Zasady reklamacji - Nadleśnictwo Zaporowo
Transkrypt
Zasady reklamacji - Nadleśnictwo Zaporowo
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/2010 z 20.04.2010r. (z dnia 2.01.2014r.) ZASADY I TRYB ROZPATRYWANIA REKLAMACJI NA SUROWIEC DRZEWNY W NADLEŚNICTWIE ZAPOROWO I. Zasady ogólne 1. Sprzedający odpowiada za wady ukryte drewna na zasadach określonych w ogólnie obowiązujących przepisach. 2. W toku postępowania dotyczącego rozpatrywania zgłaszanych reklamacji na surowiec drzewny, Komisja opiera się o odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego dotyczące rękojmi oraz ustalenia wynikające z zapisów umowy i niniejszych zasad. 3. Rozpatrywanie reklamacji dokonywane jest przez Komisję/Zespół w składzie minimum trzyosobowym: dwóch przedstawicieli Nadleśnictwa i przedstawiciel(e) odbiorcy. 4. Na Przewodniczącego Komisji Reklamacyjnej wyznacza się Inżyniera Nadzoru (w zastępstwie pracownika posiadającego minimum II klasę brakarską). 5. Skład członków komisji ze strony Nadleśnictwa ustala się wg zasady: udziału leśniczego wydającego drewno, a w przypadku reklamacji obejmującej drewno z kilku leśnictw – udział w pracy komisji weźmie leśniczy wskazany przez Nadleśniczego lub Zastępcę Nadleśniczego. 6. Tryb postępowania, sposoby rozwiązywania kwestii spornych i ostateczne ustalenia podjęte w wyniku rozpatrywania reklamacji powinny: a. w sposób obiektywny zabezpieczyć interesy obu stron przed nieuzasadnionymi stratami, b. zapobiegać ewentualnym nadużyciom gospodarczym, c. umożliwiać sprawne i ostateczne załatwienie sprawy przy możliwie najniższym koszcie ekonomicznym. II. Zasady szczegółowe Reklamacje dotyczące wad 1. Kupujący składa reklamacje niezwłocznie po ich stwierdzeniu, najpóźniej w terminie 14 dni od wystawienia dokumentu wydania drewna - z tym że reklamację wady jakościowej, której skutkiem jest szybko postępująca deprecjacja drewna (sinizna, brunatnica, zaparzenie lub inna wada, która mogła powstać po odbiorze drewna), kupujący zgłasza w terminie 5 dni od wystawienia dokumentu wydania drewna. 2. Sprzedający ponosi odpowiedzialność z tytułu wady ukrytej na zasadach ogólnych. 3. Kupujący może reklamować tylko sztuki wadliwe. Sztuki zgodne z normami i warunkami technicznymi nie podlegają reklamacji. 4. Odbiór ilościowy drewna dokonuje się w momencie sprzedaży. Po odbiorze drewno nie podlega reklamacji ilościowej, za wyjątkiem reklamacji z tytułu błędnego pomiaru, która może być zgłoszona przez kupującego wyłącznie w przypadku drewna mierzonego w pojedynczych sztukach. W przypadku drewna mierzonego w pojedynczych sztukach, Kupujący może składać reklamacje co do masy pojedynczych sztuk, w terminie do 3 dni od odbioru drewna z lasu. 5. Reklamacji mogą podlegać sztuki, których identyfikacja nie budzi wątpliwości, a więc posiadają nie uszkodzone płytki plastikowe bez śladów powtórnego przebicia oraz czytelne są znaki graficzne Lasów Państwowych. 6. Uznanie surowca za wadliwy może mieć miejsce tylko po prawidłowym rozpatrzeniu reklamacji z udziałem obu stron. Kupujący nie może odesłać do lasu całego ładunku, uznając jednostronnie, że cały ładunek nie odpowiada normie lub warunkom technicznym. 7. Sprzedawca jest zwolniony od odpowiedzialności z tytułu rękojmi, jeżeli kupujący wiedział o wadzie w chwili zawarcia umowy. Jeżeli przed złożeniem oferty Kupujący wiedział z opisów do przetargów np. o występowaniu ciał obcych – składając ofertę na ten surowiec wyraził zgodę na zakup drewna zawierającego ciała obce w klasie WD. 8. Obniżenie jakości surowca na skutek opóźnienia w jego odbiorze przez Kupującego nie stanowi podstawy do wniesienia reklamacji. 