Tekst jednolity Regulaminu Organizacyjnego ZEO w Krakowie

Załącznik
do Zarządzenia Nr 202/2012
Dyrektora ZEO w Krakowie
REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZESPOŁU EKONOMIKI OŚWIATY
W KRAKOWIE
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§1
Regulamin Organizacyjny Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie określa organizację
i zasady funkcjonowania Zespołu.
§2
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
1) Zespole – należy przez to rozumieć Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie,
2) obsłudze bezpośredniej – należy przez to rozumieć:
a) bezpośrednią obsługę placówek dzielnic: I-VII,
b) bezpośrednią obsługę placówek dzielnic: VIII-XIII,
c) bezpośrednią obsługę placówek dzielnic: XIV-XVIII,
3) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Zespołu Ekonomiki Oświaty
w Krakowie,
4) zastępca Dyrektora – należy przez to rozumieć zastępcę, który jest równocześnie
kierownikiem Ośrodka Kolonijno-Wczasowego Gołkowice,
5) Głównym Księgowym – należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Zespołu
Ekonomiki Oświaty w Krakowie,
6) zastępcy Głównego Księgowego – należy przez to rozumieć:
a) zastępcę Głównego Księgowego ds. obsługi finansowo – księgowej, płacowej
i planistycznej obsługiwanych placówek,
b) zastępcę Głównego Księgowego ds. obsługi likwidatury głównej oraz obsługi
bezpośredniej placówek,
7) Sekcją PKZP i Sekcją ZFŚS kieruje Główny Specjalista/Kierownik
8) kierownik obsługi bezpośredniej- należy przez to rozumieć:
a) kierownika obsługi bezpośredniej placówek oświatowych dzielnic: I – VII,
b) kierownika obsługi bezpośredniej placówek oświatowych dzielnic: VIII – XIII,
c) kierownika obsługi bezpośredniej placówek oświatowych dzielnic: XIV – XVIII,
9) głównym specjaliście/ kierowniku – należy przez to rozumieć:
głównego specjalistę ds. księgowości Zespołu, sprawozdawczości zbiorczej
oraz rozliczeń i księgowości zadań około oświatowych,
1
10) kierowniku ds. organizacyjnych – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za
dział organizacyjny Zespołu i księgowość materiałową,
11) kierownikach – należy przez to rozumieć kierowników wewnętrznych komórek
organizacyjnych Zespołu,
12) pion – należy przez to rozumieć zależność służbową wynikającą ze Schematu
Organizacyjnego Zespołu,
13) dział – należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną realizującą powierzone zadania,
14) sekcja – należy przez to rozumieć mniejszą komórkę organizacyjną realizującą
powierzone zadania,
15) regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Zespołu Ekonomiki
Oświaty w Krakowie.
§3
Zespół Ekonomiki Oświaty w Krakowie działa na podstawie Uchwały Nr LXXII/916/09
Rady Miasta Krakowa z dnia 20 maja 2009 roku w sprawie reorganizacji jednostki
budżetowej Zespołu Ekonomiki Oświaty Kraków-Zachód w Krakowie, zmiany jej nazwy
i nadania Statutu oraz likwidacji jednostek budżetowych: Zespołu Ekonomiki Oświaty
Kraków-Południe i Zespołu Ekonomiki Oświaty Kraków-Wschód.
§4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Zespół jest jednostką budżetową w rozumieniu przepisów ustawy o finansach
publicznych.
Siedzibą Zespołu i obszarem działania jest Gmina Miejska Kraków.
Nadzór nad działalnością Zespołu sprawuje Prezydent Miasta Krakowa.
Prezydent Miasta Krakowa może powierzyć wykonywanie nadzoru nad działalnością
Zespołu Zastępcy Prezydenta lub kierującemu w Urzędzie Miasta Krakowa komórką
organizacyjną właściwą do spraw oświaty.
Regulamin pracy i wynagrodzeń pracowników Zespołu wprowadza Dyrektor Zespołu.
Podstawą działania Zespołu jest roczny plan finansowy jednostki.
Zespół realizuje zadania ze środków finansowych zatwierdzonych uchwałą budżetową
i przekazywanych z budżetu gminy.
Środki na działalność prowadzoną przez Zespół przekazywane są na rachunek Zespołu
prowadzony przez bank wybrany do obsługi budżetu Gminy Miejskiej Kraków i mogą
być wykorzystane przez Zespół do wysokości planu finansowego.
Rozdział II
Zasady kierowania Zespołem
§5
1.
2.
3.
Na czele Zespołu stoi Dyrektor, który kieruje jednostką jednoosobowo i ponosi pełną
odpowiedzialność za całokształt jej pracy oraz osiągnięte przez tę jednostkę wyniki.
Dyrektora Zespołu wyłonionego w drodze konkursu zatrudnia i zwalnia Prezydent Miasta
Krakowa.
Dyrektor zarządza Zespołem i reprezentuje Zespół na zewnątrz, na podstawie
pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta Miasta Krakowa.
2
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Dyrektor Zespołu jest upoważniony do reprezentowania Zespołu przed sądami
powszechnymi, administracyjnymi, urzędami jak również innymi organami orzekającymi
w sprawach objętych zakresem działania Zespołu oraz udzielania dalszych pełnomocnictw
zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa.
Dyrektor zarządza Zespołem osobiście mając do pomocy podległych mu: zastępcę
Dyrektora, Głównego Księgowego, zastępców Głównego Księgowego, kierowników,
głównych specjalistów, kierowników działów i sekcji.
Prezydent Miasta Krakowa może udzielić dyrektorowi Zespołu pełnomocnictw w innych
sprawach, nieobjętych statutem do reprezentowania Gminy Miejskiej Kraków.
Działalnością działu lub sekcji kieruje kierownik, którego zatrudnia i zwalnia Dyrektor
Zespołu.
Dyrektor Zespołu może powierzyć zastępcy Dyrektora dodatkowo nadzór nad działem lub
sekcją.
Kierownicy kierują samodzielnie powierzonymi im komórkami i podlegają bezpośrednio
Dyrektorowi bądź osobom przez niego wskazanym, w zależności od podziału kompetencji
ustalonych w regulaminie wewnętrznym Zespołu.
Zastępstwa dla kierowników pionów są uzgadniane z Dyrektorem, Kierowników
poszczególnych komórek zastępuje pracownik uzgodniony z kierującym pionem.
