Koneksje i kliki nie są złe
Transkrypt
Koneksje i kliki nie są złe
EDUKACJA i rozwój Analiza Sieci Społecznych w HR Koneksje i kliki nie są złe Jak mierzyć kapitał społeczny w organizacji? Kiedy Analiza Sieci Społecznych jest przydatna działom HR? Dlaczego nie należy się załamywać, gdy okaże się, że pracownicy tworzą kliki? Dariusz Ambroziak, Grzegorz Rajca K 96 Personelplus | luty2012 Kontakty i znajomości w organizacji, jakie posiada każdy pracownik, mają istotne przełożenie na wyniki jego pracy. Przedstawiciel handlowy posiadający kontakty w dziale obsługi technicznej, dziale produkcji czy też marketingu może dzięki nim wykonywać pewne zadania szybciej i skuteczniej poza formalnymi procedurami. Szeroko rozumiane koneksje są jednak często pomijane w oficjalnych dyskusjach. Rozumiane są bowiem jako sposób na nieoficjalne załatwianie różnego rodzaju osobistych interesów, co może mieć negatywne konotacje. Kontakty nieformalne są jednak naturalnym elementem ludzkiego funkcjonowania i tworzą się spontanicznie wszędzie tam, gdzie ma miejsce współpraca między ludźmi. Praktycznym rozwiązaniem jest zatem pomiar i wpływanie na kształt struktur nieformalnych w taki sposób, aby działały one na korzyść organizacji. Efektywne wykorzystanie kapitału społecznego w organizacji jest bowiem jednym z istotnych sposobów zdobywania przewagi na konkurencyjnym rynku. O sukcesie decyduje najczęściej tkanka społeczna wytworzona w ramach danej organizacji, a rolą HR jest jej odpowiednie kształtowanie. Warto przy tym pamiętać, że tkanka społeczna i tak się wytworzy, nawet bez ingerencji działu HR. Jedną z kluczowych decyzji, jakie stoją przed działem HR, jest zatem podjęcie lub brak działań wpływających na formującą się sieć powiązań nieformalnych w organizacji. Według dr Karen Stephen- ► Typy brokerów informacji oraz pełniona przez nich rola Typ brokera Rola, jaką pełni w sieci społecznej Connector Łącznik w procesie wymiany informacji. Łącznicy stanowią węzeł łączący poszczególne rejony sieci, zapewniając efektywną komunikację między nimi. Łącznicy nie muszą sami dysponować kluczowymi danymi. Ich wartość polega na efektywnym pośredniczeniu w wymianie informacji w strukturze nieformalnej. Maven Rodzaj brokera, który spełnia dwie główne role. Podobnie jak connector maven łączy ze sobą inne jednostki w sieci, zapewniając efektywną komunikację między nimi. W odróżnieniu jednak od łączników maveni sami dysponują także przydatną wiedzą, którą chętnie dzielą się z innymi jednostkami w sieci. Salesman Typ brokera obdarzony wyjątkową charyzmą i darem przekonywania. Dzięki tym cechom salesman nie tylko przekazuje kluczowe informacje do kolejnych rejonów sieci, ale również skutecznie przekonuje pozostałych pracowników do swoich racji. Salesmani są szczególnie przydatni, gdy celem jest rozprzestrzenianie w strukturze nieformalnej nowych idei oraz promowanie określonych poglądów i przekonań. ■ źródło | Instytut Analiz im. Karola Gaussa sp. z o.o. Opracowane na podstawie Gladwell M., The Tipping Point. How Little Things Can Make a Big Difference, Little, Brown and Company 2000. son, antropologa z Uniwersytetu Harvarda, kapitał społeczny to przewaga, jaką uzyskuje dana jednostka w związku z pozycją zajmowaną w strukturze sieci społecznej. Przewaga ta może wynikać m.in. z zajmowania centralnej pozycji w sieci transferu dóbr lub istotnych informacji. Jej źródłem może być również znajdowanie się w sąsiedztwie kluczowych dla organizacji jednostek mających dostęp do istotnych zasobów. ► Zestawienie typów centralności wraz z ich proponowanym wykorzystaniem w HR