Cykl życia projektu - Fundusze Europejskie 2007-2013

Transkrypt

KRAJOWY SYSTEM INFORMATYCZNY SIMIK 07-13
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
Instrukcja użytkownika
Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13
Cykl życia projektu
Stan na dzień 03.06.2015 r.
1
SPIS TREŚĆI
I. BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI
8
1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa Informacji
8
2. Polityka Bezpieczeństwa Informacji - Procedury udostępnione użytkownikom
8
3. Polityka Bezpieczeństwa Informacji - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji
9
II. WSPARCIE UŻYTKOWNIKÓW
10
1. Service Desk
10
2. Service Desk – procedury
10
3. Service Desk – zadania uczestników
11
4. Service Desk – Clear Quest
11
5. Service Desk – Baza wiedzy
11
6. Service Desk – rodzaje zgłoszeń
12
7. Service Desk – podstawowy schemat przepływu informacji
13
III. START/ PIERWSZE KROKI
14
1. Pierwsze logowanie do aplikacji
14
2. Wybór profilu użytkownika
16
3. Menu
17
2
IV. WNIOSKI O DOFINANSOWANIE
19
1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
20
2. Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
34
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie
37
V. DUŻE PROJEKTY
41
1. Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie dużych projektów
42
2. Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie dużych projektów
55
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie dużych projektów
56
VI. UMOWY/ DECYZJE O DOFINANSOWANIU
58
1. Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu
59
1.1. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
60
1.2. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
62
1.3. Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie
63
2. Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji
81
3. Edycja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowanie
83
4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji
83
5. Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji
84
3
VII. WSKAŹNIKI POSTĘPU RZECZOWEGO
86
1.
89
Wybór funkcji Wskaźniki postępu rzeczowego
2. Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników
90
2.1 Edycja danych na zakładce Lista wskaźników
93
2.2 Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników
93
2.3 Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników
94
3. Tworzenie powiązań wskaźnik – typ projektu – kategoria interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach
96
3.1. Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
98
3.2. Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
99
3.3. Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu
100
3.4. Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii
101
3.5. Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii 101
4. Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego na zakładce Wartości wskaźników
101
4.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników
105
4.2. Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników
106
VIII. WSKAŹNIKI POKL
107
1. Wybór funkcji Wskaźniki POKL
107
4
2.
Rejestracja karty wskaźników POKL dla projektu
108
2.1 Wypełnienie bloku Informacja o projekcie
110
2.2 Wypełnienie bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie
113
2.3 Wypełnienie bloku Informacja o postępie rzeczowym
116
3. Edycja danych dotyczących karty wskaźników POKL
123
4. Zarządzanie danymi dotyczącymi karty wskaźników POKL
124
IX. WNIOSKI O PŁATNOŚĆ
130
1. Pierwotny wniosek o płatność
132
1.1 Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność
132
1.2. Edycja danych dotyczących wniosków o płatność
163
1.3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność
164
2. Korekta wniosku o płatność
170
2.1. Rejestracja danych dotyczących korekty do wniosku o płatność
173
2.2 Edycja danych dotyczących korekt wniosków o płatność
207
2.3. Zarządzanie danymi dotyczącymi korekt wniosków o płatność
208
3. Skorygowany wniosek o płatność
210
3.1 Edycja danych dotyczących wniosków o płatność
211
5
3.2 Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność
212
X. KONTROLE
216
1. Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu
217
2. Edycja danych dotyczących kontroli
226
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli
227
XI. ZALICZKI
231
1. Rejestracja danych dotyczących zaliczek w projekcie
231
2. Edycja danych dotyczących zaliczek
252
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi zaliczek
253
XII. REJESTR OBCIĄŻEŃ NA PROJEKCIE
260
1. Rejestracja danych dotyczących obciążeń na projekcie
263
1.1. Rejestracja danych dotyczących informacji ogólnych
265
1.2 Rejestracja danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych
268
1.2.1 Rejestracja danych na Karcie informacyjnej obciążenia
271
1.2.2 Walidacja i zapisanie danych na Karcie informacyjnej obciążenia
285
1.3 Rejestracja danych dotyczących Kwot odzyskanych
288
1.3.1 Rejestracja danych na Karcie informacyjnej zwrotu
290
6
1.3.2 Walidacja i zapisanie danych na Karcie informacyjnej zwrotu
305
2. Edycja danych dotyczących obciążeń na projekcie
313
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi obciążeń na projekcie
313
ZAŁĄCZNIKI:
Załącznik 1. Słowniki form prawnych i typów beneficjentów
Załącznik 2. Wskazówki w zakresie numeracji prognoz i poświadczeń; Decyzja o zwrocie środków
Załącznik 3. Zasady rejestrowania danych dotyczących projektów zintegrowanych w KSI (SIMIK 07-13)
Załącznik 4. System korygowania wniosku o płatność w KSI
Załącznik 5. Wzór zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność - XLS
7
I. Bezpieczeństwo Informacji
Polityka Bezpieczeństwa Informacji KSI (SIMIK 07-13) określa zasady, metody i środki ochrony wszystkich elementów systemu oraz informacji w nim
przetwarzanych. Ochrona informacji w systemie ma na celu zapewnienie ich dostępności dla wszystkich uprawnionych osób zawsze gdy zachodzić będzie taka
potrzeba, integralności informacji tzn. że nie będą one modyfikowane przez nieuprawnione osoby, co prowadziłoby do ich fałszowania, oraz zachowania
rozliczalności informacji, tzn. możliwości sprawdzenia kto dopisywał, modyfikował, czy usuwał dane.
► Uwaga: Każdy użytkownik KSI (SIMIK 07-13) musi zostać przeszkolony w zakresie PBI. Za przeszkolenie użytkowników odpowiadają
administratorzy merytoryczni w poszczególnych instytucjach.
1. Uczestnicy Polityki Bezpieczeństwa Informacji
−
−
−
−
−
Administratorzy Merytoryczni IK NSRO (AM IK NSRO)
Administratorzy Merytoryczni w Instytucji Zarządzającej (AM IZ)
Administratorzy Merytoryczni w Instytucji (AM I)
Użytkownicy
Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI)
► Uwaga: Adresy e-mail Administratorów Merytorycznych wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie MRR:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI_kontakt.aspx
2. Polityka Bezpieczeństwa Informacji - Procedury udostępnione użytkownikom
Po utworzeniu konta w KSI (SIMIK 07-13), nowemu użytkownikowi zostają udostępnione poniższe dokumenty z zakresu PBI KSI (SIMIK 07-13):
8
− Zalecenia dotyczące zabezpieczenia komputerów użytkowników
− Procedura rozpoczynania, zawieszania i kończenia pracy w systemie przez użytkownika
− Instrukcja Postępowania użytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji Krajowego Systemu Informatycznego SIMIK 07-13 oraz
instrukcja powiadamiania Administratora Merytorycznego przez użytkownika w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji
− Opis szkoleń z bezpieczeństwa
► Uwaga: Postępowanie w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji zostało również opisane w:
o Procedurach zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego („Service Desk dla Krajowego
Systemu Informatycznego SIMIK 07-13”),
o „Tymczasowych procedurach zgłaszania problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego”.
zamieszczonych na stronie MRR http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI_kontakt.aspx.
3. Polityka Bezpieczeństwa Informacji - podstawowy schemat przepływu informacji w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji
Zgłoszenie incydentu dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji
Przełożony użytkownika
Użytkownik
Postępowanie – zgodnie z
Polityką Bezpieczeństwa
obowiązującą w Instytucji
użytkownika.
(I poziom obsługi incydentu)
AM I lub AM IZ
oraz zawsze do AM IK NSRO na adres
[email protected]
wniosek o
płatność
umowa/
9
II. Wsparcie użytkowników
1. Service Desk
Usługa Service Desk składa się z poniższych elementów:
1.
2.
3.
4.
Procedura Service Desk.
Administratorzy Merytoryczni,
Narzędzie informatyczne Clear Quest,
Baza wiedzy.
2. Service Desk – procedury
W instytucjach, w których Administratorzy Merytoryczni nie obsługują narzędzia informatycznego Clear Quest (służącego do zgłaszania problemów/ zmian/
incydentów), stosowane są:
− Tymczasowe procedury zgłaszania problemów/zmian/incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego
W instytucjach, w których Administratorzy Merytoryczni obsługują narzędzie informatyczne Clear Quest, stosowane są:
−
Procedury zgłaszania problemów/zmian/incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacyjnego (Service Desk dla KSI SIMIK 07-13) .
Powyższe dokumenty zamieszczone są na stronie MRR: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI_kontakt.aspx
10
3. Service Desk – zadania uczestników
Administratorzy Merytoryczni stanowią pierwszy poziom wsparcia dla użytkowników. Zadania użytkowników i Administratorów Merytorycznych zostały
szczegółowo określone w procedurach dot. Service Desk, o których mowa powyżej w punkcie 2.
Adresy e-mail AM I, AM IZ wraz z przydziałem do poszczególnych programów operacyjnych zamieszczone są na stronie MRR:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI_kontakt.aspx
4. Service Desk – Clear Quest
Jest to narzędzie informatyczne umożliwiające rejestrowanie i obsługę zgłoszonych problemów/zmian/incydentów dot. naruszenia bezpieczeństwa informacji.
Narzędzie jest udostępniane Administratorom Merytorycznym (nie jest udostępniane użytkownikom).
5. Service Desk – Baza wiedzy
Jest to baza danych, w której zebrane zostaną i udostępnione:
− informacje merytoryczne dotyczące poszczególnych elementów systemu tj. formatek/bloków/pól
− informacje typu „FAQ”,
− informacje opracowane na podstawie odpowiedzi na problemy zgłoszone poprzez Clear Quest.
Z Bazy wiedzy mogą korzystać wszyscy użytkownicy KSI (SIMIK 07-13).
Baza wiedzy zaprojektowana została i udostępniona w postaci funkcjonalności „Pomoc” w ramach poszczególnych modułów/formatek systemu KSI (SIMIK
07-13).
11
6. Service Desk – rodzaje zgłoszeń
Zgłoszenia mogą dotyczyć:
− Problemu merytorycznego (jest to wadliwe merytorycznie działanie KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer, niezgodne z opisem
wymagań)
− Problemu obsługowego (jest to problem związany z obsługą lub użytkowaniem KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer)
− Problemu technicznego (jest to problem związany z:
1. nieprawidłowym technicznym działaniem KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML lub Oracle Discoverer lub innej aplikacji lub
2. nieprawidłowym działaniem stacji roboczej użytkownika lub
3. nieprawidłowym działaniem sieci użytkownika lub
4. inny problem nie będący problemem merytorycznym lub obsługowym)
− Zmian (zmiana w KSI (SIMIK 07-13) lub SIMIKXML spowodowana nowymi wymaganiami)
− Naruszenia bezpieczeństwa (zdarzenia zdefiniowane w dokumencie „Instrukcja postępowania w sytuacji naruszenia bezpieczeństwa informacji”)
− Modyfikacji danych w KSI
− Utworzenia raportu w Oracle Discoverer.
12
7. Service Desk – podstawowy schemat przepływu informacji
Zgłoszenie problemu merytorycznego, obsługowego lub technicznego
Baza wiedzy – funkcjonalność
„Pomoc” w KSI SIMIK 07-13
podstawowy poziom wsparcia
merytorycznego
użytkownik powinien przed
zgłoszeniem problemu zapoznać się z
informacjami zamieszczonymi w
„Pomocy”
ClearQuest
użytkownik
AM I
AM IZ
AM IK NSRO
narzędzie do rejestracji
i obsługi zgłoszeń
Legenda:
- zgłoszenie
- informacja zwrotna
- dostęp do ClearQuest
- samodzielne zapoznanie się z informacjami w Bazie wiedzy
Powrót do spisu treści
13
III. Start/ Pierwsze kroki
STOSOWANE SKRÓTY I OZNACZENIA
PO – Program Operacyjny
NSRO - Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
KE – Komisja Europejska
IK NSRO – Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
IZ – Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym
IP – Instytucja Pośrednicząca
IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (Instytucja Wdrażająca)
RM – Rada Ministrów
KSI (SIMIK 07-13) – Krajowy System Informatyczny SIMIK dla perspektywy 2007-2013
AM- Administrator merytoryczny KSI (SIMIK 07-13)
AM IK NSRO – Administrator merytoryczny w Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia
AM IZ - Administrator merytoryczny w Instytucji Zarządzającej
AM I – Administrator merytoryczny w Instytucji (Pośredniczącej/ Pośredniczącej II stopnia)
<Nazwa pola> – pole bezwzględnie wymagane do wypełnienia
<Nazwa pola> - pole fakultatywne lub wypełniane automatycznie
1. Pierwsze logowanie do aplikacji
W celu pierwszego zalogowania się do aplikacji KSI (SIMIK 07-13) należy uruchomić przeglądarkę:
a) Internet Explorer 6+ (wersja 6.0 i powyżej)
b) Mozilla Firefox 2+ (wersja 2.0 i powyżej)
► Uwaga: Przed przystąpieniem do pracy w systemie należy sprawdzić ustawienia w przeglądarkach internetowych i wyłączyć możliwość blokowania
wyskakujących okienek. W tym celu:
14
a) w przypadku przeglądarki Internet Explorer 6+ należy w górnym pasku przycisków wybrać menu Narzędzia i wyłączyć opcję blokowania
wyskakujących okienek.
b) w przypadku przeglądarki Mozilla Firefox 2+ należy wybrać w menu narzędzia funkcję Opcje i w zakładce Treść wyłączyć opcję zablokuj wyskakujące
okienka.
► Uwaga: Aby aplikacja prawidłowo działała w IE 8 należy W menu „Narzędzia -> Ustawienia widoku zgodności” przeglądarki dodać witrynę simik.gov.pl do
witryn zgodności (przycisk „Dodaj”).
DALSZE KROKI POSTĘPOWANIA W OBSZARZE LOGOWANIA ZOSTAŁY OPISANE W INSTRUKCJI UŻYTKOWNIKA SYSTEMU
ZARZĄDZANIA TOŻSAMOŚCIĄ.
15
2. Wybór profilu użytkownika
Funkcjonalność związana z profilem jest wykorzystywana w sytuacji, gdy użytkownik ma możliwość edytowania danych w więcej niż jednym programie
operacyjnym. Wówczas przyporządkowywane mu są odpowiednie profile użytkownika (dwa lub więcej).
Wyboru profilu użytkownika dokonuje się poprzez podświetlenie kursorem menu Logowanie – Wybór profilu i naciśnięcie przycisku
obok właściwego profilu.
16
3. Menu
Widok systemu KSI (SIMIK 07-13) zawsze składa się z trzech bloków informacji
I Blok Menu systemu, który zawiera zakładki do następujących modułów:
Logowanie
Administracja
Projekty
− Wnioski o dofinansowanie,
− Duże projekty
− Umowy/decyzje o dofinansowanie
− Wnioski o płatność
− Kontrole
− Rejestr obciążeń na projekcie
− Kontrole krzyżowe
− Zaliczki
− Wskaźniki POKL
Programowanie
− Informacje o NSRO
− Informacje o PO
Prognozy i płatności
17
−
−
−
−
−
EWT
−
−
−
−
−
−
−
−
−
Prognozy wydatków – szacunki
Deklaracje IC
Deklaracje wydatków – własne instytucji
Deklaracje wydatków – przychodzące do instytucji
Korekty systemowe
Wnioski o dofinansowanie
Umowy o dofinansowanie
Raporty z postępu realizacji projektów
Deklaracje wydatków – własne instytucji
Deklaracje wydatków – przychodzące do instytucji
Kontrole
Zaliczki
Certyfikaty kontroli
Rejestr obciążeń na projekcie
Kontrole WPR/RYBY
− Wyszukaj umowę o dofinansowanie
− Wyszukaj wnioski o płatność
Wybór właściwej pozycji menu następuje poprzez podświetlenie za pomocą kursora, a następnie kliknięcie na odpowiedniej zakładce w górnej części okna
ekranu.
II Blok - Informacje o użytkowniku, gdzie zawarte są informacje takie jak:
login użytkownika, który jest zalogowany do bazy
Imienny profil użytkownika, szczególnie ważny w przypadku obsługi przez tego samego użytkownika kilku programów operacyjnych
skrót nazwy instytucji, w której pracuje użytkownik
III Blok – Nawigacja po systemie, składająca się z:
informacji w którym miejscu systemu znajduje się użytkownik w danej chwili
Przycisku ”Koniec pracy” - umożliwiającego wylogowanie z systemu
nr wersji systemu na której pracuje użytkownik
18
IV. Wnioski o dofinansowanie
Podmiot zamierzający zrealizować projekt współfinansowany z funduszy strukturalnych występuje do instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie funduszy
strukturalnych z formalnym wnioskiem, którego zawartość określa Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym. Wniosek taki podlega weryfikacji
formalnej oraz ocenie merytorycznej.
► Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie, które spełniają wymogi formalne, a więc przeszły
pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz – po pozytywnej weryfikacji formalnej wniosku.
Natomiast po zakończeniu procesu oceny w systemie aktualizowane są informacje o statusie wniosku.
Poniższy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 0713
19
1. Rejestracja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
W celu wyboru zakładki Wnioski o dofinansowanie należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o dofinansowanie
użytkownik przechodzi do rejestru wniosków o
dofinansowanie.
W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o
dofinansowanie należy wybrać ikonę
wniosek.
Dodaj
20
Zostaje wyświetlony formularz Nowy wniosek.
Należy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk
formularza.
BLOK STATUS WNIOSKU
► Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdrażania projektu.
Należy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być nadawany
zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w załączniku nr 2 do Wytycznych
Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie
elektronicznej.
21
Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałożona maska wprowadzania danych.
Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdrażania uzupełnia się automatycznie, następnie
użytkownik, korzystając z ikony
wybiera dwucyfrowy kod regionu. Użytkownik ma możliwość
wyboru wartości z listy pozycji zgodnej z 2 poziomem NTS słownika jednostek geograficznych
zawartego w KSI oraz pozycji ‘00 cały kraj’.
Następnie użytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny wniosku o dofinansowanie projektu
(NRK): od 001 do 999. W przypadku wyczerpania dostępnych numerów użytkownik ma możliwość
kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter alfabetu – wówczas konstrukcja NRK
będzie składała się z dużej litery oraz dwóch cyfr: od A01 do Z99.
Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku użytkownik określa z rozwijanej listy dwucyfrowy rok
złożenia wniosku z następującymi wartościami do wyboru:
07;08;09;10;11;12;13;14;15
Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13):
POIG.02.01.00-00-999/00
W polu <Data przyjęcia> należy wprowadzić datę złożenia pierwszej wersji wniosku
o dofinansowanie przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski, korzystając z
ikony kalendarza
, w kolejności rok – miesiąc – dzień.
► Uwaga: <Data przyjęcia> nie może być większa od aktualnej daty.
► Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania wymaganych
dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium wykonalności) lub
wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia> należy wprowadzić datę
złożenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja wykonawcza instytucji
przyjmującej wniosek nie przewiduje inaczej).
<Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego wniosku o
dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako domyślna ustawiona jest
wartość w trakcie oceny.
22
►Uwaga: Po zakończeniu procesu oceny wniosku o dofinansowanie użytkownik ma obowiązek
aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze właściwą pozycję
zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu.
Użytkownik ma możliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych
środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej,
- odrzucony – gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie
trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim
krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
Ponadto, w sytuacji kiedy wniosek o dofinansowanie przeszedł pozytywnie ocenę formalną, i został
zarejestrowany w systemie, a:
-
wnioskodawca podjął decyzję o rezygnacji z realizacji projektu,
podczas oceny merytorycznej został cofnięty do ponownej oceny formalnej, a po ponownej
ocenie formalnej został rozpatrzony negatywnie,
z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście
rezerwowej. Jednakże w ramach programu nie została przewidziana opcja lista rezerwowa,
w systemie wdrażania RPO oraz w ramach LSI przewidziany został status wniosku
„Wycofany” na skutek decyzji beneficjenta na etapie oceny wniosku,
należy zmienić status takiego wniosku w systemie na odrzucony.
►Uwaga: Pole ‘Status’ jest blokowane do edycji w chwili utworzenia Umowy/ decyzji o
dofinansowaniu dla danego wniosku o dofinansowaniu (umowę można utworzyć jedynie dla
wniosków o statusie ‘Zatwierdzony’).
BLOK INFORMACJE OGÓLNE O PROJEKCIE
23
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Program operacyjny> należy wybrać odpowiednią nazwę
programu operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień
użytkownika.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> należy wybrać odpowiednią nazwę osi
priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Działanie> należy wybrać odpowiednią nazwę działania
z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania.
W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania należy za pomocą ikony
znajdującej
się obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania z wyświetlonego słownika. Dostępne
wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
Należy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to 1000.
W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> należy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z
ikony kalendarza
. Korzystając z kalendarza należy wprowadzić datę w kolejności rok – miesiąc – dzień.
► Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę
ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy
instytucja zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, należy wprowadzić datę planowanego poniesienia
pierwszego wydatku kwalifikowanego w ramach projektu lub datę planowanego podpisania umowy o
dofinansowanie.
24
W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> należy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z
ikony kalendarza
. Korzystając z kalendarza należy wprowadzić datę w kolejności rok – miesiąc – dzień.
► Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu należy wziąć
pod uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji,
gdy IZ nie określiła wymagań w tym zakresie, należy wprowadzić datę planowanego poniesienia ostatniego
wydatku w ramach projektu lub datę złożenia wniosku o płatność końcową.
W polu <Wartość ogółem> – należy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki
kwalifikowalne i niekwalifikowalne.
W polu <Wydatki kwalifikowalne> – należy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych.
W polu <Wnioskowane dofinansowanie> – należy wprowadzić informację o wartości wsparcia, o które ubiega się
wnioskodawca.
Pole <% dofinansowania> – jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia, o które
ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowalnych.
Pole <Planowany cross-financing> – należy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego mechanizmu w danym
projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną wartością ustawioną w systemie jest NIE.
25
Pole <Duży projekt> – było wprowadzone na wczesnym etapie projektowania Systemu i umożliwiało
wprowadzenie informacji, czy projekt stanowi duży projekt w rozumieniu przepisów rozporządzenia
wspólnotowego 1083/2006.
► Uwaga: W sytuacji, gdy użytkownik stwierdzi, że wprowadzany do systemu projekt stanowi duży projekt w
rozumieniu przepisów rozporządzenia wspólnotowego nr 1083/2006 powinien zakończyć pracę w menu
wnioski o dofinansowanie i przejść do zakładki duże projekty w Menu głównym.
BLOK MIEJSCE REALIZACJI PROJEKTU
W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość TAK. W
sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest możliwe jednoznaczne
przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku województw wówczas
należy pozostawić zaznaczono pole.
W sytuacji, gdy jest możliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego
województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno zostać
odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym na
uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. Użytkownik powinien kliknąć na link
i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości.
► Uwaga: W przypadku projektów przewidujących udział w targach i misjach zagranicznych za miejsce
realizacji projektu należy przyjąć siedzibę beneficjenta realizującego projekt
26
W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału terytorialnego, tj.
<Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk
pozwala na rozwinięcie każdej z list.
Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony
Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony
.
W systemie można określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów lub gmin.
► Uwaga: Nie można powtarzać już raz wprowadzonej lokalizacji. Dany obszar nie może się powtarzać i nie może się w nim zawierać; wszystkie obszary
muszą być rozłączne. Wstępna walidacja odbywa się na etapie dodawania kolejnego rekordu. Tabela miejsca realizacji musi zawierać unikatowe wpisy.
W sytuacji nie spełnienia powyższych warunków system prezentuje następujący komunikat:
‘Dodawany obszar nie może powtarzać /zawierać/ obejmować obszaru już wcześniej wprowadzonego. Wszystkie obszary muszą być rozłączne.’
Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas należy określić przynajmniej w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące
powiatu i gminy są opcjonalne.
► Uwaga: Nie należy mylić bloku Miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku Klasyfikacja projektu, który nie ma nic wspólnego ze
stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych zaproponowanych w
przepisach prawa wspólnotowego.
27
BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU
W bloku Klasyfikacja projektu użytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą pogrupowanych według
kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy.
► Uwaga: Dla jednego projektu należy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach danej
grupy kodów.
Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej znajdują się
kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk
pozwala na rozwinięcie listy.
Należy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu. Przycisk
Należy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość. Przycisk
Należy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>. Przycisk
BLOK INFORMACJE O BENEFICJENCIE
► Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta należy sprawdzić czy nie został on już wcześniej wprowadzony do
systemu. Jeżeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów – istnieje możliwość dodania go do listy z poziomu tego bloku.
Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest możliwe po naciśnięciu ikony
, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>.
28
Wyszukiwanie danych odbywa się poprzez wpisanie początkowych cyfr NIP-u beneficjenta lub początkowych liter nazwy beneficjenta.
Użytkownik ma możliwość wpisania danych w sytuacji, gdy informacje o danym beneficjencie wpisywane są po raz pierwszy lub wyszukania danych o
beneficjencie w sytuacji, gdy dane o beneficjencie zostały do systemu już wprowadzone przy okazji innych projektów. Po wybraniu beneficjenta z listy
dostępnej w KSI (SIMIK 07-13) możliwa jest edycja pozostałych danych, które zostały wypełnione automatycznie w bloku informacja o beneficjencie.
Pole <Kraj> – należy wybrać z listy rozwijanej poprawny kod Kraju beneficjenta.
Domyślną wartością jest PL Polska
Pole <NIP beneficjenta> – stosowana jest maska wprowadzania danych - w polu <NIP beneficjenta>
można wprowadzić ciąg 10 cyfr. Przy wpisywaniu numeru NIP stosowanego w Polsce tj. 10 – cyfrowego
należy wprowadzić ciąg znaków bez żadnych znaków pośrednich (np. „-„)
W przypadku wybrania innego kraju niż Polska w polu Kraj system pozwala wprowadzić 25 znaków.
► Uwaga: Po wprowadzeniu całego numeru NIP (10 cyfr) lub fragmentu numeru NIP (kilka cyfr) i
opuszczeniu pola NIP pokazuje się lista beneficjentów wyfiltrowanych po tym NIP. Po wybraniu
określonego beneficjenta uzupełniają się automatycznie dane z nim związane.
Pole <Nazwa beneficjenta> – należy podać pełną nazwę beneficjenta.
Pole <Kod Pocztowy> – należy podać kod pocztowy beneficjenta. Maksymalnie można wprowadzić
6 znaków. Nie są stosowane żadne maski wyświetlania.
29
Pole <Miejscowość> – należy podać nazwę miejscowości.
Pole <Ulica> – należy podać nazwę ulicy.
Pole adresowe <Nr budynku> należy uzupełnić obowiązkowo natomiast pole <Nr lokalu> wypełniane
jest opcjonalnie.
Pola teleadresowe <Telefon> oraz <Faks> są wypełniane opcjonalnie.
Wypełnienie pola <Forma prawna beneficjenta> następuje poprzez wybranie odpowiedniej formy
prawnej z dostępnego słownika na rozwijalnej liście. Przycisk
Pole uzupełniane automatycznie wyświetlające pełną nazwę formy prawnej wybraną z listy wartości w
polu <Forma prawna beneficjenta>
WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie wniosku o dofinansowanie należy zachować wniosek w Systemie poprzez wybranie ikony
(znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza).
Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony
Aby powrócić do rejestru wniosków o dofinansowanie, należy wybrać ikonę
.
.
30
► Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg
reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Wśród najważniejszych należy wymienić:
data wprowadzona w polu <Data przyjęcia> nie może być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data rozp. real.> nie może być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015
roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data zakoń. real.> nie może być wcześniejsza od daty w polu <Plan. data rozp. real.> i późniejsza od daty
31 grudnia 2015 roku,
Wartość w polu <Wartość ogółem> musi być większa od zera,
Wartość w polu <Wydatki kwal.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wartość ogółem>,
Wartość w polu <Wnioskowane dofin.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wydatki kwal.> oraz większa bądź równa zeru,
Wartość procentowa w polu <% dofinansowania> (pole wypełniane automatycznie) musi być równa ilorazowi wartości w polach
<Wnioskowane dofin.> i <Wydatki kwal.>.
► Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest możliwe ich zapisanie,
a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie
zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
Sprawdzanie poprawności i kompletności danych jest również dokonywane w trakcie wprowadzania danych. Wówczas również pojawiają się komunikaty
oznaczone kolorem czerwonym.
31
Po poprawnym zapisaniu danych pojawia się komunikat informujący, że dane zostały zapisane poprawnie.
32
Wówczas należy wybrać ikonę
po czym użytkownik zostaje przeniesiony do listy wniosków o dofinansowanie. Aby ułatwić użytkownikowi
odnalezienie zapisanego wniosku o dofinansowanie – wniosek ten wyświetla się na pierwszym miejscu listy, u góry ekranu.
33
2. Edycja danych dotyczących wniosku o dofinansowanie
W celu edytowania danych w formularzu wniosku o dofinansowanie znajdującym się w
bazie danych (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub konieczności
uzupełnienia danych po zakończeniu procesu wyboru projektów do dofinansowania)
należy
w
menu
Wnioski
o
dofinansowanie
poprzez
zastosowanie
Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru.
Po otwarciu okna dialogowego można przystąpić do edytowania kolejnych rubryk
formularza Szczegóły wniosku. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za
pomocą ikony
.
► Uwaga: Najczęstszym powodem edycji danych dotyczących wniosku o dofinansowanie będzie zmiana statusu projektu – aktualizacja statusu wniosku
o dofinansowanie. Po zakończeniu procesu oceny i wyboru wniosków o dofinansowanie użytkownik ma obowiązek aktualizacji pola <Status wniosku>.
W tym celu należy wyszukać (korzystając z opcji Wyszukiwania/Filtrowania) w systemie zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych
i zmiany statusu. Użytkownik ma możliwość wybrania następujących wartości:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony
na liście rezerwowej,
- odrzucony – gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
►
Uwaga: W module Wnioski o dofinansowanie rejestrowane są informacje z wniosku poprawnie formalnego, złożonego przez Wnioskodawcę. Po
zakończeniu procesu oceny zmianie ulega jedynie status wniosku. Pozostałe informacje – nawet jeśli uległy zmianie w wyniku dalszych etapów oceny oraz
podczas podejmowania decyzji ostatecznej – nie zostają wprowadzone na poziomie wniosku o dofinansowanie. Zmiany te są rejestrowane na poziomie modułu
Umowy o dofinansowanie. Jeśli w trakcie wprowadzania do KSI danych z wniosku poprawnie formalnego złożonego przez Wnioskodawcę użytkownik
wprowadzający dane do KSI popełnił błąd edytorski - to należy taki błąd poprawić na poziomie Wniosku o Dofinansowanie.
34
►
Uwaga: W przypadku konieczności zmiany numeru wniosku o dofinansowanie (sygnatury) wcześniej wprowadzonego przez użytkownika do KSI
(SIMIK 07-13), System sprawdza czy zostały już wprowadzone inne dokumenty, w których numeracji został wykorzystany dany numer projektowy (wniosku o
dofinansowanie).
a. Jeśli nie występują takie dokumenty to użytkownik ma możliwość zmiany numeru wniosku o dofinansowanie.
b. Jeśli istnieją takie dokumenty wówczas System wyświetla okno dialogowe z komunikatem,
W oknie tym zostaje wyświetlona lista wszystkich dokumentów (numeru umowy/wniosku o płatność/informacji o kontroli) wraz z kodami dokumentów,
umieszczonymi przed numerem dokumentu, oraz przyciskiem „POTWIERDŹ”, umieszczonym po prawej stronie numeru dokumentu, który umożliwia
zmianę numeru danego dokumentu zgodnie z aktualnym/zmienianym właśnie przez użytkownika numerem projektowym (wniosku o dofinansowanie).
35
W prawym dolnym rogu okna znajdują się dwa przyciski służące do zatwierdzenia całego procesu zmiany sygnatury we wszystkich dokumentach oraz
możliwość anulowania całego procesu.
System nie pozwala na zmianę numeru projektowego jeśli nie została potwierdzona przez użytkownika zmiana numerów wszystkich dokumentów, które
wykorzystują dany numer projektowy.
Po zaakceptowaniu wprowadzonych zmian w oknie dialogowym system automatycznie zaktualizuje numery właściwych dokumentów, których zmianę
potwierdzano.
WAŻNE
Zmiany będzie mógł dokonać jedynie uprawniony do tego użytkownik (administrator merytoryczny w instytucji, której użytkownicy wprowadzili dane do
systemu). Sytuacja ta dotyczy tylko przypadku gdy zostały utworzone kolejne dokumenty na podstawie wniosku o dofinansowanie czyli umowa/decyzja o
dofinansowanie, wniosek o płatność, kontrola. W związku z tym przyciski ‘POTWIERDŹ’, ‘ZAPISZ’ są zablokowane dla zwykłych użytkowników.
W przypadku gdy nie zostały utworzone ww. dokumenty użytkownik ma możliwość zmiany sygnatury wniosku o dofinansowanie w trybie edycji danych
całego formularza wniosku o dofinansowanie.
36
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie
PODGLĄD WNIOSKU O DOFINANSOWANIE (z możliwością drukowania)
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie wniosku – należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną
pozycję rejestru w menu Wnioski o dofinansowanie i wybrać ikonę
.
Zostanie wyświetlona karta Szczegóły wniosku w trybie tylko ’do odczytu’, dane w tym widoku są zablokowane przed edycją.
Z trybu ‘tylko do odczytu’ istnieje możliwość przejścia do trybu wydruku karty. W tym celu należy nacisnąć ikonę
znajdującą się na formularzu
Szczegóły wniosku. Wówczas wyświetlana jest Karta informacyjna wniosku oraz okno Drukowanie. W celu wydrukowania karty należy nacisnąć OK, aby
wydruk anulować należy nacisnąć przycisk Anuluj.
Aby powrócić do formularza Szczegóły wniosku należy zamknąć okno lub zakładkę przeglądarki, w którym wyświetliła się Karta informacyjna wniosku
Aby z trybu tego powrócić do listy wniosków należy wybrać ikonę
.
► Uwaga: Ikona Drukarki dostępna jest zarówno z trybu ‘tylko do odczytu’ jak i z formularza do edycji karty.
USUWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
W celu usunięcia danego wniosku o dofinansowanie znajdującego się w bazie danych należy
wybrać ikonę
.
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych użytkownik jest
dodatkowo monitowany komunikatem z Systemu – dane są usuwane dopiero po zatwierdzeniu
przyciskiem TAK.
37
Po pojawieniu się zapytania należy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o
dofinansowanie naciskając przycisk
.
W przypadku rezygnacji należy wybrać przycisk
.
FILTROWANIE I WYSZUKOWANIE DANYCH
W celu wyszukania wniosku o dofinansowanie należy wybrać ikonę
znajdująca się na liście zarejestrowanych wniosków.
Pojawi się okno Parametry wyszukiwania, w którym zawarte będą pola, według których możliwe będzie wyszukanie wniosku. Istnieje
możliwość wyszukania wniosku po wszystkich polach znajdujących się na karcie wniosku oraz po polach audytowych: Kto, Kiedy utworzył,
Kto, Kiedy modyfikował.
Istnieje możliwość wyszukiwania danych, określając zakres parametru „od – do”,. Najpierw przy danym parametrze należy nacisnąć przycisk
. Z rozwijalnej listy kryteriów należy wskazać jeden spośród: =, >, >= , < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty.
Aby określić przedział wyszukiwanych danych należy wskazać jedno z kryterium: >, >= (tylko wówczas edytowalny jest check-box ‘Zakres’),
zaznaczyć check-box ‘Zakres’, wskazać drugie kryterium spośród jednego ze znaków: < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty będące
drugą granicą wyszukiwanego zakresu.
Po wypełnieniu parametrów wyszukiwania, należy przycisnąć
. Wówczas System wyświetli listę wniosków przefiltrowanych po
wskazanych przez użytkownika parametrach. Aby ponownie uruchomić wyszukiwanie należy ponownie nacisnąć ikonę
poprzednio wprowadzony filtr (wyświetlić pełną listę wniosków) należy nacisnąć ikonę
. Aby anulować
znajdującą się na liście umów, bądź też w oknie
38
Parametry wyszukiwania.
SORTOWANIE LISTY WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
W celu posortowania danych należy kliknąć na etykietę w nagłówku odpowiednich kolumn rejestru (np. Poziom wdrażania, Numer wniosku, Data
rejestracji, Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Kwota wniosku). Wnioski zostaną posortowane
rosnąco, bądź alfabetycznie według wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco.
ZARZĄDZAINE LISTĄ ZAREJESTROWANYCH WNIOSKÓW O DOFINANSOWANIE
Domyślna lista zarejestrowanych w systemie kart wniosków o dofinansowanie zawiera następujące kolumny:
o Poziom wdrażania
o Numer wniosku (sygnatura)
o Data przyjęcia
o Nazwa beneficjenta
o Tytuł projektu
o Plan. data rozp. real.
o Plan. data zakoń. real.
o Wartość ogółem
Użytkownik poprzez wybór ikony
ma możliwość rozszerzenia liczby kolumn o pola:
o Status wniosku
o Wydatki kwal.
o Wnioskowane dofin.
o % dofinansowania
o Duży projekt
o Planowany cross-financing
o Projekt realizowany na terenie całego kraju
o Województwo
39
o Powiat
o Gmina
o Temat priorytetu
o
Forma finansowania
o Obszar realizacji
o Dział gospodarki
o Kod kraju
o NIP beneficjenta
o Kod poczt.
o Miejscowość
o Ulica
o Nr bud.
o Nr lok.
o Telefon
o Faks
o Forma prawna beneficjenta
o Kto utworzył
o Kiedy utworzył
o Kto modyfikował
o Kiedy modyfikował
System zapamiętuje indywidualne ustawienia użytkownika co do zakresu kolumn, jakie wskazał.
40
V. Duże projekty
►Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie informacje z wniosków o dofinansowanie dużych projektów, które spełniają wymogi
formalne, a więc przeszły pozytywnie etap oceny formalnej. Dane z wniosku o dofinansowanie rejestrowane są zatem tylko raz – po pozytywnej weryfikacji
formalnej wniosku. Natomiast po podjęciu decyzji w sprawie dofinansowania projektu przez KE w systemie aktualizowane są informacje dotyczące statusu
wniosku oraz daty podjęcia decyzji.
Przykładowo, jeśli złożono wniosek o dofinansowanie dla dużego projektu to jego rejestracja w systemie powinna nastąpić po uzyskaniu pozytywnego wyniku
oceny formalnej wykonanej przez instytucję, do której został on złożony.
Poniższy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o dofinansowanie dużego projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do
KSI (SIMIK 07-13).
41
1. Rejestracja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie dużych projektów
W celu wyboru zakładki Duże projekty należy rozwinąć pozycję menu
Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o dofinansowanie użytkownik przechodzi do
rejestru wniosków o dofinansowanie dużych projektów.
W celu wprowadzenia danych o nowym wniosku o dofinansowanie dużego
projektu należy wybrać ikonę
Dodaj wniosek.
42
Zostaje wyświetlony formularz Nowy duży projekt. Należy przystąpić do
wypełniania kolejnych rubryk formularza.
43
BLOK DODATKOWE INFORMACJE
W polu <Numer CCI> należy wpisać numer CCI nadany projektowi przez KE.
W polu <Data przekazania do KE> należy wprowadzić datę przekazania pozytywnie ocenionego
na poziomie krajowym wniosku do KE, korzystając z ikony kalendarza
dzień.
, w kolejności rok – miesiąc –
W polu <Data decyzji KE> należy wprowadzić datę otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej dużego
projektu, korzystając z ikony kalendarza
BLOK STATUS WNIOSKU
► Uwaga: Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru wniosku (sygnatury) proszę określić najpierw poziom wdrażania projektu.
Należy uzupełnić pole <Numer wniosku (sygnatura)>. Numer wniosku powinien być nadawany
zgodnie z zasadami jednolitej numeracji dokumentów opisanymi w załączniku nr 2 do Wytycznych
Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie
elektronicznej.
44
Na pole <Numer wniosku (sygnatura)> została nałożona maska wprowadzania danych.
Pierwsza część numeru Identyfikator poziomu wdrażania uzupełnia się automatycznie, następnie
użytkownik, korzystając z ikony
wybiera dwucyfrowy kod regionu. Użytkownik ma możliwość
wyboru wartości z 17 elementowej listy rozwijalnej.
Następnie użytkownik wprowadza trzyznakowy numer kolejny wniosku o dofinansowanie projektu
(NRK): od 001 do 999. W przypadku wyczerpania dostępnych numerów użytkownik ma możliwość
kontynuowania numeracji z wykorzystaniem kolejnych liter alfabetu – wówczas konstrukcja NRK
będzie składała się z dużej litery oraz dwóch cyfr: od A01 do Z99.
Po wprowadzeniu numeru kolejnego wniosku użytkownik określa z rozwijanej listy dwucyfrowy rok
złożenia wniosku z następującymi wartościami do wyboru:
07;08;09;10;11;12;13;14;15
Przykład poprawnej sygnatury wniosku o dofinansowanie w KSI (SIMIK 07-13):
POIG.02.01.00-00-999/00
W polu <Data przyjęcia> należy wprowadzić datę złożenia pierwszej wersji wniosku o dofinansowanie
przez beneficjenta we właściwej instytucji przyjmującej wnioski, korzystając z ikony kalendarza
,w
kolejności rok – miesiąc – dzień.
► Uwaga: Jeśli procedura naboru w danej instytucji przewiduje kilka etapów składania wymaganych
dokumentów (np. oddzielnie wniosek o dofinansowanie i oddzielnie studium wykonalności) lub
wprowadzono etap tzw. preselekcji, wówczas w polu <Data przyjęcia> należy wprowadzić datę
złożenia kompletnego wniosku o dofinansowanie (o ile Instrukcja wykonawcza instytucji przyjmującej
wniosek nie przewiduje inaczej).
<Status wniosku> to pole identyfikujące aktualny stan zaawansowania oceny danego wniosku o
dofinansowanie. Przy rejestracji nowego wniosku o dofinansowanie jako domyślna ustawiona jest
wartość w trakcie oceny.
45
► Uwaga: Po otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej dużego projektu użytkownik ma obowiązek
aktualizacji pola <Status wniosku>. W tym celu musi wyszukać w rejestrze właściwą pozycję
zawierającą zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych i zmiany statusu.
Użytkownik ma możliwość wybrania następujących wartości pola <Status wniosku>:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych
środków nie uzyskał dofinansowania i został umieszczony na liście rezerwowej,
- odrzucony – gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie
trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem
pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Program operacyjny> należy wybrać odpowiednią nazwę programu
operacyjnego z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
znajdującej się obok pola <Oś priorytetowa> należy wybrać odpowiednią nazwę osi
Za pomocą ikony
priorytetowej z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
Za pomocą ikony
znajdującej się obok pola <Działanie> należy wybrać odpowiednią nazwę działania
z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
Pole <Poddziałanie> ma charakter fakultatywny, a więc nie ma obowiązku jego wypełniania.
W przypadku, gdy w ramach wybranego działania występują poddziałania należy za pomocą ikony
znajdującej się
obok pola <Poddziałanie> wybrać odpowiednią nazwę poddziałania z wyświetlonego słownika. Dostępne wartości są
zależne od poziomu uprawnień użytkownika.
46
Należy wypełnić pole <Tytuł projektu>. Maksymalna ilość znaków to 1000.
W polu <Planowana data rozpoczęcia realizacji projektu> należy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony
kalendarza
► Uwaga: Wprowadzając dane dotyczące planowanej daty rozpoczęcia realizacji projektu należy wziąć pod uwagę
ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy instytucja
zarządzająca nie określiła wymagań w tym zakresie, należy wprowadzić datę planowanego poniesienia pierwszego
wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu lub datę planowanego podpisania umowy o dofinansowanie.
W polu <Planowana data zakończenia realizacji projektu> należy wprowadzić datę z wniosku, korzystając z ikony
kalendarza
► Uwaga: Przy wprowadzaniu danych dotyczących planowanej daty zakończenia realizacji projektu należy wziąć pod
uwagę ustalenia i wytyczne wydane przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym. W sytuacji, gdy IZ
nie określiła wymagań w tym zakresie, należy wprowadzić datę planowanego poniesienia ostatniego wydatku w ramach
projektu lub datę złożenia wniosku o płatność końcową.
W polu <Wartość ogółem> – należy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki
kwalifikowane i niekwalifikowane.
W polu <Wydatki kwalifikowalne> – należy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych.
W polu <Wnioskowane dofinansowanie> – należy wprowadzić informację o wartości wsparcia, o które ubiega się
wnioskodawca.
<% dofinansowania> – pole to jest wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia, o które
ubiega się wnioskodawca, do wartości wydatków kwalifikowanych.
47
Pole <Planowany cross-financing> – należy zaznaczyć w przypadku zastosowania tego mechanizmu w danym
projekcie. Wartości dopuszczalne w polu to TAK i NIE. Domyślną wartością ustawioną w systemie jest NIE.
Użytkownik ma możliwość wybrania z rozwijanej listy następujących wartości pola <Typ projektu>:
- inwestycje w infrastrukturę (załącznik XXI rozporządzenia 1828/2006)
- inwestycje produkcyjne (załącznik XXII rozporządzenia 1828/2006)
W polu <Projekt realizowany na terenie całego kraju> domyślnie ustawiona jest wartość TAK. W
sytuacji gdy projekt jest realizowany na terenie całego kraju lub nie jest możliwe jednoznaczne
przypisanie miejsca realizacji projektu do konkretnego województwa lub kilku województw wówczas
należy pozostawić zaznaczono pole.
W sytuacji, gdy jest możliwe określenie miejsca realizacji projektu i wskazanie konkretnego
województwa/powiatu/gminy lub kilku województw/powiatów/gmin wówczas pole powinno zostać
odznaczone. Po odznaczeniu tego pola pojawi się nowe okno wraz linkiem pozwalającym na
uszczegółowienie danych dotyczących miejsca realizacji projektu. Użytkownik powinien kliknąć na link
i rozpocząć proces wybierania dostępnych wartości.
48
W polach wyboru znajdują się wartości słownikowe odnoszące się do jednostek podziału terytorialnego, tj.
<Województwo>, <Powiat> i <Gmina>. Przycisk
pozwala na rozwinięcie każdej z list.
Zapisanie wybranych wartości następuje poprzez wybranie ikony
Dodanie kolejnego województwa, powiatu czy gminy odbywa się poprzez kliknięcie ikony
.
W systemie można określić miejsce realizacji projektu wybierając kilka województw, powiatów lub gmin.
► Uwaga:
I.
Nie można powtarzać już raz wprowadzonej lokalizacji. Jeśli projekt nie jest realizowany na terenie całego kraju, wówczas należy określić przynajmniej
w jakim województwie jest realizowany. Dane dotyczące powiatu i gminy są opcjonalne.
II.
Nie należy mylić bloku Miejsce realizacji projektu z polem <obszar realizacji> w bloku Klasyfikacja projektu, który nie ma nic wspólnego ze
stosowaną w Polsce klasyfikacją w zakresie podziału terytorialnego. Obszar realizacji jest jedną z grup kodów klasyfikacyjnych zaproponowanych w
przepisach prawa wspólnotowego.
49
BLOK KLASYFIKACJA PROJEKTU
W bloku Klasyfikacja projektu użytkownik dokonuje opisu projektu za pomocą pogrupowanych według
kryteriów kodów klasyfikacyjnych kategorii interwencji funduszy.
► Uwaga: Dla jednego projektu należy wprowadzić tylko jeden kod klasyfikacyjny w ramach danej
grupy kodów.
