Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu
Transkrypt
Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu
Raport z postępu rzeczowo-finansowego projektu informatycznego za III kw. 2016 r. Lp. Wyszczególnienie Opis 1. Tytuł projektu Program „Platforma Usług Elektronicznych Służby Celnej” (PUESC) POPC.02.01.00-00-0018/15 2. Beneficjent projektu Ministerstwo Finansów, ul Świętokrzyska 12, 00-916 Warszawa 3. Partnerzy Izby Celne oraz Centrum Edukacji Zawodowej Resortu Finansów i Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów w Radomiu 4. Współpraca z interesariuszami Bieżąca współpraca w zakresie wymaganym w ramach projektu UUM&DS realizowanego pod kierunkiem DG TAXUD. 5. Termin realizacji projektu 16.11.2015 podpisanie porozumienia 11.11.2018 zakończenie realizacji 6. Akty prawne W zakresie harmonogramu prac legislacyjnych na chwilę obecną nie są procedowane ani nie zidentyfikowano żadnych aktów prawnych niezbędnych do wprowadzenia, które warunkowałyby realizację projektu PUESC. Projektowana ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej jako taka nie warunkuje realizacji projektu. Beneficjent przy pomocy wykonawcy zewnętrznego przeprowadził analizę i przegląd projektu pod kątem zmiany kierunków strategicznych resortu finansów. Najważniejsze cele strategiczne Ministra Finansów to uszczelnienie podatku VAT, zwiększenie skuteczności poboru należności celnych i podatkowych, obniżenie poziomu kosztów funkcjonowania administracji skarbowej w stosunku do uzyskiwanych dochodów budżetowych, podwyższenie poziomu obsługi podatników. Z przeprowadzonego przeglądu Projektu PUESC, uwzględniającego cele strategiczne MF wynika, że projekt nadal posiada uzasadnienie biznesowe jako całość. 7. Postęp finansowy Całkowita wartość projektu: 158 858 424,00 zł Kwota środków zaangażowanych w projekcie, tj.: • wartość środków zaangażowanych wynikających z uruchomionych postępowań i zakupów, zaangażowanych środków np. na wynagrodzenia (w tym podpisane umowy): 18 204 832,00 zł; • wartość umów podpisanych 16 404 832,00 zł; • wartość środków faktycznie wypłaconych wykonawcom: 0,00 zł; • całkowitą wartość wydatków poniesionych w projekcie (uwzględniających wynagrodzenia i inne koszty związane z realizacją projektu): 0,00 zł. Wydatki faktycznie poniesione w stosunku do planowanego poziomu na rok 2016 w podziale na kwartały: Wydatki ogółem Rok 2016 Miesiąc Faktycznie poniesione i planowane do poniesienia Planowane (wg pierwotnego HRF) Kwiecień 0,00 0,00 Maj 0,00 0,00 Czerwiec 0,00 100 000,00 0,00 100 000,00 Lipiec 0,00 0,00 Sierpień 0,00 0,00 Wrzesień 0,00 1 155 000,00 0,00 1 155 000,00 Październik 0,00 0,00 Listopad 0,00 3 390 000,00 0,00 10 046 428,64 3 390 000,00 10 046 428,64 3 390 000,00 11 301 428,64 Kwartał II Suma kwartał II 2016 III Suma kwartał III 2016 IV Grudzień Suma kwartał IV Razem dla rok 2016 1 * Wykonanie wydatkowania uzależnione jest od uruchomienia rezerwy celowej na wynagrodzenia w ramach projektu PUESC. Poziom certyfikacji na rok bieżący wynosi: 0,00 zł, 0%, ponieważ wydatki planowane są w grudniu br. certyfikacja możliwa jest w kolejnym roku. 8. Postęp rzeczowy Stan realizacji najważniejszych zadań: Zadania realizowane są w obszarach biznesowych: Cyfrowa Granica – obsługa na przejściach granicznych Cyfrowa obsługa celna - obsługa celna i zarządzanie relacjami z klientem Cyfrowa obsługa podatkowa Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań Zadanie Opis Obszar biznesowy 1 Zaprojektowanie i budowa Systemu Cyfrowa Granica obejmującego obsługę klienta na przejściu, Awizację i Taxfree Cyfrowa granica 2 Zaprojektowanie oraz zakup infrastruktury na przejściach granicznych oraz niezbędne prace budowlane Cyfrowa granica 3 Zaprojektowanie i budowa rozliczeń procedur specjalnych do Cyfrowa obsługa celna 4 Zaprojektowanie i budowa Systemu Pojedynczego okna w obrocie towarowym z zagranicą – System Single Window PLUS Cyfrowa obsługa celna 5 Zaprojektowanie i budowa Systemu Bazy Wiedzy Cyfrowa obsługa celna 6 Zaprojektowanie i budowa Systemu Feedback Cyfrowa obsługa celna 7 Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój Systemu ARIADNA2 do potrzeb PUESC – System ARIADNA2 PLUS Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań 8 Zaprojektowanie oraz zakup infrastruktury dla Systemu ARIADNA2 PLUS Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań 9 Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój Systemu SZPROT do potrzeb PUESC– System SZPROT PLUS Cyfrowa obsługa celna 10 Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój systemu ZISAR do potrzeb PUESC – System ZISAR PLUS Cyfrowa granica 11 Dostosowanie systemów w ramach Cyfrowej Obsługi Zgłoszeń: AIS, AES, NCTS2, ISZTAR4 z uwzględnieniem wymogów UKC, skutkujących koniecznością ich modyfikacji lub budowy nowych systemów/modułów do realizacji nowych zadań – System Cyfrowej Obsługi Zgłoszeń Cyfrowa obsługa celna 12 Rozliczenie należności poprzez dostosowanie systemów ZEFIR2 oraz OSOZ2 do potrzeb PUESC Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań, Cyfrowa obsługa podatkowa – rozwój ZEFIR2 Cyfrowa obsługa