Rozdział III
Organizacja Zespołu
§6
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zespół tworzą komórki organizacyjne jak w schemacie organizacyjnym stanowiącym
załącznik do niniejszego Regulaminu.
Podległość służbowa wynika ze schematu organizacyjnego.
Dyrektorowi Zespołu podlegają bezpośrednio:
a) zastępca Dyrektora będący równocześnie kierownikiem Ośrodka KolonijnoWczasowego Gołkowice
b) Główny Księgowy
c) kierownik ds. organizacyjnych
d) pracownicy sekcji: Radców Prawnych, BHP, informatycznej, obsługi,
e) kierownicy działów: Przygotowującego i rozliczającego inwestycje i remonty;
Realizacji inwestycji, remontów i awarii
f) stanowisko ds. kadr
g) kierownicy sekcji: Zamówień Publicznych, Projektów Unijnych
Głównemu Księgowemu podlegają:
a) zastępca Głównego Księgowego ds. obsługi finansowo – księgowej, płacowej
i planistycznej obsługiwanych placówek,
b) zastępca Głównego Księgowego ds. obsługi likwidatury głównej oraz obsługi
bezpośredniej placówek,
c) główny specjalista/kierownik ds. PKZP i ZFŚS.
d) główny specjalista/kierownik ds. księgowości Zespołu, sprawozdawczości zbiorczej
oraz rozliczeń i księgowości około oświatowej.
Strukturę wewnętrzną komórki organizacyjnej, zasady funkcjonowania, tryb pracy
określają wewnętrzne procedury komórki organizacyjnej.
Gł. Księgowy może wydawać dyspozycje kierownikowi ds. organizacyjnych.
3
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Szczegółowy zakres czynności kierowników komórek organizacyjnych opracowują
kierujący poszczególnymi pionami, szczegółowy zakres czynności pracowników komórek
organizacyjnych opracowuje kierownik komórki organizacyjnej w uzgodnieniu z
kierującym pionem.
Procedura wewnętrzna komórki organizacyjnej winna zawierać postanowienia ogólne
określające:
a) zasady funkcjonowania komórki organizacyjnej,
b) wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności Kierownika
komórki organizacyjnej (w przypadku samodzielnego stanowiska pracy wyznaczenie
pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności),
c) podstawowe obowiązki pracowników, z uwzględnieniem zadań powierzonych przez
Gminę Miejską Kraków.
Procedury wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, a w odniesieniu do pracowników
nowo przyjętych są ustalane w ciągu 14 dni od ich zatrudnienia.
Procedurę wewnętrzną przechowuje Kierownik komórki organizacyjnej.
Zespół jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy. W imieniu Zespołu
wszelkie czynności z zakresu prawa pracy wykonuje Dyrektor Zespołu.
Zastępcę Dyrektora zatrudnia i zwalnia Dyrektor Zespołu.
Zastępca Dyrektora, Główny Księgowy, Zastępcy Głównego Księgowego, Kierownicy,
Główni Specjaliści, Kierownicy działów, sekcji oraz osoby zajmujące samodzielne
stanowiska, działają w ramach powierzenia, upoważnienia oraz zakresu czynności
podpisanych przez kierującego pionem.
W przypadku nieobecności Dyrektora zastępstwo pełni wyznaczony w drodze
wewnętrznego zarządzenia Zastępca Dyrektora lub inna osoba do tego upoważniona.
§7
1.
Do zadań i obowiązków zastępcy Dyrektora, Głównego Księgowego, zastępców
Głównego Księgowego, głównych specjalistów, kierowników obsługi bezpośredniej
i kierownika ds. organizacyjnych oraz kierowników działu lub sekcji należy:
a) organizacja pracy w podległych komórkach organizacyjnych i na samodzielnych
stanowiskach pracy,
b) odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań przez podległe
komórki organizacyjne i samodzielne stanowiska pracy,
c) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych, regulaminów, instrukcji i procedur
dotyczących bieżącej działalności Zespołu oraz ich realizacja,
d) współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi stanowiskami
pracy Zespołu w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień,
e) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień aktów wewnętrznych
i uregulowań obowiązujących w Zespole,
f) prowadzenie i aktualizacja baz danych dotyczących podstawowych informacji
o Zespole w postaci zapisów elektronicznych i współpraca ze stanowiskami
ds. informatyki w zakresie aktualizacji tych danych,
g) usprawnianie organizacji, metod i form pracy Zespołu,
h) usprawnianie systemu rejestracji i obiegu dokumentów oraz aktualizacja procedur
załatwiania spraw,
i) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów.
4
§8
Komórki organizacyjne Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie podległe Głównemu
Księgowemu Zespołu
1.
Obsługa- Księgowa, Płacowa, Planistyczna Placówek
Do zakresu Działu Ksiąg Rachunkowych należy:
a) przyjmowanie, dekretowanie sprawdzanie pod względem kompletności dokumentów
w zakresie działalności bieżącej, zadań zleconych jednostek budżetowych
oraz wydzielonego rachunku dochodów (wyciągi bankowe, raporty kasowe, zestawienia
list płac i inne),
b) prowadzenie wstępnej rejestracji wydatków rzeczowych przed dokonaniem ich wypłaty,
pod kątem zabezpieczenia środków w planie finansowym,
c) powadzenie zapisów księgowych w księgach rachunkowych –zapisy syntetyka,
d) prowadzenie pełnej analityki kont rozrachunkowych,
e) miesięczne zamykanie kont analitycznych i syntetycznych, uzgadnianie i analiza salda,
f) sporządzanie wydruków komputerowych obrotów i sald kont ksiąg głównych
oraz zestawień sald ksiąg pomocniczych niezbędnych do sporządzenia sprawozdań,
g) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych i finansowych zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
h) przechowywanie dokumentów księgowych związanych z obsługą finansowo-księgową
zgodnie z obowiązującymi przepisami,
i) prowadzenie księgowości w zakresie realizacji umów pochodzących ze źródeł
zagranicznych nie podlegających zwrotowi min. COMENIUS, SOCRATAES,
LEONARDO DA VINCI.