Jako pierwszy wybierany jest <Temat priorytetu>. Na rozwijalnej liście słownikowej znajdują się
kody i nazwy tematów priorytetu. Przycisk
Należy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiednią <Formę finansowania> projektu. Przycisk
Należy wybrać z rozwijanej listy odpowiedni dla projektu <Obszar realizacji> wartość. Przycisk
Należy wybrać z rozwijanej listy wyboru odpowiedni dla projektu <Dział gospodarki>. Przycisk
► Uwaga: Przed przystąpieniem do wprowadzania danych na temat Beneficjenta należy sprawdzić czy nie został on już wcześniej wprowadzony do
systemu. Jeżeli Beneficjent o danym NIP nie występuje na liście beneficjentów – istnieje możliwość dodania go do listy z poziomu tego bloku.
Dokonanie wyboru beneficjenta z listy jest możliwe po naciśnięciu ikony
, znajdującej się obok pola <NIP beneficjenta>.
50
Wyszukiwanie danych odbywa się poprzez wpisanie początkowych cyfr NIP-u beneficjenta lub początkowych liter nazwy beneficjenta.
Użytkownik ma możliwość wpisania danych w sytuacji, gdy informacje o danym beneficjencie wpisywane są po raz pierwszy lub wyszukania
danych o beneficjencie w sytuacji, gdy dane o beneficjencie zostały do systemu już wprowadzone przy okazji innych projektów. Po wybraniu
beneficjenta z listy dostępnej w KSI (SIMIK 07-13) możliwa jest edycja pozostałych danych, które zostały wypełnione automatycznie w bloku
informacja o beneficjencie.
Pole <Kraj> – należy wybrać z listy rozwijanej poprawny kod Kraju beneficjenta.
Domyślną wartością jest PL Polska
Pole <NIP beneficjenta> – stosowana jest maska wprowadzania danych - w polu <NIP beneficjenta>
można wprowadzić ciąg 10 cyfr. Przy wpisywaniu numeru NIP stosowanego w Polsce tj. 10 – cyfrowego
należy wprowadzić ciąg znaków bez żadnych znaków pośrednich (np. „-„)
W przypadku wybrania innego kraju niż Polska w polu Kraj system pozwala wprowadzić 25 znaków.
► Uwaga: Po wprowadzeniu całego numeru NIP (10 cyfr) lub fragmentu numeru NIP (kilka cyfr) i
opuszczeniu pola NIP pokazuje się lista beneficjentów wyfiltrowanych po tym NIP. Po wybraniu
określonego beneficjenta uzupełniają się automatycznie dane z nim związane.
Pole <Nazwa beneficjenta> – należy podać pełną nazwę beneficjenta.
Pole <Kod Pocztowy> – należy podać kod pocztowy beneficjenta. Maksymalnie można
wprowadzić 6 znaków. Nie są stosowane żadne maski wyświetlania.
51
Pole <Miejscowość> – należy podać nazwę miejscowości.
Pole <Ulica> – należy podać nazwę ulicy.
Dalsze pola adresowe <Nr budynku> oraz <Nr lokalu> są wypełniane opcjonalnie.
Pola teleadresowe <Telefon> oraz <Faks> są wypełniane opcjonalnie.
Wypełnienie pola <Forma prawna beneficjenta> następuje poprzez wybranie odpowiedniej formy
prawnej z dostępnego słownika na rozwijalnej liście. Przycisk
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie wniosku o dofinansowanie dużego projektu należy zachować wniosek w Systemie poprzez wybranie ikony
dużych projektów, należy wybrać ikonę
. Aby powrócić do rejestru wniosków o dofinansowanie
.
52
reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). Wśród najważniejszych należy wymienić:
data wprowadzona w polu <Data przyjęcia> nie może być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015 roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data rozp. real.> nie może być wcześniejsza od daty 1 stycznia 2007 i późniejsza od daty 31 grudnia 2015
roku,
data wprowadzona w polu <Plan. data zakoń. real.> nie może być wcześniejsza od daty w polu <Plan. data rozp. real.> i późniejsza od daty
31 grudnia 2015 roku,
Wartość w polu <Wartość ogółem> musi być większa od zera,
Wartość w polu <Wydatki kwal.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wartość ogółem>,
Wartość w polu <Wnioskowane dofin.> musi być mniejsza bądź równa wartości w polu <Wydatki kwal.> oraz większa bądź równa zeru,
Wartość procentowa w polu <% dofinansowania> (pole wypełniane automatycznie) musi być równa ilorazowi wartości w polach
<Wnioskowane dofin.> i <Wydatki kwal.>.
► Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest możliwe ich zapisanie,
a system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie
zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd:
53
Sprawdzanie poprawności i kompletności danych jest również dokonywane w trakcie wprowadzania danych. Wówczas również pojawiają się komunikaty
oznaczone kolorem czerwonym.
Po poprawnym zapisaniu danych pojawia się komunikat informujący, że dane zostały zapisane poprawnie.
Wówczas należy wybrać ikonę
po czym użytkownik zostaje przeniesiony do rejestru Duże projekty. Aby ułatwić użytkownikowi odnalezienie
54
zapisanego wniosku o dofinansowanie – wniosek ten wyświetla się na pierwszym miejscu listy, u góry ekranu.
2. Edycja danych dotyczących wniosków o dofinansowanie dużych projektów
W celu edytowania danych w formularzu wniosku o dofinansowanie dużego projektu znajdującym się w bazie danych (np. w przypadku błędnego
wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych po podjęciu decyzji przez KE) należy w menu Duże projekty poprzez zastosowanie
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po
Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych
otwarciu okna dialogowego Szczegóły dużego projektu należy zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą
ikony
.
Po otwarciu okna dialogowego można przystąpić do edytowania kolejnych rubryk formularza.
► Uwaga: Najczęstszym powodem edycji danych dotyczących dużego projektu będzie rejestracja danych po otrzymania oficjalnej decyzji KE dotyczącej
dużego projektu. Użytkownik ma obowiązek dokonania zmiany statusu projektu – aktualizacja wartości pola <status wniosku> oraz uzupełnienia
danych w polu <data decyzji KE>. W tym celu musi odnaleźć w systemie zapisane dane o projekcie, a następnie dokonać edycji danych. W polu
<status wniosku> użytkownik ma możliwość zaznaczenia następujących wartości:
- lista rezerwowa – gdy projekt został oceniony pozytywnie, ale np. z powodu ograniczonych środków nie uzyskał dofinansowania i został
umieszczony na liście rezerwowej,
- odrzucony – wówczas gdy projekt nie został oceniony pozytywnie lub został oceniony pozytywnie i nie trafił na listę rezerwową,
- zatwierdzony – wówczas gdy projekt przeszedł wszystkie wymagane etapy i ostatnim krokiem pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie.
55
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o dofinansowanie dużych projektów
PODGLĄD WNIOSKU O DOFINANSOWANIE DUŻEGO PROJEKTU (z możliwością drukowania)
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie dużych projektów – należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania)
daną pozycję rejestru w menu Duże projekty i wybrać ikonę
.
Zostanie wyświetlona karta informacyjna dużego projektu w trybie ‘tylko do odczytu’, edycja danych w tym trybie jest zablokowana. Po wejściu w tryb
tylko do odczytu użytkownik ma możliwość przejścia do podglądu wydruku karty. Po naciśnięciu ikony
na formularzu Karta informacyjna dużego
projektu wyświetlane jest automatycznie okno Drukowanie.(Ikona Drukarki dostępna jest zarówno z formularza do edycji karty, jak również z podglądu
‘tylko do odczytu’) Należy nacisnąć OK w wyświetlonym automatycznie oknie Drukowanie. Aby anulować wydruk karty należy wybrać anuluj w oknie
Drukowanie.
Aby powrócić do formularza Karta informacyjna dużego projektu należy zamknąć okno, w którym wyświetliła się Karta informacyjna dużego projektu.
Aby powrócić do listy wniosków należy wybrać ikonę
.
USUWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE
W celu usunięcia danego wniosku o dofinansowanie dużego projektu znajdującego się w bazie
danych należy wybrać ikonę
.
56
Następnie po pojawieniu się zapytania należy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o
.
dofinansowanie dużego projektu naciskając przycisk
.
FILTROWANIE LISTY DUŻYCH PROJEKTÓW
W celu wyszukania wniosków o dofinansowanie dużych projektów należy wybrać ikonę
znajdująca się na liście zarejestrowanych dużych projektów.
Pojawi się okno Parametry wyszukiwania, w którym zawarte będą pola, według których możliwe będzie wyszukanie dużego projektu.
. Z
rozwijalnej listy kryteriów należy wskazać jeden spośród: =, >, >= , < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty.
Aby określić przedział wyszukiwanych danych należy wskazać jedno z kryterium: >, >= (tylko wówczas edytowalny jest check box ‘Zakres’), zaznaczyć
check box ‘Zakres’, wskazać drugie kryterium spośród jednego ze znaków: < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty będące drugą granicą
wyszukiwanego zakresu.
. Wówczas System wyświetli listę pozycji przefiltrowanych po wskazanych przez
użytkownika parametrach. Aby ponownie uruchomić wyszukiwanie należy ponownie nacisnąć ikonę
(wyświetlić pełną listę dużych projektów) należy nacisnąć ikonę
. Aby anulować poprzednio wprowadzony filtr
znajdującą się na liście dużych projektów, bądź też w oknie Parametry wyszukiwania.
SORTOWANIE LISTY DUŻYCH PROJEKTÓW
W celu posortowania danych należy kliknąć na napis w nagłówku odpowiednich kolumn rejestru (np. Poziom wdrażania, Numer wniosku, Data rejestracji,
Beneficjent, Tytuł projektu, data rozpoczęcia realizacji, Data zakończenia realizacji, Kwota wniosku). Wnioski zostaną posortowane rosnąco według
wartości w wybranej kolumnie. Powtórne kliknięcie spowoduje uszeregowanie danych malejąco.
57
VI. Umowy/ decyzje o dofinansowaniu
►Uwaga: W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są wyłącznie dane o podpisanych umowach/ decyzjach o dofinansowaniu (oraz analogicznie dane
o zatwierdzonych zmianach nie wymagających aneksu, podpisanych aneksach do umowy/zmianach do decyzji).
Poniższy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu podpisywania umów/decyzji o dofinansowaniu (oraz aneksów/zmian) z uwzględnieniem
etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13)
Weryfikacja
formalna wniosku
Rejestracja
wniosku w KSI
Weryfikacja
merytoryczna
wniosku
Aktualizacja
wniosku w KSI
Rejestracja
umowy / decyzji /
aneksu / zmiany
decyzji w KSI
Decyzja o przyznaniu
dofinansowania
Podpisanie
umowy/ decyzji /
aneksu / zmiany
decyzji
KONIEC
58
1. Rejestracja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowaniu
W celu wyboru zakładki Umowy/ decyzje o dofinansowaniu należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wyborze zakładki Umowy/ decyzje o dofinansowaniu zostaje
wyświetlony rejestr umów/decyzji.
W celu wprowadzenia danych o nowej umowie. decyzji o
dofinansowaniu należy przejść do zakładki wybrać ikonę
Dodaj
umowę.
Istnieją dwie możliwości wprowadzenia danych dotyczących umowy/
decyzji:
na podstawie wniosku o dofinansowanie (podrozdział 1.1)
bez wniosku o dofinansowanie (podrozdział 1.2)
59
1.1. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji na podstawie wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
W tym celu należy wybrać ikonę
. Pojawi się okno Wskaż wniosek, w którym będzie możliwe wyszukanie i wybór wniosku o dofinansowanie, dla
którego ma zostać zarejestrowana umowa/ decyzja.
► Uwaga: W oknie tym zostaną wyświetlone wyłącznie wnioski o dofinansowanie o statusie zatwierdzony.
Wniosek można wyszukać według: numeru wniosku
(sygnatury), daty przyjęcia, tytułu projektu, nazwy beneficjenta.
Po wypełnieniu kryterium wyszukiwania należy wybrać ikonę
.
Po odnalezieniu właściwego wniosku o dofinansowanie, dla
którego jest wprowadzana umowa/ decyzja należy zatwierdzić
wybór przy pomocy ikony
ekranu.
znajdującej się w lewej części
60
Pojawi się formularz Nowa umowa, w którym część pól zostaje
automatycznie wypełniona danymi pobranymi z wniosku
o dofinansowanie.
Można przystąpić do uzupełniania pustych pól oraz ewentualnej
edycji i zmiany danych przeniesionych z wniosku o
dofinansowanie.
61
1.2. Wprowadzenie danych o umowie/decyzji bez wprowadzonego wcześniej wniosku o dofinansowanie
Po wybraniu pozycji menu Umowy o dofinansowanie zostaje wyświetlona lista zarejestrowanych
umów/decyzji. W celu wprowadzenia danych o nowej umowie o dofinansowanie należy wybrać ikonę
. Pojawi się okno Wskaż wniosek. Należy wybrać przycisk
, znajdujący się w dolnym
lewym rogu okna. Następnie pojawi się formularz Nowa umowa, który należy wypełnić zgodnie z
instrukcją
zawartą
w podrozdziale 1.3. W celu rezygnacji należy wybrać przycisk
.
62
1.3. Opis formularza umowy/decyzji o dofinansowanie
BLOK INFORMACJE O UMOWIE/DECYZJI
Pole <Numer wniosku (Sygnatura)> jest polem wymagalnym, jeśli umowa/decyzja tworzona jest na podstawie wniosku aplikacyjnego.
Nie jest wymagalne dla umowy/decyzji bez wniosku. Wartość przepisywana jest z formularza wniosku aplikacyjnego z pola ‘Numer wniosku (Sygnatura)’.
Pole nie jest edytowalne dla wszystkich użytkowników, poza Administratorem danych.
Uwaga: Jeżeli umowę utworzono bez wniosku o dofinansowanie wskutek błędu Użytkownika, Administrator Danych – po zgłoszeniu w Clear Quest przez
Administratora Merytorycznego w instytucji – ma możliwość uzupełnienia pustego pola ‘Numer wniosku (Sygnatura’) numerem wniosku aplikacyjnego
odpowiadającego numerowi umowy (jeśli wniosek o dofinansowanie jest zarejestrowany w systemie, ma status ‘Zatwierdzony’ i jego numer odpowiada
numerowi umowy), bez aktualizacji innych wartości z wniosku na karcie umowy.
Pole <Numer umowy/decyzji> - Numer umowy/decyzji powinien być nadawany zgodnie z założeniami opisanymi w załączniku nr 2 do Wytycznych Ministra
Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej.
63
► Uwaga:
I.
W przypadku umów o dofinansowanie wprowadzanych na podstawie wniosku o dofinansowanie numer umowy generuje się automatycznie. Jest on taki
sam jak numer wniosku o dofinansowanie (pole ‘Numer wniosku (sygnatura)’ rozszerzony na końcu poprzez znak myślnika „-„ oraz dwa zera „00”, np.
POIG.01.02.00-00-999/07-00
W przypadku wprowadzania aneksu/zmiany do wprowadzonej wcześniej umowy/decyzji o dofinansowanie, pole <Numer umowy/decyzji> wypełniane jest
automatycznie numerem identyfikatora projektu (pole ‘Numer wniosku (sygnatura)’) dodatkowo na końcu Użytkownik wybiera wartości z listy rozwijalnej:
01
02
…
99
64
II.
System po wyborze przycisku utwórz aneks wymaga wypełnienie wersji aneksu/zmiany. System nie pozwala na nadanie tego samego numeru
aneksu/zmiany dla dwóch różnych dokumentów. Po wprowadzeniu do systemu 2 aneksów/zmian przy wyborze opcji utworzenia nowego aneksu/zmiany
dla danego projektu system widzi dotychczas wprowadzone wersje aneksów/zmian i rozpoczyna numerację od kolejnej wersji aneksu/zmiany w takim
przypadku lista wartości rozpoczyna się od pozycji „03”.
W przypadku, gdy któraś z wersji aneksu/zmiany zostanie usunięta z systemu przy tworzeniu nowego aneksu/zmiany – w systemie dostępne będą wszystkie
niewykorzystane numery aneksów/zmian (lista będzie się rozpoczynać od właściwej wartości).
W przypadku tworzenia umowy bez wniosku o dofinansowanie – numer umowy powinien zostać utworzony zgodnie z maską zastosowaną w ramach wniosków
o dofinansowanie opisaną powyżej.
III.
Jeśli użytkownik będzie próbował wprowadzić numer umowy bez wniosku przed określeniem poziomu wdrażania dla danego projektu – system wyświetli
komunikat o następującej treści “Przed rozpoczęciem wprowadzania numeru umowy o dofinansowanie proszę określić najpierw poziom wdrażania
projektu”.
IV.
Po zapisaniu dokumentu następuje blokada pola Numer umowy/decyzji. Ewentualnej zmiany numeru w przypadku błędu będzie mógł dokonać
Administrator danych po zgłoszeniu takiej operacji w Clear Quest przez Administratora Merytorycznego w instytucji.
V.
Podczas zapisu aneksu następuje walidacja. System sprawdza czy w ramach dotychczas zapisanych w bazie aneksów do umowy/ decyzji występuje
ciągłość numeracji, tj. różnica w numeracji aneksów pomiędzy umową a aneksem o najniższym numerze, a aneksem o najwyższym numerze
zarejestrowanym w systemie nie wynosi więcej niż 1.
Jeśli różnica ta wynosi więcej niż 1, System wyświetla komunikat nie blokujący zapisu, informujący o brakach w numeracji aneksów:
Jeśli dane zostały uzupełnione prawidłowo należy nacisnąć przycisk ‘Zapisz’. Jeśli natomiast dane nie powinny zostać zapisane w takiej postaci należy nacisnąć
ikonę ‘Anuluj’, a następnie je poprawić/ uzupełnić i zapisać ponownie.
65
Pole <Nazwa instytucji zawierającej umowę o dofinansowanie/wydającą decyzję> – pole uzupełniane automatycznie przez system nazwą instytucji, do
której przypisany jest użytkownik wprowadzający dane.
Pole <Data podpisania> – należy uzupełnić datę podpisania umowy za pomocą ikony kalendarza
, lub wprowadzenie daty w pole
edycyjne.
► Uwaga: <Data podpisania> nie może być większa od aktualnej daty.
Pole <Data rozwiązania/anulowania> – pole należy wypełnić, jeśli umowa została rozwiązana lub podjęto decyzję o anulowaniu
umowy/odstąpiono od realizacji projektu. Należy uzupełnić datę rozwiązania/anulowania umowy za pomocą ikony kalendarza
, lub wprowadzenie daty w
pole edycyjne w ramach aktualnej wersji umowy/decyzji. System automatycznie uzupełnia wszystkie wcześniejsze wersje umowy/decyzji, jeśli zostały
wprowadzone do systemu, wartością wprowadzoną dla aktualnej wersji umowy/decyzji w obszarze pola <Data rozwiązania/anulowania>.
► Uwaga: <Data rozwiązania/anulowania> nie może być większa od aktualnej daty.
Pole <Wartość ogółem> - należy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne.
Wydatki kwalifikowalne
Pole <Wydatki kwalifikowalne> – należy wprowadzić informację o wartości wydatków kwalifikowalnych objętych umową.
Dofinansowanie
Pole <Dofinansowanie> – należy wprowadzić informację o wartości wsparcia przyznanego beneficjentowi zgodnie z umową.
66
w tym UE
Pole <w tym dofinansowanie UE> – należy podać wysokość środków dofinansowania z UE w ogólnej wartości dofinansowania projektu.
► Uwaga: W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to pole nie jest uzupełniane lub należy wpisać wartość „0”
Pole <Wkład własny> – różnica między wartością wydatków kwalifikowanych, a wartością wnioskowanego dofinansowania.
Pole <% dofinansowania> – pole wyliczane automatycznie jako procentowa relacja wartości wsparcia do wartości wydatków kwalifikowalnych.
67
Pola <Program operacyjny>, <Oś priorytetowa> <Działanie>, <Poddziałanie>, <Tytuł projektu> – są wypełnianie zgodnie z regułami określonymi dla
wniosków o dofinansowanie (opisanymi w rozdziale IV).
Pole <Data rozpoczęcia realizacji> – data rozpoczęcia realizacji projektu wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie.
Pole <Data zakończenia realizacji> – data zakończenia realizacji projektu wynikająca z umowy/decyzji o dofinansowanie.
68
Pole <Pomoc publiczna> - domyślna wartość: ”bez pomocy publicznej”. Użytkownik wybiera wartość pola z listy rozwijalnej, składającej się z trzech
elementów:
bez pomocy publicznej
pomoc publiczna
pomoc de minimis
► Uwaga: Jeśli w ramach projektu występują dwa rodzaje pomocy jednocześnie – należy wybrać tylko jedną pozycję, której udział w wartości wydatków
związanych z tą pomocą w ramach projektu jest większy.
Pole <Wartość ogółem> – należy wprowadzić informację o całkowitej wartości projektu obejmującej wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne.
Pole <Wkład krajowy publiczny> – należy wpisać kwotę środków publicznych przeznaczonych na finansowanie realizacji projektu
► Uwaga: Wartość pola <Wkład krajowy publiczny> powinna stanowić sumę pól: <Środki wspólnotowe – Kwota wydatków ogółem> oraz <Krajowe
środki publiczne, w tym – Kwota wydatków ogółem> z bloku Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki. Jeśli nie jest spełniona powyższa walidacja
System blokuje zapis danych całej umowy/ decyzji o dofinansowanie wyświetlając odpowiedni komunikat:
Suma wartości z pól:
–
"Środki wspólnotowe" (kolumna Kwota wydatków ogółem, blok Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki)
–
"Krajowe środki publiczne w tym" (kolumna Kwota wydatków ogółem, blok Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki)
wynosi (999,00) i jest różna od wartości w polu "Wkład publiczny" (blok Informacje ogólne o projekcie), która wynosi (1000,00)1.
Aby zapisać dane całej umowy należy w pierwszej kolejności poprawić dane.
1
Wartości liczbowe wskazane w komunikacie są przykładowe.
69
Pole <Wkład prywatny> – należy wpisać kwotę środków prywatnych przeznaczonych na finansowanie realizacji projektu.
► Uwaga: W ramach umowy o dofinansowanie konieczne jest przedstawienie danych finansowych w oparciu o dwa montaże finansowe:
w rozbiciu na dofinansowanie i wkład własny
w rozbiciu na wkład publiczny i wkład prywatny
► Uwaga: Wartość pola <Wkład prywatny> powinna być zgodna z wartością: <Prywatne – Kwota wydatków ogółem> z bloku Źródła, z których zostaną
sfinansowane wydatki. Jeśli nie jest spełniona powyższa walidacja System blokuje zapis danych całej umowy/ decyzji o dofinansowanie wyświetlając
odpowiedni komunikat:
Wartość w polu "Prywatne" (kolumna Kwota wydatków ogółem, blok Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki) wynosi (1 000 001,00) i jest różna od
wartości w polu "Wkład prywatny" (blok Informacje ogólne o projekcie), która wynosi (1 000 000,00)2.
Aby zapisać dane całej umowy należy w pierwszej kolejności poprawić dane.
Pole <% udziału wydatków podlegających cross-financingowi> – należy wpisać udział procentowy kwoty przeznaczonej na cross-financing w wydatkach
kwalifikowalnych.
Pole <Duży projekt> – w przypadku, gdy wprowadzana jest umowa dla „Dużego projektu” w rozumieniu przepisów unijnych należy zaznaczyć check-box.
Blok wypełniany zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie (opisanymi w rozdziale IV).
2
Wartości liczbowe wskazane w komunikacie są przykładowe.
70
BLOK KLASYFIKACJACJA PROJEKTU
Pola w bloku klasyfikacja projektu są wypełniane zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie(opisanymi w rozdziale IV).
W bloku Informacje o beneficjencie pola <Kraj>, <NIP beneficjenta>, <Nazwa beneficjenta>, <Forma prawna beneficjenta> oraz informacje teleadresowe –
należy uzupełnić zgodnie z zasadami określonymi dla wniosku o dofinansowanie.
71
Pole <Typ beneficjenta> – należy wybrać wartość słownikową, do której można zakwalifikować danego beneficjenta. Dostępne wartości prezentuje tabela
zawierająca słownik typów i form prawnych beneficjentów, znajdująca się w rozdziale dotyczącym wniosków o dofinansowanie.
Pole <REGON> – jest polem opcjonalnym, wypełnianym tylko w przypadku beneficjentów posiadających REGON.
Jest to pole numeryczne o maksymalnym rozmiarze 14 cyfr.
Dla umów, w których w polu ‘Kraj’ wybrano wartość ‘Polska’ dopuszczalne wartości w tym polu są następujące:
− brak wartości;
− 9 cyfr;
− 14 cyfr.
W pozostałych przypadkach, w momencie zapisu formularza system prezentuje komunikat blokujący zapis:
‘Nieprawidłowy format REGON’.
BLOK PLAN FINANSOWANIA PROJEKTU
72
Tabela Plan finansowy projektu – aby wypełnić dane odnośnie planu finansowego należy wybrać ikonę
.
Plan finansowy powinien zostać przygotowany w podziale na lata i kwartały. Następnie należy wpisać kwoty wydatków kwalifikowalnych
i niekwalifikowanych, jakie zostaną poniesione w danym kwartale i nacisnąć ikonę
.
► Uwaga::
I.
Użytkownik może jednocześnie wprowadzić dane w ramach tylko jednego kwartału, nie można wprowadzić kilku kwartałów naraz.
W powyższy sposób należy wypełniać rubryki dla kolejnych kwartałów aż do kwartału roku, w którym planowane jest zakończenie realizacji projektu. Kwota
wydatków ogółem i wydatków kwalifikowalnych powinna być równa kwocie wartości ogółem i wydatków kwalifikowalnych w bloku formularza Informacje o
umowie.
II. Kwartały wykazane w planie finansowym muszą mieścić się w okresie realizacji projektu.
III.
IV.
Wszystkie płatności dla danego kwartału kalendarzowego powinny być łączone i wprowadzana jest łączna wartość w ramach planu finansowego.
Jeśli beneficjent ponosi wydatki przed datą rozpoczęcia realizacji projektu należy wykazywać je w systemie w ramach I kwartału planu finansowego
projektu, który jest zgodny z okresem realizacji projektu.
73
BLOK ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTANĄ SFINANSOWANE WYDATKI
Tabela Źródła finansowania – dla wybranego źródła finansowania należy wybrać ikonę edycji
ogółem oraz kwota wydatków kwalifikowanych. a następnie zapisać dany wiersz za pomocą ikony
wiersza, wpisać kwoty w rubrykach kwota wydatków
.
Kwota wydatków ogółem oraz kwota wydatków kwalifikowanych w wierszu suma ogółem powinna być równa kwocie wartości ogółem i wydatków
kwalifikowalnych w bloku formularza Informacje o umowie.
74
► Uwaga:
I.
System sprawdza następujące warunki dla tabeli Źródła, z których zostaną sfinansowane wydatki:
czy suma w poszczególnych kolumnach dla wierszy budżet państwa, budżet jednostek samorządu terytorialnego oraz inne krajowe środki publiczne
równają się wartościom w odpowiednich kolumnach wiersza Krajowe środki publiczne.
czy w poszczególnych kolumnach suma wartości wiersza Środki wspólnotowe, Krajowe środki publiczne oraz Prywatne równa się wartościom
odpowiednich kolumn wiersza Suma ogółem.
System nie pozwala zapisać danych, jeśli powyższe warunki nie są spełnione.
II.
W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie
w odniesieniu do krajowych środków publicznych i prywatnych. Pole Środki wspólnotowe należy pozostawić niewypełnione lub należy wpisać wartość
„0”.
System sprawdza, czy suma wskazana w kolumnach Krajowe środki publiczne oraz prywatne wskazuje 100% wartości projektu.
Jeśli nie są spełnione dwie powyższe walidacje System blokuje zapis danych całej umowy/ decyzji o dofinansowanie.
BLOK WSKAŹNIKI PRODUKTU
Tabela Wskaźniki produktu – aby wprowadzić dane o wskaźniku należy wybrać ikonę
. Następnie należy przy pomocy przycisku
rozwinąć listę wyboru
w rubryce Nazwa wskaźnika i wybrać nazwę. Należy wprowadzić wartości w rubryki Wartość bazowa i Wartość docelowa. Rubryka J.m. (jednostka miary)
zostanie wypełniona automatycznie.
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wprowadzonego wskaźnika produktu. Po zapisaniu danych można przy pomocy ikony
Po wybraniu ikony
dodać kolejny wiersz w celu wprowadzenia danych dla kolejnego wskaźnika produktu.
75
► Uwaga: Wartość bazowa dla Wskaźnika produktu domyślnie wynosi 0 i taka wartość powinna pozostać. W momencie zapisu danych całej umowy/ decyzji o
dofinansowanie System sprawdza, czy spełniona została ta walidacja. Jeżeli wprowadzona wartość jest różna od zera, System wyświetla komunikat nie blokujący
zapisu danych całej umowy:
Jeśli wartość bazowa została uzupełniona prawidłowo należy nacisnąć przycisk Zapisz. Jeśli natomiast dane nie powinny zostać zapisane w takiej postaci należy
nacisnąć ikonę Anuluj, a następnie je poprawić i zapisać ponownie.
76
BLOK WSKAŹNIKI REZULTATU
. Następnie należy przy pomocy przycisku
rozwinąć
Tabela Wskaźniki rezultatu - aby wprowadzić dane o wskaźnikach rezultatu należy wybrać ikonę
listę wyboru w rubryce Nazwa wskaźnika i wybrać nazwę. Należy wprowadzić wartości w rubryki Wartość bazowa i Wartość docelowa.. Rubryka J.m.
(jednostka miary) zostanie wypełniona automatycznie. Po wybraniu ikony
zapisaniu danych można przy pomocy ikony
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wprowadzonego wskaźnika rezultatu. Po
dodać kolejny wiersz w celu wprowadzenia danych dla kolejnego wskaźnika rezultatu.
► Uwaga: Wartość bazowa dla Wskaźnika rezultatu domyślnie wynosi 0 i taka wartość powinna pozostać. W momencie zapisu danych całej umowy/ decyzji o
dofinansowanie System sprawdza, czy spełniona została ta walidacja. Jeżeli wprowadzona wartość jest różna od zera, System wyświetla komunikat nie
blokujący zapisu danych całej umowy.
77
Jeśli wartość bazowa została uzupełniona prawidłowo należy nacisnąć przycisk Zapisz. Jeśli natomiast dane nie powinny zostać zapisane w takiej postaci należy
nacisnąć ikonę Anuluj, a następnie je poprawić i zapisać ponownie.
Komunikaty dotyczące zerowej wartości bazowej wyświetlają się w osobnych oknach, w zależności od tego, którego wskaźnika dotyczą: rezultatu czy produktu i
można je niezależnie od siebie zatwierdzać, bądź odrzucać.
► Uwaga: W Krajowym Systemie Informatycznym SIMIK 07-13 rejestrowane są informacje na temat wybranych wskaźników określonych w załączniku nr 3
do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie gromadzenia i przekazywania danych w formie elektronicznej. Jeżeli projekt można opisać za pomocą
któregoś ze wskaźników z listy – wówczas użytkownik wprowadza informacje o wartości bazowej i wartości docelowej. W sytuacji, gdy w ramach projektu nie
występuje żaden ze wskaźników zawartych na liście – wówczas obie tabele pozostają niewypełnione, a dane dotyczące postępu rzeczowego w ramach
określonego projektu gromadzone są i przechowywane poza Krajowym Systemem Informatycznym np. w Lokalnym Systemie Informatycznym lub w formie
papierowej.
78
Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych do formularza Nowa umowa jest możliwe po wybraniu ikony
. W sytuacji poprawnie wprowadzonych
danych, pojawi się informacja o zapisaniu umowy. Anulowanie wprowadzonych danych (przed dokonaniem zapisu) następuje po wybraniu ikony
powrócić do rejestru umów, należy wybrać ikonę
. Aby
.
► Uwaga: Podczas zapisywania System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano szereg reguł
poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najważniejsze zostały opisane powyżej w ramach charakterystyki poszczególnych pól. W sytuacji, gdy
wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest możliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje wykrycie
braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca gdzie nie zostało wypełnione obowiązkowe
pole lub popełniono błąd.
79
POPRZEDNIE WERSJE UMOWY
Użytkownik ma możliwość wyszukiwania i wyboru wcześniejszych wersji umowy. Za pomocą przycisku
nieaktualne wersje umowy.
można edytować poprzednie,
► Uwaga: W systemie przechowywane są wcześniejsze wersje umowy/decyzji. Zmiany umowy/decyzji mogą następować na dwa sposoby:
zmiany wymagające aneksu
zmiany nie wymagające aneksu
Należy zapoznać się z zasadami wprowadzania danych dla obu przypadków, opisanymi w podrozdziale 2. tego rozdziału.
Opcja umożliwia pogląd i wydruk Karty informacyjnej wniosku o dofinansowanie dla którego tworzona jest dana
umowa/decyzja.
80
2. Rejestracja zmian do umowy o dofinansowanie /decyzji
Pole <Data aktualizacji> – należy uzupełnić datę podpisania umowy za pomocą ikony kalendarza
, lub wprowadzenie daty w pole edycyjne.
► Uwaga: <Data aktualizacji> nie może być większa od aktualnej daty systemowej.
► Uwaga: Możliwe są dwie formy aktualizowania danych zawartych w umowie/decyzji o dofinansowanie:
•
wymagające aneksu do umowy/zmiany decyzji
•
nie pociągające za sobą konieczności aneksowania umowy/zmiany decyzji
W pierwszym przypadku konieczne jest zapisanie aneksu i uwzględnienie odpowiedniej zmiany w sygnaturze umowy/decyzji. Jednocześnie pole <Data
ostatniej aktualizacji> powinno zostać uzupełnione przez użytkownika wartością bieżącej daty, która jest różna od daty podpisania umowy/decyzji..
W przypadku zmian nie wymagających aneksowania użytkownik wprowadza odpowiednie modyfikacje w trybie edycji formularza umowy i zapisania danych
– zgodnie z zasadami opisanymi w podrozdziale 3. W przeciwieństwie do zmian wprowadzanych w formie aneksu nie należy modyfikować numeru i daty
podpisania umowy. Natomiast pole <Data ostatniej aktualizacji> należy wypełnić wartością bieżącej daty. Dane zostają nadpisane na aktualnej wersji
formularzu.
Należy także pamiętać, że bez względu na rodzaj i charakter wprowadzanych zmian w systemie przechowywana jest historia dokonanych modyfikacji tj. kto i
kiedy dokonał modyfikacji przechowywanych danych.
WPROWADZANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH ANEKSU DO UMOWY/ ZMIANY DECYZJI
W celu wprowadzenia informacji odnośnie aneksu do podpisanej umowy, należy najpierw otworzyć menu Umowy o dofinansowanie. Pojawi się lista
zarejestrowanych umów.
Po pojawieniu się listy aktualnych wersji umów, należy przy wybranej umowie nacisnąć przycisk
Pojawi się okno Szczegóły umowy. Aby dodać aneks, należy wybrać ikonę
poprzez kliknięcie OK.
.
, znajdującą się w bloku Informacje o umowie, a następnie potwierdzić,
81
W otwartym formularzu Nowa umowa/Aneks, należy w pierwszej kolejności zmodyfikować pole <Numer umowy/ decyzji>, a następnie zaktualizować pole
<Data podpisania>.
► Uwaga: Po utworzeniu aneksu/zmiany umowy/decyzji, pole <Data podpisania> pozostaje puste. Jego wypełnienie przez użytkownika jest obowiązkowe
zgodnie z regułami jak dla pierwotnej umowy/ decyzji o dofinansowanie.
Następnie należy wprowadzić zmiany w polach, zgodnie ze zmianami wynikającymi z aneksu, np. jeżeli zmieniono harmonogram finansowy projektu – należy
wprowadzić zmiany w bloku Plan finansowy. Aby zapisać zmiany do umowy, należy nacisnąć przycisk
w lewym górnym lub dolnym rogu formularza.
82
3. Edycja danych dotyczących umowy/ decyzji o dofinansowanie
W celu edycji danych w formularzu umowy (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub wprowadzenia do umowy zmian nie wymagających
aneksu), należy w menu Umowy o dofinansowanie poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wybraną umowę/decyzję, a następnie wybrać
ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły umowy należy
zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą ikony
.
4. Edytowanie wcześniejszych wersji umowy/decyzji
Na liście umów/decyzji o dofinansowanie widoczne są najbardziej aktualne wersje umów/decyzji o dofinansowanie. Użytkownicy mają jednak dostęp do
wcześniejszych wersji umów/decyzji. W celu edycji danych dotyczących wcześniejszej wersji umowy/decyzji, należy w menu Umowy o dofinansowanie
wyszukać poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wybraną umowę/decyzję wybraną umowę na liście umów, a następnie wybrać ikonę edycji
znajdującą po lewej stronie wybranej umowy.
Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły umowy, należy w oknie Wcześniejsze wersje umowy, poprzez naciśnięcie ikony
umowy z rozwijalnej listy i nacisnąć przycisk
,
, wybrać numer nieaktualnej wersji
, w celu edytowania. Następnie należy potwierdzić, klikając OK.
83
5. Zarządzanie danymi dotyczącymi umów o dofinansowanie/ decyzji
USUWANIE UMOWY/DECYZJI Z REJESTRU
Po wyszukaniu wybranej umowy/decyzji w rejestrze Umowy o dofinansowanie (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) – dane dotyczące
.
umowy/decyzji można usunąć wybierając ikonę
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych użytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z systemu – dane są
usuwane dopiero po ponownym zatwierdzeniu.
Po pojawieniu się zapytania należy potwierdzić zamiar usunięcia umowy/decyzji o dofinansowanie naciskając przycisk
.
.
PODGLĄD I WYDRUK FORMLARZA
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie umowy/decyzji – należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną
pozycję rejestru w menu Umowy o dofinansowanie i wybrać ikonę .
Zostanie wyświetlona karta Szczegóły umowy w trybie tylko ’do odczytu’, dane w tym widoku są zablokowane przed edycją. Użytkownik ma możliwość wyboru
i podglądu oraz wydrukowania wszystkich poprzednich wersji umowy w polu ‘Poprzednie wersje umowy’.
znajdującą się na formularzu Szczegóły
umowy. Wówczas wyświetlana jest Karta informacyjna umowy/decyzji (projektu) oraz okno Drukowanie. W celu wydrukowania karty należy nacisnąć OK, aby
wydruk anulować należy nacisnąć przycisk Anuluj.
Aby powrócić do formularza Szczegóły umowy należy zamknąć okno lub zakładkę przeglądarki, w którym wyświetliła się Karta informacyjna umowy/decyzji
(projektu) . Aby z trybu tego powrócić do listy umów należy wybrać ikonę .
84
FILTROWANIE I WYSZUKOWANIE DANYCH
W celu wyszukania umowy/decyzji o dofinansowanie należy wybrać ikonę
znajdująca się na liście zarejestrowanych umów.
Pojawi się okno Parametry wyszukiwania, w którym zawarte będą pola, według których możliwe będzie wyszukanie umowy. Istnieje możliwość wyszukania
umów po wszystkich polach znajdujących się na karcie informacyjnej umowy (w ramach tabel Plan finansowy oraz Źródła finansowania wyszukiwanie
dostępne jest po polach będących podsumowaniami wprowadzanych tam wartości) oraz po polach audytowych: Kto, Kiedy utworzył, Kto, Kiedy
modyfikował. Użytkownik ma możliwość wyszukania umowy po dowolnym numerze jej wersji, jaka została zarejestrowana w systemie. Wówczas
wyświetlana jest najbardziej aktualna wersja umowy istniejąca w systemie.
. Z
rozwijalnej listy kryteriów należy wskazać jeden spośród: =, >, >= , < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty.
Aby określić przedział wyszukiwanych danych należy wskazać jedno z kryterium: >, >= (tylko wówczas edytowalny jest check box ‘Zakres’), zaznaczyć
check box ‘Zakres’, wskazać drugie kryterium spośród jednego ze znaków: < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty będące drugą granicą
. Wówczas System wyświetli listę umów przefiltrowanych po wskazanych przez
(wyświetlić pełną listę umów) należy nacisnąć ikonę
znajdującą się na liście umów, bądź też w oknie Parametry wyszukiwania.
85
VII. Wskaźniki postępu rzeczowego
Rozwiązania zaimplementowane w module Wskaźniki postępu rzeczowego mają na celu przede wszystkim wypełnienie wymogów wynikających z art. 58 lit d i
art. 60 lit. c Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999.
Dane dotyczące wskaźników postępu rzeczowego wprowadzane są na podstawie następujących źródeł:
listy wskaźników kluczowych, stanowiącej załącznik do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia
i przekazywania danych w formie elektronicznej (zakres, powiązania z typem projektu i kategorią interwencji);
poszczególnych programów operacyjnych 2007-2013 (wartości bazowe i docelowe, ew. powiązania z kat. interwencji);
szczegółowych opisów priorytetów programów operacyjnych 2007-2013 (wartości bazowe i docelowe, ew. powiązania z kat. interwencji).
Moduł Wskaźniki postępu rzeczowego stanowi element KSI (SIMIK 07-13), który pozwala wypełnić obowiązki poszczególnych IZ i całego państwa
członkowskiego, dotyczące monitorowania postępów rzeczowych realizacji poszczególnych operacji, jak i całych programów (osi priorytetowych / działań /
poddziałań).
Moduł ten zapewnia gromadzenie i przechowywanie danych na temat zakresu wskaźników produktu i rezultatu przyjętych dla poszczególnych programów oraz
ich wartości bazowych i docelowych. Zasila (poprzez listę wskaźników) pozostałe moduły, w których rejestrowane są wartości wskaźników na poziomie
pojedynczej operacji (umowy o dofinansowanie/ decyzje oraz wnioski o płatność).
86
WYJAŚNIANIE POJĘĆ
Wskaźniki rzeczowe produktu odnoszą się do działalności podjętej bezpośrednio w ramach operacji (i na wyższych poziomach realizacji – poddziałań,
działań, osi priorytetowych, programów). Są wykorzystywane do monitorowania bezpośrednich postępów – produktów materialnych i usług, które otrzymują /
wytwarzają beneficjenci w trakcie realizacji projektu, przy wykorzystaniu zaangażowanych zasobów (np. postęp prac – liczba zbudowanych km drogi, liczba
dni przeprowadzonych szkoleń itp.). Mierzą stopień osiągnięcia celów operacyjnych w jednostkach fizycznych.
Wskaźniki rzeczowe rezultatu odnoszą się do bezpośredniego efektu spowodowanego przez operację (i na wyższych poziomach realizacji – jw.).
Dostarczają informacji np. o zmianach zachowań, zdolności, czy efektywności bezpośrednich beneficjentów (np. skrócenie czasu podróży, liczba
uczestników, którzy ukończyli szkolenie z wynikiem pozytywnym, zmiana liczby wypadków drogowych, skrócenie czasu przejazdu, oszczędność kosztów
itp.). Na potrzeby KSI (SIMIK 07-13) wskaźniki rezultatu są mierzone w okresie do roku od zakończenia realizacji operacji (z wyjątkiem horyzontalnych
wskaźników służących do pomiaru liczby nowoutworzonych miejsc pracy). Mierzą stopień osiągnięcia celów szczegółowych w jednostkach fizycznych.
Wartość bazowa wskaźnika przedstawia sytuację wyjściową, w stosunku do której mierzy się następnie postęp realizacji monitorowanej operacji (programu
itd. jw.). W przypadku wskaźników produktu jest to zero (wyjątek stanowią wartości wskaźników mierzących postęp rzeczowy w ramach Pomocy
technicznej).
Wartość docelowa przedstawia zakładaną (na początku realizacji) lub osiągniętą (na etapie zakończenia realizacji) wartość wskaźnika. Wartość zakładana
powinna zostać określona na podstawie: wartości bazowej i jej dotychczasowych zmian w czasie, wyznaczonego celu i oceny stopnia realności jego
osiągnięcia w określonym czasie. Wartość osiągnięta – na podstawie danych uzyskanych w wyniku prowadzonego monitorowania.
Wartości bazowe i docelowe wskaźników są wprowadzane do KSI (SIMIK 07-13) na etapie umowy/decyzji o dofinansowaniu projektu, a postęp w ich
realizacji jest mierzony na podstawie danych deklarowanych we wnioskach beneficjenta o płatność (wszystkich wnioskach – w odniesieniu do wskaźników
produktu i co najmniej wniosku o płatność ostateczną – w odniesieniu do wskaźników rezultatu).
87
Schemat – standardowy przebieg cyklu życia projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13), w tym wprowadzania
danych dotyczących wskaźników
raport
ewaluacyjny
wniosek
o dofinansowanie
protokół
pokontrolny,
wniosek o
płatność
wprowadzanie osiągniętych
wartości wskaźników (część
sprawozdawcza wniosku)
rejestracja wniosków,
które spełniają wymogi
formalne, następnie
aktualizacja danych w
zakresie statusu wniosku
umowa/
decyzja
o dofinansowanie
wniosek o
płatność
wprowadzenie wartości
bazowych i docelowych
wskaźników
88
1. Wybór funkcji Wskaźniki postępu rzeczowego
W celu wyboru zakładki Wskaźniki postępu rzeczowego należy rozwinąć pozycję menu Administracja.
► Uwaga: Dostęp do modułu Wskaźniki postępu rzeczowego mają wyłącznie użytkownicy posiadający uprawnienia do wprowadzania informacji o
wskaźnikach do listy wskaźników postępu rzeczowego (wyłącznie administrator merytoryczny IK NSRO), do definiowania powiązań wskaźnik – typ
projektu – kategoria interwencji (administrator merytoryczny IK NSRO i administrator merytoryczny IZ), definiowania powiązań wskaźniki-poziomy
wdrażania (wyłącznie administrator merytoryczny IK NSRO) oraz do ewidencji bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego na
poszczególnych poziomach wdrażania (administrator merytoryczny IK NSRO i administrator merytoryczny IZ).
Po wyborze zakładki Wskaźniki rzeczowe następuje przejście do modułu Wskaźniki postępu rzeczowego (automatycznie otwierana jest zakładka Lista
wskaźników).
89
2. Wprowadzanie danych dotyczących nowego wskaźnika postępu rzeczowego na zakładce Lista wskaźników
W celu wprowadzenia nowego wskaźnika na zakładce
Lista wskaźników, należy wybrać ikonę
, po
wybraniu której pojawiają się pola do wypełnienia,
charakteryzujące nowy wskaźnik.
Użytkownik wypełnia pola <Kod wskaź.>, <Nazwa>,
<Jedn.
miary>,
i
<Rodzaj>.
W chwili zapisu System sprawdza, czy wszystkie
wymagane pola zostały wypełnione. Jeżeli któreś z
pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy
nim symbol
. Zapisanie danych będzie niemożliwe.
90
► Uwaga: W celu wypełnia pola <Poziom wdrażania> należy najpierw dokonać zapisu wiesza. Następnie, należy wybrać ikonę edycji. Umożliwi ona
wybranie w polu <Poziom wdrażania> ikony
Kod wskaź.
, dzięki której otworzy się okno wyboru poziomów wdrażania
W polu <Kod wskaź.> należy podać kod wskaźnika.
► Uwaga: Kod wskaźnika powinien być unikatowy. Para <Nazwa> oraz <Kod wskaź.> powinna być unikatowa.
► Uwaga: Docelowo przewidziane jest następujące rozwiązanie:
Dla wskaźników rzeczowych produktu kod będzie miał postać P.k.t.w, gdzie:
− P – oznacza wskaźnik produktu;
− k – jest jedno- lub dwucyfrowym oznaczeniem kategorii interwencji;
− k.t – oznacza numer typu projektu w ramach kategorii k;
− w – oznacza numer kolejnego wskaźnika w ramach typu projektu.
Przykładowy kod wskaźnika produktu: P.29.1.2 (kategoria nr 29, typ projektu 29.1, drugi wskaźnik produktu w tym typie). Wyjątkiem jest horyzontalny
wskaźnik produktu P.100.
