Regulamin_Zespol Ekspertow_JEREMIE _2

Urząd Marszałkowski
Województwa Zachodniopomorskiego
Regulamin Zespołu Ekspertów
w ramach Osi priorytetowej 1, Działania 1.3, Poddziałanie 1.3.4
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego (wersja 2.0)
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Zespół Ekspertów stanowi niezaleŜne ogniwo w systemie oceny zgłoszeń konkursowych na
MenadŜera Funduszu Powierniczego JEREMIE.
2. Za powołanie i organizację pracy Zespołu Ekspertów, zwanego dalej Zespołem, odpowiedzialny
jest Dyrektor Wydziału Zarządzania RPO lub osoba przez niego upowaŜniona.
3. Zadaniem Zespołu jest przeprowadzenie rzetelnej i bezstronnej oceny wniosków konkursowych
na MenadŜera Funduszu Powierniczego JEREMIE, zgodnie z kryteriami oceny merytorycznoekonomicznej, zatwierdzonymi przez Komitet Monitorujący.
4. Eksperci powołani do pracy w Zespole powinni posiadać kwalifikacje odpowiadające specyfice i
zakresowi Poddziałania 1.3.4. Pozadotacyjne instrumenty finansowe dla MSP – Inicjatywa
JEREMIE.
§ 2. Skład Zespołu
1. Zespół składa się z minimum 3 Ekspertów, znajdujących się na zatwierdzonej liście ekspertów
oraz Przewodniczącego Zespołu i Sekretarza, powołanych przez Dyrektora WZRPO spośród
pracowników Wydziału Zarządzania RPO.
2. Ostateczna liczba ekspertów, wchodzących w skład Zespołu zaleŜna będzie od liczby zgłoszeń
konkursowych, które będą podlegać ocenie merytoryczno-ekonomicznej.
3. Zespół zostanie powołany zarządzeniem Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego, na
podstawie osób wylosowanych przez Dyrektora WZRPO spośród osób wskazanych na liście
ekspertów zatwierdzonej uchwałą Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego.
4. Zarządzenie Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego, o którym mowa w pkt. 3, będzie
równieŜ zawierać informację o liście rezerwowej ekspertów, którzy będą powoływani do prac
Zespołu w przypadku, gdy poszczególni eksperci wyłonieni do prac w Zespole nie będą mogli
wziąć udziału w posiedzeniu.
5. W przypadku, gdy z uzasadnionych przyczyn ekspert nie będzie mógł wziąć udziału w
posiedzeniu Zespołu, powinien w terminie 2 dni kalendarzowych od daty otrzymania
zawiadomienia o posiedzeniu Zespołu, powiadomić telefonicznie, mailowo bądź faxem i w ślad
za tym pismem przesłanym drogą pocztową do WZRPO, Przewodniczącego Zespołu.
Przewodniczący zwróci się niezwłocznie do Dyrektora WZRPO z prośbą o powiadomienie o
posiedzeniu Zespołu, kolejnego wyłonionego eksperta z listy rezerwowej, o której mowa w pkt. 4.
6. W przypadku rezygnacji z pracy w Zespole, ekspert powinien zwrócić się z pisemną prośbą do
Dyrektora WZRPO o wykreślenie go z listy ekspertów zatwierdzonej Uchwałą Marszałka
Województwa Zachodniopomorskiego. Miejsce wykreślonego eksperta w Zespole zajmie
pierwszy w kolejności ekspert z listy rezerwowej.
§ 3. Przewodniczący Zespołu Ekspertów
1. Dyrektor WZRPO lub osoba przez niego upowaŜniona wyznacza Przewodniczącego Zespołu oraz
jego Zastępcę spośród pracowników Wydziału Zarządzania RPO, na stanowisku co najmniej
Głównego Specjalisty.
1
Urząd Marszałkowski
Województwa Zachodniopomorskiego
2. Przewodniczący i jego Zastępca powoływani są do pracy w Zespole w drodze zarządzenia
Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego, o którym mowa w § 2 pkt 3.
3. Zadaniem Przewodniczącego jest koordynacja prac Zespołu oraz czuwanie nad efektywną
realizacją zadań, z zachowaniem bezstronności i przejrzystości, zgodnie z zapisami niniejszego
Regulaminu.
4. Przewodniczący Zespołu odpowiada za prawidłowość procedury oceny dokonywanej przez
Zespół oraz kompletność i poprawność dokumentów sporządzonych w procesie oceny wniosków.
