B-K_SWOT i ocena ryzyka - Benchmarking

STRUKTURA WARSZTATU
•
Omówienie metody oceny ryzyka dla II cyklu projektu BENCHMARKING
KONTYNUACJA
•
Omówienie kontekstu
•
Analiza SWOT dla projektu BENCHMARKING-KONTYNUACJA
•
Zdefiniowanie ryzyk dla II cyklu projektu
•
Doprecyzowanie ryzyk
•
Uzgodnienie działań postępowania z ryzykiem
PRZEBIEG PROCESU
Omówienie
kontekstu
Ryzyka
projektu
B-K 2016
Słabe
i mocne
strony B-K
2015
Szanse i
zagrożenia
B-K 2016
(2)
Szanse i
zagrożenia
B-K 2016
(1)
Propozycje
ZMP – B-K
2016
Postępowa
nie z
ryzykiem
…
Rekomendacje
zmian
METODA SWIFT - WPROWADZENIE
•
Structured „what if” technique - to jedna z 31 metod oceny ryzyka opisanych
w normie PN-EN 31010 Zarządzanie ryzykiem – techniki oceny ryzyka
•
Możliwa do wykorzystania na wszystkich etapach oceny ryzyka
Proces oceny ryzyka
Analizy ryzyka
Narzędzia i metody
Struktura „Co jeżeli..” (SWIFT)
Identyfikacja
ryzyka
SA
Następstwa
Prawdopodobieństwo
Poziom ryzyka
SA
SA
SA
Akceptowalność ryzyka
SA
METODA SWIFT - ZALETY









Szerokie możliwości zastosowania do wszystkich rodzajów procesów i projektów
Dedykowana do pracy warsztatowej
Wymaga minimalnego przygotowania przez zespół
Jest stosunkowo szybka i główne ryzyka szybko ujawniają się podczas sesji
warsztatowej
Ocena jest zorientowana na proces/projekt, a nie skupia się na jego wadach
Może być skutecznie używana do identyfikacji działań, które mają doprowadzić
do zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu (w przyszłości)
Zaangażowanie w warsztaty odpowiedzialnych za istniejące przyszłe mechanizmy
postępowania z ryzykiem wzmacniają odpowiedzialność
Tworzy rejestr ryzyk i – przy nieco większym wysiłku i zaangażowaniu –
rekomendacje do postępowania z ryzykiem
Może zostać wykorzystana do identyfikacji ryzyk, które są punktem wyjścia do
zastosowania innych metod (w tym metod ilościowych)
METODA SWIFT - WADY
 Wymaga doświadczonego i sprawnego moderatora
 Wymaga uważnego przygotowania żeby czas zespołu nie został zmarnowany
 Jeżeli zespół nie ma odpowiedniego doświadczenia lub jeżeli system
wskazówek/podpowiedzi nie jest wyczerpujący, jakieś ryzyka mogą zostać
pominięte
 Zastosowanie metody na zbyt wysokim poziomie ogólności może nie ujawniać
wszystkich istotnych ryzyk
METODA SWIFT - KONTEKST REALIZACJI PROJEKTU
•
Śląski Związek Gmin i Powiatów – zarządzający i organizator
•
Związek Miast Polskich – partnerstwo
•
Brak dofinansowania/brak perspektyw dofinansowania zewnętrznego dla
projektu Benchmarking - Kontynuacja
•
32 jednostki – uczestnicy projektu
•
20+3 jednostki – potencjalni uczestnicy projektu
•
Cel nadrzędny projektu Benchmarking – Kontynuacja: „[…]pomost pomiędzy
projektem „Benchmarking - narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach
[…], a kolejnym projektem współfinansowanym ze środków zewnętrznych, o
pozyskanie których ŚZGiP będzie się ubiegać. […] Utrzymanie merytorycznej
ciągłości i trwałości prowadzonych od kilku lat porównań benchmarkingowych
oraz wypracowanych rozwiązań na rzecz efektywnej kontroli zarządczej w
odniesieniu zarówno do jednostek uczestniczących dotychczas w badaniach, jak i
ewentualnych nowych jednostek”.
METODA SWIFT - ANALIZA DOŚWIADCZEŃ
•
Słabe strony - negatywne doświadczenia: incydenty, odstępstwa, z którymi
miałaś/miałeś do czynienia w I cyklu projektu Benchmarking-Kontynuacja. Coś czego
należałoby uniknąć w II cyklu. Sprecyzuj dlaczego to takie ważne.
• np. wizerunek eksperta (czerwone włosy i wygolony pasek nad uchem)
spowodował, że negatywnie się do niego nastawiłem i nie był w stanie zbudować
u mnie autorytetu podczas godzinnego spotkania
•
Mocne strony – pozytywne doświadczenia z I cyklu projektu, takie, które były dla Ciebie
zaskoczeniem/szczególnie utkwiły Ci w pamięci i nie chciał(a)byś tego pominąć w II
cyklu. Sprecyzuj co możemy osiągnąć wykorzystując ten aspekt
• np. informacja wysłana na moje osobiste konto (zamiast podana tradycyjnie w
ogólnodostępnych aktualnościach) sprawiła, że przeczytałem ją z uwagą i nie
umknął mi żaden szczegół – aktualności czytam pobieżnie
•
Uwaga! Coś czego nie zaliczamy, do mocnych i słabych stron, nie jest czymś
nieistotnym, a tylko pomijalnym w kontekście zarządzania ryzykiem. Rzeczy nieistotne
należy uznać za wadę, gdyż żaden projekt nie powinien pochłaniać czasu i pieniędzy na
rzeczy zbędne. Coś co nie jest wadą ani zaletą musi zostać utrzymane dla
podtrzymania dotychczasowego standardu. Rezygnacja z elementu cyklu nie
ujawnionego w trakcie analizy słabych i mocnych stron musi zostać poddana odrębnej
ocenie ryzyka.
METODA SWIFT - IDENTYFIKACJA RYZYK DLA II CYKLU PROJEKTU
Ryzyko w projekcie– to zdarzenie przyszłe i niepewne, które ma wpływ na osiągnięcie
celów projektu.
Ryzyko, może mieć pozytywny wpływ na projekt => SZANSA!!!, lub wpływ negatywny
=> ZAGROŻENIE!!!
Źródła ryzyk w projekcie:
 wynikają z doświadczeń
 mogą być związane ze zmianami
 mogą wynikać z czynników niezależnych od głównych interesariuszy projektu
(ryzyka systematyczne lub systemowe)
Ryzyko, którym powinniśmy się zajmować, to zobiektywizowana niepewność – tj.
niepewność, dla której jesteśmy w stanie świadomie określić prawdopodobieństwo jej
wystąpienia.
BENCHMARKING – KONTYNUACJA 2016
DOKĄD ZMIERZAMY?
1. Gromadzenie danych w 11 obszarach. Analizy osiąganych wyników i
Identyfikacja dobrych praktyk w sześciu obszarach wybranych spośród procesów
dotychczas objętych badaniem (Ścieżka regularnego benchmarkingu)
2. Poszukiwanie i rozwijanie innowacji samorządowych (Grupa innowacji
samorządowych)
 Poszukiwanie innowacji w nowych obszarach wskazanych przez grupę
 Kontynuowanie koncepcji wypracowania narzędzia samooceny (w przypadku
pojawienia się możliwości dofinansowania zewnętrznego)
3. Wspieranie kompetencji zarządczych koordynatorów benchmarkingu
Naszą ambicją jest
podniesienie jakości usług publicznych poprzez wzrost
efektywności funkcjonujących w jednostkach systemów
zarządzania z uwzględnieniem benchmarkingu.
METODA SWIFT - IDENTYFIKACJA RYZYK DLA II CYKLU PROJEKTU
1. Nie każdą szansę należy wykorzystywać i nie każdym zagrożeniem się zajmować
– zawsze musi to być jednak świadoma decyzja kierownika projektu (w
odniesieniu do celów operacyjnych projektu) oraz komitetu sterującego (w
odniesieniu do uzasadnienia biznesowego/celów nadrzędnych projektu)
2. Decyzja o wyborze ryzyk, którymi będziemy zarządzać musi zostać poprzedzona
ich oceną
METODA SWIFT - OCENA RYZYKA DLA II CYKLU PROJEKTU
1. Określenie skutków, prawdopodobieństwa i biskości zidentyfikowanych ryzyk.
2. Ustalenie priorytetów dla zidentyfikowanych ryzyk – metoda MoSCoW
Must
o
Should
Could
o
Won’t
3. Zaproponowanie sposobu postępowania z ryzykami, poczynając od najwyższego
poziomu istotności.
PODSUMOWANIE WARSZTATU
Ustalenie
kontekstu
Identyfikacja
szans
i zagrożeń
Rekomendacja
postępowania
z istotnymi
ryzykami
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ
Katarzyna Śpiewok
[email protected]