Dla wskaźników rzeczowych rezultatu kod będzie miał postać R.k.t.w, gdzie:
− R – oznacza wskaźnik rezultatu;
− k – jest jedno- lub dwucyfrowym oznaczeniem kategorii interwencji;
− k.t – oznacza numer typu projektu w ramach kategorii k;
− w – oznacza numer kolejnego wskaźnika w ramach typu projektu.
Przykładowy kod wskaźnika rezultatu: R.28.1.3 (kategoria nr 28, typ projektu 28.1, trzeci wskaźnik rezultatu w tym typie). Wyjątkiem jest np. horyzontalny
wskaźnik rezultatu R.100.
Nazwa
W polu <Nazwa> należy podać pełną nazwę wskaźnika (max.500 znaków).
► Uwaga: Kombinacja danych w polach <Nazwa wskaźnika> oraz <Kod wskaź.> powinna być unikatowa.
Jedn. miary
W polu <Jedn. miary> należy, korzystając z listy rozwijanej, wprowadzić jednostkę miary wskaźnika. Zawartość
91
listy pochodzi z odpowiedniego słownika prostego, dostępnego dla AM IK NSRO.
Rodzaj
W polu <Rodzaj> należy, korzystając z listy rozwijanej, wprowadzić rodzaj wskaźnika (Produkt lub Rezultat).
Zawartość listy pochodzi z odpowiedniego słownika prostego, dostępnego dla AM IK NSRO.
Pole tekstowe (13 znaków)
Poziom wdrażania
W polu <Poziom wdrażania> po wybraniu ikony
istnieje możliwość przypisania do każdego wskaźnika
jednego albo więcej poziomów wdrażania dostępnych w słowniku poziomów wdrażania,
W przypadku przypisania do wskaźnika określonego poziomu/poziomów wdrażania, istnieje możliwość wyboru
danego wskaźnika jedynie dla projektów na poziomie/poziomach wdrażania, przypisanym/przypisanych do
danego wskaźnika.
W przypadku, gdy do danego wskaźnika nie przypisano żadnego poziomu/poziomów wdrażania, wskaźnik ten
dostępny jest dla projektów realizowanych na wszystkich poziomach wdrażania, z wyjątkiem tych poziomów,
które zostały przypisane do któregokolwiek ze wskaźników w słowniku „wskaźniki rzeczowe”.
► Uwaga:
I.
W przypadku dodania do słownika poziomów wdrażania nowego poziomu wdrażania, poziom ten pojawi się
na liście poziomów wdrażania możliwych do przypisania do wskaźników.
II.
W przypadku przypisania więcej niż jednego poziomu wdrażania w polu <Poziom wdrażania> pojawia się
symbol “…” Możliwy jest podgląd załączonych wskaźników za pomocą przycisku
wszystkie przypisane do danego wskaźnika poziomy wdrażania. Wybranie ikony
widoku listy z ukrytymi poziomami wdrażania.
, gdzie widoczne są
powoduje powrót do
► Uwaga:
W przypadku usunięcia powiązania pomiędzy wskaźnikiem, a danym poziomem wdrażania, nie ma możliwości
edycji danych w zakresie tego wskaźnika we wszystkich modułach, w których wskaźnik ten został wykorzystany.
Ponowne powiązanie w słowniku wskaźników postępu rzeczowego wskaźnika z danym poziomem wdrażania
umożliwia edycję danych w zakresie tego wskaźnika.
92
Po wprowadzeniu wszystkich danych, należy wybrać ikonę
, zapisując tym samym dane dotyczące nowego wskaźnika na liście wskaźników. W przypadku
rezygnacji z wprowadzania nowego wskaźnika, należy wybrać ikonę
.
2.1 Edycja danych na zakładce Lista wskaźników
Wszystkie pola opisujące wskaźnik są edytowalne - po wybraniu ikony
Po edycji danych, należy wybrać ikonę
.
, zapisując tym samym zmienione dane wskaźnika na liście wskaźników.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych wskaźnika, należy wybrać ikonę
.
W przypadku modyfikacji danych o wskaźnikach z poziomu zakładki Lista wskaźników już wykorzystanych na zakładkach Wskaźniki w kategoriach czy
Wartości wskaźników, aktualizacji podlegają dane na wszystkich zakładkach modułu Wskaźniki postępu rzeczowego. Przy próbie zapisu zmodyfikowanych
danych użytkownik (administrator merytoryczny IK NSRO) otrzymuje komunikat generowany przez System z informacją, iż wskaźnik ten został użyty na
zakładkach Wskaźniki w kategoriach i/lub Wartości wskaźników i pytaniem, czy na pewno chce zaktualizować wszystkie dane. Możliwe są odpowiedzi OK
i ANULUJ. Po wybraniu opcji OK aktualizacji podlegają wszystkie dane nt. danego wskaźnika zarejestrowane na wszystkich zakładkach modułu Wskaźniki
postępu rzeczowego. Wybór opcji ANULUJ powoduje anulowanie operacji modyfikacji.
2.2 Usuwanie wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Lista wskaźników
Usunięcie wskaźnika z listy jest możliwe po wybraniu ikony
przy wybranym wskaźniku na zakładce Lista wskaźników.
► Uwaga: W przypadku próby usunięcia wskaźnika z zakładki Lista wskaźników, do którego zostały dołączone poziomy wdrażania system wygeneruję
komunikat o konieczności usunięcia najpierw wszystkich poziomów wdrażania załączonych do wskaźnika.
Aby usunąć poziomy wdrażania przypisane do wskaźnika na zakładce Lista wskaźników, należy najpierw dokonać edycji wiersza i w polu <Poziom wdrażania>
wybrać do każdej pozycji ikonę
93
2.3 Wyszukiwanie danych dotyczących wskaźników
Po wybraniu ikony
, możliwe jest wyszukiwanie danych
dotyczących wskaźników opisanych na zakładkach Lista
wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników.
System pozwala na zapoznanie się z danymi dotyczącymi
wszystkich poziomów wdrażania.
Wyświetlony zostaje formularz Parametry wyszukiwania,
zawierający pola przeznaczone do opisania szukanych danych. Są
to pola:
- nazwa programu operacyjnego,
- nazwa osi priorytetowej,
- działanie,
- poddziałanie,
- kod kategorii interwencji,
- nazwa kategorii interwencji,
- typ projektu,
- kod wskaźnika,
- nazwa wskaźnika,
- wartość bazowa – docelowo w określonym zakresie (od-do),
- wartość docelowa – docelowo w określonym zakresie (od-do),
- jednostka.
Po wypełnieniu formularza Parametry wyszukiwania w pożądanym zakresie, wybranie ikony
spełniających określone parametry.
powoduje wyświetlenie wyników wyszukiwania - rekordów
► Uwaga: Niewypełnienie żadnego z pól na formularzu Parametry wyszukiwania jest możliwe (tzw. zapytanie puste) – po wciśnięciu ikony wyszukiwania
wyświetlone zostaną wówczas dane dotyczące wszystkich wskaźników. Wypełnienie pola opisującego niższy poziom wdrażania (np. <Działanie>), powoduje
automatyczne wypełnienie pól opisujących wyższe poziomy wdrażania (<Nazwa osi priorytetowej>, <Nazwa programu operacyjnego>).
94
Wypełnianie parametrów wyszukiwania dot. poziomów wdrażania kolejno, począwszy od pola opisującego najwyższy poziom wdrażania (<Nazwa programu
operacyjnego>), powoduje ograniczenie listy możliwych wyborów w polach opisujących niższe poziomy wdrażania (<Nazwa osi priorytetowej>,
<Działanie>, <Poddziałanie>) do tych, które występują w ramach danego scharakteryzowanego wyżej poziomu. Np. wybranie w pierwszym z pól „Programu
Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka” spowoduje ograniczenie możliwości wyboru osi priorytetowych do tych, które występują w tym programie.
Następnie wybór osi, np. „Kapitał dla innowacji”, spowoduje ograniczenie możliwości wyboru w polu <Działanie>. Wybór konkretnego działania spowoduje
ograniczenie możliwości wyboru w polu <Poddziałanie>. Jeżeli w danym działaniu nie wyodrębniono poddziałań, to przy próbie wyboru poddziałania z listy,
wyświetlony zostanie komunikat o treści: „Brak danych spełniających kryteria wyszukiwania”.
Wybranie ikony
Wybranie ikony
na formularzu Parametry wyszukiwania powoduje wyczyszczenie filtra.
powoduje powrót do zakładki Lista wskaźników.
Wyniki wyszukiwania są wyświetlane na formularzu Lista wskaźników postępu rzeczowego.
Wyświetlane są najpełniejsze dane zawarte w trzech zakładkach: Lista wskaźników, Wskaźniki w kategoriach oraz Wartości wskaźników, bez wierszy, w
których występowałoby niepotrzebne powtórzenie informacji z wierszy wcześniejszych (szczegóły opisano poniżej).
1. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i nie przypisano do niego kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach ani
poziomu wdrażania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to w wyniku wyszukania wyświetla się pozycja zawierająca
dane tylko w kolumnach Kod wskaźnika oraz Nazwa wskaźnika (są to dane z zakładki Lista wskaźników).
2. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i przypisano do niego kategorię interwencji oraz typ projektu na zakładce Wskaźniki w
kategoriach, ale nie określono poziomu wdrażania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to wyświetlają się takie pozycje,
które zawierają informację wynikającą z kombinacji wskaźnika i kategorii interwencji oraz typu projektu. Widoczne są wówczas tylko takie pozycje, które
zawierają dane w kolumnach Kod kategorii interwencji, Nazwa kategorii interwencji, Typ projektu, Kod wskaźnika oraz Nazwa wskaźnika (dane z zakładek
Lista wskaźników oraz Wskaźniki w kategoriach) - nie wyświetla się pozycja określona w punkcie 1, która zawierałaby niepotrzebne powtórzenie danych z
samej zakładki Lista wskaźników.
3. Jeśli zarejestrowano wskaźnik na zakładce Lista wskaźników i przypisano do niego kategorię interwencji oraz typ projektu na zakładce Wskaźniki w
kategoriach i określono poziom wdrażania z wartościami docelowymi i bazowymi na zakładce Wartości wskaźników, to widoczne się pozycje, które stanowią
kombinacje wskaźnika, kategorii interwencji i typu projektu oraz poziomów wdrażania (dane z wszystkich trzech zakładek: Lista wskaźników, Wskaźniki w
kategoriach oraz Wartości wskaźników). Nie wyświetlają się pozycje określone w punkcie 1 i 2.
► Uwaga: Możliwa jest sytuacja, w której wyświetlają się wartości we wszystkich kolumnach, z pominięciem kolumn Kod kategorii interwencji oraz Nazwa
kategorii interwencji (przykład poniżej). Wskazuje to na umieszczenie wskaźnika na konkretnym poziomie wdrażania i nadanie wartości bazowej i docelowej
95
(na zakładce Wartości wskaźników), przy jednoczesnym braku powiązania wskaźnika z kategorią interwencji i typem projektu (na zakładce Wskaźniki w
kategoriach). Taka sytuacja jest niewskazana – dane powinny zostać uzupełnione.
Wybranie na formularzu Lista wskaźników postępu rzeczowego ikony
do formularza Parametry wyszukiwania. Wybranie ikony
powoduje powrót do zakładki Lista wskaźników. Wybranie ikony
powoduje powrót
powoduje wyczyszczenie filtra i automatyczne wyświetlenie wszystkich rekordów.
►Uwaga: System zapewnia możliwość wydrukowania wyników filtrowania. Wybranie ikony
powoduje otwarcie okna z widokiem wydruku oraz okna
drukowania. Tabela w widoku wydruku zawiera kolejno kolumny <Kod wskaźnika>, <Nazwa wskaźnika>, <Jednostka miary>, <Rodzaj>, <Poziom
wdrażania>.
3. Tworzenie powiązań wskaźnik – typ projektu – kategoria interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach
Wskaźniki zawarte w zakładce Lista wskaźników należy powiązać z typem projektu i kategorią interwencji, w ramach których operacja mierzona danym
wskaźnikiem jest realizowana.
Dany wskaźnik powinien występować tylko raz w danej kategorii interwencji oraz typie projektu. Do konkretnego wskaźnika produktu,
jak i wskaźnika rezultatu, powinien być przyporządkowany tylko jeden typ projektu i jedna domyślna kategoria interwencji, została jednak zapewniona
96
możliwość powiązania wskaźnika (w tym typu projektu, do którego jest przypisany) także z innymi kategoriami interwencji.
Po wybraniu zakładki Wskaźniki w kategoriach
wyświetlona zostaje lista kategorii interwencji
zawartych w KSI (SIMIK 07-13) – w bloku
Kategoria interwencji (temat priorytetowy) oraz
przypisanych do tych kategorii wskaźników produktu
i rezultatu – w bloku Wskaźniki w kategorii.
97
W blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz
Wskaźniki rezultatu w kategorii wyświetlane są
wyłącznie wskaźniki dla jednej kategorii, wybranej w
bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy),
która po wybraniu jest podświetlana na zielono.
W bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
istnieje możliwość dodania kategorii i usunięcia danej
kategorii z listy.
W blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz
Wskaźniki rezultatu w kategorii istnieje możliwość
dodania wskaźnika i usunięcia danego wskaźnika z
listy.
3.1. Dodawanie nowej kategorii interwencji na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
Po wybraniu ikony
w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) istnieje możliwość dodania do listy nowej kategorii. Użytkownik wypełnia pola
<Kod kat.> oraz <Nazwa>, wybierając wartości z listy wyświetlanej po wybraniu ikony . W chwili zapisu System sprawdza, czy wymagane pola zostały
wypełnione. Jeżeli któreś z pól nie zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol
98
Kod kat.
Pole wypełniane z listy. Wypełnienie pola <Kod kat.> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Nazwa>.
Nazwa
Pole wypełniane z listy. Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne wypełnienie pola <Kod kat.>.
3.2. Usuwanie kategorii interwencji z zakładki Wskaźniki w kategoriach / bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy)
Usunięcie kategorii z listy w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) jest możliwe po wybraniu ikony
.
► Uwaga: Nie można usunąć kategorii, jeśli zostały przypisane do niej wskaźniki.
99
3.3. Dodawanie nowego wskaźnika do wybranej kategorii interwencji oraz powiązanie wskaźnika z typem projektu
Po wybraniu jednej z kategorii w bloku Kategoria interwencji (temat priorytetowy) – podświetlonej po dokonaniu wyboru na zielono – istnieje możliwość
dodania do listy wskaźników w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii nowego wskaźnika (ikona
).
Użytkownik wypełnia pola <Typ projektu>, <Kod wskaź.> oraz <Nazwa>
wybierając wartości z list wyświetlanych po wybraniu znacznika listy rozwijanej lub
ikony . Wypełnienie pola <Kod wskaź.> powoduje automatyczne wypełnienie pola
<Nazwa>. Wypełnienie pola <Nazwa> powoduje automatyczne wypełnienie
pola<Kod wskaź.>. W blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki
rezultatu w kategorii można umieścić odpowiednio wyłącznie wskaźniki produktu lub
rezultatu.
W chwili zapisu (po wybraniu ikony
), System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. Jeżeli któreś z pól nie zostanie wypełnione,
System wyświetli przy nim symbol
► Uwaga:
I.
Dany wskaźnik powinien występować tylko raz w danej kategorii interwencji (temacie priorytetowym) oraz typie projektu. Do konkretnego wskaźnika
produktu jak i wskaźnika rezultatu powinien być przyporządkowany tylko jeden typ projektu i jedna domyślna kategoria interwencji. Możliwe jest
przypisanie tej samej kombinacji wskaźnika i typu projektu do różnych kategorii interwencji.
W przypadku rezygnacji z dodawania nowego wskaźnika, należy wybrać ikonę
Dane można edytować po wybraniu ikony
.
.
100
II.
Nie można zmienić typu projektu przypisanego do wskaźnika, jeśli zastosowana dotychczas kombinacja występuje także w innej kategorii interwencji.
3.4. Edycja danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu w kategorii
Pola opisujące wskaźnik są edytowalne - po wybraniu ikony
,.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych wskaźnika, należy wybrać ikonę
.
3.5. Usuwanie danych na zakładce Wskaźniki w kategoriach / w blokach Wskaźniki produktu w kategorii oraz Wskaźniki rezultatu
w kategorii
Usunięcie wskaźnika z listy jest możliwe po wybraniu ikony
przy wybranym wskaźniku na zakładce Wskaźniki w kategoriach.
► Uwaga: Usunięcie wskaźnika z listy wskaźników powiązanych z wybraną kategorią interwencji i typem projektu nie powoduje usunięcia zebranych danych
historycznych.
4. Ewidencja bazowych i docelowych wartości wskaźników postępu rzeczowego na zakładce Wartości wskaźników
Dane na temat wskaźników na zakładce Wartości wskaźników są automatycznie propagowane przez system z zakładki Lista wskaźników.
Wszystkie operacje przeprowadzone przez użytkownika (dodawanie, edycja i usuwanie wskaźników) na zakładce Lista wskaźników automatycznie aktualizują
kody i nazwy wskaźników przypisane do poziomów wdrażania na zakładce Wartości wskaźników.
Użytkownik nie ma możliwości powiązania wskaźnika z żadnym poziomem wdrażania w zakładce Wartości wskaźników, jeśli w zakładce Lista wskaźników
dany wskaźnik nie został powiązany z żadnym poziomem wdrażania. Dopiero powiązanie wskaźnika z danym poziomem/poziomami wdrażania w zakładce
Lista wskaźników powoduje powiązanie go z tym samym poziomem/poziomami wdrażania w zakładce Wartości wskaźników.
Użytkownik ma możliwość wprowadzenia informacji o wartościach bazowych i docelowych wskaźników.
Listy wskaźników wykorzystywane w blokach Wartości wskaźników produktu oraz Wartości wskaźników rezultatu na zakładce Wartości wskaźników są
101
ograniczone odpowiednio do wskaźników produktu oraz wskaźników rezultatu.
102
103
Po
wybraniu
poziomu
wdrażania
wyświetla się komunikat informujący o
dokonanym wyborze.
Pod drzewem wyświetlone zostają przypisane do
wybranego poziomu wdrażania wskaźniki
postępu rzeczowego, podzielone na dwa bloki:
Wartości wskaźników produktu oraz Wartości
wskaźników rezultatu. Widoczne są wartości
bazowe
oraz
docelowe
wyświetlonych
wskaźników.
104
Po wybraniu poziomu wdrażania, wyświetlają się
w bloku Wartości wskaźników produktu i
Wartości wskaźników rezultatu wszystkie
wskaźniki dodane do poziomu wdrażania na
zakładce Lista wskaźników.
Użytkownik wypełnia pola <Wartość bazowa>
oraz <Wartość docelowa> odpowiednimi
<Kod
wartościami
liczbowymi.
Pole
wskaźnika>, <Nazwa> i <Jedn. miary> jest
wypełniane
automatycznie,
zgodnie
z
informacjami dot. wskaźnika, umieszczonymi na
► Uwaga: Pole <Wartość bazowa> jest domyślnie wypełnione wartością zero, nie powoduje to jednak zablokowania edycji. Istnieje możliwość edycji pola i
wstawienia innej wartości. W chwili zapisu (po wybraniu ikony
zostanie wypełnione, System wyświetli przy nim symbol
), System sprawdza, czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. Jeżeli któreś z pól nie
► Uwaga: Wskaźnik rzeczowy może wystąpić tylko raz na danym poziomie wdrażania.
4.1. Edycja danych na zakładce Wartości wskaźników
Pola opisujące wartości wskaźnika na wybranym poziomie wdrażania są edytowalne - po wybraniu ikony
, z tym, że pola <Kod wskaźnika>, <Nazwa> i
<Jedn. miary> są wypełniane automatycznie, zgodnie z informacjami dot. wskaźnika, umieszczonymi na zakładce Lista wskaźników.
W przypadku rezygnacji z wprowadzania zmienionych danych, należy wybrać ikonę
.
105
4.2. Usuwanie wartości wskaźnika postępu rzeczowego z zakładki Wartości wskaźników
Usunięcie wartości wskaźnika na zakładce Wartości wskaźników jest możliwe jedynie poprzez usunięcie powiązania wskaźnika z poziomem wdrażania na
► Uwaga: Usunięcie wskaźnika z listy wskaźników powiązanych z wybranym poziomem wdrażania nie powoduje usunięcia zebranych
dla niego danych historycznych.
106
VIII. Wskaźniki POKL
WYJAŚNIENIE POJĘĆ
Zakładka Wskaźniki POKL służy do gromadzenia danych na temat postępu rzeczowego projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki. Rejestrowane są w niej informacje na temat planowanych do osiągnięcia (na poziomie umów o dofinansowanie) oraz osiągniętych (na poziomie
wniosków o płatność) wartościach wskaźników postępu rzeczowego, specyficznych dla POKL. W zakładce Wskaźniki POKL rejestrowane mogą być jedynie
dane na temat tych umów i wniosków o płatność, które zostały wcześniej zarejestrowane w KSI SIMIK 07-13 w zakładkach, odpowiednio, Umowy/decyzje o
dofinansowaniu oraz Wnioski o płatność.
1. Wybór funkcji Wskaźniki POKL
W celu wyboru formatki Wskaźniki POKL należy rozwinąć pozycję menu Projekty:
► Uwaga: Dostęp do modułu mają użytkownicy posiadający uprawnienia do wprowadzania danych w zakresie projektów realizowanych w
ramach POKL na odpowiednim poziomie wdrażania oraz w odpowiednim województwie.
107
2. Rejestracja karty wskaźników POKL dla projektu
Po wyborze modułu Wskaźniki POKL automatycznie otwierana jest lista zarejestrowanych kart wskaźników POKL:
Aby utworzyć nową kartę należy na formularzu z listą wszystkich istniejących kart nacisnąć ikonę
karta – wskaźniki POKL dla projektu:
umożliwiającą otwarcie formularza Nowa
108
W następnej kolejności należy wskazać projekt, dla którego wskaźniki będą tworzone zgodnie z poniższymi wskazówkami.
109
2.1 Wypełnienie bloku Informacja o projekcie
W celu wskazania umowy/ decyzji należy nacisnąć ikonę
, po wybraniu której pojawia się okno z listą projektów do wyboru:
Lista wyboru zawierająca następujące kolumny:
Aktualny numer umowy/decyzji o dofinansowaniu,
Nazwa beneficjenta (zgodna z umową / najnowszym aneksem, jeżeli istnieją aneksy do umowy),
NIP beneficjenta (zgodna z umową / najnowszym aneksem, jeżeli istnieją aneksy do umowy),
Tytuł projektu (zgodna z umową / najnowszym aneksem, jeżeli istnieją aneksy do umowy),
Istnieje możliwość filtrowania danych po wszystkich ww. polach. Aby wyszukać projekt należy w dostępnych oknach parametrów wyszukiwania wpisać
odpowiednią frazę, część numeru lub nazwy, a następnie nacisnąć ikonę
. Anulowanie filtrów wyszukiwania następuje po naciśnięciu ikony
.
► Uwaga: Na liście wyboru projektów nie pojawiają się te, dla których już utworzono karty w module Wskaźniki POKL.
110
W przypadku zarejestrowania określonych wskaźników dla aktualnej wersji umowy, wskaźniki te są dostępne dla wszystkich poprzednich
wersji tej umowy.
Po wskazaniu Numeru umowy/ decyzji o dofinansowanie część pól zostaje automatycznie wypełniona przez system wartościami ze wskazanej
umowy:
<Numer umowy/decyzji o dofinansowaniu>
Wartość wypełniana automatycznie przez system ze wskazanego w polu <Numer
umowy/decyzji o dofinansowaniu> projektu/ aneksu
Wartość w polu aktualizuje się o dane nowopowstałego aneksu.
► Uwaga: Jeśli użytkownik uzupełnił już dane w bloku Informacje o wskaźnikach
w projekcie nie będzie już mógł zmienić numeru umowy. System zablokuje taką
zmianę komunikatem: ‘Nie można zmienić numeru umowy, dla której
zamieszczono informacje o wskaźnikach’.
111
► Uwaga: W przypadku umów realizowanych w ramach jednego z następujących
poziomów wdrażania:
POKL.06.01.03,
POKL.07.01.01,
POKL.07.01.02,
POKL.07.01.03
- w polu „Wartość docelowa” w bloku ‘Informacja o wskaźnikach w projekcie’
obowiązuje walidacja „Wartość wpisywana w tym polu nie może być niższa od
wartości wpisywanej w polu „Wartość bazowa”, zaś
- w polu „Wartość osiągnięta od początku realizacji projektu (kumulatywnie)” w bloku
‘Informacja o postępie rzeczowym’ nie obowiązuje walidacja: „Wartość pola nie może
być niższa niż wartość tego samego pola (dla wskaźnika o danej nazwie) dla wniosku,
dla którego pole „Wniosek za okres do” uzupełnione jest datą wcześniejszą”.
< Nazwa beneficjenta >
umowy/decyzji o dofinansowaniu> projektu/ aneksu.
Wartość w polu aktualizuje się o dane nowopowstałego aneksu, jeśli zmiany
dokonywane były w zakresie tego pola.
< NIP beneficjenta >
< Tytuł projektu >
112
2.2 Wypełnienie bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie
Aby przejść do uzupełnienia bloku należy za pomocą ikony
znajdującej się przy tym bloku dodać nowy wiersz, w którym zarejestrowany zostanie nowy
wskaźnik dla projektu. Po naciśnięciu ikony dodawany jest nowy wiersz w trybie edycji:
Aby wypełnić blok należy postępować zgodnie z poniższymi krokami:
113
Po naciśnięciu ikony
w polu <Nazwa wskaźnika> wyświetlane jest okno z listą
wskaźników możliwych do wyboru.
Nazwy wybierane są z istniejącego w systemie słownika wskaźników postępu rzeczowego.
Istnieje możliwość wyboru tych wskaźników, które w słowniku wskaźników postępu
rzeczowego przypisane zostały do poziomu wdrażania, w ramach którego realizowany jest
projekt lub tych, które nie zostały w słowniku wskaźników postępu rzeczowego przypisane do
żadnego poziomu wdrażania
► Uwaga: System uniemożliwia wielokrotny wybór z listy tego samego wskaźnika.
► Uwaga: W przypadku usunięcia w słowniku wskaźników postępu rzeczowego powiązania
pomiędzy wskaźnikiem a danym poziomem wdrażania, nie ma możliwości edycji danych w
zakresie tego wskaźnika. Ponowne powiązanie w słowniku wskaźników postępu rzeczowego
wskaźnika z danym poziomem wdrażania umożliwia edycję danych w zakresie tego wskaźnika.
<Jednostka miary>
W przypadku wybrania nazwy wskaźnika, pole automatycznie wypełniane wartością
ze
słownika wskaźników postępu rzeczowego, przypisaną w tym słowniku do danego wskaźnika
Do momentu wypełnienia pola <Nazwa wskaźnika> pole to nie jest wymagalne.
<Wartość bazowa>
Pole jest wymagalne jeśli pole <Nazwa wskaźnika> jest wypełnione
Wartość w tym polu jest wpisywana ręcznie przez użytkownika po wcześniejszym
wyedytowaniu wiersza. Wartość domyślna wynosi 0,00.
► Uwaga: Wartość wpisane w pole nie może być niższa niż 0,00.
114
Do momentu wypełnienia pola < Nazwa wskaźnika > pole to nie jest wymagalne.
<Wartość docelowa>
Pole jest wymagalne jeśli pole <Nazwa wskaźnika> jest wypełnione
Wartość w tym polu jest wpisywana ręcznie przez użytkownika po wcześniejszym
wyedytowaniu wiersza. Wartość domyślna wynosi 0,00.
► Uwaga: Wartość wpisywana w tym polu nie może być równa bądź niższa niż wartość
wpisywana w polu <Wartość bazowa>
► Uwaga: Jeśli projekt realizowany jest na jednym z następujących poziomów wdrażania:
POKL.06.01.03,
POKL.07.01.01,
POKL.07.01.02,
POKL.07.01.03,
wartość w tym polu nie może być niższa od wartości wpisywanej w polu „Wartość bazowa”.
Do momentu wypełnienia pola < Nazwa wskaźnika > pole to nie jest wymagalne.
Po wprowadzeniu wymagalnych danych należy zapisać uzupełniony wiersz nacisnąć ikonę
Aby anulować wprowadzone dane i nie zapisywać ich należy nacisnąć ikonę
znajdującą się przy edytowanym wierszu.
.
115
Aby modyfikować ponownie dane utworzonego wiersza należy za pomocą ikony
znajdującej się przy tym wierszu wyedytować
pozycję.
Dodaną pozycję można również usunąć poprzez ikonę
. Po potwierdzeniu chęci usunięcia pozycja zostaje usunięta z bloku.
► Uwaga: Dane dotyczące nazwy wskaźnika automatycznie zostają kopiowane na blok Informacja o postępie rzeczowym. Jeśli użytkownik
w bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie doda nowy, wyedytuje istniejący, bądź usunie istniejący wskaźnik wówczas automatycznie
zmiana taka zostanie dokonana przez system dla każdego wniosku o płatność w bloku Informacja o postępie rzeczowym w zakresie nazwy
wskaźnika.
Aby po uzupełnieniu bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie zapisać całą kartę należy nacisnąć ikonę
znajdującą się w górnym lub
dolnym lewym rogu formularza. Po wprowadzeniu informacji i przy próbie zapisania całej karty wskaźników POKL następuje walidacja. Po
pozytywnej walidacji pojawia się informacja o tym, że dane zostały zapisane. Wówczas użytkownik ma możliwość:
-
wypełnienia sekcji Informacja o postępie rzeczowym
-
lub powrotu do listy kart wskaźników POKL doprowadzonych do modułu „Wskaźniki POKL”
2.3 Wypełnienie bloku Informacja o postępie rzeczowym
Użytkownik, aby przystąpić do przypisania wskaźników do wniosków o płatność w pierwszej kolejności musi za pomocą ikony
wiersz w bloku Informacja o postępie rzeczowym.
dodać
► Uwaga: Ikona
w tym bloku pojawia się dopiero po uzupełnieniu poprzednich dwóch bloków i zapisie wprowadzonych do tej pory
danych całej karty wskaźników POKL.
Wiersz po naciśnięciu ikony
pojawia się w trybie do edycji:
116
Kolejnym krokiem jest wywołanie listy wniosków o płatność, spośród których użytkownik wybiera właściwe numery. Dokonuje się tego za
pomocą ikony
znajdującej się przy polu <Nr wniosku o płatność>.
117
W celu wskazania numeru wniosku o płatność należy nacisnąć ikonę
, po wybraniu której
pojawia się okno z listą wniosków o płatność do wyboru.
Do każdego zarejestrowanego projektu istnieje możliwość wprowadzenia danych dotyczących
wszystkich przypisanych do danego projektu wniosków o płatność.
► Uwaga: System uniemożliwia wielokrotny wybór z listy tego samego wniosku.
W przypadku, gdy w module Wnioski o płatność wprowadzony zostanie nowy wniosek o
płatność przypisany do projektu o danym numerze, dla którego już utworzono kartę
wskaźników POKL wniosek ten pojawi się na liście wniosków możliwych do wybrania dla
projektu w module Wskaźniki POKL. Uzupełnianie danych o postępie rzeczowym dla tego
wniosku możliwe będzie poprzez opcję edycji formularza i zaktualizowaniu przez
użytkownika bloku Informacja o postępie rzeczowym.
<Wniosek za okres do>
Pole jest automatycznie kopiowane wartością ze wskazanego w polu <Numer wniosku o
płatność> wniosku. Zablokowane przed edycją użytkownika.
Do momentu wskazania wniosku o płatność w polu <Numer wniosku o płatność> pole to nie
jest wymagalne.
► Uwaga: Jeśli wniosek o płatność był korygowany w module wniosków o płatność w
zakresie pola <Wniosek za okres do>, wówczas w polu tym wyświetla się wartość z wersji
aktualnej, czyli skorygowanego wniosku o płatność.
<Wniosek o płatność końcową>
Pole jest automatycznie kopiowane wartością ze wskazanego w polu <Numer wniosku o
płatność> wniosku. Zablokowane przed edycją użytkownika.
jest wymagalne.
► Uwaga: Jeśli wniosek o płatność był korygowany w module wniosków o płatność w
118
zakresie pola <Wniosek o płatność końcową>, wówczas w polu tym wyświetla się wartość z
wersji aktualnej, czyli skorygowanego wniosku o płatność.
Po uzupełnieniu wniosku o płatność należy wiersz zapisać ikoną
znajdującą się przed kolumną <Numer wniosku o płatność>. Dopiero
wówczas do bloku Informacje o postępie rzeczowym zostaną automatycznie skopiowane z bloku Informacje o wskaźnikach w projekcie nazwy
wskaźników.
Pole jest automatycznie uzupełniane wszystkimi pozycjami wskazanymi w kolumnie <Nazwa
<Nazwa wskaźnika>
wskaźnika> z bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie. Kopiowanie następuje po zapisie
wiersza z nazwą wniosku o płatność. Pole zablokowane jest przed edycją przez użytkownika.
jest wymagalne.
► Uwaga: Wartości pól aktualizowane przez system, gdy blok Informacja o wskaźnikach w
projekcie zostanie zaktualizowany przez użytkownika
W przypadku skopiowania nazwy wskaźnika, pole automatycznie wypełniane wartością ze
<Jednostka miary>
słownika wskaźników postępu rzeczowego, przypisaną w tym słowniku do danego wskaźnika.
Pole zablokowane jest przed edycją przez użytkownika.
jest wymagalne.
► Uwaga: Aby wypełnić dalszą część bloku przy nazwie danego wskaźnika należy nacisnąć ikonę
, wówczas pole <Wartość osiągnięta od
początku realizacji projektu (kumulatywnie)> stanie się dostępne do edycji.
<Wartość osiągnięta od
projektu (kumulatywnie)>
początku
realizacji
Wartość liczbowa wpisywana ręcznie przez użytkownika. Wartość nie może być niższa niż
wartość w polu <Wartość bazowa> dla wskaźnika o danej nazwie. Wartość pola nie może być
119
niższa niż wartość tego samego pola (dla wskaźnika o danej nazwie) dla wniosku, dla którego
pole <Wniosek za okres do> uzupełnione jest datą wcześniejszą.
► Uwaga: Walidacja ta nie obowiązuje, jeśli projekt realizowany jest na jednym z
następujących poziomów wdrażania:
POKL.06.01.03,
POKL.07.01.01,
POKL.07.01.02,
POKL.07.01.03.
jest wymagalne.
► Uwaga: Aby wprowadzić wartość w pole należy nacisnąć ikonę
znajdującą się przed
kolumną Nazwa wskaźnika. Zapis wartości następuje po naciśnięciu ikony
znajdującą się
przed kolumną Nazwa wskaźnika.
<% realizacji>
Obliczany automatycznie przez system poprzez porównanie wartości pól dla danej Nazwy
wskaźnika wedle wzoru:
(<Wartość osiągnięta od początku realizacji projektu> - <Wartość bazowa>) / (<Wartość
docelowa> – <Wartość bazowa>) x 100%
Wartość wypełniana automatycznie po zapisie ikoną
znajdującą się przed kolumną Nazwa
wskaźnika.
120
Aby modyfikować ponownie dane utworzonego wiersza należy wyedytować wiersz za pomocą ikony
o płatność (tu edycja numeru wniosku) lub ikony
znajdującej przed polem Numer wniosku
znajdującej się przed kolumną Nazwa wskaźnika (tu nastąpi edycja Wartości osiągniętej od
początku realizacji projektu)
System umożliwia zwijanie i rozwijanie wierszy z danymi dotyczącymi wskaźników w ramach bloku ’Informacja o postępie rzeczowym’. Wybór
przycisku „Ukryj wszystkie wskaźniki” powoduje ukrycie wierszy z danymi na temat wskaźników przypisanych do wszystkich wniosków o płatność
w
bloku.
Wybór przycisku „Pokaż wszystkie wskaźniki” powoduje, że wiersze z danymi na temat wskaźników przypisanych do wszystkich wniosków o
płatność w bloku są widoczne dla użytkownika.
Wybór jednej z umieszczonych w ramach każdego wniosku o płatność w bloku strzałek /
umożliwia zwinięcie/ rozwinięcie wierszy z danymi na
temat wskaźników w ramach danego wniosku o płatność.
WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH NA KARCIE WSKAŹNIKÓW POKL
121
Na etapie wypełniania kolejnych bloków, a także po wprowadzeniu wszystkich danych na formularzu należy zapisać je w Systemie poprzez wybranie
ikony
. Wówczas dane nie zostaną zachowane.
Aby powrócić do listy kart wskaźników POKL zarejestrowanych już w systemie należy wybrać ikonę
.
► Uwaga: Aby uzupełnić blok Informacje o postępie rzeczowym należy najpierw uzupełnić blok Informacja o projekcie oraz blok Informacje o
wskaźnikach w projekcie oraz wprowadzone dane zapisać dla całej karty.
► Uwaga: Aby uzupełnione zostały wskaźniki w bloku blok Informacje o wskaźnikach w projekcie należy najpierw wskazać wniosek o płatność, a
następnie zapisać dane ikoną
znajdującą się przed kolumną <Numer wniosku o płatność>.
► Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych.
► Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, nie jest możliwe ich zapisanie, a
system sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca, w
którym nie zostało wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
122
3. Edycja danych dotyczących karty wskaźników POKL
W celu edytowania danych w formularzu Wskaźniki POKL znajdującym się w bazie
danych w menu Projekty należy (możliwość zastosowania Filtrowania/Wyszukiwania)
wyszukać kartę, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej
stronie wybranej pozycji.
Po otwarciu okna dialogowego można przystąpić do edytowania kolejnych rubryk
formularza Karta – wskaźników POKL dla projektu. Na zakończenie edycji danych
należy je zapisać za pomocą ikony
.
► Uwaga: Podczas zapisu system dokonuje również zapisu historii dokonanych zmian.
Podczas tego kroku system zapisuje zmiany, jakich dokonał na karcie wskaźników
użytkownik. System przechowuje informacje:
o Kto dokonał zmiany
o Kiedy zmiana została dokonana
o Jakie pole podlegało zmianie
o Stara wartość pola
o Nowa wartość pola
Po zapisaniu historii zmian i zapisaniu zmian w formularzu pojawia się informacja o
tym, że karta wskaźników POKL została zapisana/ zmodyfikowana.
► Uwaga: Dane dotyczące nazwy wskaźników z bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie automatycznie są kopiowane na blok Informacja o
postępie rzeczowym. Jeśli użytkownik w bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie doda nowy, wyedytuje istniejący, bądź usunie istniejący wskaźnik
wówczas automatycznie zmiana taka zostanie dokonana przez system dla każdego wniosku o płatność w bloku Informacja o postępie rzeczowym w
zakresie nazwy wskaźnika. Dla nowo powstałego w ten sposób wskaźnika użytkownik musi również uzupełnić wymagalne wartości w pozostałych
polach.
123
4. Zarządzanie danymi dotyczącymi karty wskaźników POKL
PODGLĄD I WYDRUK FORMULARZA
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie Wskaźników POKL – należy wyszukać (możliwość zastosowania Filtrowania/
Wyszukiwania) daną kartę, a następnie wybrać ikonę podglądu/ wydruku
.
Zostanie wyświetlony formularz Karta wskaźniki POKL dla projektu w trybie tylko do odczytu. W celu wyświetlenia karty w trybie do wydruku należy
wybrać ikonę
. Ikona wydruku znajduje się zarówno po przejściu do trybu do edycji, jak i do trybu tylko do odczytu.
USUWANIE DANYCH Z BLOKU Informacja o wskaźnikach w projekcie
W momencie, gdy blok Informacja o postępie rzeczowym jest uzupełniony danymi, wówczas przed usunięciem danych z bloku Informacja o wskaźnikach w
projekcie użytkownik informowany jest o tym fakcie komunikatem:
Usunięcie danych z bloku nastąpi dopiero wówczas, gdy użytkownik potwierdzi chęć ich usunięcia, naciskając OK.
Skutkiem usunięcia wskaźnika z bloku Informacja o wskaźnikach w projekcie jest usunięcie go również z bloku Informacja o postępie rzeczowym
124
W momencie, gdy blok Informacja o postępie rzeczowym nie zawiera żadnych danych, wówczas przed usunięciem danych z bloku Informacja o wskaźnikach w
projekcie użytkownik proszony jest o potwierdzenie chęci usunięcia danych komunikatem:
USUNIĘCIE KARTY WSKAŹNIKÓW POKL
W celu usunięcia danej karty znajdującej się w bazie danych należy wybrać ikonę
wskaźników POKL przy pozycji, która ma być usunięta.
na liście kart
► Uwaga: W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych użytkownik jest
dodatkowo monitowany komunikatem z Systemu – dane są usuwane dopiero po zatwierdzeniu
przyciskiem TAK. Karta usuwana jest nawet wtedy, gdy zawiera wprowadzone informacje o
wskaźnikach w projekcie oraz o postępie rzeczowym.
125
Po pojawieniu się zapytania należy potwierdzić zamiar usunięcia karty naciskając przycisk
.
.
Pozytywne usunięcie z systemu karty wskaźników POKL sygnalizowane jest komunikatem:
FILTROWANIE LISTY WSKAŹNIKÓW POKL
Wyszukiwanie kart wskaźników POKL jest możliwe po wybraniu ikony
znajdującej się
na formularzu Wskaźniki POKL.
126
Po naciśnięciu powyższej ikony następuje wyświetlenie formularza Parametry wyszukiwania
System prezentuje użytkownikowi formatkę z możliwością zdefiniowania parametrów filtru dla wszystkich danych zawartych na karcie wskaźników POKL.
Użytkownik ma możliwość filtrować po następujących polach:
o
Numer umowy/decyzji o dofinansowaniu
o
Nazwa beneficjenta
127
o
NIP beneficjenta
o
Tytuł projektu
o
Nazwa wskaźnika
o
Jednostka miary
o
Wartość bazowa
o
Wartość docelowa
o
Wartość osiągnięta od początku realizacji projektu (kumulatywnie)
o
Nr wniosku o płatność
o
Wniosek za okres do
o
Wniosek o płatność końcową
Użytkownik ma możliwość określenie zakresu „od”, „do” filtrowania dla każdego pola liczbowego/daty jakie jest dostępne do wyboru jako kryterium
filtrowania poprzez naciśnięcie przycisku
- należy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów jeden ze znaków:
=, >, >= , < lub <=
oraz wpisać w okna
znajdujące się z prawej strony odpowiednie wartości/ daty.
W przypadku, gdy wybrano kryteria >, >= istnieje możliwość określenie przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki Zakres
, a następnie
wprowadzenie drugiej granicznej wartości , np.:
.
Aby uruchomić wyszukiwanie należy ponownie nacisnąć ikonę
. Aby filtr wyszukiwania wyczyścić należy nacisnąć ikonę
. Ikona anulowania filtru
dostępna jest zarówno w oknie z parametrami wyszukiwania, jak i na formularzu z listą zarejestrowanych kart wskaźników POKL.
128
ZARZĄDZANIE LISTĄ KOLUMN REJESTRU KART
Domyślna lista zarejestrowanych w systemie kart wskaźników POKL zawiera następujące kolumny:
o Numer umowy/ decyzji
o NIP beneficjenta
o Tytuł projektu
ma możliwość rozszerzenia liczy kolumn o pola:
o Kto utworzył
o Kto modyfikował
o Kiedy utworzył
System zapamiętuje ustawienia użytkownika co do zakresu kolumn, jakie wskazał.
129
IX. Wnioski o płatność
►Uwaga:
I.
W KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane są dane o wnioskach o płatność, które zostały zatwierdzone. Dane o wniosku o płatność są wprowadzane do Systemu
w dwóch etapach:
1) rejestracja danych na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność (tj. wniosku, który przeszedł pozytywnie wszystkie etapy oceny formalnej
i merytoryczno-rachunkowej)
2) aktualizacja wniosku o dane dotyczące daty wypłaty środków na rachunek beneficjenta (po dokonaniu przelewu/bądź wypłacie środków na rzecz
beneficjenta).
II.
Zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości wniosek o płatność pełni, oprócz funkcji rozliczeniowej, także
funkcję sprawozdania na poziomie beneficjenta, w części dotyczącej przebiegu realizacji projektu. Brak wydatków po stronie beneficjenta nie zwalnia go
z obowiązku przedkładania wniosków beneficjenta o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu.
W związku z powyższym, w KSI (SIMIK 07-13) rejestrowane powinny być dwa rodzaje wniosków o płatność pełniące funkcję:
1) sprawozdawczą - wypełniona jest tylko część wniosku o płatność przedstawiająca przebieg realizacji projektu,
2) sprawozdawczą i rozliczeniową - obok informacji dotyczącej realizacji projektu przekazywana jest informacja o wydatkach poniesionych w związku
z realizacją projektu.
Częstotliwość składania wniosków o płatność jest określona przez Instytucję Zarządzającą Programem Operacyjnym w Umowie o Dofinansowanie.
III.
Jeśli do wniosku o płatność zarejestrowano korektę lub dane w Rejestrze obciążeń na projekcie (kwotę wycofaną/odzyskaną), System automatycznie
tworzy również kartę skorygowanego wniosku o płatność. Skorygowany wniosek o płatność nie jest nowym dokumentem, ale jedynie wynikiem
działania polegającego na uwzględnieniu wartości z poziomu pierwotnego wniosku o płatność (zawierającego wartości wykazane w danym wniosku
przed zarejestrowaniem w KSI jego korekty lub związanej z nim kwoty wycofanej/odzyskanej w Rejestrze obciążeń na projekcie) oraz wartości z korekt,
które zarejestrowano dla danego wniosku, jak również kwot wycofanych/odzyskanych zarejestrowanych w związku z danym wnioskiem w Rejestrze
obciążeń na projekcie.
IV.
Pole <Numery dokumentów związane z Wnioskiem o płatność> umożliwia przejście do podglądu i edycji dokumentów zarejestrowanych w związku
z danym wnioskiem o płatność, tzn. po wyborze numeru dokumentu z listy rozwijalnej System automatycznie wyświetla wartości dla danego dokumentu
(karty korekty, karty pierwotnego wniosku o płatność oraz karty skorygowanego wniosku o płatność).
V.
Każdy wniosek o płatność zarejestrowany w Systemie powinien być załączony do deklaracji wydatków.
VI.
Wnioski o płatność załączone do Deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana są zablokowane do edycji (za wyjątkiem pola <Data wypłaty
130
środków>).
Poniższy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu oceny wniosku o płatność z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13)
Wniosek o
płatność
Weryfikacja
formalna wniosku
Weryfikacja
merytoryczna
wniosku
Weryfikacja
rachunkowa
wniosku
Rejestracja
wniosku o
płatność w KSI
Decyzja o
zatwierdzeniu
płatność
Aktualizacja
wniosku o
płatność w KSI
Wypłata refundacji
131
1. Pierwotny wniosek o płatność
1.1 Rejestracja danych dotyczących wniosku o płatność
W celu wyboru zakładki Wnioski o płatność należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o płatność użytkownik przechodzi do Rejestru wniosków o
płatność.
W celu wprowadzenia danych o nowym
ikonę Dodaj wniosek o płatność
wniosku o płatność należy wybrać
.
132
Zostaje wyświetlony formularz Nowy wniosek
o płatność.
Należy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk
formularza.
133
BLOK INFORMACJA O PROJEKCIE
W celu wprowadzenia danych dotyczących nowego wniosku o płatność należy w bloku Informacja o beneficjencie uzupełnić pole <Numer umowy/decyzji>.
W tym celu należy wybrać ikonę
. Pojawi się lista zarejestrowanych umów.
Następnie z wyświetlonej listy należy wybrać nr umowy, w ramach, której wprowadzony zostanie nowy wniosek o płatność. Istnieje możliwość wyszukania
odpowiedniej umowy korzystając z funkcji Wyszukaj. W pole wyszukiwarki należy wprowadzić nr umowy o dofinansowanie, której dotyczy wniosek o
płatność. Wyszukanie umowy jest dostępne także po wprowadzaniu jedynie część numeru.
W celu powrotu do listy umów należy wyczyścić dane w polu Wyszukaj.
