Zarządzenie nr - Uniwersytet Śląski w Katowicach

Zarządzenie nr 11 / 2011
z dnia 8 marca 2011 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji przez
Uniwersytet Projektu pt. „Podyplomowe Kwalifikacyjne Studia w zakresie ICT, języka
obcego oraz Historii i Społeczeństwa. Dziedzictwa epok”, w ramach Programu
Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego.
Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym
(Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie Projektu
nr UDA-POKL.09.04.00-24-028/10-00 zawartą w dniu 23 lutego 2011 r. pomiędzy
Samorządem Województwa Śląskiego – „Instytucją Pośredniczącą” a Uniwersytetem Śląskim
w Katowicach, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie
zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów
finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale
nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 7 Rektora UŚ z dnia 15
lutego 2006 r. w sprawie zasad nadzoru nad realizowaniem projektów z funduszy
strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków europejskich i międzynarodowych
zarządza się, co następuje:
I. Przedmiot zarządzenia
§1
Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim Projektu pt.
„Podyplomowe Kwalifikacyjne Studia w zakresie ICT, języka obcego oraz Historii
i Społeczeństwa. Dziedzictwa epok”, zwanego w dalszej części zarządzenia ,,Projektem”.
Nadrzędnym dokumentem jest umowa o dofinansowanie Projektu wraz z załącznikami
nr UDA-POKL.09.04.00-24-028/10-00 zawarta w dniu 23 lutego 2011 r. pomiędzy
Samorządem Województwa Śląskiego - ,,Instytucją Pośredniczącą” a Uniwersytetem Śląskim
w Katowicach - „Beneficjentem”, zwana w dalszej części zarządzenia „Umową”.
II. Zarządzanie Projektem
§2
W celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy powołuje się na okres od dnia 1 marca
2011 r. do dnia 13 stycznia 2013 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy dla potrzeb
zarządzania Projektem.
1
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
§3
1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Prorektor ds. Finansów i Rozwoju,
Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką,
Prorektor ds. Studenckich, Promocji i Współpracy z Zagranicą,
Prorektor ds. Kształcenia,
Kanclerz,
Kwestor,
Dziekan Wydziału Nauk Społecznych.
2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego Projekt należy:
1) współpraca z kierownictwem Projektu w zakresie realizacji Projektu,
2) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji
Projektu,
3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu.
§4
1. W skład Zespołu Wykonawczego realizacji Projektu wchodzą:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
Kierownik Projektu,
Sekretarz Projektu,
Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej,
Specjalista ds. ewaluacji,
Specjalista ds. promocji,
Specjalista ds. komunikacji elektronicznej,
Specjalista ds. rekrutacji.
2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy:
1) Kierownik Projektu - do jego obowiązków, zgodnie z zarządzeniem nr 7 Rektora
Uniwersytetu Śląskiego z dnia 15 lutego 2006 r. w sprawie nadzoru nad realizowaniem
projektów z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz z innych środków
europejskich i międzynarodowych oraz postanowieniami Umowy, należy
w szczególności:
a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej i zgodnej
z harmonogramem, realizacji Projektu i ponoszenie odpowiedzialności z tego tytułu,
b) nadzorowanie pracy wszystkich członków Zespołu Wykonawczego,
c) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu,
d) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu,
2
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
e) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku
o dofinansowanie Projektu,
f) potwierdzanie dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu,
g) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu,
h) kontrola budżetu Projektu,
i) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, wymaganych Umową,
j) nadzór nad rekrutacją beneficjentów,
k) nadzór nad zawarciem porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego,
l) nadzór nad organizacją serwisu WWW Projektu,
m) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu,
n) parafowanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu (w tym:
regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji Projektu),
o) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi
w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań) oraz
organizowanie spotkań informacyjnych,
p) niezwłoczne informowanie na piśmie Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką
o problemach w realizacji Projektu,
q) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, przyznanie premii za
zadania dodatkowe lub dodatku uczelnianego,
r) opracowywanie zasad (regulaminów), o których mowa w § 7 niniejszego zarządzenia,
s) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki (PO KL).
Przez Kierownika Projektu, o którym mowa powyżej rozumie się, zgodnie z wnioskiem
o dofinansowanie Projektu, kierownika studiów.
2) Sekretarz Projektu - do jego obowiązków należy obsługa merytoryczna Projektu,
a w szczególności:
a) sporządzanie harmonogramu zajęć dydaktycznych, prowadzonych w ramach Projektu,
b) opracowywanie korespondencji Kierownika Projektu i prowadzenie jej ewidencji,
c) niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Kierownika Projektu
o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu,
d) prowadzenie korespondencji z Instytucją Zarządzającą,
e) archiwizacja dokumentów,
f) prowadzenie bazy PEFS.
3) Specjalista ds. obsługi finansowo-księgowej - do jego obowiązków należy
w szczególności:
a) sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie,
b) przygotowywanie rachunków do umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych
w Projekcie,
c) przygotowywanie wniosków o dodatki uczelniane,
d) przygotowywanie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego,
3
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
e) sporządzanie wniosków o płatność, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami
administracji ogólnouczelnianej,
f) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione
w ramach Projektu,
g) koordynacja procesu weryfikacji zgromadzonych danych i wprowadzenia ich do
generatora wniosków płatniczych.
4) Specjalista ds. ewaluacji - do jego obowiązków należy w szczególności:
a) bieżące monitorowanie i kontrola wkładu własnego w Projekcie,
b) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym ewidencji beneficjentów
ostatecznych,
c) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości,
d) monitorowanie wskaźników,
e) przygotowywanie wzorów kart czasu pracy oraz ich ewidencjonowanie.