Do zakresu Działu Wynagrodzeń należy:
a) naliczanie zasiłków chorobowych, opiekuńczych i innych z zakresu ubezpieczeń
społecznych,
b) sporządzanie list wynagrodzeń pracowników obsługiwanych przez Zespół placówek
na podstawie aktualizowanej pełnej dokumentacji,
c) sporządzanie przelewów wynagrodzeń pracowników na indywidualne konta
pracowników zgodnie z naliczeniem w listach płac,
d) sporządzanie informacji o uzyskanych przez pracowników dochodach zgodnie
z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,
e) sporządzanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ZUS Rp-7 oraz załączników,
f) sporządzanie raportów miesięcznych dla pracowników oraz zleceniobiorców ZUS
RMUA,
g) sporządzanie miesięcznych deklaracji ZUS, raportów RCA, raportów RSA
oraz terminowe przekazywanie w/w dokumentów do ZUS drogą elektroniczną,
h) sporządzanie przelewów na konto ZUS i US zgodnie z miesięcznymi deklaracjami,
i) wykonywanie zbiorczych zestawień przelewów dotacji na wynagrodzenia i pochodne,
j) sporządzanie właściwych wydruków do księgowości,
k) sporządzanie zaświadczeń o dochodach dla emerytów za cały rok dla celów ZUS
l) sporządzanie zaświadczeń dla pracowników,
m) sporządzanie na koniec roku druków PIT 4R,
n) sporządzanie list płac i dokonywanie wypłat z konta ZFŚS m.in. świadczenia urlopowe,
dofinansowane do wypoczynku, zapomogi oraz naliczanie podatku od bonów,
5
o) dokonywanie wypłat, przelewów, sporządzanie zestawień do księgowości z umów
zleceń i umów o dzieło
p) przygotowywanie danych płacowych potrzebnych do sporządzania sprawozdań
wykonywanych przez placówki, dział planowania i dział księgowości,
q) sporządzanie sprawozdań dotyczących wynagrodzeń,
r) sporządzanie druku IWA dla celów obliczenia przez ZUS wysokości składki
wypadkowej,
s) prowadzenie korespondencji z komornikiem, Urzędem Skarbowym oraz ZUS dot.
zajęcia wynagrodzenia i spraw bieżących,
t) sporządzanie druków ZUS Z-3 dla osób zwolnionych w celu wyliczenia zasiłku
chorobowego,
u) rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS-ie oraz zgłaszanie członków
rodzin do ubezpieczenia zdrowotnego.
Do zakresu Działu Planowania należy:
a) gromadzenia danych do przygotowania projektów planów finansowych placówek,
b) współudział w opracowaniu projektów planów finansowych dla poszczególnych
placówek,
c) opracowanie zbiorczych projektów planów finansowych wg. działów, rozdziałów,
paragrafów i zadań budżetowych
d) dokonywanie zmian w planach finansowych poszczególnych placówek na podstawie
decyzji Urzędu Miasta Krakowa,
e) pisemne informowanie odpowiednie komórki organizacyjne Zespołu i dyrektorów
placówek o zmianach,
f) zgodnie z decyzją Dyrektora placówki, sporządzanie i przesyłanie wniosków do Urzędu
Miasta Krakowa dotyczących zmian w planach finansowych placówek,
g) dokonywanie analiz realizacji wydatków oraz przygotowanie stosownych wniosków
w tym zakresie do Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Krakowa,
h) zgodnie z decyzją Dyrektora placówki, dokonywanie zmian miedzy paragrafami
w planach finansowych, na podstawie zatwierdzonych powiadomień o dokonanych
przeniesieniach,
i) prowadzenie dokumentacji planistycznej, sprawozdawczej oraz zadaniowej dla każdej
placówki oddzielnie,
j) opracowanie sprawozdań z wykonania budżetu zadaniowego,
k) dokonywanie analiz na polecenie Wydziału Edukacji i Wydziału Budżetu Urzędu
Miasta Krakowa,
l) współpraca z działem wynagrodzeń, działem księgowości oraz działem likwidatury
głównej i działem obsługi bezpośredniej w ramach analiz planów finansowych,
m) prowadzenie na bieżąco ewidencji planu finansowego placówek, zmian
zmniejszających i zwiększających plan finansowy.
2.
Obsługa - dział Likwidatury Głównej i dział Obsługi Bezpośredniej
Do zakresu:
1) Działu Likwidatury Głównej należy:
a) wprowadzanie do zobowiązań faktur/rachunków z pełna analityką budżetową
i zadaniową dla każdej placówki,
b) bieżące sporządzanie przelewów w systemie ZSZO,
c) czuwanie nad terminowym regulowaniem płatności faktur/rachunków,
d) sporządzanie wydruku ZOB z dekretami pod każdą fakturę/rachunek,
6
e) zasilanie kont placówek (w wysokości równej wartości realizowanych faktur/
rachunków),
f) weryfikacja, sprawdzanie pod względem formalno – rachunkowym i rozliczanie
rachunków/faktur płatnych gotówką lub przelewem,
g) rozliczenia i odprowadzenia dochodów budżetowych,
h) zasilanie kont placówek na wypłaty:
- wynagrodzeń nauczycieli,
- wypłat dodatkowych,
- przelewów ZUS oraz podatku,
- wynagrodzenia dla pracowników administracji i obsługi,
- wypłat godzin ponadwymiarowych,
i) analiza kont pod względem poprawności sporządzenia przelewów, różnych wpływów,
mylnych zasileń i wpłat,
j) grupowanie faktur/rachunków wg placówki i przekazywanie kompletu dokumentów
do działu księgowości.
2 ) Działu Obsługi Bezpośredniej należy:
a) ewidencjonowanie pobranych i rozliczonych zaliczek przez placówki,
b) sprawdzenie faktur/rachunków pod względem formalnym,
c) prowadzenie ewidencji planu finansowego oraz wykonania paragrafu 4220,
d) analizowanie wykonania, informowanie Dyrektora placówki o mogących nastąpić
przekroczeniach lub oszczędnościach w planie finansowym paragrafu 4220,
e) monitorowanie dokonywanych zmian w planie finansowym paragrafu 4220,
f) przyjmowanie faktur/rachunków przelewowych, rozliczeń gotówkowych,
g) przekazywanie do kasy wykazu zaliczek do pobrania oraz dokumentów rozliczenia
zaliczek,
h) zestawienie faktur wg placówek i przekazywanie do działu księgowości,
i) sporządzanie przelewu w przypadku krótkiego terminu zapłaty.
3) Kasy:
a) prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania, czeków, kwitariuszy
przychodowych dla poszczególnych działalności,
b) dokonywanie wypłat gotówkowych,
c) przyjmowanie wpłat gotówkowych,
d) wystawianie i realizowanie czeków,
e) sporządzanie raportów kasowych odrębnie dla każdej działalności placówki.
3.