134
► Uwaga:
I. Lista umów/decyzji jest ograniczona – zgodnie z uprawnieniami użytkownika – do danego poziomu wdrażania programu i regionu.
Po wyborze umowy System automatycznie wypełnia pola odpowiadające wybranej umowie o dofinansowanie, tj. <Numer umowy/decyzji>, <Numer
aneksu/zmiany>, <Nazwa beneficjenta> oraz <NIP beneficjenta> na podstawie wybranej przez użytkownika wersji.
II. W sytuacji, gdy umowa była aneksowana użytkownik ma możliwość wyboru umowy oraz poszczególnych aneksów, w zależności od okresu, za jaki ujęto
wydatki w ramach wprowadzanego wniosku o płatność.
III. Aby wyświetlić wszystkie możliwe do wyboru wersje umowy decyzji o dofinansowanie jakie zostały zarejestrowane w Systemie należy podać w polu
numer jedynie numer projektu bez trzech ostatnich znaków „-00”;”-01”…”-99”. Jeśli użytkownik poda pełny numer konkretnej wersji umowy/decyzji o
dofinansowanie np. pierwotnej wersji – System wyświetli wyłącznie tę wersję jako możliwą do wyboru chociaż w Systemie mogą występować
aneksy/zmiany umowy/decyzji.
IV. Jeżeli Użytkownik wybiera nr umowy/ decyzji, dla której:
wypełniono pole ‘Data rozwiązania/ anulowania’ (dotyczy umowy/decyzji, dla której nie utworzono aneksu/zmiany),
utworzono aneks/zmianę, w ramach którego wypełniono pole ‘Data rozwiązania/ anulowania’
po zainicjowaniu kolejnych pól formularza, System prezentuje komunikat w formie pop-up blokujący możliwość edycji karty informacyjnej wniosku o
płatność:
‘Wybraną umowę [nr umowy/ decyzji albo aneksu/ zmiany] rozwiązano/ anulowano z dniem [wartość pola ‘Data rozwiązania/ anulowania’]. Czy na
pewno chcesz stworzyć dla niej wniosek o płatność?
Wybór opcji ‘OK’ pozwala kontynuować wypełnianie karty informacyjnej wniosku o płatność.
Wybór opcji ‘Anuluj’ powoduje powrót do wyboru z listy zarejestrowanych w Systemie umów/decyzji.
135
BLOK INFORMACJA O WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
Na pole <numer wniosku o płatność> nałożona została maska analogiczna jak w
przypadku umów o dofinansowanie. Użytkownik wybiera tylko z listy rozwijalnej (pozycje
od 01 do 200) ostatnią cześć numeru wniosku o płatność; pozostała cześć numeru wniosku
o płatność wypełniana jest automatycznie zgodnie z numerem projektu, dla którego
wprowadzany jest wniosek o płatność. Pierwszy wniosek o płatność składany przez
beneficjenta oznaczany jest na końcu numerem 01, drugi numerem 02 itd.
Pole <Data wpłynięcia wniosku o płatność> należy uzupełnić datę złożenia pierwszej
wersji wniosku o płatność przez beneficjenta (niezależnie od późniejszych dat składania
przez beneficjenta wersji wniosku po ewentualnych poprawkach), korzystając z ikony
kalendarza
► Uwaga: <Data wpłynięcia wniosku o płatność> nie może być późniejsza niż aktualna
data.
W polu <Wniosek za okres do> należy wprowadzić datę kończącą okres, za jaki składany
jest wniosek przez beneficjenta do właściwej instytucji odpowiadającej za jego rozliczenie,
korzystając z ikony kalendarza
► Uwaga: Wprowadzona data nie może być wcześniejsza od daty rozpoczęcia projektu i
późniejsza od daty jego zakończenia.
W przypadku podłączenia wniosku o płatność do deklaracji wydatków, data wpisana w to
pole nie może być późniejsza niż data w polu <Deklaracja za okres do>.
W polu <Wniosek o płatność końcową> przy pomocy przycisku
należy wybrać jedną z
dostępnych wartości „Nie” i „Tak”. Nie można zarejestrować wniosku o płatność, jeśli w
136
ramach danego projektu wprowadzono już wcześniej w tym polu wartość ‘Tak’.
Wprowadzenie wniosku o płatność końcową jest informacją dla Systemu, że dany projekt
został już zakończony i w jego ramach nie będą składane kolejne wnioski o płatność.
Wartością domyślną dla pola jest ‘Nie’.
► Uwaga: Dla wniosków z polem „Wniosek o płatność końcową” o wartości ‘Tak’ nie ma
konieczności wypełnienia bloku Harmonogramu płatności na cztery kolejne kwartały.
W polu <Data zatwierdzenia wniosku> należy wprowadzić datę zatwierdzenia wniosku
przez właściwą instytucję, korzystając z ikony kalendarza
dzień.
, w kolejności rok – miesiąc –
► Uwaga: Wprowadzenie danych do Systemu powinno nastąpić niezwłocznie po
zatwierdzeniu wniosku o płatność. Wprowadzona data nie może być wcześniejsza od dat
wprowadzonych w polach <Data wpłynięcia wniosku o płatność> oraz <Wniosek za
okres do>, jak również, późniejsza od daty utworzenia wniosku o płatność w Systemie.
Wprowadzona data nie może być również późniejsza niż <Data rozwiązania/ anulowania>
(jeśli pole to jest wypełnione), w umowie/ decyzji albo aneksie/ zmianie, do której jest
tworzony wniosek o płatność.
W polu <Data wypłaty środków> należy wprowadzić datę wypłaty środków na rachunek
beneficjenta, korzystając z ikony kalendarza
W sytuacji, gdy beneficjentem jest PJB, wówczas w polu <Data wypłaty środków> należy
wpisać datę zatwierdzenia wniosku (wartość identyczna jak w polu <Data zatwierdzenia
wniosku>).
W przypadku, gdy beneficjentem jest samorządowa jednostka budżetowa, która dokonuje
płatności w ramach projektów z pomocy technicznej RPO na zasadzie płatności bieżących,
<Data wypłaty środków> powinna być tożsama z wartością wykazaną w polu <Data
137
zatwierdzenia wniosku> beneficjenta o płatność przez właściwą instytucję.
W przypadku rejestracji wniosku, w ramach którego środki nie zostały jeszcze wypłacone,
wypełnienie pola nie jest wymagane. Wówczas wniosek o płatność będzie wymagał
aktualizacji polegającej na uzupełnienia danych w tym polu po faktycznym przekazania
środków na rzecz beneficjenta.
► Uwaga:
I. W przypadku refundacji realizowanej kilkoma przelewami, w polu <Data wypłaty
środków> należy wykazać datę ostatniego przelewu.
II. W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w polu <Data wypłaty
środków> należy podać datę tożsamą z datą w polu <Data zatwierdzenia wniosku>.
Pole <Numer deklaracji do której załączony został wniosek o płatność> System
uzupełnia automatycznie identyfikatorem deklaracji wydatków w ramach której załączono
wniosek o płatność.
► Uwaga: Pole jest uzupełnianie automatycznie po zatwierdzeniu deklaracji w ramach
której załączono wniosek o płatność.
Pole <Numer deklaracji przekazanej do KE> System uzupełnia automatycznie
identyfikatorem deklaracji IC, do której pośrednio został załączony wniosek o płatność (dana
Deklaracja musi zostać zapisana ze statusem „Przekazana”).
► Uwaga: Jeśli Deklaracja IC otrzyma status ‘Wycofana’, pole <Numer deklaracji
przekazanej do KE>, zostaje automatycznie wyczyszczone.
W polu <Numery dokumentów związanych z Wnioskiem o płatność> użytkownik
wybiera z listy rozwijalnej dokument zarejestrowany do danego wniosku o płatność
zawierającej
- nr karty informacyjnej pierwotnego wniosku o płatność,
- numery kart informacyjnych korekt do wniosku o płatność,
138
- sformułowanie „wersja aktualna” oraz
- numery spraw/decyzji o zwrocie zarejestrowanych dla:
- danego wniosku o płatność
- korekty zarejestrowanej dla danego wniosku o płatność.
Po wybraniu pozycji z listy system automatycznie wyświetla zawartość wybranego
dokumentu.
Dla pierwotnego wniosku o płatność pole pozostaje niewypełnione do czasu poprawnego
zapisu pierwszej Karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność lub zarejestrowania
Karty informacyjnej obciążenia w Rejestrze obciążeń na projekcie związanej z danym
wnioskiem o płatność, które mogą zostać wykazane na poziomie deklaracji wydatków tzn.
zarejestrowano przynajmniej kartę obciążenia dla kwoty wycofanej lub kartę zwrotu dla
kwoty do odzyskania.
Wówczas widok pola jest następujący:
Jeśli w Rejestrze obciążeń na projekcie zarejestrowano kwotę wycofaną/ odzyskaną
związaną z danym wnioskiem o płatność, widok pola jest następujący:
Po wybraniu Nr sprawy/decyzji o zwrocie system automatycznie wyświetla w nowym oknie
(z możliwością edycji, jeśli dany Nr sprawy/decyzji o zwrocie nie został załączony do
deklaracji) zawartość wybranego dokumentu, czyli odpowiednio przefiltrowaną Kartę
informacyjną obciążenia na projekcie.
139
BLOK INFORMACJE FINANSOWE
140
Pole <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki> – należy wypełnić wprowadzając wartość środków, jaka została wypłacona beneficjentowi w
ramach zaliczki. W przypadku, gdy zaliczka nie została wypłacona, wypełnienie pola nie jest wymagane (należy pozostawić domyślną wartość 0,00).
Jeżeli pierwsza transza zaliczki wypłacona jest na podstawie wniosku o płatność, wówczas w celu zachowania ciągłości numeracji w KSI, powinien on zostać
zarejestrowany w Systemie. Taki wniosek powinien zawierać następujące dane:
Numer wniosku,
Kwotę przyznanej zaliczki,
Datę wpłynięcia wniosku,
Wniosek za okres do... (tożsamy z datą wpłynięcia wniosku o płatność),
Data zatwierdzenia wniosku.
Harmonogram płatności na 4 kolejne kwartały
Jeśli rejestrowany jest wniosek o zaliczkę bez części sprawozdawczej, z poziomu modułu Wnioski o płatność należy usunąć wskaźniki postępu
rzeczowego, które zostały wykazane na poziomie modułu „Umowy/decyzje o dofinansowanie”,
Data wypłaty środków (rozumiana jako data rzeczywistej wypłaty środków – dotyczy pierwszego wniosku o płatność zaliczkową).
W ramach kolejnych wniosków o płatność (rozliczających poniesione wydatki i/lub sprawozdawczych) należy wykazywać kolejne transze wypłacanej zaliczki
zgodnie z procedurami przyjętymi przez instytucję zarządzająca danym programem operacyjnym.
► Uwaga: Informacje o zaliczkach wypłaconych na rzecz beneficjenta są wprowadzone do Systemu z opóźnieniem w stosunku do faktycznego momentu
przekazania zaliczki. Jeśli została ona przyznana z chwilą podpisania umowy to informacja jest wówczas wprowadzana do Systemu dopiero w momencie
złożenia przez beneficjenta wniosku o płatność w którym rozlicza już wydatki faktycznie poniesione i sfinansowane w części lub całości ze środków
zaliczkowych.
W przypadku karty skorygowanego wniosku o płatność pole uwzględnia wartość z analogicznego pola karty korekty wniosku o płatność.
Pole <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Kwota środków przekazanych w ramach zaliczki>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie
wniosku o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę
wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Kwota środków
przekazanych w ramach zaliczki> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o
141
płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> – należy wypełnić wprowadzając kwotę całkowitych wydatków (łącznie
kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych) związanych z realizacją projektu, poniesionych w okresie, za który składany jest wniosek o płatność.
W przypadku karty skorygowanego wniosku o płatność pole uwzględnia wartość korekty z analogicznego pola karty informacyjnej korekty do wniosku o
płatność.
Pole <Całkowita kwota poniesionych wydatków>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych
w polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o
płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę wycofaną/odzyskaną w
Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Całkowita kwota poniesionych
wydatków objętych wnioskiem> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o
płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> – należy wypełnić podając kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem,
poniesionych i uznanych przez beneficjenta za kwalifikowalne w okresie, za który składany jest wniosek o płatność.
Pole <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie
wniosku o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę
wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Kwota
wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego
wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
142
Pole <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)> – należy wypełnić podając kwotę wydatków uznanych przez właściwą instytucję
dokonującą oceny za kwalifikowalne, która jest wynikiem weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji oceniającej wniosek, tj. wynika z
pomniejszenia kwoty wykazanej w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem> o wydatki uznane za niekwalifikowalne w danym
wniosku oraz inne korekty finansowe (inne niż związane z kwotami do odzyskania – patrz pole Uwaga), jak również o dochód wykazany w polu <Dochód
odliczony od wniosku o płatność> (bez odsetek narosłych od środków zaliczki od złożenia poprzedniego wniosku o płatność).
► Uwaga:
I. W przypadku odzyskiwania kwot poprzez pomniejszenie wniosku o płatność należy pomniejszyć jedynie kwotę przypadającą do wypłaty na rzecz
beneficjenta. Odpowiednie pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych powinno nastąpić w momencie sporządzania Poświadczenia i Deklaracji wydatków.
II. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność wartość uwzględnia:
 wartość z analogicznego pola karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność oraz
 wartość z pola <Wydatki kwalifikowalne> z Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie, zarejestrowane dla danego
wniosku o płatność, dla pozycji, dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota wycofana po anulowaniu”, albo
 wartość z pola <Wydatki kwalifikowalne> z Karty informacyjnej zwrotu w module Rejestr obciążeń na projekcie, zarejestrowane dla danego
wniosku o płatność, dla pozycji, dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota do odzyskania”.
Pomniejszenia o właściwe wartości wykazane w module Rejestr obciążeń na projekcie odnoszą się wyłącznie do pozycji Karty informacyjnej obciążenia, w
której w polu <Numer wniosku o płatność/zaliczka> podano numer wniosku o płatność.
Pole <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma
wartości wprowadzonych w polu <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)>, kolumna Narastająco dla poprzedniego
zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę
lub kwotę wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola
<Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego
wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
143
Pole <w części objętej pomocą publiczną> – należy wskazać kwotę wydatków uznanych za kwalifikowalne objętych pomocą publiczną (o ile dotyczy).
Pole <w części objętej pomocą publiczną>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych w polu
<w części objętej pomocą publiczną>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub
skorygowanego – jeśli w związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie)
do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz z pola <w części objętej pomocą publiczną> (pole wyżej) dla bieżąco
wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji> – należy podać wartość wydatków kwalifikowanych, które zgodnie z zapisami programu
operacyjnego stanowią podstawę do certyfikacji na wyższych poziomach.
► Uwaga: W przypadku skorygowanego wniosku o płatność wartość uwzględnia:
 wartości z karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność oraz
 z pola <Podstawa certyfikacji> Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie, zarejestrowane dla danego wniosku o
płatność, dla pozycji, dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota wycofana po anulowaniu”;
 z pola <Podstawa certyfikacji> Karty informacyjnej zwrotu w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowane dla danego wniosku o płatność,
dla pozycji dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota do odzyskania”.
Pomniejszenia odnoszą się wyłącznie do pozycji Karty informacyjnej obciążenia, w której w polu <Numer wniosku o płatność/zaliczka> podano numer
wniosku o płatność (a nie numer zaliczki).
System sprawdza w ramach programów operacyjnych, dla których w Słowniku poziomów wdrażania jako podstawę certyfikacji określono odpowiadający wkład
publiczny czy Kwota wydatków kwalifikowalnych - podstawa certyfikacji w bloku Informacja o wniosku o płatność stanowi różnicę wartości Wydatków
uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) i pola Prywatne – kolumny wydatki kwalifikowalne w tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki.
Jeśli zasada nie jest spełniona system komunikuje ostrzegawczo użytkownika o tym fakcie jednakże nie blokuje zapisu danych.
Pole <Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości
wprowadzonych w polu <Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku
144
o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę wycofaną/odzyskaną w
Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz z pola <Wydatki kwalifikowalne – podstawa
certyfikacji> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane
są analogicznie.
Pole <Dofinansowanie> – należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków – uznanych przez właściwą instytucję dokonującą oceny za
podlegające refundacji lub stanowiące podstawę do sporządzenia poświadczenia i deklaracji wydatków na wyższym poziomie (np. z poziomu instytucji
pośredniczącej do instytucji zarządzającej).
►Uwaga:
I. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność pole uwzględnia wartości z:
− karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność oraz
 z pola <Kwota do odzyskania (dofinansowanie)> Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowane dla danego
wniosku o płatność, dla pozycji, dl której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota wycofana po anulowaniu”;
 z pola <Kwota odzyskana (dofinansowanie)> Karty informacyjnej zwrotu w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowane dla danego
wniosku o płatność, dla pozycji, dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota do odzyskania”.
II. Dofinansowanie, co do zasady, jest wyliczane jako iloczyn kwoty wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) przez daną instytucję dokonującą
oceny oraz ilorazu kwoty dofinansowania wynikającej z umowy do wydatków kwalifikowalnych objętych umową. W przypadku projektów, w których
procent dofinansowania określony w umowie o dofinansowanie jest wypadkową jednego montażu dla części projektu objętej pomocą publiczną oraz innego
montażu dla wydatków nie objętych wspomnianą pomocą; dofinansowanie wyliczane jest jako suma dwóch iloczynów kalkulowanych w sposób opisany
powyżej dla dwóch odrębnych grup wydatków, tj. wydatków związanych i niezwiązanych z pomocą publiczną.
III. W przypadku beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi – którzy w wersji papierowej wniosku o płatność w polu wnioskowane
dofinansowanie wpisują wartość „0” – dofinansowanie oznacza iloczyn kwoty wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) przez daną instytucję
dokonującą oceny oraz ilorazu kwoty dofinansowania wynikającej z umowy do wydatków kwalifikowalnych objętych umową.
145
Pole <Dofinansowanie>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych w polu
<Dofinansowanie>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w
związku z danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej
umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Dofinansowanie> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku
o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <w tym dofinansowanie UE> – należy podać wartość odpowiadającą części kwoty wykazanej w polu <Dofinansowanie>, która zgodnie z zapisami
umowy/decyzji/aneksu/zmiany o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów danego programu odpowiada wkładowi wspólnotowemu.
►Uwaga:
I.
W przypadku skorygowanego wniosku o płatność wartość uwzględnia wartości z:
− karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność oraz:
 z pola <w tym wkład UE> Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowane dla danego wniosku o płatność,
dla pozycji, dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota wycofana po anulowaniu”;
 z pola <w tym wkład UE> Karty informacyjnej zwrotu w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowane dla danego wniosku o płatność, dla
pozycji, dla której w polu <typ kwoty> wybrano opcję „Kwota do odzyskania”.
W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki to pole nie jest uzupełniane lub należy wpisać wartość „0”
Pole <w tym dofinansowanie UE>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości w polu <w tym dofinansowanie
UE>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z danym
wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w
ramach tego samego projektu) oraz pola <w tym dofinansowanie UE> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W
przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <Wydatki objęte cross-financingiem> - w polu należy wpisać ręcznie właściwą kwotę wydatków w całości wydatków kwalifikowalnych (dot. pola
<Wydatki uznane za kwalifikowalne (po autoryzacji)>). Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowalne w ramach wniosku o
146
płatność nie są objęte cross-financingiem.
Pole <Wydatki objęte cross-financingiem>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych
w polu <Wydatki objęte cross-financingiem>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub
do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Wydatki objęte cross-financingiem> (pole wyżej) dla bieżąco
Pole <Wydatki poniesione na zakup gruntów> – należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, w okresie objętym wnioskiem, wydatków na zakup
gruntów [w granicach, określonych w Art. 7 ust. 1 lit b) Rozporządzenia 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole 31) Rozporządzenia Komisji (WE) nr
1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowalne w ramach rejestrowanego wniosku o płatność nie zostały
poniesione na zakup gruntów.
Pole <Wydatki poniesione na zakup gruntów>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych w
polu <Wydatki poniesione na zakup gruntów>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub
do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Wydatki poniesione na zakup gruntów> (pole wyżej) dla bieżąco
Pole <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo> – należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, w okresie objętym wnioskiem, wydatków na
mieszkalnictwo [w granicach określonych w z Art. 7 ust. 2 lit c) Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole 30) Rozporządzenia
Komisji (WE) nr 1828/2006].Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku, gdy wydatki kwalifikowalne w ramach wniosku nie zostały poniesione na
mieszkalnictwo.
Pole <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych w
polu <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub
do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Wydatki poniesione na mieszkalnictwo> (pole wyżej) dla bieżąco
147
Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym:> – Pole wyliczalne przez System jako suma pól:
- koszty pośrednie
- koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie stawek jednostkowych
- bezpośrednich rozliczanych na podstawie kwot ryczałtowych
Domyślnie lista pól w ramach pola <Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym:> jest zwinięta.
Dostęp do ukrytych pól jest możliwy po wyborze ikony zwijania/rozwijania przy nazwie pola
Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta, objętych wnioskiem o płatność, wydatków związanych z kosztami pośrednimi/kosztami ogólnymi
rozliczanymi ryczałtowo [w granicach określonych w Art. 11 Rozporządzania (WE) nr 1081/2006 lub Art. 52 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006,
ujętą w Załączniku III (Pole 32) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006]. Wypełnienie pola nie jest wymagane w przypadku braku wydatków
rozliczanych ryczałtowo w ramach danego wniosku.
Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym>, kolumna Narastająco – wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych w
polu <Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub
do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym> (pole wyżej) dla bieżąco
wprowadzanego pierwotnie wniosku o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <koszty pośrednie> - należy podać kwotę wydatków, objętych wnioskiem o płatność, związanych z kosztami pośrednimi rozliczanymi ryczałtowo.
Pole <koszty pośrednie>, kolumna Narastająco - wypełniane jest automatycznie przez System jako suma wartości wprowadzonych w polu <koszty
148
pośrednie>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub skorygowanego – jeśli w związku z
danym wnioskiem w Systemie zarejestrowano korektę lub kwotę wycofaną/odzyskaną w Rejestrze obciążeń na projekcie) do danej
umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <koszty pośrednie> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku
o płatność. W przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole < koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie stawek jednostkowych> - należy podać kwotę wydatków, objętych wnioskiem o płatność, związanych
z kosztami bezpośrednimi rozliczanymi na podstawie stawek jednostkowych.
W przypadku karty skorygowanego wniosku o płatność pole uwzględnia wartość z analogicznego pola karty korekty wniosku o płatność
Pole <koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie stawek jednostkowych>, kolumna Narastająco - wypełniane jest automatycznie przez System jako
suma wartości wprowadzonych w polu <koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie stawek jednostkowych>, kolumna Narastająco dla poprzedniego
<koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie stawek jednostkowych> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność.
W przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
Pole <koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych> - należy podać kwotę wydatków, objętych wnioskiem o płatność, związanych z
kosztami bezpośrednimi rozliczanymi na podstawie kwot ryczałtowych.
Pole < koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych>, kolumna Narastająco - wypełniane jest automatycznie przez System jako suma
wartości wprowadzonych w polu < koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych>, kolumna Narastająco dla poprzedniego
< koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego wniosku o płatność. W
przypadku skorygowanego wniosku o płatność, wartości wyliczane są analogicznie.
149
Pole <Dochód odliczony od wniosku o płatność> – w polu należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego
wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 3 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne
dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie
(WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006).
►Uwaga:
I. Należy pamiętać, aby w ramach KSI (SIMIK 07-13) – tak jak w ewidencji księgowej instytucji wypłacającej środki – pomniejszać kwotę środków uznanych
za kwalifikowalne (po autoryzacji) o dochód wykazany w tym punkcie.
II. W KSI (SIMIK 07-13) nie są rejestrowane informacje dotyczące odsetek jakie wystąpiły w ramach projektu. Należy jednak pamiętać, aby w ramach
ewidencji księgowej instytucji wypłacającej środki pomniejszać kwotę środków wypłaconych beneficjentowi o występujące w ramach projektu odsetki.
Pole <Dochód odliczony od wniosku o płatność>, kolumna Narastająco – pole automatycznie wyliczane przez System jako suma wartości wprowadzonych w
polu <Dochód odliczony od wniosku o płatność>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w Systemie wniosku o płatność (pierwotnego lub
do danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Dochód odliczony od wniosku o płatność> (pole wyżej) dla bieżąco
Pole <Odsetki narosłe na rachunku, w tym:> jest polem wyliczalnym przez system jako suma pól:
- zwrot na rachunek
- potrącenie z zaliczki
- potrącenie z refundacji
Domyślnie lista pól w ramach pola <Odsetki narosłe na rachunku, w tym:> jest zwinięta.
150
Dostęp do ukrytych pól jest możliwy po wyborze ikony zwijania/rozwijania przy nazwie pola
Pole <Odsetki narosłe na rachunku, w tym:>, kolumna Narastająco - Pole wyliczalne. Wartość ujmowana narastająco od początku realizacji projektu.
Pole automatycznie wyliczane przez system jako suma pola <Odsetki narosłe na rachunku, w tym>, kolumna Narastająco dla poprzedniego
zarejestrowanego w systemie skorygowanego, (jeśli wystąpiły korekty lub zarejestrowano dane w ROP w innym przypadku pierwotnego) wniosku o płatność do
danej umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <Odsetki narosłe na rachunku, w tym> (pole wyżej) dla bieżąco
wprowadzanego pierwotnie wniosku o płatność.
Pole < zwrot na rachunek > – należy podać wartość zwrotu na rachunek.
Pole < zwrot na rachunek >, kolumna Narastająco - Pole wyliczalne. Wartość ujmowana narastająco od początku realizacji projektu
Pole automatycznie wyliczane przez system jako suma pola < zwrot na rachunek >, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w systemie
skorygowanego, (jeśli wystąpiły korekty lub zarejestrowano dane w ROP w innym przypadku pierwotnego) wniosku o płatność do danej
umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola < zwrot na rachunek > (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego
wniosku o płatność.
Pole <potrącenie z zaliczki>– należy podać wartość potrącenia z zaliczki.
Pole < potrącenie z zaliczki>, kolumna Narastająco - Pole wyliczalne. Wartość ujmowana narastająco od początku realizacji projektu.
Pole automatycznie wyliczane przez system jako suma pola < potrącenie z zaliczki>, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w systemie
umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola < potrącenie z zaliczki> (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego
151
Pole <potrącenie z refundacji >– należy podać wartość potrącenia z refundacji.
Pole <potrącenie z refundacji >, kolumna Narastająco - Pole wyliczalne. Wartość ujmowana narastająco od początku realizacji projektu.
Pole automatycznie wyliczane przez system jako suma pola <potrącenie z refundacji >, kolumna Narastająco dla poprzedniego zarejestrowanego w systemie
umowy/decyzji/aneksu/zmiany (w ramach tego samego projektu) oraz pola <potrącenie z refundacji > (pole wyżej) dla bieżąco wprowadzanego pierwotnego
BLOK ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI
W tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki należy wskazać źródła finansowania wydatków objętych danym wnioskiem o płatność.
► Uwaga:
I. Użytkownik ma możliwość wprowadzania wartości wyłącznie w kategoriach źródeł finansowania, które określono na poziomie umowy/decyzji o
dofinansowanie. Niemniej, System umożliwia występowanie rozbieżności w wartościach poszczególnych źródeł finansowania wykazywanych na etapie
rozliczenia projektu (wniosek o płatność) w porównaniu do wartości zadeklarowanych na etapie kontraktacji projektu (umowa/decyzja o dofinansowaniu)
Powyższe rozbieżności mogą wynikać z wykrytych nieprawidłowości bądź korekt/potrąceń stwierdzonych na etapie weryfikacji wniosku o płatność.
II. Jeśli w ramach wniosku o płatność została/y zarejestrowana/e korekta/y, System w ramach karty skorygowanego wniosku o płatność wyświetla źródła
finansowania uwzględniające dane z pierwotnego wniosku o płatność zaktualizowane o wartości z karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność.
III. W kolumnie kwota wydatków kwalifikowalnych należy wykazać źródła sfinansowania wydatków wykazanych w polu <Kwota wydatków uznanych za
kwalifikowalne (po autoryzacji)>. System sprawdza, czy Suma ogółem kolumny Kwota wydatków kwalifikowanych jest zgodna z polem <Kwota
wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)> w części Informacje finansowe.
IV. Wartość kwoty podanej w wierszu Środki wspólnotowe w kolumnie Kwota wydatków kwalifikowanych musi być równa wartości kwoty podanej w polu <w
tym dofinansowanie UE> w części Informacje finansowe.
V. W przypadku Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie w odniesieniu do krajowych
152
środków publicznych i prywatnych. Pole Środki wspólnotowe należy pozostawić niewypełnione lub należy wpisać wartość „0”.
W celu edycji danych przy danej kategorii źródła finansowania – należy wybrać ikonę
.
153
Jeżeli do danego wiersza zostały wprowadzone błędne dane, można usunąć błędnie wprowadzone dane przy pomocy ikony
wprowadzić poprawne dane. Po zapisaniu danych przy pomocy ikony
, a następnie ponownie
, należy przejść do kolejnego wiersza tabeli.
BLOK HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA CZTERY KOLEJNE KWARTAŁY
W tabeli Harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały – należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, które
beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w ciągu najbliższych czterech kwartałów kalendarzowych realizacji projektu.
W celu wprowadzenia danych w bloku harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały należy wybrać ikonę
W ramach rozwiniętych pól należy wprowadzić odpowiednie wartości:
w pierwszym wierszu.
Rok – należy wprowadzić odpowiedni rok realizacji projektu (2007-2015).
Kwartał – z rozwiniętej listy kwartałów przy pomocy przycisku
należy wybrać kolejny kalendarzowy kwartał realizacji projektu
w danym roku rozpoczynając od kwartału następującego po kwartale, w którym został sporządzony rozpatrywany wniosek o płatność (Pole:
<Wniosek za okres do>).
Planowane wydatki kwalifikowalne – należy wprowadzić planowaną kwotę wydatków kwalifikowalnych, które planowane są do poniesienia w
danym kwartale.
154
Jeżeli do końca realizacji projektu zostały np. wyłącznie trzy kwartały – należy wypełnić wiersze dla kolejnych trzech kwartałów, a w wierszu czwartym
podać rok oraz kolejny kwartał, natomiast jako kwotę planowanych wydatków kwalifikowalnych należy wprowadzić „0”.
, należy przejść do kolejnego wiersza tabeli, wypełniając dane analogicznie jak w przypadku pierwszego
Po zapisaniu danych przy pomocy ikony
wiersza, dla kolejnego kalendarzowego kwartału realizacji projektu.
Jeżeli dane w wierszu nie zostały wprowadzone poprawnie, można usunąć błędne dane przy pomocy ikony
i następnie wprowadzić poprawne dane.
► Uwaga:
I. W tabeli harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały suma pozycji w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowalne oraz wartości pola <Kwota
wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) narastająco> w części Informacje finansowe nie może przekroczyć wartości pola <Wydatki
kwalifikowalne> zawartej w umowie/decyzji o dofinansowanie.
Jeśli w ramach wniosku o płatność została/y zarejestrowana/e korekty to System w ramach karty skorygowanego wniosku o
płatność wyświetla dane z harmonogramu pierwotnego wniosku o płatność zarejestrowanego w Systemie zaktualizowane o wartości
z karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność
BLOK ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM
► Uwaga: Przed uzupełnieniem danych dotyczących zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność należy
zapisać formularz Nowy wniosek o płatność przy pomocy ikony
(formularz zmieni nazwę na Karta informacyjna wniosku o płatność).
Następnie należy wybrać ikonę
znajdującą się w bloku Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.
Wyświetlony zostanie odrębne okno z formularzem do wprowadzania danych dotyczących zestawienia wydatków.
155
Użytkownik posiada trzy możliwości uzupełnienia danych dotyczących zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o
płatność:
1) wybranie i załączenie dokumentu w formacie PDF, zawierającego wyciąg z dokumentacji księgowej beneficjenta dokumentującej operacje
dokonane w związku z realizowanym projektem;
2) zaimportowanie pliku w formacie xls (np.: arkusza MS Excel);
3) wypełnienie tabeli ręcznie.
Funkcjonalności te są zamienne.
► Uwaga: Zestawieniu dokumentów w formacie PDF lub xls należy nadać nazwę rozpoczynającą od numeru wniosku o płatność w KSI, którego dotyczy,
zastępując znaki niedozwolone w nazwie pliku kropkami,
np.: nazwa załącznika dla wniosku o płatność nr POKL.06.01.03-02-001/08-03 powinna rozpoczynać się od: ‘POKL.06.01.03.02.001.08.03’
Wzór Zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność jest dostępny na stronie poświęconej KSI:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/AnalizyRaportyPodsumowania/Strony/KSI.aspx
156
1) W celu dołączenia pliku PDF, należy wybrać przycisk Przeglądaj, a następnie – po wybraniu danego dokumentu – przycisk Załącz
dokument. W oknie poniżej widoczna będzie nazwa wybranego pliku. Przycisk Pokaż załączony dokument umożliwia przeglądanie
załączonego dokumentu. Użytkownik ma także możliwość usunięcia dokumentu PDF za pomocą przycisku Usuń załączony dokument (jeśli
np. załączony plik jest nieprawidłowy).
2) W celu zaimportowania pliku xls, należy wybrać przycisk Przeglądaj, a następnie – po wybraniu danego dokumentu – przycisk Załącz
dokument. W oknie poniżej widoczna będzie nazwa wybranego pliku. Przycisk Pokaż załączony dokument umożliwia przeglądanie
157
załączonego dokumentu. Użytkownik ma także możliwość usunięcia dokumentu xls za pomocą przycisku Usuń załączony dokument (jeśli
np. załączony plik jest nieprawidłowy). Po zaimportowaniu pliku xls w odpowiednim formacie, dane z pliku zostają zaimportowanie do
tabeli Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.
3) Jeżeli użytkownik nie załączył zestawienia dokumentów w formie pliku PDF lub xls, ma możliwość ręcznego wypełnienia
tabeli znajdującej się poniżej okien dot. importu.
Po wybraniu ikony
wyświetlona zostanie tabela.
Aby wprowadzić nowe wartości do tabeli należy wybrać ikonę
.
W otwartym oknie należy wypełnić pola, według następujących zasad:
Numer dokumentu – numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków nadany przez wystawcę.
Numer księgowy lub ewidencyjny – numer dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe u beneficjenta
Data wystawienia dokumentu – datę wystawienia dokumentu przez dostawcę należy wprowadzić korzystając z ikony kalendarza
rok – miesiąc – dzień.
Data zapłaty – datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego należy wprowadzić korzystając
z ikony kalendarza
, w kolejności
► Uwaga: Jeżeli natomiast wystąpiło więcej dat zapłaty, wówczas po wypełnieniu i zapisaniu wszystkich danych w wierszu (poprzez wybranie ikony
158
) pojawi się okno Daty zapłat.
Aby dodać kolejne daty zapłaty należy wybrać ikonę
. W kolumnie Kilka dat zapłat, można
wprowadzić kolejną datę zapłaty, natomiast jeżeli data zapłaty mieści się w przedziale czasowym, to daty
graniczne tego przedziału zapisywane są w dwóch kolumnach: Przedział dat od do.
<Nazwa towaru lub usługi> – nazwa towaru lub usługi wykazana w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Pole
alfanumeryczne z możliwością wprowadzenia do 600 znaków.
► Uwaga: Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną
stawką VAT – możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury.
W przypadku wystąpienia różnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego – pozycje z faktury można pogrupować według stawek VAT i wpisać
każdą z grup w odrębnym wierszu (poprzez wybranie ikony
), z tymże dane wprowadzane w pozycjach Nr dokumentu,
Data wystawienia dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Kwota netto dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały te same wartości we
wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego.
<Kwota brutto dokumentu> – należy wprowadzić kwotę brutto, na jaką opiewa wykazany dokument
<Kwota netto dokumentu> – należy wprowadzić kwotę netto dokumentu (różnica pomiędzy wartościami brutto i wartością wynikającą z
wysokości podatku VAT).
<Kwota wydatków kwalifikowalnych> – należy wprowadzić kwotę wydatków kwalifikowalnych.
<w tym VAT> - należy wprowadzić kwotę VAT, uwzględnioną w kolumnie <Kwota wydatków kwalifikowalnych>, o ile podatek VAT jest
kwalifikowalny.
► Uwaga:
W sytuacji wystąpienia wydatków rozliczanych ryczałtowo w ramach wniosków o płatność, gdy kwota „Razem” w kolumnie „Kwota brutto dokumentu”
będzie różna niż kwota podana w polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> lub jeśli kwota „Razem” w kolumnie „Kwota
wydatków kwalifikowalnych” będzie różna niż kwota podana w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem>, System poinformuje
użytkownika o rozbieżnościach. Komunikat ma jednak charakter informacyjny i nie blokuje zapisu danych w Systemie, użytkownik decyduje czy zapisać
159
dane w Systemie.
Zapisanie wypełnionego wiersza następuje poprzez wybranie ikony
ikony
. Aby usunąć dany wiersz należy wybrać ikonę
. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po wybraniu
. Aby wprowadzić nowy rekord do tabeli należy wybrać ikonę
.
Aby zapisać dane na formularzu Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem należy wybrać ikonę
. Aby
powrócić do formularza Karta informacyjna wniosku o płatność należy wybrać ikonę
► Uwaga:
I. System umożliwia zapis wniosku o płatność bez wypełnionego bloku Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem. Wyświetli się komunikat informacyjny o braku zestawienia, lecz nie zablokuje to zapisu całego dokumentu.
II. Jeśli w ramach wniosku o płatność została/y zarejestrowana/e korekty to System w ramach karty skorygowanego wniosku o
płatność wyświetla dane z zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem pierwotnego wniosku o płatność
zarejestrowanego w Systemie zaktualizowane o wartości z karty korekty do wniosku o płatność
BLOK POSTĘP RZECZOWY
Część wniosku o płatność odnosząca się do wskaźników służy określeniu stopnia zaawansowania rzeczowego oraz określeniu efektów realizacji projektu.
Rejestrowane są wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu.
W tabeli Wskaźniki produktu – dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione z formularza Umowa
o dofinansowanie dla danego projektu. Użytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za pomocą ikony
, uzupełnia wartość w rubryce Wartość wskaźnika
osiągnięta od początku realizacji projektu. Jeżeli ze względu na charakter wskaźnika, nie jest możliwe wypełnienie danej kolumny (np. nie została
osiągnięta jeszcze żadna wartość), można wprowadzić wartość „0”, bądź usunąć wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę
.
Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana automatycznie przez System, poprzez porównanie z wartością docelową wskaźnika produktu określoną w
formularzu Umowa o dofinansowanie.
160
Po wybraniu ikony
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika produktu . Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu ikony
, natomiast edycja już wprowadzonych danych – po naciśnięciu ikony znajdujące się po lewej stronie wiersza.
Tabela Wskaźniki rezultatu – dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione z formularza Umowa o
dofinansowanie dla danego projektu. Użytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za pomocą ikony
, uzupełnia wartość w rubryce Wartość wskaźnika
osiągnięta od początku realizacji projektu, wpisując rzeczywiście osiągniętą wartość w wyniku zrealizowania projektu. Rubryka Stopień realizacji [%] jest
uzupełniana automatycznie przez System, poprzez porównanie z wartością bazową (o ile jest różna od „0”) oraz docelową wskaźnika rezultatu określoną
w formularzu Umowa o dofinansowanie.
► Uwaga:
I. Użytkownik jest zobowiązany do wprowadzenia wartości w tabeli Wskaźniki rezultatu jedynie w przypadku wprowadzania danych odnośnie wniosku
o płatność końcową. W innej sytuacji, beneficjent może wprowadzić wartość „0” w kolumnie Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji
projektu, bądź też usunąć wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę
. Po wybraniu ikony
wskaźnika rezultatu. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu ikony
nastąpi zapisanie informacji dotyczących
.
II. Jeśli w ramach wniosku o płatność została/y zarejestrowana/e korekty, System w ramach karty skorygowanego wniosku o płatność wyświetla dane z
bloku wskaźniki produktu/rezultatu z karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność.
Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych do formularza Nowy wniosek o płatność jest możliwe po wybraniu ikony
W sytuacji poprawnie wprowadzonych danych, pojawi się informacja o zapisaniu wniosku o płatność.
Aby powrócić do rejestru wniosków o płatność, należy wybrać ikonę
.
.
.
► Uwaga:
161
Podczas zapisywania danych System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W Systemie wbudowano szereg reguł
poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najważniejsze zostały opisane powyżej w ramach charakterystyki poszczególnych pól. W sytuacji, gdy
wprowadzone
do
Systemu
dane
są
niepełne
lub
niezgodne
z
regułami
poprawności,
wówczas
ich
zapis
jest niemożliwy, a System sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów w kolorze czerwonym na górze formularza
lub obok miejsca, w którym nie wypełniono obowiązkowego pola lub popełniono błąd.
162
1.2. Edycja danych dotyczących wniosków o płatność
W celu edytowania danych w formularzu wniosku o płatność należy w menu Wnioski o płatność poprzez zastosowanie Filtrowania/ Wyszukiwania wyszukać
wniosek, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Następnie należy zmodyfikować/uzupełnić
.
dane. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą ikony
► Uwaga: Edycja karty wniosku o płatność załączonej do deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana jest niemożliwa (za wyjątkiem pola <Data
wypłaty środków>).
163
1.3. Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność
USUWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Z REJESTRU
Po wyszukaniu wybranego wniosku o płatność w rejestrze (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) – dane dotyczące wniosku można usunąć
wybierając ikonę
.
Po pojawieniu się zapytania należy potwierdzić zamiar usunięcia wniosku o płatność naciskając przycisk
.
.
164
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie wniosku o płatność umów/decyzji – należy wyszukać (poprzez zastosowanie
Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję rejestru w menu Wnioski o płatność, a następnie wybrać ikonę podglądu
.
Zostanie wyświetlony formularz karta informacyjna wniosku o płatność lub Skorygowany wniosek o płatność (opisany w kolejnym rozdziale) w trybie tylko do
odczytu. W celu wydrukowania karty informacyjnej należy nacisnąć ikonę
, następnie Drukuj w wyświetlonym automatycznie oknie drukowanie. W
wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty należy wybrać Anuluj w oknie Drukowanie.
Jeżeli w sekcji Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem wypełniona została tabela, to system zapewnia
możliwość podglądu/wydrukowania tego zestawienia jako dokumentu.
Jeżeli w sekcji Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem dołączony jest dokument w formacie PDF to jest on
prezentowany jako element widoku. System zapewnia możliwość wydrukowania tego podglądu wniosku o płatność jako dokumentu.
165
FILTROWANIE I WYSZUKIWANIE DANYCH
W celu wyszukania danego wniosku o płatność, należy wybrać ikonę
możliwe będzie wyszukanie wniosku
. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według których
166
167
168
. Należy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów: =, >, >= ,
Istnieje możliwość wyszukiwania wg powyższych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku
< lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty. W przypadku, gdy wybrano kryteria >, >=, istnieje możliwość
określenie przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki ‘Zakres’.
► Uwaga: W określonych przypadkach (widocznych na zrzucie powyżej) system umożliwia wyszukiwanie po pustych wartościach w ramach
poszczególnych pól listy wniosków (poprzez zaznaczenie opcji ‘Puste pole’).
169
2. Korekta wniosku o płatność
KORYGOWANIE WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ W RAMACH KSI 07-13:
Założenia wstępne:
I. Możliwość edycji wniosku o płatność zarejestrowanego w KSI zostaje automatycznie zablokowana w momencie podłączenia danego wniosku
do deklaracji wydatków, o statusie innym niż Wycofana.
II. Powyższa blokada dotyczy wszystkich pól wniosku o płatność poza polem Data wypłaty środków.
III. Do momentu zablokowania wniosku o płatność dokonywanie korekt wykazanych w nim wartości – polegających na doprowadzeniu do
zgodności wersji papierowej wniosku o płatność z wersją zarejestrowaną w KSI – powinno odbywać się w drodze edycji samego wniosku3.
IV. Od momentu zablokowania możliwości edycji wniosku o płatność, wszelkie zmiany wartości w nim wykazanych mogą być dokonywane w
ramach dwóch modułów KSI, tj. Korekty oraz Rejestr obciążeń na projekcie
1. W module Rejestr obciążeń na projekcie wprowadzamy:
a. przypadki (korekty ujemne), które wiążą się z koniecznością pomniejszenia deklaracji wydatków, tj. korygowane wartości dotyczą
co najmniej jednego z następujących pól/wartości wniosku o płatność: Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po
autoryzacji), Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji, Wkład publiczny (rozumiany jako suma pól Środki wspólnotowe oraz
Krajowe środki publiczne z tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki w części Kwota wydatków kwalifikowalnych),
Dofinansowanie, w tym dofinansowanie UE – zarówno wynikające z wykrytych nieprawidłowości, jak również, wynikające z błędów
operatorskich, tj. niezgodności wersji papierowej wniosku o płatność z wersją zarejestrowaną w KSI.
► Uwaga: W związku z faktem, iż kwoty wykazane w Rejestrze.. automatycznie pomniejszają odpowiednie wartości wykazane w
części Informacje finansowe wniosku o płatność, dla którego zarejestrowano kwotę odzyskaną/ kwotę wycofaną po anulowaniu,
natomiast nie pomniejszają Źródeł, z których zostały sfinansowane wydatki, należy zarejestrować odpowiednie pomniejszenie tej
części wniosku o płatność w ramach modułu Korekty tak, aby w momencie zakończenia realizacji projektu wartości wykazane w
obydwu blokach były sobie równe.
3
Pozostałe korekty, tj. te, które nie wynikają z rozbieżności między wersją papierową wniosku o płatność a wersją zarejestrowaną w KSI powinny być dokonywane poprzez moduł Rejestr... lub
moduł Korekty (zob. pkt V).
170
2. W module Korekty należy wprowadzać:
a. przypadki (korekty dodatnie), które wiążą się z koniecznością powiększenia deklaracji wydatków, tj. korygowane wartości dotyczą
co najmniej jednego z następujących pól wniosku o płatność: Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)4,
Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji, Wkład publiczny (rozumiany jako suma pól Środki wspólnotowe oraz Krajowe
środki publiczne z tabeli Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki w części Kwota wydatków kwalifikowalnych)),
Dofinansowanie, w tym dofinansowanie UE - zarówno związane z wydatkami wykazanymi w danym wniosku o płatność, które w
momencie zatwierdzania jego pierwotnej wersji nie mógły zostać uznane za kwalifikowalne, a które po spełnieniu określonych
przesłanek będą mogły być uznane za kwalifikowalne i podłączone do deklaracji wydatków, jak również, wynikające z błędów
operatorskich, tj. niezgodności wersji papierowej wniosku o płatność z wersją zarejestrowaną w KSI;
b. korekty (zarówno ujemne jak i dodatnie), które dotyczą innych niż wymienione powyżej pól wniosku o płatność.
V. Dokonywanie innych niż te, o których mowa w pkt III korekt, tj. korekt, które nie wynikają z rozbieżności między wersją
papierową wniosku o płatność a wersją zarejestrowaną w KSI, pomimo możliwości edycji samego wniosku o płatność (wniosek
nie zablokowany do edycji – nie podłączony do deklaracji wydatków) powinno odbywać się przez:
1. moduł Rejestr obciążeń na projekcie
a. korekty ujemne związane z koniecznością pomniejszenia wartości wykazywanych w deklaracji wydatków
2. moduł Korekty
a. korekty dodatnie związane z koniecznością powiększenia wartości wykazywanych w deklaracji wydatków
VI. Każda korekta do wniosku o płatność zarejestrowana w Systemie powinna być załączona do deklaracji wydatków.
．．．．
．
．
．
．．
．
．
．
．
．
．
．
．．
．
．
．
．．．
．
．．．
．．
．
．
．
．
．
．
．
．
．
．
．
．
．
Powyższe założenia ujęto w formie tabelarycznej:
4
Przyjęto założenie, że karta deklaracji wydatków w KSI zostanie rozbudowana o pole Wydatki kwalifikowalne odpowiadające polu Wydatki kwalifikowalne po autoryzacji z wniosku o
płatność.
