Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

ZP/PN/04/2013
Załącznik nr 2
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
Obsługa Konferencji ICMM3 w dniach 8-11 września 2013 r.
1. Liczba uczestników: ok. 200 osób
2. Miejsce konferencji: budynek Starej Biblioteki UW, Warszawa,
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
3. Czas trwania konferencji (wstępnie przewidziane):
• dnia 8 września 16.00 – 20.00 (Welcome Reception);
• w dniach 9-10 września 9.00 -19.00 (recepcja, prezentacje konferencyjne,
sesja posterowa);
• dnia 11 września 9.00 -16.00 (prezentacje konferencyjne);
• bankiet „Gala Dinner” (płatny i rozliczany oddzielnie):
a. Liczba uczestników: ok. 150 osób
b. Czas trwania: dnia 11 września, godz. 18.00 - 21.00,
c. Miejsce bankietu: budynek Starej Biblioteki UW (miejsce Konferencji).
4. Wykonawca powinien zapewnić:
a.
catering:
- przyjęcie powitalne „Welcome Reception” w dniu 8 września (wino, wybór serów,
kanapki, kawa, herbata, woda, soki owocowe, owoce, herbatniki, ciastka w czekoladzie,
kruche ciastka, w formie stołu szwedzkiego);
- przerwy kawowe w dniach 9-11 września, 3 przerwy dziennie, w trakcie przerw: kawa,
herbata, woda, soki owocowe, herbatniki, ciasteczka w czekoladzie, kruche ciasteczka);
b. wyposażenie sal konferencyjnych (w dniach 8-11 września, aula oraz sale – 107,
111-116, 207, 308):
- system nagłośnienia w trakcie Welcome Reception oraz Gala Dinner;
- system multimedialny w auli, obejmujący: laptop (obsługa prezentacji w formacie *.ppt
oraz *.pdf, prezentacje w przeglądarce internetowej w formacie *.html, *.jpg oraz *.avi)
połączony z rzutnikiem, pilot zdalnego sterowania, laserowy wskaźnik, ekran, mównica
z mikrofonem dla prelegenta, 2 mikrofony bezprzewodowe dla przewodniczącego,
system nagłośnienia;
- system multimedialny w salach konferencyjnych obejmujący: laptop (obsługa prezentacji
w formacie *.ppt oraz *.pdf, prezentacje w przeglądarce internetowej w formacie *.html,
*.jpg oraz *.avi) połączony z rzutnikiem, pilot zdalnego sterowania, laserowy wskaźnik,
ekran, w razie potrzeby możliwość zaciemnienia sali, mikrofon dla prelegenta,
2 mikrofony bezprzewodowe dla przewodniczącego i system nagłośnienia;
c.
przygotowanie sesji plakatowej (ok. 60 uczestników):
- wykonania aranżacji przestrzeni Starej Biblioteki na sesje plakatową;
- przygotowanie dwustronnych statywów na plakaty o wymiarach odpowiadających
arkuszowi A0 wraz z koniecznymi materiałami do mocowania (w zależności od typu
stojaków, np. bezbarwna taśma klejąca (jedno i dwustronna), klipsy magnetyczne,
taśmy z płatkami kleju żelowego, pinezki, itp.);
d. przygotowanie materiałów konferencyjnych i gadżetów reklamowych:
- dwustronny imienny identyfikator plastikowy (6 x 9 cm) ze smyczą, z kolorowym logo
konferencji, odmienna kolorystyka smyczy dla organizatorów, odmienna dla uczestników,
projekt identyfikatora do akceptacji przez Organizatora;
- druk programu Konferencji w postaci broszury połączonej z notesem (dla wszystkich
uczestników), format A5, oprawa zeszytowa, papier offsetowy 90 g/m2, okładka 160g/m2;
- druk książki abstraktów (dla wszystkich uczestników), format A4, oprawa zeszytowa,
papier offsetowy 80 g/m2, okładka 160g/m2;
- gadżety konferencyjne: długopis z logo Konferencji, nośnik USB o pojemności 1-2GB
z logo konferencji i wgranym programem konferencji oraz książką abstraktów w postaci
pliku pdf;
- mała torba z logo Konferencji o wymiarach pozwalających zmieścić materiały
konferencyjne i ew. materiały reklamowe, projekt musi być zaakceptowany przez
Organizatora;
e.