celna – rozwój OSOZ2 13 Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój systemu EMCS2 PL do potrzeb PUESC – System EMCS2 PLUS Cyfrowa obsługa podatkowa 14 Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój Systemu ECIP/SEAP do potrzeb PUESC – System ECIP/SEAP PLUS Cyfrowa obsługa celna Systemu 2 15 16-21 Zaprojektowanie zmian, dostosowanie i rozwój systemu PDR PL/UE, MCA, PKI, HELPDESK, HERMES2, TESTREG do potrzeb PUESC Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań Cyfrowa obsługa celna – rozwój PDR PL/UE Pozostałe zadania zarządcze – działania ciągłe: Wsparcie prawne Wsparcie techniczne i spójność Obsługa spotkań Promocja Szkolenia Zbudowanie i utrzymanie zespołów projektowych W Obszarze Cyfrowej Granicy prowadzono działania w celu wdrożenia opisanej w części 9. Raportu e-usługi publicznej Cyfrowa Granica. Prowadzono prace analityczno-projektowe obejmujące formułowanie wymagań biznesowych i funkcjonalnych przyszłego systemu, stanowiących wkład do opisu przedmiotu zamówienia na System – sformułowano wymagania dla kolejowego i drogowego ruchu towarowego (zadanie 1). Zrealizowano działania związane z inwentaryzacją zasobów sprzętowych na przejściach granicznych, natomiast wymagania na infrastrukturę na potrzeby funkcjonowania systemu do zarządzania i obsługi na przejściach granicznych (zadanie 2) zostaną sformułowane po zakończeniu prac nad wymaganiami biznesowymi, funkcjonalnymi i poza funkcjonalnymi systemu. W zakresie Tax Free (zadanie 2) wprowadzono rozwiązania alternatywne, jako efekt przeglądu zakresu projektu w kontekście zmiany kierunków strategicznych resortu finansów. Zastąpiono rozwiązanie w postaci kiosków Tax Free rozwiązaniem mobilnym – zaplanowano wykorzystanie urządzeń mobilnych umożliwiającymi usprawnienie odprawy celnej podróżnego, poprzez jej dokonywanie przez funkcjonariusza celnego bezpośrednio w pociągu lub autokarze/samochodzie, z wykorzystaniem przedmiotowych urządzeń mobilnych, bez konieczności wysiadania przez podróżnego ze środka transportu. Pierwotnie zaplanowany cel i korzyści w postaci skrócenia czasu obsługi podróżnych w zakresie rozliczenia zwrotu podatku VAT zostaną osiągnięte za pomocą innych środków technicznych tj. urządzeń mobilnych. Wystąpiono z wnioskiem do Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) o wyrażenie zgody na przedmiotową zmianę. Stan przygotowania opisu przedmiotu zamówienia na zaprojektowanie i budowę Systemu Cyfrowa Granica kształtuje się na poziomie 50% (wymagania funkcjonalne). Stan przygotowania opisu przedmiotu zamówienia na dostosowanie systemu ZISAR do potrzeb PUESC (zadanie 10) kształtuje się w granicach 5%. Nadzór nad realizacją zadań w obszarze Cyfrowej Granicy prowadzony jest przez Właściciela biznesowego – Departament Kontroli Celnej, Podatkowej i Kontroli Gier w Ministerstwie Finansów. W Obszarze Cyfrowej obsługi celnej prowadzono działania w celu wdrożenia opisanych w części 9. Raportu e-usług publicznych: Sprawna e-odprawa zgodnie z Unijnym Kodeksem Celnym (UKC), Rozliczanie procedur specjalnych, Pojedyncze okno w obrocie towarowym z zagranicą, e-Baza wiedzy, e-Decyzje i e-Dokumenty. Prowadzono działania w celu przygotowania wymagań użytkownika i wymagań biznesowych stanowiących wkład do opisów przedmiotu zamówienia na budowę nowych dedykowanych systemów (zadanie 3, 4, 5 i 6). Stan przygotowania opisu przedmiotu zamówienia na zaprojektowanie i budowę Systemu do Rozliczeń Procedur Specjalnych (zadanie 3), oszacowano na poziomie 25%, Systemu Single Window PLUS – Platforma Koordynacji (zadanie 4), Systemu Baza Wiedzy (zadanie 5) oraz Systemu Feedback (zadanie 6) na poziomie 30%, Planowane jest połączenie kontraktów w celu wspólnej realizacji zadań 5 i 6. W zakresie obejmującym wdrożenie usług e-Decyzje (zadanie 9 – rozwój systemu SZPROT) oraz portalu i komunikacji (zadanie 14 – rozwój systemu ECIP/SEAP), prowadzono działania obejmujące formułowanie wymagań biznesowych i funkcjonalnych na modernizację systemów. Zostały opracowane opisy przedmiotu zamówienia pod umowy uzupełniające wraz z zaproszeniami do negocjacji i wzorami umów. Przeprowadzone w II połowie maja 2016 r. negocjacje z wykonawcą modernizacji systemu nie doprowadziły do podpisania umowy w zakresie dostosowania do potrzeb PUESC. W związku z powyższym właściciel biznesowy zadecydował o połączeniu postępowania przetargowego na rozwój Systemu SZPROT (zadanie 9) z postępowaniem przetargowym na rozwój Systemu ECIP/SEAP do potrzeb PUESC (zadanie 14). Realizacja zadania posiada najwyższy priorytet z uwagi na konieczność dostosowania systemów do wymagań KE oraz przepisów Unijnego Kodeksu Celnego. Stan przygotowania opisu przedmiotu zamówienia na dostosowanie systemu SZPROT i Systemu ECIP/SEAP do potrzeb PUESC oszacowany został na poziomie 60%. W ramach realizacji zadania 11 i zadania 12 prowadzono działania na etapie współpracy z Wykonawcami modernizacji systemów NCTS2, ISZTAR4, OSOZ2, AES i AIS, w ramach zawartych kontraktów. Wykonawca modernizacji systemu NCTS2 (Nowy Skomputeryzowany System Tranzytowy) dostarczył zgodnie z harmonogramem plan umowy oraz