171
．．
．
．
．
．
．．
．
．
．
．．．
．
．
．
．
．．．
．
．
．．．
．
．
．
．
．．．．
．
．
．
．
．
．
．．．
．．．
．
．．．
．
Tabela. System korygowania wniosków o płatność w ramach KSI
Moduł
Moduł Rejestr
obciążeń
Moduł Korekty
Korekta na „-” związana z
koniecznością pomniejszenia
deklaracji
Korekta na „+” związana
z powiększeniem
deklaracji wydatków o
wartość korekty
Korekta na „+” i na „-”
związana z polami nie
mającymi wpływu na
deklarację wydatków
TAK
NIE
NIE
NIE
TAK
TAK
172
2.1. Rejestracja danych dotyczących korekty do wniosku o płatność
Rejestracji korekt do wniosków o płatność dokonuje się na poziomie Karty informacyjnej wniosku o płatność.
W celu wyboru zakładki Wnioski o płatność należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Wnioski o płatność użytkownik przechodzi do edycji wcześniej
zarejestrowanego wniosku o płatność, dla którego będzie rejestrowana korekta.
W celu edycji danych wniosku o płatność należy wybrać ikonę
przy jego wierszu.
znajdującą się
173
Zostaje wyświetlony formularz Karta
informacyjna wniosku o płatność lub
Skorygowany wniosek o płatność (jeśli dla
danego wniosku o płatność zarejestrowano już
korektę lub kwotę odzyskaną/ wycofaną w
module Rejestr obciążeń na projekcie).
Aby dodać korektę do tego wniosku należy
nacisnąć ikonę
.
174
Po naciśnięciu przycisku umożliwiającego
zarejestrowanie korekty użytkownik zostaje
przeniesiony do modułu Korekty; pojawia się formularz
Nowa korekta do wniosku o płatność.
Karta korekty jest pusta za wyjątkiem poniżej
wymienionych pól oraz kolumny Korygowany
wniosek; pola te inicjowane są wartościami
odpowiadającymi danym z wniosku o płatność, dla
którego rejestrowana jest korekta:
‘Numer umowy/ decyzji’,
‘Numer aneksu/zmiany’,
‘Nazwa beneficjenta’,
‘NIP beneficjenta’,
‘Numer wniosku o płatność’,
‘Data wpłynięcia wniosku o płatność’,
‘Wniosek za okres do’,
‘Wniosek o płatność końcową’,
’Data zatwierdzenia wniosku’,
‘Data wypłaty środków’
Kolumna ‘Korygowany wniosek’ w Informacjach
finansowych
‘Rok’, ‘Kwartał’ w Harmonogramie płatności
‘Wskaźniki produktu’
‘Wskaźniki rezultatu’
175
INFORMACJA O PROJEKCIE
Numer aneksu/zmiany - Pole inicjowane automatycznie
wartością z formularza wniosku o płatność (pole Numer
aneksu/zmiany), dla którego tworzona jest korekta. Po
naciśnięciu ikony
istnieje możliwość zmiany wartości w
polu poprzez wybór z listy wszystkich aneksów
zarejestrowanych w systemie dla danej umowy.
Lista wyboru zawiera następujące kolumny:
- numer umowy/decyzji,
- numer aneksu/zmiany,
- nazwa beneficjenta,
- NIP beneficjenta.
► Uwaga: Pole <Nazwa beneficjenta> oraz <NIP
beneficjenta> są inicjowane automatycznie wartością z
formularza wniosku o płatność, dla którego tworzona jest
korekta, zaś w przypadku zmiany ‘Numeru aneksu/ zmiany’ –
odpowiednią wartością z formularza aneksu.
INFORMACJA O KOREKCIE DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ
W polu <Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> dostępna jest do wyboru lista numerów
spraw/decyzji o zwrocie, jakie zostały zarejestrowane dla wniosku o płatność/ korekty do
wniosku o płatność, dla którego wprowadzana jest korekta. Pole uzupełniane jest, jeśli w
Rejestrze obciążeń na projekcie zarejestrowano kwoty na Karcie informacyjnej obciążenia/
zwrotu. W przeciwnym wypadku lista wyboru jest pusta.
► Uwaga: Dla danego ‘Numeru sprawy/ decyzji o zwrocie’ można zarejestrować jedną
korektę.
Przy próbie wyboru danego ‘Numeru sprawy/ decyzji o zwrocie’ z listy wyboru System
sprawdza, czy w systemie istnieje już korekta z powodu „uzupełnienia danych w związku z
176
zarejestrowaniem sprawy/ decyzji w ROP” dla danego ‘Numeru sprawy/ decyzji o
zwrocie’. Jeżeli warunek jest spełniony, System wyświetla komunikat:
► Uwaga:
I. Jeśli użytkownik wybierze Numer sprawy/decyzji System automatycznie wybiera w
polu <Powód korekty> opcję uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem
sprawy/decyzji w ROP; pole <Powód korekty> jest wówczas zablokowane do edycji
przez użytkownika.
II. Moment utworzenia korekty związanej z Rejestrem obciążeń na projekcie zależy od
Typu kwoty określonej na Karcie informacyjnej obciążenia.
Na liście wyboru numerów spraw/ decyzji są dostępne wszystkie nr spraw/decyzji o
zwrocie zarejestrowane dla wniosku o płatność/ korekty do wniosku o płatność, dla
którego wprowadzana jest korekta, jeśli typ kwoty dla danego nr sprawy decyzji o
zwrocie został określony jako Kwota Wycofana. W przypadku kwalifikacji kwoty
odzyskiwanej jako Wycofana po anulowaniu, korektę związaną z Rejestrem obciążeń
na projekcie należy utworzyć niezwłocznie.
W przypadku kwalifikacji środków jako Do odzyskania, korektę związaną z Rejestrem
obciążeń na projekcie należy utworzyć dopiero po całkowitym odzyskaniu środków
od beneficjenta lub zarejestrowaniu dla danego numeru sprawy/ decyzji Karty
informacyjnej zwrotu z zaznaczonym checkboxem w polu ‘Kwota niemożliwa do
odzyskania’.
III. Minimalny zakres pól, które należy skorygować w przypadku tworzenia korekty
związanej z Rejestrem obciążeń na projekcie obejmuje określone pola bloku Źródła, z
których zostały sfinansowane wydatki, natomiast maksymalny zakres – pola bloku
Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki oraz określone pola bloku Informacje
finansowe o korekcie (w szczególności: -w części objętej pomocą publiczną, Wydatki
177
objęte cross-financingiem).
W polu <Powód korekty> dostępna jest do wyboru lista wartości, spośród których
użytkownik wybiera właściwą.
Lista słownikowa powodów, dla których tworzona jest korekta zawiera pozycje:
•
aktualizacja wskaźników rezultatu
•
błąd operatorski
•
ponowna kwalifikacja
•
uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP
•
zmiana poziomu dofinansowania
► Uwaga:
I. Jeśli w polu <Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> nie został wskazany żaden
numer sprawy/ decyzji, wówczas w polu <Powód korekty> użytkownik nie może
wybrać opcji uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w
ROP – System przy próbie wyboru tej opcji wyświetli komunikat:
178
Wówczas komunikat należy zaakceptować i wskazać inny powód lub wskazać najpierw
numer sprawy/ decyzji o zwrocie.
II. Jeśli w polu <Wniosek o płatność końcową> znajduję się wartość ‘Nie’, wówczas
w polu <Powód korekty> użytkownik nie może wybrać opcji aktualizacja
wskaźników rezultatu – System przy próbie wyboru tej opcji wyświetli komunikat:
Wówczas komunikat należy zaakceptować i wskazać inny powód.
III. Wybór powodu korekty determinuje zakres pól w części Informacja o korekcie do
wniosku o płatność, które mogą być edytowane w związku z wprowadzaną korektą:
•
aktualizacja wskaźników rezultatu – możliwość edycji wyłącznie pól: <Data
zatwierdzenia korekty>, <Wskaźniki rezultatu>, <Numer korekty do wniosku
o płatność> w części dot. kolejnego numeru korekty oraz <Uwagi>;
•
błąd operatorski – możliwość edycji wszystkich pól w części Informacja o
korekcie do wniosku o płatność;
•
ponowna kwalifikacja - możliwość edycji wszystkich pól w części Informacja o
korekcie do wniosku o płatność z wyłączeniem pól: <Całkowita kwota
poniesionych wydatków objętych wnioskiem>, <Kwota wydatków
kwalifikowanych objętych wnioskiem>;
•
zmiana poziomu dofinansowania – w bloku Informacja o korekcie do wniosku o
płatność możliwość edycji wyłącznie pól: <Dofinansowanie>, <w tym
dofinansowanie UE>; dodatkowo, w przypadku projektów realizowanych w
ramach programów operacyjnych, w których podstawą certyfikacji są środki
publiczne, zaś suma źródeł „Środki wspólnotowe” oraz „Krajowe środki publiczne,
w tym” kolumny „Kwota wydatków kwalifikowalnych” na karcie korekty jest
większa od zera istnieje możliwość edycji pola <Wydatki kwalifikowalne –
179
podstawa certyfikacji>;
•
uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/ decyzji w ROP - w
bloku Informacja o korekcie do wniosku o płatność możliwość edycji wszystkich
pól z wyjątkiem: <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po
autoryzacji)>, <Wydatki kwalifikowalne – podstawa certyfikacji>,
<Dofinansowanie>, <w tym dofinansowanie UE>, a więc pól, które są
korygowane w ramach modułu Rejestr obciążeń na projekcie.
Więcej na temat powodów i sposobu rejestrowania korekt – zobacz załącznik
„System korygowania wniosków o płatność”
Pole <Numer korekty wniosku o płatność> jest polem inicjowanym automatycznie
wartością z formularza wniosku o płatność (pole ‘Numer wniosku o płatność’), dla
którego tworzona jest korekta na końcu uzupełnione ‘-KXX’
Gdzie ‘XX’ oznacza kolejny numer korekty od 1 do 99
Np. Korekta trzecia ma końcówkę numeru ‘-K03’.
W przypadku modyfikacji (próby poprawienia) numeru wniosku o płatność z poziomu
formularza do rejestracji/edycji danych nt. wniosku o płatność, gdy dla danego wniosku
o płatność zostały zarejestrowane wcześniej korekty System informuje, że dla danego
wniosku o płatność zostały już zaewidencjonowane korekty. Użytkownik ma jednak
możliwość zmiany tych danych.
Po zmianie z poziomu formularza wnioski o płatność dokonane modyfikacje są
widoczne na poziomie formularza korekty do wniosku o płatność (System
automatycznie poprawia te numery na wszystkich zarejestrowanych dla danego
wniosku o płatność korektach).
► Uwaga: Ostatnia korekta to ta, która została wprowadzona z największym numerem
w polu ‘Numer korekty do wniosku o płatność’.
Pole <Data wpłynięcia wniosku o płatność> inicjowane jest automatycznie wartością
z formularza wniosku o płatność (pole <Data wpłynięcia wniosku o płatność>) dla
którego tworzona jest korekta.
<Data wpłynięcia wniosku o płatność> powinna być zgodna z okresem realizacji
projektu, tzn. nie powinna być wcześniejsza od daty rozpoczęcia projektu.
180
Pole <Wniosek za okres do> inicjowane jest automatycznie wartością z formularza
wniosku o płatność (pole <Wniosek za okres do>) dla którego tworzona jest korekta.
Data uzupełniona w tym polu nie może być:
- wcześniejsza od daty rozpoczęcia projektu i późniejsza od daty zakończenia projektu.
- późniejsza niż data w polu <Data wpłynięcia wniosku o płatność> z karty wniosku o
płatność lub jeśli edytowana była <Data wpłynięcia wniosku o płatność> na karcie
korekty dla korygowanego wniosku o płatność – to data z pola karty korekty <Data
wpłynięcia wniosku o płatność>
- późniejsza niż data w polu <Deklaracja za okres do> z deklaracji wydatków, do jakiej
został załączony korygowany wniosek o płatność.
Pole <Wniosek o płatność końcową> inicjowane jest automatycznie wartością z
formularza wniosku o płatność (pole <Wniosek o płatność końcową>) dla którego
tworzona jest korekta.
► Uwaga: System uniemożliwi zmianę wartości na karcie korekty z ‘NIE’ na ‘TAK’,
jeśli w Systemie zarejestrowano kolejne wnioski o płatność po wniosku o płatność, dla
którego sporządzana jest karta korekty.
Pole <Data zatwierdzenia wniosku> inicjowane jest automatycznie wartością z
formularza wniosku o płatność (pole <Data zatwierdzenia wniosku>) dla którego
tworzona jest korekta.
Data uzupełniona w tym polu nie może być wcześniejsza:
- od daty polu <Data wpłynięcia wniosku o płatność>,
-od daty w polu <Wniosek za okres do> karty wniosku o płatność lub - jeśli daty były
edytowane - karty korekty.
<Data zatwierdzenia wniosku> nie może być także późniejsza niż data utworzenia
wniosku w Systemie.
Pole <Data wypłaty środków> jest inicjowane automatycznie wartością z formularza
wniosku o płatność (pole <Data wypłaty środków>) dla którego tworzona jest korekta.
<Data wypłaty środków> nie może być wcześniejsza od <Data zatwierdzenia
wniosku> karty wniosku o płatność do którego tworzona jest korekta lub jeśli
edytowana była data wpłynięcia wniosku na karcie korekty to z karty korekty.
Pole <Data zatwierdzenia korekty> jest to data zatwierdzenia korekty przez właściwą
instytucję i wprowadzenia do Systemu. Wprowadzenie do Systemu powinno
181
następować tego samego dnia co zatwierdzenie korekty.
Data uzupełniona w tym polu nie powinna być:
- wcześniejsza od daty w polu <Data zatwierdzenia wniosku>,
- późniejsza od daty utworzenia korekty w Systemie.
Pole niewymagalne, wypełniane jest dopiero po faktycznej wypłacie środków.
Data uzupełniona w tym polu nie może być wcześniejsza od <Data zatwierdzenia
korekty>.
► Uwaga: Pole odblokowane do edycji w sytuacji podłączenia danej korekty do
wniosku o płatność do deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana.
Pole <Numer deklaracji, do której załączona została korekta do wniosku o
płatność> System uzupełnia automatycznie wartością numeru deklaracji wydatków, w
ramach której załączono korektę do wniosku o płatność.
► Uwaga: Pole uzupełniane jest dla deklaracji wydatków ze statusem „Zatwierdzona”.
Pole <Numer deklaracji przekazanej do KE> System uzupełnia automatycznie
numerem deklaracji wydatków IC, do której została załączona korekta do wniosku o
płatność (dana Deklaracja musi zostać zapisana ze statusem ‘Przekazana’).
► Uwaga: Korekta może być załączona bezpośrednio lub pośrednio do Deklaracji IC.
► Uwaga: Jeśli Deklaracja IC zostanie ‘Wycofana’ to w systemie znikają powiązania
ze wszystkimi korektami do wniosków o płatność wchodzącymi w skład danej
Deklaracji IC (w takim przypadku pole <Numer deklaracji przekazanej do KE> staje
się ponownie puste).
W polu <Numery dokumentów związanych z Wnioskiem o płatność> użytkownik
wybiera z listy rozwijalnej dokument zarejestrowany do danego wniosku o płatność.
Lista zawiera:
- nr karty informacyjnej pierwotnego wniosku o płatność,
- numery kart informacyjnych korekt do wniosku o płatność,
182
- sformułowanie „wersja aktualna” oraz
- numery spraw/decyzji o zwrocie zarejestrowanych dla:
- danego wniosku o płatność
- korekty zarejestrowanej dla danego wniosku o płatność.
Dla pierwotnego wniosku o płatność pole pozostaje niewypełnione do czasu
poprawnego zapisu pierwszej Karty informacyjnej korekty do wniosku o płatność lub
zarejestrowania Karty informacyjnej obciążenia w Rejestrze obciążeń na projekcie
związanej z danym wnioskiem o płatność.
Wówczas widok pola jest następujący:
Jeśli w Rejestrze obciążeń na projekcie zarejestrowano kwotę wycofaną/ odzyskaną
związaną z danym wnioskiem o płatność, widok pola jest następujący:
Przy zmianie numeru dokumentu System automatycznie wyświetla jego zawartość.
Po wybraniu Nr sprawy/decyzji o zwrocie system automatycznie wyświetla w nowym
oknie (z możliwością edycji, jeśli dany Nr sprawy/decyzji o zwrocie nie został
załączony do deklaracji) zawartość wybranego dokumentu, czyli odpowiednio
przefiltrowaną Kartę informacyjną obciążenia na projekcie (tzn. jeżeli na Karcie
obciążenia na projekcie znajdują się również inne Nr spraw/decyzji o zwrocie niż ta
wybrana z poziomu korekty do wniosku o płatność, System wyświetli Kartę obciążenia
na projekcie, na której widoczny będzie jedynie wybrany z poziomu korekty do
wniosku o płatność Nr sprawy/decyzji o zwrocie – wraz z ewentualnymi Kartami
informacyjnymi zwrotu do niego przypisanymi).
183
184
INFORMACJE FINANSOWE
Kolumna „Bieżący wniosek”
Pole inicjowane 0,00.
Pole wypełniane w sytuacji, gdy beneficjent otrzymał środki w postaci zaliczki
(fakultatywnie).
► Uwaga: Wartość może być mniejsza niż 0.
185
Kolumna „Korygowany wniosek”
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Kwota środków
przekazanych w ramach zaliczki’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
• karty informacyjnej wniosku o płatność, dla którego rejestrowana jest korekta,
jeśli w systemie zarejestrowano wyłącznie pierwotny wniosek o płatność,
•
karty skorygowanego wniosku o płatność, jeśli w systemie zarejestrowano
dokumenty związane z danym wnioskiem o płatność widoczne w polu <Numery
dokumentów związanych z wnioskiem o płatność>.
Należy podać kwotę korekty do wydatków kwalifikowalnych i
niekwalifikowalnych związanych z realizacją projektu poniesionych w okresie, za
który składany jest wniosek o płatność.
► Uwaga: Pole jest edytowalne, jeśli w ramach pola <Powód korekty> wybrana
została opcja „Błąd operatorski”
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Całkowita kwota
poniesionych wydatków objętych wnioskiem’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
W polu należy podać kwotę korekty do wydatków kwalifikowalnych związanych z
realizacją projektu poniesionych w okresie, za który składany jest wniosek o
płatność.
► Uwaga: Pole edytowalne, jeśli w ramach pola <Powód korekty> wybrana
została opcja „Błąd operatorski”
186
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Kwota wydatków
kwalifikowalnych objętych wnioskiem’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków uznanych przez
właściwą instytucję za kwalifikowalne.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Kwota wydatków
uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji)’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Pole wypełniane ręcznie przez użytkownika. Należy wskazać kwotę wydatków
uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) objętych pomocą publiczną.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘- w części objętej
pomocą publiczną’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
187
Należy podać wartość korekty do wydatków kwalifikowalnych, które zgodnie z
zapisami programu operacyjnego stanowią podstawę do certyfikacji na wyższych
poziomach.
► Uwaga: Pole edytowalne, jeśli w ramach pola <Powód korekty> wybrana
została opcja „zmiana poziomu dofinansowania” oraz spełnione są następujące
warunki:
− dla Programów operacyjnych, w których podstawą certyfikacji są środki
publiczne
− suma źródeł „Środki wspólnotowe” oraz „Krajowe środki publiczne, w
tym” kolumny „Kwota wydatków kwalifikowalnych’ jest większa od
zera.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Wydatki
Kwalifikowalne –podstawa certyfikacji’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Należy podać kwotę korekty do wydatków poniesionych przez beneficjenta
wydatków i uznanych przez właściwą instytucję, jako te, które będą podlegać
refundacji.
188
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Dofinansowanie’
(kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Część kwoty wykazanej w polu <Dofinansowanie>, która zgodnie z zapisami
umowy/decyzji/aneksu/zmiany o dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego
opisu priorytetów danego programu podlegać będzie docelowo zadeklarowaniu do
KE jako środki UE.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘w tym
dofinansowanie UE’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
dokumenty związane z danym wnioskiem o płatność widoczne w polu
<Numery dokumentów związanych z wnioskiem o płatność>.
Należy wskazać właściwą kwotę wydatków objętych cross-financingiem w
całości wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji).
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Wydatki objęte
cross-finacingiem’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
189
•
Pole inicjowane 0,00
Należy podać kwotę korekty do wydatków poniesionych w trakcie realizacji
projektów na zakup gruntów w granicach określonych w Art. 7 ust. 1 lit b)
Rozporządzenia 1080/2006, wskazaną w Załączniku III (Pole 30.) Rozporządzenia
Komisji (WE) nr 1828/2006.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Wydatki poniesione
na zakup gruntów’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Należy podać kwotę korekty do wydatków, objętych wnioskiem o płatność,
poniesionych w trakcie realizacji projektu na mieszkalnictwo w granicach
określonych w z Art. 7 ust. 2 lit c) Rozporządzenia (WE) nr 1080/2006, wskazaną
w Załączniku III (Pole 31) Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Wydatki poniesione
na mieszkalnictwo’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
190
•
związanych z kosztami pośrednimi/kosztami ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo w
granicach określonych w Art. 11 Rozporządzanie (WE) nr 1081/2006 lub Art. 52
Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, ujętą w Załączniku III (Pole 32)
Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.
Pole wyliczalne przez system jako suma pól:
- koszty pośrednie
- koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie stawek jednostkowych
- koszty bezpośrednie rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Wydatki rozliczane
ryczałtowo’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Pole <Wydatki rozliczane ryczałtowo, w tym> umożliwia dostęp do ukrywanych
pól wchodzących w jego skład (do obydwu kolumn: ‘Bieżący wniosek’,
‘Korygowany wniosek’ łącznie)
Domyślnie lista pól jest zwinięta.
191
związanych z kosztami pośrednimi rozliczanymi ryczałtowo.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘koszty pośrednie’
•
związanych z kosztami bezpośrednimi rozliczanymi na podstawie stawek
jednostkowych.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘koszty bezpośrednie
rozliczane na podstawie stawek jednostkowych’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Należy podać kwotę wydatków, objętych wnioskiem o płatność, związanych z
kosztami bezpośrednimi rozliczanymi na podstawie kwot ryczałtowych.
192
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘koszty bezpośrednie
rozliczane na podstawie kwot ryczałtowych’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Należy podać kwotę korekty dochodu osiągniętego w projekcie, odliczanego od
wniosku o płatność, wskazanego w Załączniku III (Pole 33) Rozporządzenia
Komisji (WE) 1828/2006.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola ‘Dochód odliczony od
wniosku o płatność’ (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
Pole wyliczalne przez system jako suma pól:
- zwrot na rachunek
- potrącenie z zaliczki
- potrącenie z refundacji
Pole <Odsetki narosłe na rachunku, w tym> umożliwia dostęp do ukrywanych pól
wchodzących w jego skład (do obydwu kolumn: ‘Bieżący wniosek’, ‘Korygowany
193
wniosek’ łącznie)
Domyślnie lista pól jest zwinięta.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola <Odsetki narosłe na
rachunku, w tym> (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
• karty informacyjnej wniosku o płatność, dla którego rejestrowana jest korekta –
•
karty skorygowanego wniosku o płatność – jeśli w systemie zarejestrowano
dokumenty związane z danym wnioskiem o płatność widoczne w polu ‘Numery
dokumentów związanych z wnioskiem o płatność’.
Należy podać kwotę korekty do zwrotu na rachunek.
Wartość domyślna wyświetlana w polu to 0,00.
► Uwaga: Wartość w polu może być mniejsza niż 0.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola <zwrot na rachunek>
•
karty informacyjnej wniosku o płatność, dla którego rejestrowana jest korekta –
•
Należy podać kwotę korekty do potrącenia z zaliczki.
194
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola <potrącenie z zaliczki>
•
•
Należy podać kwotę korekty do potrącenia z refundacji.
Pole inicjowane automatycznie przez system wartością z pola <potrącenie z
refundacji> (kolumna „Bieżący wniosek”) z:
•
•
Pole inicjowane jest wartością 0,00.
ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI
Blok Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki jest taki sam jak na poziomie wniosku o płatność. Użytkownik ma możliwość wprowadzania wartości
wyłącznie w kategoriach źródeł finansowania, które zostały określone na poziomie umowy/ decyzji o dofinansowaniu. W przypadku Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki, dane dotyczące finansowania projektu wskazywane są wyłącznie w odniesieniu do krajowych środków publicznych i prywatnych. Pole
<Środki wspólnotowe> należy pozostawić niewypełnione lub należy wpisać wartość „0”.
Kwoty uzupełniane w tym bloku mogą przyjmować wartość mniejsze od 0.
195
Dane w tabeli źródła finansowania powinny spełniać następujące warunki:
suma w poszczególnych kolumnach wierszy 3, 4, 5 musi się równać wartościom w odpowiednich kolumnach drugiego wiersza;
w poszczególnych kolumnach suma wartości pierwszego, drugiego i szóstego wiersza musi się równać wartościom odpowiednich kolumn siódmego
wiersza;
pole <Suma ogółem> kolumny ‘Kwota wydatków ogółem’ musi być równe wartości pola <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych
wnioskiem>;
pole <Suma ogółem> kolumny ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ musi być równe wartości pola <Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne
(po autoryzacji)> bloku ‘Informacja o korekcie do wniosku o płatność’ jeśli na karcie korekty w polu <Powód korekty> wybrana została wartość inna
niż „uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP”.
► Uwaga:
I. W przypadku wyboru w polu <Powód korekty> opcji „uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP”, wartość w polu
<Suma ogółem> kolumny ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ powinna być zgodna z wartością (ze znakiem „-”) zapisaną w polu <Wydatki
kwalifikowalne> Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowanej dla korygowanego wniosku o płatność w
ramach danego nr sprawy/decyzji o zwrocie.
Walidacja uniemożliwia zapisanie korekty innej (w części dot. wydatków kwalifikowalnych) od wartość kwoty do odzyskania/wycofanej.
II. W przypadku wyboru w polu <Powód korekty> opcji „uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP”, suma wartości pól
<Środki wspólnotowe> oraz <Krajowe środki publiczne, w tym> kolumny ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ powinna być zgodna z wartością (ze
znakiem „-”) zapisaną w polu <Wkład publiczny> Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowanej dla
korygowanego wniosku o płatność w ramach danego nr sprawy/decyzji o zwrocie.
Walidacja uniemożliwia zapisanie korekty innej (w części dot. wkładu publicznego) od wartość wkładu publicznego w kwocie do odzyskania/wycofanej.
III. W przypadku wyboru w polu <Powód korekty> opcji „uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP”, wartość w polu
<Środki wspólnotowe> kolumny ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ powinna być zgodna z wartością (ze znakiem „-”) zapisaną w polu < tym wkład
UE> Karty informacyjnej obciążenia w module Rejestr obciążeń na projekcie zarejestrowanej dla korygowanego wniosku o płatność w ramach danego nr
sprawy/decyzji o zwrocie.
Walidacja uniemożliwia zapisanie korekty innej (w części dot. wkładu UE) od wartość wkładu UE w kwocie do odzyskania/wycofanej.
196
IV. W przypadku wyboru w polu „Powód korekty” opcji innej niż „uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP” suma pól
„Środki wspólnotowe” oraz „Krajowe środki publiczne, w tym” kolumny „Kwota wydatków kwalifikowalnych’ powinna być równa lub większa od zera.
Walidacja uniemożliwia zapisanie korekty pomniejszającej wkład publiczny. Jest konieczna, gdyż korygowanie na minus wartości wkładu publicznego,
który występuje w deklaracji wydatków, powinno być realizowane poprzez zarejestrowanie sprawy w ROP.
W celu edycji danych przy danej kategorii źródła finansowania – należy wybrać ikonę
.
Jeżeli do danego wiersza zostały wprowadzone błędne dane, można usunąć błędnie wprowadzone dane przy pomocy ikony
wprowadzić poprawne dane. Po zapisaniu danych przy pomocy ikony
, a następnie ponownie
, należy przejść do kolejnego wiersza tabeli.
197
HARMONOGRAM PŁATNOŚCI NA CZTERY KOLEJNE KWARTAŁY
W odpowiedniej kolumnie należy wprowadzić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowanych, jakie beneficjent planuje ponieść w ramach
realizowanego projektu w kolejnych czterech kwartałach kalendarzowych.
Tabela harmonogram płatności na kolejne cztery kwartały zawiera unikatowe wartości (Rok, Kwartał) skopiowane z pierwotnego wniosku o płatność. Należy
podać wydatki kwalifikowane w takiej wartości, o jakie będzie korygowany pierwotny wniosek o płatność.
W celu wprowadzenia danych w bloku harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały należy wybrać ikonę
W ramach rozwiniętych pól należy wprowadzić odpowiednie wartości:
w pierwszym wierszu.
Pole < Rok > wypełniane przez użytkownika.
198
Pole < Kwartał > wybierana przez użytkownika z listy wyboru z wartościami: I, II, III, IV
Pole < Planowane wydatki kwalifikowalne > wypełniane przez użytkownika. Wartość domyślna 0.
Po zapisaniu danych przy pomocy ikony
, należy przejść do kolejnego wiersza tabeli, wypełniając dane analogicznie jak w przypadku pierwszego
wiersza, dla kolejnego kalendarzowego kwartału realizacji projektu.
Jeżeli do końca realizacji projektu zostały np. wyłącznie trzy kwartały – należy wypełnić wiersze dla kolejnych trzech kwartałów, a w wierszu czwartym
podać rok oraz kolejny kwartał natomiast, jako kwotę planowanych wydatków kwalifikowalnych należy wprowadzić „0”.
Jeżeli dane w wierszu nie zostały wprowadzone poprawnie, można usunąć błędne dane przy pomocy ikony
i następnie wprowadzić poprawne dane.
► Uwaga: W tabeli Harmonogram płatności na cztery kolejne kwartały suma pozycji w kolumnie Planowane wydatki kwalifikowalne oraz wartość pola
<Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) narastająco> w bloku Informacje o korekcie do wniosku o płatność nie może
przekroczyć wartości pola <Wydatki kwalifikowalne> zawartej w umowie/decyzji/aneksie/zmianie.
199
ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE WYDATKI OBJĘTE WNIOSKIEM
► Uwaga: Przed uzupełnieniem danych dotyczących zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem
należy zapisać formularz Nowa korekta do wniosku o płatność przy pomocy ikony
korekty do wniosku o płatność).
(formularz zmieni nazwę na Karta informacyjna
Następnie należy wybrać ikonę edycji
znajdującą się w bloku Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.
Zostanie wyświetlone odrębne okno z formularzem Zestawienia dokumentów.
Użytkownik posiada trzy możliwości uzupełnienia danych dotyczących zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte
wnioskiem o płatność:
1) wybranie i załączenie dokumentu w formacie PDF, zawierającego wyciąg z dokumentacji księgowej beneficjenta dokumentującej
operacje dokonane w związku z realizowanym projektem;
2) ręczne wypełnienia tabeli - tabela ta zawierać ma dane zweryfikowane, skorygowane przez instytucję akceptującą korektę wniosku o
płatność;
3) ręczna modyfikacja zestawienia w przypadku, gdy zaczytane są w nim dane z zaimportowanego wraz z pierwotnym wnioskiem o
płatność pliku XLS
Funkcjonalności te są zamienne.
► Uwaga: Zestawieniu dokumentów w formacie PDF lub xls należy nadać nazwę rozpoczynającą od numeru wniosku o płatność/ korekty do wniosku o
płatność w KSI, którego dotyczy, zastępując znaki niedozwolone w nazwie pliku kropkami,
np.: nazwa załącznika dla korekty wniosku o płatność nr POKL.06.01.03-02-001/08-03-K01 powinna rozpoczynać się od:
‘POKL.06.01.03.02.001.08.03.K01’
Opcja 1.
Wniosek pierwotny zawierał załączony plik w formacie PDF.
► Uwaga: W korekcie jest możliwość importu pliku w formacie PDF wyłącznie wówczas, gdy w pierwotnym wniosku o płatność
200
zaimportowano dane do Zestawienia dokumentów w postaci pliku w formacie PDF. W skorygowanym wniosku o płatność widoczne są dane z
ostatniej korekty do danego wniosku o płatność (dotyczy to wyłącznie Zestawienia dokumentów zaimportowanego w formacie pliku PDF).
Jeśli załączono plik PDF, wówczas użytkownik załącza w ramach karty korekty nowy plik PDF
Opcja 2 i 3.
Wniosek pierwotny zawierał zaimportowany plik XLS lub ręcznie wypełnioną tabelę
Wejście do formularza przez ikonę edycji jest możliwe dopiero po zapisaniu karty korekty do bazy danych, zaś sama edycja danych odbywa się
w odrębnym oknie ‘Zestawienia…’. po wejściu do niego ikoną edycji, która pojawia się dopiero po zapisie karty korekty do bazy danych.
W bloku nie ma możliwości załączenia nowego dokumentu; blok wyświetla się tylko w formie podsumowania.
► Uwaga: System umożliwia rejestracje korekt wyłącznie w zakresie listy Zestawienia, jakie załączono do korygowanego wniosku o płatność.
Na karcie korekty w bloku ‘Zestawienie …’ dostępne są wszystkie pozycje z pierwotnego wniosku o płatność (z zerowymi kwotami).
Użytkownik ma możliwość edycji wszystkich wierszy ‘Zestawienia…’ w zakresie wszystkich kolumn.
W otwartym oknie ‘Zestawienia…’ należy wypełnić pola, według następujących zasad:
Numer dokumentu – numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków nadany przez wystawcę.
Numer księgowy lub ewidencyjny – numer dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe
u beneficjenta
Data wystawienia dokumentu – datę wystawienia dokumentu przez dostawcę należy wprowadzić korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok – miesiąc – dzień.
Data zapłaty – datę uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego należy wprowadzić ręcznie lub
korzystając z ikony kalendarza
,
► Uwaga: Jeżeli natomiast wystąpiło więcej dat zapłaty, wówczas po wypełnieniu i zapisaniu wszystkich danych w wierszu (poprzez wybranie
ikony
) pojawi się okno Daty zapłat.
201
. W kolumnie Kilka dat zapłat, można
Aby dodać kolejne daty zapłaty należy wybrać ikonę
wprowadzić kolejną datę zapłaty, natomiast jeżeli data zapłaty mieści się w przedziale
czasowym, to daty graniczne tego przedziału zapisywane są w dwóch kolumnach: Przedział dat
od do.
<Nazwa towaru lub usługi> – nazwa towaru lub usługi wykazana w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym.
Pole alfanumeryczne z możliwością wprowadzenia do 600 znaków.
► Uwaga: Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są
identyczną stawką VAT – możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury.
W przypadku wystąpienia różnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego – pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT i wpisać
każdą z grup w odrębnym wierszu (poprzez wybranie ikony ), z tymże dane wprowadzane w pozycjach Nr dokumentu, Data wystawienia dokumentu,
Kwota brutto dokumentu, Kwota netto dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały te same wartości we wszystkich wierszach dotyczących danego
dokumentu księgowego.
<Kwota brutto dokumentu> – należy wprowadzić korektę do kwoty brutto, na jaką opiewa wskazany dokument.
<Kwota netto dokumentu> – należy wprowadzić korektę do kwoty netto dokumentu (kwota netto jest różnicą pomiędzy wartościami brutto i
wartością wynikającą z wysokości podatku VAT .
W ramach jednego wiersza zestawienia suma wartości ‘Kwota netto dokumentu’ karty korekty i korygowanego wniosku o płatność nie może być
większa/mniejsza niż suma wartości ‘Kwota brutto dokumentu’ karty korekty i korygowanego wniosku o płatność.
Jeśli suma wartości ‘Kwota brutto dokumentu’ korekty i korygowanego wniosku o płatność jest większa od 0, to suma wartości ‘Kwota netto
dokumentu’ korekty i korygowanego wniosku o płatność nie może być od niej większa; w przeciwnym wypadku tj. gdy suma ‘Kwot dokumentu
brutto’ korekty i korygowanego wniosku o płatność jest mniejsze od 0, to suma ‘Kwot netto dokumentu’ korekty i korygowanego wniosku o płatność
nie może być mniejsza od tej sumy.
<Kwota wydatków kwalifikowalnych> należy wprowadzić korektę do kwoty wydatków kwalifikowalnych.
202
W ramach jednego wiersza zestawienia suma wartości ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ karty korekty i korygowanego wniosku o płatność nie
może być większa/ mniejsza niż suma wartości ‘Kwota brutto dokumentu’ karty korekty i korygowanego wniosku o płatność.
Jeśli suma wartości ‘Kwota brutto dokumentu’ korekty i korygowanego wniosku o płatność jest większa od 0, to suma ‘Kwot wydatków
kwalifikowalnych’ korekty i korygowanego wniosku o płatność nie może być większa od tej sumy; w przeciwny wypadku, suma ‘Kwot
wydatków kwalifikowalnych’ korekty i korygowanego wniosku o płatność nie może być mniejsza od tej sumy.
<w
tym VAT> - należy wprowadzić korektę do kwoty VAT, uwzględnionej w kolumnie <Kwota wydatków kwalifikowalnych>, o ile podatek VAT
jest kwalifikowalny.
W ramach jednego wiersza zestawienia suma wartości ‘w tym VAT’ karty korekty i korygowanego wniosku o płatność nie może być
większa/mniejsza niż suma wartości ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ karty korekty i korygowanego wniosku o płatność.
Jeśli suma wartości ‘Kwot wydatków kwalifikowalnych’ korekty i korygowanego wniosku o płatność jest większa od 0, to suma kwot
podanych w kolumnie ‘w tym VAT’ nie może być większa od tej sumy; w przeciwny wypadku, suma kwot podanych w kolumnie ‘w tym
VAT’ w korekcie i korygowanym wniosku o płatność nie może być mniejsza od tej sumy.
Zapisanie wypełnionego wiersza następuje poprzez wybranie ikony
Aby usunąć dany wiersz należy wybrać ikonę
. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po wybraniu ikony
.
.
► Uwaga:
I. W sytuacji wystąpienia wydatków rozliczanych ryczałtowo w ramach wniosków o płatność, gdy kwota „Razem” w kolumnie „Kwota brutto
dokumentu” będzie różna niż kwota podana w polu <Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem> lub jeśli kwota „Razem”
w kolumnie „Kwota wydatków kwalifikowalnych” będzie różna niż kwota podana w polu <Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych
wnioskiem>, System poinformuje użytkownika, o rozbieżnościach. Komunikat ma jednak charakter informacyjny i nie blokuje zapisu danych w
Systemie, użytkownik podejmuje decyzję czy zapisać dane w Systemie.
II. System umożliwia zapis wniosku o płatność bez wypełnionego bloku Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem.
Wyświetli się komunikat informacyjny o braku Zestawienia, ale nie zablokuje to zapisu całego dokumentu.
III. Suma podsumowań kolumn ‘Kwota netto dokumentu’ karty korekty oraz korygowanego wniosku o płatność nie może być większa/mniejsza (szczegóły w
opisie pola ‘Kwota netto dokumentu’) od sumy podsumowań kolumn 6 karty korekty oraz korygowanego wniosku o płatność.
203
IV. Suma podsumowań kolumn ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’ karty korekty oraz korygowanego wniosku o płatność nie może być większa/mniejsza
(szczegóły w opisie pola ‘Kwota wydatków kwalifikowalnych’) od sumy podsumowań kolumn 6 karty korekty oraz korygowanego wniosku o płatność.
V. Suma podsumowań kolumn ‘w tym VAT’ karty korekty oraz korygowanego wniosku o płatność nie może być większa/mniejsza (szczegóły w opisie pola
‘w tym VAT’) od sumy podsumowań kolumn 8 karty korekty oraz korygowanego wniosku o płatność.
WSKAŹNIKI PRODUKTU/ REZULTATU
Część wniosku o płatność odnosząca się do wskaźników, służy określeniu stopnia zaawansowania rzeczowego oraz określeniu efektów realizacji projektu.
Rejestrowane są wskaźniki produktu oraz wskaźniki rezultatu.
► Uwaga: Na karcie korekty dane dotyczące zmiany wskaźników są wprowadzane i zapisywane na poziomie skorygowanego wniosku o płatność, czyli
zmieniona wartość będzie wartością docelową, na jaką powinna zostać zmieniona wartość wskaźnika, a nie różnicą wartości.
W tabeli Wskaźniki produktu – dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione z formularza
pierwotnego wniosku o płatność, (jeśli były takie uzupełniane na formularzu Umowy o dofinansowanie). Użytkownik, po dokonaniu edycji wiersza za
pomocą ikony
, może skorygować wartość w rubryce Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu. Jeżeli ze względu na charakter
wskaźnika, nie jest możliwe wypełnienie danej kolumny (np. nie została osiągnięta jeszcze żadna wartość), można wprowadzić wartość „0”, bądź usunąć
wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę .
Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana automatycznie przez system, poprzez porównanie z wartością docelową wskaźnika produktu określoną w
formularzu Umowa o dofinansowanie.
Po wybraniu ikony
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika produktu. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu ikony
, natomiast edycja już wprowadzonych danych – po naciśnięciu ikony znajdujące się po lewej stronie wiersza.
204
Tabela Wskaźniki rezultatu – dane w rubrykach Nazwa wskaźnika oraz J.m. (jednostka miary) zostają automatycznie przeniesione z formularza
pierwotnego wniosku o płatność, (jeśli były takie uzupełniane na formularzu Umowy o dofinansowanie). Użytkownik, po dokonaniu edycji wiersza
za pomocą ikony
, może modyfikować wartość w rubryce Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu, wpisując
rzeczywiście osiągniętą wartość w wyniku zrealizowania projektu, bądź też planowaną do osiągnięcia w krótkim okresie po zakończeniu projektu.
Rubryka Stopień realizacji [%] jest uzupełniana automatycznie przez System, poprzez porównanie z wartością bazową (o ile jest różna od „0”)
oraz docelową wskaźnika rezultatu określoną w formularzu Umowa o dofinansowanie.
► Uwaga: Użytkownik jest zobowiązany do wprowadzenia wartości w tabeli Wskaźniki rezultatu jedynie w przypadku wprowadzania danych
odnośnie wniosku o płatność końcową. W innej sytuacji, beneficjent może wprowadzić wartość „0” w kolumnie Wartość wskaźnika osiągnięta od
początku realizacji projektu, bądź też usunąć wiersz dla danego wskaźnika, wybierając ikonę
Po wybraniu ikony
.
nastąpi zapisanie informacji dotyczących wskaźnika rezultatu. Anulowanie wprowadzonych danych następuje po kliknięciu ikony
.
UWAGI
Pole nieobowiązkowe z możliwością wpisania do 4000 znaków.
205
Zapisanie wszystkich informacji wprowadzonych na korekcie jest możliwe po wybraniu ikony .
W sytuacji poprawnie wprowadzonych danych, pojawi się informacja o zapisaniu korekty wniosku o płatność.
Aby powrócić do rejestru wniosków o płatność, należy wybrać ikonę
.
.
► Uwaga: Podczas zapisywania danych System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W Systemie
wbudowano szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych), z których najważniejsze zostały opisane powyżej w ramach charakterystyki
poszczególnych pól. W sytuacji, gdy wprowadzone do Systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest
możliwe ich zapisanie, a System sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów w kolorze czerwonym na górze
formularza lub obok miejsca, w którym nie wypełniono obowiązkowego pola lub popełniono błąd.
206
2.2 Edycja danych dotyczących korekt wniosków o płatność
W celu edytowania danych w formularzu korekty wniosku o płatność należy w menu Wnioski o płatność poprzez zastosowanie
Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać wniosek, którego korekta ma być modyfikowana, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą
po lewej stronie wybranej pozycji rejestru.
Po wejściu na Kartę skorygowanego wniosku o płatność należy w polu <Numery dokumentów związanych z Wnioskiem o płatność> z
rozwijalnej listy wybrać numer korekty, która ma być zmodyfikowana. Po wybraniu jej numeru System automatycznie wyświetli Kartę
informacyjną korekty.
► Uwaga: Jeśli korekta została załączona do Deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana, wówczas jej edycja jest zablokowana. System
wyświetli stosowny komunikat o braku możliwości edycji danych:
Jedynie <Data wypłaty korekty> jest polem odblokowanym do edycji.
Jeśli korekta nie jest załączona do Deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana, istnieje możliwość jej edycji.
Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą ikony
. Jeśli dane są poprawne, System wyświetli komunikat o poprawnym zapisie danych.
207
2.3. Zarządzanie danymi dotyczącymi korekt wniosków o płatność
USUWANIE KOREKTY WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Z REJESTRU
W celu usunięcia z bazy danych korekty wniosku o płatność należy w menu Wnioski o płatność poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania
wyszukać wniosek, którego korekta ma być usunięta, a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji
rejestru.
rozwijalnej listy wskazać numer korekty, która ma być zmodyfikowana. Po wybraniu jej numeru System automatycznie wyświetli Kartę
informacyjną korekty wniosku o płatność.
Po wybraniu odpowiedniej karty korekty można ją usunąć wybierając ikonę
informacyjnej korekty do wniosku o płatność.
, znajdującą się w lewym górnym lub dolnym rogu Karty
W celu wyświetlenia podglądu lub wydrukowania karty korekty do wniosku o płatność należy w menu Wnioski o płatność poprzez zastosowanie
Filtrowania/Wyszukiwania
wyszukać
wniosek,
którego
podgląd
korekty
ma
być
wyświetlony
lub
wydrukowany,
a następnie wybrać ikonę edycji danych
lub ikonę podglądu
, znajdujące się po lewej stronie wybranej pozycji rejestru.
rozwijalnej listy wskazać numer korekty, która ma być wydrukowana. Po wybraniu jej numeru System automatycznie wyświetli Kartę informacyjną
korekty do wniosku o płatność.
Po wybraniu odpowiedniej karty korekty można wyświetlić jej podgląd wybierając ikonę
Karty informacyjnej korekty wniosku o płatność.
, znajdującą się w lewym górnym lub dolnym rogu
Po wybraniu ikony drukarki zostaje wyświetlony podgląd karty korekty oraz okienko Drukowanie:
208
W celu wydrukowania Karty informacyjnej korekty należy nacisnąć OK w wyświetlonym automatycznie oknie drukowanie.
W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk karty należy wybrać Anuluj w oknie drukowanie.
Podgląd karty korekty do wniosku o płatność jest możliwy również z poziomu rejestru wniosków o płatność – po wybraniu ikony
.
209
3. Skorygowany wniosek o płatność
Jeśli dla wniosku o płatność zarejestrowano korekta lub dane w module Rejestr obciążeń na projekcie, System automatycznie tworzy kartę
skorygowanego wniosku o płatność (poza kartą pierwotnego wniosku o płatność lub kartą pierwotnego wniosku o płatność i kartą/ kartami korekty/
korekt).
Skorygowany wniosek o płatność nie jest nowym dokumentem, ale jedynie wynikiem działania polegającego na uwzględnieniu wartości
z poziomu pierwotnego wniosku o płatność oraz wszystkich kart korekt, które zarejestrowano w ramach danego wniosku o płatność. Wynik jest
widoczny w rejestrze wniosków o płatność.
► Uwaga: Do wyszukiwania dokumentów związanych z wnioskiem o płatność służy pole <Numery dokumentów związanych z Wnioskiem o
płatność>. Wybór numeru dokumentu w ramach tego pola umożliwia przejście do podglądu i edycji poszczególnych dokumentów zarejestrowanych dla
danego wniosku o płatność/ korekty wniosku o płatność.