Obsługa - Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej zwanej dalej PKZP
i Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zwanego dalej ZFŚS
Do zakresu zadań Sekcji PKZP należy:
1) przyjmowanie i przygotowywanie dokumentów na posiedzenia Zarządu PKZP
oraz przygotowywanie informacji o sprawach bieżących,
2) weryfikacja pod względem formalnym wniosków o pożyczki, zwrot wkładów, wypłatę
zapomóg losowych i innych świadczeń,
3) uczestniczenie w posiedzeniach Zarządu PKZP,
4) przygotowywanie list wypłat, przelewów dla pracowników z tytułu udzielonych
pożyczek,
5) comiesięczne przekazywanie list potrąceń do obsługiwanych samodzielnych placówek
oraz do działu wynagrodzeń Zespołu dla placówek obsługiwanych przez Zespół,
7
6)
7)
8)
9)
księgowanie wyciągów bankowych i raportów kasowych list potrąceń obsługiwanych
placówek,
ewidencjonowanie wpłat i wypłat na indywidualnych kartotekach członków,
księgowanie na kontach syntetycznych,
zestawienie sald wkładów i pożyczek, sporządzanie rocznego bilansu, korespondencja z
bankiem, obsługiwanymi placówkami i członkami PKZP,
czuwanie nad terminowym ściąganiem należności, windykacja należności.
Do zakresu zadań Sekcji ZFŚS należy:
1) przygotowanie materiałów dotyczących pożyczek oraz uczestniczenie z głosem doradczym
w posiedzeniach Zespołu ds. uzgodnień pomiędzy Dyrektorem Zespołu a zakładowymi
organizacjami związków zawodowych działającymi na terenie placówek,
oraz sporządzanie protokołów z w/w posiedzeń,
2) organizowanie obsługi posiedzeń Komisji socjalnych,
3) weryfikacja i przygotowanie umów przyznanych pożyczek z ZFŚS na cele mieszkaniowe,
przekazywanie odpowiednich dokumentów do działu likwidatury głównej, kasy, działu
wynagrodzeń Zespołu dla placówek obsługiwanych przez Zespół oraz do placówek
samodzielnych,
a) przekazywanie informacji dotyczących przebiegu spłaty pożyczki do działu
wynagrodzeń,
b) prowadzenie rozliczeń finansowo-księgowych przyznanych świadczeń,
c) prowadzenie księgowości analitycznej funduszu mieszkaniowego,
d) prowadzenie i rozliczenia świadczeń socjalnych, zgodnie z regulaminem funduszu,
e) przyjmowanie wniosków o udzielanie zapomóg zdrowotnych,
f) prowadzenie analitycznego rozliczania, ewidencji i przygotowywanie kwartalnych
i rocznych sprawozdań z realizacji funduszu zdrowia,
4) uaktualnianie danych pracowników,
5) prowadzenie dziennika podawczego,
6) udzielanie informacji dotyczących stanu funduszu placówki,
7) czuwanie nad terminowym ściąganiem należności i windykacja należności,
8) przygotowywanie sprawozdań,
9) prowadzenie korespondencji.
Do zakresu zadań Sekcji ZFŚS dla emerytów i rencistów należy:
1) prowadzenie dziennika podawczego, udzielanie wszelkich informacji dla emerytów
i rencistów z placówek podległych Gminie Kraków,
2) przyjmowanie i wydawanie wniosków o udzielanie zapomóg zdrowotnych,
3) rejestrowanie i wstępna weryfikacja wniosków o udzielanie zapomóg zdrowotnych,
4) przyjmowanie i wydawanie wniosków świadczeń socjalnych,
5) przyjmowanie i weryfikacja wniosków udzielenia pożyczek remontowych,
6) dofinansowania lub sfinansowania wycieczek, wczasów, leczenia sanatoryjnego, wyjść
do kina, teatru zgodnie z regulaminem,
7) organizowanie i uczestniczenie w posiedzeniach Komisji,
8) przygotowywanie list do wypłat i przelewów udzielonych świadczeń,
9) prowadzenie rozliczeń finansowo – księgowych przyznanych świadczeń,
10) prowadzenie analitycznej księgowości przyznanych pożyczek remontowych,
11) czuwanie nad terminowym ściąganiem należności i windykacja należności,
12) prowadzenie korespondencji w ramach ZFŚS,
13) współpraca z przedstawicielami placówek oświatowych.
8
4. Obsługa zbiorczej sprawozdawczości wszystkich placówek oraz zadań około
oświatowych i Zespołu
Do zakresu Działu należy:
1) obsługa finansowo-księgowa zadań wynikających z:
a) Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
oraz Innych Uzależnień,
b) Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
c) Społecznego Komitetu Odnowy Zabytków Krakowa,
2) obsługa finansowo-księgowa dotacji celowych,
3) obsługa finansowo-księgowa zadań dotyczących:
a) wyjazdów śródrocznych,
b) wypoczynku w okresie ferii letnich i zimowych,
c) obozów naukowych,
d) zajęć pozalekcyjnych,
e) wymiany międzynarodowej,
4) obsługa finansowo-księgowa:
a) pomocy udzielanej polskim rodzinom z krajów byłego ZSRR,
b) nagród i stypendiów dla uczniów i nauczycieli,
c) nagród dla uczniów i ich nauczycieli – laureatów olimpiad i konkursów przedmiotowych,
d) dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników,
e) stypendiów naukowych dla szczególnie uzdolnionych studentów I i II stopnia krakowskich
uczelni wyższych.
5) obsługa zadań powierzonych przez dzielnice Krakowa,
6) realizacja w imieniu Gminy Miejskiej Kraków zadań finansowanych
i współfinansowanych ze środków zewnętrznych,
7) obsługa zadań Gminy Miejskiej Kraków realizowanych z innymi jednostkami samorządu
terytorialnego na podstawie umów i porozumień,
8) obsługa spraw wynikających z porozumienia zawartego pomiędzy Gminą Miejską Kraków
a organizacjami Związków Zawodowych,
9) obsługa spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli,
10) obsługa funduszu doskonalenia zawodowego nauczycieli,
11) organizacja badań profilaktycznych pracowników samorządowych placówek.
12) zbiorcza sprawozdawczość obsługiwanych placówek, Zespołu oraz zadań, powierzonych
przez Wydziały Urzędu Miasta Krakowa,
13) odprowadzenie dochodów do Urzędu Miasta Krakowa,
14) obsługa finansowo- księgowa innych kont bankowych konta,
15) obsługa finansowo – księgowa administrowanych nieruchomości,
16) obsługa finansowo- księgowa wydzielonego rachunku dochodów Zespołu,
17) obsługa finansowo- księgowa Zespołu.