oprogramowanie systemu 3 obejmujące zmodernizowaną funkcjonalność NCTS2.ADM o moduł zarządzania użytkownikami NCTS2. Ponadto odebrano instalację Platformy Programowej w. 1.90 obejmującą 1 część zadania nr 9 z harmonogramu umowy uzupełniającej. Wykonawca modernizacji systemów AIS/AES (Automatyczny System Importu/Automatyczny System Eksportu) dostarczył i zostały odebrane następujące produkty: Aktualizacja Planu Umowy, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Procesów Biznesowych Systemu AES, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Procesów Biznesowych Systemu AIS, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Wymagań dla Systemu AIS, Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Wymagań dla Systemu AES, Aktualizacja dokumentacji Mapa Wymagań dla Systemu AES oraz Aktualizacja dokumentacji Specyfikacja Procesów Biznesowych Systemu AIS. Wykonawca modernizacji Systemu OSOZ2 (Zintegrowany System Obsługi Zabezpieczeń 2) nie dostarczał produktów w okresie sprawozdawczym. Formuła umowy polega na zlecaniu Wykonawcy wniosków zmian rozwojowych. Po stronie Zespołu Projektowego prowadzono działania w zakresie dokumentacji zarządczej, Wykonawca modernizacji systemu PDR PL/UE (System Danych Referencyjnych – zadanie 15) zaktualizował i dostarczył Plan Umowy, odbyło się spotkanie analityczne, na którym Wykonawca uzgadniał z Zamawiającym szczegółowe kwestie dot. planu prac oraz wymagań dla modułów, które mają być przedmiotem dostawy w ramach I transzy. Trwają prace związane z przygotowaniem modułu repozytorium schematów XSD dla komunikatów XML Systemów PUESC. Realizowane są również prace związane z przygotowaniem modułu obsługującego nową funkcjonalność, umożliwiającą publikowanie w postaci witryny webowej graficznej prezentacji modelu danych referencyjnych. Dostawa pierwszej transzy zmian dla PDR PLUS planowana jest na 15.11.2016 r. Nadzór nad realizacją zadań w obszarze Cyfrowej obsługi celnej prowadzony jest przez Właściciela biznesowego – Departament Ceł w Ministerstwie Finansów. W Obszarze Cyfrowej obsługi podatkowej prowadzono działania w celu wdrożenia opisanych w części 9. Raportu e-usług publicznych: e-Banderole, e-Przemieszczanie i e-Wsparcie procesu rejestracji samochodów osobowych. Prowadzono prace projektowo-analityczne nad koncepcją i wymaganiami dla procesów biznesowych w zakresie rozbudowy systemu EMCS PL2 (System Przemieszczania oraz Nadzoru Wyrobów Akcyzowych PL2) w kontekście usługi e-Przemieszczanie umożliwiającej klientowi obsługę procesu przemieszczania wyrobów akcyzowych innych niż wyroby znajdujące się w procedurze zawieszenia poboru akcyzy, m.in. z zerową stawką akcyzy, zwolnionych od akcyzy (zadanie 13). Opracowano opis przedmiotu zamówienia uzupełniającego, przeprowadzono negocjacje z Wykonawcą systemu i przygotowano wstępny projekt umowy. Podpisanie umowy uzupełniającej na modernizację systemu EMCS PL2 do potrzeb PUESC planowane jest do końca 2016r. Kontynuowano również działania związane z realizacją umowy na modernizację Systemu ZEFIR2 (Zintegrowany System Poboru Należności i Rozliczania z Unia Europejską i Budżetem 2) na potrzeby PUES związane z wdrożeniem usługi e-Banderole i e-Wsparcie Rejestracji Samochodów Osobowych (zadanie 12). Przez Zespoły projektowe przygotowywana jest dokumentacja zarządcza. Formuła umowy polega na zlecaniu Wykonawcy wniosków zmian rozwojowych, które w okresie sprawozdawczym nie zostały sformułowane. Nadzór nad realizacją zadań w obszarze Cyfrowej obsługi podatkowej prowadzony jest przez Właściciela biznesowego – Departament Podatku Akcyzowego w Ministerstwie Finansów. W Obszarze obsługi płatności oraz spójności i integracji rozwiązań prowadzono prace w celu wdrożenia opisanej w części 9. Raportu e-usługi publicznej e-Płatności oraz prace mające na celu zapewnienie spójności i integracji rozwiązań technicznych i biznesowych we wszystkich aspektach realizacji projektu. Kontynuowano działania związane z realizacją umowy na modernizację Systemu ZEFIR2 (Zintegrowany System Poboru Należności i Rozliczania z Unia Europejską i Budżetem 2) na potrzeby PUES związane z wdrożeniem usługi e-Płatności (zadanie 12). Rozpoczęto przygotowania do dokonania opisu przedmiotu zamówienia na dostosowanie do potrzeb PUESC systemu SHD ARIADNA2 (System Hurtowni Danych), dla którego wymaganiami są uprzednio sformułowane wymagania nowych i zmodernizowanych w ramach PUESC systemów (zadanie 7). Rozwój infrastruktury na potrzeby zmodernizowanej hurtowni zrealizowany zostanie w zadaniu 8. W okresie sprawozdawczym prowadzono prace w celu zapewnienia spójności rozwiązań, m.in. nad opracowaniem wspólnych elementów dokumentacji przetargowej, procedury klasyfikacji komponentów informatycznych czy procedury dot. infrastruktury teleinformatycznej systemu. Nadzór nad realizacją zadań w obszarze obsługi płatności oraz spójności i integracji rozwiązań prowadzony jest przez Właściciela biznesowego – Departament Służby Celnej w Ministerstwie Finansów. Dodatkowe informacje, w tym w zakresie realizacji pozostałych zadań zarządczych W okresie sprawozdawczym prowadzone były