Typy centralności/ /miernik i cel pomiaru Centralność betweenness Centralność stopnia Co mierzy Jak często dany węzeł jest elementem ścieżek łączących wszystkie inne węzły. Przykład zastosowania Identyfikacja osób kluczowych dla efektywnego przepływu danych i zasobów w sieci. Liczbę połączeń, jakie dany węzeł posiada. Centralność bliskości Średnią odległość między danym węzłem a wszystkimi innymi węzłami danej sieci. Centralność wektorowa Powiązanie danego węzła z innymi, silnymi węzłami w sieci. Identyfikacja gwiazd sieciowych i jednostek posiadających szczególnie szerokie grono kontaktów. Szacowanie prędkości rozprzestrzeniania się informacji wychodzących z danego węzła. Identyfikacja osób mających potencjalnie największy wpływ na sieć społeczną. ■ źródło | Opracowanie własne – Instytut Analiz im. Karola Gaussa sp. z o.o. (2011). Pomiar kapitału społecznego w organizacji – Analiza Sieci Społecznych Metodą pomiaru kapitału społecznego, umożliwiającą odkrycie pozycji zajmowanej przez poszczególne jednostki w organizacji, jest Analiza Sieci Społecznych (SNA – Social Network Analysis). Pierwsze wzmianki o niej pojawiły się w latach pięćdziesiątych XX wieku, choć jej źródła teoretyczne są znacznie starsze i sięgają jeszcze teorii grafów. Podstawą Analizy Sieci Społecznych jest przedstawianie złożonych struktur nieformalnych w postaci map sieciowych – graficznych wizualizacji kształtu tkanki społecznej. Mapy takie składają się z dwóch podstawowych elementów: węzłów oraz połączeń (patrz rysunek: „Przykładowa mapa sieciowa (transfer wiedzy w dziale handlowym)". Przy pomocy węzłów można przedstawiać różnego rodzaju podmioty – zarówno poszczególnych pracowników, zespoły, oddziały firmy, jak i źródła wiedzy i informacji (CRM, Intranet). Z kolei połączenia między węzłami mogą reprezentować np. relacje (przyjaźnie, kontakty), ścieżki transferu wiedzy, norm i informacji (przykłady na rysunku). Zebranie danych dotyczących struktury połączeń nieformalnych i przekształcenie ich w mapę sieciową otwiera drogę dla szerokiego wachlarza metod analizy kapitału społecznego. Analiza taka może odbywać się na dwóch głównych poziomach – algorytmów i miar sieciowych oraz na poziomie wizualnym (analiza mapy sieci). Analiza kapitału społecznego – algorytmy i miary sieciowe Pierwszym poziomem, na którym można dokonać analizy struktur nieformalnych, jest poziom algorytmów i miar sieciowych. Wynika to z faktu, że SNA jest metodą silnie zmatematyzowaną. Istnieje wiele miar i wskaźników umożliwiających pomiar kapitału społecznego w strukturze i wyrażenie go w postaci liczbowej. Przedstawiamy najbardziej praktyczne miary i wskaźniki dla działu HR. Trzy podstawowe typy miar sieciowych to: przechodniość (clustering), odporność i miary centralności. Przechodniość jest wskaźnikiem opisującym całość sieci. W pewnym uproszczeniu można stwierdzić, że wyraża on gęstość połączeń w sieci społecznej. Przechodniość jest bowiem tym większa, im więcej w danej sieci występuje trójkątnych połączeń, a więc trójek węzłów, z których wszystkie są ze sobą powiązane. Duża przechodniość sieci społecznej oznacza dużą liczbę alternatywnych ścieżek transferu wiedzy, norm czy też informacji. Sieci takie mają zatem dużą przepustowość – transfer danych jest w nich istotnie szybszy i wydajniejszy niż w sieciach o niskim współczynniku przechodniości. Przykład Naszym celem jest stworzenie macierzowej struktury organizacji, gdzie przenika się praca poszczególnych działów i osób w różnego rodzaju projektach. Podstawą do uzyskania odpowiedniego zwrotu z inwestycji w struktury macierzowe