5. Księgowość Projektów Unijnych
Do zakresu Sekcji należy:
1) prowadzenie księgowości w zakresie realizacji projektów programów ze środków UE
m.in. POKL,
9
2) przyjmowanie, dekretowanie, sprawdzanie pod względem kompletności dokumentów
księgowych,
3) prowadzenie wstępnej rejestracji wydatków przed dokonaniem ich wypłaty,
analizowanie zgodności z planem finansowym projektu
4) prowadzenie syntetycznych i analitycznych zapisów księgowych w księgach
rachunkowych,
5) sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych, finansowych oraz wniosków
zgodnie z obowiązującymi przepisami,
6) współpraca w sporządzaniu projektów planów finansowych i planów finansowych.
§9
Komórki organizacyjne Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie podległe Dyrektorowi
Zespołu:
1. Dział Organizacyjny
Do zakresu zadań Działu należy prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych,
a w szczególności:
1) prowadzenie sekretariatu, nadzór nad dziennikami podawczymi, obsługa sieci
telefonicznej,
2) zaopatrywanie pracowników Zespołu w niezbędny sprzęt biurowo – gospodarczy oraz
zakup i wydawanie kart oraz biletów MPK,
3) prowadzenie ewidencji przyjętych i wydanych do użytkowania druków ścisłego
zarachowania,
4) zamawianie i prowadzenie zakupu czasopism oraz wydawnictw fachowych,
5) prowadzenie spraw związanych z transportem wynajętym i własnym,
6) opracowywanie pism i materiałów dla Dyrektora Zespołu,
7) sporządzanie notatek z przeprowadzanych narad przez Dyrektora Zespołu z kadrą
kierowniczą Zespołu i kontrahentami zewnętrznymi,
8) weryfikacja pod względem merytorycznym dokumentów finansowych dotyczących
spraw Zespołu,
9) zarządzanie i administrowanie na poziomie Zespołu, pracy systemu SWPU (system
elektronicznego obiegu dokumentów i przepływu spraw),
10) opracowywanie projektów zarządzeń i poleceń Dyrektora Zespołu dotyczących
doskonalenia organizacji i zarządzania, opracowywani procedur i regulaminów
wewnętrznych Zespołu,
11) prowadzenie rejestrów zarządzeń i poleceń Dyrektora Zespołu oraz procedur
i regulaminów wewnętrznych Zespołu,
12) współudział w przygotowaniach przez Wydział Edukacji projektów aktów
normatywnych,
13) prowadzenie zakładowego archiwum zgodnie z przepisami ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach,
15) koordynacja pracy w Zintegrowanym Systemie Zarządzania Oświatą,
16) obsługa nieruchomości w podstawowym zakresie, do którego należy:
a) prowadzenie ewidencji lokali mieszkalnych w budynkach placówek oświatowych
obsługiwanych przez Zespół,
b) prowadzenie ewidencji najemców lokali mieszkalnych oraz prowadzenie
10
dokumentacji dotyczącej spraw własnościowych nieruchomości,
c) rozliczanie i kalkulowanie wysokości stawek czynszowych oraz za dostarczone
media,
d) udział w odbiorach robót budowlanych przeprowadzanych w lokalach
mieszkalnych oraz uczestniczenie we wszystkich czynnościach ( wizje lokalne
i inne) dotyczących nieruchomości,
e) prowadzenie dokumentacji wynikającej z przeprowadzanych przeglądów
technicznych oraz współuczestniczenie w przekazywaniu lokali mieszkalnych
obsługiwanych przez Zespół,
f) administrowanie mieszkań zlokalizowanych w budynkach placówek
g) nadzór nad utrzymaniem budynków przeznaczonych na cele oświatowe,
usytuowanych na nieruchomościach stanowiących własność Gminy Miejskiej
Kraków, a oddanych w dzierżawę, najem, użyczenie lub użytkowanie innym
podmiotom,
h) prowadzenie rejestru umów najmu zawieranych przez obsługiwane placówki
oświatowe.
i) prowadzenie spraw z zakresu organizacji Zespołu a w szczególności: prowadzenie
rejestru skarg, wniosków i interpelacji oraz czuwanie nad ich
terminowym załatwianiem,
17) prowadzenie księgowości materiałowej w zakresie:
a) uzgadnianie analitycznej ewidencji inwentarzowej dla środków trwałych, nisko
cennych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych znajdujących
się w danej placówce z kontami syntetycznymi,
b) weryfikacja wartości umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych,
c) weryfikacja planu amortyzacji dla każdego środka trwałego, wartości
niematerialnych i prawnych w danej placówce,
d) dokonywanie aktualizacji wyceny środków trwałych zgodnie z przepisami i decyzją
Dyrektora placówki,
e) sporządzanie sprawozdania o ruchu i stanie środków trwałych F-03 do urzędu
statystycznego oraz informacji o stanie mienia komunalnego,
f) sporządzanie dowodów księgowych rozliczających wyniki inwentaryzacji,
g) sporządzanie dowodów księgowych dotyczących księgowania: przyjętych przez
placówkę darowizn, decyzji Dyrektora placówki ujętych w protokole kasacji lub
protokole zamienników,
h) sporządzanie weryfikacji kont majątkowych,
i) sporządzanie załączników do bilansu.
2. Sekcja Radców Prawnych
Do zakresu Sekcji należy:
1) kontrola zawieranych przez Zespół oraz obsługiwane placówki oświatowe umów
cywilno - prawnych pod kątem ich zgodności z prawem,
2) parafowanie zawieranych umów i aneksów przez Zespół i placówki oświatowe
prowadzone przez Gminę Miejską Kraków, a przekazane do prowadzenia przez Zespół
zgodnie z wykazem, o którym mowa w § 4 ust 5 statutu ZEO w Krakowie,
3) wydawanie opinii prawnych na potrzeby komórek organizacyjnych Zespołu
i Dyrektorów placówek oświatowych,
4) reprezentowanie Zespołu i placówek oświatowych prowadzonych przez Gminę Miejską
Kraków, a przekazanych do prowadzenia Zespołowi zgodnie z wykazem, o którym
11
mowa w § 4 ust 5 statutu ZEO w Krakowie, przed sądami powszechnymi,
administracyjnymi jak również innymi organami orzekającymi w sprawach objętych
zakresem działania,
5) wydawanie komunikatów prawnych dotyczących aktualnie obowiązujących przepisów
prawnych,
6) sporządzanie wzorów umów i pism.