9. Przy rozpatrzeniu reklamacji nie będą brane pod uwagę wady powstałe po wydaniu surowca z lasu (np. sparzenia, pęknięcia). 1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 11/2010 z 20.04.2010r. (z dnia 2.01.2014r.) Zgłoszenie reklamacyjne 1. Zgłoszenie reklamacji wymaga formy pisemnej (w postaci np.: listu, scanu, faxu). 2. Za datę zgłoszenia uznaje się datę otrzymania zgłoszenia przez nadleśnictwo. 3. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać: datę sporządzenia, nazwę odbiorcy (dane kupującego), numer dokumentu na podstawie, którego dokonano odbioru i datę odbioru, nazwę lub numer leśnictwa, z którego dokonano odbioru, cechy reklamowanego surowca wg dokumentów odbioru (nr sztuki/stosu, gatunek, klasa jakości i grubości, masa drewna), określenie przyczyny reklamacji, wad poszczególnych sztuk/stosów, uzasadnienie, dokładny adres składowania drewna przygotowanego do reklamacji, podpis kupującego. 4. Jeżeli dane lub informacje zawarte w reklamacji wymagają uzupełnienia, sprzedający przed rozpatrzeniem reklamacji, zwraca się do kupującego o jej uzupełnienie we wskazanym zakresie. 5. Zgłoszenie reklamacji nie powoduje odroczenia terminu płatności. Rozpatrzenie reklamacji 1. Reklamacja rozpatrywana jest przez sprzedającego w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia lub uzupełnienia reklamacji przez upoważnionych przedstawicieli sprzedającego, w dniu uzgodnionym z kupującym. Zachowanie terminu rozpatrzenia reklamacji może nastąpić poprzez wysłanie listu poleconego przed upływem tego terminu. 2. Kupujący obowiązany jest udostępnić przedmiot reklamacji w sposób umożliwiający jego identyfikację i ocenę. Nie udostępnienie przez Kupującego reklamowanego drewna powoduje oddalenie reklamacji i uznanie jej jako bezzasadnej. 3. Nierozpatrzenie prawidłowo złożonej reklamacji w terminie 14 dni uważa się za uwzględnienie reklamacji. 4. Przebieg reklamacji i dokonane ustalenia utrwala się w formie Protokołu Reklamacyjnego. 5. W razie odmowy podpisania protokołu przez kupującego, przedstawiciele sprzedającego podpisują protokół jednostronnie i zamieszczają wzmiankę o przyczynie braku podpisu. 6. Protokół reklamacyjny podlega zatwierdzeniu przez Nadleśniczego. 7. Po zatwierdzeniu Protokołu Reklamacyjnego i specyfikacji manipulacyjnej dotyczącej reklamacji wystawiana jest faktura korygująca - zgodna z ustaleniami protokołu. 8. Drewno, które w procedurze reklamacji będzie sklasyfikowane jako sortyment nie zawarty w umowie sprzedaży, Kupujący może nabyć wg średnich cen sprzedaży uzyskanych przez nadleśnictwo w kwartale poprzednim (dla kierunku 13, 18 i 19) lub jeśli jest to sortyment nie objęty sprzedażą na umowy - wg cen z cennika detalicznego nadleśnictwa aktualnych w dniu rozpatrzenia reklamacji. 9. W przypadku braku rozstrzygnięcia Strony mogą skorzystać z ekspertyz niezależnych rzeczoznawców, przy czym w razie niestwierdzenia wad przez rzeczoznawcę koszty ekspertyz ponosi Kupujący. 10. W przypadku nierzetelnego i powtarzającego się zgłaszania nieuzasadnionych reklamacji, nadleśnictwo zastrzega sobie prawo odmowy rozpatrzenia reklamacji, czy obciążenia kontrahenta kosztami jej rozpatrzenia (dojazd, koszt pracy zespołu, inne). W takim przypadku powiadomi odbiorcę na piśmie wraz z podaniem przyczyny. 11. W sprawach nieuregulowanych powyższymi zasadami mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 2