jest zapewnienie takiego środowiska pracy, aby występowało zjawisko swobodnego przepływu informacji. Regularny pomiar miary przechodniości pozwala stwierdzić, czy wprowadzane systemy, procesy, jak też nowi menedżerowie lub pracownicy pozwalają utrzymać optymalny poziom gęstości powiązań sieciowych. Odporność sieci jest drugą istotną miarą sieciową. Podobnie jak w przypadku przechodniości miara ta dotyczy całości struktury, a nie poszczególnych węzłów. Odporność (wytrzymałość) sieci to stopień funkcjonalności, jaki dana sieć zachowuje luty2012 | Personelplus 97 ORGANIZATORZY EDUKACJA i rozwój Analiza Sieci Społecznych w HR Przykład Właśnie planowany jest proces restrukturyzacji w organizacji. Wizualizacja i analiza bieżących struktur sieciowych pozwala na lepsze zaplanowanie zmian personalnych i organizacyjnych. Znając potencjalne koszty związane z rozerwaniem tkanki społecznej, dział HR może poprowadzić działania restrukturyzacyjne w taki sposób, aby organizacja szybko doszła do pełnej efektywności. 98 Personelplus | luty2012 Centralność to trzecia kluczowa miara sieciowa. W odróżnieniu od miar opisanych powyżej centralność dotyczy poszczególnych węzłów, a nie całej struktury. Wyróżnia się kilka rodzajów centralności (patrz tabela: „Zestawienie typów centralności wraz z ich proponowanym wykorzystaniem w HR”). Do najważniejszych zaliczyć można centralność betweenness, stopnia, bliskości oraz wektorową. • Centralność betweenness jest szczególnie przydatna podczas badania procesów komunikacyjnych. Dany węzeł ma tym większą centralność betweenness, im częściej jest elementem najkrótszej ścieżki, łączącej dwa dowolne węzły. Innymi słowy, jeśli śledząc najkrótsze ścieżki łączące węzły w sieci, bardzo często napotykamy na swojej drodze dany węzeł, to charakteryzuje się on wysokim wskaźnikiem centralności betweenness. • Drugim ważnym rodzajem centralności jest centralność stopnia. Poprzez stopień węzła rozumie się liczbę połączeń, jakie dany węzeł posiada. Centralność stopnia danego węzła jest zatem tym większa, im większa jest liczba połączeń przychodzących lub wychodzących z danego węzła. Centralność stopnia może być szczególnie przydatna przy identyfikowaniu tzw. hubów, czyli centralnych węzłów, mających dostęp do bardzo szerokiego zakresu sieci. • Kolejnym rodzajem centralności jest centralność bliskości. Dany węzeł ma tym większą centralność bliskości, im mniejsza jest średnia odległość między nim a wszystkimi innymi węzłami danej sieci. Innymi słowy, jeśli z danego węzła można się dostać do każdego innego, czyniąc relatywnie niewiele kroków (jeden krok = przejście do sąsiedniego węzła), będzie on miał wysoki wskaźnik centralności bliskości. Jeśli natomiast dany węzeł położony jest na peryferiach sieci i średnia liczba kroków, jakie trzeba wykonać, aby dotrzeć do pozostałych węzłów, jest relatywnie duża, to centralność bliskości takiego węzła będzie niska. • Czwartym rodzajem centralności jest centralność wektorowa. Wyznaczana jest ona przy pomocy algorytmu, który sprawdza powiązanie danego węzła z innymi jednostkami w sieci, uwzględniając przy tym także pozycję sieciową owych sąsiadów. Innymi słowy, centralność wektorowa danego węzła jest tym większa, im większą liczbą „wpływowych znajomych” jest on otoczony. Poza miarami sieciowymi, analizując strukturę sieci, mamy również do dyspozycji różnego rodzaju algorytmy. Szczególnie warte uwagi są te, które pozwalają określić przynależności danego węzła do kliki. Poprzez klikę rozumie się spójną, gęsto powiązaną podgrupę istniejącą wewnątrz sieci. Mimo że w języku potocznym