3. Sekcja BHP
Do zakresu Sekcji BHP należy:
1) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz p. poż.,
2) służba bhp pełni funkcje doradcze i kontrolne, w szczególności w zakresie
przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w Zespole oraz dla
dyrektorów placówek oświatowych obsługiwanych przez ZEO oraz placówek
samobilansujących.
3) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad
bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na
których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, młodociani,
niepełnosprawni, pracownicy wykonujący pracę zmianową, w tym pracujący w nocy,
oraz osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy
w Zespole lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.
4) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych,
wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,
5) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii
na stanowiskach pracy,
6) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy
na poszczególnych stanowiskach pracy,
7) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną
pracą.
8) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących
wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie
choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników
szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, dokumentacji postępowań
powypadkowych i odszkodowawczych, dokonywanie oceny ryzyka zawodowego.
9) dokonywanie okresowych ocen i analiz stanu BHP i p. poż., sporządzanie w tym
zakresie stosownych sprawozdań,
10) przeprowadzanie szkoleń pracowników Zespołu w zakresie obowiązujących
przepisów BHP,
11) ustalanie okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz opracowywanie
wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków
oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,
12) obsługa dyrektorów i zastępców dyrektorów placówek oświatowych w zakresie
wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie
choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników
szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, dokumentacji postępowań
powypadkowych i odszkodowawczych, dokonywanie oceny ryzyka zawodowego.
13) prowadzenie szkoleń wstępnych i okresowych dyrektorów i zastępców dyrektorów
placówek oświatowych obsługiwanych przez ZEO oraz placówek samobilansujących.
14) pracownicy sekcji biorą udział w przygotowywaniu i realizacji zadań remontowych
i inwestycyjnych w obiektach oświatowych.
12
15) sekcja przygotowuje i prowadzi obsługę przetargu dot. kompleksowej obsługi
placówek oświatowych i oświatowo - wychowawczych.
4. Stanowisko ds. Kadr
Do zakresu stanowiska ds. Kadr należy prowadzenie spraw związanych z obsługą kadrową
pracowników Zespołu zgodnie z obowiązującymi przepisami, a w szczególności
w zakresie zatrudniania pracowników:
1) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników,
2) prowadzenie ewidencji pracowników,
3) prowadzenie teczek akt osobowych pracowników,
4) zapewnienie zgodności obsady ze schematem organizacyjnym i przyjętą etatyzacją,
5) prowadzenie spraw związanych z urlopami i niezdolnością do pracy z tytułu choroby
i inne
6) wydawanie i prolongowanie legitymacji ubezpieczeniowych,
7) prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniami oraz karami i nagrodami
dla pracownika oraz ocenę pracownika,
8) współdziałanie z właściwymi organami administracji państwowej i samorządowej
w zakresie zatrudnienia,
9) rejestrowanie i wystawianie delegacji służbowych,
10) prowadzenie spraw związanych z przejściem pracowników na rentę i emeryturę,
11) Ustalenie wg obowiązujących przepisów uprawnień do należności i świadczeń
wynikających ze stosunków pracy oraz sporządzanie wniosków w tym zakresie
12) Kierowanie na badania lekarskie pracowników (wstępne, okresowe i kontrolne),
13) Comiesięczne sporządzanie deklaracji i ustalanie wpłat na PFRON
14) Sporządzanie sprawozdań z zatrudnienia i spraw kadrowych dla GUS i na potrzeby
innych urzędów,
15) Udział w przygotowaniu i prowadzeniu naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
16) Przygotowanie dokumentów zgłoszeniowych i wyrejestrowujących pracowników
i członków ich rodzin w programie ‘’PŁATNIK’’,
17) Prowadzenie danych w bazie ZSZO w module Kadry,
18) Przygotowanie listy obecności dla pracowników.
5. Sekcja Informatyczna
Do zakresu Sekcji Informatyków należy:
1) koordynacja podejmowanych przedsięwzięć w Zespole związanych z systemami
informatycznymi i oprogramowaniem,
2) organizacja prac na stanowiskach ds. obsługi informatycznej w Zespole,
3) stosowanie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę
przetwarzanych danych osobowych,
4) zabezpieczenie danych cyfrowych przed ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
a) tworzenie procedur bezpieczeństwa danych oraz ich informatyczne wdrażanie,
5) administrowanie serwerami Zespołu, nadzór nad oprogramowaniem, siecią i sprzętem
komputerowym,
a) archiwizacja odtwarzanie danych znajdujących się na serwerach lokalnych,
b) zarządzanie usługami internetowymi w domenie zeo.krakow.pl oraz profilu Zespołu
na www.bip.krakow.pl,
c) naprawy i modernizacja sprzętu komputerowego, redystrybucja tonerów,
6) utrzymanie teleinformatyczne ciągłości pracy Zespołu,
13
7) rejestrowanie awarii lokalnych i awarii Zintegrowanego Systemu Zarządzania Oświatą,
8) kontakt z firmami i instytucjami zewnętrznymi w sytuacjach braku możliwości realizacji
w/w zadań.
6. Sekcja Obsługi
Do zakresu Sekcji Obsługi Zespołu należy:
1) zapewnienie dozoru i ochrony obiektu biurowego Zespołu, obiektów i terenów będących
w zarządzie Zespołu,
2) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem obiektu biurowego i majątku Zespołu,
obiektów i terenów będących w zarządzie Zespołu oraz odpowiedzialności cywilnej
z tytułu prowadzonej działalności jednostki,
3) utrzymanie czystości i porządku w obiektach i na terenie przynależnym do obiektu,
4) monitorowanie terminów przeglądów i ubezpieczeń obiektu.
Do zakresu Kierowcy (kierowców) należy:
1) obsługa transportowa Zespołu,
2) doręczanie i odbiór poczty z urzędów wskazanych przez przełożonego,
3) przewożenie przesyłek i zapewnienie ich ochrony,
4) ewidencjowanie i rozliczanie kart drogowych.
Do zakresu Archiwisty należy:
1) Prowadzenie zakładowego archiwum i przechowywanie dokumentów m. in. kadrowo płacowych oraz finansowo - księgowych zgodnie z przepisami ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach.
7. Dział Przygotowujący i Rozliczający Inwestycje i Remonty
Do zakresu działania Działu należy:
1) współpraca z radami dzielnic w zakresie wniosków dotyczących zadań priorytetowych
poprzez analizę technicznych i finansowych możliwości realizacji zadań objętych
poszczególnymi wnioskami, ich wypełnienie i przedłożenie
do podpisu
Dyrektora Zespołu.
