Informacja prasowa

Informacja prasowa
Myśl przyszłościowo – zadbaj o uporządkowane
archiwum w swojej firmie
Warszawa, 11 marca 2013 r.
Wraz z rozwojem działalności przedsiębiorstwa przybywa różnego rodzaju
dokumentacji. Każda firma posiada szereg faktur, umów, czy zleceń. Na
szczęście czasy, w których ważne dokumenty firmowe zalegały zakurzone w
szafach, a ich odszukiwanie zajmowało długie godziny, powoli odchodzą w
przeszłość. Rozwiązaniem są aplikacje służące do elektronicznej
archiwizacji danych. Porządek i możliwość szybkiego odnajdywania
potrzebnych informacji to kluczowe kwestie w sprawnie funkcjonującej
firmie.
Kto nie idzie do przodu ten się cofa – ta znana prawda jest szczególnie aktualna w
biznesie. Najlepszym sposobem, aby zdystansować konkurencję jest
wprowadzanie najnowszych rozwiązań technologicznych. Według raportu
przygotowany na zlecenie Konica Minolta przez KPMG wynika, że aż 62 proc.
polskich przedsiębiorstw posiada elektroniczny system obiegu dokumentów.
Coraz więcej z nich szuka także kompleksowych rozwiązań ułatwiających
archiwizowanie informacji.
– Konica Minolta ma w swojej ofercie rodzinę rozwiązań Smart, która pozwala
przedsiębiorstwom na łatwą digitalizację dokumentów przy pomocy urządzeń
wielofunkcyjnych bizhub oraz ich późniejsze archiwizowanie. Z radością
obserwujemy, że coraz więcej naszych klientów docenia ich zalety i szukając
sposobów na usprawnienie obiegu dokumentów sięga właśnie po takie
rozwiązania. – mówi Rafał Śliwiński, Kierownik Produktu ds. Oprogramowania
Konica Minolta.
Aplikacje SmartScan i SmartArchive to nowoczesne systemy do elektronicznego
archiwizowania dokumentów krok po kroku. W prosty i zautomatyzowany sposób
treści z papierowych dokumentów przetwarzane są w elektroniczne pliki JPG,
TIFF, a także w pliki formatu DOC, XLS i przeszukiwalny PDF. Zarządzanie
aplikacjami odbywa się z panelu urządzenia wielofunkcyjnego, którego obsługa
jest intuicyjna i nie wymaga dodatkowego szkolenia pracowników. Rozwiązanie w
połączeniu w urządzeniem wielofunkcyjnym bizhub potrafi w ciągu jednej minuty
zamienić 12 stron tekstu na pliki elektroniczne. Dokumenty po zeskanowaniu
można przesłać bezpośrednio do archiwum, do skrzynki e-mail lub folderu
sieciowego. Po przetworzeniu każdy plik opisywany jest zgodnie z szablonem
dokumentu, czyli zestawem pól, które należy wypełnić podczas dodawania go do
archiwum. Dzięki szablonom struktura archiwum jest ujednolicona i dopasowana
do potrzeb firmy.
Jednym z najważniejszych aspektów na jaki powinno się zwrócić uwagę
wybierając rozwiązanie do cyfrowej archiwizacji dokumentów jest bezpieczeństwo.
Pamiętajmy, że dostęp do informacji może zostać ograniczony tylko do określonej
grupy pracowników. Dlatego właśnie elektroniczna archiwizacja sprawdza się w
środowiskach, gdzie na co dzień pracuje się z poufnymi danymi (np. w
kancelariach prawnych) i instytucjach, w których treść dokumentów jest poufna.
Rozwiązania Smart są bardzo łatwe w obsłudze i niezwykle użyteczne. Kiedy
użytkownik musi szybko znaleźć interesujące go informacje w dokumencie, który
liczy kilkadziesiąt stron, wystarczy, że położy go na podajniku, uruchomi aplikacje i
automatycznie, po paru chwilach otrzymuje elektroniczną wersję tekstu. Wtedy
może ją szybko przeszukać np. przy użyciu słów i wyrażeń kluczowych np. po
nazwie, numerze klienta lub faktury. Aplikacje ułatwiają też przygotowywanie
odpowiedzi na pisma otrzymywane pocztą. Pozwalają bowiem wklejać potrzebne
nam fragmenty i cytować je w tekście odpowiedzi.
– Obie aplikacje z rodziny Smart możemy śmiało nazwać rozwiązaniami jutra,
które doskonale podnoszą efektywność elektronicznego obiegu dokumentów.
Dzięki nowatorskim rozwiązaniom pomagają uzyskać przewagę nad konkurencją
w biznesie. – dodaje Rafał Śliwiński z Konica Minolta Business Solutions Polska .
*****
Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. wchodzi w skład grupy
Konica Minolta Holdings z siedzibą w Japonii. Konica Minolta dostarcza
kompleksowe rozwiązania i usługi dla biznesu, usprawniające procesy związane z
drukowaniem, kopiowaniem i archiwizacją dokumentów.
Konica Minolta jest producentem i dostawcą drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych
i cyfrowych systemów produkcyjnych monochromatycznych i kolorowych. Firma
stale powiększa swoją ofertę, koncentrując się na urządzeniach do druku w
kolorze.
Kontakt dla mediów:
Magdalena Rudecka
PR Manager
Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.
tel. 22 560 33 30, +48 668 133 251
e-mail: [email protected]
Marcin Sabała
Fischer&Zubek PR Partners Sp. z o.o.
tel. 22 551 54 71, +48 508 101 150
e-mail: [email protected]