rozmowy z CPPC dotyczące wprowadzenia rozwiązań mających na celu zapewnienie sprawnego i efektywnego zarządzania realizacją projektu i harmonogramem (zgodnie z przyjętą metodyką), a także ułatwienie pozyskiwania środków z rezerwy celowej na realizację zadań w ramach projektu. W trakcie spotkań roboczych omawiano 4 wnioski z przeprowadzonej w resorcie analizy SWOT i przeglądu projektu w kontekście działań strategicznych resortu finansów. W wyniku przeprowadzonych rozmów i uzgodnień wprowadzone zostały modyfikacje harmonogramu projektu w ujęciu kamieni milowych polegające na kumulacji dotychczasowych kamieni milowych i zadań i ich redefinicji w taki sposób, aby faktycznie odnosiły się do wymiernych produktów specjalistycznych tj. systemu informatycznego świadczącego eusługę. Wprowadzono do harmonogramu w szczególności kamienie milowe w postaci Projektu Systemu i Szczegółowej Specyfikacji Systemu. Do CPPC przekazany został wniosek o wyrażenie zgody na realizację projektu zgodnie ze zmodernizowanym harmonogramem, uwzględniającym także realizację w trybie ciągłym zadań w zakresie wsparcia realizacji projektu (pozostałe zadania zarządcze). Uruchomienie postępowań planowane jest po zatwierdzeniu przez CPPC zaktualizowanego harmonogramu i aktualizacji decyzji o zapewnieniu finansowania uwarunkowanej uprzednią aktualizacją harmonogramu. W poprzednim okresie sprawozdawczym zakończono działania w zakresie budowy struktur organizacyjnych dla realizacji projektu. W okresie sprawozdawczym prowadzone były intensywne działania w celu realizacji zadań przewidzianych w projekcie, zarówno na etapie współpracy z Wykonawcami w ramach podpisanych już umów, jak i na etapie przygotowywania dokumentacji przetargowej dla kolejnych postępowań. Struktura organizacyjna projektu podlega bieżącemu monitorowaniu. 9. E-usługi dla obywateli i przedsiębiorców Celem projektu PUESC jest usprawnienie realizowanych przez klientów Służby Celnej procesów (m. in. odprawy granicznej, eksportu, importu oraz obrotu wyrobami podlegającymi akcyzie) i poszerzenie zakresu spraw, które będą oni mogli załatwić w drodze elektronicznej. Zgodnie z założeniami Działania 2.1 POPC: „usługi zostaną udostępnione przez organy administracji publicznej na poziomie centralnym, a ich realizacja przez obywateli i przedsiębiorców możliwa będzie bez względu na miejsce inicjowania załatwienia danej sprawy. Zmodernizowane zostaną sposoby pozyskiwania danych do rejestrów, zintegrowany zostanie obieg danych oraz zbudowane zostaną interfejsy pozwalające różnym systemom teleinformatycznym na wymianę danych. Mając na uwadze, że projekt jest realizowany w obszarze podatków i cła, cel szczegółowy 2 POPC, tj.: poszerzenie zakresu spraw, które obywatele i przedsiębiorcy mogą załatwić drogą elektroniczną zostanie zrealizowany poprzez wdrożenie nowych usług elektronicznych oraz poprawę funkcjonalności oraz e-dojrzałości istniejących usług świadczonych przez Służbę Celną. Usługa publiczna świadczona drogą elektroniczną Lp. Nazwa Definicja 1 Cyfrowa Granica Sprawna obsługa klienta na przejściach granicznych z wykorzystaniem mechanizmów automatycznych i elektronicznej wymiany danych 2 Pojedyncze okno w obrocie towarowym z zagranicą Usługa polegająca na zapewnieniu mechanizmów wymiany i reużywalności danych pomiędzy SC a Partnerami oraz klientami wraz z koordynacją wspólnych kontroli w celu przyspieszenia obsługi klienta 3 Sprawna e-odprawa zgodnie z Unijnym Kodeksem Celnym (UKC) Usługa umożliwiająca klientowi realizację odprawy celnej zgodnie z nowymi zasadami wynikającymi z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 952/2013 z dnia 9 października 2013 r., ustanawiającego Unijny Kodeks Celny 4 Rozliczanie procedur gospodarczych/specjalnych Usługa umożliwiająca klientowi elektroniczne złożenie rozliczenia procedury gospodarczej/specjalnej oraz zapewniająca organom celnym zarządzanie rozliczaniem procedur gospodarczych/specjalnych z wykorzystaniem mechanizmów automatycznych i elektronicznej wymiany danych 5 E-decyzje Usługa umożliwiająca klientowi wnioskowanie i uzyskanie decyzji w formie elektronicznej zgodnie z UKC 6 E-banderole Usługa polegająca na elektronicznej obsłudze klienta w zakresie procesów nabywania i rozliczania znaków akcyzy 7 E-przemieszczanie Usługa umożliwiająca klientowi przemieszczanie wyrobów podlegających akcyzie z wykorzystaniem elektronicznych dokumentów 8 E-wsparcie procesów rejestracji samochodów osobowych Usługa umożliwiająca klientowi rejestrację samochodów osobowych w oparciu o elektroniczne potwierdzenie wypełnienia obowiązku w zakresie podatku akcyzowego 9 E-dokumenty Usługa umożliwiająca klientowi elektroniczne dostarczanie dokumentów, które będą wykorzystane w procesie odprawy celnej 10 E-płatności Usługa umożliwiająca klientowi uregulowanie należności pobieranych przez Służbę Celną w formie płatności elektronicznych on-line w czasie rzeczywistym. 