w negocjacjach oraz osoby je reprezentujące
 ostateczną propozycję Oferenta
Protokół z negocjacji stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
2. Jeżeli wartość zamówień innych niż wymienione pkt. 1 przekracza wyrażoną
w złotych równowartość kwoty 14.000 euro dla dostaw, usług i robót budowlanych
jego udzielenie poprzedzone jest postępowaniem prowadzonym w jednym z niżej
wymienionych trybów :





przetarg nieograniczony
przetarg ograniczony
negocjacje z ogłoszeniem
dialog konkurencyjny
negocjacje bez ogłoszenia
3



zamówienie z wolnej ręki
zapytanie o cenę
licytacja elektroniczna
3. Wybór postępowania zatwierdza Zarząd Spółki.
4. Udzielanie zamówień publicznych na rzecz Zamawiającego realizowane przez
Stałą Komisję Przetargową, zwaną dalej Komisją powołaną Zarządzeniem
wewnętrznym Prezesa Zarządu - Dyrektora PW i K Sp. z o.o. w Kutnie, działającą
na podstawie Regulaminu Pracy Stałej Komisji Przetargowej stanowiącego
załącznik do Zarządzenia oraz Sekcję Zamówień Publicznych działającą w oparciu
o zadania i obowiązki określone w Regulaminie Organizacyjnym P W i K Sp. z o.o.
5. Każdorazowe udzielenie zamówienia musi być poprzedzone złożeniem przez
Kierownika Działu stosownego wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie
publiczne z uzyskaniem akceptacji Zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego pod
względem zabezpieczenia środków finansowych, akceptacji Radcy Prawnego lub
Adwokata wykonującego obsługę prawną Spółki, a następnie Zarządu P W i K Sp.
z o.o..
6. Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego ma zawierać m.in. szczegółowe
warunki opisu przedmiotu zamówienia, warunki techniczne, parametry, warunki
wykonania i odbioru przedmiotu zamówienia, warunki umowne wymagane od
oferentów, proponowane kryteria wyboru i ich znaczenie, itp. wg Załącznika nr 1 do
Regulaminu.
7. Spółka udziela zamówienia w oparciu o dokumenty dostarczone przez
Przewodniczącego Komisji i zawiera umowę z wybranym oferentem.
8. Nadzór nad realizacją umowy, warunkami odbiorów przedmiotu zamówienia,
odbiory gwarancyjne, pogwarancyjne, warunki przeglądów gwarancyjnych,
pogwarancyjnych i rękojmii wynikających z zawartych umów o zamówienie
publiczne sprawuje występujący o zamówienie.
§ 5.
Harmonogram udzielania zamówień publicznych
W celu sprawnego funkcjonowania systemu zamówień publicznych w Spółce
poszczególne komórki organizacyjne sporządzają:
1. Do 31 marca każdego roku zestawienia rodzaju dostaw, usług i robót
budowlanych na dany rok zgodnie z zasadami określonymi w art. 32,33, 34 i
35 ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Na materiały pędne, paliwa, oleje do 31 grudnia; środki czystości, odzież
ochronną, materiały biurowe itp. zestawienia i harmonogram w/w składają
do 31 października na rok następny.
4
3. Zobowiązuje się komórki organizacyjne do ustalania terminów uruchamiania
i realizacji zamówienia w sposób, który zagwarantuje sprawne
przeprowadzenie postępowania o zamówienie publiczne oraz uwzględni
ewentualne unieważnienie przetargu i ogłoszenie nowego postępowania.
4. Termin rozpoczęcia procedury przetargowej musi uwzględniać fakt realizacji
zadania w danym roku oraz wykonanie zadania w ściśle określonym
terminie ze względu na założenia technologiczne.
5. W przypadku środków czystości, odzieży ochronnej, materiałów biurowych postępowanie na rok następny z ewentualnym unieważnieniem i jego
ponownym przeprowadzeniem należy zakończyć do 31 grudnia.
§ 6.
Komisja Przetargowa
Organizację, skład, tryb pracy Komisji Przetargowej oraz zakres powierzonych
obowiązków określa Regulamin Pracy Stałej Komisji Przetargowej wprowadzony
w życie Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 14/2012 Prezesa Zarządu - Dyrektora
Przedsiębiorstwa P W i K Sp. z o.o. z dnia 12.03.2012 roku.
§ 7.
Zasady przyjmowania, wydawania, zabezpieczania i przechowywania ofert
związanych z zamówieniami publicznymi sektorowymi
Przyjmowanie i zabezpieczanie ofert.