5. Do zadań Przewodniczącego naleŜy w szczególności:
a) weryfikowanie poprawności sporządzenia deklaracji poufności i bezstronności składanych
przez poszczególnych ekspertów,
b) weryfikowanie kompletności wypełnienia kart oceny merytoryczno-ekonomicznej,
c) weryfikowanie prawidłowego wyliczenia punktów wskazanych w Kartach Oceny,
d) akceptowanie treści oraz zatwierdzanie protokołów z posiedzeń Zespołu.
6. Przewodniczący nie ocenia dokumentacji aplikacyjnej.
§ 4 Sekretarz Zespołu Ekspertów
1. Funkcję Sekretarza Zespołu oraz jego Zastępcy pełnią pracownicy WZRPO, wyznaczeni i
powołani przez Dyrektora WZRPO.
2. Do zadań Sekretarza Zespołu naleŜy w szczególności:
a) informowanie członków Zespołu o planowanym posiedzeniu, na co najmniej 3 dni robocze
przed terminem posiedzenia,
b) dostarczanie niezbędnej dokumentacji (zgłoszenia konkursowe wraz z załącznikami, karty
oceny) członkom Zespołu, którzy biorą udział w posiedzeniu,
c) organizacja posiedzeń Zespołu od strony technicznej,
d) weryfikacja kompletności dokumentacji sporządzanej przez ekspertów,
e) kontaktowanie się z wnioskodawcą, na podstawie otrzymanej od eksperta notatki, w celu
uzyskania wyjaśnień/uzupełnień do wniosku,
f) przygotowanie list obecności na posiedzeniach Zespołu,
g) sporządzanie protokołów z posiedzeń Zespołu,
h) w przypadku gdy odbędzie się więcej niŜ jedno posiedzenie Zespołu, sporządzanie protokołu
końcowego z oceny zgłoszeń konkursowych na MenadŜera Funduszu Powierniczego
JEREMIE.
3. Sekretarz nie ocenia dokumentacji aplikacyjnej.
§ 5 Zasada poufności i bezstronności
1. Członkowie Zespołu nie mogą być związani z wnioskodawcami stosunkiem osobistym
lub słuŜbowym, tego rodzaju, Ŝe mogłoby to wywołać wątpliwości, co do bezstronności
przeprowadzonych czynności.
2. Wszystkie osoby biorące udział w posiedzeniu Zespołu podpisują po zapoznaniu się z listą
Wnioskodawców deklarację poufności i bezstronności. Wzór deklaracji stanowi załącznik do
Regulaminu Zespołu Ekspertów.
3. W sytuacji, kiedy po zakończeniu prac Zespołu zaistnieją przesłanki naruszenia zasady poufności
i bezstronności, wniosek zostaje skierowany do ponownej oceny .
4. Posiedzenia Zespołu mają charakter poufny. Prawo do ujawniania wyników oceny ma wyłącznie
Instytucja Zarządzająca na podstawie protokołu z posiedzenia Zespołu.
5. Za składanie fałszywych zeznań grozi odpowiedzialność karna stosownie do treści art. 233 ustawy
z dnia 6 czerwca 1997r. – kodeks karny /Dz. U. Nr 88, poz. 533 z późn. zm./, zgodnie z którym
osoba składająca oświadczenie mające słuŜyć za dowód w postępowaniu prowadzonym na
2
Urząd Marszałkowski
Województwa Zachodniopomorskiego
podstawie ustawy, oświadczająca nieprawdę lub zatajająca prawdę, podlega karze pozbawienia
wolności do lat 3.
§ 6 Posiedzenia Zespołu Ekspertów
1. Posiedzenie Zespołu rozpoczyna pracę w terminie nie później niŜ 10 dni roboczych od akceptacji
listy wniosków konkursowych poprawnych pod względem formalnym, zatwierdzonych zgodnie z
wewnętrzną procedurą WZRPO.
2. Posiedzenie Zespołu jest waŜne, gdy uczestniczą w nim wszystkie osoby powołane na członków
Zespołu.
3. Posiedzenia Zespołu odbywają się w miejscu wskazanym przez Dyrektora WZRPO. Posiedzenia
Zespołu mogą odbywać się w godzinach od 8.00 do 18.00, od poniedziałku do soboty.
4. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach ekspert moŜe oceniać projekt korespondencyjnie.
W takich sytuacjach procedurę postępowania określa Dyrektor WZRPO.