Wybór pierwszej pozycji („Wersja aktualna”) na liście wyboru w polu <Numery dokumentów związanych z Wnioskiem o płatność>
spowoduje wyświetlenie karty skorygowanego wniosku o płatność.
210
3.1 Edycja danych dotyczących wniosków o płatność
► Uwaga: Edycja danych na karcie skorygowanego wniosku o płatność nie jest możliwa.
Jeśli zachodzi potrzeba edytowania danych widocznych na skorygowanym wniosku o płatność należy edytować dane na karcie informacyjnej wniosku o
płatność lub odpowiedniej karcie korekty do wniosku o płatność (jest to możliwe wyłącznie wówczas, gdy żadna z kart nie została załączona do deklaracji
wydatków o statusie innym niż Wycofana. W przeciwnym razie, należy utworzyć nową korektę do wniosku o płatność).
W celu edycji danych we wniosku o płatność/korekcie należy wyświetlić listę
dokumentów w polu <Numery dokumentów związanych z Wnioskiem o płatność>
i wybrać numer dokumentu, który należy edytować. W zależności od wyboru,
wyświetlona zostanie odpowiednio:
− Karta informacyjna wniosku o płatność lub
− Karta informacyjna korekty do wniosku o płatność.
W przypadku konieczności edycji danych poprzez utworzenie nowej korekty do
wniosku o płatność należy wybrać przycisk
znajdujący się w lewym górnym i
dolnym rogu formularza Skorygowany wniosek o płatność lub Karta informacyjna
wniosku o płatność. Wyświetlony zostanie formularz Nowa korekta do wniosku o
płatność w trybie do edycji.
211
3.2 Zarządzanie danymi dotyczącymi wniosków o płatność
USUWANIE WNIOSKU O PŁATNOŚĆ Z REJESTRU
► Uwaga:
I. Usunięcie skorygowanego wniosku o płatność oznacza konieczność wyszukania numeru pierwotnego wniosku o płatność w rejestrze (poprzez
zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) i jego usunięcia przy wykorzystaniu ikony
.
II. W celu zabezpieczenia przed przypadkowym usunięciem danych użytkownik jest dodatkowo monitowany komunikatem z Systemu – dane są usuwane
dopiero po ponownym zatwierdzeniu. Usunięcie skorygowanego wniosku o płatność jest możliwe dopiero po usunięciu korekt do wniosku o płatność, a
następnie, pierwotnego wniosku o płatność.
W celu dokonania podglądu skorygowanego wniosku o płatność należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) w menu Wnioski o
płatność wniosek o płatność, dla którego utworzono kartę korekty lub zarejestrowano dane w module Rejestr obciążeń na projekcie, a następnie wybrać
ikonę podglądu
.
Zostanie wyświetlony formularz Skorygowany wniosek o płatność w trybie tylko do odczytu.
Podgląd formularza skorygowanego wniosku o płatność jest możliwy również
poprzez wybranie pierwszej pozycji (”Wersja aktualna”) w ramach pola <Numery
dokumentów związanych z Wnioskiem o płatność>.
212
W celu wydrukowania Karty skorygowanego wniosku o płatność należy wybrać
przycisk
znajdujący się w lewym górnym rogu formularza, a następnie
Drukuj w wyświetlonym automatycznie oknie Drukowanie. W wyświetlonym
oknie parametry wydruku zostały domyślnie oznaczone. Aby anulować wydruk
karty należy wybrać Anuluj w oknie Drukowanie.
213
W celu wyszukania danego wniosku o płatność, dla którego utworzono kartę skorygowanego wniosku o płatność należy w Rejestrze wniosków o
płatność wybrać ikonę
. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według których możliwe będzie wyszukanie wniosku.
214
Istnieje możliwość wyszukiwania wg powyższych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku
. Należy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów: =, >,
>= , < lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty. W przypadku, gdy wybrano kryteria >, >=, istnieje możliwość
określenie przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki ‘Zakres’.
215
X. Kontrole
► Uwaga: W Krajowym Systemie Informatycznym nie będą rejestrowane dane dotyczące kontroli systemowych prowadzonych w instytucjach
zaangażowanych w proces wdrażania programów operacyjnych..
Poniższy schemat prezentuje standardowy przebieg procesu kontroli projektu z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13)
Decyzja o
kontroli projektu
Przeprowadzenie
kontroli
Informacja
pokontrolna
Weryfikacja
informacji
pokontrolnej
Rejestracja
danych o
kontroli w KSI
Zatwierdzenie
ostatecznej informacji
pokontrolnej
KONIEC
216
1. Rejestracja informacji o przeprowadzonej kontroli projektu
W celu wyboru zakładki Kontrole należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wybraniu zakładki Kontrole użytkownik przechodzi do rejestru
kontroli projektów.
W celu rejestracji danych o nowej kontroli należy wybrać ikonę
.
217
Zostaje wyświetlony formularz Nowa kontrola. Należy przystąpić do
wypełniania kolejnych rubryk formularza.
BLOK INFORMACJE O KONTROLI
218
Pole <Numer umowy/decyzji> – dzięki wprowadzeniu numeru umowy możliwa jest identyfikacja projektu, którego dotyczyły prowadzone działania
kontrolne i dla którego sformułowano określone zalecenia pokontrolne.
Wyboru numeru można dokonać:
− naciskając ikonę
. Pojawi się lista zarejestrowanych umów. Następnie z wyświetlonej listy należy wybrać nr umowy dotyczącej projektu,
w ramach którego przeprowadzona została kontrola
− wyszukując odpowiednią umowę korzystając z funkcji Wyszukaj. W pole wyszukiwarki należy wprowadzić nr umowy o dofinansowanie
projektu, którego dotyczyła kontrola. Istnieje możliwość wyszukania umowy, wprowadzając jedynie część numeru.
Pole <Typ kontroli> zawiera listę wartości do wyboru. Istnieje możliwość wskazania tylko jednej pozycji z listy:
− Na dokumentach
− Na miejscu/ w siedzibie
− Inne (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne)
Przed uzupełnieniem pole domyślnie wypełnione jest pustą wartością.
► Uwaga: Jeśli w polu <Typ kontroli> wybrano pozycję ‘Inne’ (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne), pole <Podmiot kontrolujący> jest
edytowalne i wymagalne. Podmioty zewnętrzne rozumiane są jako podmioty nie będące instytucjami systemu zarządzania i kontroli poszczególnych
programów operacyjnych (z wyjątkiem podmiotów prowadzących kontrole w ramach tego systemu na zasadzie outsourcingu), mające prawo realizacji
kontroli projektów rejestrowanych w KSI SIMIK 07-13, współfinansowanych z funduszy unijnych (np. ETO, NIK, UKS, IPOC).
Informacje o będących w posiadaniu Instytucji Zarządzającej wynikach kontroli przeprowadzonych przez organy dochodzeniowo-śledcze lub służby
specjalne Rzeczypospolitej Polskiej – ze względu na swą charakterystykę – nie podlegają rejestracji.
Pole <Podmiot kontrolujący> jest polem alfanumerycznym z możliwością wprowadzenia maksymalnie 50 znaków.
► Uwaga: Pole jest edytowalne i wymagalne, jeśli w polu <Typ kontroli> wybrano pozycję ‘Inne (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne)’.
Pole <Numer wniosku o płatność> – dzięki wprowadzeniu numeru/ów wniosku/ów o płatność, określany jest zakres dokumentów, a także zakres
działań w projekcie, których dotyczyła kontrola. Pole jest fakultatywne, co oznacza, że nie ma obowiązku jego wypełniania w sytuacji, gdy kontrola
dotyczyła całego projektu, a nie wyłącznie jego określonego fragmentu.
Po wybraniu ikony
zostaną wyświetlone wnioski o płatność, które zostały zatwierdzone i zarejestrowane w Systemie w ramach danego projektu.
219
Następnie należy wskazać numer odpowiedniego wniosku o płatność. Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby numerów wniosków o płatność; aby
dodać kolejny nr wniosku należy wybrać ikonę
. Aby usunąć wprowadzoną wcześniej pozycję należy wybrać ikonę
.
► Uwaga: Jeśli kontrolą objęto więcej niż jeden wniosek o płatność, w tym polu należy wprowadzić numery wszystkich kontrolowanych wniosków o
płatność.
► Uwaga: Nie jest możliwe wprowadzenie dwa razy tego samego wniosku o płatność
► Uwaga: Jeśli w polu <Typ kontroli> wybrano pozycję ‘Inne (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne)’, pole <Numer wniosku o płatność> jest
zablokowane do edycji.
Pole <Instytucja przeprowadzająca kontrolę> – pole jest uzupełniane automatycznie o wartość odpowiadającą instytucji, do której przypisany jest
użytkownik wprowadzający dane. Istnieje także możliwość edycji pola i wprowadzenia nazwy nie znajdującej się w słowniku.
► Uwaga: Pole jest zablokowane do edycji i niewymagalne, jeśli w polu <Typ kontroli> wybrano pozycję ‘Inne (przeprowadzone przez podmioty
zewnętrzne)’.
Pole < Numer kontroli> – na pole została nałożona maska analogiczna jak na poziomie wniosków o płatność oraz umów o dofinansowanie. Użytkownik
wybiera jedynie z listy rozwijalnej (od 01 do 99). Pozostała część numeru kontroli wypełniana jest zgodnie z numerem projektu, którego dotyczyła
kontrola. Numeracja powiązana jest logicznie i matematycznie z numeracją wniosku aplikacyjnego i umowy/decyzji o dofinansowanie.
► Uwaga: Nie jest możliwe wprowadzenie dwa razy tego samego numeru kontroli.
Pole <Data przeprowadzenia kontroli> – należy wprowadzić datę przeprowadzenia kontroli, korzystając z ikony kalendarza
miesiąc – dzień. <Data przeprowadzenia kontroli> nie może być późniejsza niż data w polu audytowym Kiedy utworzył.
, w kolejności rok –
► Uwaga: Należy wprowadzić tylko jedną datę. W przypadku kontroli trwających dłużej niż 1 dzień – za datę przeprowadzenia kontroli należy uznać
moment zakończenia czynności kontrolnych.
W trakcie rejestracji kontroli typu ‘Inne (przeprowadzone przez podmioty zewnętrzne)’, w sytuacji gdy nie jest możliwe określenie:
- daty zakończenia czynności kontrolnych - w polu należy wprowadzić datę zatwierdzenia wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej,
- daty zakończenia czynności kontrolnych ani daty zatwierdzenia wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej - w polu należy wprowadzić datę przekazania
wyniku kontroli lub informacji pokontrolnej do Instytucji Zarządzającej.
Pole <Rodzaj kontroli> jest grupą pól typu checkbox, w skład której wchodzą następujące pozycje do wyboru:
220
−
−
−
−
−
−
Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie
W trakcie
Na zakończenie
Po zakończeniu
Trwałości
Wizyta monitoringowa
Domyślnie wszystkie pozycje są odznaczone.
W sytuacji zajścia wymagalności wypełnienia pola, co najmniej jeden checkbox musi zostać zaznaczony, aby istniała możliwość zapisu tworzonej kontroli.
Istnieje możliwość zaznaczenia maksymalnie dwóch checkbox’ów.
► Uwaga: Użytkownik może oznaczyć pole tylko w przypadku, gdy w polu <Typ kontroli> wybrana została jedna z wartości: ‘Na dokumentach’ lub ‘Na
miejscu/ w siedzibie’.
Pole <Kontrole PZP> zawiera listę pozycji do wyboru spośród następujących:
− Ex-ante
− Ex-post
− Nie kontrolowano
Określenie właściwej kategorii kontroli PZP dokonywane jest w odniesieniu do daty zawarcia umowy z wykonawcą konkretnego zamówienia w ramach
operacji realizowanych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu.
Rejestrując kontrolę, w trakcie której dokonano zarówno:
- weryfikacji stosowania zasad zamówień publicznych odnośnie podpisanych już umów, jak i
- weryfikacji stosowania zasad zamówień publicznych przed podpisaniem umowy z wykonawcą,
w polu <Kontrole PZP> należy wybrać pozycję "ex-post", a w polu <Wynik kontroli> zawrzeć informację dotyczącą przeprowadzenia kontroli PZP
przed podpisaniem umowy z Wykonawcą.
zewnętrzne)’.
221
Pole <Tryb kontroli> zawiera listę pozycji do wyboru spośród następujących:
− Doraźny
− Planowy
− Nie dotyczy
zewnętrzne)’.
Pole <Kontrola krzyżowa horyzontalna z projektami PROW 07-13/ PO RYBY> zawiera grupę pól typu checkbox, spośród których istnieje możliwość
zaznaczenia wartości:
− PROW 07 – 13
− PO RYBY
− Nie kontrolowano
Pole jest aktywne i wymagalne tylko w przypadku wybrania w polu <Typ kontroli> jednej z wartości:
− Na dokumentach
− Na miejscu/ w siedzibie
W sytuacji zajścia wymagalności wypełnienia pola, co najmniej jeden checkbox musi zostać zaznaczony, aby istniała możliwość zapisu tworzonej karty kontroli.
Istnieje możliwość zaznaczenia maksymalnie dwóch checkbox’ów.
► Uwaga: Kombinacja checkboxów niemożliwa do zapisania: ‘PROW 07-13’ lub ‘PO RYBY’ oraz ‘Nie kontrolowano’.
BLOK WYNIK KONTROLI
Pole <Wynik kontroli> – pole alfanumeryczne z możliwością wpisania do 16 000 znaków.
W polu należy wprowadzić informacje o przebiegu działań kontrolnych, stwierdzonych uchybieniach lub nieprawidłowościach..
W przypadku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości, zwięzły opis najważniejszych ustaleń kontroli powinien zawierać m.in wartość wydatków
nieprawidłowo poniesionych, wskazanie naruszonej zasady wspólnotowej lub prawa, wartość nałożonej korekty finansowej, kwotę nieprawidłowości, która
222
została już zadeklarowana we wnioskach o płatność do KE ze wskazaniem nr wniosków, w ramach których zadeklarowano nieprawidłowe wydatki. Jeżeli
nieprawidłowość została stwierdzona w trakcie wizyty monitoringowej, zakres informacji o tej nieprawidłowość, podlegający rejestracji, definiuje się
odpowiednio.
W przypadku kontroli PZP należy podać dodatkowo: nazwę zamówienia (w sytuacji rejestracji informacji o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych
UZP, nazwę zamówienia można zastąpić podaniem numeru i daty zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w BZP), tryb udzielenia zamówienia, rodzaj
zamówienia, szacunkową wartość zamówienia, a także wskaźnik procentowy zastosowanej korekty oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych stanowiących
podstawę wyliczenia korekty (jeśli korekta miała miejsce).
Instytucja Zarządzająca może rozszerzyć katalog informacji podlegających rejestracji w polu <Wynik kontroli>.
► Uwaga: Jeżeli w wyniku odwołania beneficjenta podjęta zostanie decyzja o odstąpieniu od nałożenia korekty finansowej lub decyzja o zmniejszeniu
wysokości korekty stwierdzonej w trakcie kontroli, należy podać informację o tym fakcie.
Pole <Zalecenia pokontrolne> zawiera listę rozwijaną z następującymi wartościami do wyboru:
− Bez zastrzeżeń – wybierane w przypadku, gdy podczas kontroli nie stwierdzono żadnych uchybień;
− Z nieistotnymi zastrzeżeniami – wybierane w przypadku, gdy stwierdzone podczas kontroli uchybienia nie powodują skutków finansowych;
− Z istotnymi zastrzeżeniami – wybierane w przypadku, gdy stwierdzone podczas kontroli uchybienia powodują skutki finansowe.
Domyślnie pole wyświetla pustą wartość.
Jeśli w polu <Zalecenia pokontrolne> wybrano jedną z następujących wartości:
− Z nieistotnymi zastrzeżeniami lub
− Z istotnymi zastrzeżeniami.
wówczas pola: <Opis zaleceń pokontrolnych> oraz < Realizacja zaleceń pokontrolnych> są edytowalne i wymagalne.
Pole <Opis zaleceń pokontrolnych> jest polem alfanumerycznym, z możliwością wprowadzenia do 16 000 znaków.
Pole jest edytowalne i wymagalne, jeśli w polu <Zalecenia pokontrolne> wybrano jedną z następujących wartości:
223
► Uwaga: Dla kontroli zarejestrowanych w systemie przed 06.07.2012 r., które mają wypełnione pole ‘Opis zaleceń pokontrolnych’, a w polu ‘Zalecenia
pokontrolne’ pozostaje pozycja z pustą wartością, w momencie wejścia na kartę kontroli system wyświetla następujący komunikat ostrzegawczy:
Powyższe oznacza, że użytkownik nie ma możliwości wyboru opcji 'Bez zastrzeżeń'
W momencie wyświetlenia tego komunikatu pole ‘Opis zaleceń pokontrolnych’ pozostaje wypełnione dotychczasową wartością i zablokowane do edycji.
W chwili wyboru przez użytkownika odpowiedniej wartości dla pola ‘Zalecenia pokontrolne’ pozostaje ono uzupełnione odpowiednią wartością a pole 'Opis
zaleceń pokontrolnych" jest odblokowane do edycji i uzupełnione dotychczasowymi wartościami.
Nie ma możliwości przejścia do karty kontroli bez wyboru jednej z opcji przedstawionych w ww. komunikacie. Zamknięcie komunikatu skutkuje wyjściem do
rejestru kontroli.
Po wyborze opcji i zamknięciu komunikatu użytkownik może wybrać dowolną wartość jaka jest dostępna na liście rozwijalnej dla pola Zalecenia pokontrolne.
Pole <Realizacja zaleceń pokontrolnych> jest polem alfanumerycznym, z możliwością wprowadzenia do 16 000 znaków.
Pole jest edytowalne i wymagalne, jeśli w polu <Zalecenia pokontrolne> wybrano jedną z następujących wartości:
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie ostatecznej informacji pokontrolnej – należy zachować dane dotyczące kontroli w Systemie poprzez
wybranie ikony
(znajdującej się zarówno w lewym dolnym, jak i lewym górnym rogu formularza).
224
Aby powrócić do rejestru kontroli, należy wybrać ikonę
.
.
► Uwaga: Podczas zapisywania danych System dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W Systemie wbudowano
szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych). W sytuacji, gdy wprowadzone do Systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności,
wówczas nie jest możliwe ich zapisanie, a System sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów w kolorze czerwonym na górze
formularza lub obok miejsca, w którym nie wypełniono obowiązkowego pola lub popełniono błąd.
225
2. Edycja danych dotyczących kontroli
W celu edytowania danych w formularzu kontroli (np. w przypadku błędnego wprowadzenia danych lub konieczności uzupełnienia danych w polu <Realizacja
zaleceń pokontrolnych>), należy w menu Kontrole poprzez zastosowanie Filtrowania/ Wyszukiwania wyszukać informację dotyczącą kontroli, a następnie
wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru. Po otwarciu okna dialogowego Szczegóły kontroli należy
zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą ikony
.
226
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi kontroli
USUWANIE DANYCH DOTYCZĄCYCH KONTROLI
Po wyszukaniu wybranej informacji dotyczącej kontroli w rejestrze Kontrole (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) – dane można usunąć
wybierając ikonę
.
Po pojawieniu się zapytania należy potwierdzić zamiar usunięcia danej pozycji rejestru kontroli o dofinansowanie naciskając przycisk
.W
przypadku rezygnacji należy wybrać przycisk
.
Uwaga: Zgodnie z polityką bezpieczeństwa systemu informatycznego, usunięciu karty kontroli z systemu KSI SIMIK 07-13, musi towarzyszyć
powiadomienie AM IK NSRO przez właściwego administratora merytorycznego.
PODGLĄD I WYDRUK FORMLARZA
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie kontroli – należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną
pozycję rejestru w menu Kontrole, a następnie wybrać ikonę podglądu
znajdującą się obok pozycji, której podgląd ma być wyświetlony.
Zostanie wówczas wyświetlona Karta informacyjna kontroli w trybie tylko do odczytu, edycja danych w tym trybie jest zablokowana. Po wejściu w tryb
tylko do odczytu użytkownik ma możliwość przejścia do podglądu wydruku karty. W celu wydrukowania Karty informacyjnej kontroli należy nacisnąć
ikonę
. Wówczas wyświetlony zostanie podgląd wydruku karty. Należy nacisnąć OK w wyświetlonym automatycznie oknie Drukowanie. Aby
anulować wydruk karty należy wybrać anuluj w oknie Drukowanie.
227
► Uwaga: Ikona
dostępna jest zarówno w trybie tylko do odczytu, jak i w trybie edycji karty.
W celu wyszukania kontroli należy wybrać ikonę
znajdująca się na liście zarejestrowanych kontroli.
Pojawi się okno Parametry wyszukiwania, w którym zawarte będą pola, według których możliwe będzie wyszukanie kontroli.
Użytkownik ma możliwość filtrowania kontroli po wszystkich polach zawartych na formularzu rejestracji kontroli, po polach audytowych: Kto, Kiedy
utworzył, Kto, Kiedy modyfikował oraz dodatkowo po polach Nazwa beneficjenta oraz NIP beneficjenta z formularza najaktualniejszej wersji umowy/ decyzji:
228
. Z
rozwijalnej listy kryteriów należy wskazać jeden spośród: =, >, >=, < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/daty.
Aby określić przedział wyszukiwanych danych należy wskazać jedno z kryterium: >, >= (tylko wówczas edytowalny jest checkbox ‘Zakres’), zaznaczyć
checkbox ‘Zakres’, wskazać drugie kryterium spośród jednego ze znaków: < lub <= oraz wpisać odpowiednie kwoty/ daty będące drugą granicą
. Wówczas System wyświetli listę kontroli przefiltrowanych po wskazanych przez
229
(wyświetlić pełną listę kontroli) należy nacisnąć ikonę
znajdującą się na liście kontroli, bądź też w oknie Parametry wyszukiwania.
ZARZĄDZANIE LISTĄ KOLUMN KONTROLI
Domyślna lista zarejestrowanych w systemie kart kontroli zawiera następujące kolumny:
o Numer kontroli
o Data przeprowadzenia kontroli
o Instytucja przeprowadzająca kontrolę
o Typ kontroli
o Rodzaj kontroli
o Tryb kontroli
o Zalecenia pokontrolne
o Pola audytowe
ma możliwość rozszerzenia liczby kolumn o pozostałe pola
230
XI. Zaliczki
WSTĘP
W ramach tego modułu gromadzone będą dane dotyczące zaliczek jakie zostały wypłacone beneficjentom oraz w jakim stopniu zostały rozliczone.
W systemie możliwe jest rejestrowanie wszystkich wypłaconych beneficjentom zaliczek. W ramach modułu „Zaliczki’ powinny być rejestrowane wszystkie
zaliczki, które będą certyfikowane. W gestii instytucji zarządzającej danym programem operacyjnym leży decyzja czy moduł ten będzie także stosowany do
rejestrowania informacji o zaliczkach, które nie będą certyfikowane.
System KSI (SIMIK 07-13):
–
umożliwia rejestrowanie wszystkich wypłaconych beneficjentom zaliczek,
–
umożliwia zarejestrowania tylko jednej karty informacyjnej zaliczek w projekcie dla przedmiotowej umowy,
–
uniemożliwia wprowadzenie zaliczek dla projektów, dla których nie ma podpisanych umów (w Systemie nie została zarejestrowana umowa/decyzja o
dofinansowanie).
► Uwaga:
I.
Brak dostępnej na liście wyboru umowy/decyzji o dofinansowanie może oznaczać, iż:
1.
dla danej umowy została zarejestrowana już karta informacyjna zaliczek w projekcie,
2.
Użytkownik nie posiada odpowiednich uprawnień (w takim przypadku należy skontaktować się z administratorem merytorycznym w
instytucji)Certyfikowane są wyłącznie zaliczki związane z pomocą publiczną,
II. System uniemożliwia zarejestrowania certyfikowanych zaliczek dla projektów, w ramach których na karcie umowy w polu „Pomoc publiczna” została
wybrana wartość „bez pomocy publicznej”
1. Rejestracja danych dotyczących zaliczek w projekcie
Przed przystąpieniem do wprowadzania danych do modułu zaliczki w projekcie, należy upewnić się, czy posiadane przez użytkownika
uprawnienia są zgodne z zakresem wprowadzanych przez niego danych.
W celu wyboru zakładki Zaliczki należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
231
Po wyborze zakładki Zaliczki zostaje wyświetlona lista zaliczek, jakie zostały zarejestrowane w systemie.
W celu wprowadzenia danych w nowej Karcie informacyjnej zaliczek w projekcie należy wybrać ikonę
232
Zostaje wyświetlony pusty formularz Karta informacyjna zaliczek na projekcie. Karta ta składa się z trzech bloków :
–
Informacja o projekcie
–
Wypłacone zaliczki
–
Rozliczone zaliczki
Wypełniania bloków formularza należy wykonywać zgodnie z poniższymi instrukcjami. Wprowadzanie danych należy rozpocząć od uzupełnienia
danych w bloku informacje o projekcie poprzez wskazanie umowy, w ramach której będzie rejestrowana karta informacyjna zaliczek na projekcie.
BLOK INFORMACJA O PROJEKCIE
wyświetlony zostaje formularz Karta informacyjna zaliczek w projekcie:
Wprowadzanie danych w zakresie zaliczek należy zacząć od
wskazania umowy, do której tworzona będzie zaliczka. W polu
233
<Numer umowy/decyzji> należy nacisnąć ikonę
, by wybrać z
listy umowę/ decyzję, której dotyczy wprowadzana zaliczka.
pojawia się lista, z której należy wybrać
numer umowy/ decyzji. Dane dotyczące konkretnej umowy/ decyzji
można także wyszukać przy pomocy filtra wpisując znaki zawierające
się w Numerze umowy / decyzji lub numerze NIP beneficjenta.
.
Istnieje możliwość sortowania pozycji listy umów/ decyzji po
kolumnach: <Numer umowy/ decyzji>, <Numer aneksu/ zmiany>,
<Nazwa beneficjenta>, <NIP beneficjenta>, <Tytuł projektu> –
sortowanie odbywa się poprzez naciśnięcie na podkreślony link z
nazwą kolumny – wówczas pozycje zostają posortowane
alfabetycznie po wskazanej kolumnie. Drugie naciśnięcie na
podkreślony link powoduje sortowanie w odwrotnej kolejności
alfabetycznie.
► Uwaga: Na liście widoczne są jedynie te numery umów/ decyzji,
dla których nie zostały jeszcze utworzone karty informacyjne zaliczek
w projekcie.
► Uwaga: Jeżeli na liście nie można odnaleźć szukanego numeru
umowy/ decyzji należy sprawdzić, czy użytkownik posiada
odpowiednie uprawnienia oraz czy dla szukanego numeru umowy/
decyzji nie została już stworzona karta informacyjna zaliczek w
projekcie.
234
Po wskazaniu na liście dostępnych umów/ decyzji <Numeru
umowy/decyzji> pola w bloku Informacje o projekcie Karty
informacyjnej zaliczek w projekcie zostają automatycznie uzupełnione
danymi ze wskazanej umowy/ decyzji:
Pole <Nazwa beneficjenta> inicjowane automatycznie po wybraniu
danej umowy/ decyzji w polu <Numer umowy/decyzji> formularza
wniosku o płatność. Inicjowane wartością pola <Nazwa
beneficjenta> z formularza danych T. umów/ decyzji. Inicjowane
danymi z wybranej umowy/ decyzji, bądź jeżeli istnieją
zarejestrowane aneksy/ zmiany z wybranego aneksu/ zmiany
(Informacje o beneficjencie).
Pole <NIP beneficjenta> inicjowane automatycznie wartością pola
<NIP beneficjenta> z formularza danych T. umów/ decyzji po
wybraniu danej umowy/ decyzji w polu <Numer umowy/decyzji>
formularza zaliczki. Pole <NIP beneficjenta> inicjowane jest
wartością z umowy/ decyzji o dofinansowanie, jeżeli umowa/ decyzja
posiada aneks/ zmianę – wartością z aneksu/ zmiany.
Pole <Tytuł projektu> inicjowane jest wartością pola <Tytuł
projektu> z formularza danych nt. umów/ decyzji po wybraniu danej
umowy/ decyzji w polu <Numer umowy/decyzji> formularza
zaliczki. Jeżeli umowa/ decyzja posiada aneks/ zmianę – pole
inicjowane wartością z aneksu/ zmiany.
235
Po uzupełnieniu powyższych danych w bloku Informacja o projekcie można przystąpić do wypełnienia kolejnego bloku danych. System uniemożliwia
wprowadzenie zaliczki dla nieistniejącego numeru umowy/decyzji. Oznacza to, że dopiero po wskazaniu numeru umowy/ decyzji można przystąpić do
wypełniania kolejnych danych.
BLOK WYPŁACONE ZALICZKI
Aby wprowadzić nową pozycję w bloku Wypłacone zaliczki należy nacisnąć ikonę
.
Po tej czynności pojawi się blok z pustymi polami do wypełnienia nowej pozycji:
W polu <Numer dokumentu> należy wskazać numer dokumentu – umowę lub wniosek o
płatność. Można wielokrotnie wybrać ten sam wniosek o płatność, ale numer dokumentu w
kombinacji z numerem transzy musi być unikatowy.
W polu <Numer dokumentu> należy nacisnąć ikonę , by wybrać z listy dokument,
który został zarejestrowany dla projektu podanego w bloku Informacja o projekcie, na
poziomie umów/ decyzji o dofinansowanie lub wniosek o płatność.
236
► Uwaga: Aby otrzymać kolejną transzę zaliczki konieczne jest rozliczenie wcześniej
wypłaconych zaliczek w związku z powyższym, nie jest możliwe aby zarejestrować w
systemie dwie kolejne transze zaliczki, które były wypłacane na podstawie umowy/decyzji
o dofinansowanie.
pojawia się lista, z której należy wybrać numer dokumentu. Dane
dotyczące konkretnego projektu wyświetlane są w kolejności: umowa, następnie wnioski o
płatność. Aby wskazać żądaną pozycję należy nacisnąć na podkreślony link dotyczący jej
numeru.
Na liście znajduje się umowa oraz wszystkie wnioski o płatność zarejestrowane w systemie
dla danego projektu (na liście nie ma aneksów).
W polu <Transza> korzystając z dostępnej listy wartości należy uzupełnić numer
wprowadzanej transzy. Pole to może przyjmować wartości z zakresu od 01 do 99.
► Uwaga:
I.
Tylko pierwsza transza zaliczki może zostać wypłacona na podstawie umowy/decyzji o
dofinansowanie.
II. Na liście nie występują numery transz, które zostały wprowadzone już do systemu dla
danej umowy/ decyzji podanej w polu <Numer umowy/decyzji>.
System sprawdza kombinacje wartość z kolumny <Numer dokumentu> oraz <Transza>
i blokuje możliwość wprowadzenia dwa razy takiej samej kombinacji, poprzez nie
wyświetlenie na liście numerów transz wartości już wprowadzonych dla danego
dokumentu.
237
W polu <Certyfikowane> system sprawdza czy na formularzu umowy/ decyzji o
dofinansowanie dla wybranego projektu (pole <Numer umowy/ decyzji> niniejszego
formularza) w polu <Pomoc publiczna> została wybrana wartość pomoc publiczna lub
pomoc de minimis. Jeśli tak to pole jest edytowalne i użytkownik może wybrać wartość
„TAK/NIE”.
Domyślnie wartość tego pola w takim przypadku powinna być wówczas ‘TAK’. Niemniej
system powinien umożliwić użytkownikowi wybór wartości ‘NIE’.
► Uwaga: Jeśli w projekcie nie wykazano pomocy publicznej pole to jest zablokowane do
edycji – wartość pola w takim przypadku jest ‘NIE’.
W polu <Data wypłaty zaliczki> należy podać datę wypłaty transzy zaliczki jaka jest
rejestrowana w ramach projektu.
Istnieje możliwość wyboru daty ze znajdującego się przy polu kalendarza, wywoływanego
za pomocą ikony
lub wprowadzenie ręczne w formacie RRRR-MM-DD.
► Uwaga:
I.
<Data wypłaty zaliczki> nie może być wcześniejsza niż <Data podpisania umowy>,
na podstawie której wypłacono zaliczkę.
II. Data wypłaconej zaliczki nie może być wcześniejsza niż data zatwierdzenia wniosku o
płatność, na podstawie którego wypłacono zaliczkę.
III. Data wypłaty zaliczki nie może być późniejsza niż aktualna data
W polu <Kwota udzielonej zaliczki> należy podać kwotę udzielonej transzy zaliczki. Pole
inicjowane jest wartością 0,00; wprowadzona wartość nie może być mniejsza od 0.
Podsumowanie w wierszu <Razem> dla tej kolumny jest polem automatycznie
wypełnianym przez system jako suma wszystkich pozycji z kolumny <Kwota udzielonej
zaliczki>.
Wartość podsumowania <Razem> dla tej kolumny jest pomniejszana:
238
–
w przypadku zaliczek certyfikowanych: o te wartości z pola <Kwota do odzyskania
(dofinansowanie)> Karty informacyjnej obciążenia, dla których w polu <Numer
wniosku o płatność/ zaliczka> Karty informacyjnej obciążenia wybrano daną transzę
zaliczki, jeśli dla ‘Nr sprawy /decyzji o zwrocie’ przypisanego do tej transzy zaliczki
wybrano na Karcie informacyjnej obciążenia w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>
wartość inną niż ‘Nieprawidłowość’,
–
w przypadku zaliczek nie certyfikowanych:
o te wartości z bloku Rozliczenie zaliczek przypisane do tej transzy, dla których
uzupełniono pole <Numer przelewu>.
Wartość w tym polu nie może być większa niż kwota podana na aktualnym formularzu
umowy/ decyzji o dofinansowanie w polu <Dofinansowanie>.
► Uwaga: W przypadku gdy kolejna transza zaliczki jest w rzeczywistości pomniejszana
o odsetki narosłe na rachunku bankowym od wcześniej wypłaconej transzy lub odsetki
naliczone na podstawie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach publicznych to w systemie w polu
<Kwota udzielonej zaliczki> należy wykazać nie tylko faktyczną wartość wypłaconej
zaliczki, ale również odsetki, o które ją pomniejszono.
Pole <Kwota udzielonej zaliczki> umożliwia dostęp do ukrywanych wewnętrznych
kolumn: Kwota faktycznie wypłaconej zaliczki, Kwota odsetek narosłych na rachunku,
Kwota odsetek, Razem. Rozwijanie i zwijanie kolumn odbywa się za pomocą dostępnej w
nagłówku kolumny strzałki skierowanej w prawo . Po rozwinięciu wierszy ikona zmienia
.
się na strzałkę skierowaną w przeciwną stronę
239
Wartość w polu <Kwota faktycznie wypłaconej zaliczki> inicjowana jest automatycznie
przez System wartością z pola <Kwota udzielonej zaliczki>. Kopiowanie następuje po
wpisaniu wartości w <Kwota udzielonej zaliczki> i opuszczeniu pola. Wartość jednak
może być nadal edytowalna przez użytkownika.
► Uwaga:
I. Wartość w polu nie może być mniejsza od zera.
II. Podsumowanie w wierszu <Razem> dla tej kolumny jest polem automatycznie
wypełnianym przez system jako suma wszystkich pozycji z kolumny <Kwota
faktycznie wypłaconej zaliczki>.
W polu <Kwota odsetek narosłych na rachunku> domyślnie wyświetlana jest wartość 0.
Pole jest edytowalne przez użytkownika.
Należy wpisać wartość odsetek narosłych na rachunku bankowym beneficjenta (na który
przekazano poprzednią transzę zaliczki), o które pomniejszono rejestrowaną transzę
zaliczki.
► Uwaga:
odsetek narosłych na rachunku >.
240
W polu <Kwota odsetek> domyślnie wyświetlana jest wartość 0. Pole jest edytowalne
przez użytkownika.
Należy wpisać kwotę odsetek naliczonych na podstawie art. 189 ust. 3 ustawy o finansach
publicznych, o które pomniejszono rejestrowaną transzę zaliczki.
► Uwaga:
odsetek>.
W polu <Razem> domyślnie wyświetlana jest wartość 0. Pole zablokowane jest przed
edycją przez użytkownika. Po uzupełnieniu danych i zapisie wiersza Wypłaconych zaliczek
pole automatycznie wypełniane jest przez System jako suma pól: Kwota faktycznie
wypłaconej zaliczki, Kwota odsetek narosłych na rachunku i Kwota odsetek.
► Uwaga:
I. Wartość w polu <Razem> musi być równa wartości w polu <Kwota udzielonej
zaliczki>.
II. Wartość w polu nie może być mniejsza od zera.
III. Podsumowanie w wierszu <Razem> dla tej kolumny jest polem automatycznie
wypełnianym przez system jako suma wszystkich pozycji z kolumny <Razem>.
W polu <Wkład UE> wprowadzana jest część/lub całość kwoty wykazywanej w polu
<Kwota udzielonej zaliczki>, która zgodnie z zapisami umowy/ decyzji/ aneksu/ zmiany o
dofinansowanie oraz zapisami szczegółowego opisu priorytetów danego programu podlegać
będzie docelowo zadeklarowaniu do KE jako środki UE.
241
Pole inicjowane jest wartością 0,00; wprowadzona wartość nie może być mniejsza od 0.
Podsumowanie w wierszu <Razem> dla tej kolumny jest polem automatycznie
wypełnianym przez system jako suma wszystkich pozycji z kolumny < Wkład UE >.
► Uwaga: Wartość podsumowania <Razem> dla tej kolumny jest pomniejszana:
–
w przypadku zaliczek certyfikowanych:
o te wartości z pola ‘w tym wkład UE’ Karty informacyjnej Obciążenia, które w polu
<Numer wniosku o płatność/ zaliczka> Karty informacyjnej obciążenia mają wybraną
daną transzę zaliczki, jeśli dla ‘Nr sprawy /decyzji o zwrocie’ przypisanego do tej
transzy zaliczki wybrano na Karcie informacyjnej obciążenia w polu <Podstawa
decyzji o zwrocie> wartość inną niż ‘Nieprawidłowość’,
–
w przypadku zaliczek nie certyfikowanych:
o te wartości z bloku Rozliczenie zaliczek przypisane do tej transzy, dla których
uzupełniono pole <Numer przelewu>.
Wartość w tym polu nie może być większa niż kwota podana na aktualnym formularzu
umowy/ decyzji o dofinansowanie w polu <w tym UE>.
Pole <Rozliczenie zaliczki> wypełniane jest automatycznie przez system na podstawie
wartości, jakie zostały podane w bloku Rozliczenie zaliczek w ramach danego projektu z
pola <Kwota rozliczenia> dla pozycji odpowiadających kombinacji <Numeru
dokumentu> oraz <Transzy>.
Wprowadzona wartość nie może być mniejsza od 0.
► Uwaga: Jeśli w ramach bloku Rozliczenie zaliczek nie zostały zarejestrowane żadne
pozycje pole powinno być uzupełnione wartością 0,00.
<Razem> dla tej kolumny jest polem automatycznie wypełnianym przez system jako suma
wszystkich pozycji z kolumny < Rozliczenie zaliczki >.
242
Pole <Do rozliczenia> wypełniane jest automatycznie przez system jako różnica pomiędzy
kolumną <Kwota udzielonej zaliczki> oraz kolumny <Rozliczenie zaliczki>
<Razem> dla tej kolumny jest polem automatycznie wypełnianym przez system jako suma
wszystkich pozycji z kolumny < Do rozliczenia >..
Pole <Numer deklaracji w której certyfikowano zaliczkę> jest uzupełniany
automatycznie przez system. Jest to numer deklaracji skierowanej do Instytucji
Certyfikującej, w skład której wszedł bezpośrednio lub pośrednio dokument, na podstawie
którego została wypłacona zaliczka wraz z numerem transzy przekazanej zaliczki.
► Uwaga: Pole uzupełniane jest w momencie zatwierdzenia deklaracji skierowanej do
Instytucji Certyfikującej, do której bezpośrednio, bądź pośrednio załączony został dany
dokument, na podstawie którego została wypłacona zaliczka.
Aby zapisać wprowadzone w bloku Wypłacone zaliczki dane należy w uzupełnianym wierszu nacisnąć ikonę
należy nacisnąć ikonę
. Aby anulować wprowadzanie danych
przy uzupełnianym wierszu.
► Uwaga: Przed przystąpieniem do uzupełniania dalszych pól na Karcie informacyjnej zaliczek w projekcie, należy zapisać dotychczas wprowadzone
dane.
Dopiero po dodaniu i zapisaniu pozycji w bloku Wypłacone zaliczki automatycznie dodawana jest pozycja w bloku Rozliczenie zaliczek
► Uwaga:
► Uwaga: Jeśli użytkownik próbuje wprowadzić informacje nt. wypłaty kolejnej transzy zaliczki bez uzupełnienia rozliczenia wcześniej wypłaconej
zaliczki system prezentuje komunikat ostrzegawczy nie blokujący zapisu danych:
243
‘Nie uzupełniono bloku Rozliczenie zaliczek dla wcześniej wypłaconej zaliczki. Czy chcesz wprowadzić informacje dotyczące wypłaty kolejnej transzy
zaliczki?’
BLOK ROZLICZENIE ZALICZKI
Aby zacząć wprowadzać kolejne dane należy nacisnąć ikonę
w bloku Rozliczenie zaliczek.
Wówczas zostaną udostępnione do edycji pola bloku: Wniosek o płatność/ korekta, Numer przelewu, Numer sprawy/decyzji o zwrocie, Kwota
rozliczenia .
Pole <Numer dokumentu> system automatycznie uzupełnia wartością jaka została podana w bloku
Wypłacone zaliczki w polu <Numer dokumentu>
244
Pole <Transza> system automatycznie uzupełnia wartością jaka została podana w bloku Wypłacone
zaliczki w polu <Transza>
Link <Anuluj grupowanie> służy wyłączeniu wcześniej wskazanego przez użytkownika grupowania
wierszy bloku Rozliczenie zaliczek.
System umożliwia grupowanie kombinacji pól <Numer dokumentu> oraz <Transza> wg sposobu
rozliczenia. Grupowanie odbywa się po kolumnach: <Wniosek o płatność>, <Nr przelewu> oraz <Nr
sprawy/ decyzji o zwrocie>. Grupowanie następuje w ramach jednej transzy.
Grupowanie polega na odpowiednim pozycjonowaniu wierszy transzy. użytkownik grupuje pozycje
poprzez naciskanie na podkreślony link z nazwą kolumny, po której chce pogrupować transze. Jeśli
użytkownik wskaże kolumnę <Wniosek o płatność> system pogrupuje wartości tak, że na liście jako
pierwsze pojawią się transze rozliczone za pomocą wniosku o płatność, dalej na liście będą widoczne
kolejne grupy, tj. wiersze rozliczone za pomocą przelewów a na końcu decyzji o zwrocie
Wnioski o płatność
W polu <Wniosek o płatność/ korekta> użytkownik ma możliwość dodania numeru wniosku o płatność, w
ramach którego rozliczono transze wcześniej wypłaconej zaliczki. Wartość wybierana z listy dostępnych dla
wskazanej umowy/ decyzji wniosków o płatność.
Jeden wniosek o płatność może rozliczać kilka transz zaliczek, czyli ten sam numer wniosku o płatność jest
dostępny przy rejestracji rozliczeń kolejnych transz wypłaconych zaliczek.
Ikona
umożliwia wyczyszczenie pola ze wcześniej wskazanego numeru wniosku o płatność.
Kombinacja wartości trzech pól: Numer dokumentu, Transza, Wniosek o płatność jest unikatowa.
Dla zaliczek certyfikowanych do KE (wartość TAK w polu Certyfikowane bloku Wypłacone zaliczki) pole jest
zablokowane do edycji w momencie załączenia danego wniosku o płatność (bezpośrednio, bądź pośrednio) do
deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana
Do wyboru dostępne są tylko wnioski o płatność, które nie zostały załączone do deklaracji wydatków (z
wyłączeniem deklaracji o statusie Wycofana).
245
Dla zaliczek nie certyfikowanych do KE (wartość NIE w polu Certyfikowane bloku Wypłacone zaliczki) do
wyboru dostępne są wszystkie wnioski o płatność.
Korekty
W polu <Wniosek o płatność/ korekta> użytkownik ma możliwość dodania numeru korekty wniosku o
płatność, w ramach której rozliczono transze wcześniej wypłaconej zaliczki.
Wartość słownikowa, ze słownika korekt wniosków o płatność z ograniczeniem dla projektu (na podstawie
numeru umowy/decyzji/aneksu/zmiany system tworzy listę dostępnych korekt).
System umożliwia grupowania kombinacji pól: numer dokumentu oraz transza wg sposobu rozliczenia. Jedna
korekta wniosku o płatność może rozliczać kilka transz zaliczek czyli ten sam numer korekty wniosku o
płatność powinien być dostępny przy rejestracji rozliczeń kolejnych transz wypłaconych zaliczek
Rozliczenie wypłaconej zaliczki może następować za pomocą kilku korekt wniosku o płatność dlatego system
umożliwia dodanie wielu wartości (Numerów korekt wniosku o płatność) dla jednej kombinacji Numeru
dokumentu oraz Transzy.
Kombinacja wartości trzech pól: Numer dokumentu, Transza, Wniosek o płatność jest unikatowa.
Dla zaliczek certyfikowanych do KE (wartość ‘TAK’ w polu Certyfikowane bloku Wypłacone zaliczki) pole jest
zablokowane do edycji w momencie załączenia danej korekty wniosku o płatność (bezpośrednio, bądź
pośrednio) do deklaracji wydatków o statusie innym niż Wycofana
Po wyborze ikony
dostępnej przy polu <Wniosek o płatność> użytkownik wskazuje z listy wniosków o
płatność zarejestrowanych w ramach projektu właściwą pozycję poprzez naciśnięcie na podkreślony link z
numerem wniosku o płatność.
Dodatkowo dla każdego widniejącego na liście wniosku wyświetlane są <NIP beneficjenta> oraz <Nazwa
beneficjenta>. Po wskazaniu odpowiedniego numeru okno automatycznie się zamyka, a wybrana pozycja
zostaje wczytana w pole <Wniosek o płatność>.
246
Pole <Numer przelewu> może zostać uzupełnione numerem przelewu, w ramach którego rozliczono transze
wcześniej wypłaconej zaliczki.
Jeden przelew może rozliczać kilka transz zaliczek, czyli ten sam numer przelewu jest dostępny przy rejestracji
rozliczeń kolejnych transz wypłaconych zaliczek.
Rozliczenie wypłaconej zaliczki może następować za pomocą kilku przelewów, dlatego system umożliwia
dodanie wielu wartości, numerów przelewów dla jednej kombinacji <Numeru dokumentu> oraz <Transzy>.
Pole jest zablokowane, jeśli wprowadzony już został wniosek o płatność we wcześniejszym polu.
Pole numer przelewu nie jest wypełniane dla zaliczek które były certyfikowane.
► Uwaga:
I.
Jeśli zaliczka była certyfikowana jedynymi możliwościami rozliczenia zaliczki jest wniosek o płatność lub
numer decyzji/sprawy o odzyskanie w przypadku zwrotu zaliczek.
II. Pole jest zablokowane do edycji, jeśli przyjmuje wartość ‘Tak’ w kolumnie Certyfikowane bloku
Wypłacone zaliczki dla danej kombinacji numeru dokumentu i transzy.
<Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> użytkownik uzupełnia, jeśli w ramach rozliczenia wypłaconych zaliczek
instytucja wyda decyzję o odzyskanie środków. Wybiera wówczas z listy numerów spraw/ decyzji o zwrocie
zarejestrowanych dla danego projektu (umowy/ decyzji/ aneksu/ zmiany) właściwą pozycję. Na liście wyboru
numeru sprawy/ decyzji wyświetlane są tylko te sprawy które dotyczą zwrotu zaliczek.
Ikona
umożliwia wyczyszczenie pola ze wcześniej wskazanego numeru sprawy /decyzji o zwrocie.