2) wykonanie i aktualizacja harmonogramów rocznych inwestycji zgodnie
z obowiązującymi przepisami i procedurami,
3) sporządzenie wniosków budżetowych dotyczących zmian w budżecie bieżącym
i Wieloletnim Planie Finansowym,
4) prowadzenie planów rzeczowo – finansowych odrębnie dla zadań remontowych oraz
inwestycyjnych,
5) analiza planów rzeczowo – finansowych dla zadań remontowych i inwestycyjnych
pod kątem wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
6) prowadzenie uzgodnień z działem remontów i inwestycji w zakresie kompletności
dokumentów i spełnienia wymogów formalnych przy realizacji planu zadań
remontowych i inwestycyjnych,
7) prowadzenie postępowań o udzielenia zamówienia publicznego na roboty budowlane,
dostawy lub usługi realizowane w pionie remontów i inwestycji, których wartość
nie przekracza wysokości kwoty wynikającej z art.4 pkt. 8 ustawy prawo zamówień
publicznych, zgodnie z obowiązującymi procedurami w tym:
a) prowadzenie rejestru tych postępowań,
b) przygotowanie, przeprowadzenie i rozstrzygnięcie postępowań o udzielenie
zamówienia publicznego nieobjętych trybami ustawy Prawo zamówień publicznych,
14
b) sporządzenie umów dotyczących prowadzonych postępowań wraz z ich ewidencją,
8) rozliczenie poszczególnych zadań remontowych i inwestycyjnych,
9) uzgodnienie i sporządzenie kart inwestycji dla zadań i zakupów inwestycyjnych,.
10) prowadzenie rejestru PK i PT,
11) przygotowanie przekazania inwestycji użytkownikowi oraz służbom księgowym
Zespołu,
12) sporządzenie zestawień miesięcznych dotyczących zaangażowania środków
remontowych, inwestycyjnych oraz zakupów inwestycyjnych wynikającego z zawartych
umów,
13) sporządzenie sprawozdawczości i statystyki w zakresie realizacji zadań remontowych
i inwestycyjnych zgodnie obowiązującymi procedurami i przepisami,
14) sporządzanie innych sprawozdań, zestawień oraz materiałów dotyczących zadań
realizowanych w ramach działu, zgodnie z potrzebami poszczególnych Wydziałów
Urzędu Miasta oraz na wniosek innych podmiotów występujących o udostępnień tego
typu informacji,
15) prowadzenie bieżącej korespondencji wynikającej z zakresu działania działu.
8. Dział Realizacji Inwestycji, Remontów i Awarii
Do zakresu Działu należy:
1) przygotowanie dokumentacji technicznej dla zadań priorytetowych, powierzonych
i innych na podstawie planu remontów,
2) prowadzenie dokumentacji niezbędnej do rokowań z Wykonawcami w sprawie
warunków umów,
2) sprawdzanie i aktualizowanie na bieżąco planu remontów,
3) prowadzenie rejestrów korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
4) prowadzenie rejestru umów, zleceń awarii i kontroli stanu technicznego,
5) weryfikacja dostarczanej dokumentacji projektowej pod względem kompletności
i poprawności technicznej oraz przygotowywanie materiałów przetargowych,
6) sprawdzanie kosztorysów ofertowych pod względem zgodności z przedmiarem,
7) kontrola i nadzór nad realizacją zadań przez Wykonawców również w zakresie
dotyczącym stosowania prawidłowych technologii (komisje, spotkania, rady budów,
wizytowanie budów), sprawdzanie jakości wykonywanych robót i wbudowanych
wyrobów budowlanych, a w szczególności zapobieganie zastosowaniu wyrobów
budowlanych wadliwych i niedopuszczonych do stosowania w budownictwie,
sprawdzanie i odbiór robót budowlanych ulegających zakryciu lub zanikających,
8) organizowanie odbiorów częściowych i końcowych zadań remontowych, uczestniczenie
w próbach i odbiorach technicznych instalacji, urządzeń technicznych i przewodów
kominowych oraz przygotowanie i udział w czynnościach odbioru gotowych obiektów
budowlanych i przekazywanie ich do użytkowania, potwierdzanie faktycznie
wykonanych robót oraz usunięcia wad, a także, na żądanie inwestora, kontrolowanie
rozliczeń budowy,
9) prowadzenie rejestru obowiązkowych przeglądów w obsługiwanych placówkach:
a) przegląd instalacji elektrycznej,
b) przegląd instancji gazowej,
c) przeglądy 5-letnie budynków,
d) przeglądy 1- dno roczne budynków,
10) przygotowanie dokumentacji do postępowania przetargowego zmierzającego
do wyłonienia wykonawcy realizującego zadania w ramach obowiązkowych przeglądów
placówek,
15
reprezentowanie inwestora na budowie przez sprawowanie kontroli zgodności jej
realizacji z projektem i pozwoleniem na budowę, przepisami oraz zasadami wiedzy
technicznej.
9. Sekcja Zamówień Publicznych
Do zadań Działu Zamówień Publicznych należy kompleksowa obsługa Zespołu w zakresie
regulowanym ustawą Prawo zamówień publicznych, tj. organizacja i prowadzenie
postępowań o udzielanie zamówień publicznych oraz procedur wewnętrznych:
1) prowadzenie rejestru postępowań o udzielenie zamówień publicznych (z podziałem
na poszczególne projekty unijne i zamówienia pozostałe),
2) wykonywanie czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie
zamówienia, w tym przygotowanie projektu zarządzenia kierownika zamawiającego
o powołaniu i odwołaniu członków komisji,
3) prowadzenie obsługi administracyjno-biurowej postępowań,
4) przygotowywanie kompletu specyfikacji dla wykonawców,
5) ustalenie wartości szacunkowej,
6) wydawanie specyfikacji i prowadzenie rejestru wydanych specyfikacji w formie „Kart
pobrania dokumentów przetargowych”,
7) zamieszczanie ogłoszenia o zamówieniach na zasadach określonych w ustawie,
8) odpowiadanie za przesyłanie informacji dot. prowadzonego postępowania
w przypadkach i na zasadach określonych ustawą,
9) zarządzanie pod stroną internetową zamawiającego dot. prowadzonych postępowań
o udzielenie zamówień publicznych w zakresie przewidzianym ustawą,
10) sporządzanie projektu umowy z wybranym wykonawcą,
11) przedstawienie sporządzonej umowy do podpisu Dyrektora Zespołu oraz Głównemu
Księgowemu,
12) prowadzenie rejestru zawartych umów (z podziałem na poszczególne projekty unijne
i zamówienia pozostałe),
13) przesyłanie, niezwłocznie po zawarciu umowy, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia
do publikacji na zasadach określonych w ustawie,
14) kompletowanie dokumentacji postępowania z każdego etapu procedury udzielenia
zamówienia publicznego, przechowywanie dokumentacji oraz ofert w sposób
gwarantujący ich nienaruszalność, przez okres określony w ustawie,
15) przesyłanie roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach zamawiającego
do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych.