11 E- baza wiedzy Usługa umożliwiająca klientowi dostęp do aktualnej i kompleksowej bazy wiedzy wykorzystującej nowoczesne 5 narzędzia prezentacji i wyszukiwania informacji Lp. 10. Postęp w realizacji strategicznych celów Państwa Usługa publiczna świadczona drogą elektroniczną Poziom dojrzałości Wartość bazowa (przed realizacją Projektu) Wartość docelowa (po wdrożeniu Projektu) 1 Cyfrowa Granica 3 5 2 Pojedyncze okno w obrocie towarowym z zagranicą 1 5 3 Sprawna e-odprawa zgodnie z UKC 4 5 4 Rozliczanie procedur gospodarczych/specjalnych 0 4 5 e-Decyzje 4 5 6 e-Banderole 3 5 7 e-Przemieszczenie 0 5 8 e-Wsparcie procesu rejestracji samochodów osobowych 3 5 9 e-Dokumenty 0 4 10 e-Płatności 4 5 11 e-Baza wiedzy 2 5 Na obecnym etapie realizacji projektu nie zostały jeszcze dostarczone nowe czy zmodyfikowane usługi. Projekt wspiera Cel 2 "Zwiększenie sprawności instytucjonalnej państwa" oraz Cel 5 "Efektywne świadczenie usług publicznych" Wartość docelowa w szt. Stan na dzień 30-09-2016 1) Liczba usług publicznych udostępnionych on-line o stopniu dojrzałości co najmniej 4 - transakcja 11 0 Liczba uruchomionych systemów teleinformatycznych w podmiotach wykonujących zadania publiczne 4 0 Wartość bazowa Wartość docelowa 2014 2019 min. 0 234 Odsetek przelewów realizowanych przez klientów SC za pomocą usługi e-płatności 3) % 0 50 Czas, o który zostanie skrócona obsługa zgłoszenia celnego dokonywanego z wykorzystaniem elektronicznych załączników, powiązanych automatycznie z odpowiednimi zgłoszeniami celnymi 4) min. 0 5 Wskaźnik produktu 1) wdrożenie e-usług publicznych/uruchomienie systemów planowane na rok 2018 Wskaźnik rezultatu Czas, o który zostanie skrócone oczekiwanie na przejściu granicznym pojazdów awizowanych 2) Jedn. miary Działania bezpośrednio związane z osiągnięciem docelowej wartości wskaźnika prowadzone w obszarze: 2) Cyfrowa granica – obsługa na przejściach granicznych 3) Cyfrowa obsługa płatności oraz spójność i integracja rozwiązań 4) Cyfrowa obsługa celna – obsługa celna i zarządzanie relacjami z klientem 11. Ryzyka i problemy Ryzyka: 1. Niewystarczające zasoby ludzkie (np. informatycy, pracownicy merytoryczni). 2. Długotrwałe, przeciągające się procedury przetargowe. 3. Fluktuacja kadr, odejście z pracy kluczowych dla realizacji projektu osób. 4. Niewystarczająca koordynacja powiązanych ze sobą programów i projektów (zależności pomiędzy projektami i programami). 5. Niewystarczająca współpraca w realizacji Projektu z instytucjami zewnętrznymi np. służby 6 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. graniczne, weterynaryjne, fitosanitarne i in. w kontekście Single Window. Przesunięcia terminów przygotowania specyfikacji funkcjonalnych i technicznych na poziomie wspólnotowym i krajowym. Nieprecyzyjnie lub niepełnie określone wymagania w opisie przedmiotu zamówienia. Nieskuteczna komunikacja pomiędzy uczestnikami Projektu. Niespodziewane zmiany prawne. Globalny kryzys gospodarczy- ekonomiczny. Niekorzystne zmiany kursów walut (wzrost cen). Zwiększenie się kosztów inwestycji po przetargu. Brak niezbędnej infrastruktury technicznej gwarantującej niezawodność i bezpieczeństwo w wybranych dużych przejściach granicznych. Niedostateczna jakość wymagań technicznych w dokumentacji przetargowej dla zaawansowanej technologicznie infrastruktury technicznej. Nierzetelny lub niedoświadczony Wykonawca systemu nie będący w stanie zrealizować zamówienia w sposób należyty. Niewystarczające umiejętności kadry informatycznej do uruchomienia, administracji i utrzymania zaawansowanej technologicznie infrastruktury technicznej. Niedostosowanie platformy ePUAP do obsługi podpisów elektronicznych w UE, obsługi w obcych językach, brak możliwości ujednolicenia z przepisami i standardami UE w zakresie sposobu obsługi celnej wynikającymi z MASP. Niewłaściwie oszacowane koszty Projektu PUESC. Zwiększenie powyżej zakładanego poziomu liczby użytkowników usług elektronicznych świadczonych przez organy administracji publicznej. Podejmowane działania zaradcze: Racjonalna przemyślana polityka kadrowa i dobór odpowiednich doświadczonych kadr do struktur projektowych. Wdrożenie Systemu motywacyjnego dla struktur projektowych. Zidentyfikowanie i zrealizowanie potrzeb szkoleniowych. Racjonalne nabywanie specjalistycznych usług zewnętrznych firm doradczych. Korzystanie z historycznych danych przy planowaniu czasu przetargu. Korzystanie z doświadczeń innych projektów w zakresie odwołań. Stałe monitorowanie harmonogramu zamówienia. Stosowanie ogłoszeń wyprzedzających. Zaplanowanie ew. skorzystania z usług kancelarii prawnych w zakresie doradztwa prawnego na etapie odwołań w KIO. Systematyczne prowadzenie uporządkowanego repozytorium projektu. Określanie zastępstw. Komunikacja w projekcie (bieżąca wymiana wiedzy, doświadczeń). Zasilanie projektu nowymi osobami nabywającymi kwalifikacje i doświadczenie od członków zespołu projektowego. Zapewnienie spójności kompatybilności produktów poprzez: ustalenie i stosowanie wspólnych standardów, ustalenia następstwa produktów w projektach i pomiędzy projektami oraz odpowiednio wczesne przekazywanie wymagań do produktów i z innych projektów (możliwość realistycznego planowania) Uzgodnienie założeń projektu z interesariuszami na wczesnym etapie realizacji projektu. Wypracowanie szybkich