Instrukcja dotycząca procedury kontroli

ZK. 400-1-2/14
Instrukcja dotycząca procedury kontroli.
Z uwagi na fakt, że czynności kontrolne, w tym kontrola na miejscu realizacji projektu
wstrzymuje przekazanie środków dofinansowania a tym samym proces weryfikacji
dokumentów rozliczeniowych, pożądanym jest aby czas trwania procedury kontroli nie był
narażony na wydłużenie. W tym celu Beneficjenci po otrzymaniu pisma informującego
o terminie kontroli powinni, w szczególności:
a) zapewnić kontrolującym pełny dostęp do terenów i pomieszczeń, w których
realizowany jest projekt, w szczególności tych, w których znajdują się zakupione
środki trwałe bądź tych gdzie były wykonywane roboty budowlane;
b) zapewnić pełny dostęp do wszelkich dokumentów w oryginale oraz zapisanych
w systemie komputerowym związanych z finansową i rzeczową realizacją projektu,
w szczególności:
a. umów dotyczących zakupywanych środków trwałych i/lub wykonywanych
robót budowlanych bądź innych usług;
b. dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych bądź dokumentacji dotyczącej
przeprowadzonego rozeznania rynku, w sytuacji gdy Beneficjent nie jest
zobowiązany stosować przepisy ustawy prawo zamówień publicznych takich
jak np. zapytania ofertowe, otrzymane oferty, informacja z wyboru oferty, itd.,
zgodnie z odrębną instrukcją dla Beneficjentów II Osi priorytetowej MRPO;
c. faktur, rachunków lub innych równoważnych dokumentów potwierdzających
dokonanie zakupu;
d. dowodów płatności (wyciągów bankowych, wewnętrznych dokumentów
księgowych, , itd.);
e. dokumentów związanych z prowadzeniem wyodrębnionej ewidencji
księgowej, w tym politykę rachunkowości, plan kont, wydruki z ewidencji
księgowej, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych
i prawnych, wydruki rejestrów VAT i deklaracje VAT za okres od rozpoczęcia
realizacji projektu (w sytuacji gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowanym
w ramach projektu);
f. dokumentacji dotyczącej prowadzonych robót budowlanych w szczególności
dziennika budowy, wszelkich pozwoleń i decyzji związanych z prowadzoną
inwestycją, kosztorysów itd.;
g. dokumentów potwierdzających odbiór dostaw i/lub usług;
h. innych niż wymienionych w lit. a umów (wraz z aneksami) zawartych
w związku z realizowanym projektem (w tym umowy o dzieło, umowy
zlecenia), a także aktów notarialnych czy operatów szacunkowych
w przypadku zakupu nieruchomości;
i. dokumentacji z przeprowadzonych kontroli/audytów dotyczących projektu
(m.in. książka kontroli, protokoły i wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne);
j. pism wysyłanych i otrzymanych przez Beneficjenta, związanych z realizacją
projektu;
c) umożliwić kontakt i przeprowadzenie rozmów z osobą/osobami biorącymi udział
w realizacji projektu, które będą w stanie udzielić wyjaśnień na temat procedur,
wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu;
1
d) zapewnić obecność osoby upoważnionej do podejmowania decyzji w imieniu
Beneficjenta.
O terminie kontroli Beneficjent zostanie poinformowany pisemnie ze stosownym
wyprzedzeniem. Wyznaczony termin kontroli może zostać przesunięty na jego uzasadniony
wniosek. Każdorazowo kontrola jest przeprowadzana przez osoby upoważnione ze strony
MCP.
Podczas kontroli na miejscu sporządzany jest dokument pn. „diagnoza stanu faktycznego –
lista sprawdzająca”, który jest podpisywany przez kontrolujących i osobę/osoby
upoważnione ze strony Beneficjenta. W przypadku gdy dokumentacja wymaga uzupełnień
Beneficjent wzywany jest do złożenia stosownych dokumentów bądź wyjaśnień
w wyznaczonym terminie. W sytuacji gdy zgromadzone dokumenty nie będą pozwalały na
dokonanie skutecznej analizy stanu faktycznego zespół kontrolujący może zwrócić się
o powołanie eksperta (np. rzeczoznawcy) bądź wydanie opinii prawnej. Do czasu uzyskania
żądanych informacji procedura jest zawieszana. W terminie do 14 dni1 roboczych od daty
kontroli na miejscu bądź uzyskania ostatnich uzupełnień wydawana jest informacja
pokontrolna (w 2-ch egzemplarzach), która jest przesyłana pocztą tradycyjną do Beneficjenta
wraz z pismem przewodnim lub za zgodą Beneficjenta jej podpisanie i odbiór następuje
w siedzibie MCP. W przypadku gdy Beneficjent nie zgadza się z treścią informacji
pokontrolnej w terminie 5 dni roboczych od jej otrzymania może złożyć w formie pisemnej
zastrzeżenia. Wówczas w terminie kolejnych 5 dni roboczych (decyduje data wpływu do
MCP) zespół kontrolujący może uznać zastrzeżenia Beneficjenta za zasadne i dokonać
modyfikacji zapisów informacji pokontrolnej bądź odrzucić je. W takim przypadku pierwotna
wersja informacji pokontrolnej staje się ostateczna bez względu na brak podpisu Beneficjenta.
W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu do 10 dni roboczych. Kopia
podpisanej informacji pokontrolnej jest przekazywana do Zespołu wdrażania MCP, który
zgodnie z przyjętą procedurą kontynuuje rozliczenie projektu i wypłatę środków bądź
rozwiązuje umowę o dofinansowanie stosowanie do zapisów informacji pokontrolnej.
Szczególnego rodzaju uproszczoną formę kontroli stanowi wizyta monitorująco – kontrolna.
Przeprowadzana jest w celu sprawdzenia realizacji projektu w konkretnie określonym
zakresie, w szczególności dokonanie kontroli oryginałów dokumentów złożonych do wniosku
o płatność lub dokonania oględzin zakupionych środków trwałych/usług. Każdorazowo jej
zakres i cel wynika z weryfikacji dokumentacji projektowej. Z uwagi na jej uproszczony
charakter z przeprowadzenia wizyty sporządzana jest wyłącznie notatka służbowa opisująca
jej cel i przebieg.
W ramach wydanego upoważnienia kontrolujący w trakcie przeprowadzania kontroli
ma prawo do:
a)
swobodnego poruszania się po terenie jednostki kontrolowanej bez obowiązku
uzyskania przepustki, z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi
na tajemnicę państwową,
b)
wglądu oraz tworzenia kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością
jednostki kontrolowanej w zakresie dotyczącym kontroli (z zachowaniem przepisów
o tajemnicy chronionej prawem),
c)
wglądu w informacje zawarte w elektronicznych systemach komputerowych jednostki
kontrolowanej w zakresie dotyczącym kontroli,
d)
przeprowadzania oględzin obiektów i składników majątkowych w zakresie
dotyczącym kontroli,
e)
żądania ustnych i pisemnych wyjaśnień od beneficjenta w sprawach dotyczących
przedmiotu kontroli (w przypadku odmowy wykonania tych czynności kontrolujący
1
Z wyłączeniem schematu 2.1 D oraz projektów w ramach, których kontrolowane jest zamówienie publiczne –
w takich przypadkach termin ten wynosi 25 dni roboczych.
2
f)
g)
h)
sporządza adnotację w tym zakresie, którą zamieszcza dokumentacji dotyczącej
kontroli),
zabezpieczania materiałów dowodowych,
żądania odpisów, zestawień i wyciągów z badanych dokumentów, których
prawdziwość potwierdza beneficjent sprawdzania przebiegu określonych czynności,
w zakresie dotyczącym kontroli,
przyjmowania oświadczeń od osób kontrolowanych.
Ponadto należy pamiętać, że kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie
i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo
chronionymi obowiązującymi w danej jednostce kontrolowanej.
3