Pole jest zablokowane, jeśli wprowadzony już został wniosek o płatność lub numer przelewu w jednym ze
wcześniejszych pól.
► Uwaga: Pole jest zablokowane do edycji, dla zaliczek które nie są certyfikowane
Po wybraniu numeru sprawy/decyzji o zwrocie użytkownik powinien wypełniać pole Kwota rozliczenia
wartością z pola Kwota do odzyskania bloku Kwoty do odzyskania/kwoty wycofane Karty informacyjnej
obciążenia na projekcie.
Kombinacja wartości trzech pól: Numer dokumentu, Transza, Numer sprawy/decyzji o zwrocie jest unikatowa.
Po wybraniu numeru sprawy/decyzji o zwrocie automatycznie wypełniane jest pole Kwota rozliczenia wartością
247
z pola Kwota do odzyskania bloku Kwoty do odzyskania/kwoty wycofane Modułu obciążenia na projekcie.
Pole powinno być zablokowane do edycji, jeśli przyjmuje wartość ‘Nie’ w kolumnie Certyfikowane bloku
Wypłacone zaliczki dla danej kombinacji numeru dokumentu i transzy.
Jedna sprawa/decyzja o zwrocie może rozliczać tylko jedną transzę zaliczki.
użytkownik wywołuje listę dla pola <Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> za pomocą ikony
listy właściwą pozycję poprzez naciśnięcie na podkreślony link z numerem decyzji.
i wskazuje z
System wyświetla numery decyzji zarejestrowane w rejestrze obciążeń dla danego numeru sprawy/ decyzji.
► Uwaga: Użytkownik ma możliwość uzupełnienia dokładnie jednego z powyższych trzech pól: <Wniosek o płatność>, <Numer przelewu> lub
<Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> w ramach jednego wiersza bloku rozliczenie zaliczek.
Pole <Numer przelewu> jest zablokowane przed edycją, jeśli wprowadzono już numer wniosku o płatność lub numer sprawy/ decyzji.
Natomiast pola <Wniosek o płatność> i <Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> są wzajemnie blokowane przed uzupełnieniem, jeśli jedno z nich
zostało już wypełnione odpowiednim komunikatem:
248
W polu <Kwota rozliczenia> wprowadzana jest przez użytkownika wartość rozliczanej transzy
zaliczki.
System sprawdza czy wartość w tym polu nie jest wyższa niż wartość wykazana w polu <Kwota
udzielonej zaliczki> <Razem> w bloku Wypłacone zaliczki.
Jeśli założenie nie jest spełnione prezentowany jest komunikat nie blokujący zapisu danych:
‘Wartość kwoty rozliczenie zaliczki nie powinna być większa jak wartość kwoty udzielonej zaliczki’
W przypadku wypełnienia kolumny Wniosek o płatność numerem wniosku o płatność wartość nie
może być większa niż wartość z pola Dofinansowanie wybranego wniosku o płatność.
W przypadku wypełnienia kolumny Wniosek o płatność numerem korekty wniosku o płatność wartość
nie może być większa niż wartość z pola Dofinansowanie wybranej korekty wniosku o płatność.
Pole jest zablokowane do edycji, jeśli zostało uzupełnione pole <Numer sprawy/decyzji o zwrocie>
dla danego rozliczenia.
Pole <Numer deklaracji, w której zadeklarowano rozliczenie> wyświetla numer deklaracji
wydatków uzupełniany automatycznie przez system. Jest to numer deklaracji skierowanej do
Instytucji Certyfikującej, w skład której wszedł bezpośrednio, bądź pośrednio wniosek o płatność lub
korekta wniosku o płatność rozliczający/a zaliczkę lub przy zwrotach zaliczek, jest to numer
deklaracji skierowanej do Instytucji Certyfikującej, w której nastąpiło pomniejszenie o dokonany
zwrot – czyli takiej deklaracji, która w rejestrze kwot odzyskanych lub wycofanych (w zależności od
rodzaju sprawy/ decyzji o zwrocie) będzie miała załączony numer sprawy/ decyzji o odzyskaniu,
który jest powiązany z daną zaliczką poprzez Rejestr obciążeń na projekcie. Jeżeli będzie to kilka
numerów deklaracji, zostaną one wyświetlone w osobnych wierszach.
Pole <Numer deklaracji, w której zadeklarowano rozliczenie> uzupełniane jest w momencie
zatwierdzenia deklaracji skierowanej do Instytucji Certyfikującej, do której bezpośrednio, bądź
pośrednio załączony został dany wniosek o płatność/korekta wniosku o płatność rozliczający/a
zaliczkę lub dana kwota odzyskana/wycofana rozliczająca daną zaliczkę.
Pole <Razem dla Transzy> uzupełniane jest automatycznie przez system jako suma wszystkich
pozycji z kolumny <Kwota rozliczenia> w ramach jednej kombinacji <Numer dokumentu>,
<Transza> z bloku Rozliczenie zaliczek.
249
System sprawdza czy wartość w tym polu nie jest wyższa jak wartość wykazana w polu „Kwota
udzielonej zaliczki” – razem modułu Zaliczki blok Wypłacone zaliczki.
Jeśli założenie nie jest spełnione, System prezentuje komunikat nie blokujący zapisu danych:
‘Wartość kwoty rozliczenie zaliczki nie powinna być większa jak wartość kwoty udzielonej zaliczki’.
Pole <Razem dla Projektu> uzupełniane jest automatycznie przez system jako suma wszystkich
pozycji z kolumny <Kwota rozliczenia> w ramach projektu (umowy/ decyzji).
Kwota ta jest równa sumie wszystkich pozycji <Razem dla Transzy>
System sprawdza czy wartość w tym polu nie jest wyższa jak wartość wykazana w polu „Kwota
udzielonej zaliczki” – razem modułu Zaliczki blok Wypłacone zaliczki.
Jeśli założenie nie jest spełnione, System prezentuje komunikat nie blokujący zapisu danych.
‘Wartość kwoty rozliczenie zaliczki nie powinna być większa jak wartość kwoty udzielonej zaliczki’.
Pola <Razem dla Transzy> oraz <Razem dla Projektu> inicjowane są wartościami 0,00.
► Uwaga: W chwili, gdy zostały już zarejestrowane pozycje zaliczki system uniemożliwia zmianę
numeru umowy/ decyzji w bloku Informacja o projekcie.
W momencie gdy użytkownik w takiej sytuacji naciśnie ikonę wyboru umowy/ decyzji system
wyświetla stosowny komunikat o braku możliwości zmiany numeru umowy/ decyzji, dla której już
zarejestrowano zaliczki.
Po wprowadzeniu wszystkich danych dla rejestrowanej zaliczki należy zachować dane na Karcie informacyjnej zaliczek w projekcie w systemie poprzez
wybranie ikony
, znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i lewym górnym rogu formularza.
lewym górnym rogu formularza.
, znajdującej się zarówno w lewym dolnym jak i
250
Aby powrócić do listy Zaliczek zarejestrowanych w systemie, należy nacisnąć ikonę
.
► Uwaga:
I.
Przed zapisem całej Karty informacyjnej zaliczek w projekcie należy zapisać najpierw wprowadzane wiersze w poszczególnych blokach karty.
II. Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W Systemie wbudowano szereg reguł
poprawności, tzw. reguł walidacyjnych, które muszą być spełnione, aby wprowadzone dane zaliczki mogły zostać zapisane w systemie. W sytuacji,
gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, wówczas nie jest możliwe ich zapisanie, a system sygnalizuje
wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca, gdzie nie zostało
wypełnione obowiązkowe pole lub popełniono błąd.
W momencie, gdy wprowadzone dane spełniają wszystkie reguły poprawności istnieje możliwość
zapisu danych, po czym wyświetla się komunikat informujący użytkownika o fakcie zapisania
danych do systemu.
W chwili modyfikacji danych Karty informacyjnej zaliczek w projekcie, a następnie ich zapisu
również wyświetlany jest użytkownikowi komunikat o poprawności zapisania danych do
systemu.
BLOKOWANIE WPROWADZONYCH DANYCH PO ZAŁĄCZENIU DO DEKLARACJI WYDATKÓW
W przypadku zaliczki certyfikowanej do KE (wartość TAK w polu Certyfikowane bloku Wypłacone zaliczki) w sytuacji podłączenia do deklaracji
wydatków (o statusie innym niż Wycofana) wniosku o płatność/korekty wniosku o płatność, który/a został/a wskazany/a w polu Wniosek o płatność/korekta
bloku Rozliczenie zaliczek następuje blokada możliwości edycji danych w tym polu (Wniosek o płatność/korekta, blok Rozliczenie zaliczek).
251
2. Edycja danych dotyczących zaliczek
W celu edytowania danych w formularzu zaliczek należy w menu Zaliczki poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania wyszukać kartę zaliczki, która
ma być modyfikowana a następnie wybrać ikonę edycji danych
, znajdującą po lewej stronie wybranej pozycji rejestru.
► Uwaga: Zablokowana jest możliwość edycji zaliczki, która została załączona do deklaracji wydatków lub skojarzona z wnioskiem o płatność
załączonym do deklaracji ; System wyświetli komunikaty:
Jeśli istnieje możliwość edycji można zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą ikony
wyświetli komunikat o zapisie danych, jeśli zostały wprowadzone poprawne dane.
. System
252
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi zaliczek
USUWANIE POZYCJI WPROWADZONYCH ZALICZEK
► Uwaga: Nie możliwe jest usunięcie danych dotyczących wypłaconej zaliczki tylko z poziomu bloku Wypłacone zaliczki jeśli zostały zarejestrowane w
systemie informacje dotyczące rozliczenia tej transzy w bloku Rozliczenie zaliczek. Dopiero w momencie usunięcia rekordu dotyczącego danej transzy w
bloku Rozliczenie zaliczek możliwe jest usunięcie pozycji, która jej dotyczy w bloku Wypłacone zaliczki
W chwili gdy użytkownik chce usunąć daną pozycję musi przy jej wierszu nacisnąć ikonę
. System wówczas albo wyświetli komunikat wymagający
potwierdzenia chęci usunięcia danej zaliczki, bądź też któryś z komunikatów mówiących o braku możliwości usunięcia pozycji, z podaniem jego
przyczyny:
Komunikat wyświetlany w momencie próby usunięcia pozycji z bloku Wypłacone zaliczki
Komunikat wyświetlany w momencie próby usunięcia pozycji z bloku Rozliczenie zaliczek
253
Komunikat informujący użytkownika, iż nie ma
możliwości usunięcia danej pozycji ze względu na
dotyczące jej informacje z nią powiązane zawarte w bloku
Rozliczenie zaliczek.
możliwości usunięcia danej pozycji ze względu na fakt, że
jest ona wskazana w deklaracji wydatków
możliwości usunięcia danej pozycji ze względu na
skojarzenie danej transzy z wnioskiem o płatność
załączonym do deklaracji wydatków.
Komunikat wyświetlający się w momencie potwierdzenia chęci usunięcia z systemu całej
zaliczki z listy zarejestrowanych w systemie zaliczek.
► Uwaga: Możliwość usunięcia całej karty zaliczki istnieje tylko wówczas, gdy zaliczka nie
posiada żadnych danych wskazanych w blokach Wypłacone zaliczki i Rozliczenie zaliczek.
254
Użytkownik ma możliwość filtrować dane zaliczek po wszystkich polach dostępnych na formularzu Zaliczki oraz polach audytowych.
W celu wyszukania danej zaliczki, należy wybrać ikonę
będzie wyszukanie:
. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według których możliwe
255
Istnieje możliwość wyszukiwania w/g powyższych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku
. Należy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów:
=, >, >= , < lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty/ daty. W przypadku, gdy wybrano kryteria>, >=,
istnieje możliwość określenie przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki ‘Zakres’, a następnie wprowadzić drugą graniczną
256
wartość. Aby uruchomić wyszukiwanie należy ponownie nacisnąć ikonę
.
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie zaliczek – należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną
pozycję rejestru w menu Zaliczki i wybrać ikonę
.
Zostanie wyświetlona Karta informacyjna zaliczek w projekcie w trybie tylko ’do odczytu’, dane w tym widoku są zablokowane przed edycją.
znajdującą się na formularzu
Karta informacyjna zaliczek w projekcie. Wówczas wyświetlana jest Karta informacyjna zaliczek w projekcie oraz okno Drukowanie. W celu
wydrukowania karty należy nacisnąć OK, aby wydruk anulować należy nacisnąć przycisk Anuluj.
Aby powrócić do formularza Karta informacyjna zaliczek w projekcie należy zamknąć okno lub zakładkę przeglądarki, w którym wyświetliła się karta
wydruku.
Aby z trybu tego powrócić do listy zaliczek należy wybrać ikonę
.
Na formularzu zarejestrowanej karty zaliczki istnieje możliwość podglądu:
- Karty wniosku o płatność lub Karty korekty wniosku o płatność jeśli wypełnione jest pole Wniosek o płatność bloku Rozliczenie zaliczek
257
- Karty obciążeń na projekcie jeśli wypełnione jest pole Numer sprawy/decyzji o zwrocie bloku Rozliczenie zaliczek.
Podglądy te są uruchamiane przy pomocy ikony
znajdującej się przy wierszu z wprowadzonym dokumentem
ZARZĄDZANIE LISTĄ KOLUMN ZAREJESTROWANYCH ZALICZEK
Domyślna lista zarejestrowanych w systemie kart zaliczek zawiera następujące kolumny:
o Numer umowy/decyzji
o Tytuł projektu
o Certyfikowane
o Data wypłaty zaliczki
o Kwota udzielonej zaliczki
o Rozliczenie zaliczki
o Do rozliczenia
ma możliwość rozszerzenia liczby kolumn o pola:
o NIP beneficjenta
o Numer dokumentu
o Wniosek o płatność/korekta
o Numer przelewu
o Numer sprawy/decyzji o zwrocie
o Kwota faktycznie wypłaconej zaliczki
258
o Kwota odsetek narosłych na rachunku
o Kwota odsetek
o Wkład UE
o Podstawa certyfikacji
o Kto utworzył
o Kto modyfikował
o Kiedy utworzył
259
XII. Rejestr obciążeń na projekcie
Rozwiązania zaimplementowane w module Rejestr obciążeń na projekcie mają na celu przede wszystkim wypełnienie wymogów wynikających z lit. f) art.
61 wypełnienie wymogów wynikających z lit. f) art. 61 Rozporządzenia (WE) 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r., zgodnie z którym Instytucja certyfikująca
programu operacyjnego odpowiada w szczególności za:… prowadzenie ewidencji kwot podlegających procedurze odzyskiwania i kwot wycofanych po
anulowaniu całości lub części wkładu dla operacji. Kwoty odzyskane są zwracane do budżetu ogólnego UE przed zamknięciem programu operacyjnego
poprzez potrącenie ich z następnej deklaracji wydatków. W związku z powyższym rejestr obciążeń na projekcie powinien zawierać dane dotyczące kwot
podlegających procedurze odzyskiwania, wycofanych po anulowaniu oraz odzyskanych, przypisane do konkretnego numeru projektu i nazwy beneficjenta.
Dane dotyczące obciążeń wprowadzane są w szczególności na podstawie następujących źródeł:
korespondencji prowadzonej z beneficjentem, w której zostały określone kwoty do zwrotu np. zaleceń pokontrolnych;
decyzji o zwrocie środków, określonej w art. 207 ust. 9 ustawy o finansach publicznych;
informacji o wypłaconych i certyfikowanych zaliczkach;
wniosków o płatność – zrefundowanych, w których była zadeklarowana kwota podlegająca zwrotowi przez beneficjenta;
wniosków o płatność – w ramach których została pomniejszona kwota do wypłaty na rzecz beneficjenta;
raportów o nieprawidłowościach;
przelewów na konto instytucji odpowiedzialnej za dokonywanie wypłat do beneficjenta, którymi została zwrócona kwota
odzyskana/wycofana / pomniejszonych przelewów na konto beneficjenta (dotyczy sytuacji, w których środki są odzyskiwane od
beneficjenta poprzez wypłacenie na jego rzecz pomniejszonej kolejnej należności)
WYJAŚNIENIE POJĘĆ
Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) oraz kwoty wycofane są to środki przeznaczone na finansowanie programów
i projektów realizowanych z tych środków lub dotacji, które zostały wypłacone beneficjentowi, a następnie podlegają zwrotowi przez beneficjenta, w
związku z tym, że zostały one przez niego:
wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
wykorzystane z naruszeniem procedur,
pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości.
260
W ramach KSI wyróżnia się kwoty do odzyskania, odzyskane oraz wycofane po anulowaniu:
na poziomie unijnym, czyli takie, które były wykazane w deklaracji z IC do KE,
na poziomie krajowym, czyli takie, które zostały wykazane w deklaracji do instytucji wyższego stopnia, jednakże ich odzyskanie miało miejsce
wcześniej niż przekazanie deklaracji z IC do KE. Tym samym, deklaracja przekazana z IC do KE jest już odpowiednio skorygowana o kwotę
nieprawidłowo wydatkowaną, w związku z czym nie będą one wykazywane w raporcie rocznym z IC do KE. (Dotyczy sytuacji, w której w tej
samej deklaracji znajdzie się zarówno wniosek na podstawie którego została błędnie wypłacona kwota, jak i informacja o tym, iż kwota ta została
odzyskana, bądź wycofana).
Podkreślenia wymaga fakt, że kwoty wykazywane w raporcie rocznym do KE, o którym mowa wyżej, oprócz tego, że będą musiały być wykazane
wcześniej w formie wydatków w deklaracji od IC do KE, to koniecznym jest również, żeby do ich zwrotu beneficjent był zobowiązany w związku z
zaistnieniem nieprawidłowości w rozumieniu art. 2 (7) rozporządzenia nr 1083/2006 (bez względu na to czy nieprawidłowość ta podlega zgłoszeniu czy
nie).
Różnica pomiędzy kwotami do odzyskania (podlegającymi procedurze odzyskiwania) oraz kwotami
z momentem pomniejszenia deklaracji wydatków o wartość tych środków.
wycofanymi
związana jest
Kwoty do odzyskania (podlegające procedurze odzyskiwania) pomniejszają deklarację wydatków dopiero w momencie ich fizycznego odzyskania.
Kwoty wycofane pomniejszają deklarację wydatków w momencie podjęcia decyzji o zakwalifikowaniu środków, do których zwrotu zobowiązany jest
beneficjent, do tej kategorii. Decyzję o uwzględnieniu kwoty wycofanej w deklaracji wydatków podejmuje pierwsza instytucja wypełniająca
deklarację/wniosek o płatność okresową.
Gdy środki zostaną uznane za wycofane po anulowaniu, a w perspektywie zwrócone przez beneficjenta nie mogą ponownie pomniejszać deklaracji
kierowanej do KE.
Kwoty odzyskane
1. w przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot podlegających procedurze odzyskiwania, są to środki zwrócone przez
beneficjenta na właściwy rachunek bankowy lub środki, o które został pomniejszony kolejny wniosek beneficjenta o płatność lub środki
odzyskane w trybie postępowania egzekucyjnego. Przez pomniejszenie kolejnego wniosku o płatność należy rozumieć jedynie pomniejszenie
kwoty do wypłaty, bez zmiany wartości wydatków kwalifikowalnych we wniosku. Kwoty odzyskane pomniejszają deklaracje wydatków do KE.
2. w przypadku środków zakwalifikowanych do kategorii kwot wycofanych, są to środki zwrócone przez beneficjenta na właściwy rachunek
bankowy lub środki, o które została został pomniejszony kolejny wniosek beneficjenta o płatność (kwota do wypłaty) lub środki odzyskane w
trybie postępowania egzekucyjnego. Przez pomniejszenie kolejnego wniosku o płatność należy rozumieć jedynie pomniejszenie kwoty do
wypłaty, bez zmiany wartości wydatków kwalifikowalnych we wniosku. Kwoty te nie pomniejszają deklaracji wydatków do KE, gdyż
pomniejszenie miało miejsce w momencie zakwalifikowania środków do kwot wycofanych.
261
► Uwaga: Dane do Rejestru obciążeń na projekcie wprowadza się w momencie, gdy nie ma żadnych wątpliwości, iż będą one podlegać procedurze
odzyskiwania.
Standardowy przebieg procesu związanego z prowadzeniem rejestru obciążeń na projekcie
z uwzględnieniem etapów wprowadzania danych do KSI (SIMIK 07-13)
262
1. Rejestracja danych dotyczących obciążeń na projekcie
Przed przystąpieniem do wprowadzania danych do modułu Rejestr obciążeń na projekcie, należy upewnić się, czy posiadane przez użytkownika uprawnienia
są zgodne z zakresem wprowadzanych przez niego danych.
W celu wyboru zakładki Rejestr obciążeń na projekcie należy rozwinąć pozycję menu Projekty.
Po wyborze zakładki Obciążenia na projekcie zostaje wyświetlony rejestr wprowadzonych do systemu decyzji o odzyskaniu.
W celu wprowadzenia danych w nowej Karcie obciążeń na projekcie należy wybrać ikonę
Zostaje wyświetlony formularz Karta informacyjna obciążeń na projekcie. Należy przystąpić do wypełniania kolejnych rubryk formularza.
263
264
1.1. Rejestracja danych dotyczących informacji ogólnych
BLOK INFORMACJE OGÓLNE
265
W polu <Numer umowy/decyzji> należy po naciśnięciu ikony
wybrać z listy numer umowy/ decyzji o dofinansowanie, której dotyczy
sprawa/ decyzja.
pojawia się lista, z której należy wybrać numer
umowy/ decyzji. Dane dotyczące konkretnej umowy/ decyzji można
także wyszukać przy pomocy filtra wpisując początkowe znaki numeru
umowy / decyzji.
.
Na liście widoczne są jedynie te numery umów/ decyzji,
dla których nie zostały jeszcze utworzone karty obciążeń
na projekcie.
► Uwaga: Jeżeli na liście nie można odnaleźć szukanego numeru
umowy/ decyzji należy sprawdzić, czy użytkownik posiada odpowiednie
uprawnienia oraz czy dla szukanego numeru umowy/ decyzji nie została
już stworzona karta obciążeń na projekcie.
zawiera
nazwę
beneficjenta,
Pole
<Nazwa
beneficjenta>
z którym została podpisana umowa/ decyzja. Pole wypełniane jest
automatycznie po wypełnieniu pola <Numer umowy/decyzji>.
Pole <NIP beneficjenta> jest wypełniane automatycznie przez System
po wypełnieniu pola <Numer umowy/decyzji>.
znajdującej się obok pola <Instytucja
Za pomocą ikony
podejmująca decyzję o odzyskaniu> należy wybrać odpowiednią
nazwę instytucji z wyświetlonego słownika. Domyślnie wyświetlane są
dane instytucji, do której przypisany jest zalogowany użytkownik.
266
Po wybraniu ikony
rozwija się lista, z której należy wybrać nazwę
instytucji, z którą beneficjent zawarł umowę, lub która podjęła decyzję o
dofinansowaniu projektu.
Filtrowanie (wyszukiwanie) Instytucji jest możliwe według pól <Numer
umowy/decyzji> i/lub <NIP> i/lub <Nazwa>, po wybraniu ikony
.
Pole <Pozostało do odzyskania (kwota do odzyskania)> jest
wypełniane automatycznie przez System, jako różnica między wartością
z pola <Razem środki do odzyskania / Kwota do odzyskania> a
wartością z pola <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania /
Dofinansowanie ogółem>.
Pole <Pozostało do odzyskania (RAZEM)> jest wypełniane
automatycznie przez System, jako różnica sumy pól <Razem środki do
odzyskania / Kwota do odzyskania> i <Razem kwota wycofana po
anulowaniu / Kwota do odzyskania> oraz pola <Razem środki
odzyskane >.
267
1.2 Rejestracja danych dotyczących Kwot do odzyskania / Kwot wycofanych
BLOK KWOTY DO ODZYSKANIA / KWOTY WYCOFANE
W części Kwoty do odzyskania / Kwoty wycofane Karty informacyjnej obciążenia na projekcie wszystkie dane generowane są automatycznie przez system
na podstawie danych wprowadzonych na Karcie informacyjnej obciążenia.
Każda nowo wprowadzona Karta informacyjna obciążenia generuje wiersz w bloku Kwoty do odzyskania/ Kwoty wycofane, uzupełniając go danymi
wprowadzonymi przez użytkownika na Karcie informacyjnej obciążenia.
Aby dodać nową Kartę informacyjną obciążenia należy nacisnąć ikonę
Aby edytować Kartę informacyjną obciążenia należy nacisnąć ikonę
Aby usunąć Kartę informacyjną obciążenia należy nacisnąć ikonę
Ikona
widniejąca przy każdym zarejestrowanym wierszu Kwoty do odzyskania/ Kwoty wycofanej służy do wyświetlenia podglądu karty informacyjnej
obciążenia wraz z możliwością jej wydruku. Po jej naciśnięciu użytkownikowi wyświetlany jest podgląd tylko do odczytu oraz ikona
Drukowanie.
wywołująca okno
268
W bloku Kwoty do odzyskania/ Kwoty wycofane istnieje możliwość filtrowania listy
zarejestrowanych w bloku pozycji.
Filtrowanie odbywa się za pomocą ikony
filtrowania.
, wywołującej okno Parametry
System umożliwia filtrowanie na ‘Karcie informacyjnej obciążeń na projekcie’
wprowadzonych spraw/decyzji o zwrocie w zależności od przyporządkowania
sprawy decyzji w polu <Typ kwoty> jako kwotę wycofaną po anulowaniu, bądź jako
kwotę do odzyskania. Nałożenie filtru na Numer sprawy/decyzji o zwrocie wykonuje
się poprzez kliknięcie ikony filtru w nagłówku tabeli „Kwoty do odzyskania/kwoty
wycofane”. Po kliknięciu ikony filtruj pokazuje się okno ‘Parametry filtrowania
spraw/decyzji o zwrocie z opcjami do wyboru :
o
Sprawy/decyzje wg kwot wycofanych po anulowaniu,
o
Sprawy/decyzje wg środków do odzyskania.
Dla powyższych opcji system umożliwia:
o filtrowanie sprawy/decyzji o odzyskaniu w tabelach
odzyskania/Kwoty wycofane’ oraz ‘Kwoty odzyskane’,
‘Kwoty
do
o w przypadku gdy wybierzemy filtr ‘kwota wycofana po anulowaniu’ system
wyświetla ‘Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane’ oraz ‘Kwoty odzyskane’
tylko te sprawy/decyzje o zwrocie dla których w polu <Typ kwoty> ustawiona
została opcja ‘kwota wycofana po anulowaniu’. Filtrowanie sprawy/decyzji o
zwrocie dla opcji ‘kwota wycofana po anulowaniu’ nie powoduje ukrycia
wiersza podsumowującego ‘RAZEM środki do odzyskania’.
o w przypadku gdy wybierzemy filtr ‘środki do odzyskania’ system wyświetla w
tabelach ‘Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane’ oraz ‘Kwoty odzyskane’ tylko
te sprawy/decyzje o zwrocie dla których w polu <Typ kwoty> wybrana została
opcja ‘środki do odzyskania’. Filtrowanie sprawy/decyzji o zwrocie dla opcji
‘kwota wycofana po anulowaniu’ nie powoduje ukrycia wiersza
podsumowującego ‘RAZEM kwota wycofana ’.
o w przypadku gdy klikniemy ikonę ‘Wyczyść filtr’ w tabelach ‘Kwoty do
odzyskania/Kwoty wycofane’ oraz ‘Kwoty odzyskane’ pokazują się wszystkie
269
sprawy/decyzje o zwrocie.
Ponadto możliwe jest filtrowanie na ‘Karcie informacyjnej obciążeń na projekcie’ po
następujących polach:
o <Numer sprawy / decyzji o zwrocie> (użytkownik ma możliwość wyfiltrowania
także po fragmencie numeru sprawy / decyzji o zwrocie, system wyświetla
wszystkie dane spełniające dane zapytanie),
o <Data decyzji> – możliwość wyszukania po dacie lub zdefiniowania przedziału
czasowego,
o <Numer wniosku o płatność> z tabeli „Kwoty do odzyskania / Kwoty wycofane”
– analogicznie jak w przypadku numeru sprawy / decyzji o zwrocie,
o <Kurs euro>,
o <Numer deklaracji wydatków> – analogicznie jak w przypadku numeru sprawy /
decyzji o odzyskaniu
o <Data odzyskania> – analogicznie jak przy dacie decyzji,
o <Numer wniosku o płatność (korekta)> z tabeli „Kwoty odzyskane” –
analogicznie jak przy numerze wniosku o płatność z tabeli „Kwoty do
odzyskania / Kwoty wycofane”,
o <Numer przelewu> – analogicznie jak w przypadku numeru sprawy / decyzji o
zwrocie,
o <Numer deklaracji wydatków (korekta)>– analogicznie jak w przypadku numeru
sprawy / decyzji o zwrocie.
Dla powyższych opcji system umożliwia:
o w przypadku gdy określone zostaną warunki filtru system wyświetla w tabelach
‘Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane’ oraz ‘Kwoty odzyskane’ tylko te
sprawy/decyzje o zwrocie, które spełniają powyższe warunki,
o filtrowanie sprawy/decyzji o zwrocie nie powoduje ukrycia wiersza
podsumowującego ‘RAZEM kwota wycofana’ ani ‘RAZEM środki do
odzyskania’. W wierszach tych wyświetlana jest suma wartości wyświetlanych
na karcie obciążeń na projekcie po przefiltrowaniu zgodnie z przyjętymi
270
założeniami dla danych pól.
W przypadku gdy klikniemy ikonę ‘Wyczyść filtr’ w tabelach ‘Kwoty do
odzyskania/Kwoty wycofane’ oraz ‘Kwoty odzyskane’ pokazują się wszystkie
sprawy/decyzje o zwrocie. Nową decyzję o odzyskaniu wprowadza się za pomocą
ikony
.
Zostanie wyświetlony formularz Karta informacyjna obciążenia, służący do wprowadzania danych.
1.2.1 Rejestracja danych na Karcie informacyjnej obciążenia
271
Pole <Numer umowy/decyzji> jest automatycznie ściągane z pola < Numer umowy/decyzji> Karty
informacyjnej obciążeń na projekcie.
Pole <Nazwa beneficjenta> jest automatycznie ściągane z pola <Nazwa beneficjenta> Karty
informacyjnej obciążeń na projekcie.
Pole <Instytucja podejmująca decyzję o odzyskaniu> jest automatycznie ściągane z pola
<Instytucja podejmująca decyzję o odzyskaniu> Karty informacyjnej obciążeń na projekcie.
272
BLOK INFORMACJA O PODSTAWIE ODZYSKIWANIA ŚRODKÓW
Pole <Numer sprawy/decyzji o zwrocie> należy uzupełnić o numer decyzji o odzyskaniu wydanej na
podstawie art. 207 ustawy o finansach publicznych, bądź o numer sprawy dotyczącej innych czynności,
których efektem jest procedura odzyskiwania środków.
Pole <Numer sprawy/decyzji o zwrocie> powinien być nadawany zgodnie z założeniami opisanymi
w załączniku nr 2 do Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie warunków gromadzenia i
przekazywania danych w formie elektronicznej.
Dodatkowo na pole <Numer sprawy/decyzji o zwrocie> została założona maska
KODP.TI.KODINS-(O/W)9999/RR/NN
W pierwszym polu maski
się dane w tym module.
W drugim polu
automatycznie uzupełnia się kod programu operacyjnego, jaki został określony w ramach umowy, dla której rejestruje
należy z listy wybrać dwuliterowy kod typu instytucji odpowiedzialnej za odzyskanie środków, gdzie odpowiednie skróty oznaczają:
IZ – instytucja zarządzająca,
IP – instytucja pośrednicząca,
IW – Instytucja pośrednicząca 2 stopnia/Instytucja Wdrażająca,
System wymusza uzupełnienie tej części numeru decyzji po uzupełnieniu kodu programu.
to sześcioliterowy kod instytucji odpowiedzialnej za odzyskanie środków. Pole to jest domyślnie uzupełniane kodem instytucji
Kolejne pole
zalogowanego użytkownika. Po naciśnięciu ikony
użytkownik może wybrać z listy inną instytucję, która została określona w decyzji o zwrocie środków
jako odpowiedzialna za ich odzyskanie.
W polu ‘(O/W)’
użytkownik wybiera z listy jednoliterowy kod kwalifikujący środki, jako do odzyskania bądź wycofane po anulowaniu odpowiednio:
•
W – kwota wycofana po anulowaniu
•
O – środki do odzyskania
► Uwaga: Przy zapisie system sprawdza zgodność z wartością wybraną w polu <Typ kwoty>. Brak zgodności powoduje wyświetlenie komunikatu „Numer
273
sprawy/decyzji o zwrocie niezgodny z typem kwoty”.
użytkownik wpisuje numer Decyzji o zwrocie środków wydanej przez daną Instytucję od początku realizacji Programu
W polu ‘9999’
Operacyjnego. Dla pierwszej pozycji możliwy jest wybór albo cyfry albo dużej litery. Pozostałe trzy znaki posiadają jedynie możliwość wyboru cyfr.
Domyślnie pojawia się kolejny wolny numer dla danego programu operacyjnego, jednakże użytkownik ma możliwość zmiany tego numeru.
W polu ‘RR’
wybierany jest z listy rok wydania decyzji o zwrocie/zainicjowania postępowania (sprawy) dotyczącego zwrotu środków.
► Uwaga: Przy zapisie Karty informacyjnej obciążenia System sprawdza zgodność tej części numeru, odnoszącej się do roku z wartością wybraną w polu
‘Data sprawy/ decyzji’. Brak powyższej zgodności powoduje wyświetlenie komunikatu blokującego zapis karty: ‘Data wydania decyzji jest niezgodna z
Numerem sprawy/ decyzji o zwrocie’.
W polu /NN wprowadzany jest dwucyfrowy numer wniosku o płatność w ramach danego Nr sprawy / decyzji o zwrocie, wybierany z listy rozwijalnej
zawierającej wartości od 01-99. Numer ten nie musi być zgodny z nr wniosku o płatność w polu Numer wniosku o płatność. Kolejny numer pozwala na
rozróżnienie dwóch wniosków o płatność/zaliczek, dla których wydana została jedna decyzja o zwrocie środków.
► Uwaga: Jeżeli decyzja nie została wydana, gdyż np. sprawa dotyczy PJB lub środki odzyskano przed wydaniem decyzji - w polu tym należy wpisać
numer sprawy, po którym można ją zidentyfikować.
► Uwaga: Dla każdego wniosku o płatność należy wprowadzić osobny, kolejny numer Sprawy / decyzji o zwrocie, także w przypadku, gdy jedną decyzją,
bądź informacją pokontrolną zostało objętych kilka wniosków o płatność. W takiej sytuacji, tzn. gdy jedną decyzją zostały objęte dwa numery wniosków o
płatność, poszczególne Numery spraw / decyzji o zwrocie będą miały następująca postać:
POIG.IP.PARP-O0001/11/01 oraz
POIG.IP.PARP-O0001/11/02
Natomiast w sytuacji, gdy zostaną wydane dwie decyzje, bądź dane będą wprowadzane na podstawie dwóch informacji pokontrolnych Numery spraw /
decyzji o zwrocie będą miały następującą postać:
POIG.IP.PARP-O0001/11/01 oraz
POIG.IP.PARP-O0002/11/01.
Dobra praktyka: W opisanej wyżej sytuacji, w polu Uwagi należy wprowadzić numer decyzji o zwrocie środków, informacji pokontrolnej, bądź pisma na
podstawie którego została zwrócona kwota. Na papierowej wersji dokumentu należy dodatkowo wpisać Numer/y sprawy/decyzji o zwrocie, pod którym dana
sprawa/decyzja została zarejestrowana w KSI (SIMIK 07-13)
w kolejności rok– miesiąc – dzień należy
W polu <Data decyzji> korzystając z ikony kalendarza
wprowadzić datę podjęcia decyzji o odzyskiwaniu / wycofaniu kwoty.
274
► Uwaga: W przypadku dobrowolnego zwrotu środków przez beneficjenta należy podać datę zwrotu
środków. W tym przypadku data wydania decyzji będzie taka sama jak data zwrotu środków.
► Uwaga: Data sprawy/ decyzji nie może być późniejsza niż aktualna data.
W polu <Typ kwoty> należy zaznaczyć, w jaki sposób zakwalifikowane zostały obciążenia na
projekcie. Użytkownik zaznacza jedną z opcji:
•
kwota wycofana po anulowaniu,
•
środki do odzyskania;
► Uwaga: Przy zapisie system sprawdza zgodność z wartością wybraną w polu <Numer
sprawy/decyzji o odzyskaniu>. Brak zgodności powoduje wyświetlenie komunikatu „Numer
sprawy/decyzji o zwrocie niezgodny z typem kwoty”.
W polu <Podstawa decyzji o zwrocie> należy wybrać z listy powód zwrotu środków.
Użytkownik poprzez zaznaczenie wybiera odpowiednią opcję:
•
Nieprawidłowość,
•
Zwrot zaliczki,
•
Błąd operatorski,
•
Inne;
Domyślnie na liście wyświetlana jest wartość Nieprawidłowość.
Pole < Raportowanie do OLAF> wypełniane jest przez użytkownika w zależności od opcji
wybranej w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>. W przypadku zaznaczenia opcji
Nieprawidłowość użytkownik w polu < Raportowanie do OLAF> wybiera poprzez zaznaczenie
jedną z poniższych opcji:
•
Została zgłoszona,
•
Jeszcze nie została zgłoszona,
•
Nie podlega zgłoszeniu.
275
W przypadku wyboru opcji Inne w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>, pole < Raportowanie
do OLAF> jest nieaktywne.
Pole <Nr raportu> lub pole <Opis> wypełniane jest przez użytkownika w zależności od opcji
wybranej w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>.
Pole <Nr raportu> jest aktywne w przypadku wybrania wartości ‘Została zgłoszona’ w polu
<Raportowanie do OLAF>. Użytkownik wpisuje w polu numer raportu o nieprawidłowościach.
► Uwaga: W polu <Nr raportu> nie można wpisać więcej niż 35 znaków.
Pole typu checkbox; aktywne w przypadku wybrania wartości ‘Nieprawidłowość’ w polu <Podstawa
decyzji o zwrocie>.
Domyślnie checkbox pozostaje niezaznaczony.
W przypadku wybrania wartości Nieprawidłowość w polu <Podstawa decyzji o zwrocie>
użytkownik musi zaznaczyć co najmniej jedną z poniższych opcji:
Naruszenie PZP,
Wydatki niekwalifikowalne,
Fałszywe dokumenty potwierdzające wydatki,
Podwójne finansowanie wydatków,
Korekta podatku VAT,
276
Inny typ nieprawidłowości.
► Uwaga: W przypadku wybrania opcji Inny typ nieprawidłowości w polu <Opis> należy
wskazać przyczynę obciążenia. Jeżeli z powodu ograniczenia znaków nie można podać
przyczyny obciążenia w polu <Opis>, szczegółowo należy opisać ją w polu <Uwagi>. System
przypomina o konieczności wypełnienia pola <Opis> wyświetlając komunikat:
„Wybrano wartość „Inny typ nieprawidłowości”. Wskaż przyczynę obciążenia w polu Opis. Jeśli
to konieczne, opisz szczegółowo przyczynę obciążenia w polu Uwagi.”
Pole <Opis> wypełniane jest przez użytkownika w zależności od opcji wybranej w polu
<Podstawa decyzji o zwrocie>.
Pole <Opis> jest aktywne w przypadku wybrania wartości ‘Inne’, ‘Zwrot zaliczki’, ‘Błąd
operatorski’ oraz po wybraniu w polu <Przyczyna obciążenia> wartości ‘Inny typ
nieprawidłowości’ (po uprzednim wybraniu w polu <Podstawa decyzji o zwrocie> wartości
‘Nieprawidłowość’).
► Uwaga: W polu <Opis> > nie można w nim wpisać więcej niż 250 znaków.
W polu dostępna jest lista dokumentów powiązanych z danym obciążeniem, zawierająca:
nr dokumentu wybranego w polu <Numer wniosku o płatność/ zaliczka> w ramach danej Karty
informacyjnej obciążenia,
numer/numery kontroli z pola <Numer kontroli> na Karcie informacyjnej kontroli zawierającej (w
polu <Numer wniosku o płatność>) ten sam numer wniosku o płatność, co numer wniosku o płatność
wskazany w polu <Numer wniosku o płatność/ zaliczka> w ramach danej Karty informacyjnej
obciążenia
odseparowane nagłówkami: "Wnioski o płatność", "Zaliczki ", " Kontrole", i posortowane w
kolejności alfabetycznej dla każdej grupy dokumentów. Nie ma możliwość wybrania nagłówka.
Pole pozostaje niewypełnione do czasu poprawnego zapisu danej Karty informacyjnej obciążenia.
Po wybraniu pozycji z listy System automatycznie wyświetla zawartość wybranego dokumentu w
odrębnym oknie w trybie zgodnym z nadanymi uprawnieniami.
► Uwaga: W przypadku braku uprawnień do określonego modułu – po wybraniu pozycji z listy –
277
System wyświetla odpowiedni komunikat („Nie posiadasz uprawnień do tego modułu. Skontaktuj się
z pracownikiem pełniącym funkcję Administratora Merytorycznego”), nie wyświetlając zawartości
wybranego dokumentu w odrębnym oknie.
BLOK INFORMACJA O KWOCIE DO ODZYSKANIA/ WYCOFANEJ PO ANULOWANIU
W polu <Numer wniosku o płatność/Zaliczka> po naciśnięciu ikony należy z listy wybrać
wniosek o płatność, korektę do wniosku o płatność lub zaliczkę, w którym/ej została
zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania.
Po wybraniu ikony
następuje wyczyszczenie pola.
► Uwaga: Pole jest blokowane do edycji po załączeniu danego Numeru sprawy / decyzji o
zwrocie do deklaracji wydatków.
W oknie dialogowym Wnioski o płatność i zaliczki System wyświetla listy dokumentów na dwóch
zakładkach:
•
Wnioski o płatność/korekty wniosku o płatność - na liście dostępne są jedynie te wnioski o
płatność/ korekty wniosku o płatność, które były złożone w ramach danej umowy o dofinansowanie/
decyzji oraz zarejestrowane w kontekście aneksu/zmiany do danej umowy/decyzji o dofinansowanie.
Na liście nie ma numerów korekt wniosków o płatność, dla których w polu Powód korekty podano
Uzupełnienie danych w związku z zarejestrowaniem sprawy/decyzji w ROP.
Wyświetlana lista wniosków o płatność/ korekt wniosków o płatność zawiera następujące pozycje:
<Numer wniosku o płatność/Nr korekty wniosku o płatność>, <Numer umowy>, <Data
zatwierdzenia>, <Beneficjent>.
Filtrowanie (wyszukiwanie) wniosku o płatność/ korekty wniosku o płatność jest możliwe według
wartości pola <Data zatwierdzenia> oraz <Numer wniosku o płatność/Nr korekty wniosku o
278
płatność> po wybraniu ikony
.
•
Zaliczki – na liście znajdują się numery dokumentów na podstawie których została
wypłacona zaliczka oraz numerów kolejnych transz przekazanych zaliczek. Na liście znajdują się
tylko zaliczki, dla których wartość w polu Certyfikowane podano Tak.
Wyświetlana lista zaliczek zawiera następujące pozycje: <Transze wypłaconych zaliczek>,
<Numer umowy>, <Data wypłaty zaliczki>, <Kwota wypłaconej zaliczki>
Filtrowanie (wyszukiwanie) zaliczki jest możliwe według wartości pola <Data wypłaty zaliczki>
oraz <Numer zaliczki>, po wybraniu ikony
.
W polu <Wydatki kwalifikowalne> użytkownik wpisuje z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku, odpowiednią wartość wydatków uznanych przez instytucję za niekwalifikowalne
Wartość nie może być mniejsza niż 0.
W polu <Podstawa certyfikacji> użytkownik wpisuje z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku, odpowiednią wartość wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę certyfikacji,
wyliczoną proporcjonalnie do wartości wykazanej w polu Wydatki kwalifikowalne (Pole to stanowi
odniesienie do pola z wniosku o płatność Wydatki kwalifikowalne - podstawa certyfikacji).
Wartość w tym polu należy wyliczyć według wzoru:
Xro = Yro x Xwp / Ywp
Gdzie:
Xro
– Podstawa certyfikacji (Rejestr obciążeń)
Yro
– Wydatki kwalifikowalne (Rejestr obciążeń)
Xwp – Wydatki kwalifikowalne - podstawa certyfikacji (Wniosek o płatność, w którym wystąpiła
nieprawidłowość)
Ywp – Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) (wniosek o płatność, w
279
którym wystąpiła nieprawidłowość)
► Uwaga: Powyższy wzór stanowi wskazówkę w jaki sposób wartość powinna być określona. W
prostych przypadkach stwierdzenia niekwalifikowanego wydatku, wartość wpisana w tym polu
powinna być zgodna z wartością określoną wg wzoru, jednakże w bardziej złożonych przypadkach
(np. korekty finansowe za naruszenie PZP) wartość ta może się różnić.
► Uwaga: W przypadku, gdy w ramach projektu, poszczególne kategorie wydatków objęte są
innym poziomem dofinansowania, do wyliczenia kwoty stosowany powinien być montaż dla tej
kategorii, w której wystąpiła nieprawidłowość. W przypadku, gdy z innych przyczyn montaż w
poszczególnych wnioskach nie był zachowany, do określenia kwoty powinien być stosowany
montaż z umowy dofinansowanie.
► Uwaga: Jeśli w polu <Podstawa decyzji o zwrocie> wybrano opcję Nieprawidłowość,
wartość w polu <Podstawa certyfikacji> musi być mniejsza od/równa wartości w polu
<Wydatki kwalifikowalne>.
W polu <Wkład publiczny> użytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych
odpowiadających wkładowi publicznemu, wyliczanych proporcjonalnie do wartości kwoty do
odzyskania. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
Xro = Yro x Xwp / Ywp
Gdzie:
Xro – Wkład publiczny (Rejestr obciążeń)
Yro
Xwp – wkład publiczny (suma pól „Środki wspólnotowe – wydatki kwalifikowalne” oraz
Krajowe środki publiczne – wydatki kwalifikowalne w bloku „Źródła z których zostały
sfinansowane wydatki” we wniosku o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp – Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) (wniosek o płatność, w
280
► Uwaga: W przypadku, gdy w ramach projektu, poszczególne kategorie wydatków objęte są innym
poziomem dofinansowania, do wyliczenia kwoty stosowany powinien być montaż dla tej kategorii, w
której wystąpiła nieprawidłowość. W przypadku, gdy z innych przyczyn montaż w poszczególnych
wnioskach nie był zachowany, do określenia kwoty powinien być stosowany montaż z umowy
dofinansowanie.
► Uwaga: Jeśli w polu <Podstawa decyzji o zwrocie> wybrano opcję Nieprawidłowość, wartość w
polu <Wkład publiczny> musi być mniejsza od/równa wartości w polu <Podstawa
certyfikacji>.
W polu <Kwota do odzyskania> użytkownik wpisuje wartość całej kwoty dofinansowania, której
dotyczy decyzja/sprawa o odzyskaniu, zarówno środki wspólnotowe oraz wkład krajowy z budżetu
państwa. Wartość jest wpisywana ręcznie przez użytkownika z dokładnością do 2 miejsc po
przecinku.
Kro = Yro x Dwp / Ywp
Gdzie:
Kro – Kwota do odzyskania (Rejestr obciążeń)
Yro
Dwp – Dofinansowanie (Wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp – Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) (Wniosek o płatność, w
► ►Uwaga: Powyższy wzór stanowi wskazówkę w jaki sposób wartość powinna być określona.
W prostych przypadkach stwierdzenia niekwalifikowanego wydatku, wartość wpisana w tym polu
► Uwaga: W przypadku, gdy w ramach projektu, poszczególne kategorie wydatków objęte są innym
poziomem dofinansowania, do wyliczenia kwoty stosowany powinien być montaż dla tej kategorii, w
281
której wystąpiła nieprawidłowość. W przypadku, gdy z innych przyczyn montaż w poszczególnych
wnioskach nie był zachowany, do określenia kwoty powinien być stosowany montaż z umowy
dofinansowanie.