5) Specjalista ds. promocji - do jego obowiązków należy w szczególności:
a) prowadzenie i koordynowanie działań informacyjnych i promocyjnych o Projekcie,
b) organizowanie imprez promujących Projekt – konferencja zamykająca Projekt,
c) składanie zapotrzebowań na dostawy i usługi w ramach zintegrowanego systemu
informatycznego zarządzania uczelnią.
6) Specjalista ds.
w szczególności:
komunikacji
elektronicznej
-
do
jego
obowiązków
należy
a) obsługa technologiczna Projektu,
b) wprowadzanie i aktualizacja informacji.
7) Specjalista ds. rekrutacji - do jego obowiązków należy w szczególności:
a) przygotowanie i zgromadzenie deklaracji dotyczących udziału w Projekcie,
b) koordynacja procedury rekrutacji beneficjentów.
3. W razie nieobecności Kierownika Projektu lub czasowej niemożności wykonywania przez
niego obowiązków, realizacją Projektu zarządza Sekretarz Projektu.
4
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
§5
W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego ściśle
współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej.
§6
Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Nauk
Społecznych. Władze Wydziału Nauk Społecznych są zobowiązane do zapewnienia sprawnej
i prawidłowej realizacji Projektu.
III. Regulaminy
§7
1. Regulaminy naboru i rekrutacji beneficjentów ostatecznych oraz inne regulaminy lub
formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu, przygotowuje Kierownik Projektu
w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej.
2. Regulaminy i formularze na wniosek Kierownika Projektu zatwierdza Rektor lub
właściwy Prorektor.
IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie
§8
1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne
z wnioskiem o dofinansowanie Projektu.
2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r.
- Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.), ustawy z dnia
26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94,
z późn. zm.) oraz zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego.
Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.)
oraz ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity
Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) stosuje się odpowiednio.
3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku
o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki
i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania
za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników
zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 251, poz. 1852, z późn. zm.),
zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim oraz aktualnie obowiązującymi
5
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki.
4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób
zaangażowanych w realizację Projektu:
1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu Śląskiego, o ile nie
wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki – poprzez zawarcie
aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania;
2) nawiązania odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym
wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca
rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym;
3) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) w celu wykonania zadań
związanych z realizacją Projektu;
4) przyznania premii za zadania dodatkowe pracownikom niebędących nauczycielami
akademickimi;
5) przyznania dodatku uczelnianego.
5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy
cywilnoprawnej następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu
z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Śląskiego, w której pracownik
pozostaje w stosunku pracy.
V. Zasady realizacji dostaw i usług
§9
1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami
i zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie Śląskim.
2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie
z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Kierownika
Projektu.
3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach
Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów.
4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania
materiałów z magazynu.
6
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
VI. Zasady podziału kosztów pośrednich
§ 10
Koszty pośrednie, w wysokości 6,33% kosztów bezpośrednich realizowanego Projektu,
rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu
Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich
na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich
w Uniwersytecie Śląskim.
VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem
§ 11
1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie
Śląskim do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność
i bezpieczeństwo.
2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi,
zawartymi we właściwych dokumentach programowych, z Umową oraz z zasadami
określonymi w „Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego”, wprowadzonej
zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. (ze zmianą
wprowadzoną zarządzeniem nr 93 Rektora UŚ z dnia 18 października 2010 r.).
3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji
gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii
Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego,
segregatorach i teczkach.
VIII. Zakaz zbycia aktywów trwałych
§ 12
1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez
Uniwersytet Śląski za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia
realizacji Projektu.
2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawują kierownicy
jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Śląskiego, w których realizowany jest Projekt.
3. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu, opatrzone logo PO KL oraz flagą
Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu
Społecznego, są ewidencjonowane na osobnych numerach inwentarzowych,
7
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
a wyodrębniona dokumentacja jest przechowywana w odpowiednio oznaczonych
segregatorach i teczkach.
4. Sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach Projektu podlegają dodatkowym spisom
inwentaryzacyjnym z natury w roku 2011 i 2013, a arkusze spisowe winny być opatrzone
logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej
i Europejskiego Funduszu Społecznego.
IX. Ochrona danych osobowych
§ 13
1. Przetwarzanie danych osobowych
z postanowieniami Umowy.
w
ramach
Projektu
odbywa
się
zgodnie
2. Powierza się Kierownikowi Projektu nadzór i koordynowanie ochroną danych osobowych
w zakresie realizacji Projektu.
3. Udziela się Kierownikowi Projektu pełnomocnictwa do wydawania w imieniu Rektora
specjalnych upoważnień osobom dopuszczonym do przetwarzania danych osobowych
w określonym zakresie oraz do odwoływania tych upoważnień.
4. Dziekan Wydziału Nauk Społecznych Uniwersytetu Śląskiego wyznaczy, w uzgodnieniu
z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie Śląskim oraz
Kierownikiem Projektu, osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo danych osobowych,
związanych z realizacją Projektu w systemie informatycznym.
5. Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz oświadczeń
osób, które wyraziły zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych prowadzona jest na
Wydziale Nauk Społecznych Uniwersytetu Śląskiego przez pracownika wyznaczonego
przez Dziekana Wydziału, w uzgodnieniu z Kierownikiem Projektu.
X. Postanowienia końcowe
§ 14
W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa
Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada
2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach.
8
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
§ 15
W ramach kontroli wewnętrznej Rektor zleci przeprowadzenie audytu wewnętrznego
realizacji Projektu w latach 2011 i 2013.
§ 16
Na potrzeby Projektu został uruchomiony serwis www: http://www.historia.us.edu.pl/drupal/
i adres mailowy: [email protected].
§ 17
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 marca
2011 r.
REKTOR
Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś
9
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego