Zasady związane z umowami o dofinansowanie oraz promocją

Małopolski Regionalny Program Operacyjny
na lata 2007-2013
Szkolenie
„Rozliczanie, kontrola i najczęstsze nieprawidłowości w projektach
realizowanych w ramach MRPO”
Kraków, 2013 r.
1
PLAN SPOTKANIA
9.30 – 10.00
Rejestracja uczestników
10.00 – 10.30
Omówienie zasad związanych z umowami o
d
dofinansowanie oraz z promocją projektu
10.30 – 11.15
Przygotowanie wniosku o płatność – najważniejsze reguły
11.15 – 12.00
Procedura kontroli projektów MRPO
12.00 – 12.30
Przerwa kawowa
12.30 – 13.00
Najczęstsze błędy w realizacji projektów MRPO:
oraz popełniane błędy
- merytoryczne;
- finansowe;
- w zakresie zamówień publicznych.
13.30 – 14.00
Pytania i dyskusja
2
Zasady związane
z umowami o dofinansowanie
oraz promocją projektu
Kraków, wrzesień 2013 r.
Umowa o dofinansowanie
Umowa o dofinansowanie projektu
podpisywana jest w terminie 45 dni
od wyboru do dofinansowania.
4
Informacje niezbędne do podpisania umowy:
1.
Oświadczenie, że dane beneficjenta (punkt C.1. Wniosku) nie uległy zmianie;
2.
Informacja dot. osób upoważnionych do podpisania umowy oraz sposób ich reprezentacji;
3.
Kopia dokumentu stwierdzającego umocowanie do zawarcia umowy ze strony Beneficjenta;
4.
Informacja dot. rachunku bankowego;
5.
Informacja dot. uzyskanej pomocy publicznej w okresie od złożenia wniosku o dofinansowanie;
6.
Informacja czy Beneficjent należy do sektora finansów publicznych;
7.
Informacja czy Beneficjent jest państwową jednostką budżetową;
8.
Potwierdzenie gotowości do złożenia zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy;
9.
Oświadczenie, że dane podmiotu reprezentującego beneficjenta nie uległy zmianie;
10. Informacja dot. innych realizowanych przez Beneficjenta projektów współfinansowanych
z funduszy i programów UE a także krajowych środków publicznych – w okresie realizacji
projektu;
11. Oświadczenie o gotowości podpisania umowy na podstawie wniosku o dofinansowanie
lub wypełniony formularz Wykazu zmian (w przypadku wystąpienia zmian w projekcie);
12. Potwierdzenie posiadania statusu MŚP (w przypadku przedsiębiorców z tego sektora).
5
Zmiany w projekcie przed podpisaniem umowy
o dofinansowanie (projekty z listy rezerwowej)

dokonując zmian należy zachować cele projektu oraz funkcje przedmiotu projektu,

istnieje możliwość ograniczenia zakresu rzeczowego projektu,

można uwzględnić w montażu finansowym uzyskane dotacje celowe,

zmiana technologii lub ulepszenie zakupionego sprzętu wymaga uzasadnienia,

wprowadzanie nowych elementów na tych samych zasadach, jak przy projektach już
realizowanych,

zmieniony
projekt
powinien
posiadać
zaktualizowaną
dokumentację
techniczną
i decyzje środowiskowe,

aktualizacja analizy finansowej przy zmianach wpływających na generowanie dochodu.
6
Struktura umowy o dofinansowanie
•
Numer umowy oraz strony umowy
•
Definicje
•
Przedmiot umowy (tytuł , kwoty, poziom wsparcia, źródła finansowania, okres realizacji)
•
Odpowiedzialność Beneficjenta
•
Zasady przekazywania dofinansowania (zaliczka, refundacja, płatność końcowa)
•
Zwrot środków – kiedy, na jakie konto, ile, w jaki sposób?
•
Pozostałe warunki przyznania i wykorzystania pomocy – podwójne finansowanie, zobowiązania Beneficjenta
•
Archiwizacja dokumentów
•
Zabezpieczenie należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie
•
Kara umowna
•
Stosowanie przepisów dotyczących zamówień publicznych
•
Kontrola i audyt
•
Obowiązki informacyjne
•
Zmiany w umowie i projekcie
•
Rozwiązanie umowy
•
Postanowienia końcowe
7
Zmiany w umowie i projekcie
• Zmiany należy zgłaszać przed ich wprowadzeniem i nie później niż 30 dni przed
planowanym zakończeniem realizacji Projektu.
• Formularz wykazu zmian we wniosku o dofinansowanie dostępny jest na stronie:
www.fundusze.malopolska.pl
MRPO_Realizacja projektów_Oś I, III-VIII i działanie 9.3_Interpretacje, opinie, stanowiska IZ)
• IZ MRPO może wyrazić sprzeciw w ciągu 30 dni od dnia ich zgłoszenia.
8
Zmiany w umowie i projekcie
Odnoszą się do wartości wskaźników i głównej kategorii kosztów
• do 15% - Jednostka ds. Wdrażania MRPO opiniuje proponowane zmiany
w Projekcie
• od 15% do 50% - wymaga się zgody Zarządu WM. Projekt może zostać
skierowany do powtórnej oceny merytorycznej.
• powyżej 50% - projekt podlega powtórnej ocenie merytorycznej.
9
Zmiany w umowie i projekcie
Podstawowe dokumenty weryfikowane podczas analizy możliwości zmian w projekcie:
•
wniosek
•
studium wykonalności
Podstawowe elementy weryfikacji:
•
główne kategorie, pozycje harmonogramu
•
wskaźniki
•
przesunięcia kosztów
•
nadwyżki
•
oszczędności poprzetargowe
•
nowe elementy w projekcie
•
zabezpieczenia
10
Rozwiązanie umowy
W przypadku stwierdzenia, iż Beneficjent::
•
wykorzystuje dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem,
•
realizował Projekt, bądź jego część, niezgodnie z przepisami prawa krajowego
i wspólnotowego, w szczególności nie przestrzegał procedur udzielania zamówień publicznych,
•
złożył fałszywe/ stwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania dofinansowania,
•
nie wniósł zabezpieczenia,
•
dokonał naruszenia trwałość projektu,
•
nie rozpoczął realizacji Projektu w terminie do 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji Projektu
określonego w umowie, z przyczyn przez siebie zawinionych,
•
zaprzestał realizacji Projektu;
•
odmówił poddania się kontroli i audytowi uprawnionych instytucji,
•
nie przedłożył, pomimo wezwania, wniosku o płatność dla Projektu
IZ MRPO może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie.
11
Archiwizacja dokumentów
•
Beneficjent
zobowiązuje
się
do
przechowywana
dokumentacji
związanej
z realizacją projektu przez okres trzech lat od daty zamknięcia programu.
•
IZ MRPO może przedłużyć termin archiwizacji informując Beneficjenta na piśmie przed upływem
tego terminu.
•
Beneficjent
który
otrzymał
wsparcie
stanowiące
pomoc
publiczną
jest
zobowiązany
do przechowywania dokumentacji przez okres 10 lat od dnia zawarcia umowy ale nie krócej
niż do trzech lat od daty zamknięcia programu.
•
Beneficjent
zobowiązany
jest
do
archiwizowania
dokumentacji
związanej
z jego realizacją przez okres wskazany w umowie również w przypadku rozwiązania umowy
12
Obowiązki informacyjno – promocyjne
Akty prawne Unii Europejskiej
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy
ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności - Art. 69
Obowiązek informowania o współfinansowaniu projektów ze środków UE
• Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.
ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) ustanawiającego
przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego
Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności – Art. 8 i 9
Obowiązki beneficjentów w zakresie informowanie opinii publicznej
o pomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie określonych narzędzi i kanałów
13
Polskie akty prawne i wytyczne
1.
Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2006 r. nr
227, poz. 1658 z późn.zm.)
2.
Wytyczne Ministra
Rozwoju
z dnia 10 czerwca 2010 r.
3.
Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii
Spójności na lata 2007-2013 wraz z zał. nr 1 (Księga identyfikacji wizualnej NSS)
Regionalnego
w
zakresie
informacji
i
promocji
Określa podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych
na potrzeby NSS oraz wszystkich programów operacyjnych
4.
Zasady promocji projektów określone przez Instytucje Zarządzające
poszczególnymi
Programami Operacyjnymi w perspektywie 2007-2013.
Podręcznik Beneficjenta. Promocja projektu współfinansowanego ze środków Małopolskiego
Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 – 2013 (sierpień 2012)
Określa szczegółowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych
przez Beneficjentów
14
Główne obowiązki beneficjentów
Beneficjent od momentu podpisania umowy o dofinansowanie projektu zobowiązuje się do:
•informowania opinii publicznej o pomocy finansowej otrzymanej z Unii Europejskiej,
• informowania opinii publicznej o fakcie współfinansowania projektu z Funduszu Spójności
lub Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
• realizacji działań informacyjnych i promocyjnych określonych we wniosku o dofinansowanie
projektu, zgodnie z zasadami przyjętymi w niniejszym dokumencie.
Skrajne niedopełnienie w/w obowiązków może
lub koniecznością zwrotu otrzymanych środków.
skutkować
wstrzymaniem
dotacji
15
Narzędzia i kanały służące informacji i promocji
w przypadku inwestycji infrastrukturalnych (wymiary minimalne)
•
duża tablica informacyjna / billboard (200x150)
•
średnia tablica informacyjna (90x70)
•
tabliczka informacyjna (30x25)
•
naklejka informacyjna (7x4)
•
tablica pamiątkowa
16
Elementy promocji projektu:
a) logo Programu Regionalnego,
b) logo Województwa Małopolskiego*,
c) flaga UE z odwołaniem słownym,
d) tekst dotyczący współfinansowania (nie mniej
niż 25% powierzchni tablicy)*,
e) hasło: „Fundusze Europejskie dla Małopolski” **
f) nazwa inwestycji ***
g) wartość całkowita projektu, wartość
dofinansowanie - fakultatywnie
* Obowiązkowe tylko w przypadku tablic informacyjnych i pamiątkowych
** Obowiązkowe tylko w przypadku materiałów promocyjnych typu tablice informacyjne i pamiątkowe,
bilbordy i plakaty
*** Obowiązkowe tylko w przypadku tablicy pamiątkowej
17
Materiały i dokumenty związane z realizacją projektu,
które szczególnie powinny zawierać elementy
informacyjno – promocyjne:
•Korespondencja prowadzona w sprawach projektu
oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie Programu
z
wykonawcami
•Umowy z wykonawcami oraz dokumentacja przetargowa
•Umowy z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opis stanowiska
•Ogłoszenia o wyborze wykonawcy
•Ogłoszenia naboru personelu
•Ogłoszenia uczestników projektów szkoleniowych
18
Materiały i dokumenty związane z realizacją projektu,
które szczególnie powinny zawierać elementy
informacyjno – promocyjne c.d.
•Listy obecności uczestników projektów szkoleniowych
•Materiały konferencyjne, szkoleniowe, broszury, materiały multimedialne, ulotki
•Strony internetowe zawierające informację o projektach realizowanych z funduszy
strukturalnych
•Materiały prasowe oraz inne materiały stosowane przy realizacji projektu
19
Elementy obowiązkowe
na materiałach i dokumentach
•
Logo Programu Regionalnego (w lewym górnym rogu)
•
Logo Województwa Małopolskiego (z czytelnym napisem Małopolska)
•
Flagę UE z podpisem ,,Unia Europejska” oraz „Europejski Fundusz
Rozwoju Regionalnego” (w prawym górnym rogu)
•
Tam, gdzie jest to możliwe, tekst w brzmieniu: „Projekt współfinansowany
przez Unię Europejską w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu
Operacyjnego na lata 2007-2013
20