► Uwaga: Jeśli w polu <Podstawa decyzji o zwrocie> wybrano opcję Nieprawidłowość, wartość w
polu <Kwota do odzyskania (dofinansowanie)> musi być mniejsza od/równa wartości w polu
<Wkład publiczny>.
W polu <W tym wkład UE> użytkownik wpisuje wartość wkładu UE od kwoty, dla której została
podjęta decyzja o zwrocie. Wartość jest wpisywana ręcznie przez użytkownika z dokładnością do 2
miejsc po przecinku.
UEro = Yro x UEwp / Ywp
Gdzie:
UEro – w tym wkład UE (Rejestr obciążeń)
Yro
UEwp
– w tym wkład UE (Wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp – Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) (wniosek o płatność,
w którym wystąpiła nieprawidłowość)
► Uwaga: W przypadku, gdy w ramach projektu, poszczególne kategorie wydatków objęte są
innym poziomem dofinansowania, do wyliczenia kwoty stosowany powinien być montaż dla tej
kategorii, w której wystąpiła nieprawidłowość. W przypadku, gdy z innych przyczyn montaż w
poszczególnych wnioskach nie był zachowany, do określenia kwoty powinien być stosowany
montaż z umowy dofinansowanie.
► Uwaga: Jeśli w polu <Podstawa decyzji o zwrocie> wybrano opcję Nieprawidłowość,
282
wartość w polu <- w tym wkład UE> musi być mniejsza od/równa wartości w polu <Kwota do
odzyskania (dofinansowanie)>.
BLOK INFORMACJA O CERTYFIKACJI
Pole <Kurs euro> jest automatycznie uzupełniane o wartość z pola Kurs euro z Deklaracji IC, w której
pośrednio wykazano wniosek o płatność/ korektę wniosku o płatność/ zaliczkę o numerze widocznym w
polu „Numer wniosku o płatność / zaliczka”.
Pole jest uzupełniane po wypełnieniu pola <Kurs EURO> w deklaracji wydatków IC, do której pośrednio
załączony został dany wniosek o płatność, na podstawie którego błędnie wypłacono środki, zmianie jej
statusu na ‘Przekazana’ i zapisaniu Deklaracji IC.
W przypadku zwróconych zaliczek kurs euro propagowany jest odpowiednio z deklaracji, w ramach
której była certyfikowana dana zaliczka
Wartość kursu przeliczeniowego przedstawiana jest z dokładnością do 4 miejsc po przecinku.
► Uwaga: Nie wyświetlenie kursu euro oznacza, iż deklaracja wydatków, uwzględniająca wniosek
lub zaliczkę, w którym/ej została zadeklarowana kwota stanowiąca kwotę wycofaną po anulowaniu /
do odzyskania, nie została jeszcze wysłana do KE.
► Uwaga: W momencie zmiany statusu deklaracji IC na Wycofana numer jest usuwany.
<Numer deklaracji wydatków> uzupełniany jest automatycznie przez system. Jest to numer
deklaracji skierowanej do IC, w skład której wszedł bezpośrednio, bądź pośrednio wniosek o płatność/
korekta wniosku o płatność lub dokument, na podstawie którego została wypłacona zaliczka wraz z
numerem transzy przekazanej zaliczki, którego numer wyświetlany jest w polu <Numer wniosku o
płatność/ zaliczka>.
Pole jest uzupełniane w momencie zmiany statusu Deklaracji skierowanej do IC na ‘Zatwierdzona’. W
momencie zmiany statusu deklaracji skierowanej do IC na ‘Wycofana’ numer jest usuwany.
► Uwaga: Nie wyświetlenie numeru deklaracji oznacza, iż deklaracja wydatków,
283
uwzględniająca wniosek lub zaliczkę, w którym/ej została zadeklarowana kwota stanowiąca
kwotę wycofaną po anulowaniu / do odzyskania, nie została jeszcze zatwierdzona przez IC.
BLOK UWAGI
Pole <Uwagi> wypełniane jest przez użytkownika. Pole powiązane z polem <Uwagi> na
Karcie informacyjnej zwrotu, tzn. w obydwu polach znajdują się te same informacje.
► Uwaga: W polu <Uwagi > nie można wpisać więcej niż 4000 znaków.
► Uwaga: W polu należy opisać/ wyjaśnić odstępstwa od wzorów określonych do
wyliczenia wartości w polach finansowych bloku Informacja o kwocie do
odzyskania/wycofanej po anulowaniu.
► Dobra praktyka: W polu tym użytkownik każdorazowo powinien wprowadzić krótki opis
informacji, na podstawie jakich działań została nałożona korekta finansowa wraz z podaniem
stosownego numeru i daty dokumentu źródłowego (np. wynik kontroli UKS nr… z dnia) oraz
naruszenia/zdarzenia związanego z koniecznością uznania kwoty do odzyskania/wycofania
(naruszonej podstawy prawnej) i wartości nałożonej korekty finansowej (w przypadku korekty
na podstawie dokumentu Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień
publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE
należy zamieścić procent nałożonej korekty i kwotę bazową jej wyliczenia). W przypadku, gdy
kontrola została przeprowadzona przez instytucje w systemie wdrażania danego PO/RPO
wystarczy podać numer identyfikacyjny kontroli z modułu Kontrole w KSI (SIMIK 07-13).
284
1.2.2 Walidacja i zapisanie danych na Karcie informacyjnej obciążenia
Po wprowadzeniu wszystkich danych na Karcie informacyjnej obciążenia należy zapisać formularz poprzez wybranie ikony
zarówno w lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza).
Aby powrócić do Rejestru obciążeń na projekcie, należy wybrać ikonę
(znajdującej się
.
.
W celu podglądu wydruku lub wydrukowania Karty informacyjnej obciążenia należy wybrać ikonę
► Uwaga: Podczas zapisywania danych system dokonuje weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych. W systemie wbudowano
szereg reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych).
► Uwaga: W sytuacji, gdy wprowadzone do systemu dane są niepełne lub niezgodne z regułami poprawności, nie jest możliwe ich zapisanie, a system
sygnalizuje wykrycie braków lub błędów poprzez szereg komunikatów wyświetlanych na czerwono na górze formularza lub obok miejsca, w którym nie
Po wybraniu ikony
zostaje wyświetlony formularz Karta informacyjna obciążeń na projekcie. W bloku Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane
wyświetlone zastały dane zarejestrowane na Karcie informacyjnej obciążenia.
285
Aby zarejestrować kolejną sprawę/decyzję o zwrocie w bloku Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane należy wybrać ikonę
.
Po zarejestrowaniu kilku kart obciążeń w bloku Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane wyświetlone są podsumowania dla poszczególnych kolumn.
Pole <Razem środki do odzyskania> – wartość w kolumnie < Podstawa certyfikacji > generowana jest automatycznie przez System jako suma
wszystkich kwot z kolumny < Podstawa certyfikacji > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
286
Pole <Razem środki do odzyskania> – wartość w kolumnie <Wkład publiczny > generowana jest automatycznie przez System jako suma
wszystkich kwot z kolumny < Wkład publiczny > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem środki do odzyskania> – wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowane jest automatycznie przez System jako suma
wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem środki do odzyskania> – wartość w kolumnie < W tym wkład UE> generowane jest automatycznie przez System jako suma
wszystkich kwot z kolumny < W tym wkład UE> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> – wartość w kolumnie < Podstawa certyfikacji > generowana jest automatycznie przez System
jako suma wszystkich kwot z kolumny < Podstawa certyfikacji > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu.
Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> – wartość w kolumnie < Wkład publiczny > generowana jest automatycznie przez System jako
suma wszystkich kwot z kolumny < Wkład publiczny > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu.
Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> – wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowana jest automatycznie przez System
jako suma wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu.
Pole <Razem kwota wycofana po anulowaniu> – wartość w kolumnie < W tym wkład UE > generowana jest automatycznie przez System jako
suma wszystkich kwot z kolumny < W tym wkład UE > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Kwota wycofana po anulowaniu.
287
1.3 Rejestracja danych dotyczących Kwot odzyskanych
BLOK KWOTY ODZYSKANE
► Uwaga: Wiersze bloku Kwoty odzyskane generowane są automatycznie po zapisie Karty informacyjnej obciążenia. System uzupełnia pole Numer
sprawy/ decyzji o zwrocie, jaki został podany na Karcie informacyjnej obciążenia oraz dodaje możliwość zarejestrowania Karty informacyjnej zwrotu
poprzez ikony dodawania lub edycji Numeru sprawy/ decyzji o zwrocie.
► Uwaga: Użytkownik w przypadku, gdy dany „Numer sprawy / decyzji o zwrocie” został oznaczony w kolumnie „Typ kwoty” jako kwota wycofana po
anulowaniu wybiera przycisk „Edytuj”, a w przypadku, gdy dany „Numer sprawy / decyzji o zwrocie” został oznaczony w kolumnie „Typ kwoty” jako
kwota do odzyskana wybiera przycisk „Dodaj nowy”.
W momencie odzyskania środków dane te są rejestrowane w systemie informatycznym. Użytkownik podobnie jak w przypadku zakładania karty obciążeń
na projekcie wyszukuje kartę odpowiednią dla danej sprawy i w tabeli <Kwoty odzyskane>, po wybraniu ikony
odzyskanych środków:
, wprowadza dane dotyczące
► Uwaga: W sytuacji, gdy w polu <Typ kwoty> kwota została oznaczona jako Środki do odzyskania, pola te wypełniane są po fizycznym zwrocie
środków przez beneficjenta na właściwy rachunek bankowy, bądź po odliczeniu środków z kolejnego wniosku o płatność. W takiej sytuacji muszą być
wypełnione wszystkie pola w wierszu.
288
► Uwaga: W sytuacji, gdy zwrot środków następuje w kilku ratach należy przy pomocy ikony
Numeru sprawy/ decyzji o zwrocie (po jednym dla każdej raty, w ramach której zwrócono środki).
Po wybraniu ikony
danych.
lub
utworzyć kilka wierszy wewnętrznych dla jednego
(w zależności od typu kwoty) zostanie wyświetlony formularz Karta informacyjna zwrotu, służący do wprowadzania
289
1.3.1 Rejestracja danych na Karcie informacyjnej zwrotu
290
291
Pole <Numer sprawy/ decyzji o zwrocie> jest automatycznie ściągane z pola <Numer sprawy/ decyzji o
zwrocie> Karty informacyjnej obciążeń na projekcie.
Pole <Nazwa beneficjenta > jest automatycznie ściągane z pola <Nazwa beneficjenta > Karty informacyjnej
obciążeń na projekcie.
Pole <Instytucja podejmująca decyzję o odzyskaniu> jest automatycznie ściągane z pola <Instytucja
podejmująca decyzję o odzyskaniu> Karty informacyjnej obciążeń na projekcie.
BLOK PODSTAWOWE INFORMACJE O ZWROCIE
Pole <Numer sprawy / decyzji o zwrocie> jest automatycznie ściągane z pola <Numer sprawy / decyzji o
zwrocie> Karty informacyjnej obciążeń na projekcie.
W polu <Data odzyskania> należy ręcznie lub korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok –
miesiąc – dzień wprowadzić datę obciążenia rachunku beneficjenta w przypadku zwrotu przelewem na konto
instytucji lub datę wpływu do właściwej instytucji pisemnej zgody beneficjenta na pomniejszenie płatności
w ramach kolejnego wniosku beneficjenta o płatność.
► Uwaga: „Data odzyskania” nie może być późniejsza niż aktualna data.
oraz nie może być wcześniejsza niż data w polu „Data sprawy/decyzji” na Karcie informacyjnej obciążenia
dla danego Numeru sprawy/decyzji o zwrocie.
W polu <Numer wniosku o płatność - korekta> użytkownik po naciśnięciu ikony
wybiera z listy numer
wniosku o płatność/ korektę do wniosku o płatność, w którym została pomniejszona kwota do wypłaty
beneficjentowi;
292
rozwija się lista, z której należy wybrać wniosek o płatność/korektę do wniosku o
płatność, w ramach którego dokonano pomniejszenia kwoty do wypłaty dla beneficjenta.
Na liście dostępne są jedynie te wnioski/korekty, które były złożone w ramach danej umowy / decyzji o
dofinansowanie.
Filtrowanie (wyszukiwanie) wniosku o płatność jest możliwe po polu <Data zatwierdzenia> oraz < Nr
wniosku o płatność/Nr korekty wniosku o płatność> i wybraniu ikony
.
W polu <Data przelewu> użytkownik ręcznie lub korzystając z ikony kalendarza
w kolejności rok – miesiąc – dzień, wprowadza datę przelewu kwoty odzyskanej (datę obciążenia rachunku),
wpłaconej przez beneficjenta lub przez organ prowadzący postępowanie egzekucyjne, na właściwy rachunek
bankowy.
► Uwaga: „Data przelewu” nie może być późniejsza niż aktualna data.
W polu <Nr przelewu> użytkownik ręcznie, wprowadza numer przelewu/nr dekretu, który został nadany
danej operacji wpłaty na konto instytucji kwoty odzyskanej/wycofanej.
► Uwaga: Pole jest alfanumeryczne; może zawierać maksymalnie 40 znaków.
► Uwaga: W przypadku uzupełniania danych o zwrocie, na podstawie informacji otrzymanej z Banku
Gospodarstwa Krajowego w polu 'Numer przelewu' należy wpisać "BGK".
> Uwaga: Dla pól <Numer wniosku o płatność – korekta>, <Data przelewu > oraz <Nr przelewu> w przypadku gdy są one wymagalne, dopuszczalne są
następujące kombinacje wypełnienia:
o Pole <Numer wniosku o płatność – korekta>, wypełnione, pola <Data zatwierdzenia>, <Nr przelewu> puste – patrz przykład 1
o Pole <Data przelewu > oraz <Nr przelewu> wypełnione, pole <Numer wniosku o płatność – korekta> puste – patrz przykład 2
o Pola <Numer wniosku o płatność – korekta>, <Data przelewu > oraz <Nr przelewu> wypełnione – patrz przykład 3
Przykład 1.
Użytkownik wypełnia tylko Numer wniosku o płatność - korekta
293
► Uwaga: Takie wprowadzenie danych dopuszczalne jest jedynie w sytuacji, gdy środki zostały odzyskane przez pomniejszenie kwoty do wypłaty w ramach
kolejnego Wniosku o płatność, a ze względu np. na brak środków na koncie Instytucji opóźniony jest przelew kwoty na konto Beneficjenta w stosunku do
momentu załączenia Kwoty odzyskanej do Deklaracji wydatków. Po wprowadzeniu tej danej oraz po załączeniu do Deklaracji wydatków nie są blokowane
pola Numer przelewu oraz Data przelewu. Użytkownik zobowiązany jest je wypełnić w momencie wypłaty pomniejszonej kwoty Beneficjentowi. W chwili
wypełnienia tych pól i zapisania karty wszystkie trzy pola będą zablokowane do edycji.
Przykład 2.
Użytkownik podaje Datę przelewu oraz Numer przelewu
Przykład 3.
Użytkownik podaje dane we wszystkich trzech polach: Numer wniosku o płatność – korekta, Data przelewu oraz Numer przelewu.
294
► Uwaga: W przypadku, gdy kwota jest odzyskiwana przez pomniejszenie wniosku o płatność w ramach innego projektu realizowanego przez tego samego
beneficjenta, bądź kwota została zakwalifikowana jako wycofana po anulowaniu, pomniejszeniu ulega „Kwota do wypłaty”, natomiast w KSI (SIMIK 07-13)
informacja ta jest rejestrowana jako zwrot na rachunek bankowy. Wypełniane są pola: <Data przelewu> oraz <Nr przelewu> danymi z przelewu, przy
pomocy którego pomniejszona kwota została przelana na konto beneficjenta.
Pole <Kwota niemożliwa do odzyskania> jest polem typu check box. Wybierana jest jedna z opcji:
• TAK,
• NIE;
Domyślna wartość ‘NIE’. Wybranie opcji ‘TAK’ powoduje blokadę pól: <Numer wniosku o płatność –
korekta>, <Data przelewu>, <Nr przelewu>.
Wybranie opcji ‘TAK’ powoduje, że dane wartości nie są wykazywane w Deklaracji wydatków jako kwota
odzyskana.
► Uwaga: Pole należy zaznaczyć dopiero wtedy, gdy instytucja wykorzysta wszystkie środki prawne,
przewidziane przepisami prawa polskiego, prowadzące do zwindykowania kwot od beneficjenta i gdy w
wyniku podjętych działań nie uda się odzyskać środków od beneficjenta.
295
INFORMACJA O KWOCIE ODZYSKANEJ
W polu <Wydatki kwalifikowalne>, kolumna Kwota obciążenia - użytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych. odpowiadających danej kwocie
odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku zwrotu środków w pełnej wysokości kwota ta jest równa wartości określonej w polu Wydatki kwalifikowalne na Karcie informacyjnej
obciążenia.
W pozostałych przypadkach wartość w tym polu należy określić wg wzoru:
Xko = Yko x Xwp / Ywp
Gdzie:
296
Xko
–Wydatki kwalifikowalne (Kwoty odzyskane - Rejestr obciążeń)
Yko
– Kwota odzyskana (dofinansowanie) (Kwoty odzyskane - Rejestr obciążeń)
Xwp – Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne (po autoryzacji) (wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp
– Dofinansowanie (wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość
► Uwaga: Powyższy wzór stanowi wskazówkę w jaki sposób wartość powinna być określona. W prostych przypadkach stwierdzenia niekwalifikowalnego
wydatku, wartość wpisana w tym polu powinna być zgodna z wartością określoną wg wzoru, jednakże w bardziej złożonych przypadkach (np. korekty
finansowe za naruszenie PZP) wartość ta może się różnić.
► Uwaga: W przypadku, gdy w ramach projektu, poszczególne kategorie wydatków objęte są innym poziomem dofinansowania, do wyliczenia kwoty
stosowany powinien być montaż dla tej kategorii, w której wystąpiła nieprawidłowość. W przypadku, gdy z innych przyczyn montaż w poszczególnych
wnioskach nie był zachowany, do określenia kwoty powinien być stosowany montaż z umowy dofinansowanie.
Pole jest wymagalne w przypadku, gdy dany „Numer sprawy / decyzji o zwrocie” został oznaczony w kolumnie „Typ kwoty” Karty informacyjnej obciążenia
- jako kwota do odzyskania.
W przypadku oznaczenia danego „Numeru sprawy / decyzji o zwrocie” w kolumnie „Typ kwoty” Karty informacyjnej obciążenia – jako kwota wycofana po
anulowaniu, pole to jest niewymagalne
► Uwaga: W momencie zapisu system sprawdza, czy suma kwot wprowadzonych w polu <Wydatki kwalifikowalne Kwota obciążenia> na wszystkich
Kartach informacyjnych zwrotu dla danego Numeru sprawy / decyzji o zwrocie nie jest większa niż kwota w polu <Wydatki kwalifikowalne Kwota
obciążenia> na Karcie informacyjnej obciążenia dla danego Numeru sprawy/decyzji o zwrocie. W przypadku, gdy kwota jest większa system blokuje zapis i
wyświetla komunikat:
‘Wartość w polu Wydatki kwalifikowalne w kolumnie Kwota obciążenia z bieżącej Karty informacyjnej zwrotu oraz poprzednich przewyższa wartość z pola
Wydatki kwalifikowalne na Karcie informacyjnej obciążenia. Wartość w kolumnie Pozostało do odzyskania nie może być ujemna. Sprawdź dane.’
W polu < Podstawa certyfikacji >, kolumna Kwota obciążenia - użytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych stanowiących podstawę
certyfikacji, wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku zwrotu środków w pełnej wysokości kwota ta jest równa wartości określonej w polu Podstawa certyfikacji w Karcie informacyjnej obciążenia.
W pozostałych przypadkach wartość w tym polu należy wyliczyć według wzoru:
297
Gdzie:
Xko
– Podstawa certyfikacji (Kwoty odzyskane - Rejestr obciążeń)
Yko
Xwp – Wydatki kwalifikowalne - podstawa certyfikacji (Wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp
– Dofinansowanie (wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
anulowaniu, pole to jest niewymagalne.
► Uwaga: W momencie zapisu system sprawdza, czy suma kwot wprowadzonych w polu <Podstawa certyfikacji Kwota obciążenia> na wszystkich Kartach
informacyjnych zwrotu dla danego Numeru sprawy / decyzji o zwrocie nie jest większa niż kwota w polu <Podstawa certyfikacji Kwota obciążenia> na Karcie
informacyjnej obciążenia dla danego Numeru sprawy/decyzji o zwrocie. W przypadku, gdy kwota jest większa system blokuje zapis i wyświetla komunikat:
‘Wartość w polu Podstawa certyfikacji w kolumnie Kwota obciążenia z bieżącej Karty informacyjnej zwrotu oraz poprzednich przewyższa wartość z pola
Podstawa certyfikacji na Karcie informacyjnej obciążenia. Wartość w kolumnie Pozostało do odzyskania nie może być ujemna. Sprawdź dane.’
W polu <Wkład publiczny>, kolumna Kwota obciążenia - użytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych odpowiadających wkładowi
publicznemu, wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku;
W przypadku zwrotu środków w pełnej wysokości kwota ta jest równa wartości określonej w polu Wkład publiczny w karcie informacyjnej obciążenia.
298
Gdzie:
Xko – Wkład publiczny (Kwoty odzyskane - Rejestr obciążeń)
Yko
Xwp – Wkład publiczny (suma pól „Środki wspólnotowe – wydatki kwalifikowalne” oraz Krajowe środki publiczne – wydatki kwalifikowalne w bloku
„Źródła z których zostały sfinansowane wydatki” we wniosku o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp
► Uwaga: Powyższy wzór stanowi wskazówkę w jaki sposób wartość powinna być określona. W prostych przypadkach stwierdzenia
niekwalifikowalnego wydatku, wartość wpisana w tym polu powinna być zgodna z wartością określoną wg wzoru, jednakże w bardziej złożonych
przypadkach (np. korekty finansowe za naruszenie PZP) wartość ta może się różnić.
wnioskach nie był zachowany, do określenia kwoty powinien być stosowany montaż z umowy o dofinansowanie.
► Uwaga: W momencie zapisu system sprawdza, czy suma kwot wprowadzonych w polu <Wkład publiczny/ Kwota obciążenia> na wszystkich Kartach
informacyjnych zwrotu dla danego Numeru sprawy / decyzji o zwrocie nie jest większa niż kwota w polu <Wkład publiczny/ Kwota obciążenia> na Karcie
‘Wartość w polu Wkład publiczny w kolumnie Kwota obciążenia z bieżącej Karty informacyjnej zwrotu oraz poprzednich przewyższa wartość z pola Wkład
publiczny na Karcie informacyjnej obciążenia. Wartość w kolumnie Pozostało do odzyskania nie może być ujemna. Sprawdź dane.’
W polu <Kwota odzyskana (dofinansowanie)>, kolumna Kwota obciążenia - użytkownik wpisuje wartość kwoty odzyskanej jaka wpłynęła na konto
instytucji, bądź o jaką została pomniejszona kwota do wypłaty we wniosku o płatność.
W tym polu użytkownik wpisuje tylko kwotę odpowiadającą kapitałowi przeznaczonemu do odzyskania bez odsetek. Wartość jest wpisywana przez
użytkownika z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Wartość nie może być mniejsza niż 0. Pole jest wymagalne w przypadku, gdy dany „Numer sprawy / decyzji o zwrocie” został oznaczony w kolumnie „Typ
kwoty” Karty informacyjnej obciążenia - jako kwota do odzyskania.
299
anulowaniu, pole to jest niewymagalne
► Uwaga: W momencie zapisu system sprawdza, czy suma kwot wprowadzonych w polu <Kwota odzyskana (dofinansowanie) Kwota obciążenia> na
wszystkich Kartach informacyjnych zwrotu dla danego Numeru sprawy / decyzji o zwrocie nie jest większa niż kwota w polu <Kwota do odzyskania
(dofinansowanie)/ Kwota obciążenia> na Karcie informacyjnej obciążenia dla danego Numeru sprawy/decyzji o zwrocie. W przypadku, gdy kwota jest
większa system blokuje zapis i wyświetla komunikat:
‘Wartość w polu Kwota odzyskana (dofinansowanie) w kolumnie Kwota obciążenia z bieżącej Karty informacyjnej zwrotu oraz poprzednich przewyższa
wartość z pola Kwota do odzyskania (dofinansowanie) na Karcie informacyjnej obciążenia. Wartość w kolumnie Pozostało do odzyskania nie może być
ujemna. Sprawdź dane.’
W polu <W tym wkład UE>, kolumna Kwota obciążenia - użytkownik wpisuje wartość wydatków kwalifikowanych odpowiadających wkładowi UE,
wyliczanych od kwoty odzyskanej. Kwota wpisywana jest z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
W przypadku zwrotu środków w pełnej wysokości kwota ta jest równa wartości określonej w polu W tym wkład UE w Karcie informacyjnej obciążenia.
UEko = Yko x UEwp / Ywp
Gdzie:
UEko – w tym wkład UE (Kwoty odzyskane - Rejestr obciążeń)
Yko
UEwp – w tym wkład UE (Wniosek o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość)
Ywp
Pole wymagalne w przypadku, gdy dany „Numer sprawy / decyzji o zwrocie” został oznaczony w kolumnie „Typ kwoty” Karty informacyjnej obciążenia jako kwota do odzyskania.
300
► Uwaga: W momencie zapisu system sprawdza, czy suma kwot wprowadzonych w polu <- w tym wkład UE Kwota obciążenia> na wszystkich Kartach
informacyjnych zwrotu dla danego Numeru sprawy / decyzji o zwrocie nie jest większa niż kwota w polu <- w tym wkład UE/ Kwota obciążenia> na Karcie
‘Wartość w polu - w tym wkład UE w kolumnie Kwota obciążenia z bieżącej Karty informacyjnej zwrotu oraz poprzednich przewyższa wartość z pola - w tym
wkład UE na Karcie informacyjnej obciążenia. Wartość w kolumnie Pozostało do odzyskania nie może być ujemna. Sprawdź dane.’
Pole <Wydatki kwalifikowalne> kolumna Pozostało do odzyskania – pole wypełniane automatycznie przez System jako różnica wartości pól <Wydatki
kwalifikowalne> kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej obciążenia oraz <Wydatki kwalifikowalne> kolumny Kwota obciążenia na Karcie
informacyjnej zwrotu dla Kart informacyjnych zwrotu zarejestrowanych w systemie dla danego Numery sprawy / decyzji o zwrocie, w których wartość w polu
<Data odzyskania> jest mniejsza lub równa wartości w polu <Data odzyskania> na wypełnianej Karcie informacyjnej zwrotu. W przypadku, gdy w systemie
istnieje inna Karta informacyjna zwrotu dla tego samego Numeru sprawy / decyzji o zwrocie o tej samej wartości w polu <Data odzyskania> co
wprowadzana, w takim wypadku decyduje data wprowadzenia danej kwoty do systemu.
Pole <Podstawa certyfikacji> kolumna Pozostało do odzyskania – pole wypełniane automatycznie przez System jako różnica wartości pól <Podstawa
certyfikacji> kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej obciążenia oraz <Podstawa certyfikacji> kolumny Kwota obciążenia na Karcie
informacyjnej zwrotu.
Pole <Wkład publiczny> kolumna Pozostało do odzyskania – pole wypełniane automatycznie przez System jako różnica wartości pól <Wkład publiczny>
kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej obciążenia oraz <Wkład publiczny> kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej zwrotu.
Pole <Kwota do odzyskania (dofinansowanie)> kolumna Pozostało do odzyskania – pole wypełniane automatycznie przez System jako różnica wartości pól
Kwota do odzyskania (dofinansowanie)> kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej obciążenia oraz <Kwota do odzyskania (dofinansowanie)>,
kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej zwrotu.
Pole <W tym wkład UE> kolumna Pozostało do odzyskania – pole wypełniane automatycznie przez System jako różnica wartości pól <W tym wkład UE>
kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej obciążenia oraz <W tym wkład UE> kolumny Kwota obciążenia na Karcie informacyjnej zwrotu.
301
ODSETKI
ODSETKI UMOWNE OD KWOTY ODZYSKANEJ – odsetki naliczone przed upływem terminu 14 dni od daty doręczenia beneficjentowi decyzji o
zwrocie (nienależne Komisji Europejskiej).
W
polu <Odsetki umowne od kwoty odzyskanej> użytkownik podaje kwotę odzyskanych odsetek umownych naliczanych zgodnie z prawem polskim.
ODSETKI KARNE - (odsetki za zwłokę) naliczane od należności głównej, po upływie terminu 14 dni od daty doręczenia beneficjentowi decyzji o zwrocie.
W polach dotyczących odsetek karnych należy podać kwotę odzyskanych odsetek karnych.
► Uwaga: W przypadku, gdy IZ jest zwolniona z obowiązku prowadzenia rejestru odsetek w podziale na karne i umowne, IZ zalicza i rejestruje wszystkie
odsetki na rzecz odsetek karnych (metodologia uzgodniona przez IZ zgodnie z procedurą zawartą w Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie
warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do Komisji Europejskiej w Programach Operacyjnych w ramach Narodowych
Strategicznych Ram Odniesienia na lata 2007-2011).
► Uwaga: Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych nie wprowadza podziału odsetek na umowne i karne, w związku z czym, odsetki
naliczone w trybie art. 207 ust. 1 tej ustawy stanowią jedną wartość naliczaną od dnia wypłaty środków beneficjentowi, do dnia zapłaty (zgodnie z §4 ust. 1
pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być
zawarte w rachunkach, wydanym na podstawie art. 58 ustawy – Ordynacja podatkowa), przy czym za termin zapłaty podatku, zgodnie z art. 60 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, uważa się:
1) przy zapłacie gotówką - dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub na rachunek tego organu w banku, w placówce pocztowej, w
spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta;
2) w obrocie bezgotówkowym - dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej
na podstawie polecenia przelewu.
W przypadku, gdy spłata zaległości nastąpi po upływie 14 dni od daty doręczenia beneficjentowi decyzji, podczas wprowadzania danych do Rejestru obciążeń
na projekcie prowadzonym w KSI SIMIK 07-13 należy dokonać podziału naliczonych odsetek na odsetki umowne i karne. Podziału odsetek dokonuje się
biorąc pod uwagę proporcjonalny udział liczby dni odpowiadających naliczaniu poszczególnych rodzajów odsetek w całkowitym okresie, za który naliczono
odsetki. I tak, w przypadku odsetek umownych ich wartość wylicza się wg wzoru
Oum = Lum x Oc / Lc
Gdzie:
Oum – odsetki umowne
Lum – liczba dni od daty wypłaty środków, do 14 dnia od daty doręczenia beneficjentowi decyzji
302
Oc – całkowita kwota odsetek od należności, naliczona na dzień spłaty należności
Lc – liczba dni od daty wypłaty środków do dnia spłaty zaległości.
W przypadku odsetek karnych, wzór będzie wyglądał następująco
Ok = Lk x Oc / Lc
Gdzie:
Ok – odsetki karne
Lk – liczba dni od dnia po upływie 14 dni od daty doręczenia beneficjentowi decyzji, do dnia spłaty zaległości
Oc – całkowita kwota odsetek od należności, naliczona na dzień spłaty należności
Lc – liczba dni od daty wypłaty środków do dnia spłaty zaległości.
W polu <Karne od kwoty odzyskanej> użytkownik wpisuje wartość odsetek, jakie zostały faktycznie zwrócone przez beneficjenta na rachunek instytucji.
W polu <Karne od wkładu UE> użytkownik wpisuje wartość odsetek należnych KE, naliczaną proporcjonalnie od wkładu UE. Stanowią one iloraz odsetek
karnych od kwoty odzyskanej i udziału kwoty dofinansowania UE w dofinansowaniu (w ramach wniosku o płatność, w którym wystąpiła nieprawidłowość).
BLOK INFORMACJA O CERTYFIKACJI
W przypadku odznaczenia check - box’a pojawia się komunikat (w formie wyskakującego okienka)
„Kwota odzyskana/ wycofana nie będzie wykazywana w oświadczeniu rocznym o kwotach” W
przypadku zaznaczenia odpowiedzi negatywnej pole check box’u ma być ponownie zaznaczone .
Pole jest edytowalne niezależnie od załączenia kwoty odzyskanej / wycofanej po anulowaniu do
deklaracji wydatków. Pole jest edytowalne przez użytkowników posiadających uprawnienia do
edycji danych w Rejestrze obciążeń na projekcie na poziomie wszystkich instytucji
zaangażowanych we wdrażanie programu.
W przypadku pozostawienia niezaznaczonego check-box’a pojawia się komunikat (w formie
wyskakującego okienka) „Kwota odzyskana/ wycofana nie będzie wykazywana w oświadczeniu
rocznym o kwotach”.
W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „Anuluj” pole check box’u zostanie ponownie zaznaczone –
dana wartość będzie wykazywana w oświadczeniu rocznym o kwotach.
303
Jest to Numer deklaracji wydatków, do której bezpośrednio załączono kwotę odzyskaną/ wycofaną
po anulowaniu.
Pole jest uzupełniane automatycznie w momencie zmiany statusu tej Deklaracji wydatków na
Zatwierdzona.
W momencie zmiany statusu ww. deklaracji na Wycofana uzupełniony numer deklaracji jest
usuwany
W polu <Numer deklaracji wydatków (korekta)> System generuje numer deklaracji skierowanej
do IC, w której bezpośrednio bądź pośrednio uwzględniono.kwoty odzyskane/wycofane po
anulowaniu.
Pole jest uzupełniane automatycznie w momencie zmiany statusu tej Deklaracji wydatków na
‘Zatwierdzona’.
W momencie zmiany statusu ww. deklaracji na ‘Wycofana’ uzupełniony numer deklaracji
wydatków – korekta jest usuwany
POLE UWAGI
Pole <Uwagi> wypełniane jest przez użytkownika. Pole powiązane z polem <Uwagi> na Karcie
informacyjnej obciążenia, tzn. w obydwu polach znajdują się te same informacje.► Uwaga: W
polu <Uwagi > nie można wpisać więcej niż 4000 znaków.
Pole jest edytowalne niezależnie od załączenia kwoty odzyskanej/ wycofanej po anulowaniu do
deklaracji wydatków.
304
1.3.2 Walidacja i zapisanie danych na Karcie informacyjnej zwrotu
Po wprowadzeniu wszystkich danych na Karcie informacyjnej zwrotu należy zapisać formularz poprzez wybranie ikony
lewym dolnym jak i w lewym górnym rogu formularza).
(znajdującej się zarówno w
.
.
W celu podglądu wydruku lub wydrukowania Karty informacyjnej zwrotu należy wybrać ikonę
reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych).
305
W przypadku, gdy w polu zostanie wpisany numer wniosku o płatność
zrefundowanego beneficjentowi - ten sam co w polu <Numer wniosku o
płatność/zaliczka> Karty informacyjnej obciążenia, po próbie zapisu danych
pojawia się komunikat informujący o tym użytkownika, z jednoczesnym
zapytaniem czy pomimo tego chce zapisać dane.
Po wybraniu ikony
użytkownik powraca na formularz Karta informacyjna obciążeń na projekcie. W bloku Kwoty odzyskane wyświetlone zastały dane
zarejestrowane na Karcie informacyjnej zwrotu.
Po zarejestrowaniu kilku kart zwrotów w bloku Kwoty odzyskane wyświetlone są podsumowania dla poszczególnych kolumn.
306
W wierszu <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania)> system generuje sumy wszystkich kwot z poszczególnych kolumn, które w części
Kwoty do odzyskania/Kwoty wycofane, w kolumnie „Typ kwoty” zostały oznaczone jako kwota do odzyskania.
Pole <Razem środki odzyskane(od kwota do odzyskania)> – wartość w kolumnie < Podstawa certyfikacji > generowana jest automatycznie przez
System, jako suma wszystkich kwot z kolumny < Podstawa certyfikacji > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania) > – wartość w kolumnie <Wkład publiczny > generowana jest automatycznie przez System,
jako suma wszystkich kwot z kolumny < Wkład publiczny > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania
Pole <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania) > – wartość w kolumnie <Kwota do odzyskania> generowane jest automatycznie przez
System, jako suma wszystkich kwot z kolumny <Kwota do odzyskania> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania) > – wartość w kolumnie < W tym wkład UE> generowane jest automatycznie przez System,
jako suma wszystkich kwot z kolumny < W tym wkład UE> zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania
Pole <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania) > – wartość w kolumnie <Umowne > generowane jest automatycznie przez System, jako
suma wszystkich kwot z kolumny <Umowne > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania
Pole <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania) > – wartość w kolumnie < Karne od kwoty odzyskanej > generowane jest automatycznie
przez System, jako suma wszystkich kwot z kolumny < Karne od kwoty odzyskanej > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do
307
odzyskania.
Pole <Razem środki odzyskane (od kwota do odzyskania) > – wartość w kolumnie <Karne od wkładu UE > generowane jest automatycznie przez
System, jako suma wszystkich kwot z kolumny <Karne od wkładu UE > zaznaczonych w kolumnie <Typ kwoty> jako Środki do odzyskania.
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <Podstawa certyfikacji> jest generowana automatycznie przez System jako suma wszystkich
kwot z kolumny <Podstawa certyfikacji >
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <Wkład publiczny> jest generowana automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z
kolumny <Wkład publiczny>
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <Kwota odzyskana> jest generowana automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z
kolumny <Kwota odzyskana>
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <W tym wkład UE> jest generowana automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z
kolumny <W tym wkład UE>
308
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <Umowne> jest generowana automatycznie przez System jako suma wszystkich kwot z kolumny
<Umowne >
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <Karne od kwoty odzyskanej> jest generowana automatycznie przez System jako suma
wszystkich kwot z kolumny <Karne od kwoty odzyskanej >
Pole <Razem środki odzyskane> – wartość w kolumnie <Karne od wkładu UE> jest generowana automatycznie przez System jako suma wszystkich
kwot z kolumny <Karne od wkładu UE>
WALIDACJA I ZAPISANIE DANYCH NA KARCIE INFORMACYJNEJ OBCIĄŻENIA NA PROJEKCIE
Po wprowadzeniu wszystkich danych na podstawie decyzji o odzyskaniu
w Systemie poprzez wybranie ikony
należy zachować dane na Karcie informacyjnej obciążeń na projekcie
.
.
reguł poprawności (tzw. reguł walidacyjnych).
BLOKOWANIE WPROWADZONYCH DANYCH PO ZAŁĄCZENIU KWOT DO DEKLARACJI WYDATKÓW
309
Karta informacyjna obciążenia:
•
Po załączeniu do deklaracji wydatków (o statusie innym niż Wycofana) kwot, które dla danego „Numeru sprawy / decyzji o zwrocie” w polu „Typ
kwoty” – zostały oznaczone jako kwota wycofana po anulowaniu, pola są blokowane do edycji
Powyższy zapis nie dotyczy pól:
o Podstawa decyzji o zwrocie,
o Raportowanie do OLAF,
o Numer raportu,
o Opis,
o Uwagi,
o Przyczyna obciążenia
o Nieprawidłowość wykryta w wyniku działań audytu KE/ ETO/ OLAF
które nie są blokowane do edycji po załączeniu do deklaracji wydatków.
•
W przypadku kwot, które dla danego „Numeru sprawy / decyzji o zwrocie” w polu „Typ kwoty” – zostały oznaczone jako do odzyskania, gdy
użytkownik próbuje zmienić wprowadzone dane po załączeniu kwot do deklaracji wydatków (o statusie innym niż Wycofana), wyróżniamy trzy
zachowania systemu:
1. Nie ma możliwości edycji pól:
o Numer sprawy / decyzji o zwrocie;
o Typ kwoty;
o Numer wniosku o płatność / zaliczka.
2. Przy próbie edycji wyświetla się komunikat „Dana kwota do odzyskania, została już odzyskana i została wykazana w deklaracji wydatków. Pola
nie powinny być edytowane”. Po zatwierdzeniu komunikatu można edytować dane w następujących polach, jednakże edycja ta nie powinna się
odbywać bez uzasadnionego powodu: :
o Data sprawy / decyzji;
o Wydatki kwalifikowalne/ Kwota obciążenia;
310
o Podstawa certyfikacji/ Kwota obciążenia;
o Wkład publiczny/ Kwota obciążenia;
o Kwota do odzyskania (dofinansowanie)/ Kwota obciążenia;
o - w tym wkład UE/ Kwota obciążenia.
3. Niezależnie od załączenia danych pozycji do deklaracji wydatków można edytować następujące pola:
o Podstawa decyzji o zwrocie,
o Raportowanie do OLAF,
o Numer raportu,
o Opis,
o Uwagi,
o Przyczyna obciążenia
o Nieprawidłowość wykryta w wyniku działań audytu KE/ ETO/ OLAF
Karta informacyjna zwrotu:
1. Dla kwot zakwalifikowanych jako wycofane po anulowaniu w momencie załączenia do deklaracji wydatków nie jest blokowana edycja pół.
2. Dla kwot zakwalifikowanych jako do odzyskania w momencie załączenia do deklaracji wydatków:
1) nie są blokowane następujące pola:
o Wykazywanie w oświadczeniu rocznym o kwotach,
o Uwagi
2) pozostałe pola są blokowane do edycji z momentem załączenia danej kwoty odzyskanej do deklaracji wydatków
3. 3) Dla kwot, które dla danego „Numeru sprawy / decyzji o zwrocie” w polu „Typ kwoty” – zostały oznaczone jako do odzyskania w sytuacji, gdy
użytkownik wprowadzi dane jedynie w polu <Numer wniosku o płatność – korekta>, a pola <Data przelewu> oraz <Numer przelewu> pozostaną
niewypełnione, system nie blokuje możliwości wprowadzenia danych w polach <Data przelewu> oraz <Numer przelewu>, pomimo załączenia danej
kwoty odzyskanej do deklaracji wydatków. W sytuacji gdy pola te są uzupełniane po załączeniu danej kwoty odzyskanej do deklaracji wydatków, są
blokowane do edycji z momentem ich uzupełnienia i zapisaniem Karty informacyjnej zwrotu.
311
312
2. Edycja danych dotyczących obciążeń na projekcie
W celu edytowania danych dot. obciążeń na projekcie należy w menu Rejestr obciążeń na projekcie poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania
wyszukać kartę rejestru, która ma być modyfikowana, a następnie wybrać ikonę edycji danych
rejestru.
, znajdującą się po lewej stronie wybranej pozycji
Przejście do edycji Karty informacyjnej obciążenia lub zwrotu następuje z poziomu Karty obciążeń na projekcie poprzez ponowny wybór ikony
znajdującej się w wierszu z pozycją Kwot do odzyskania/Kwot wycofanych lub Kwot odzyskanych
Jeśli istnieje możliwość edycji można zmodyfikować/uzupełnić dane. Na zakończenie edycji danych należy je zapisać za pomocą ikony
wyświetli komunikat o zapisie danych, jeśli zostały wprowadzone poprawne dane.
. System
3. Zarządzanie danymi dotyczącymi obciążeń na projekcie
USUWANIE POZYCJI WPROWADZONYCH KWOT
► Uwaga: Nie jest możliwe usunięcie Karty informacyjnej obciążenia na projekcie, jeśli istnieją zarejestrowane kwoty do odzyskania lub kwoty odzyskane;
System wyświetli wówczas komunikat:
313
► Uwaga: Nie jest możliwe usunięcie danych dotyczących numeru sprawy/ decyzji z poziomu bloku Kwoty do odzyskania/ Kwoty wycofane jeśli w systemie
zarejestrowano informacje dotyczące tego numeru sprawy/ decyzji w bloku Kwoty odzyskane. Dopiero w momencie usunięcia rekordu dotyczącego danego
numeru sprawy/ decyzji w bloku Kwoty odzyskane jest możliwe usunięcie pozycji w bloku Kwoty do odzyskania/ Kwoty wycofane.
Usunięcie Karty informacyjnej obciążenia na projekcie jest możliwe jedynie w przypadku doprowadzenia do sytuacji jak bezpośrednio po utworzeniu Karty
informacyjnej obciążenia, czyli dla kwot oznaczonych w kolumnie „Typ kwoty” jako do odzyskania należy usunąć Karty informacyjne zwrotu nie załączone do
deklaracji wydatków, tak aby pozostał jedynie Numer sprawy/ decyzji oraz ikona plus.
Dla kwot oznaczonych w kolumnie „Typ kwoty” jako kwota wycofana po anulowaniu należy usunąć Karty informacyjne zwrotu, przy czym po usunięciu
ostatniej pozostanie Nr sprawy/ decyzji oraz pusty wiersz w kolumnach zawierających informacje o rozliczeniu.
W chwili gdy użytkownik chce usunąć daną pozycję i jest ona możliwa do usunięcia, należy przy jej wierszu nacisnąć ikonę
. System wówczas
wyświetli komunikat wymagający potwierdzenia chęci usunięcia danej pozycji. Po potwierdzeniu usunięcia przez użytkownika, karta obciążenia zostaje
usunięta. Użytkownik informowany jest o tym odpowiednim komunikatem.
314
W celu wyszukania danej Karty obciążenia na projekcie należy wybrać ikonę
, znajdującą się na formularzu z listą wszystkich zarejestrowanych w
bazie pozycji. Pojawi się okno, w którym zawarte będą parametry, według których możliwe będzie wyszukanie obciążenia:
315
316
Powyższy formularz do wyszukiwania podzielony jest na bloki dotyczące: informacji ogólnych o obciążeniach na projekcie, informacji dotyczących obciążeń
i zwrotów.
. Należy wybrać z rozwijalnej listy kryteriów: =, >, >= , <
Istnieje możliwość wyszukiwania w/g powyższych parametrów poprzez naciśnięcie przycisku
lub <= oraz wpisać w okna znajdujące się z prawej strony odpowiednie kwoty/ daty. W przypadku, gdy wybrano kryteria>, >=, istnieje możliwość określenie
przedziałów wartości „od – do”, poprzez odznaczenie rubryki ‘Zakres’, a następnie wprowadzić drugą graniczną wartość. Aby uruchomić wyszukiwanie
należy ponownie nacisnąć ikonę
.
W celu dokonania podglądu wprowadzonych danych w zakresie obciążeń – należy wyszukać (poprzez zastosowanie Filtrowania/Wyszukiwania) daną pozycję
rejestru w menu Rejestr obciążeń na projekcie, a następnie wybrać ikonę podglądu/ wydruku
.
Zostanie wyświetlony formularz Karta informacyjna obciążeń na projekcie w trybie tylko do odczytu. W celu wydrukowania karty informacyjnej należy
wybrać ikonę
, a następnie OK w wyświetlonym automatycznie oknie Drukowanie. W wyświetlonym oknie parametry wydruku zostały domyślnie
oznaczone. Aby anulować wydruk karty obciążenia należy wybrać Anuluj w oknie Drukowanie.
Z poziomu Karty informacyjnej obciążeń na projekcie można również wywołać podgląd w trybie tylko do odczytu Karty informacyjnej obciążenia oraz Karty
informacyjnej zwrotu. Istnieje również możliwość wydruku tych kart, poprzez wejście w podgląd każdej z nich ikoną
, a następnie wydruk ikoną
.
317

Cykl życia projektu - Fundusze Europejskie 2007-2013

Transkrypt

Podobne dokumenty

Prezentacja nt. sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich

Program szkolenia ,,Rozliczanie projektów w ramach Regionalnego

Pobierz Formularz Zwrotu dla klientów z Polski

Zobacz wzory dokumentów

Terminy składania wniosków o płatność

O n, ,,1•.J, •• .,-Hij

Płatność elektroniczna za wyżywienie i pobyt w

UMOWA – ZGŁOSZENIE udziału w imprezie turystycznej

Agenda spotkania