ścieżek komunikacyjnych. Bieżąca współpraca w trakcie fazy wdrożenia. Architektura komponentowa zorientowana na usługi (SOA) umożliwiająca szybką modyfikację i wymianę komponentów. Aktywny udział przedstawicieli Służby Celnej w pracach Grup Roboczych KE. Budżet zmian w ramach każdej umowy na budowę systemu. Przeszkolona kadra w zakresie stosowania Prawa zamówień publicznych. Kompetentna analiza przygotowująca opis przedmiotu zamówienia. Wykorzystywanie wsparcia zewnętrznego do analizy i przygotowania przedmiotu zamówienia i kryteriów oceny ofert. Zapewnienie odpowiednich narzędzi i procedur komunikacji w ramach projektu PUESC. Zapewnienie budżetu spotkań zespołu projektowego, w ramach środków niekwalifikowanych. Reprezentatywne struktury właścicielskie projektów. 7 Wyznaczenie osób do stałego monitorowania projektów aktów prawnych. Budżet zmian zaplanowany w ramach zawieranych umów z wykonawcami. Wprowadzenie mechanizmów zarządzania zmianą. Mechanizmy ograniczenia zakresu projektu zawarte w umowach. Możliwość odstąpienia od realizacji umowy przez Zamawiającego. Zapewnienie odpowiedniej rezerwy finansowej. Rozszerzenie obszaru przygotowania standaryzacji infrastruktury o wyposażenie wybranych granicznych oddziałach celnych. Przeprowadzenie analiz potrzeb wydajnościowych podczas przygotowywania dokumentacji przetargowej. Wsparcie zewnętrzne podczas przygotowania i realizacji przetargu. Analiza na etapie przygotowania postępowania i adekwatne do skali i charakteru zamówienia warunki udziału w postępowaniu. Mechanizmy kontrolne w umowie - Komitet Sterujący Umowy. Aktywna współpraca Zamawiającego w realizacji umowy. Budżet zmian. Racjonalne harmonogramy. Wcześniejsze wyznaczenie grup administratorów w poszczególnych izbach celnych. Zapewnienie odpowiednich szkoleń. Precyzyjne scenariusze awaryjne. Dobrze wyszkolone zespoły administratorów. Precyzyjna dokumentacja techniczna i eksploatacyjna Umożliwienie składania wniosków przez przedsiębiorców poprzez dedykowaną platformę SC, platforma ePUAP będzie kanał em alternatywnym dla przedsiębiorców krajowych w przypadku wybranych usług. Odpowiednie formułowanie zakresu Projektu umożliwiające uwzględnienie dodatkowych funkcjonalności. Zaplanowanie budżetu zmian. Projekty racjonalnie ograniczone funkcjonalnie i czasowo. Analiza możliwości finansowych beneficjenta związanych z rozwojem realizowanego w ramach projektu systemu oraz platformy sprzętowej. Ryzyka związane z utworzeniem Krajowej Administracji Skarbowej i podejmowane działania zaradcze Część zidentyfikowanych ryzyk dotyczy zmian organizacyjnych związanych z planowaną reformą administracji skarbowej, polegającą na konsolidacji administracji podatkowej, kontroli skarbowej i Służby Celnej oraz utworzeniu jednej sprawnej organizacji – Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Z utworzeniem KAS związane są w szczególności ryzyka w postaci niewystarczających zasobów ludzkich, fluktuacji kadr i odejścia z pracy osób kluczowych dla realizacji projektu. Ryzyka te są stale monitorowane z uwagi na fakt, że budowa KAS będzie miała bezpośredni wpływ na Projekt PUESC realizowany siłami resortu skupionymi głównie w jednostkach terenowych. Postępy w budowie KAS są monitorowane w ramach projektu. Już w II-gim kwartale 2016 r. dokonano przeglądu projektu PUESC z udziałem firmy zewnętrznej, który uwzględniał zmiany w jego otoczeniu zewnętrznym, w tym wynikające z nowych kierunków działań strategicznych Ministra Finansów, w tym także z budowy KAS. Po dokonaniu przeglądu projektu przedstawione zostały wnioski wskazujące w szczególności, że wszystkie 11 e-usług publicznych nadal posiada aktualne uzasadnienie biznesowe, a tym samym projekt jako całość posiada uzasadnienie realizacji. Dokonana przez Beneficjenta analiza SWOT projektu PUESC potwierdziła również, że mocną stroną projektu są jego produkty w postaci 11-tu e-usług zidentyfikowanych jako niekwestionowane potrzeby przedsiębiorców i osób fizycznych oraz, że produkty te będą niezbędne resortowi finansów po jego transformacji – utworzeniu KAS. Potwierdzenie aktualności uzasadnienia biznesowego m.in. w kontekście budowy KAS oraz realizowalności przedsięwzięcia w zmieniającym się otoczeniu, było jednym z zagadnień wstępnych, którego rozwiązanie pozwoliło na podjęcie dalszych działań projektowych, w tym na zbudowanie struktur organizacyjnych do realizacji przedsięwzięcia na poziomie poszczególnych projektów Programu PUESC, ukierunkowanie zespołów projektowych na zintensyfikowanie działań w celu wytworzenia dokumentacji przetargowej oraz pozwoliło na zaktualizowanie harmonogramów projektu. Przygotowany i przekazany do akceptacji CPPC zmodyfikowany harmonogram projektu w ujęciu kamieni milowych zawiera skumulowane dotychczasowe kamienie milowe i zadania zredefiniowane w taki sposób, że faktycznie odnoszą się do wymiernych produktów specjalistycznych tj. systemu informatycznego świadczącego e-usługę. Akceptacja harmonogramów pozwoli na aktualizację decyzji o zapewnieniu finansowania i wszczęcie postępowań przetargowych, dla których dokumentacja przygotowywana jest przez