klika ma negatywne konotacje, w organizacji może odgrywać bardzo pożyteczną rolę. Przykładowo, klikę może tworzyć grupa najlepszych pracowników, współpracujących i wspierających się wzajemnie. Istnienie klik i podgrup wewnątrz dużych struktur społecznych jest czymś oczywistym. Analiza Sieci Społecznych umożliwia precyzyjne identyfikowanie klik oraz – co ważne – osób kluczowych dla połączeń między poszczególnymi klikami. Identyfikacja i umiejętne zarządzanie klikami zdecydowanie podnosi efektywność całej organizacji. Analiza kapitału społecznego – wizualna analiza struktury sieci Drugim, nie mniej ważnym aspektem analizy kapitału społecznego, jest wizualna analiza struktury nieformalnej. Oko eksperta wyposażonego w wiedzę dotyczącą kontekstu danej organizacji może bowiem wykryć pewne struktury i charakterystyczne formacje sieciowe, kluczowe z perspektywy efektywnego zarządzania. Pierwszą cechą sieci, jaką można dostrzec natychmiast po stworzeniu mapy, jest liczba części składowych, z jakich składa się sieć. Innymi słowy, można sprawdzić np. czy grupa 60 menedżerów, zamiast tworzyć jedną sieć, nie formuje dwóch lub trzech mniejszych, odizolowanych od siebie podgrup. Sytuacja taka oznaczałaby, że transfer danych w całej strukturze jest sparaliżowany, co niewątpliwie byłoby wyraźnie odczuwalne w postaci ogólnego spadku efektywności. Analizując wizualnie strukturę sieciową, można także określić jednostki, które w strukturze pełnią pewne charakterystyczne role. Według Roba Crossa, profesora zarządzania w McIntire School of Commerce przy Uniwersytecie Stanu Wirginia, istnieją cztery główne typy aktorów nieformalnych, którzy mają duże znaczenie dla skuteczności transferu sieciowego. Typy te to: główni łącznicy, ambasadorzy, zewnętrzni specjaliści oraz brokerzy informacji. • Rola głównych łączników polega na zbieraniu pozostałych jednostek w spójną sieć społeczną. Ich wartość opiera się na wiedzy na temat tego, skąd można czerpać informacje niezbędne do efektywnego wykonywania zadań. Warto przy tym zaznaczyć, że rola głównego łącznika nie musi iść w parze z pełnieniem formalnej funkcji przywódczej. • Ambasadorzy to jednostki pełniące role łączników z odległymi rejonami sieci lub też z całkowicie odrębnymi sieciami. Przykładowo, rolę ambasadora może pełnić pracownik, który z własnej inicjatywy utrzymuje kontakty i zapewnia przepływ danych od innych działów, innych oddziałów firmy lub nawet innych firm. Ambasadorzy łączą ze sobą odległe rejony sieci, zapewniając wymianę cennych danych między jednostkami, które bez udziału ambasadorów nie miałyby takiej możliwości. • Zewnętrzni specjaliści to jednostki dysponujące pewną specjalistyczną wiedzą z danego zakresu. Pozostali pracownicy mogą zwrócić się do nich z prośbą o poradę lub ekspertyzę. Zewnętrzni specjaliści zwykle sami nie zajmują centralnej pozycji w sieci, ale zapewniają wymierne korzyści społeczne jednostkom znajdującym się w ich niedalekim sąsiedztwie. • Brokerzy informacji to jednostki pośredniczące w transferze sieciowym w firmie, których pozycja sieciowa (obecność na kluczowych szlakach transferowych) umożliwia im kontrolowanie House of Skills, wiodāca marka doradczo – szkoleniowa i The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), najwiĕksza europejska organizacja HR, zapraszajā profesjonalistów HR do udziaâu w nowych programach rozwojowych: 1. Talent Management Strategies (Strategie zarzādzania talentami) 27 – 28 lutego 2012 r. 2. HR as a Business Partner (HR jako partner dla biznesu) 26 marca 2012 r. 3. Developing an Employee Engagement Strategy (Rozwijanie