10. Sekcja – Projekty Unijne
Do zakresu Sekcji należy:
1) prowadzenie korespondencji związanej z realizacją projektów przez Zespół w części
administracyjno – finansowo – księgowej,
2) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji dotyczącej
realizowanych projektów w części administracyjno – finansowo – księgowej,
3) czuwanie nad prawidłową realizacją zapisów wynikających z ustawy o ochronie
danych osobowych,
4) koordynowanie prac zespołów kadry zarządzającej w poszczególnych projektach,
5) organizowanie i dokumentowanie spotkań realizatora projektu z kadrą zarządzającą,
6) tworzenie wewnętrznych procedur i zarządzeń Dyrektora ZEO w zakresie realizacji
projektów unijnych,
7) tworzenie planu prac dotyczących postępowań przetargowych,
16
8) weryfikacja wniosków o płatność i wszelkich dokumentów (m. in. harmonogramy,
wnioski w sprawie zmian w projektach itp.),
9) dokonywanie zakupu sprzętu, wyposażenia, art. biurowych, finansowanych
ze środków UE w ramach danego projektu,
10) współpraca przy tworzeniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia
dla zakupów dokonywanych w ramach realizowanych projektów,
11) przekazywanie zakupionego majątku do placówek oświatowych biorących udział
w projekcie zgodnie z obowiązującą procedurą w tym zakresie,
12) sporządzanie sprawozdań do Urzędu Miasta Krakowa (Wydział Edukacji, Biuro
Funduszy Europejskich) oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy,
13) prowadzenie planów finansowych dla realizowanych projektów, dokonywanie zmian
budżetowych, sporządzanie wniosków, powiadomień zgodnie z instrukcją planowania
obowiązującą w Gminie Miejskiej Kraków,
14) prowadzenie likwidatury dla wydatków realizowanych w ramach projektów unijnych
(gotówka, przelewy),
15) bieżące monitorowanie postępu realizowanych projektów.
11. Ośrodek Kolonijno - Wczasowy Gołkowice
1) Do zakresu działania Ośrodka Kolonijno - Wczasowego Gołkowice należy
przygotowanie i organizowanie:
a) kolonii letnich i zimowych,
b) zielonych szkół, obozów sportowych, obozów młodzieżowych,
c) narad, konferencji, wycieczek szkolnych, ognisk, wesel,
d) wczasów rodzinnych, krótkich pobytów
2) Obsługa finansowo – administracyjna oraz techniczna.
12. Dział Kontroli Wewnętrznej
Do zakresu Działu Kontroli Wewnętrznej należy:
1) wykonywanie na polecenie Dyrektora Zespołu kontroli zewnętrznych w obsługiwanych
przez Zespół placówkach oświatowych w zakresie gospodarki finansowej oraz kadrowo
– płacowej zgodnie z rocznym planem kontroli zatwierdzonym przez Wydział Edukacji,
2) wykonywanie na polecenie Dyrektora Zespołu oraz Wydziału Edukacji kontroli
doraźnych,
3) dokumentowanie przeprowadzanych kontroli w formie protokołów pokontrolnych oraz
opracowywanie wniosków i zaleceń,
4) omawianie z dyrektorami kontrolowanych jednostek wyników z przeprowadzonej
kontroli oraz wniosków pokontrolnych, kontrola realizacji zaleceń pokontrolnych,
5) przygotowanie projektów zawiadomień o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych
w sytuacji, gdy wyniki przeprowadzonej kontroli uzasadniają sporządzenie takiego
zawiadomienia,
6) przygotowanie projektów zawiadomień właściwych organów o podejrzeniu popełnienia
przestępstwa lub wykroczenia w przypadku ujawnienia w toku kontroli okoliczności
uzasadniających popełnienie przestępstwa lub wykroczenia.
17
13. Dział Audytu
Do zakresu Działu Audytu należy:
1) niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur
kontroli finansowej, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o
finansach publicznych z mocą obowiązywania od 01 stycznia 2010 roku, w wyniku
którego Dyrektor uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności,
efektywności
i
skuteczności
tych
systemów,
a w szczególności :
a) zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi
w jednostce procedurami wewnętrznymi;
b) efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów
zarządzania i kontroli;
c) wiarygodności sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z wykonania budżetu,
2) wykonywanie czynności doradczych, w tym składanie wniosków, mających na celu
usprawnienie funkcjonowania jednostki,
3) przygotowywanie w porozumieniu z Dyrektorem rocznych i strategicznych planów
audytu wewnętrznego, z uwzględnieniem analizy obszarów ryzyka,
4) organizowanie i przeprowadzanie audytu wewnętrznego, zgodnie z rocznym planem
w Zespole oraz w uzasadnionych przypadkach poza planem,
5) opracowywanie programów zadań audytu,
6) prowadzenie bieżących i stałych akt audytu wewnętrznego,
7) sporządzanie i przedstawianie Dyrektorowi sprawozdań z przeprowadzonych audytów
wewnętrznych oraz rocznych sprawozdań,
8) monitorowanie realizacji zaleceń oraz przeprowadzanie czynności sprawdzających,
9) współpraca z komórkami organizacyjnymi Zespołu w zakresie powierzonych zadań.
Rozdział IV
Zakres działania Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie
§ 10
Wszystkie komórki organizacyjne Zespołu współpracują ze sobą i podmiotami zewnętrznymi
dla optymalnej realizacji zadań, w szczególności z władzami dzielnic i przedstawicielami
placówek.
Rozdział V
Postanowienia końcowe
§ 11
Status prawny pracowników Zespołu określa ustawa o pracownikach samorządowych.
§ 12
Graficzny schemat organizacyjny Zespołu Ekonomiki Oświaty w Krakowie stanowi
Załącznik do niniejszego Regulaminu.
18