§ 7 Ocena merytoryczno-ekonomiczna wniosków
1. Przedmiotem oceny Zespołu są wyłącznie wnioski konkursowe ocenione przez pracowników
Wydziału Zarządzania RPO jako kompletne i spełniające kryteria formalne.
2. KaŜdy Ekspert dokonuje samodzielnej oceny kaŜdego wniosku na podstawie karty oceny, zgodnie
z kryteriami merytoryczno – ekonomicznymi. JednakŜe po zapoznaniu się przez kaŜdego z
ekspertów z danym wnioskiem o dofinansowanie Przewodniczący Zespołu moŜe wyrazić zgodę
na dyskusję na temat tego wniosku i jego załączników.
3. KaŜdą kartę oceny ekspert jest zobowiązany potwierdzić własnoręcznym, czytelnym podpisem.
4. W kaŜdym momencie oceny Eksperci, za pośrednictwem Sekretarza, mogą zaŜądać dodatkowych
wyjaśnień/uzupełnień od Wnioskodawcy. W miarę potrzeby kaŜdy Ekspert sporządza notatkę z
zapytaniem, na podstawie której Sekretarz Zespołu kontaktuje się z Wnioskodawcą (tel. lub mail
lub poczta) i prosi o złoŜenie wyjaśnień/uzupełnienia wniosku w terminie 5 dni roboczych. Do
czasu uzyskania odpowiedzi od wnioskodawcy, ocena jego wniosku konkursowego przez Zespół
zostaje wstrzymana. Jeśli wnioskodawca nie udzieli odpowiedzi w wyznaczonym terminie, ocena
wniosku zostaje wznowiona i opiera się o zawarte w nim informacje.
5. Wnioski, które nie uzyskają pozytywnej oceny w zakresie kryteriów merytorycznoekonomicznych - dostępu, nie podlegają dalszej ocenie.
6. Wnioski, które otrzymają mniej niŜ 50% maksymalnej liczby punktów w ramach kaŜdego
kryterium zostają odrzucone.
7. W sytuacji, gdy więcej niŜ jeden wniosek uzyska najwyŜszą liczbę punktów, Przewodniczący
weryfikuje, który Wnioskodawca otrzymał większą liczbę punktów za kryterium Strategia
Inwestycyjna i wskazuje go w protokole jako rekomendowany na MenadŜera Funduszu
Powierniczego JEREMIE.
§ 8 Protokół
1. Po kaŜdym posiedzeniu Sekretarz sporządza protokół, który zawiera przede wszystkim termin i
miejsce posiedzenia oraz załączniki:
a) podpisaną listę obecności członków Zespołu,
b) deklaracje bezstronności i poufności podpisane przez wszystkie osoby biorące udział w
posiedzeniu Zespołu,
c) pisemne opinie ekspertów i notatki w sprawie wyjaśnień i uzupełnień,
d) Karty Oceny (w formie załącznika do protokołu) wypełnione i podpisane przez członków
Zespołu
3
Urząd Marszałkowski
Województwa Zachodniopomorskiego
e) inne istotne elementy postępowania oceniającego.
2. W przypadku gdy odbędzie się kilka posiedzeń Zespołu, Sekretarz dodatkowo sporządza
końcowy protokół z oceny, zawierający rekomendację w sprawie wyboru MenadŜera Funduszu
Powierniczego. Jeśli na pierwszym posiedzeniu zakończy się ocena wniosków konkursowych,
sekretarz sporządza jeden protokół.
3. Protokół z posiedzenia przechowuje WZRPO.
§ 9 Wynagrodzenie ekspertów
1. Ekspertowi przysługuje wynagrodzenie w wysokości 1.000,00 zł za kaŜdy oceniony wniosek.
2. Ekspertom zamieszkującym poza Szczecinem przysługuje refundacja kosztów przejazdu na
posiedzenie Zespołu w wysokości nie większej niŜ koszty przejazdu w drugiej klasie transportu
publicznego oraz kosztów zakwaterowania w wysokości do 250 zł za dobę na czas trwania
posiedzenia Zespołu do łącznej wysokości określonej w umowie z danym ekspertem.
§ 10 Postanowienia końcowe
1. Zespół działa na podstawie niniejszego Regulaminu.
2. Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem zatwierdzenia przez Zarząd Województwa
Zachodniopomorskiego WZ, w drodze uchwały.
3. W sytuacjach wyjątkowych, nieuregulowanych w niniejszym dokumencie w sprawach
dotyczących Zespołu, decyzję ostateczną dotyczącą procedury postępowania podejmuje Dyrektor
WZRPO.
4