strategii budowania zaangaŰowania) 27 marca 2012 r. 4. Introduction to Organizational Development (Podstawy rozwoju organizacji) 4 – 5 kwietnia 2012 r. Dodatkowe korzyŒci dla uczestników programu: pakiet siedmiu specjalistycznych ksiāŰek, przydatnych w pracy profesjonalisty HR; trzymiesiĕczny bezpâatny dostĕp do Serwis HR; voucher w wysokoŒci 50 Zá do wykorzystania na portalu Pronfo.pl. Wszystkie programy bĕdā prowadzone przez certykowanych trenerów CIPD z Wielkiej Brytanii i Polski. Kursy bĕdā organizowane w Warszawie, w jĕzyku angielskim. PARTNER PROGRAMÓW R E K L AM A w obliczu usunięcia z niej poszczególnych węzłów. W uproszczeniu, jeśli usunięcie kilku węzłów powoduje rozpad struktury na kilka mniejszych części, a tym samym sparaliżowanie procesów transferu, struktura taka charakteryzuje się niską odpornością. Jeśli z kolei usunięcie kilku węzłów nie stanowi wyraźnego utrudnienia dla procesów transferów sieciowych, strukturę taką można określić jako odporną. Warto przy tym mieć na uwadze, że odporność w dużym stopniu zależy m.in. od rodzaju sieci (rozproszona czy scentralizowana – posiadająca jedynie kilka kluczowych węzłów) lub też od sposobu wybierania usuwanych węzłów. NA lutySZCZEGÓáY 2012 | Personel plus 99 www.otwarte.weknowhow.pl ORGANIZATORZY EDUKACJA i rozwój Analiza Sieci Społecznych w HR ► Przykładowa mapa sieciowa (transfer wiedzy w dziale handlowym) H8 H9 H6 H5 H10 H2 CRM H7 H11 Trener H3 Węzeł Po łąc H4 ze Intranet nie H16 DH S1 Węzeł H14 H15 S3 Handlowiec ■ źródło | Bibliografia Cross R., Prusak L., The People Who Make Organizations Go-or Stop, „Harvard Business Review”, June 2002, str. 104–112. Gladwell M., The Tipping Point. How Little Things Can Make a Big Difference, Little, Brown and Company 2000. 100 Personelplus | luty2012 H13 S2 H12 Dyrektor Handlowy Specjalista Trener Inne źródła wiedzy Instytut Analiz im. Karola Gaussa sp. z o.o. rozprzestrzeniania informacji bądź dóbr w strukturze. Z racji zajmowanej pozycji brokerzy informacji mają istotny wpływ na efektywność procesów nieformalnych w organizacji. W zależności od sposobu działania można wyróżnić trzy podstawowe rodzaje brokerów informacji (patrz: tabela: „Typy brokerów informacji oraz pełniona przez nich rola”). Oprócz sposobów wizualnej analizy struktur nieformalnych warto również połączyć Analizę Sieci Społecznych z innymi metodami diagnozy organizacyjnej. Dane sieciowe można bowiem zestawiać z wieloma innymi wskaźnikami liczbowymi, takimi jak np. efektywność na stanowisku, zaangażowanie czy wyniki oceny okresowej. W uzasadnionych przypadkach można używać danych numerycznych, takich jak: billingi telefoniczne, e-maile itp. Nanosząc tego typu dane na mapę sieciową, można zidentyfikować kliki osób charakteryzujące się spójnym poziomem danej właściwości. Przykładowo, oznaczając na mapie sieci osoby o niskim poziomie efektywności zawodowej można łatwo zidentyfikować zespół o niskim lub średnim poziomie efektywności, a następnie przejść do identyfikowania źródeł takiej sytuacji (np. nieefektywne normy i zwyczaje panujące wśród jego członków). Wizualna analiza struktur sieciowych umożliwia także wykrycie pracowników stanowiących „wąskie gardła” w procesach transferu sieciowego. „Wąskim gardłem” może stać się jednostka, przez którą przechodzi zbyt wiele istotnych ścieżek komunikacyjnych, aby mogła je ona efektywnie obsłużyć. Następuje wówczas przeciążenie i zator informacyjny. Rolę taką może także odgrywać pracownik, który celowo „cenzuruje” informacje, przepuszczając dalej jedynie wybrany ich fragment. Osoby takie mają negatywny wpływ na procesy transferu sieciowego i ich skuteczne rozpoznanie jest kluczowe dla efektywnego zarządzania kapitałem społecznym organizacji. Praktyczne zastosowanie Analizy Sieci Społecznych w HR HR as a Business Partner (HR jako partner dla biznesu) 26 marca 2012 r. 3. Developing an Employee Engagement Strategy (Rozwijanie strategii budowania zaangaŰowania) 27 marca 2012 r. 4. Introduction to Organizational Development (Podstawy rozwoju organizacji) 4 – 5 kwietnia 2012 r. trzymiesiĕczny bezpâatny dostĕp do Serwis HR; voucher w wysokoŒci 50 Zá do wykorzystania na portalu Pronfo.pl. Wszystkie programy bĕdā prowadzone przez certykowanych trenerów CIPD z Wielkiej Brytanii i Polski. Kursy bĕdā organizowane w Warszawie, w jĕzyku angielskim. Dariusz Ambroziak Grzegorz Rajca 2. pakiet siedmiu specjalistycznych ksiāŰek, przydatnych w pracy profesjonalisty HR; O Analizie Sieci Społecznych pisaliśmy również w styczniowym wydaniu „Personelu Plus” – tekst „Lepiej poprawić testy, niż zwolnić trenerów”, str. 92. Instytut Analiz im. Karola Gaussa. Talent Management Strategies (Strategie zarzādzania talentami) 27 – 28 lutego 2012 r. Dodatkowe korzyŒci dla uczestników programu: PARTNER PROGRAMÓW Instytut Analiz im. Karola Gaussa. Gdy już stworzona zostanie sieciowa mapa obrazująca strukturę połączeń nieformalnych w organizacji i zidentyfikowane zostaną kluczowe jednost- 1. R E K L AM A H1 House of Skills, wiodāca marka doradczo – szkoleniowa i The Chartered Institute of Personnel and Development (CIPD), najwiĕksza europejska organizacja HR, zapraszajā profesjonalistów HR do udziaâu w nowych programach rozwojowych: ki w tej strukturze, można przystąpić do dalszych działań. Ujawnienie nieformalnych ścieżek transferu otwiera drogę do efektywnego zarządzania kapitałem społecznym firmy. Pożądane zmiany w sieci społecznej można wprowadzać na dwa sposoby. Pierwszym sposobem wpływania na kapitał społeczny jest oddziaływanie na poszczególne, kluczowe jednostki. Odpowiednio inwestując w brokerów informacji, można znacznie zwiększyć efektywność transferu danych w firmie, co zwróci się przede wszystkim w formie przyspieszenia czasu realizacji zadań. Odkrywając role sieciowe, jakie pełnią poszczególni pracownicy, można w taki sposób przydzielać im zadania, aby w pełni wykorzystać ich nieformalną, ukrytą wartość biznesową. Drugim sposobem wprowadzania zmian w sieci społecznej jest stymulowanie powstawania połączeń. Przykładowo, komunikacja między dwoma odległymi rejonami sieci, połączonymi przez jednego pracownika stanowiącego „wąskie gardło”, może być relatywnie łatwo usprawniona. W tym celu wystarczy stworzyć warunki, w których przedstawiciele obu grup poznają się i nawiążą komunikację. Zamiast jednej wąskiej ścieżki powstanie wówczas wiele alternatywnych dróg transferu. Takie proste, nieinwazyjne działanie, podjęte na bazie rzetelnej analizy, wpłynie w pozytywny sposób na skuteczność rozprzestrzeniania się danych w strukturze. Kapitał społeczny stanowi kluczowy, ale często pomijany element zarządzania personelem. W społeczeństwie opartym na wiedzy, jego uwzględnienie i efektywne wykorzystanie może stanowić o przewadze konkurencyjnej. Dzięki prostej do wykonania i nieinwazyjnej metodzie, jaką jest Analiza Sieci Społecznych, można opanować moc kapitału społecznego i wykorzystać ją do zwiększenia efektywności organizacji. Co ważne, jest to jedna z technik idealnie wpisująca się w filozofię Evidence Based Practice, gdyż decyzje biznesowe są podejmowane na podstawie faktycznych danych.■ NA lutySZCZEGÓáY 2012 | Personel plus 101 www.otwarte.weknowhow.pl