intensywnie pracujące zespoły projektowe. Aby utrzymać ciągłość i sprawność realizacji zadań projektowych w ramach PUESC w strukturze KAS 8 planowane są i podejmowane stosowne działania zaradcze, w szczególności w celu zapewnienia reprezentatywnej struktury właścicielskiej projektów oraz prowadzona jest racjonalna przemyślana polityka kadrowa w celu utrzymania w strukturach projektowych doświadczonych kadr i zapewnienia dopływu nowych kadr, przygotowanych merytorycznie w zakresie biznesowym, jak też w stosowaniu Prawa zamówień publicznych. Aktualnie struktura organizacyjna PUESC to Rada Programu i 5 skonsolidowanych Rad Projektów w obszarach biznesowych nadzorujących kilkanaście projektów merytorycznych. Struktura ta jest odpowiedzią na zapotrzebowanie na działania projektowe prowadzone od początku III-ciego kwartału z bardzo dużą intensywnością. W III-cim kwartale przystąpiono do przygotowania I-go etapu zmian w strukturze organizacyjnej związanych z budową KAS. Mając na uwadze, że role Głównych Dostawców, Głównych Użytkowników i Kierowników Projektów w większości przypadków powierzone zostały funkcjonariuszom celnym i pracownikom izb celnych, za zasadne uznano dokonanie reorganizacji struktury PUESC na poziomie Rad Projektów i Zespołów Projektowych w taki sposób, aby struktura zreorganizowana w I-szym etapie mogła po niezbędnych korektach zostać wykorzystana jako podstawa do działania w strukturze KAS. Zmodernizowana struktura PUESC opierać się będzie na Radzie Programu i 5-ciu Radach Projektów nadzorujących tyleż Projektów w obszarach biznesowych (konsolidacja projektów). Zmiana uwzględniać będzie ograniczenie ról Głównych Dostawców, Głównych Użytkowników i Kierowników Projektów w poszczególnych Projektach, bez uszczerbku dla realizacji bieżących zadań. W II-gim etapie reorganizacji struktury PUESC wystąpi konieczność przypisania poszczególnych Projektów nowych Właścicielom biznesowym (wz. ze zmianą struktury organizacyjnej w MF i określeniem zakresu zadań poszczególnych Departamentów i Biur) oraz wyznaczenia, tam gdzie będzie to konieczne, nowych Głównych Dostawców i Głównych Użytkowników z grona Kierownictwa nowych Departamentów i Biur w MF oraz izb administracji skarbowej i innych jednostek KAS. Przy reorganizacji, dla zapewnienia ciągłości realizacji zadań, stosowana będzie zasada utrzymywania usytuowania ról w Projektach i zadań projektowych w jednostkach organizacyjnych KAS przejmujących zadania znoszonych izb celnych. Pozwoli to na płynne przejęcie zadań projektowych przez nowe jednostki organizacyjne i zminimalizowanie ryzyka wystąpienia opóźnień w projekcie. Przeniesienie realizacji zadań PUESC do nowych jednostek w strukturze KAS wiązać się będzie ze zmianami w dokumentacji PUESC, w tym z: formalnym umocowaniem dotychczas działających struktur projektowych w nowej organizacji, przygotowaniem i podpisaniem porozumień o współpracy przy realizacji projektu PUESC z Dyrektorami Izb Administracji Skarbowej, aktualizacją upoważnień dla Dyrektorów Izb Administracji Skarbowej do przygotowania i realizacji postępowań przetargowych w ramach projektu PUESC, zmianami w porozumieniu o dofinansowanie projektu (aneks), w szczególności z dokonaniem zmiany nazwy projektu na „Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC)” oraz aktualizacją nazw i katalogu podmiotów upoważnionych (Minister Rozwoju i Finansów, izby administracji skarbowej). Zmiany te będą miały charakter wyłącznie formalny i pozostają bez wpływu na zakres projektu i wskaźniki. Przygotowania do zmian organizacyjnych PUESC wz. z budową KAS powinny zostać zakończone przed 1 stycznia 2017 r. Ważnym elementem strategii wejścia z projektem PUESC w struktury KAS będzie wskazanie Dyrektorom Izb Celnych i Dyrektorom Izb Skarbowych, a także Dyrektorom przyszłych Izb Administracji Skarbowej na priorytetowy charakter projektu PUESC oraz na konieczność zachowania ciągłości działania struktur projektowych i dołożenia w okresie przejściowym transformacji KAS wszelkich starań, aby realizacja Programu PUESC przebiegała sprawnie, zgodnie z przyjętymi dla tego projektu założeniami. Problemy napotkane w trakcie realizacji Projektu: 1. Brak możliwości elastycznego i efektywnego pozyskania środków na sfinansowanie zadań w projekcie. Z uwagi na fakt, iż w czasie trwania prac nad projektem ustawy budżetowej na rok 2016 wniosek o dofinansowanie projektu PUESC był na etapie oceny formalnej i merytorycznej, środki na finansowanie projektu zostały przewidziane w rezerwie celowej, a ich przyznanie uzależnione było od wyniku konkursu. Wszczęcie postępowań przetargowych uwarunkowane jest decyzją o zapewnieniu finansowania przedsięwzięcia, udzielaną warunkowo. Wydłużający się proces pozyskiwania decyzji o zapewnieniu finansowania, a następnie zarządzania decyzją i jej aktualizacjami może spowodować opóźnienia i konieczność modyfikacji harmonogramu projektu. 