1. Jedynym właściwym miejscem składania ofert dotyczących zamówień
realizowanych przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółkę z
ograniczoną odpowiedzialnością w Kutnie jest Sekretariat Spółki.
2. Obowiązek składania ofert w miejscu określonym w pkt 1 dotyczy postępowań
o zamówienie publiczne organizowanych przez Spółkę oraz inwestorów
zastępczych upoważnionych do organizowania postępowania w jej imieniu.
3. Przyjmowania ofert dokonuje pracownik Sekretariatu Spółki pouczony
o terminach, nieprzekraczalnym czasie przyjmowania ofert, sposobie ich
ewidencjonowania i przechowywania oraz wydawania Przewodniczącemu
Komisji lub jego Zastępcy do spraw zamówień w ustalonym terminie.
4. Przyjmowanie ofert przez Sekretariat i ich wydawanie należy odnotować na
formularzach, których wzór określa Załącznik nr 2 do Regulaminu.
5. Sposób przechowywania ofert przez Sekretariat uniemożliwiający dostęp do
nich osobom nieuprawnionym ustala Prezes Zarządu.
5
6. Wydawanie ofert osobie uprawnionej Przewodniczącemu Komisji
Przetargowej może nastąpić nie wcześniej niż 15 minut przed podanym
w dokumentach postępowania terminie ich otwarcia.
Ochrona informacji zawartych w ofertach.
Zamawiający nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę
przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej
konkurencji, jeżeli Wykonawca nie później niż w terminie składania ofert
zastrzegł, że nie mogą być udostępnione.
§ 8.
Dokumentacja postępowania o zamówienie publiczne sektorowe
1. Dokumentowanie postępowania o zamówienie publiczne prowadzi Sekcja
Zamówień Publicznych.
2. Do dokumentowania postępowania o zamówienie publiczne stosuje się
odpowiednio przepisy art. 96 i 97 ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania musi być wywieszone na tablicy
ogłoszeń Zamawiającego, zamieszczone na jego stronie internetowej oraz
umieszczone w BZP, przekazane do ogłoszenia Urzędowi Oficjalnych Publikacji
Wspólnot Europejskich, gdy taki obowiązek wynika z ustawy Prawo zamówień
publicznych.
§ 9.
Umowy o zamówienia publiczne sektorowe
1. Do zawieranych umów o zamówienie publiczne sektorowe poprzedzonych
procedurą zapytania ofertowego sektorowego lub przetargu nieograniczonego
sektorowego stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks
cywilny.
2. W zawieranych umowach o zamówienie publiczne sektorowe niezbędne jest
umieszczenie zapisów skutecznie zabezpieczających interesy Zamawiającego
poprzez:
a) zamieszczenie klauzuli dotyczących kar umownych lub innych sankcji w wypadku
niewypełnienia warunków umowy,
b) określenie warunków odbioru (odbiorów częściowych robót zanikowych, odbiorów
kolizji – skrzyżowań z innymi urządzeniami uzbrojenia nad i podziemnego odbioru
końcowego) oraz ścisłe ich powiązanie z warunkami płatności,
6
c) określenie warunków gwarancji i rękojmi.
3. Do zawieranych umów o zamówienie publiczne sektorowe poprzedzonych
postępowaniem prowadzonym w jednym z trybów wymienionych w §4 pkt. 2
Regulaminu stosuje się przepisy zawarte w dziale IV ustawy Prawo zamówień
publicznych.
4. Wszystkie umowy o zamówienie publiczne powinny być parafowane przez Radcę
Prawnego lub Adwokata wykonującego obsługę prawną Spółki pod względem
formalno-prawnym.
§ 10.
Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Spółki
Przedsiębiorstwa
Wodociągów
i
Kanalizacji
Spółka
z
ograniczoną
odpowiedzialnością w Kutnie.
§ 11.
W dacie wejścia w życie niniejszego Regulaminu tracą moc dotychczasowe
uregulowania regulaminowe w zakresie udzielania zamówień publicznych
w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością w Kutnie.
Załączniki :
1. Formularz wniosku o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne –
załącznik nr 1.
2. Formularz przyjęcia ofert przez Sekretariat i ich wydania – załącznik nr 2.
3. Protokół z negocjacji – załącznik nr 3.
7
Załącznik nr 1
WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA
O ZAMÓWIENIE PUBLICZNE
1.Data .......................................................................................................................................
2.Komórka organizacyjna ............................................................................................................
3.Przedmiot zamówienia ( załączyć szczegółowy opis przedmiotu /ów/ zamówienia z
uwzględnieniem norm, standardów, wykonania, jakości itp.)