obsługa logistyczno-techniczna konferencji:
- prowadzenie w trakcie Konferencji Recepcji (8-11 września) z trzema stanowiskami,
recepcja wyposażona w kserokopiarkę, skaner i fax, 2 stołki barowe przy recepcji,
- 4-ry statywy na materiały informacyjne konferencji (plan wystąpień konferencyjnych,
mapka położenia sal) oraz lada na dodatkowe materiały reklamowe;
- bezprzewodowy dostęp do Internetu w miejscu konferencji o przepustowości co najmniej
50Mbps;
- co najmniej jedno stanowisko komputerowe ze złączem USB oraz dostępem do Internetu
do użytku uczestników konferencji, na komputerze zainstalowane: przeglądarka
internetowa, pakiet MS Office 2010, Acrobat Reader, odtwarzacz plików wideo typu *.avi;
- wykonania aranżacji przestrzeni Starej Biblioteki na wystawy reklamowe (moduł
wystawienniczy 2x2m, miejsce na plakat reklamowy, lada, krzesła, przyłącze elektryczne);
- przygotowanie plansz reklamowych Konferencji wewnątrz i na zewnątrz miejsca
Konferencji;
- oznakowanie sal konferencyjnych wraz z planem wystąpień danego dnia;
- przygotowanie planu (możliwości skorzystania) imprez towarzyszących konferencji (np.
wycieczki w dniu 12 września) oraz programu turystycznego dla osób towarzyszących,
która zostanie opublikowana na stronach www konferencji (realizacja będzie uzależniona
od deklaracji uczestników konferencji);
- zabezpieczenie techniczne w miejscu konferencji (szatnia, sprzątanie);
- w zakres usługi NIE wchodzi rezerwacja pokoi noclegowych.
f.
obsługa finansowa Konferencji:
- przyjmowanie opłat konferencyjnych (przelewy bankowe i płatności kartowe)
i wystawianie faktur;
Komentarz: strona internetowa Konferencji będzie prowadzona przez IPPT PAN. Strona
będzie zawierała link do strony Wykonawcy na której będą umieszczone:
- udostępniony numer konta bankowego Wykonawcy, na które uczestnicy Konferencji
będą wnosić opłaty,
- link do płatności on-line na rzecz Wykonawcy, umożliwiający zapłatę np. kartą
kredytową.
Należy wyraźnie wydzielić opłaty obejmujące konferencję oraz te dotyczące bankietu
„Gala Dinner”.
- rozliczenia bezpośrednio z uczestnikami lub ich instytucjami macierzystymi wpłat za
uczestnictwo, wystawiania stosownych faktur i potwierdzeń.
- prowadzenie dokumentacji finansowej wydatków związanych z organizacją i obsługą
konferencji;
- sporządzanie dla Organizatorów okresowych raportów wpłat wpisowego;
- wykonanie pełnego końcowego rozliczenia z IPPT PAN kosztów organizacji konferencji.
g. zorganizowanie bankietu „Gala Dinner” w dniu 11 września w Gmachu Starej
Biblioteki w godzinach 18.00-21.00. Planowana liczba uczestników to ok. 150 osób
(dokładna liczba zostanie podana na ok. 1 miesiąc przed terminem bankietu);
- wykonania aranżacji przestrzeni Starej Biblioteki na uroczysty bankiet „Gala Dinner”;
- organizacja bankietu w dniu 11 września w godzinach 18.00-21.00, proponowane menu:
zimne przekąski, zupy (do wyboru), danie główne (dwa mięsne i jedno bezmięsne do
wyboru), wino, kawa, herbata, woda, soki owocowe, owoce, ciasteczka w czekoladzie,
kruche ciasteczka), menu do akceptacji Organizatorów;
5. Oczekiwania stawiane Wykonawcy:
- współpracy z Komitetem Organizacyjnym Konferencji przyjmującym zgłoszenia
Uczestników Konferencji i Bankietu oraz Reklamodawców;
- zapewnienia odpowiedniego oznakowania frontonu Starej Biblioteki i Bramy Głównej UW
informacją o Konferencji;
- delegowania na czas Konferencji przedstawicieli do obsługi Recepcji i współpracy
z Organizatorami na miejscu konferencji (co najmniej 3 osoby do pracy w Recepcji
z biegłą znajomością języka angielskiego, osoba do wsparcia technicznego systemów
audiowizualnych);
- elastyczności w zakresie organizacji Konferencji (ze względu na możliwość wystąpienia
dodatkowych a nieprzewidzianych w chwili obecnej zadań);