2. Reforma KAS i zmiana kierunków strategicznych Ministra Finansów spowodowała konieczność przeprowadzenia analizy w zakresie wpływu zmieniającego się otoczenia na Projekt i aktualności jego uzasadnienia biznesowego. Z uwagi na powyższe zaistniała konieczność przeprowadzenia analizy pod kątem aktualności i adekwatności uzasadnienia biznesowego dla realizacji Projektu PUESC w zakresie objętym Porozumieniem o dofinansowanie. Z tego względu realizacja kilku zadań określonych w harmonogramie projektu w ujęciu kamieni milowych przekroczyła daty 9 krytyczne i ostateczne w stosunku do pierwotnego harmonogramu określonego w porozumieniu o dofinansowanie. Do tych zadań/produktów należy: grupa produktów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania na dostawę kiosków TAX FREE, grupa produktów związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia na wsparcie prawne i techniczne, oraz zamówienie na obsługę spotkań. W zw. z wyżej wskazanym przekroczeniem terminów Beneficjent wystąpił ze stosownym wnioskiem o aktualizację harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz harmonogramu projektu w ujęciu produktowym i oczekuje na stosowna decyzję CPPC (wniosek z 28 września 2016 r.). Wskazane opóźnienia dotyczą praktycznie działań/zadań o charakterze wspomagającym realizację projektu i nie mają wpływu na możliwość terminowego zakończenie projektu, ani na osiągnięcie kamieni milowych, a tym bardziej na osiągnięcie wskaźników produktów i rezultatów. Kwestia alternatywnych dla kiosków Tax Free rozwiązań funkcjonalnych opisana została w p-kcie 8 przy zadaniu 2. 3. Brak przeniesienia do krajowego porządku prawnego uregulowań wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych. W dniu 18 kwietnia 2016 r. upłynął termin implementacji dyrektywy uchylającej poprzednio obowiązującą dyrektywę 2004/18/WE. Nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych przenosząca do krajowego porządku prawnego uregulowania ww. dyrektywy weszła w życie 28 lipca 2016 r. W okresie kwiecień-lipiec 2016 r. z uwagi na realne zagrożenie związane z nałożeniem na Beneficjenta korekty indywidualnej Ministerstwo Rozwoju (Instytucja Zarządzająca) w piśmie DKF.IV.250.15.2016.MT N.K.:82702/16 z dnia 18.04.2016 r. zarekomendowało odłożenie w czasie wszczęcia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego do czasu wejścia w życie nowelizacji ustawy PZP. Działania podjęte w okresie sprawozdawczym: W okresie III-ciego kwartału br. dokonano przekazania do CPPC propozycji aktualizacji harmonogramu projektu w ujęciu kamieni milowych oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego w celu uzyskania akceptacji IP POPC dla prowadzonych działań korygujących i aktualizacji porozumienia o dofinansowanie. W trakcie spotkań roboczych z IP POPC przekazano wnioski i propozycje wynikające z przeprowadzonej analizy SWOT Projektu PUESC i powiązanych projektów resortowych CVP i HARF. Dla zapewnienia sprawnego zarządzania projektem i jego realizacji rekomendowano m.in. odstąpienie od warunkowania uzyskania czy aktualizacji decyzji o zapewnieniu finansowania, od uprzedniego zatwierdzenia aktualizacji harmonogramu projektu. Równolegle do działań związanych z aktualizacją harmonogramów projektu w III-cim kwartale prowadzone były intensywne działania opisane w p-kcie 8 raportu. Działania planowane do podjęcia; Planowane jest bieżące monitorowanie stanu realizacji Projektu oraz zarządzanie ryzykami i zagadnieniami w Projekcie przy ścisłej współpracy z IZ/IP POPC. Planowane jest również dalsze prowadzenie intensywnych działań projektowych i koordynacyjno-nadzorczych, w tym związanych z przygotowaniem projektu PUESC do realizacji w strukturze KAS. W IV-tym kwartale przewidywane jest uruchomienie rezerwy celowej na wynagrodzenia w Projekcie, jako dodatkowego elementu motywacyjnego w okresie intensywnych działań projektowych i w przededniu transformacji KAS. Działania prowadzone w IV-tym kwartale i planowane na początek 2017 r. będą ukierunkowane na realizację projektu PUESC przez wyspecjalizowane, odpowiednio zmotywowane zespoły projektowe, działające w strukturze KAS, zgodnie z zatwierdzonym zmodyfikowanym harmonogramem oraz zaktualizowaną decyzją o zapewnieniu finansowania przedsięwzięcia. 05-10-2016 – 07-10-2016 – przygotowanie i przekazanie Raportu – pismo DI3.005.1.2016; 20-10-2016 – modyfikacja treści Raportu zgodnie z zaleceniami MC (skrócenie opisu – pkt 8 Raportu); 02-11-2016 – modyfikacja treści Raportu zgodnie z zaleceniami MR (uzupełniono informacje o wskaźnikach – pkt 10 Raportu); 02-11-2016 – modyfikacja treści Raportu zgodnie z zaleceniami MC i MR (uzupełniono informacje nt. budowy KAS i zmodyfikowano zapisy – pkt 11 Raportu) 10 Potwierdzam zgodność kopii z dokumentem elektronicznym: Identyfikator dokumentu 1021298.3319110.2353039 2016 11 03 PUESC Raport z postępu RF PI Nazwa dokumentu PUESC za III kw 2016 dla KRMC zm.pdf 2016 11 03 PUESC Raport z postępu RF PI Tytuł dokumentu PUESC za III kw 2016 dla KRMC zm Data dokumentu 2016-11-03 14:02:49 EBE53728059C2096CE0F279E76BCCBF831B4 Skrót dokumentu 83D9 Wersja dokumentu 1.2 Data podpisu 2016-11-03 14:02:45 Podpisane przez Andrzej Filip Ręgowski Zastępca Dyrektora EZD 3.18.2453.2932.3382 Data wydruku: Autor wydruku: 2016-11-03 14:33:42 Ryfa Remigiusz starszy ekspert Służby Celnej