....................................................................................................... ................................................
...................................................................................................................................................................
............................................................................................... ............................................................
4. Szacunkowa wartość zamówienia wynosi (netto)
........................................................................................................................................................PLN
5. Podstawa dokonania wyceny szacunkowej .........................................................................
.................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................
6. Pozycja w planie rzeczowo-finansowym .....................................................................................
................................................................................................................................................................
7. Podmioty, które zadeklarowały dofinansowanie:
.......................................................................................................... w kwocie ................. PLN
.......................................................................................................... w kwocie ................. PLN
8. Proponowany tryb postępowania ......................................................................................................
9. Osoba odpowiedzialna za techniczną stroną zamówienia, warunków i terminu realizacji jest :
.........................................................................................................tel....................................................
10. Pożądany termin wykonania zamówienia .........................................................................................
11. Wykaz dokumentów (poza wymaganymi ustawowo), jakie powinien dołączyć oferent:
– .........................................................................................................................................................
– .........................................................................................................................................................
-- ........................................................................................................................................................
--..........................................................................................................................................................
--.........................................................................................................................................................
12. Warunki wymagane (poza ustawowymi), realizacji, dostawy, odbiorów , itp. jakie powinien
spełniać oferent:
– .........................................................................................................................................................
–..........................................................................................................................................................
– .........................................................................................................................................................
13. Proponowane kryteria wyboru i ich znaczenie:
– cena ....................................................................................%
– ............................................................................................%
– ................................................................................. ...........%
14. Zapisy umowy wymagane ze względu na rodzaj zamówienia:
.................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................
Kierownik komórki organizacyjnej .......................................................
Zatwierdzam pod względem zabezpieczenia
środków finansowych
Akceptacja Prezesa-Dyrektora
lub Zastępcy Dyrektora
……………………………
/ Główny Księgowy /
Akceptacja Zarządu Spółki
Akceptacja Radcy Prawnego lub Adwokata
8
Załącznik nr 2
Przewodniczący lub Zastępca
Komisji Przetargowej ds. Zamówień Publicznych
P W i K sp. z o.o.
w/m
Formularz
przyjmowania, ewidencjowania i wydawania ofert w zamówieniu publicznym ogłoszonym
w dniu………………….
na ............................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................
Termin składania ofert : dzień ................. miesiąc
.........rok...........
Termin wydania ofert : dzień ................. miesiąc …………. .rok...........
Numer oferty według
L p. kolejności wpływu
Data
złożenia
oferty.
Godzina
złożenia
oferty
Podpis
osoby
przyjmującej
godzina...........................
godzina ..........................
Uwagi
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10.
Uwaga: Datę i godzinę złożenia oferty wpisać na opakowaniu oferty.
POKWITOWANIE.
Oferty od Nr 1 do Nr ............. w stanie ..................................................... pobrałem z sekretariatu
Spółki wraz z kopią formularza w dniu ........................ miesiąc .............rok.................
godzina ....................................
Formularz sporządzić w dwóch egzemplarzach , z których jeden otrzymuje Przewodniczący Komisji
lub jego Zastępca , a drugi pozostaje w sekretariacie Spółki.
.............................................................................
/Podpis Przewodniczącego lub jego Zastępcy/
9
Załącznik nr 3
Protokół z negocjacji
z dnia………………………….
przeprowadzonych w siedzibie PWiK Sp. z o.o. w Kutnie ul. Przemysłowa 4
w przedmiocie ceny oferty na……………………………………………………
……………………………………………………………………………………….
Podmioty biorące udział w negocjacjach:
Za strony Zamawiającego - PWiK Sp. z o.o.
osobach:
w Kutnie reprezentowane przez Zarząd Spółki w
1._________________________
2. _________________________
Ze strony Oferenta -…………………………………………………reprezentowana/y przez:
1._________________________
2. _________________________
Stanowiska stron prowadzących rokowania:
Stanowisko Zamawiającego:
Zamawiający zapytał czy jest możliwość upustu w stosunku do ceny zawartej w ofercie bądź
zaoferowanie w ramach proponowanej ceny dodatkowych produktów bądź usług dotyczących
przedmiotu zamówienia.
Ostateczne stanowisko Oferenta:
Oferent oświadczył, …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
Na tym protokół z negocjacji zakończono i odczytano.
Wobec powyższego Zarząd Spółki PWiK Sp. z o.o. w Kutnie zatwierdził oferowaną
cenę tj…………………………………………………….
ZARZĄD PWiK Sp. z o.o.
OFERENT: